06.11.2012 Konkurransegrunnlag Del I Modulbaserte omsorgsboliger Larvik Kommunale Eiendom KF er et kommunalt foretak som ble opprettet i 2009 og forvalter Larvik kommunes eiendomsmasse.
1 Anskaffelsens formål og omfang Larvik Kommunale Eiendom KF ønsker å gå til anskaffelse av 3 stk. modulbaserte omsorgsboliger i Dronning Gydas vei 1, samt 2-4 stk. i Hoffsgate 33 i Larvik Kommune. Boligene skal være tilpasset brukere med behov for robuste material og inventarløsninger. Det er et overordnet ønske om bruk av moduler for å begrense byggetid på byggeplass, samt de fordeler det gir med mulighet for endringer og mulighet for å flyttes til andre lokasjoner. Boligene skal utføres ihht. alle gjeldende lover og forskrifter inkl. krav om universell utforming. Hver boenhet skal tilrettelegges med 1 soverom med plass til dobbeltseng på min. 160cm bredde. Boligene/prosjektet skal kunne godkjennes av Husbanken og deres retningslinjer, med de krav utover TEK 10 som gjøres gjeldende for å kunne utløse lån,- og tilskuddsordninger. Prosjektet er ikke tegnet og tegninger forutsettes levert av anbyder til anbudsåpningen, vinnerens forslag vil bli benyttet som grunnlag for byggesøknad. Plan,- og fasadetegninger samt situasjon.-/utomhusplan skal derfor inngå som en del av tilbudet. Dette tegningsgrunnlaget skal også benyttes til søknad om Husbankmidler hvor godkjenning vil være avgjørende for å gjennomføre prosjektet. I møte med plan/byggesak i Larvik kommune fremkommer ønske/krav til god estetisk tilpasning til naboeiendommen «Lilleskogen Borettslag» som har et «moderne preg». Dette gjelder spesielt for boligene til Dronning Gydasvei 1. Uteområdene skal opparbeides med god inndeling til hver enhet med nettinggjerde og hekkbeplanting for å gi beboerne en god avskjerming mot hverandre og omgivelsene. Uteområder ønskes i størst mulig grad å ha et minimum av vedlikeholdsbehov. På eiendommen i Dronning Gydasvei 1 står det i dag en bolig på 1 ½ etg. med kjeller som må rives og forventes å være en del av entreprisen, samt et mindre garagebygg i Hoffsgate 33. Se vedlagte bilder i BOK2. Planlagt byggestart så raskt som mulig, antatt medio desember 2012, med ferdigstillelse innen 01.05.2013. Det gjøres oppmerksom på at Larvik Kommunale Eiendom KF som oppdragsgiver tar forbehold om endelig godkjenning og finansiering av prosjektet. Dette innebærer at hele eller deler av prosjektet eventuelt ikke kommer til utførelse. Det kan også medføre at Hoffsgt. 33 kan komme til utførelse før entreprisen i Dronning Gydasvei 1. 1.1.1 Kontrakts bestemmelser for byggearbeider utført for Larvik kommune NS 8407 gjelder i sin helhet med følgende unntak: Betalingsfrist settes til 30 dager og ikke 28 dager som i standarden. Endringer vedr. sikkerhetsstillelse: Byggherre stiller ikke sikkerhet. 1.1.2 Øvrige dokumenter som inngår i kontrakten - Konkurransegrunnlag del I dette dokument - Konkurransegrunnlag del II - Kvalifikasjonskrav med følgende vedlegg; (i separat konvolutt) Skatteattest Merverdiavgiftattest HMS-erklæring Firmaattest Siste årsberetning Referanseprosjekter Side 2 av 7
Oversikt over leverandørens bemanning for dette prosjekt Tidsplan - BOK 0 - Generelle krav til totalentreprenørens ytelser. - BOK 1 Prisbærende del - BOK 2 - Rom,- og funksjonsbeskrivelse. 2 Generelt om tilbud 2.1.1 Kunngjøring Anskaffelsen gjennomføres i henhold til forskriftens del II i Lov om offentlige anskaffelser. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Konkurransen følger reglene for anbudskonkurranse med forhandling. Konkurransen er kunngjort offentlig i Doffindatabasen www.doffin.no og Østlandsposten. 2.1.2 Kontaktperson i anskaffelsesprosessen Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen er: For faglige spørsmål: Jørn Molteberg, Mobil 98 23 15 11, jorn.molteberg@larvik.kommune.no For kontraktuelle og merkantile spørsmål: Jørn Molteberg, Mobil 98 23 15 11, jorn.molteberg@larvik.kommune.no 2.1.3 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål. Tilbudsfrist (tilbudet skal være LKE KF i hende) Tilbudsåpning: Vedståelsesfrist: 6 mnd Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal sendes på e-post. 30.11.2012 kl.12.00 07.12.2012 kl.12.00 07.12.2012 kl.12.30 LKE vil løpende ta i mot og besvare spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget. Svarene vil bli anonymisert og likelydende svar vil fortløpende bli lagt ut i Doffin databasen som tilleggsdokument. Side 3 av 7
