Årsmøte i Ski musikkråd Foajeen i Rådhusteatret mandag 4. februar 2013 Dagsorden for årsmøte: 1. Konstituering Åpning Navneopprop Godkjenne innkalling Godkjenne dagsorden Velge møteleder og møtesekretær Velge to protokollunderskrivere 2. Behandle styrets innstilling vedrørende søknader om medlemskap 3. Behandle årsmelding og arbeidsplan 4. Behandle revidert regnskap 5. Behandle innkomne saker 6. Behandle budsjett, herunder kontingent 7. Valg 1
2. Behandle styrets innstilling vedrørende søknader om medlemskap Det har ikke kommet inn nye søknader om medlemskap. 3. Behandle årsmelding og styrets forslag til endringer i arbeidsplanen Styret Etter vedtak på forrige årsmøte, har rådets styrer og komiteer bestått av: Leder Turid Persen Nestleder Kari Stene Kasserer Anne-Marie Pettersen 1. styremedlem Nina Andersen 2. styremedlem Turid With 3. styremedlem Bjørn Hansen 1. varamedlem 2. varamedlem Aksel G. Roksti Revisor Revisor Valgkomité Valgkomité Valgkomité Eirin Prytz Agnete Ralger Turid With Aksel G. Roksti Merete Gravdal Elizabeth Nerheim kom inn som styremedlem i etterkant av årsmøtet og satt frem til medio juni. Styremøter Styret har i perioden hatt 11 formelle styremøter. I tillegg har det vært avholdt arbeidsmøter i forbindelse med Ski kulturfestival 2012 og Nyttårsfestspill 2013. Samarbeidet internt i styret har vært meget bra i perioden. Styret benytter møtelokaler på Kontra kulturskole til styremøter. Skolens rektor, Bjørn Morten Kjærnes, har observatørstatus på styremøtene. 2
Halvårsmøte Halvårsmøte ble avholdt 22. oktober. Virksomhetsleder Mette Skrikerud åpnet møtet og informerte om aktuelle tema fra kulturavdelingen. Resultatet av musikkrådets spørreundersøkelse for våre medlemmer ble gått igjennom. Det viser seg at musikkrådet har mye og følge opp både når det gjelder lokaler, økonomi og driftsmessige utfordringer. Våre medlemmer ga tydelig tilbakemelding på at felles arrangement som Ski kulturfestival og Nyttårsfestspill er viktige begivenheter som de ønsker å delta på. Resultater fra spørreundersøkelsen og referat fra møtet finner du her http://www.musikk.no/ski/moter/ Andre møter og arrangementer Ski musikkråd har i perioden deltatt i møter med Ski kulturforum, brukerråd for kultur og dialogmøter med politikere. Ski musikkråd arrangerte Nyttårsfestspill 2012 i samarbeid med Ski kulturforum og Ski kommune v/kulturavdelingen søndag 29. januar 2012. Ski musikkråd og Ski kulturforum sto som arrangør for Ski kulturfestival lørdag 2. juni 2012. Musikkrådets musikkstipend 2012 Ski musikkråd mottok 59 søknader på til sammen kr. 841.700,-. 29 søkte om stipend til kjøp av instrument/utstyr og 30 søkte om stipend til egenutvikling i form av kurs, skole o.l. Det ble delt ut 39 stipender på til sammen kr. 330.000,-. En av stipendmottakerne, Joakim Fjeld fra Noas Ark, framførte to sanger som takk for stipendet, til stor glede for publikum. Søkerens navn Tildelt beløp Formål Barnas jazzhus 12 000 lydanlegg Langhus veldig blandede kor 1 500 pianostemmer Skikoret 14 000 høyttalere/sanganlegg Vokalgruppa Mezzo 8 000 mic'er/høyttalere Einar Nygaard 15 000 trommesett Ida Calmeyer Knutsen 23 000 klarinett Karen Gjetrang 24 000 fløyte Karl Erik Huseby 30 000 kontrabass Langhus Blæselag 13 000 althorm Langhus Skolekorps 22 000 klokkespill/minitromboner Martin A. Kringlebotten 26 500 tenorsax Noas Ark 10 000 fargesystem/opplæringssystem Siggerud skolekorps 15 000 3 kornetter Ski musikkråd 30 000 Instrumentkjøp/til utlån medlemmer av SMR 3
