Innhold Forord 3 Økonomi og rammefordeling 4 Organisasjon 4 Mål og strategier 4 Nasjonalt samarbeid 4 Digital utvikling 5 Karriereplanlegging og lokal lønnsstrategi 5 Presentasjon av UBiT 6 Hovedmål 6 Organisasjonskart 6 Bibliotekstyret 7 Nøkkeltall 7 Økonomi 11 Resultatrapportering - i forhold til UBiTs handlingsplan 1999-2000 12 Delmål 1: «Øke graden av elektronisk tilgjengelighet» 12 Strategi 1: Være oppdatert på og gi tilgang til de elektroniske tjenestene som til enhver tid er relevant for UBiTs brukere 12 Strategi 2: Integrere elektroniske tjenester i hverandre og elektroniske tjenester med papirbaserte 15 Strategi 3: Delta aktivt i og bidra til å øke graden av universitetets elektroniske publisering 16 Strategi 4: Velge standarder for lagringsmedier som gjør oss i stand til å gjenskape informasjonsinnholdet i overskuelig framtid 16 Strategi 5: Tilby informasjon om og undervisning i elektronisk basert informasjonsgjenfinning16 Delmål 2: «Kvalitetssikre tilbudet på alle informasjonsmedier» 17 Strategi 1: Forbedre tilgang til relevant informasjon 17 Strategi 2: Bedre analyser og kunnskap om virksomheten som grunnlag for endringer i tilbudet 19 Strategi 3: Ha bevissthet på og sikre historisk materiale 19 Strategi 4: Drive planmessig og systematisk samlingsoppbygging og utvikling 20 Delmål 3: «Sterkere integrering med NTNUs forskning og undervisning» 20 Strategi 1: Sørge for at UBiTs tilbud til enhver tid gjenspeiler NTNUs profil 20 Strategi 2: Integrere kurs i informasjonssøking i NTNUs fagplaner 21 Strategi 3: Sørge for sammenheng mellom NTNUs forsknings- og undervisningskompetanse og bibliotekets kompetanse 21 Strategi 4: Bidra til utvikling av nye læringsformer, for eksempel tilrettelegging for problembasert læring, i samarbeid med fagmiljøene 21 Delmål 4: «Øke innsatsen overfor næringslivet» 22 Strategi 1: Følge med i næringslivets behov og utvikle kurs - og tjenestetilbud 22 Strategi 2: Markedsføre våre tilbud 22 Strategi 3: Selge våre tjenester 22 Delmål 5: «Effektivisere bruken av ressursene» 23 Strategi 1: Gjennomgang av balansen mellom lønn og litteratur 23 Strategi 2: Mål- og resultatorientert budsjettering 24 Strategi 3: Gjennomgå fakultetsbibliotekstrukturen med tanke på helhetlig profil i
tilbudet 25 Strategi 4: Effektivisere fjernlånstjenesten for å imøtekomme behov som ikke kan dekkes fra egne samlinger 25 Strategi 5: Effektiv førstelinjetjeneste 25 Strategi 6: Synliggjøring av UBiT 26 Delmål 6: «Styrke kompetansen og utvikle personalpolitikken» 27 Strategi 1: Styrke samhold og felles kultur 27 Strategi 2: Ivareta den bibliotekfaglige basiskompetansen 29 Strategi 3: Utvikle kompetansen innen prioriterte satsningsområder 29 Strategi 4: Etablere stipendiatordninger 30 Strategi 5: Strategi for karrieremuligheter 30 Strategi 6: Lederutvikling 31 Strategi 7: Delta i samarbeidsprosjekter, nasjonalt og internasjonalt 31 Strategi 8: Utvikle organisasjons- og rolleforståelse 31 Foredrag og publikasjoner ved UBiT 1999 33 Brukeropplæring ved UBiT 1999 37 2
Forord Med dette fremlegges årsmeldingen for Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBiT) for 1999. Årsmeldingen gir en kort presentasjon av UBiT med sentrale hendelser i løpet av 1999. Videre følger en resultatrapportering med direkte henvisninger til vedtatt handlingsplan for 1999-2000. En elektronisk versjon av årsmeldingen finnes på UBiTs web-sider. Der ligger også et vedlegg som inneholder ytterligere data om virksomheten i 1999. 3
Økonomi og rammefordeling Året 1999 fortsatte med tilnærmet like stor prisstigning på litteratur som året før. En rammetildeling fra NTNU som er tilnærmet nominelt konstant medførte dette at biblioteket måtte si opp et betydelig antall tidsskriftabonnementer, samtidig som bokkjøpet ble holdt på et minimalt nivå. Dette skjedde til tross for en innsparing på lønnsbudsjettet på ca. 4%. Styret har gitt klare signaler om at det er nødvendig med en dreining av rammefordelingen fra lønn mot litteraturkjøp over tid. Biblioteket må tilpasse sine aktiviteter til noen få vedtatte kjerneområder og organiseres på en optimal måte i forhold til ressursbruk og tjenestekvalitet. Organisasjon På bakgrunn av det som er nevnt ovenfor, og som signalisert ved opprettelsen av UBiT i 1996/97, ble det våren 1999 gjennomført en evaluering av nåværende organisasjon. Arbeidet resulterte i en rapport som ble behandlet i Bibliotekstyret i juni, og som konkluderte med nødvendigheten av et organisasjonsutviklingsprosjekt. Prosjektet, med navn BIBORGUT, ble iverksatt høsten 1999. Bibliotekstyret oppnevnte en styringsgruppe med mandat til å foreslå en kostnadseffektiv organisering av UBiT. Fram mot slutten av året ble det igangsatt et omfattende analysearbeid for å kartlegge dagens og framtidens tjenester og interne prosesser. Analysen skal, sammen med evalueringsrapporten, danne grunnlag for forslag til ny organisering. Det er planen å ha en ny organisasjon på plass ved inngangen til 2001. Uavhengig av intern omorganisering vedtok Bibliotekstyret i 1999 ny fakultetsbibliotekstruktur fra høsten 2000. Antall bibliotekenheter reduseres fra 14 til 11, og er en følge av omrokkeringer i forbindelse med innflytting i Realfagbiblioteket og nedlegging av de minste bibliotekene på Gløshaugen. Mål og strategier Bibliotekstyret vedtok i 1999 mål og strategier for UBiT for årene 2000 2002. Arbeidet med strategiplanen hadde utgangspunkt i NTNUs strategier og visjoner mot 2010, vedtatt av Kollegiet i desember 1998. Fram til 1999 har UBiT hatt årlig revisjon av bibliotekets strategiplan. Det er nå vedtatt å ha en planperiode på tre år. Handlingsplanen, som spesifiserer nødvendige tiltak, revideres årlig og er grunnlag for rapportering i årsmeldingen. UBiTs aktiviteter for de nærmeste tre år skal styres etter seks delmål: Øke graden av elektronisk tilgjengelighet Sikre informasjons- og tjenestekvalitet Styrke integreringen med NTNUs forskning og undervisning Utvide kontaktflaten mot samfunn, kultur- og næringsliv Utvikle planer for bemanning og tjenestetilbud som samsvarer med behov og tilgjengelige ressurser Styrke kompetansen og utvikle personalpolitikken i tråd med bibliotekets utvikling og målsetting Nasjonalt samarbeid UBiT har i 1999 har vært sterkt involvert i utviklinga av et sterkere politisk samarbeid mellom universitetsbibliotekene og de vitenskapelige høgskolebibliotekene i Norge. Arbeidet 4
