Med vind i seilene Konkurranseregler Åpen anbudskonkurranse Tolketjenester 2016-2020 Oppdragsgiver: Side:1 av 10 sider
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER 3 1.1 Oppdragsgiver for anskaffelsen 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson 3 2. OM ANSKAFFELSEN 3 2.1 Formål 3 2.2 Kontraktsverdi 3 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 3 4.1 Språk/rettsvalg 3 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 3 4. KONKURRANSEGRUNNLAGET 4 5.3 Omfang 4 5.4 Utlevering / utsending av konkurransegrunnlaget 4 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget 4 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget 4 5. TILBUD 4 6.1 Form og innhold i tilbud 4 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. 4 6.3 Tilbudskonferanse 4 6.4 Tilbudsfrist 5 6.5 Innlevering av tilbud 5 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid 5 6.7 Forbehold 5 6.8 Deltilbud 6 6.9 Alternative tilbud 6 6.10 Priser, rabatter, gebyrer 6 6.11 Tilbakekall eller endring 6 6.12 Vedståelsesfrist 6 6.13 Ansvar for feil m.v. 6 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett 6 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 6 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag 6 7.2 Anskaffelsesprosedyre 6 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud 6 7.4 Tilbudsåpning 6 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist 7 8.1 Retting av åpenbare feil 7 8.2 Avklaringer 7 8.3 Forkastelse og avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud 7 8.4 Avlysing av tilbudskonkurranse 7 8.5 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud 7 8.6 Retur av tilbud 7 8.7 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 7 8.8 Opplysningsplikt 8 8.9 Habilitet 8 8.10 Offentlighet 8 8.11 Taushetsplikt 8 8.12 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 8 9. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 9 9.1 Kvalifisering 9 9.2 Evaluering av tilbud 9 9.3 KONTRAHERING 9 9.3.1 Tildeling av rammeavtale 9 9.3.2 Melding om tildeling av rammeavtale 9 10. TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 10 Side:2 av 10 sider
1. OPPDRAGSGIVER 1.1 Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver er og Tjøme kommune. Det er besluttet at Nøtterøy og Tjøme kommuner skal sammsluttes pr 01.01.2018. Ny felles kommune, Færder kommune vil derfor være oppdragsgiver fra angitt dato. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Kontaktperson for respektive kommuner er: Oppdragsgiver: Tjøme kommune Kontaktperson: E-post: Telefon Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Kontaktperson vedr tilbudskonkurransegjennomføring, se kunngjøringen. 2. OM ANSKAFFELSEN 2.1 Formål 2.2 og Tjøme kommune skal fornye rammeavtale med en leverandør av tolketjenester, primært via telefon eller audiovisuell kommunikasjon samt oversettelser av dokumenter. 2.3 Kontraktsverdi For har anskaffelse av tolketjenester historisk sett en verdi på ca 0,5 mill kr pr år ekskl mva. For hhv og fom 01.01.2018 Færder kommune, jfr kap 1.2, kan det gis et uforpliktende anslag inklusive et antatt økt tjenestebehov tilsvarende en kontraktsverdi over 4 år på 3,0 mill kr eller mer. Generelt antas at behovet vil endres i samsvar med tilstrømmingen av flyktninger til landet. 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 4.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres offentlig i lokalpressen og nasjonalt på DOFFIN For konkurransen gjelder reglene om åpen tilbudskonkurranse uten rett til forhandling, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser, kapittel I og II for uprioriterte tjenester, 2-1 (5). Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god tilbudsskikk. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifikasjonskrav, se kap. 3 i Tilbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Side:3 av 10 sider
4. KONKURRANSEGRUNNLAGET 5.3 Omfang Konkurransegrunnlaget består av kunngjøring, konkurranseregler, kontrakt og tilbudsmappe med vedlegg. 5.4 Utlevering / utsending av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er gjort tilgjengelig på DOFFIN og kan lastes ned derfra. 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige inntil tilbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre tilbudsgrunnlaget inntil tilbudsfrist. Endringer som angitt og anonymiserte svar på spørsmål og merknader til konkurransegrunnlaget sendes konkurransedeltagerne direkte. 5. TILBUD 6.1 Form og innhold i tilbud Tilbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i konkurransegrunnlaget. Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som fremgår av tilbudsmappe. Tilbudet skal inneholde evt forbehold samt utfylt kravspesifikasjon og prisspesifikasjon m.m. Tilbudet skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål til tilbudskonkurransegrunnlaget skal rettes til kontaktperson, se kap 1.3 og være fremsatt skriftlig pr e-post snarest mulig og senest: onsdag, den 04. mai 016. Svar på spørsmål vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene via den automatiske meldings- og nedlastingsrutinen på DOFFIN så snart som praktisk mulig. 6.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført særskilt tilbudskonferanse. Side:4 av 10 sider
6.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: onsdag, 11.05.2016, kl. 13.00. Tilbud sendes eller innleveres: Servicesenteret Postboks 250 Tinghaugveien 16 3163 BORGHEIM 6.5 Innlevering av tilbud Tilbudet skal innleveres skriftlig iht. Tilbudsmappen i lukket og merket forsendelse i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, se Tilbudsmappen side 3. Det skal benytte en tilbudsmappe for hvert enkelt avtaleområde. Er ikke forsendelsen lukket og merket vil tilbudet bli avvist. Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er fremgår av Tilbudsmappe og være undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Eksakt dato og klokkeslett for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Tilbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post at tilbud er sent i posten. Vedlegg til tilbud som angitt i Tilbudsmappe kap 9, skal innleveres sammen med tilbudet. Tilbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket: Tilbud rammeavtale tolketjenester. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen er tilbyders ansvar. 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid Deltager i konkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 6.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist. Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbeholdet skal 1) presis og entydig beskrevet, 2) hvilke andre konsekvenser forbehold får slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til Side:5 av 10 sider
