AVTALE OM SERTIFISERING - ØKOLOGI Tiltak og dokumentasjon fra bedriften skal til enhver tid være i samsvar med denne avtalen og med kravene i forskrift 4.oktober 2005 nr. 1103 om økologisk produksjon og merking av landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften). FOREDLING IMPORT OMSETNING Navn på virksomhet Avtalen er utarbeidet (dato og årstall): Kundenummer/GID (fylles ut av Debio) Virksomhetens kontaktperson/stilling Avtalen, med tilhørende dokumentasjon, danner grunnlag for økologisk godkjenning av produksjonen. Avtalen gjelder som en bindende avtale mellom driftsansvarlig og Debio. For virksomheter som har en egnet kvalitetssystem kan det være tilstrekkelig å henvise til de aktuelle rutinene under de ulike punktene. Disse rutinene skal legges ved. Avtalen gjelder til den blir oppdatert eller fornyet, og skal beskrive de faktiske forholdene. Den beskriver både praktisk drift og dokumentasjonsrutiner, og vil være utgangspunkt for den årlige økologikontrollen. Behov for oppdatering eller fornying skal meldes til Debio. Sett kryss der det er aktuelt, gjerne flere kryss under hvert spørsmål. Fyll ut med tekst der det er nødvendig. Del 1 Beskrivelse av driften 1.1.1 Kryss av for hva slags produksjon og produkttyper det ønskes godkjenning for Generell beskrivelse av virksomheten (bransje, type aktivitet og produktutvalg) Produksjon Produksjon av Pakking og merking av Kun merking av Markedsføring av Leieproduksjon (presiser hva og for hvem) Leiepakking (presiser hva og for hvem) Import fra tredjeland Servering Slakting / nedskjæring Virksomheter som setter bort kontrollpliktig aktivitet (presiser hva og til hvem) Produkttype 1.1.2 Gi en skjematisk oversikt over hvordan produktene håndteres fra råvare til ferdigvare, ta med hva slags utstyr som benyttes ved de ulike trinn i fremstillingsprosessen, legg ved flytskjema. 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 03 Side 1 av 7
1.2.1 Hvordan vil opplysninger om produktene være tilgjengelig for Debio? (jf. veileder C, pkt. 7) For å sikre at produkter som kommer ut på markedet oppfyller kravene i økologiregelverket, er det en rutine at kontrollorganet skal ha godkjent produktbeskrivelsen med opplysninger om type, evt. mengde og opprinnelse av ingredienser, tilsetningsstoffer og hjelpemidler. Vi har ingen egne produkter. Vi benytter skjema for produktbeskrivelse (eller lignende) og sørger for å få godkjent produktet i forkant av markedsføringen. Vi benytter produkter/hjelpestoffer i forbindelse med framstillingen som ikke framkommer av produktbeskrivelsen/resepten (for eksempel ostevoks, tarm etc.?) Utfyllende opplysninger: I økologisk produksjon er det ikke tillatt med produkter som består av eller inneholder genmodifiserte organismer (GMO), produkter som er produsert fra GMO, og heller ikke produkter som er fremstilt ved hjelp av GMO. For å kunne dokumentere at innsatsmidler ikke er genmodifiserte og heller ikke fremstilt fra eller ved hjelp av genmodifiserte organismer, er det ofte tilstrekkelig med erklæring fra leverandør. En GMO-erklæring skal inneholde opplysninger om produktnavn, produsent, underskrift av ansvarlig og dato. Virksomheten skal oppbevare slike erklæringer og ha disse tilgjengelig ved revisjonsbesøk. Erklæringen skal ikke være mer enn to år gammel. 1.2.2 Benyttes det produkter som kan innebære en risiko i forhold genmodifiserte organismer (GMO) Eks. gjær, startkultur, vegetabilsk løpe, enzymer (jf. veileder A, pkt. 6.2) Nei Ja (oppgi navn og produsent) 1.2.3 Hvis ja, hvordan vil dokumentasjon i forhold til GMO være tilgjengelig? Det benyttes kun gjær fra Idun, Pals eller Helios Det innhentes erklæring for hver leveranse Utfyllende opplysninger: 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 2 av 7