har i hovedsak foregått gjennom Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene (NUUB), som er et rådgivningsorgan under Universitetsrådet. I løpet av året ble det startet opp arbeid med å definere en felles strategisk plattform for bibliotekene. Hensikten er å koordinere felles aktiviteter for å optimalisere forholdet mellom ressursbruk og tjenestekvalitet. En ser betydelige gevinster i et slikt samarbeid, særlig når det gjelder å samordne digitale tjenester. Det er opprettet ett fellesorgan for IT-utvikling og for samordning av elektroniske tidsskriftabonnement. UBiT har videre vært delaktig i det nasjonale arbeidet med lisensavtaler for innkjøp av elektroniske tidsskrifter i regi av Riksbibliotektjenesten. Digital utvikling UBiT har satt opp utvikling av elektroniske tjenester som en viktig målsetting. Det ble tegnet en rekke nye fulltekstabonnement i 1999, og ved utgangen av året var ca. 2000 titler tilgjengelige fra vår hjemmeside. Det igjenstår imidlertid en god del arbeid igjen med å katalogisere og strukturere beholdningen av elektroniske tidsskrifter slik at nye medier blir lett tilgjengelige for brukerne. UBiT jobber med dette sammen med BIBSYS. Foreløpig er trykt utgave beholdt der vi inngår elektroniske abonnement, men disse vil etter hvert bli sagt opp. Karriereplanlegging og lokal lønnsstrategi Som et ledd i arbeidet med å få et lønnssystem som gir parallelle karrierestiger for administrativt og faglig avansement, er det utarbeidet en lokal lønnsstrategi for UBiT. Det er tatt utgangspunkt i NTNUs lønnspolitikk, men gjort en del endringer slik at lønnsstrategien er tilpasset UBiTs mål, strategier og behov for framtidig kompetanse. Dette er bl.a. konkretisert gjennom veiledende beskrivelser av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav, og lønnsstrategien gir en beskrivelse av de stillingskoder som normalt skal benyttes ved UBiT. For hver enkelt stillingskode er det gitt en beskrivelse av stillingsinnhold og kvalifikasjonsgrunnlag (krav til utdanning, praksis og i noen grad også personlige egenskaper). Gjennom dette fremkommer også den enkelte tilsattes karrieremuligheter. Neste trinn blir å utarbeide funksjonsbeskrivelser og kompetanseprofiler som beskriver ideelle krav til kompetanse og oppgaver. Disse beskrivelsene vil være målsettinger som kan benyttes som et ledd i kompetanseutviklinga hos den enkelte medarbeider. Stig Berge Ingar Lomheim styreleder Bibliotekdirektør 5
Presentasjon av UBiT Hovedmål UBiTs hovedmål tar utgangspunkt i NTNUs: «NTNU har som mål å være et universitet i samfunnet og i tiden. Et av virkemidlene for å nå dette målet, er et universitetsbibliotek som kan hente inn og legge til rette nødvendig litteratur og dokumentasjon i ulike medieformer for undervisning og forskning, og bidra til at den kunnskap og viten som produseres ved universitetet kommer ut til andre kunnskapsorganisasjoner og samfunnet forøvrig. Universitetsbiblioteket i Trondheim vil i takt med nye krav fra universitetet og det internasjonale samfunnet arbeide for å bli en tidsmessig god formidler for å oppfylle intensjonen i NTNUs charter om å gjøre natur-, kultur- og teknologiarven tilgjengelig gjennom biblioteket, både innad i universitetet og ut til samfunnet.» Organisasjonskart Universitetsbiblioteket i Trondheim er organisert på følgende måte: B ib lio tekstyret B ib lio tekdirektø r Ø konom i A d m inistrasjonskonto r P lanarbeid B ok- o g m edieseksjo n P u b likum sseksjo n IT - seksjo n F akultetsb ib lio tek 6
Bibliotekstyret Bibliotekstyret for UBiT hadde i 1999 følgende sammensetning: Representanter: Professor Stig Berge (leder) Bibliotekar Sissel Berge Professor Are Dalen Førsteamanuensis Randi Alice Nilsen Professor Anders C. G. Johnsson Strategidirektør Gunnar Sand (SINTEF) Student Peter Haugseth Vararepresentanter: Student Hulda B.Bernhard Avdelingsbibliotekar Ella Leth-Olsen Professor Hallvard F. Svendsen Nøkkeltall 1997* 1998 1999 Antall ansatte 170 176 170 Budsjett Ca. 69 000 000 Ca. 70 000 000 Ca. 74 000 000 Antall bind 2 392 627 2 443 335 2 487 457 Tilvekst 59 232 50 708 44 122 Løpende tidsskrifter 15 864 15 635 13 472 Besøkende 990 000 970 000 885 000 Besøkende over web 95 130 128 127 230 981 Registrerte lånere 58 773 14 867 1) 15 855 Bruker-/leseplasser 912 907 927 * Integreringa av de tre bibliotekene i UBiT fra 01.01.97 medførte behov for samordnet datainnsamling. Dette slår bl.a. ut som økning i besøkstall. 1) F.o.m. 1998 registreres kun aktive lånere Statistikk for noe av virksomheten ved Publikumsseksjonen Når det gjelder tall for besøk, lånere, åpningstimer og bruker-/leseplasser, samt utlån, fjernlån og innlån, er disse delt opp på hvert enkelt fakultetsbibliotek i tabellene på de neste sidene. Forkortet navn på fakultetsbibliotekene som er brukt i tabellene (ikke offisielle forkortelser): Dragvoll Teknisk Gunnerus Medisin Rosenborg Lade Arkitekt Kjemi Marin Elektro Verk Varme Hovedbibliotek for humaniora og samfunnsfag, Dragvoll Teknisk hovedbibliotek, Gløshaugen Gunnerusbiblioteket, Kalvskinnet (Museums- og spesialsamlinger) Medisinsk bibliotek og informasjonssenter Fakultetsbiblioteket Rosenborg (realfag) Fakultetsbiblioteket Lade (realfag/psykologi) Fakultetsbiblioteket Arkitektur/Bygg/Matematikk, Gløshaugen Fakultetsbiblioteket Kjemi, Gløshaugen Fakultetsbiblioteket Marin teknikk, Tyholt Fakultetsbiblioteket Elektro og tele, Gløshaugen Fakultetsbiblioteket Maskin, verkstedteknikk, Gløshaugen Fakultetsbiblioteket Maskin, varmeteknikk, Gløshaugen 7
