Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) Kvalifikasjonsgrunnlag Rammeavtaler IKT - Driftsstøtte - Konsulent- og rådgivning - Utviklingsbistand - Kvalitetssikring Begrenset anbudskonkurranse, FOA del I og III Saksnr. [15-00867]
Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren 3 1.1 OPPDRAGSGIVER Integrerings- og mangfoldsdirektoratet 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen 5 3.1 Anskaffelsens formål og innhold 5 3.2 Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring 7 4.1 Kunngjøring 7 4.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre 7 4.3 Fremdriftsplan 7 4.4 Språk 8 4.5 Kommunikasjon 8 4.6 Leverandørs deltakelseskostnader 8 4.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 8 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget 9 4.9 Alternative tilbud 9 4.10 Deltilbud 9 4.11 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad 9 4.12 Retur av søknader 9 5 Konfidensialitet og offentlighet 10 5.1 Konfidensialitet 10 5.2 Offentlighet 10 6 Krav til kvalifikasjonssøknaden 11 6.1 Frist for søknad om kvalifikasjon 11 6.2 Leveringsadresse 11 6.3 Formkrav og struktur 11 7 Kvalifikasjonskrav 13 7.1 Om kvalifikasjonskravene 13 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 13 7.3 Obligatoriske krav 14 7.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling 15 7.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling 15 7.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 16 8 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 21 8.1 Åpning av kvalifikasjonssøknader 21 8.2 Evaluering 21 8.3 Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud 21 8.4 Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvalgskriterier) 21 8.5 Avvisning av leverandører 21 8.6 Avlysning av konkurranse 21 8.7 Meddelelse om avvisning og forkasting 22 8.8 Klage fra avviste eller overtallig kvalifiserte leverandører 22 8.9 Frist for begjæring om midlertidig forføyning 22 8.10 Invitasjon til å levere tilbud 22 Side 2 av 22
1 Om oppdragsgiveren 1.1 OPPDRAGSGIVER Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) er et direktorat underlagt Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD). IMDi er gjennomføringsorgan for integreringspolitikken, og skal som forvaltningsorgan og kompetansesenter styrke kommunenes, sektormyndighetenes og andresamarbeidspartneres kunnskap og kompetanse om integrering og mangfold, slik at kommuners og sektorers samfunnsoppdrag kan utføres best mulig. Direktoratets hovedarbeidsområder er bosettingav nyankomne med flyktningebakgrunn og oppfølging av introduksjonsloven, bidra til økt sysselsetting blant personer med innvandrerbakgrunn, dialog med minoritetsbefolkningen, tilrettelegging av offentlige tjenester, forebygging av tvangsekteskap, kunnskapsutvikling og -formidling. IMDi er nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor. IMDi har i overkant av 200 ansatte fordelt på kontorer i Narvik, Trondheim, Gjøvik, Bergen, Kristiansand og Oslo, og med ca. 120 ansatte i Oslo. Ca. 30 prosent av IMDis ansatte har innvandrerbakgrunn. Direktoratet har i 2014 ca. 190 mill. kr. i driftsbudsjett og forvalter i overkant av 8,2 mrd.kr. i tilskuddsmidler. IMDi er som BLDs utøvende organ for statens integrerings- og inkluderingspolitikk underlagt departementets politiske beslutninger. Dersom det i avtaleperioden fattes politiske bestemmelser som endrer beliggenhet, organisasjonsform el.l., skal IMDi holdes skadesløs. En leverandør har ikke krav på erstatning i et slikt tilfelle, men det skal holdes forhandlinger mellom partene for å sikre best mulig løsning. For mer informasjon om IMDi, se: http://www.imdi.no/ 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Jon Fredrik Skjerve Ekstern rådgiver jonfredrik@odinprosjekt.no Side 3 av 22
2 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 INNHOLD Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) Mal søknadsbrev Mal egenerklæring HMS Mal egenerklæring vandel Mal egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår (tjenestekontrakter) Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal attest Mal forpliktelseserklæring Anskaffelsens innhold Kompetansematrise Side 4 av 22