Søkerens navn Tildelt beløp Formål/det ble søkt om støtte til ulike kurs: Alexandra Harangen 2 000 Andrine Langebeck 3 000 Sangkurs og instrumentalkurs Anne Cathrine Ekeberg 3 000 NMF sommerkurs på Viken: gult, blått, sort og grått kurs Celine Li Ytternes 2 000 NMF sommerkurs i Skjeberg: gult Christine Skarding Rogne 3 000 Internasjonalt sommerkurs i Søgne for unge jazzinteresserte Daniel Kristoffer Thauland 3 000 Internasjonalt mesterkurs for fløytetalenter i Kristiansand Eirin Avnskog 3 000 Emil Sebastian Vefferstad Løvås 3 000 Emilie Avnskog 3 000 Follo Big Band 7 000 Guro Skullerud 3 000 Hebekk skolekorps 10 000 Henriette Eilertsen 3 000 Inger Sofie Kjeldaas 2 500 Jenny Kristine Frøysa 5 000 Johannes Hansen 2 000 Jørgen Olsrud 3 000 Kasper Skog Rustad 2 000 Konrad Harangen 2 000 Langhus Brass 7 500 Martin Foslund 2 000 Millie Schumann 2 000 Monika Eriksrud 3 000 Robin Foslund 2 000 Ski Mannskor 5 000 Totalt utdelt beløp 330 000 Økonomi Musikkrådet er etter søknad tildelt kompensasjon med kr. 78.600,- fra Lotteri- og stiftelsestilsynet også i 2012. Musikkrådet er videre godkjent som organisasjon knyttet til Storsenter Bingodrift AS og mottar andel av spilleoverskudd derfra. Kontingenten for perioden har for ordinære medlemmer vært kr. 200,- og dette er uendret fra forrige periode. Ski musikkråd mottok kommunal støtte fra Ski kommune på kr. 10.000,-. 4
Medlemskap Ski musikkråd har i dag følgende medlemmer: Kor 7 Korps 12 Storband 3 Andre 4 (De frilynde, Improbasen, Mezzo vokalensemble og Styggen på låven) Assosiert medlem 2 (Kontra kulturskole og Barnas Jazzhus) Til sammen 28 Jubilanter Ski musikkråd forsøker å følge med og være tilstede på våre medlemmers jubileumsarrangementer. Styret oppfordrer medlemsorganisasjonene til å informere om kommende arrangementer! Denne perioden har musikkrådet hatt gleden av å overrekke blomster og hilsener til følgende jubilanter: Kråkstad musikkorps 75 år Follo Cantat 25 år Ski musikkråd ga en bårebukett i anledning Ski Janitsjars leder Karl Svangs bortgang. Utlån/utleie av instrumenter Ski musikkråd eier 4 instrumenter pr. 01.01.2013. Kontra kulturskole har, gjennom en formell samarbeidsavtale med Ski musikkråd, ansvar for å organisere utlån/utleie av instrumentene samt sørge for en trygg oppbevaring av utstyr som ikke er på utlån. Styret har tatt opp med Akershus musikkråd at vi ønsker en forsikringsavtale i tråd med den NMF og andre organisasjoner har. Ski musikkråd Oversikt over eiendeler pr. 01.01.2013 Instrumenter Type Modell Instr.nr. Innkjøpspris Innkjøpsdato Lagernr. Lånt ut til Fløyte Jupiter Prodigy 42573 4400 01.12.2009 Finstad 560 skolekorps Fløyte Jupiter Prodigy 42582 4400 01.12.2009 Kontra 561 kulturskole Tenorhorn B&S 160A 414046 13100 01.12.2009 562 Tenorhorn B&S 160A 413675 13100 01.12.2009 563 Ski skolekorps Hebekk skolekorps 5