Kunst Musikk Fakultetsbiblioteket ved Kunstakademiet i Trondheim Fakultetsbiblioteket ved Musikkonservatoriet i Trondheim Bibliotek Besøk Aktive lånere Åpningstimer leseplasser Bruker-/ 1998 1999 1998 1999 Pr. uke Totalt m/ PC Dragvoll 125.000 140.000 4.198 4.898 63 121 34 Teknisk 130.000 120.000 3.289 3.304 65 150 12 Gunnerus 120.000 55.000 1.457 1.519 62 97 4 Medisin 50.000 60.000 1.502 1.553 67 138 20 Rosenborg 40.000 40.000 599 657 63 19 3 Lade 110.000 85.000 1.770 1.712 63 87 5 Arkitekt 60.000 70.000 600 660 64 48 5 Kjemi 70.000 50.000 437 482 64 55 5 Marin 55.000 45.000 269 285 59 54 5 Elektro 90.000 90.000 288 307 58 51 4 Verk 30.000 25.000 106 106 59 30 2 Varme 15.000 15.000 40 57 59 37 3 Kunst 15.000 15.000 62 65 56 17 4 Musikk 60.000 75.000 250 250 53 23 3 Sum 970.000 885.000 14.867 15.855 855 927 109 Besøk Besøkstallet fremkommer ved bruk av telleapparater der antall passeringer halveres. Tallene er i denne tabellen avrundet til nærmeste femtusen. Besøkstall totalt for 1999 viser en nedgang sammenliknet med 1998. Besøkstallene er forholdsvis stabile ved mange av fakultetsbibliotekene til tross for at brukerne i stadig større grad kan benytte bibliotekets tjenester fra sin egen PC uten å oppsøke biblioteket. Noen bibliotek har også en betydelig økning. Det gjelder spesielt Hovedbibliotek for humaniora og samfunnsfag på Dragvoll. For enkelte av fakultetsbibliotekene er besøkstallene en del lavere enn for 1998. Gunnerusbiblioteket har tilsynelatende en markert nedgang i antall registrerte besøk sammenliknet med 1998. Det kan bl.a. skyldes flytting av telleapparatet etter ombygging av bibliotekslokalene. Tidligere plassering var noe uheldig og viste trolig et for høyt besøkstall. I realiteten antas endringen å være liten for Gunnerusbiblioteket. Nedgangen for Lade forklares med at Institutt for pedagogikk i slutten av 1998 flyttet til Dragvoll. Aktive lånere Antall aktive lånere viser en økning sammenliknet med 1998, og det er økning ved nesten alle fakultetsbibliotekene. Aktive lånere betegner de som i løpet av året har lånt litteratur eller bestilt artikkelkopier ved biblioteket. Annen aktiv bruk som oppslag i litteratur på lesesal eller bruk av UBiTs elektroniske tjenester er ikke inkludert. Åpningstimer Antall åpningstimer pr. uke er litt høyere enn for 1998. Det skyldes at åpningstidene ble harmonisert og utvidet noe i høstsemesteret 1998 med bl.a. innføring av lørdagsåpning ved to fakultetsbibliotek i tillegg til de seks bibliotekene som hadde det fra før. I 1999 gjorde denne utvidelsen utslag for hele året. 8
Brukerplasser / leseplasser Tabellen omfatter antall arbeidsplasser for brukerne i biblioteket. Lesesaler i tilknytning til biblioteket er ikke med dersom de er atskilt fra biblioteket og åpne utenom bibliotekets åpningstid. Antall arbeidsplasser med PC som kan brukes til BIBSYS, CD-rom, Internett m.m. er skilt ut. Både antall bruker- og leseplasser totalt og plasser med PC er stort sett uendret fra året før for alle fakultetsbibliotekene bortsett fra Dragvoll. Økningen skyldes at det ble åpnet et nytt undervisningsrom her i 1999. Rommet brukes som arbeidsplasser for brukerne når det ikke er opptatt til undervisning. Utlån Bibliotek Samlet utlån Fjernlån Innlån 1998 1999 1998 1999 1998 1999 Dragvoll 102.739 120.400 10.012 15.258 9.473 11.087 Teknisk 78.273 71.426 22.111 18.441 14.204 13.673 Gunnerus 49.148 52.365 11.488 11.376 1.138 1.171 Medisin 45.504 53.385 10.118 12.802 7.138 8.154 Rosenborg 19.236 18.122 2.639 2.729 3.305 3.766 Lade 35.894 29.842 4.177 3.782 5.525 6.501 Arkitekt 15.980 18.290 2.880 2.929 358 589 Kjemi 20.410 23.244 7.786 9.345 340 479 Marin 8.306 8.049 1.318 878 0 0 Elektro 6.651 5.851 1.754 1.161 0 0 Verk 5.735 5.985 679 510 0 0 Varme 2.367 2.321 522 413 0 0 Kunst 2.264 4.012 69 435 36 27 Musikk 5.766 7.444 21 28 147 149 Sum 398.273 420.736 75.574 80.087 41.664 45.596 Tallene for samlet utlån i tabellen over omfatter tall for utlån, fjernlån (lån til andre bibliotek) og innlån (lån fra andre bibliotek) for 1998 og 1999. Kopier er inkludert i alle tallene. I prosent sammenliknet med 1998 er endringene slik: Utlån: + 5,5 % Fjernlån: + 6,0 % Innlån: + 9,5 % Både når det gjelder tall for samlet utlån, fjernlån og innlån er det en økning både totalt og for de fleste fakultetsbibliotekene, selv om økningen varierer, og enkelte av bibliotekene har en nedgang. Desentralisering av fjernlånet på Gløshaugen er videreført i 1999, og det er en årsak til at tallene for samlet utlån, fjernlån og innlån er lavere enn for 1998 når det gjelder Teknisk hovedbibliotek. Det er bemerkelsesverdig at de tradisjonelle papirbaserte tjenestene viser slik økning også for 1999. Biblioteket har økt sitt tilbud på elektroniske tjenester (tidsskrifter i fulltekst, databaser, lenker til web-ressurser mv.). Forklaringen ligger i at tilgangen til litteraturreferanser som databasene gir brukerne, også fører til at de ønsker å skaffe seg litteraturen det refereres til. 9
Mye av litteraturen må skaffes fra andre bibliotek med den konsekvens at innlånet øker betydelig. Dette er en tendens vi også har fått rapportert fra andre bibliotek. Spesialsamlingene Denne delen av Publikumsseksjonen under Gunnerusbiblioteket tar hånd om gamle trykk, bilder, kart og annet materiale som trenger spesialbehandling i forbindelse med oppbevaring og bruk. Innbinding og restaurering foregår også her. Hovedoppgaver ved NTNU samles i Spesialsamlingene. Tilveksten i 1999 var på 413 nye oppgaver. De kopieres på papir for utlån ved behov etter at mikrofilming av hovedoppgavene ble avsluttet fra 1998, og i 1999 ble 102 oppgaver kopiert. Det er levert fotografier til 12 bøker og tidsskrifter, og i tillegg har Adresseavisen benyttet bilder til flere artikler. Billedsamlingen fikk egen presentasjon på bibliotekets hjemmeside med peker til Fjellanger-Widerøe basen som er lagt ut på Internett. Arbeidet med avfotografering av bibliotekets manuskriptkart til fargedias ble avsluttet, og arbeid med restaurering av en del av manuskriptkartene ble påbegynt. I løpet av året er det i tillegg til løpende samlingsutvikling og publikumsrettet virksomhet arbeidet spesielt med registrering av arkivmateriale under Teknologi-historieprosjektet, registrering av nitratnegativer og katalogisering av doktoravhandlinger. Gerhard Schønings samling på ca 4.600 doktoravhandlinger fra midten av 1500-tallet til ca 1760 ble ferdig katalogisert. 1992 Bestand pr. 31.12 Manuskripter (inkl. privat arkiver) Kart Musikalier Bilder (positive) Bilder (negative) 6.559 27.808 14.268 81.558 250.000 1998 7.671 30.868 16.255 86.492 250.000 1999 1999 7.687 31.041 16.353 88.232 262.416 Tilvekst 16 173 98 1.740 12.416* * Denne tilveksten er fordelt over flere år, men ikke telt opp før i 1999. 10