1.3.1 Håndteres / produseres og markedsføres det ikke- produkter? (jf. veileder C pkt.4.1 ) Nei Ja, i tilfelle hva? Dersom det håndteres/ produseres ikke produkter av samme slag skal det beskrives prosedyrer for identifikasjon av produkter fra mottak og lagring, under alle trinn i foredlingsprosessen og frem til levering. 1.3.2 Dersom det håndteres og ikke- råvarer/produkter av samme slag, beskriv atskillelse og identifisering, evt. prosedyrer for å hindre sammenblanding av produkter med ikke-tillatte stoffer. Økologiske og ikke produkter produseres/håndteres atskilt i tid Økologiske og ikke produkter produseres/håndteres i ulike lokaler Økologiske og ikke råvarer og ferdigvarer oppbevares atskilt i tid / rom Økologiske råvarer og ferdigvarer oppbevares sammen med ikke-, men med merking som tydelig viser at produktet er økologisk Utfyllende opplysninger (skal fylles ut): Dersom samme utstyr benyttes til ikke- produkter må produkter først produseres etter at utstyret er gjort rent. Rengjøringen skal kontrolleres og dokumenteres. 1.3.3 Hvordan dokumenteres det at rengjøring er utført og at den er tilstrekkelig. Produksjon av produkter gjøres alltid først på dagen på rent utstyr Det kvitteres på eget skjema / produksjonslogg for at rengjøring er utført og tilstrekkelig Utfyllende opplysninger: 1.4 Pakking, merking og transport (jf. veileder A, pkt. 6.1.og 6.3) Økologiske 1.4.1 Hvordan emballeres produktene? produkter skal være emballert eller buntet og merket på en slik måte at innholdet ikke kan byttes ut. 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 3 av 7
Det skal fremgå tydelig av merkingen at produktene er av økologisk opprinnelse og hvem som er kontrollinstans 1.4.2 Hvordan merkes produktene Det brukes klistremerker fra Debio Ø-merket eller Ø/Demeter-merket er implementert i egen etikett EU-logo m/tilleggstekst : Transport av uemballerte varer kan kun skje mellom virksomheter som er underlagt kontroll av Debio 1.4.3 Hvordan sikres det at det ikke skjer sammenblanding/forveksling av økologisk og ikke-økologisk vare under transport? Varene er ferdig emballert og merket Varene er uemballert og det foreligger dokumentasjon på rengjøring av transport (bulk, kasser etc.), samt hvem som er avsender og mottaker av varen Hvis annet, beskriv dette: Del 2 Dokumentasjonsrutiner, egenerklæring og vedlegg 2.1. Kontroll av økologimerkingen (jf. veileder A, pkt. 6.4 og 4.2.4 ) Ved mottak av 2.1.1 Hvordan dokumenteres det at økologimerkingen er kontrollert? Det noteres på faktura, følgesedler eller annen dokumentasjon, at det fremgår at landbruksprodu produktet er økologisk og hvilken kontrollinstans som er oppgitt på varen. kter og næringsmidler Det føres eget skjema for mottak med opplysninger om dato for mottak, skal leverandør, varetype og mengde, samt type merking/kontrollinstans. virksomheten Hvis annet, beskriv dette: kontrollere varens merking i forhold til økologisk opprinnelse. Virksomheten skal også dokumentere at denne kontrollen er utført. 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 4 av 7
Dersom merking og/eller dokumentasjon ved mottak ikke er tilfredsstillende, skal produktene holdes tilbake inntil det er avklart om de er. Dersom det ikke er mulig å få en tilfredsstillende dokumentasjon, skal ikke produktene omsettes som. 2.1.2 Beskriv hvordan virksomheten håndterer tvil om økologisk opprinnelse på mottatte varer 2.2 Hvordan vil opplysninger om innkjøp, produksjon og salg være tilgjengelig for kontroll? (jf. veileder A, pkt. 6.6 og 6.7) Det skal føres et regnskap som gjør det mulig å konstatere at det er balanse i mengdene mellom innkjøp (evt. egen produserte råvarer) og salg av produkter. Derfor kreves det at underliggende dokumentasjon alltid skal være tilgjengelig ved det årlige revisjonsbesøket. 2.2.1 Innkjøp Det føres en egen oversikt over mengden av produkter som går inn i produksjonen Opplysningen kan hentes ut fra virksomhetens lagerstyringssystem Innkjøpet er tilgjengelig i regnskapet 2.2.2 Salg Det føres en egen oversikt over mengden av produkter som er solgt Opplysningen kan hentes ut fra virksomhetens lagerstyringssystem Salget fremgår av regnskapet 2.2.3 Lagerbeholdning Det gjennomføres varetelling ved årsskiftet Elektronisk utskrift / lagertellingssystem 2.2.4 Hvordan kan virksomheten dokumentere balanse i mengdene mellom innkjøp og salg (samt evt. lagerbeholdning) av produkter? 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 5 av 7