Andre eiendeler Sorte klappstoler 80 stk lagret i Ustvedthuset Mobiltelefon Sony Ericsson SE ZYLO 799 Mai 2011 Hos leder PA-anlegg Yamaha Stagepas 300, 2 mic er/ stativ 5990 Mai 2011 Hos leder Printer Phaser 6010 Xerox 1196 Mai 2011 Hos leder Kamera Nicon S8100 2548 Mai 2011 Hos leder I desember 2012 bestilte musikkrådet marimba og chimes. Disse blir levert i begynnelsen av februar. Våre medlemmer vil få informasjon så snart disse er klare for utlån. Informasjon til våre medlemmer Ski musikkråd har egen hjemmeside og egen facebookside. Informasjon som sendes ut til medlemmene publiseres på hjemmesiden. Vi legger også ut nyheter vi tror har interesse for flere, på facebooksiden vår. Vi håper medlemmene våre vil dele informasjon om konserter og andre arrangement ved å legge det ut på facebooksiden vår, og at så mange som mulig av medlemslagene våre og deres medlemmer vil like facebooksiden slik at de kan se ny informasjon som legges ut der. Vi forsøker også å følge med på medlemmenes sider og dele informasjon de publiserer hvis vi tror dette er noe flere kan ha glede av. Hjemmeside : http://www.musikk.no/ski Facebook : http://www.facebook.com/?ref=logo#!/pages/ski- Musikkr%C3%A5d/226565527370927 Ski, 15. januar 2013 Styret i Ski Musikkråd Turid Persen Kari Stene Anne-Marie Pettersen (sign) (sign) (sign) Leder Nestleder Kasserer Nina Andersen Turid With Bjørn Hansen (sign) (sign) (sign) Styremedlem Styremedlem Styremedlem Aksel G. Roksti Elizabeth Nerheim (trådte ut av styret medio juni 2012) (sign) (sign) Varamedlem Varamedlem 6
Arbeidsplan for Ski musikkråd i 2012 Arbeidsplanen (vedtatt på årsmøtet den 6. februar 2012) legger føringer for styrets arbeidsoppgaver og prioriteringer. Arbeidsplanen er organisert i 4 hovedpunkter: Mål 1: Innflytelse Øke musikkrådets innflytelse i kommunen så vel formell, reell og annen innflytelse. Aktiviteter: Gjennomføre halvårsmøter for medlemslagene Å etablere og ha kontakt med politikere og kommunal administrasjon Delta på møter i brukerråd for kulturvirksomhetene Delta aktivt i planprosesser som angår musikklivet Delta aktivt i lokale diskusjoner som angår kulturlivet, i lokalavis, andre lokale media samt sosiale media. Status: Halvårsmøte ble avholdt 22. oktober. Det var god oppslutning og et konstruktivt møte. Se referat på musikkrådets hjemmeside. Styret opplever godt samarbeid med kommunens administrasjon og god kontakt med jevnt over kulturinteresserte politikere. Brukerråd kultur, som ledes av Aksel G. Roksti, har hatt 2 møter i perioden. I planprosessen for bygging av ny Siggerud skole har musikkrådet vært på diverse møter for å sikre egnede lokaler til bruk for det lokale musikklivet. Musikkrådet har vært aktive overfor ØB når det har vært saker vi er opptatt av. Det har imidlertid ikke alltid blitt tatt inn. Dette er for øvrig en av flere saker musikkrådet følger opp i etterkant av spørreundersøkelse og halvårsmøte. Ski musikkråd er registrert på mitt.oblad.no og facebook. 7
Mål 2: lokaler til musikkformål Alle lokale musikklag skal ha reell tilgang til hensiktsmessige lokaler til øving og framføring, med nødvendig utstyr tilgjengelig. Gratisprinsippet skal gjelde for alle øvelokaler, framføringslokaler skal ikke være for dyre å bruke. Det lokale musikklivets tilgang til lokaler fastsettes i overordnede politiske dokumenter (kommuneplan el.lign.). Kommunen i samarbeid med musikklivet lager en helhetlig plan for lokaler til musikklivet. Aktiviteter: Gjøre avtale med Ski kommune om at lag og foreninger skal kunne bruke Rådhusteateret fritt 15 ganger i året. Foreta registrering av lokaler til øving og konserter, å prioritere musikklivets behov for utbedring av