Økonomi UBiT får sin hovedbevilgning gjennom budsjettvedtak i Kollegiet ved NTNU. I tillegg kjøpes det inn litteratur som betales og regnskapsføres over fakultetene ved NTNU, men som UBiT behandler og tilgjengeliggjør gjennom BIBSYS. Regnskapstallene for 1999 var som følger: UBiTs hovedbevilgning kan grovt deles inn i tre hovedområder: lønn, litteratur og drift (inkl. innbinding og BIBSYS). Utgiftene for 1999 fordeler seg prosentmessig på disse hovedområdene som følger: Drift 14 % Regnskapstall Fakultetsbevilgning SUM (tall i 1000 NOK) 1999 Lønn 46 352 46 352 Litteratur 19 718 7 800 27 518 Drift 10 627 10 627 SUM 76 697 84 497 Litteratur 26 % Lønn 60 % Hvis vi tar med i grunnlaget de utgiftene til litteratur som ble betalt over fakultetene og behandles ved UBiT, får vi følgende prosentmessige fordeling på hovedområdene: Drift 13 % Litt. m/ fak.bev. 33 % Lønn 54 % 11
Resultatrapportering i forhold til UBiTs handlingsplan 1999-2000 Delmål 1: «Øke graden av elektronisk tilgjengelighet» Strategi 1: Være oppdatert på og gi tilgang til de elektroniske tjenestene som til enhver tid er relevant for UBiTs brukere Gjøre databaser tilgjengelige på nettet Sammen med BIBSYS er det satt i gang et prosjekt for å konvertere en rekke av Spesialsamlingenes databaser fra Polydoc til BIBSYS MARC-format. BIBSYS overfører ikke disse til BIBSYS-databasen, men oppretter en egen database for dette materialet. Vi tar i første omgang sikte på å overføre Heraldisk database, Foslie-databasen, DKNVS Brevregistranter, database over manuskriptkart og Trondheimsbibliografien. Bestillingsfunksjoner i BIBSYS 12
Bestillingsfunksjonen er realisert av BIBSYS i løpet av perioden. Dersom søk i BIBSYS-basen etter et ønsket dokument gir negativt resultat, kan likevel en bestillingsfunksjon kalles opp. Den gir adgang til to formularer der brukeren må legge inn de kjente data om dokumentet, enten for lån eller for bestilling av artikkelkopi. Informasjonen må fylles i de oppgitte felt, og er slik ikke helt strømlinjeformet i forhold til enkelte brukeres ønske om å kunne klippe en referanse hentet fra f.eks. et databasesøk i sin helhet inn i bestillingsvinduet. Den valgte løsningen sikrer imidlertid en enklere behandling fra bibliotekets side, fordi de formaterte informasjoner ikke trenger redigering. Dersom kilden til en referanse stammer fra søk i ISI-basene (Science Citation Index, Social Sciences Citation Index og Arts & Humanities Citation Index), eller enkelte av de rundt 50 øvrige referansedatabasene som UBiT gir adgang til via BIBSYS via Web-SPIRS, er bestillingsfunksjonen fullstendig integrert. Av Web-SPIRS basene gjelder dette foreløpig for basene Biological Abstracts, British Nursing Index, Econlit, Eric, INSPEC, PsycInfo og Sociological Abstracts. De framsøkte data fylles da automatisk inn i et bestillingsformular og sparer brukeren for ytterligere skjemautfylling. Følge opp basesammenslåingen i BIBSYS Sammenslåing av de tre bibliotekenes bibliografiske databaser inn i en felles ble foretatt ved årsskiftet 1998-1999. Noe opprydding gjensto for å oppnå bedre funksjonalitet. I løpet av året er det foretatt en opprydding i låntakerregisteret, og en god del dubletter ble fjernet. Arbeidet med dette ble fordelt på tre av fakultetsbibliotekene. Ved basesammenslåingen lovet BIBSYS at eget fakultetsbibliotek skulle presenteres først i eksemplarlister. For UBiT var dette en svært viktig sak, og BIBSYS sørget for at dette ble ordnet i løpet av våren. Elektronisk tilgjengeliggjøring av eksamensoppgaver Biblioteket har gjennom mange år samlet og gjort tilgjengelig eksamensoppgaver gitt ved NTNU til studenter i form av oppgaver limt inn i bøker som studentene kunne kopiere fra. Omfanget har vært stort, spesielt ved Teknisk hovedbibliotek. Teknologiutviklingen gjorde det mulig å legge slike oppgaver ut på weben med bedre tilgjengelighet enn hva lokale samlinger gir. Dette betrakter biblioteket som et tilbud som instituttene er de nærmeste til å ta ansvar for. UBiT besluttet derfor i 1999 å avslutte utlegging av eksamensoppgaver i papirform. Universitetsdirektøren, fakulteter og institutter ble i god tid informert om dette, og oppfordret til å finne web-baserte løsninger som kunne erstatte tilbudet. UBiTs arbeid ble avsluttet ved årsskiftet 1999-2000. I hvilken grad oppgaven er fulgt opp av instituttene vites ikke eksakt, men antall treff ved søk på eksamensoppgaver på NTNU-weben er på flere hundre. Ta i bruk ny teknologi innen digitalisering, lagring og presentasjon Dette er blitt en del av den løpende utviklingen i biblioteket. Utrede hvilke deler av UBiTs samlinger som bør digitaliseres IT-forum under Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene ønsker å se på digitalisering av samlinger i et nasjonalt perspektiv. Digitalisering av trykte skrifter er foreløpig en ressurskrevende virksomhet og det bør vurderes nøye hvilke prosjekter som startes opp. Sørge for at maskin- og programvare samsvarer med arbeidsoppgaver og behov Tiltaket er etter hvert blitt en del av den daglige virksomheten. 13
Bruk web-grensesnitt for registrering og søking i Forskdok, starte registrering av forskningsprosjekter i BIBSYS/Forskpro og samarbeid med info.avd., NTNU om Forskdok-databasens brukervennlighet og søkemuligheter Forskpub som foreløpig er den største delen av Forskdok, har hatt en positiv utvikling i 1999. Mye arbeid har vært lagt ned i utvikling fra BIBSYS side, men også ved UBiT. Dette har ført til betydelige forbedringer av web-grensesnittet med bedre registreringsskjemaer, en mer fyldig kategoriinndeling og flere og bedre hjelpetekster. Forskere og andre som registrerer opprettet fra 1999 av sitt eget brukernummer i Forskdok og kan derved også endre og slette poster de selv har lagt inn. Dette sparer UBiT for mye rettearbeid. Kvaliteten på dataene er etter hvert blitt meget god, tatt i betraktning at dette er et totalt distribuert opplegg med svært mange registratorer. Muligheten for uttak av kataloger fra Forskpub er forbedret. Det kan tas ut spesialkataloger til mange formål som årsmelding, søknader og CV'er. NTNU baserer sin forskningsstatistikk på Forskpub og har også lagt ut katalogen over publikasjoner og foredrag ved NTNU i 1999 på sin web-side. Forskdok består av databasene Forskpub og Forskpro. Forskpro gjelder registrering av prosjekter. Her er også web-grensesnittet og registreringsskjemaene forbedret i 1999, men uten at dette er tatt i full bruk. En planlegger en økende opplæring og registrering i Forskpro i 2000. I Forskpub-arbeidet er det også i 1999 utviklet rutiner for koblinger av elektroniske fulltekstdokumenter til postene i databasen. Behovet for slike muligheter er økende. Det er i 1999 lagt inn 5.500 poster i NTNU