PROTOKOLL FRA MØTET 14. MAI KONTROLLUTVALGET I SANDNESINNKALLES TIL MØTE 14. MAI 2009 KL. 08.30 I MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 16/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Vedlikehold 17/09 Tertialrapport 1. tertial 2009 - Budsjett for kontroll og tilsyn 18/09 Barnevernets rapportering til Fylkesmannen, 2. halvår 2008. Orientering 19/09 Status prosjekter og kontroller pr. mai 2009 EVENTUELT Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 6. mai 2009 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 4-09 Møtedato: 14. mai 2009 Utvalgssaksnr.: 16/09-19/09 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Forfall: Kenneth Austrått Berit Aase møtte som varamedlem Andre som møtte: Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bård Humberset Sekr.leder Wencke S. Olsen Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 2. april 2009 ble godkjent med følgende merknad: Ett av navnene på kontrollutvalgsmedlemmene rettes opp.. 16/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Vedlikehold Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bård Humberset orienterte om rapporten. Leif O. Larsen satte fram følgende forslag: Til saken: Kontrollutvalget anmoder kommunen om at det tilrettelegges for at nybygg oppføres med sikte på lavest mulig vedlikeholdskostnader. Denne kommentaren ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak ble deretter enstemmig vedtatt. 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Vedlikehold. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp innen utgangen av 2009. 17/09 Tertialrapport 1. tertial 2009 - Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget ba sekretariatet om å undersøke frister og regler for overføring av midler til neste års budsjett dersom man har et mindreforbruk på budsjettet. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 1. tertial 2009 til orientering.
18/09 Barnevernets rapportering til Fylkesmannen, 2. halvår 2008. Orientering Kontrollutvalget ønsker en orientering fra barnvernsjefen/kommunaldirektøren til neste møte. Saken utsettes derfor. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. 19/09 Status prosjekter og kontroller pr. mai 2009 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. mai 2009 til orientering. EVENTUELT Kontrollutvalget ønsker en dialog med rådmannen vedr. forhold rundt bystyresaken ang. Kanalgata 8. Sekretariatet inviterer rådmannen til neste møte i kontrollutvalget. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200700094 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.05.2009 16/09 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: VEDLIKEHOLD Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte på sitt møte den 6. september 2007 forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedlikehold. Prosjektets formål har vært å vurdere hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg) og angi konsekvenser for kommuneøkonomien og brukerne av utsatt vedlikehold. Kontrollutvalget ba revisor om å se nærmere på følgende: o Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er etterslepet? o Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? o Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? Saksutredning: Den ferdigstilte rapporten foreligger nå til behandling i kontrollutvalget. Det vises til rapportens kap. 1 for en oppsummering av rapportens vurderinger og anbefalinger. Rapporten konkluderer med at Sandnes ligger et stykke under allment aksepterte normtall for et tilfredsstillende vedlikeholdsnivå. Etterslepet er stort, og den årlige ressursinnsatsen ikke høy nok til å hente det inn. Omfanget på ressursinnsatsen er imidlertid en politisk prioritering, og utenfor mandatet i en forvaltningsrevisjon. Sammenfattet anbefaler revisor derfor at Sandnes kommune bør: Utarbeide gyldige overordnede målsetninger. Øke bruken av Plania Web til å melde inn vedlikeholdsbehov. Kommunisere kunnskapen som eiendomsenheten har om bygget ut til leietaker. Foreta preventivt vedlikehold i et tilstrekkelig omfang. Tydeliggjøre skillet mellom føring i drift og investering. Iflg. Revisjonsforskriftens 8, 2. skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Administrasjonssjefens kommentarer skal også fremgå av selve rapporten, og finnes i sin helhet i rapportens kap. 6. Rådmannen oppsummer med at generelt sett gir rapporten et relevant bilde av den reelle status, og at den vil være et godt grunnlag for å utarbeide en ny overordnet strategi. Det nevnes også at ambisjoner og tiltak må stå i forhold til den økonomiske rammen som kommunen til enhver tid rår over. Rådmannen vil også iverksette en nærmere gjennomgang av resultatene fra spørreundersøkelsen. 2
