3/19/2015 Redegjørelse Utvikling og forbedring av HiOAs system for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS
Innhold Redegjørelse for hva HiOA har gjort for å utvikle og forbedre systemet for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningene... 1 1. Styrking av rapportering på kvaliteten i utdanningen... 2 2. Implementering av kvalitetssystemet... 3 3. Analyse og behandling av forslag til kvalitetsforbedrende tiltak i kvalitetsrapportene... 4 4. Tilpasset kvalitetssikringssystem for studier i andre og tredje syklus... 5 5. Involvering av stipendiatene og studentene i kvalitetsarbeidet... 6 Presentasjon av kvalitetssystemet... 7 Vedlegg... 7 Redegjørelse for hva HiOA har gjort for å utvikle og forbedre systemet for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningene Den 24. september 2014 mottok HiOA brev om NOKUTs styrevedtak av 18. september 2014 om underkjenning av HiOAs system for kvalitetssikring av utdanningene. I henhold til NOKUTs forskrift fikk HiOA en frist på seks måneder til å videreutvikle systemet i tråd med sakkyndig rapports anbefalinger. HiOA har lagt vekt på følgende: Implementering av kvalitetssystemet på alle nivå og blant studenter og ansatte Utvikling av et helhetlig kvalitetssystem for tredje syklus, forskerutdanningene Tydeliggjøring av roller, ansvar og tilbakemeldingssløyfer for alle tre sykluser Presisering av ansvar, roller og oppgaver knyttet til veiledede oppgaver og praksis Iverksetting av ulike forskningsprosjekter på studiekvalitet i profesjonsutdanningene i regi av Program for fremragende profesjonskvalifisering (FPK) Utvikling av opplæringstiltak for studenttillitsvalgte og forsterking av studentdemokratiet Etablering av strukturer og rammer for å stimulere til flere studentforeninger ved HiOA - Operasjon HiOA Utdanningsledelse og kvalitetskultur prioriteres og fokuseres i strategiske og budsjettmessige satsninger. Dette er prosesser som tar tid. HiOA har jobbet systematisk med informasjon om og rutiner for rapportering for studieåret 2013-2014. Det har vært holdt møter og workshops for dem som hadde ansvaret for fakultetenes rapporteringer. Fakultetene har gitt tilbakemeldinger om hvordan systembeskrivelsen fungerte for utføring av rutiner og oppgaver, og nødvendige tilpasninger er innarbeidet i den reviderte beskrivelsen. Den 10. februar vedtok HiOAs Styre «System for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningene ved HiOA». I det følgende vil utviklingen av kvalitetssystemet med grunnlag i sakkyndig komités anbefalinger bli utdypet. Deretter vil de sentrale elementene kvalitetssystemet bli omtalt. 1
1. Styrking av rapportering på kvaliteten i utdanningen Rapportering om kvaliteten i utdanningen må styrkes og særlig på institusjonelt nivå. Komiteen mener høgskolen må sørge for at studieutvalget og doktorgradsutvalget følger opp sine mandat om å gi råd til styret/institusjonsledelsen i viktige spørsmål. Alternativet er at mandatet endres. Det nye kvalitetssystemet bør inneholde en presis ansvars- og rutinebeskrivelse tilknyttet opplegget for rapportering, slik at systemet raskt kan operasjonaliseres. Kvalitetsrapporteringen for studieåret 2013-2014 ble gjennomført etter retningslinjene i systembeskrivelsen vedtatt av HiOAs styre 12. mars 2013. Fakultetene beskrev tilstanden og analyserte behov for kvalitetsutvikling etter de fem kvalitetsdimensjonene i kvalitetssystemet og foreslo tiltak. Data besto hovedsakelig av emneevalueringer, HiOAs egne studentundersøkelser og kandidatundersøkelse, Studiebarometeret for 2013, og opptakstall for 2013 (Samordna Opptak og opptakstall for masterutdanningene ved HiOA). I henhold til prosedyren ble instituttenes kvalitetsrapporter, med programrapportene som underlagsrapporter, behandlet i fakultetenes studieutvalg. Studieutvalgene behandlet instituttrapporter og grunnlagsmateriale, og sendte i noen tilfeller rapportene tilbake til instituttene for forbedringer. Fakultetenes rapporter ble laget på bakgrunn av instituttrapportene. De fakultetsvise studieutvalgene vurderte foreslåtte tiltak og utarbeidet tiltak på fakultetsnivå, ga råd til fakultetets styre og til ledelsen