disse Gjennomgå rapporter fra Akustikkprosjektet og legge planer for videre arbeid/utbedringer. Status: Styret har ikke jobbet med å få til fri bruk av Rådhusteatret for lokale lag og foreninger. Ski musikkråd har kommet langt i arbeidet med musikklokaler. Pr. dato er de fleste lokalene målt. Det er satt opp en prioritert liste over ønskede utbedringer som er sendt Ski kommune. Neste steg nå er at kommunen v/kulturavdelingen innstiller sak til politisk behandling. Søknadsfristen for å søke tilskudd til utbedring av kulturbygg er 20. mars. Vi har som målsetting at søknad foreligger da. Oversikten over musikkrådets oppsummering og prioritering finner du på vår hjemmeside www.musikk.no/ski/lokaler Mål 3: Rammebetingelser for de lokale musikklagene Alle lokale musikklag skal ha formålstjenlige arbeidsbetingelser i sitt daglige virke i kommunen. Aktiviteter: Å bidra til et hensiktsmessig kommunalt system for tilskudd som er tilpasset det lokale musikklivets behov. Å samle inn og dokumentere musikklivets betydning i kommunen, så vel økonomisk som på andre måter Å dokumentere musikklivets samlede behov for dirigenter/instruktører. Sørge for en avtale med Ski kommune med gjensidige forpliktelser i forhold til kommunikasjon, leveranser og lignende. 8
Status: For første gang på flere år var det i 2012 ikke forslag om vesentlige kutt i den delen av budsjettet som vedrører det frivillige kulturlivet. Imidlertid vil det være et mål og jobbe for økte rammer kommende år. Musikkrådets spørreundersøkelse avdekket at de fleste lagene våre trenger bedre rammebetingelser, ikke minst økonomisk. Punkt 2 og 3 har ikke vært prioritert. Styret foreslår at arbeidet med å dokumentere musikklivets samlede behov for dirigenter/instruktører først settes i gang etter en nærmere drøfting med medlemslagene i forhold til behov/nytte. Kontra kulturskole har tatt initiativ til tettere samarbeid med skolekorpsene, både når det gjelder undervisning og dirigenttjenester. Arbeidet med å samle inn og dokumentere musikklivets betydning i kommunen er en stor oppgave. Første steg blir å definere hva man skal se nærmere på. På grunn av mange andre oppgaver foreslår styret at denne oppgaven nedprioriteres også i kommende periode. Musikkrådet er i dialog med kulturavdelingen om å etablere en samarbeidsavtale mellom Ski kommune og Ski musikkråd. Vi har fått tilbakemelding på at en slik avtale er ønskelig for begge parter, og kulturavdelingen skulle utarbeide et forslag. Dette ser ut til å drøye og vi kommer derfor til å ta det opp igjen i neste møte med kommunen. Mål 4: Konkrete tiltak Fellestiltak for musikklivet gjennomføres av eller i samarbeid med musikkrådet. Kompetansearbeid skal utvikle musikklivet slik at det samlet kan tilby et best mulig aktivitets- og opplevelsestilbud for flest mulig. Aktiviteter: Være medarrangør til en årlig nyttårskonsert i Rådhusteateret Kartlegge medlemslagenes ønsker/tanker om hvilke oppgaver SMR skal gjøre som kan bidra til bedre arbeidsbetingelser for lagene Legge til rette for å gjennomføre Jeg kan ikke synge kurs eller Jeg kan synge litt kurs. Legge til rette for å gjennomføre en korfestival i Ski. Sørge for deltagelse fra Ski musikkråd på landskonferanse og fylkesmøter som arrangeres av Norsk musikkråd hhv Akershus musikkråd Være medarrangør i forbindelse med den årlige Ski kulturfestival Status: Fra og med 2012 arrangeres nyttårskonserten av Ski musikkråd i samarbeid med Ski Kulturforum og Ski kommune v/kulturavdelingen. Nyttårsfestspill 2012 ble en flott konsert, godt gjennomført med god teknisk og praktisk hjelp fra kulturavdelingen. Ski malerklubb hadde utstilling i foajeen. Nyttårsfestspill 2013 er i rute og i skrivende stund gleder vi oss til arrangementet som finner sted 27. januar i Rådhusteatret. 9