2.3 Hvordan registreres klager med hensyn til økologisk opprinnelse? Mottatte klager på produkter mht. økologisk opprinnelse, skal registreres. 2.4 Hvordan fjernes økologimerkingen dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav i økologiregelverket? (jf. veileder A, pkt. 6.4 og 4.2.4 ) Dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav, har bedriften ansvar for å fjerne henvisninger til den produksjonsmetoden fra ethvert parti eller enhver produksjon som er berørt av uregelmessigheten. Her skal det beskrives hvilken beredskap bedriften har for slike tilfeller. Del 3, Gjelder for importører og førstemottakere av import fra land utenfor EØS-området 3.1. Innkjøp og mottakskontroll (jf. veileder C ) Ved mottak av 3.1.1 Hvem er førstemottaker på varen? Virksomheten er selv førstemottaker landbruksprodukter fra land utenfor EØS, Annen virksomhet er førstemottaker på denne varen, avtalen som beskriver skal importør ha en ansvarsfordelingen er vedlagt. importtillatelse. Navn på virksomhet: Importøren er ansvarlig for at Beskriv hvordan virksomheten sikrer at kravene ift. import blir overholdt. importen meldes til Mattilsynet og Debio og er ansvarlig for at sertifikatet signeres både av førstemottaker og Mattilsynet. Dersom denne aktiviteten settes bort må det foreligge en avtale om dette hos begge parter. Sertifikater skal oppbevares av importør. 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 6 av 7
Undertegnede erklærer følgende: Virksomheten forplikter seg til og er ansvarlig for oppfølging av kravene gitt i forskrift 4.oktober 2005 nr. 1103 om økologisk produksjon og merking av landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften), og aktuelle tilleggsbestemmelser virksomheten er gjort kjent med. Virksomheten skal underlegges kontroll i henhold til økologiforskriften, og plikter å legge alle forhold til rette for gjennomføring av revisjoner, inkludert gjennomgang av dokumentasjon og adgang til alle områder, registreringer (inkludert rapporter fra interne revisjoner) og personell som berøres av revisjonen. Virksomheten skal informere Debio om endringer som kan ha betydning for godkjenningen. Virksomheten skal bare fremme påstander om godkjenning for det omfanget som Debio har gitt godkjenning for. Virksomheten vil ikke benytte Debio-godkjenning på en måte som bringer Debio i vanry, og ikke komme med uttalelser om godkjenningen som Debio anser som villedende eller uberettiget. I tilfelle brudd/overtredelse eller uregelmessigheter i forhold til regelverket; vil virksomheten akseptere å fjerne økologisk merking fra ethvert parti eller produksjon som berøres av uregelmessighetene, samt informere kjøpere av angjeldende produkt for å sikre at henvisningene til økologisk produksjon fjernes fra produktene. I tilfelle overtredelse av bestemmelsene i regelverket som er åpenlyse eller som har langvarig virkning, vil virksomheten akseptere at Debio trekker tilbake virksomhetens rett til bruk av økologisk merking for et tidsrom. Virksomheten vil slutte å bruke alt reklamemateriell som inneholder referanser til Debio-godkjenningen når godkjenningen oppheves eller trekkes tilbake. Videre vil evt. sertifikater bli returnert til Debio når Debio krever det. Dersom virksomheten har underleverandører som kontrolleres av andre kontrollinstanser enn Debio, er virksomheten innforstått med at Debio og de(n) andre kontrollinstansen(r) utveksler opplysninger om de aktivitetene som er underlagt kontroll, både for virksomhetens del og for underleverandørens del. Det er virksomhetens ansvar å se til at eventuelle avtaler om å sette bort kontrollpliktige aktiviteter er gyldige og oppdaterte. Denne avtalen beskriver de faktiske forhold ved virksomheten. Virksomheten forplikter seg til å melde i fra om endringer i forhold til det som er beskrevet. Virksomheten er inneforstått med at avtalen er en del av revisjonsgrunnlaget. Antall vedlegg: For virksomheten: Dato: Sign. --------------------------------------------- 1-4 - FIO - Avtale om sertifisering økologi generell.doc Versjon 02 Side 7 av 7