ved HiOA om videre oppfølging. Behandling i institusjonens studieutvalg, doktorgradsutvalg og læringsmiljøutvalg HiOAs studieutvalg har behandlet forslag til kvalitetsrapport med grunnlagsdokumenter (fakultetenes rapporter) og utarbeidet tiltak for kvalitetssikring og utvikling av utdanningene i første og andre syklus overfor styret (se oversikt over tiltak i eget vedlegg i kvalitetsrapporten). Utvalget vurderte også helhet og sammenheng gjennom alle tre syklusene. Doktorgradsutvalget behandlet samlet rapport for kvalitet i forskerutdanningene, med forskerutdanningenes kvalitetsrapporter som grunnlag. Utvalget vurderte forslag til tiltak og kom med sin anbefaling til HiOAs styre (se vedlegg i kvalitetsrapporten). Fakultetenes kvalitetsrapporter ble behandlet i HiOAs læringsmiljøutvalg. Læringsmiljøutvalget forslo tiltak og ga råd til HiOAs styre (se vedlegg i kvalitetsrapporten). Studentrepresentantenes stemmer har vært viktige i alle disse utvalgene og studentene har bidratt svært positivt og aktivt i prosessen. Årsrapporten har også vært diskutert og behandlet i Rektors ledermøte, som består av rektorat, direktør, dekaner og senterledere. Utarbeidelse av presis ansvars- og rutinebeskrivelse tilknyttet opplegg for rapportering Oppfølgingen av komiteens råd om presiseringer av ansvars- og rutinebeskrivelser ble gjennomført parallelt og i sammenheng med arbeidet med kvalitetsrapportering, med særlig vekt på rollene til de ulike ledernivåene og for utvalgene på fakultets- og institusjonsnivå. Beskrivelsene av ansvar og prosedyrer ble innarbeidet i den reviderte systembeskrivelsen (se systembeskrivelsens vedlegg). Prosessfiguren i kvalitetssystemet er også justert for å tydeliggjøre de ulike prosessene og tilbakemeldingssløyfene for å lukke avvik på de ulike nivåene. 2
2. Implementering av kvalitetssystemet Høgskolen må snarest ta i bruk det nye vedtatte kvalitetssystemet. Høgskolen kan vurdere å innfase dette gradvis og i etapper. Komiteen er kritisk til at høgskolen har kommet sent i gang med å ta i bruk systemet. Høgskolen bør vurdere å knytte ambisjonene om å bli universitet sterkere til det systematiske kvalitetsarbeidet. Et eksempel på dette vil være å evaluere hvilke konsekvenser programmet om fremragende profesjonskvalifisering gir for kvaliteten i utdanningen. Høgskolen har tatt i bruk det nye vedtatte kvalitetssystemet for 1. og 2. syklus. For 3. syklus ble det utarbeidet et mer helhetlig og tilpasset kvalitetssystem høsten 2014 med vedtak i Styret 10. februar 2015 (se kapittel 4). HiOA valgte å ta i bruk og dermed prøve ut dette systemet for forskerutdanningene ved kvalitetsrapportering for 2013-2014. DGU sentralt behandlet den samlede kvalitetsrapporten og kom med sine anbefalinger som gikk til styrebehandling 10. mars. Ettersom de fleste doktorgradsprogrammene er i en oppbyggingsfase, har en for 3. syklus lagt særlig vekt på rapportering på inntakskvalitet og oppstartfasen, og det ble foretatt en egen kartlegging av inntakskvaliteten i utdanningene våren 2014 som ble behandlet i DGU og FoU-utvalg sentralt (jfr. Kvalitetsrapport 2013-2014, s 18). Det systematiske kvalitetsarbeidet skal avdekke både svikt og særlige positive trekk og god kvalitet på alle områder, også på områder som kan svekke eller styrke høgskolens universitetsambisjoner. Rekruttering av og andel undervisere med førstestillingskompetanse på bachelorutdanningene, og bruk av forskningsresultater i undervisningen er viktige områder å følge opp (se kvalitetsrapporten, kapittel 4.4). Resultater fra sisteårsundersøkelsen og kvalitetsrapportene fra fakultetene viser at studentene i høy grad har fått presentert forsknings- og utviklingsarbeid i undervisningen, også der andelen førstestillinger er lav. Det foregår med andre ord godt kvalitetsarbeid knyttet til forskningsbasert undervisning, noe HiOA ønsker å styrke i tiden framover. Studieutvalget anbefalte at dekanene det kommende året lager «tiltaksplan for å øke bruken av FoU i undervisningen» (se kvalitetsrapportens vedlegg om studieutvalgets tiltak). HiOA har også i denne perioden jobbet systematisk med å få opp førstestillingskompetansen gjennom nye