Forskpub mot 4.700 i 1998. Det synes som om de totale listene blir mer og mer komplett. Utvikle et integrert tilbud av elektroniske fullteksttidsskrifter Alle tidsskrifter i papirabonnement som også er gratis tilgjengelig elektronisk ble åpnet via vår tidsskriftleverandør EBSCO i deres system EBSCO Online (ca 700 titler). Muligheten for peker til og fra referansedatabaser (Silverplatter) er etablert. Anskaffelse av ytterligere pakker med elektroniske fullteksttidsskrifter fra forlag via fellesavtaler i regi av Riksbibliotektjenesten (RBT) ble forsinket. Biblioteket svarte positivt på RBTs tilbud i medio desember om tilgang til elektroniske tidsskrifter fra Blackwell Science, Kluwer og Sage. Biblioteket deltok i nasjonalt utvalg for elektroniske tidsskrifter nedsatt av NUUB høsten 1999 med formål å styrke gjensidig informasjon og samarbeide på dette området. Digitalisere DKNVS skrifter Arbeidet med å skanne inn DKNVS skrifter er avsluttet så langt. Nærmere 160 skrifter er digitalisert, utgitt i tidsrommet 1761 til 1923. Innskanning av materiale som er utgitt etter dette årstall forutsetter opphavsrettslige avklaringer. Denne publikasjonsserien fra Det Kongelige Norske Videnskabers Selskab regnes som norges eldste eksisterende vitenskapelige publikasjonsserie. Krav og kriterier til digitale tjenester må bygges inn i rutiner for anskaffelser av nye tilbud samt i de internasjonale anbud 14
Digital versjon prioriteres ved anskaffelse av referansebaser og tidsskrifter. Det var ingen internasjonale anbud i 1999. Bibliotekets strategi ved anskaffelse av elektroniske fullteksttilbud innebærer en satsning både på deltagelse i nasjonale/internasjonale avtaler og anskaffelse av etterspurte enkelttitler på egen hånd. Strategi 2: Integrere elektroniske tjenester i hverandre og elektroniske tjenester med papirbaserte Elektronisk videreformidling/leveranse av elektroniske dokument til brukerne I løpet av året er UBiT blitt deltaker i flere lisensavtaler for adgang til elektroniske dokumenter: tidsskriftartikler, konferanser mv. Lisensavtalene gir brukere ved NTNU direkte adgang til dokumentene i fulltekst. I disse tilfellene er intern videreformidling unødvendig. For brukere utenfor NTNU kunne videreformidling være av interesse på samme måte som artikkelkopier i dag formidles via post eller faks. Lisensavtalene regulerer imidlertid dette på en slik måte at biblioteket ikke gis anledning til å sende filer med teksten til utenforstående. Formidlingen må derfor gjøres pr. postforsendelse av utskrift. Det er imidlertid arbeidet med å finne løsninger for sending av artikkelkopier i elektronisk form. En intern arbeidsgruppe har undersøkt markedet for mulige løsninger. Konklusjonen er at Universitetsbiblioteket i Delft, Nederland har utviklet løsninger som kan passe for UBiT. Det er tatt kontakt med Delft med tanke på å få et tilbud på implementering av dette systemet ved UBiT. Arbeidet fortsetter i 2000. Lenke fra BIBSYS-post til fulltekstinformasjon Kataloginformasjonen er supplert med informasjon om URL-adresse for en lang rekke tidsskrifter og publikasjoner som NTNUs brukere har adgang til. Denne informasjonen fungerer ikke alltid som klikkbar lenke. Informasjonens plassering i katalogpostene, og om den trykte og den elektroniske utgaven kan betraktes som identiske og dermed skal dele en katalogpost, er gjenstand for internasjonal bibliotekfaglig diskusjon. Adgangen til fullteksttidsskrifter gis gjerne i form av avtalepakker omfattende et stort antall titler under ett. Det tar derfor tid å komme etter med innlegging av fullstendige katalogdata og lenker for de titler som det gis adgang til. For å bøte på dette for alle BIBSYS-bibliotek under ett, er BIBSYS bedt om å arbeide fram enklere løsninger på siden av den bibliografiske databasen som kan gi en samlet oversikt over tilgjengelige fulltekstressurser, med lenke til teksten. Utruste fotolaboratoriet for digital bildeproduksjon Det er ikke anskaffet digitalt produksjonsutstyr i 1999. Budsjettrammene ga ikke anledning til å realisere tiltaket. Det er for 2000 sendt en søknad om å realisere digital bildeproduksjon gjennom ekstramidler finansiert gjennom prosjektmidler utenfor egen ramme. Inngå samarbeid med leverandør om utvikling av integrerte løsninger En tjeneste med kobling mellom referanser i fagdatabaser og elektroniske fulltekstdokumenter er nå etablert via SilverLinker-tilbudet i BIBSYS. Ved søking i de referansedatabasene UBiT abonnerer på, får man en direktekobling til artikler i fagtidsskrifter. Teste ut løsninger hvor fagdatabaser integreres med elektronisk fulltekst 15
En løsning med kobling mellom søk i fagdatabaser til fulltekst tilbys nå via SilverLinker fra BIBSYS. Dette gir tilgang til elektroniske fulltekstdokumenter som dekkes av UBiTs abonnementsavtaler. Strategi 3: Delta aktivt i og bidra til å øke graden av universitetets elektroniske publisering Ta redaksjonelt og teknisk ansvar for viktige deler av universitetets elektroniske publisering UBiT deltar i et nasjonalt prosjekt, igangsatt av RBT, med formål å avklare sentrale spørsmål knyttet til virksomheten rundt internpublisering. Å finne fram til tekniske løsninger, bla. lagringsformat, er en viktig del av formålet. Utforme prosjekter til studentoppgaver I perioden har vi ikke hatt aktuelle utviklingsprosjekter på gang som har dannet grunnlag for utforming av studentoppgaver. Videreutvikle fullteksttilgangen i Ex. phil. Videre arbeid med elektronisk fulltekst i Ex. phil. ble stoppet i 1999 pga. problemer i forhold til copyright. Etablere samarbeid med avdeling for faglig utvikling og forskning (FUF) Ikke utført da FUF ble nedlagt i forbindelse med ORGUT-prosessen ved NTNU. Strategi 4: Velge standarder for lagringsmedier som gjør oss i stand til å gjenskape informasjonsinnholdet i overskuelig framtid Utrede hvilke standarder som skal brukes Valg av standarder for lagringsformater for elektroniske dokumenter er blitt et nasjonalt og internasjonalt spørsmål pga. at det også skal fungere som utvekslingsformat. Spørsmålet behandles i ulike fora der UBiT deltar, bl.a. i prosjekt rettet mot elektronisk publisering i regi av RBT. Strategi 5: Tilby informasjon om og undervisning i elektronisk basert informasjonsgjenfinning Utvikle selvinstruerende læremidler i informasjonsgjenfinning Med prosjektmidler fra NTNU er det utviklet nettbaserte kurs (http://www.ub.ntnu.no/veiledning/) for de mest sentrale databasene biblioteket tilbyr, bla. BIBSYS, siteringsdatabasene fra ISI, WebSpirs og Artikkelsøk. 16
