KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV GUIDE FOR LIKEVERDIGE TJENESTER
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Krav om bruk av flerkulturelle miljøer innen film, musikk og teater... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 5 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Offentlighet... 6 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.13 Forbehold... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 8 4.2 Tildelingskriteriene... 8 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 9 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Byrådsavdeling for kultur og næring, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av guide for likeverdige tjenester. Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) har ansvaret for kommunens områder innen kultur, næring og mangfold og eierskap. Seksjon for næring og mangfold (NOM) har ansvaret for samordning av kommunens mangfolds- og integreringsarbeid. Oppdragsgiver skal kjøpe en guide som introduserer ledere og ansatte til kommunens krav til mangfold og likestilling diskrimineringslovgivingen og kommunens mål og standard. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Toralv Moe E-postadresse : toralv.moe@byr.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Guiden skal introdusere ledere og ansatte for charteret for integrerende byer og de fire målene i standarden for likeverdige tjenester: Forstår og kjenner mangfoldet i samfunnet og blant brukerne av deres tjenester Reduserer diskriminering og minsker gap i resultater mellom brukergrupper Gjør bruk av og feirer gevinstene mangfold bringer med seg Dokumenterer innsats og beste praksis Det skal også lages en modul om kjønnsmangfold som viser hvordan tjenestene i kommunikasjonen med brukere, tar hensyn til deres kjønnsidentitet og seksuell orientering. Guiden skal bestå av seks opplæringsmoduler tilgjengelig som et e-læringsopplegg på kommunens internett, og kunne brukes i individuell egenlæring, introduksjonskurs for nyansatte, lederopplæring, samt personalmøter og seminarer med praktiske oppgaver og erfaringsutveksling om beste praksis. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 45 Kunngjøring av konkurranse 46 Tilbudskonferanse 49-50 Tilbudsevaluering, evaluering av kvalifikasjoner og valg av tilbud 50 Utsendelse av tildelingsbrev 51 Karensperiode 51 Kontraktsinngåelse 51 Oppstart av kontrakt Ovennevnte fremdriftsplan er tentativ. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Produksjonen av guiden og de seks opplæringsmodulene skal utføres i løpet av 6 måneder, og ferdigstilles innen 1. juli 2015. For kontrakten gjelder opsjon på oppdatering og påbygningsoppdrag, innen en tidsramme på 2 år, bl.a. en mulig syvende modul om universell utforming. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 1. 1.4.3 Krav om bruk av flerkulturelle miljøer innen film, musikk og teater Oppdragsgiver oppfordrer tilbydere om å gjøre bruk av av personer fra flerkulturelle miljøer innen film, musikk og teater, i produksjonen av opplæringsmodulene Det stilles ikke krav om lærebedrift / engasjering av lærlinger. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om skriftlig tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Guide for likeverdige tjenester, saksnummer 201204898-13, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 1. desember 2014 kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud om guide for likeverdige tjenester. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 1 eksemplar. Hvis tilbudet inneholder deler leverandøren mener er forretningshemmeligheter, bes det levert en utgave av tilbudet hvor dette er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på e-post til oppgitt kontaktperson. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Byrådsavdeling for kultur og næring v/ Eli Valle Adresse: Rådhuset, 0037 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Se punkt Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Skatteattest 3.2 2 Merverdiavgiftsattest 3.2 3 HMS-egenerklæring 3.2 / vedlegg 4 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og 3.3.1 5 juridiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og 3.3.2 6 økonomisk stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og 3.3.3 7 faglige kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen vedlegg 2 8 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene 4.2 9 Sladdet utgave av tilbudet (evt) 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til torsdag 15. januar kl 12:00. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse i Rådhuset, Grupperom B andre etasje, onsdag 12. november kl 09:00-11:00 Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudskonferansen sendes til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og publiseres på Doffin. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
Krav og / eller og/eller God soliditet Kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Kompetanse Erfaring fra produksjon av informasjonsfilmer og / eller Erfaring fra opplæring og formidlingsoppdrag Samarbeid med offentlige myndigheter Bruk av flerkulturelle kunstneriske miljøer 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er av best kvalitet, innen en økonomisk ramme på kr 600 000, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Gjennomføringsevne og kapasitet Forståelse av oppgaven Kompetanse 25 % 25 % 25 % Innhold, kreativ innsats, langsiktighet Ferdigstilling innen frist Kunnskap om likeverdige tjenester Forståelse av charteret og kommunens mål og standard Erfaring fra opplæring og formidlingsoppdrag Samarbeid med offentlige myndigheter Bruk av flerkulturelle kunstneriske miljøer Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
Pris 25 % Totalpris / prising av enkeltelementer i guiden Guiden med de seks opplæringsmodulene skal ferdigstilles innen 1. juli 2015. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Oslo 3. november 2014 Eli Vorkinn kommunaldirektør Godkjent og signert elektronisk VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Standardkontrakt / Kontraktsbestemmelser Kravspesifikasjon Oversikt over tips og eksempler HMS-egenerklæring Rundskriv 26/2013 Charteret for integrerende byer Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9