rekrutteringer (se årsrapport). Program for fremragende profesjonskvalifisering (FPK) er blitt ytterligere videreutviklet for å understøtte HiOAs utdanningskvalitet og kvalitetssystem. Arbeidet, som foregår i regi av Senter for profesjonsstudier (SPS) skjer særlig på tre hovedområder: 1) følgeforskning og evaluering av utdanninger, der sykepleieutdanningene så langt har fått høyest prioritet, 2) formidling av forskning og nye undervisningsformer for ansatte og studenter (seminarer, blogg og kunnskapsportal for undervisere), og 3) dokumentasjonsarbeid og forskning som er direkte innrettet mot utvikling av kvalitetssystemet (indikatorutvikling og bruk av data og forskning for å styrke utdanningskvalitet). Se http://www.hioa.no/om-hioa/sps/program-for-fremragende-profesjonskvalifisering-fpk. Programmets bidrag til videreutviklingen av utdanningskvalitet og kvalitetsindikatorer vil inngå som eget punkt i de årlige kvalitetsrapportene. FPK skal evalueres i 2016. 3
3. Analyse og behandling av forslag til kvalitetsforbedrende tiltak i kvalitetsrapportene Analyser, vurderinger og forslag til tiltak for forbedringer av kvaliteten i utdanningen må gjennomgående gis større oppmerksomhet og dokumenteres bedre. Komiteen mener det er avgjørende for en institusjon som HiOA, at analyser, vurderinger og forslag til tiltak også utføres på et overordnet institusjonelt nivå. Høgskolen må avklare hva målsetningen med det omfattende rapport- og utredningsarbeidet som er utført på praksisstudier er. Høgskolen bør vurdere å knytte arbeidet tydeligere til det oppfølgende kvalitetsarbeidet. om å utføre overordnet analyse, vurderinger og forslag til tiltak på et overordnet institusjonelt nivå er i tråd med kvalitetssystemet som ble vedtatt i mars i 2013, men som ikke ble implementert før i rapporteringen for studieåret 2013-2014. For å sikre at HiOA har et kvalitetssikret, felles og sammenliknbart datagrunnlag er det igangsatt omfattende egne studentundersøkelser som ble gjennomført første gang våren 2014. Undersøkelsene skal gjøres årlig og er organisert etter studieår. «Førsteårsstudenten» (første studieår bachelor- og masterstudenter) gjennomføres blant HiOAstudenter i slutten av studentenes første studieår. Undersøkelsen tar opp hvordan studentene har funnet seg til rette, hvor mye innsats legges ned i studiene og hvor fornøyde de er med studieprogrammet NOKUTs Studiebarometer gjennomføres blant alle andreårsstudenter på bachelor- og masternivå «Sisteårsstudenten» gjennomføres blant HiOA-studenter som er i gang med siste studieår av et bachelorprogram eller en allmennlærerutdanning. Undersøkelsen tar opp temaer som omhandler undervisningsformer, læringsmiljø, praksis og vurderingsformer. Kandidatundersøkelsen måler hvor fornøyd kandidater er med utdanningen sin etter at de har fått noe arbeidserfaring. Undersøkelsen ble sendt ut til kandidater fra følgende HiOA-utdanninger i 2012 og 2013: Allmennlærerutdanning, bachelor i sykepleie, bachelor i barnevern, bachelor i sosialt arbeid og bachelor i ingeniørfag. Fakultetene har analysert data fra de ovennevnte undersøkelser og fra emneevalueringer, rapporter fra eksterne sensorer og eksterne evalueringer av sine utdanninger i kvalitetsrapportene sine. På bakgrunn av disse analysene gjorde fakultetene sine faglige vurderinger og foreslo tiltak for å lukke avvik på lavest mulig nivå og videreutvikle kvaliteten i utdanningene. Institusjonens kvalitetsrapport er basert på fakultetenes rapporteringer og egne analyser av undersøkelsene. Utvalgene ved HiOA (studieutvalget, doktorgradsutvalget og læringsmiljøutvalget) har behandlet forslagene til tiltak. Når det gjelder tidligere rapport og utredningsarbeid ved HIO om praksisstudier, omfatter komiteens påpekning en videre problemstilling om systematisering og oppdatering av kunnskap i utdanningsledelse på ulike nivå. Her er det grunn til å anta at praksis varierer, og at implementering av kvalitetssystemet i seg selv vil gi økt oppmerksomhet om kunnskapsgrunnlaget for bedret utdanningskvalitet. På institusjonelt nivå har HiOA i regi av FPK igangsatt systematisering av utredningskunnskap om sykepleieutdanningene. Det er også satt i gang et prosjekt for å kartlegge utdanningslederes bruk av kunnskap (utredninger, forskning og egne data) ved institusjonen. 4