Lage en populærframstilling om den digitale utviklinga i biblioteket Ikke utført. Systematisk videreutvikling av HTML-kompetansen Det er gjennomført en rekke interne kurs, både grunnkurs og kurs for viderekomne. Videreutvikling av web-kompetanse og utviklingskompetanse innen programmering og databaseoppbygging. To nye medarbeidere med spesialkompetanse innen disse områdene er tilsatt i løpet av året. Nytt undervisningsrom på Dragvoll Et nytt undervisningsrom er etablert på Dragvoll i tilknytning til bibliotekets publikumsområde. Rommet kan brukes av studenter/ansatte til litteratursøking når det ikke foregår undervisning der. Tilbudet på publikumsterminaler er derved fordoblet. Tilpasse brukeropplæring til nye undervisningsformer De nye undervisningsformer stiller læring i fokus, og ikke undervisning. Studieformene stiller større krav til studentenes deltaking og egeninnsats for å tilegne seg kunnskap. Biblioteket har i løpet av året utviklet flere interaktive opplæringsprogrammer basert på web-teknologi: For opplæring i BIBSYS, ISI-databasene (brede fagbaser med siteringsindekser), NORART (base for norske tidsskriftartikler) og for Web-SPIRS (grensesnitt for en rekke fagdatabaser). Dette er program som ligger tilgjengelige døgnet rundt. De er dermed fleksibelt tilgjengelige og tilpasset den enkelte students læringsbehov. Tilby kursopplæring i Forskdok I 1998 ble det ved NTNU opprettet en ordning med en Forskdok kontaktperson ved hvert fakultet, institutt og senter. Vedkommende fungerte som bindeledd mot UBiT. Denne ordningen har vist seg effektiv og nyttig også i 1999. Opplæring har i hovedsak vært rettet mot denne gruppen. UBiT ivaretar fortsatt den bibliografiske kvalitetssikringen av registreringen, mens fagavdelingene har ansvaret for den faglige kvalitetssikring. Delmål 2: «Kvalitetssikre tilbudet på alle informasjonsmedier» Strategi 1: Forbedre tilgang til relevant informasjon Adgang til EU-dokumenter med veiledning på Dragvoll UBiT mottar en lang rekke EU-dokumenter som registeres i BIBSYS og innlemmes i samlingene ved Hovedbibliotek for humaniora og samfunnsfag, Dragvoll. Det aller meste er publikasjoner som utgis i tidsskrift- eller rapportserier. Samtlige serier er katalogisert og kan finnes i BIBSYS. Spesialkataloger og hjelpemidler for framfinning av enkeltdokumenter i samlingene finnes på Dragvoll tilgjengelig for publikum sammen med tilgjengelig ekspertise for bruken. Samlingene er i all hovedsak plassert i magasin pga. plasskravene som ikke kan tilfredsstilles i åpne samlinger. Konvertering av kortkataloger 17
Konvertering er ikke foretatt i 1999. Alternative metoder til manuell konvertering er undersøkt, og en løsning basert på skanning av kortene i katalogen sammen med bruk av program for tekstgjenkjenning (OCR) er funnet interessant. Videreføring og realisering er innarbeidet i ordinært budsjett for 2000 under posten tiltak innenfor ordinær ramme. Avslutte nitratfilmprosjektet Det har vært arbeidet jevnt med å skanne inn nitratfilmenes bilder gjennom hele året. Målsettingen om avslutning i løpet av 1999 var urealistisk. I 1999 er ca 6.000 bilder innskannet, det gjenstår ca 15.000 bilder før prosjektet er avsluttet. Filmene sendes til Nasjonalbiblioteket i Rana for oppbevaring etter skanning og registrering. Samordne klassifikasjonspraksis i UDK av overlappende fagområder ved samling av realfag på Gløshaugen Som forberedelse til samlokalisering av realfagene ved NTNU til Gløshaugen i 2000 ble NTUB-emneordlisten vedtatt benyttet i alle realfag og klassifikasjonspraksis koordinert. Begrense omfang av klassifikasjon gjennom gjenbruk av data Prinsippet forsøkt innarbeidet. Registrere alle avisfilmer i Periodikamodulen Alle løpende avisfilmer ble registrert i BIBSYS i 1999. Avslutte "Fortsettelseskardex" i allmennvitenskapelige fag Påbegynt, men ikke prioritert i 1999 pga. ressurssituasjonen. Utforme en samlingspolitikk for UBiT En intern arbeidsgruppe utarbeidet et utkast til samlingspolitikk i løpet av høsten 1999, men arbeidet må videreføres i 2000. All behandling av FN-samlingen legges til Dragvoll Fra 1999 ble alt mottak og betjening av FN-samlingen lagt til Hovedbibliotek for humaniora og samfunnsfag, Dragvoll. Ta i bruk automatisk innlesning av fakturadata i BIBSYS Automatisk innlesing av strekkoder med fakturadata viste seg å være lite hensiktsmessig for UBiTs rutiner og ble derfor skrinlagt. Etablere én tidsskriftleverandør Etter anbudet i 1998 ble EBSCO etablert som bibliotekets leverandør av tidsskrifter fra 1999. Etter en innkjøringsfase høsten 1998 og våren 1999 fungerte leveranser og kommunikasjon godt. Samlet sett er bibliotekets erfaringer at det er mer rasjonelt å forholde seg til én leverandør enn den spredning vi hadde tidligere på flere leverandører. Biblioteket opplevde en sterk prisstigning (ca. 18% i gjennomsnitt) fra 1998 til 1999 ved overgangen til ny leverandør. Undersøkelser viser imidlertid at prisstigningen er knyttet til en meget sterk prisstigning på tidsskriftabonnement fra en del store forlag innenfor teknologi, realfag og medisin. Tilby profiler for "Table of contents" som erstatning for XIF-kopiering 18
IT-seksjonen ved Infosøk fikk i oppgave å følge opp med tilbud om veiledning og muligheter for at brukerne selv la inn profiler for overvåkning av innholdsfortegnelser. Klassifikasjon av norsk pliktavlevert litteratur begrenses til tilfeller hvor det kjøpes ekstraeksemplarer Arbeidet er startet og videreføres i 2000. Hensikten er å redusere tidsbruken til klassifikasjon. Bruk av følgesedler i klassifikasjon av pliktavlevert litteratur er redusert. Strategi 2: Bedre analyser og kunnskap om virksomheten som grunnlag for endringer i tilbudet Utnytte kunnskapen fra fagforum til å effektivisere systematiseringspraksis I forbindelse med bibliotekets omorganiseringsprosjekt, BIBORGUT, er rapportene fra Fagforum I og II om systematisering av litteratur gjennomgått og benyttet i utarbeidelse av forslag til rasjonalisering av klassifikasjonspraksis. Iverksette fagreferenttjeneste i alle fag Ansvaret for en del fagområder ved NTNU er gjennomgått og fordelt pånytt. Universitetsbibliotekar med fagansvar for informatikk