3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold Oppdragsgiver har et varierende behov for IKT-faglig bistand. Oppdragsgivers formål med anskaffelsen er å inngå rammeavtaler med leverandører som kan sikre tilgang til relevant IKTfaglig kompetanse med høy tilgjengelighet innenfor hvert av de følgende fagområder: Tjenesteområde 1: Driftsstøtte Tjenesteområde 2: IKT konsulent- og rådgivningstjenester Tjenesteområde 3: Utviklingskompetanse Tjenesteområde 4: Kvalitetssikring av prosjekter Anskaffelsens innhold er nærmere beskrevet i vedlegg 8 Anskaffelsens innhold 3.2 Kontraktstype og omfang Antatt omfang (avrop) innen de ulike fagområdene i rammeavtaleperioden inklusive opsjoner, basert på historisk uttak og estimat over forventninger er følgende: Nr. Fagområde Antall avrop (4 år) Økonomisk verdi MNOK (4 år) 1. Driftsstøtte 40-50 5 7 2. IKT-konsulenter og rådgivningstjenester 10-15 15 25 3. Utviklingskompetanse 5-10 4 12 4. Kvalitetssikring av prosjekter 2-3 2 4 Rammeavtalen skal dekke OPPDRAGSGIVERs behov i 2 år fra kontraktsinngåelse. Avtalen vil inneholde en opsjon for OPPDRAGSGIVER til ensidig å forlenge avtalen med inntil ytterligere 2 år. Maksimal avtalelengde er 4 år. OPPDRAGSGIVER planlegger å inngå en eksklusiv rammeavtale innen tjenesteområde 1 (Driftsstøtte). IMDi har her en opsjonsavtale med driftsleverandør som kan benyttes dersom det oppstår situasjoner hvor rammeavtaleleverandørens tjenester ikke dekker behovet. OPPDRAGSGIVER planlegger å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører innen Side 5 av 22
tjenesteområde 2 (IKT Konsulent- og rådgivningstjenester), gitt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. OPPDRAGSGIVER planlegger å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører innen tjenesteområde 3 (Utviklingskompetanse), gitt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. IMDi forbeholder seg retten til å benytte Utlendingsforvaltningens rammeavtaler i tillegg til og i samarbeid med ny rammeavtaleleverandør ved videreutvikling av eksisterende løsninger. OPPDRAGSGIVER planlegger å inngå en eksklusiv rammeavtale innen tjenesteområde 4 (Kvalitetssikring av prosjekter). Side 6 av 22
4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) og TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under pkt. 4.3. 4.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Dette er en anskaffelsesprosedyre i to trinn som innledes med denne kvalifikasjonsfasen. Alle interesserte leverandører har mulighet til å søke om kvalifikasjon. Av de kvalifiserte leverandørene vil et gitt antall motta konkurransegrunnlaget og dermed få mulighet til å levere tilbud i neste trinn av anskaffelsesprosedyren (tilbudsfasen), jf. punkt 8.3. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin og TED 16.02.2015 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 13.03.2015 Frist for søknad om kvalifikasjon 20.03.2015 14:00 Evaluering kvalifikasjonssøknader UKE 13 UKE 14 Utsending av informasjon til avviste eller overtallige leverandører 01.04.2015 Klagefrist kvalifikasjon 13.04.2015 16:00 Utsending konkurransegrunnlag 02.04.2015 Tilbudsfrist 12.05.2015 14:00 Tilbudsevaluering [UKE 20 UKE 24] Side 7 av 22
AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Meddelelse om tildeling 12.06.2015 Karensperiode utløp 23.02.2015 [tt.mm] Signering kontrakt 29.06.2015 Tilbudets vedståelsesfrist 02.07.2015 [tt.mm] Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter fristen for søknad om kvalifikasjon er tentativ og endringer kan forekomme. Opplysninger og oppdatert fremdriftsplan for tilbudsfasen vil gis i konkurransegrunnlaget. 4.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne kvalifikasjonssøknaden skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i tilbudsfasen og i gjennomføringen av rammeavtalen 4.5 Kommunikasjon Kommunikasjon i forbindelse med denne kunngjøringen skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt. 4.4. Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.6 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 4.3. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 1.2. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før Side 8 av 22
utløp av fristen for søknad om kvalifikasjon. 4.8 Rettelse, endring og/eller supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for søknad om kvalifikasjon har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet søknadsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.9 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen. 4.10 Deltilbud Leverandører kan søke om kvalifikasjon for deltakelse i konkurranse om bare deler av kontraktens omfang. Leverandører kan søke om kvalifikasjon for deltakelse i konkurransen på en eller flere fagområder. Leverandør på avtaleområde 4 kan ikke levere tjenester på avtaleområde 1-3. Dersom tilbyder leverer forespørsel om kvalifikasjon på avtaleområde 4 i tillegg til andre avtaleområder, vil avtaleområdene 1-3 ha prioritet, med mindre tilbyder i tilbudsbrevet prioriterer på annen måte. 4.11 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil utløpet av fristen for søknad om kvalifikasjon. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.12 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte søknader. Side 9 av 22