KD ga i 2013 UHR i oppdrag å sette i gang et nasjonalt prosjekt om «Kvalitet i praksisstudier». 1 HiOA deltar aktivt i prosjektet og tar i bruk resultatene fra prosjektet når det kommer til videre utvikling av kvalitetsindikatorer for praksis i de aktuelle utdanningene. 4. Tilpasset kvalitetssikringssystem for studier i andre og tredje syklus Høgskolen bør utarbeide et mer tilpasset kvalitetssikringssystem for studier i andre og tredje syklus, hvor en tar hensyn til størrelsen på studietilbudene. HIOA har fulgt opp komiteens råd gjennom revideringen av kvalitetssystemet, vedtatt av Styret 10. februar 2015. I revideringen er det særlig lagt vekt på tilpassing for studier i andre og tredje syklus. Det er tatt hensyn til studienes varierende størrelse gjennom fleksibilitet i evalueringene og studentundersøkelsene. Andre syklus Et av særtrekkene ved studier i andre syklus er at den individuelt veiledede masteroppgaven utgjør en stor del. For å kvalitetssikre veiledning er det i tråd med komiteens råd lagt inn en beskrivelse av hva som kjennetegner kvalitet på individuelle veiledninger, hvilke plikter veileder har, og hvilke rettigheter og plikter studenten har. Det skal i løpet av våren 2015 utarbeides mal for rapport på evaluering av individuell veiledning. Denne skal gjelde for andre situasjoner der individuell veiledning er en del av undervisningen. I tillegg er det etablert retningslinjer for behandling av klage på veiledning og undervisning som skal fange opp svikt i kvaliteten. Tredje syklus HiOA hadde høsten 2014 en prosess for å utarbeide et helhetlig kvalitetssystem for tredje syklus. Kvalitetssystemet var et hovedtema på alle møtene i institusjonens doktorgradsutvalg. Kvalitetssystemet for tredje syklus utgjør en egen del i systembeskrivelsen fordi forskerutdanningene i innhold og struktur er så vidt forskjellige fra utdanningene i første og andre syklus. Kvalitetssystemet for tredje syklus omfatter de samme fem kvalitetsdimensjonene som første og andre syklus, se beskrivelse av endringene avslutningsvis i denne redegjørelsen og i kapittel 3 i «System for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningene ved HiOA» (vedlegg). 1 Målet med prosjektet er «å gjennomføre et nasjonalt utviklingsarbeid som skal bidra til å heve kvaliteten og sikre relevansen i de eksterne praksisstudiene i helse- og sosialfagutdanningene, slik at de kan møte framtidens kompetansebehov.» se for øvrig: http://www.uhr.no/prosjekter/kvalitet_i_praksisstudier 5
5. Involvering av stipendiatene og studentene i kvalitetsarbeidet Studentene og stipendiatene må engasjeres bedre i det systematiske kvalitetsarbeidet. Høgskolen bør vurdere tiltak som kan inspirere flere studenter til å delta i tillitsvalgtsarbeidet, og legge til rette for opplæring av tillitsvalgte studenten med kurs og liknende. Ressursgruppa, bestående av kvalitetsrådgivere fra hvert fakultet har hatt et fast studentmedlem. Studentene har vært representert i prosjektgruppa for revisjonsarbeidet for første og andre syklus og har for øvrig deltatt i arbeidsgrupper for revisjonsarbeidet. Studentparlamentet i samarbeid med de fakultetsvise studentrådene har arbeidet aktivt med å få studentene engasjert. Studentene sier i emneevalueringer og i studentundersøkelsene at deres deltakelse har innflytelse kvalitetsutviklingen av utdanningene. Stipendiatene deltok aktivt i arbeidet med utviklingen av kvalitetssystemet for forskerutdanningene gjennom stipendiatforum. Tydelige rolle- og oppgavebeskrivelser av studentenes og stipendiatenes rettigheter og ansvar i kvalitetssystemet forventes også ha en positiv effekt på de to gruppenes engasjement i kvalitetsarbeidet. Informasjonsarbeid rettet mot disse to gruppene er høyt prioritert, eksempelvis gjennom studiekvalitetssaker på HiOAs nettsider. Høsten 2014 igangsatte Studieadministrasjonen et opplæringsopplegg, kalt «Bli kjent-dager» for studenttillitsvalgte som skal arrangeres hvert år. Temaene som ble tatt opp i opplæringen HiOAs visjon, strategi, verdier