Ski musikkråd gjennomførte høsten 2012 en spørreundersøkelse blant våre medlemmer. Vi var spesielt opptatt av lokaler/økonomi og drift. Svarene understreker at musikkrådet har mye og jobbe med. Rammebetingelsene for våre lag og foreninger kan med fordel bli bedre. Ski musikkråd inviterte til Jeg kan ikke synge kurs i forbindelse med Ski Kulturfestival 2012. Dessverre var det så liten oppslutning at det ble avlyst. Ski musikkråd ønsker en eventuell Korfestival i Ski velkommen. Vi oppfordrer kor som er interessert i dette om å ta kontakt med musikkrådet. Ski musikkråd var representert på landskonferansen for lokale musikkråd og kulturnettverk. De mange interessante innlederne kom med spennende innspill omkring temaet samarbeid og samspill; om hvor viktig dette er for utvikling og vekst av musikklivet. Her trengs gode samarbeidsplattformer mellom offentlig og frivillig sektor, man trenger gode lokaler til øving og fremføring av musikk, og ikke minst trenger musikklivet forutsigbare rammer. Ski musikkråd vært representert på møter i regi av Akershus musikkråd. Musikkrådet var med og arrangerte Ski Kulturfestival 2012, spesielt i forhold til å planlegge musikkinnslagene. Vi satte ny rekord i antall deltakere/lag og foreninger og styret fikk mange gode tilbakemeldinger i etterkant av arrangementet. Arrangementet ble imidlertid evaluert i etterkant og punktene derfra vil vi ta med i forberedelsene til Ski Kulturfestival 2013. 4. Behandle revidert regnskap Ski musikkråd ÅRSREGNSKAP 2012 Legges frem på årsmøtet. Ski musikkråd ÅRSREGNSKAP 2012 BINGOINNTEKTER Legges frem på årsmøtet. 10
5. Behandle innkomne saker Det har ikke kommet inn noen saker til behandling fra medlemmene. Fra styret er det en sak til behandling. Med bakgrunn i at styret i Ski musikkråd forvalter betydelige midler foreslås følgende nye punkt tatt inn under nåværende 5 STYRET i Ski musikkråds vedtekter: " 5.3 Bankfullmakter Ski musikkråd har 3 bankkonti. Brukskonto og instrumentkonto disponeres av styreleder og kasserer hver for seg. Kapitalkonto/stipendkonto disponeres av styreleder og kasserer i felleskap." 6. Behandle budsjett, herunder kontingent Forslag til budsjett 2013 Ski musikkråd Inntekter Medlemskontingent 5600 Ski kommune, tilskudd 10000 Refusjon AMR, landskonferanse lokale musikkråd 1500 SUM 17100 Utgifter Representasjon 1000 Administrasjon/møteutgifter 2300 Porto/postboksleie 1600 Kontorrekvisita 500 Gebyr 600 Kjøregodtgjørelse 4500 Støtte samarbeidsprosjekt 2500 Landskonferanse for lokale musikkråd 2000 Nyttårsfestspill, program/plakat 2100 SUM 17100 11
Forslag til budsjett Stipend 2013 Bingoinntekter - Ski musikkråd Inntekter Andel spilleinntekter 213600 Renter 73700 Kompensasjon Lotteri- og stiftelsestilsynet 78600 SUM 365900 Overskudd 23900 Utgifter Stipend 2013 342000 Annonser 0 Gebyr bank 0 SUM 342000 7. Valg Innstilling fra valgkomiteen legges frem på årsmøtet. 12