5 Konfidensialitet og offentlighet 5.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 5.2 nedenfor. 5.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Leverandørene skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i leverandørens opplisting. Mal for dette er vedlagt, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene leverandøren har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 22
6 Krav til kvalifikasjonssøknaden 6.1 Frist for søknad om kvalifikasjon Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.3 senest innen søknadsfristens utløp. Søknadsfristen fremgår av tabellen under pkt. 4.3. Søknadsfristen er absolutt. For sent innkomne søknader vil medføre avvisning av leverandøren i konkurransen. Leverandører bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden kan leveres enten pr. post eller ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til adresser angitt under. POST Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Postboks 8059 Dep. 0031 Oslo BUD / PERSONLIG OPPMØTE Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Tollbugata 20 0152 Oslo Resepsjonen er åpen i følgende tidsrom: kl. [08:00] [15:45] 6.3 Formkrav og struktur 6.3.1 Generelt Søknaden vil gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurdering av leverandørens egnethet til å utføre leveransen basert på kvalifikasjonskravene. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. 6.3.2 Formkrav Kvalifikasjonssøknaden skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Side 11 av 22
Tittel anskaffelse [saksnr] Åpnes kun av adressat Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Ved avvik vil elektronisk versjon legges til grunn. 6.3.3 Innhold og struktur Søknaden skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skilleark, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Søknadsbrev. All dokumentasjon som skal innleveres i tilbudet fremgår av Vedlegg 1. DEL TYPE DOKUMENTASJON KOMMENTAR 1. Søknadsbrev og innholdsfortegnelse Benytt Vedlegg 1. Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner 6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 7. Egenerklæring taushetsplikt 8. Annen relevant informasjon Eventuelt Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 7.3 Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 7.4. Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 7.5. Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 0 Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 7.2 Se kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 5.2 Side 12 av 22
7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles for at leverandøren skal få mulighet til å levere tilbud i konkurransen. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 20-12. 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt.7.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 00, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Nr. 7.2.1 7.2.2 TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktelseserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Benytt Vedlegg 4. Se også informasjon under. Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjoner Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 0, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt, jf. pkt. 2 Side 13 av 22
7.3 Obligatoriske krav Nr. KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 7.3.1 Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: 7.3.2 Leverandøren skal oppfylle norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2. Side 14 av 22
7.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Nr. KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 7.4.1 7.4.2 Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha god vandel. Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i vedlegg 2 er oppfylt. 7.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling Nr. KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 7.5.1 Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Tilbyderen kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere, f.eks.kredittrating fra anerkjent kredittratingselskap, årsregnskap eller garantier. Dersom tilbyderen ikke legger ved dokumentasjon, eller vedlagt dokumentasjon ikke er tilstrekkelig, vil oppdragsgiver vederlagsfritt foreta en vurdering av tilbyderens økonomiske og finansielle stilling ved å benytte tjenesten Proff Forvalt (www.forvalt.no)tilbydere med en dårligere rating enn B2 vil bli avvist. Rating i andre systemer må være kredittverdig (uten sikkerhet) eller tilsvarende. Side 15 av 22