og organisering, studentenes rolle i ulike styrer, råd og utvalg, HiOAs forventinger til studentrepresentantene, betydningen av FoU for utvikling av utdanningene og profesjonene og til sist Studieadministrasjonens oppgaver. Studentparlamentet har også jobbet aktivt med å synliggjøre sitt arbeid og inspirere til økt deltakelse i tillitsvalgtsarbeidet. I årsrapporten melder Studentparlamentet rapporterer blant annet at: «Både AU 13/14 og AU 14/15 har videreført tidligere arbeid med å synliggjøre SP-HiOA for både ansatte og studenter, gjennom presentasjoner, informasjonsrunder, media etc. AUene har jobbet med skolering og oppfølging av tillitsvalgte, noe som gjør det lettere for nye å bli med i studentpolitikken på HiOA. ( ). Av konkrete saker AUene har jobbet med er et studiepoenggivende emne for tillitsverv, innmelding/registering av tillitsvalgte, felleskursing i regi av HiOA, etc. ( ).» SiO Foreninger gjennomførte Operasjon HiOA i 2014. Det er et tiltak for å øke aktiviteten i studentmiljøet på HiOA. Kartleggingen viste at det var stor variasjon i aktivitet mellom ulike fakulteter og miljøer på HiOA. Det ble også klart at de studentpolitiske organene, studentrådene, var bedre utbygd enn foreningsmiljøene og at mange steder ble det faglig-sosiale aspektet ivaretatt av disse studentrådene. Det er laget en oppfølgingsplan for å få opp foreningsaktiviteten ved HiOA basert på forslagene som fremkom i sluttrapporten for Operasjon HiOA. Arbeidet har så langt bidratt til at det er etablert 19 nye studentforeninger ved HiOA. 6
Presentasjon av kvalitetssystemet Det reviderte kvalitetssystemet er todelt fordi den organisatoriske strukturen rundt forskerutdanningene og utdanningene i første og andre syklus er forskjellige. Første del av systembeskrivelsen omhandler høgskolekandidat-, bachelor-, årsstudier, etter- og videreutdanning og masterutdanningene (dvs. utdanninger i første og andre syklus), andre del omhandler forskerutdanningene (dvs. utdanningene i tredje syklus). Systembeskrivelsen har fire vedlegg: 1) kvalitetsindikatorer for de tre syklusene 2) skjematisk oversikt over roller, ansvar og oppgaver i rapporteringsprosessen 3) beskrivelse av rapporteringsprosessene 4) årshjul. I tråd med nasjonale og HiOAs egne forskrifter for ph.d.-utdanningene benyttes ph.d.-kandidat om studenter opptatt i et ph.d.-program. Studieutvalgets og doktorgradsutvalgets mandat Systembeskrivelsen er i henhold til dagens mandater for studieutvalget og doktorgradsutvalget. Systembeskrivelsen bli endret på rektors fullmakt før nye mandat trer i kraft 1. august 2015. Endringer som er gjort Følgende hovedendringer er gjort i kvalitetssystemet for første og andre syklus: Tre av de fem kvalitetsdimensjonene har endret navn for å tydeliggjøre innholdet i kvalitetsdimensjonene og tilpasse kvalitetsdimensjonene til tredje syklus Beskrivelse av rapporteringsprosess er beskrevet i eget vedlegg (se systemets vedlegg) Detaljert beskrivelse av datagrunnlag er tatt inn For at kvalitetssystemet skal være tilpasset andre syklus (masterutdanningene), er det tatt inn et kapittel som beskriver kvalitetssikring av faglig veiledning på masteroppgaven (gjelder også bacheloroppgaven der dette passer) Beskrivelse av kvalitetssikring av praksisstudiene De vesentligste tilpasningene i kvalitetssystemet for tredje syklus: Tilpasset rolle og ansvarsbeskrivelse for tredje syklus i arbeid med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling Utvidet beskrivelse av veilederforholdet Beskrivelse av evaluering av felles opplæringsdel Beskrivelse av oppfølging av ph.d.-kandidaten underveis i avhandlingsdelen Tilpasset kvalitetsindikatorer for tredje syklus (se systemets vedlegg 1) En skjematisk oversikt over roller, ansvar og oppgaver for aktører i tredje syklus inngår i systemets vedlegg 2 Beskrivelse av prosess for rapportering (systemets vedlegg 3) Vedlegg 1) Systembeskrivelse «System for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningene ved HiOA» med vedlegg (indikatortabell, tabell roller og oppgaver, prosessbeskrivelse, årshjul,) 2) Kvalitetsrapport for studieåret 2013-2014 med vedlegg 3) HiOAs Årsrapport for 2014 7
8