ble tilsatt og stilling som fagreferent i matematikk ble utlyst i slutten av 1999. Redusere tidsskriftkostnader gjennom bruk av pliktavleverte abonnement I forbindelse med oppsigelser av abonnement for 3,5 mill. kroner i 1999 ble ca. 10 norske tidsskrifter sagt opp. Pliktavlevert eksemplar av tidsskrifter vil bli flyttet fra Gunnerusbiblioteket til fakultetsbibliotek fra 2000. Gjennomføring av undersøkelse av stedbunden bruk av tidsskrifter i alle fakultetsbibliotek Dette er ikke gjennomført. Aktuelle metoder har vært vurdert, men prosjektet er utsatt fordi ressursbruken ved gjennomføring anses å være for stor i forhold til mulig nytte av resultatene. Det har vært fremmet forslag til BIBSYS om å utvikle en form for registreringsmodul der bibliotekets personale på en enkel måte kan registrere tidsskrifthefter som har vært i bruk lokalt. Det foreligger ingen informasjon om at en slik mulighet vil bli realisert med det første. Lage avgrensete brukerundersøkelser innen utvalgte felt Ikke gjennomført. Oppgaven ble lagt inn i BIBORGUT-arbeidet i form av en mer generell brukerundersøkelse i regi av den ene analysegruppa for BIBORGUT som ble opprettet høsten 1999. Arbeidsoppgavenes omfang medførte at brukerundersøkelsen ble utsatt til 2000. Strategi 3: Ha bevissthet på og sikre historisk materiale Registrere arkivmateriale av teknologihistorisk interesse ved NTNU Nye arkiver er kommet inn, ordnet og registrert. Det ble laget en egen brosjyre om Teknologihistorieprosjektet som ble distribuert i hele teknologimiljøet ved NTNU. 19
Hensikten var å informere og stimulere til avlevering av viktige arkiver til UBiT. Det ble videre vedtatt å midlertidig tilsette en person for utelukkende å arbeide med professor Sverre Pedersens arkiv. Lage en plan/rutine for bevaring av bibliotekshistorisk materiale Ikke utført i 1999. Strategi 4: Drive planmessig og systematisk samlingsoppbygging og utvikling Forbedre rutiner for gjennomsyn av nye bøker og tidsskrifter, iverksette ukentlig vurdering og gjennomsyn av nye bøker og tidsskrifter Forsøkt forbedret. Innarbeide en kasseringspolitikk Inntaket av gaver redusert. Kasseringspolitikken innarbeides i samlingspolitikken. Prioritere og sanere bibliotekets bytteforbindelser og byttetidsskrifter Fagreferentenes vurdering ble gjennomført, ca. 600 titler foreslått oppsagt. Plassering av pliktavlevert litteratur i tråd med forsknings- og undervisningsaktiviteten Utplassering av pliktavleverte tidsskrifter fortsatt, ca. 100 titler ble utplassert. Ivareta rollen som ansvarsbibliotek Tilskudd på ca. kr 200.000 til ansvarsbibliotekordningen fra RBT uteble for 1999. Bibliotekets beskjedne litteraturbudsjett medførte en halvering av bokinnkjøpet i alle fag sammenliknet med 1997. Foreta en evaluering av samlingene Ikke funnet rasjonelt å utføre for alle samlinger og hele UBiT i 1999. En evaluering med basis i bruk (kopibestillinger og lån) av alle tidsskrifter i kjøp (ca. 2500) ble foretatt i forbindelse med identifikasjon av tidsskrifttitler for oppsigelse i 1999. Delmål 3: «Sterkere integrering med NTNUs forskning og undervisning» Strategi 1: Sørge for at UBiTs tilbud til enhver tid gjenspeiler NTNUs profil Tidsskriftsamlingenes bruk evalueres gjennom oppretting av system for innhenting av data om kopibestillinger, lån og manuell lesesalbruk Data om ulike sider ved bruken av tidsskriftene er samlet inn og presentert på bibliotekets Intranettsider for å utgjøre et arbeidsredskap for fagreferenter ved vurdering av tidsskriftholdet. De innsamlede data inneholder informasjoner om: artikkelbestillinger fra 1995-1999 for BIBSYS innlån og låneønsker (brubest), tidsskriftutlån i BIBSYS for 1995-1999, bestillinger fra Samkatalogen for periodika for 1995-1999, og siteringer fra ISI-databasene fra 20
1987-1999 i artikler der forfatteren er identifisert med Trondheim, NTNU eller NTH. Dataene er samlet på en egen intern informasjonsside. Data om den manuelle lesesalsbruken mangler ennå, og her er det ingen planer om snarlig realisering, jfr punkt 2.2. Alle bibliotekutvalg i drift Så godt som alle fakultetsbibliotek har fått opprettet sine egne utvalg som har vært i drift. Unntaket er Teknisk hovedbibliotek som har hatt en mer generell fagprofil og dermed ikke har hatt tilknytting til bestemte fakultet. Dette er i ferd med å endre seg med strukturendringene på Gløshaugen som gjennomføres i 2000. Iverksette rutine for et dynamisk litteraturbudsjett i tråd Elektroniske tidsskrifter prioriteres som rutine ved nyanskaffelser, oppsigelser av tidsskrifter iverksatt for kontroll med prisstigningen (ca. 15% per år) og for å skaffe midler til nye digitale tilbud. Begrensete midler til litteraturkjøp vanskeliggjør omstillingen. Delta i planleggingsfasen for en forsknings- og undervisningsstrategi ved NTNU Undervisningsstrategiutvalget ved NTNU leverer sin innstilling først vinteren 2000. Derfor ingen aktiviteter her i 1999. Strategi 2: Integrere kurs i informasjonssøking i NTNUs fagplaner Integrere bibliotekundervisning i fagplanene for 4. årskurs siv.ing, mellomfag og hovedfag Dette er en større oppgave som ble påbegynt i 1999. I løpet av året ble det besluttet fra NTNUs side å etablere eksperter i team. Strategi 3: Sørge for sammenheng mellom NTNUs forsknings- og undervisningskompetanse og bibliotekets kompetanse Styrke fagreferentenes kontakt med fagmiljøene gjennom samarbeid i bibliotekrelevante FoU-prosjekter Tiltaket gjelder alle universitetsbibliotekarer med fagreferentoppgaver. Bibliotekets planer om dr.gradsstipendiater i samarbeid med aktuelle fakulteter og fagmiljø ved NTNU er ikke realisert. Styrke faglig oppdatering hos fagreferentene gjennom økt deltakelse i faglige møter og konferanser Ingen systematisk satsning på styrket faglig oppdatering. Fagreferenter har deltatt på flere kurs og konferanser i 1999, jfr. liste over foredrag. Strategi 4: Bidra til utvikling av nye læringsformer, for eksempel tilrettelegging for problembasert læring, i samarbeid med fagmiljøene Etablere kontakter med fagmiljø som praktiserer eller skal ta i bruk PBL Ikke utført i 1999. 21
