Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/01/14 SAK NR 01-201 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 11.12.13 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 11.12.13. Skien, 16. januar 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 11.12.13 Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Hotell Park Inn, Gardermoen Kl 10.15-13.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 11.12.13 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Irene Skiri, styremedlem, Helse Nord, RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Til kl 13.00 Fra regionale brukerutvalg deltok: Njål Idsøe, (vara for Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest) Fra internrevisjonen deltok: Revisor Tove Kolbjørnsen, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Forfall: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra administrasjonen deltok: Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Kjetil Dahl, driftsjef, Pasientreiser ANS Lars Fremstad, leder systemforvaltning, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 55-2013: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 23.10.13 Protokoll fra styremøtet 23.10.13 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 23.10.13. Sak 56-2013: Virksomhetsrapportering pr 31. august 2013 Rapporteringen for september og oktober viser gode resultater for de fleste områder som omfattes av foreliggende rapport. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31.10.13 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2013 til etterretning. Sak 57-2013: Budsjett 2014 Driftsbudsjett 2014 for Pasientreiser ANS har en inntektsramme på 110 millioner kroner. Budsjettet er økt med 3% i forhold til budsjettet som ble fremlagt for 2013 som følge av høyere aktivitetsnivå og en vridning mot prosjektgjennomføring. I budsjettet ligger forutsetninger om løpende fokus på effektiv drift. Det er tatt hensyn til en estimert pris- og lønnsvekst på 3 %. Høy aktivitet på investeringssiden gir ytterligere press på organisasjonen til gjennomføring av disse anskaffelsene, samt økte kostnader til avskrivninger. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2014 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for 2014 som innebærer et samlet kostnadsbudsjett for 2014 på 102,3 mill kroner og et resultatkrav på 8,7 mill kroner 2. Styret godkjenner en investeringsramme på 13 millioner kroner hvorav 5,7 mill kroner er disponert i foreliggende sak. 3. Disponering av resterende investeringsramme vil bli forelagt styret som egne saker. Sak 58-2013: Oppfølging av rapport fra revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Pasientreiser ANS har gjennomført en prosess overfor selskapets eiere v/samarbeidsforum SLA med sikte på å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten fra internrevisjonen om gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Side 3 av 6
Administrerende direktør mener foreliggende forslag til oppfølging gir et godt grunnlag for utkvittering av anmerkede forhold. De fire RHF-ene tar deler av oppfølgingsansvaret. Pasientreiser ANS har tilbudt seg å koordinere arbeidet med en samlet tilbakemelding til eier om gjennomføring av tiltakene. 1. Styret slutter seg til foreslått opplegg for oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser 2. Styret ber om å få seg forelagt en konkret handlingsplan i neste styremøte for områdene der Pasientreiser ANS har oppfølgingsansvar 3. Styret ber Pasientreiser ANS koordinere arbeidet med en samlet rapport om gjennomføring av tiltakene fra de regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS innen juni 2014. Sak 59-2013: Kostnadsutvikling for pasientreiseområdet 2010-2013 AD-møtet fikk i 2011 og 2012 fremlagt oversikt over samlede kostnader for pasientreiseområdet. Møtet ba Pasientreiser ANS koordinere en rapportering på kostnadsutviklingen innenfor pasientreiseområdet i 2013. Vedlagte sak er tilbakemelding til AD-møtet på kostnadsbildet. Saken legges frem for styret til orientering før oversending til AD-møtet. 1. Styret tar saken om kostnadsutvikling innenfor pasientreiseområdet til orientering. 2. Saken oversendes AD-møtet. Sak 60-2013: Sluttrapport, prosjekt kontinuerlig forbedring innenfor direkteoppgjør, Helse Sør-Øst Implementeringen av KF struktur i Helse Sør-Øst har blitt godt mottatt av de fem pasientreisekontorene som deltok i implementerings prosjektet. Kontinuerlig forbedringskompetanse og struktur (LEAN-metodikk) er overført og tatt i bruk ved kontorene i henhold til målsettingen som ble satt innledningsvis for alle kontorene i løpet av analysefasen. Det oppleves fra prosjektet at det er etablert et sterkt eierskap til strukturene for kontinuerlig forbedring og det er således lagt et godt grunnlag og motivasjon for videre arbeid med kontinuerlig forbedring etter at prosjektet er avsluttet. Gjennomførte og pågående tiltak viser allerede konkrete resultater og at det er et stort potensial for gevinstrealisering innenfor spesifikke områder. Mange av områdene er relatert til forbedringer innen prosess og struktur, men det er også avdekket mangler innen systemstøtte. Initiativer innen oppgjørskontroll og samkjøring viser at det er stort gevinst potensial ved å forbedre systemstøtten innen disse områdene. Administrerende direktør ser det som viktig at anbefalingene fra prosjektet følges opp i forhold til å utvikle KF kulturen og for å sikre at beste og lik praksis deles på tvers av kontorer, regioner og nasjonalt. Bedre systemstøtte innen oppgjørskontroll, samkjøring og alternativ systemstøtte har dessuten blitt løftet opp som viktige fokusområder og fått høyeste prioritet, kfr styresak 48-2013 om handlingsplansystemforvaltning behandlet i styret 23.10.13. 1. Styret tar resultatene fra prosjektet til etterretning 2. Styret ser viktigheten av kontinuerlig forbedring som et bidrag i arbeidet med å utvikle og profesjonalisere tjenestene innen pasientreiseområdet. Side 4 av 6
Sak 61-2013: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: Ny oppgave vedr fristbruddpasienter Gjennomføring av tiltak iht plan for internrevisjon 2013 Årlig melding 2013 Videre prosess med utvikling av fremtidsrettet løsning, reiser med rekvisisjon (muntlig orientering) Styrets enstemmige vedtak Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 5 av 6
Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Irene Skiri Roy Smelien Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6