Til slutt nevner rådmannen tiltak som vil bli satt i verk i forhold til revisors påpekning av at kommunens bokføring av utgiftene ikke er entydige, ved at etterslep føres i driftsregnskapet og heving av standard ut over utgangsstandard føres i investeringsregnskapet. Sekretariatet foreslår at rapporten overendes det utvalget som har politisk ansvar for vedlikehold, i dette tilfellet formannskapet, for framlegging/behandling parallelt med at den videresendes bystyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. Forslag til 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Vedlikehold. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp innen utgangen av 2009. SANDNES, 06.05.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800199 : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.05.2009 17/09 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2009 - BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn: Kontrollutvalget har iflg. 18 i Forskrift for kontrollutvalg ansvar for å legge fram årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som en konsekvens av dette følger også ansvar for budsjettoppfølging. Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra Sandnes kommune pr. 04.05.09, (vedlegg), revisors tertialrapport pr. 30.04.09 (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 1. tertial 2009. Saksutredning: Skjematisk sett bør forbruket ligge på ca. 33% ved 1. tertial. For revisor vil dette likevel variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor pr. 1. termin ligge på normalforbruket i forhold til kontrollutvalgets budsjettforslag. Kontrollutvalget må, som alle andre med budsjettansvar, forholde seg til endelige regnskaps-tall fra Sandnes kommune. Når det gjelder kontrollutvalgets utgifter, er det kun forbrukt ca. 12 % pr. 1. tertial. Det er ennå ikke postert utgifter til lønn og godtgjørelse til kontrollutvalgets medlemmer. Dersom en periodiserer disse utgiftene, vil en likevel komme under normalforbruket. Det må også være utgifter til kurs som ikke er postert pr. 30.04.09, eller som har blitt postert andre steder. Ifølge sekretariatets egne tall pr. 1. tertial ligger sekretariatet denne gangen over normalforbruket, da ca. 39% av budsjettet er forbrukt. Dette skyldes oppretting av en feil fra i fjor, da Sandnes fikk refundert Stavangers del av sekretariatets overskudd for regnskapsåret 2007. Feilen er rettet opp i samarbeid og forståelse med kommunen. Denne fakturaen er pr,. 30.04. utestående, slik at denne posten står med 0 i kommuneregnskapet. Revisor har forbrukt ca. 15% i forhold til kommunens regnskapstall, og ca. 28% i forhold til revisors egne tall. Revisor fakturerer etterskuddsvis, slik at kommunens regnskapsstall ikke inneholder medgåtte utgifter i april, mens disse er med i revisors regnskap. Dette kan forklare forskjellen i regnskapstallene. Revisor har knyttet følgende merknader til sin tertialrapport: Forbruk 2009: Årsoppgjøret 2008 er i hovedsak sluttført (noe dokumentasjon gjenstår) og det er utført 2 av 6 mva komp attestasjoner. Det er fortsatt stort etterslep på oppgjør sluttregnskap. 4
På forvaltningsrevisjon er rusvern rapport ferdig, vedlikehold er på høring, tilskudd til lag og organisasjoner og tilskudd/statlige midler er i arbeid mens kvalitet i skole og IKT og personopplysningsloven er i startfasen. Selskapskontroll i Ivar IKS og Forus Næringspark AS er bestilt. Hele årsbudsjett er benyttet til bestilte prosjekt 2009. Bystyret økte budsjettet for 2009 med 400 timer. Det er etterslep på timeforbruk FR som følge av etterslep på kjøpte tjenester vedlikeholdsbudsjett Når det gjelder regnskapet pr. 1. tertial er det samlet sett innenfor normalforbruket. Forslag til Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 1. tertial 2009 til orientering. SANDNES, 04.05.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikt Revisors oversikt 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900015 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.05.2009 18/09 BARNEVERNETS RAPPORTERING TIL FYLKESMANNEN, 2. HALVÅR 2008. ORIENTERINGSSAK Bakgrunn: Med bakgrunn i en tidligere forvaltningsrevisjonsrapport (2006) som omhandlet barnevernet i Sandnes, ba kontrollutvalget i forrige periode om å få framlagt til orientering barnevernets halvårlige rapporteringer til Fylkesmannen, jfr. utskrift av vedtak i sak 31/06. I tråd med dette vedtaket er også en ny gjennomgang av barnevernet prioritert i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon for den inneværende perioden. Saksutredning: Vedlagt ligger saksutredning til Kultur og oppvekst vedr. barnevernets rapportering for 2. halvår 2008 til orientering. Barnevernsjefen ble invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere nærmere om rapporteringen og om generell utvikling innen barnevernet. Hun hadde ikke anledning til å møte denne gangen. Dersom kontrollutvalget føler behov for orientering fra barnevernsjefen, kan hun evt. inviteres til å ha en orientering for utvalget på møtet i juni. Forslag til Administrasjonens tilbakemelding på rapportering til Fylkesmannen for 2. halvår 2008 tas til orientering. SANDNES, 04.05.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Saksutredning til utvalg for Kultur og oppvekst 16.03.09 sak 18/09 Utskrift av kontrollutvalgets vedtak sak 31/06 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.05.2009 19/09 STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. MAI 2009 Bakgrunn: Sekretariatet orienterer kontrollutvalget til hvert møte om status for bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, samt om status for behandlede rapporter i kontrollutvalget, se vedlegg. Saksutredning: Den vedlagte oversikten inneholder prosjekter som er bestilt med anslått dato for ferdigstilling gitt av Rogaland Revisjon IKS. Det er tatt med en egen kolonne for beregnet kostnad fra revisors side for det enkelte prosjekt. Skjemaet inneholder også en oversikt over når lovpålagt tilbakemelding på oppfølging av rapporter skal finne sted. For å gi kontrollutvalget oversikt over hvilke prosjekter som etter hvert vil være ferdig utført, er det til slutt laget en liste over ferdigbehandlede prosjekter i denne perioden. Forslag til Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. mai 2009 til orientering. Sandnes, 04.05.09 Wencke S. Olsen Sekr. leder Vedlegg: Statusoversikt pr. mai 7