Delmål 4: «Øke innsatsen overfor næringslivet» Strategi 1: Følge med i næringslivets behov og utvikle kurs - og tjenestetilbud Utvikle pakketilbud til næringslivet Det er gjennomført en rekke bedriftsbesøk i Midt-Norge der UBiTs tilbud om eksterne tjenester er presentert. Utarbeide kursplaner for de forskjellige målgrupper og bygge opp et kompetent forelesningsteam Ikke utført i 1999. Holde flere kurs for bedrifter og andre eksterne brukere Noen eksempler på ekstern undervisning/kurs/opplæring som er gjennomført: Online litteratursøking Informasjonskvalitet i fagdatabaser og Internett EU-informasjon Patentdatabaser Multimedia på CD-ROM og i Internett BIBSYS-databasene Undervisning ved ulike fag ved HiO/SBIH Gjennomføre kursevaluering Kursevaluering for UBiTs egne kurs er ikke systematisk gjennomført. Strategi 2: Markedsføre våre tilbud Markedsføre våre tilbud gjennom bedriftsbesøk Prosjektet "Bedriftsbesøk overfor næringslivet i Trøndelag" er gjennomført. UBiTs tilbud til næringslivet innen litteratursøking og dokumentlevering er her presentert for en rekke bedrifter i regionen. Utvikle pakketilbud til næringslivet og presentasjon overfor trøndersk næringsliv UBiTs tilbud til næringslivet innen litteratursøking og dokumentlevering er presentert for en rekke bedrifter i regionen. Strategi 3: Selge våre tjenester Tilby enkelte bedrifter skreddersydde løsninger for bibliotektjenester 22
Det er arbeidet med en avtale om informasjonsformidling til en oljerelatert bedrift. Denne innebærer at vi utvikler en egen bibliotekportal for bedriften der aktuell informasjon presenteres. Tilby overvåkningstjenester ved hjelp av PUSH-teknologi Ikke gjennomført. Tilby kurs i informasjonssøking Løpende tilbud. Årsstatistikk gjengitt bak i årsmeldingen. Utvide og forbedre fjernlånstilbudet Som nevnt under andre punkter (1.2) er det arbeidet for å finne fram til løsninger som kan gjøre det mulig å sende artikkelkopier i form av elektroniske dokument til sluttbruker. Dette vil være en radikal forbedring av tjenesten gjennom sterk nedkorting av leveringstiden. Det er funnet fram til aktuelle løsninger, og ved årets utløp var konsulentbesøk fra leverandøren ved UBiT avtalt. Et annet tiltak som forbedrer fjernlånstilbudet er planlagt realisering av løsninger som fjerner blankettbruken. Bestillingsblanketter forlanges utfylt av brukerne i stor grad fordi avregningssystemet er knyttet til blankettbruk. Mot slutten av året er BIBSYS nær realisering av en løsning som eliminerer blankettbruken og som gir biblioteket anledning til å overta faktureringen gjennom en BIBSYS-integrert løsning. Realisering forventes i 2000. UBiT har vært en aktiv pådriver gjennom 1999 for å få denne funksjonen realisert. Utrede muligheter for sponsoravtaler Det juridiske grunnlaget for inngåelse av sponsoravtaler er undersøkt. Ingen reelle tiltak er iverksatt i 1999. Delmål 5: «Effektivisere bruken av ressursene» Strategi 1: Gjennomgang av balansen mellom lønn og litteratur Foreta en kritisk gjennomgang av tjenestetilbudet med tanke på sanering og erstatning av nye tilbud I løpet av året er bibliotekets presentasjon av eksamensoppgaver fra NTNU i papirform avsluttet. Som omtalt under punkt 1.1 er oppgaven å gi adgang til eksamensoppgaver overlatt til det enkelte institutt. Rutinene innen UBiT er gjennomgått, samordnet og forenklet også innen en rekke andre områder. Felles rutiner er innført og beskrivelser på Intranett er utarbeidet for interne lån mellom fakultetsbibliotekene, registrering av låntakere og bruk av lokale låntakerkategorier, samt for innkallinger av lån, erstatningskrav og bruk av stoppkommentarer. Det er utarbeidet en samlet oversikt over samlinger med utlånsrestriksjoner ved fakultetsbibliotekene. Foreta en kritisk gjennomgang av rutiner og ressursbruk for de tjenester som velges opprettholdt 23
Kritisk vurdering av ressursbruk foretas kontinuerlig. I løpet av året er pressfalsblanketter for bruk ved innkalling av materiale med utgått lånetid tatt i bruk. De erstatter tidligere bruk av betydelig mer kostbare gjennomslagsformularer. En større del av innkallingene er dessuten overført til bruk av e-post. Det har vært ført forhandlinger med Posten om mer rasjonelle løsninger for forsendelse av pakkepost ved ekspedering av fjernlån. Innføring av felles faktureringssystem for låne- og kopibestillinger basert på BIBSYSinfo med minimum av blankettbruk Dette er et prosjekt som UBiT har vært en pådriver for overfor BIBSYS gjennom flere år. Realisering sto på BIBSYS arbeidsplan for 1999, men er ennå ikke realisert ved årets utgang. Løsningen ser imidlertid ut til å være nær forestående. UBiT er avhengig av BIBSYS sine løsninger for å kunne overta faktureringen på egen hånd. Redusere antall tidsskrifter i takt med prisstigningen I 1999 ble det sagt opp 600 tidsskrifttitler, standarder og andre abonnement for til sammen ca. 3,5 mill. kr. Oppgradere kriteriene for vurdering av inntak av pliktavlevert materiale Utsatt til 2000, kriteriene oppgraderes i tråd med en samlingspolitikk for UBiT. Effektivisere dagens innbindingsrutiner Innbindingsbudsjettet er betydelig lavere enn hva som er ønskelig ut fra behov for å sikre litteraturen mot slitasje. Fordeling av de knappe ressursene er gjort på grunnlag av behov, tilgjengelig intern kapasitet og økonomiske midler. Det er funnet fram til fordelingsnøkler som kan videreføres for de kommende år. Gjennomgå bokvalgs-, innkjøps- og katalogiseringsrutiner med tanke på effektivisering Alle hovedprosesser i indre tjenester, inkludert bokvalg, innkjøp og katalogisering ble analysert og foreslått effektivisert høsten 1999 av Analysegruppe II i BIBORGUT- prosessen. Bestilling av bøker er effektivisert gjennom bruk av EDI-løsninger mot våre største bokleverandører (Starkmann, Delbanco, Tapir og Blackwells). Elektronisk nyhetsinformasjon for bokvalg er initiert hos vår bokhandler Starkmann. Analyser viser at rutinene i bokvalg, innkjøp og katalogisering er rasjonelt utført. Effektiviseringsgevinsten ligger i økt bevissthet om hvilket materiale som tas inn i samlingene. Strategi 2: Mål- og resultatorientert budsjettering Fastsette kriterier for fordeling av bokbudsjettet Med basis i en intern utredning av fordelingsnøkler ved UBiT, vedtok Bibliotekstyret i UBiTsak 2/99, Kriterier for fordeling av litteraturmidler". På grunn av de knappe litteraturbevilgningene har det ikke vært mulig å benytte fordelingsnøkkelen fullt ut, da den er basert på muligheten av å fordele 10% til tverrfaglige områder. Fordelingsnøkkelen ble anvendt i forbindelse med beregningen av tidsskrift-oppsigelser i ulike fag. 24