- tas inn i endringsprotokoll som vedlegges tilbudet i utfylt stand, se kap. 2 i tilbudsmappen for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 6.8 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud. 6.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. 6.10 Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på prisskjema, kap. 4.1.3 i Tilbudsmappen. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer. 6.11 Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud. 6.12 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er den 15. oktober 2016. 6.13 Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett Telegram / telex / telefax / diskett godtas ikke som tilbud. 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni 2001. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 7.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpne tilbudskonkurranse der alle interesserte leverandører har anledning til å inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag og får anledning til å levere inn tilbud. 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. Det skal utstedes kvittering for mottakelse av tilbud. 7.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Protokollen oversendes konkurransedeltagerne etter tilbudsåpning. Side:6 av 10 sider
7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Dersom ikke dokumentasjon forespurt om mht kvalifikasjonskravene er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattest og merverdiavgiftattest innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Se punkt 5.13 om avvisning og forkastelse av tilbud. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 8. 8.1 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 8.2 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandling. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf FOA 11-11. 8.3 Forkastelse og avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er innlevert i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer i dette, herunder at tilbud skal innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og vedlegg til denne (dokumentasjon oa). 8.4 Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 13-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering eller manglende godkjenning fra politisk nivå. 8.5 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli avvist. For nærmere om avvisning av tilbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. http://lovdata.no/for/sf/fa/xa-20060407-0402.html Det vises her til følgende paragrafer: 11-10 (Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) 11-11 (Avisning på grunn av forhold ved tilbudet) 11-12 (Avvisning av unormalt lavt tilbud) 11-13 (Fremgangsmåten ved avvisning) 8.6 Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert. 8.7 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert tilbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 11-5. Side:7 av 10 sider
8.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. 8.9 Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 8.10 Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i tilbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det. 8.11 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 8.12 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Side:8 av 10 sider
9. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 9.1 Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i tilbudskonkurransen. 9.2 Evaluering av tilbud Tilbydere som anses kvalifiserte, får evaluert tilbud sammen med beskrivelser, innlevert dokumentasjon og referanser, ref Tilbudsmappe, kap 6 vedr kriterier som det innhentes referanser på. Evaluering foretas iht tildelingskriterier som angitt nedenfor, og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som har innlevert beste tilbud ift resp tildelingskriterier gis karakteren 10. Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon, jfr Tilbudsmappe, kap 5. Tilbyder som ikke har besvart krav gis karakteren 0. Tilbyder som ikke har besvart krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i tilbuds- / priskonkurranse. Tildelingskriteriet: avtaleverdi karaktersettes iht lineær metode: 10 ((tilbud billigste/beste tilbyder) / billigste/beste tilbyder) = Karakter Tildelingskriteriene vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd score. Sum oppnådd score for alle tildelingskriteriene gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Tilbud vil bli evaluert og rangert som følger: 1 Pris 1.1 2.1 Tildelingskriterier Karakter: Vekt: Score: Avtaleverdi *) ikl. prisindeks og kostnadskonsekvens av forbehold 2 Kvalitet Faglig spiss- og breddekompetanse (nivå og antall språk) 40 % 40 % 2.2 Leveringsgaranti 20 % SUM 100 % *) For beregning av avtaleverdi benyttes totalkostnad for et estimert, uforpliktende tjenestekjøp på 1.000 timer pr år som angitt i prisskjema. Der timepriser ikke er oppgitt benyttes høyeste tilbudte pris pr nivå. Dersom det ikke er gitt tilbud på ett eller flere nivåer, benyttes gjennomsnittlig tillegg / fradrag på 25 % i timepris for hhv lavere / høyere nivå. Oppdragstager skal i Tilbudsmappe, kap 5 beskrive hvordan tildelingskriteriet kvalitet skal oppfylles. 9.3 KONTRAHERING 9.3.1 Tildeling av rammeavtale Rammeavtale tildeles leverandør som oppnår høyest score, jfr kap 9.2. 9.3.2 Melding om tildeling av rammeavtale Melding om tildeling av kontrakt og redegjørelse for valg av leverandør sendes uten ugrunnet opphold til samtlige kvalifiserte tilbydere. Med forbehold om evt klager og klagebehandling vedr tildeling av kontrakt, inngås kontrakt etter en karensperiode på 10 dager. Side:9 av 10 sider
10. TENTATIV FREMDRIFTSPLAN Iht fastsatte frister som fremgår av kap 5, vil anskaffelsens fremdrift være som angitt nedenfor. Det tas forbehold om endringer i fastsatte frsiter som vil ha betydning for anskaffelsens fremdrift. Prosess: Kunngjøring 21. Frist for å fremme spørsmål Milepæler Tilbudsfrist 11. Tildeling av kontrakt 21. Karensperiode Kontraktsinngåelse 01. 2016 April Mai Jun Aug Sep Okt Nov Vedståelsesfrist 15. Side:10 av 10 sider