2.1.4 Anbudsbefaring Det vil bli avholdt anbudsbefaring torsdag 15.11.2012 kl.12.30 på Dronning Gydasvei 1 og ca. kl.13.30 på Hoffsgate 33. 2.1.5 Innlevering og innleveringsfrist Tilbudet leveres i en lukket konvolutt for hele tilbudet. I denne skal det igjen ligge : 2 separate konvolutter: En med kvalifikasjonskrav og dokumentasjon til disse. Konkurransegrunnlaget del I og del II Merket kvalifikasjonskrav En med prisbærende del med dokumentasjon av tildelingskriterier inkludert pris skjema i Brukerkrav- Spesifikasjonen. Merket Tildelingskriterier Innlevering: Med post: enten til Larvik Kommunale Eiendom KF Postboks 2233 3255 LARVIK Eller ved personlig oppmøte eller kurér til Larvik Kommunale Eiendom KF Gamle Kongevei 6, 3256 LARVIK Tilbudet må være Larvik Kommunale Eiendom KF i hende senest 06.12.2012 kl.12.00 Dersom tilbudet leveres direkte, skal representant for LKE, signere på den lukkede konvolutten, påføre eksakt klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekreftes at tilbudet er levert innen fristen. Det er tilbyders ansvar å sikre at tilbudet er motatt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet merkes: Modulbaserte omsorgsboliger 2.1.6 Vedståelsesfrist Leverandøren må minimum vedstå seg tilbudet i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.1.7 Språk Side 4 av 7
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 2.1.8 Forbehold fra anbyder Dersom tilbyder har forbehold til krav i konkurransegrunnlaget må følgende gjøres: Tilbyder skal vise til de eventuelle punkter i grunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom LKE ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget må dette komme fram i en egen oversikt i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Se tilbudsmappe for evt. beskrivelse av forbehold. 2.1.9 Tilbudsåpning Lukket tilbudsåpning, tilbydere har ikke anledning til å være med. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. Tidspunkt for tilbudsåpningen: Sted: 07.12.2012 - kl.12.30 Larvik Kommunale Eiendom KF. Gamle Kongevei 6 3256 Larvik 2.1.10 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud ihht kravene i dette konkurransegrunnlaget. Tilbydere som ikke leverer tilbud ihht dette, vil bli avvist. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 2.1.11 Avvisningsgrunner og forkastning Tiltakshaver forbeholder seg retten til helt eller delvis å godta et hvilket som helst tilbud samt forkaste samtlige eller deler av tilbudet. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. For nærmere om avvisning av tilbud vises det til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 2.1.12 Tildeling av kontrakt begrunnelse - klageadgang Side 5 av 7
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for leverandør til å klage over beslutningen. 3 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 3.1.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 endret senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41 For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II. Det gjøres oppmerksom på at Larvik Kommunale Eiendom KF som oppdragsgiver tar forbehold om endelig godkjenning og finansiering av prosjektet. Dette innebærer at hele eller deler av prosjektet eventuelt ikke kommer til utførelse. 3.1.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse med forhandling, det ønskes minimum 3 leverandører med til videre forhandling. 3.1.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoller følger vanlige regler etter offentlighetsloven og lov om offentlige anskaffelser. 3.1.4 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 3.1.5 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 3.1.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 3.1.7 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er åpenbart hvordan feilen skal rettes. 3.1.8 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen kan untas offentligheten.tilbudene vil ikke bli returnert. Side 6 av 7
4 Kvalifikasjonskrav 4.1.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til tilbyder, herunder krav til særskilt tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av faglige / tekniske kvalifikasjoner er et kompetansekrav. Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. For oversikt over stilte krav fra oppdragsgiver vises det til Kvalifikasjonskrav, del II. 4.1.2 Mangelfull dokumentasjon Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, vil oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn dokumentasjon som kreves innen angitt frist. For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 1.13 Avvisningsgrunner og forkastning. 5 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av 2 tildelingskriterier etter forhandling hvor det ønskes minimum 3 leverandører med i videre forhandling. 5.1.1 Pris vektlegges 50% med flg. Underkriterier: Dronning Gydasvei 1 50% Hoffsgate 33 50% 5.1.2 Kvalitet vektlegges 50% med følgende underliggende kriterier: -RFP: 30% -Utvendig materialvalg 20% -Planløsning 30%: -Materialvalg og inventar 20%: Tilpasning til Husbankens krav (må beskrives) Dokumenterte vedlikeholdsegenskaper. Planløsning ihht. rom/funksjonsbeskrivelse. «Robusthet» ihht. funksjonsbeskrivelse, materialvalg og inventar som innehar bedre «robusthet» enn hva som kan forventes, må dokumenteres. Side 7 av 7