7.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Side 16 av 22
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonernr. 7.6.1 7.6.2 KRAV Tilbyderen skal ha det/de omsøkte fagområdene som etablerte fagområder i egenorganisasjon og ha tilstrekkelige kompetansesystemer. Tilbyderen skal disponere over tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å dekke konsulentkategoriene. Tilbyderen må ha den minimumskapasiteten som er angitt i tabellen innenfor alle kompetanseområdene knyttet til de ulike fagområdene for å bli kvalifisert innen det aktuelle fagområdet samt den totalkapasiteten som fremgår av vedlegg 9. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal kort beskrive sin virksomhet, herunder: a. Historikk og dagens organisasjon b. Beskrivelse av aktuelle fagområder c. Tiltak for å beholde og utvikle kompetanse. d. Beskrivelse av kompetanseoverføring til kunde før, under og etter prosjekt. e. Kort beskrivelse av evt. underleverandører som benyttes Tilbyderen skal levere utfylt kompetansematrise, jf. vedlegg 9. De ulike fagområdene har ulike faner i vedlegg 9. Oppstillingen i matrisen skal dekke både intern kapasitet hos tilbyderen og kapasitet hos evt. underleverandører. Ved bruk av underleverandører vises til pkt. 7.2 for krav om forpliktelseserklæring. Side 17 av 22
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonernr. 7.6.3 KRAV Ved søknad om kvalifisering for området «Driftstøtte»: Tilbyderen skal ha meget god erfaring med driftstøtte jf. beskrivelsen av fagområdet i vedlegg 8. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal levere attester eller referanser fra inntil 3 tilsvarende oppdrag. Referanser og attester skal inneholde en kort men dekkende beskrivelse av oppdraget relatert til fagområdets innhold, jf. beskrivelsen av fagområdet «Driftstøtte» i vedlegg 8. Det skal fremgå tydelig hvilke(n) rolle(r) tilbyderen har hatt i det aktuelle prosjektet. Attestmalen inntatt i vedlegg 6 kan benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i vedlegg 6. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester skal oppdragsgiver kunne kontakte kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. 7.6.4 Ved søknad om kvalifisering for området «IKT konsulent- og rådgivningstjenester»: Tilbyderen skal ha meget god erfaring med IKTkonsulent- og rådgivningstjenester jf. beskrivelsen av fagområdet i vedlegg 8. Tilbyder skal levere attester eller referanser fra inntil 3 tilsvarende oppdrag. Referanser og attester skal inneholde en kort men dekkende beskrivelse av oppdraget relatert til fagområdets innhold, jf. beskrivelsen av fagområdet «IKT konsulentog rådgivningstjenester» i vedlegg 8. Det skal fremgå tydelig hvilke(n) rolle(r) tilbyderen har hatt i det aktuelle prosjektet. Attestmalen inntatt i vedlegg 6 kan benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i vedlegg 6. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester skal oppdragsgiver kunne kontakte kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. Side 18 av 22
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonernr. 7.6.5 KRAV Ved søknad om kvalifisering for området «Utviklingskompetanse»: Tilbyderen skal ha meget god erfaring med utviklingskompetanse jf. beskrivelsen av fagområdet i vedlegg 8. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal levere attester eller referanser fra inntil 3 tilsvarende oppdrag. Referanser og attester skal inneholde en kort men dekkende beskrivelse av oppdraget relatert til fagområdets innhold, jf. beskrivelsen av fagområdet «Utviklingskompetanse» i vedlegg 8. Det skal fremgå tydelig hvilke(n) rolle(r) tilbyderen har hatt i det aktuelle prosjektet. Attestmalen inntatt i vedlegg 6 kan benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i vedlegg 6. 7.6.6 Ved søknad om kvalifisering for området «Kvalitetssikring av prosjekter»: Tilbyderen skal ha meget god erfaring med kvalitetssikring av prosjekter jf. beskrivelsen av fagområdet i vedlegg 8. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester skal oppdragsgiver kunne kontakte kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. Tilbyder skal levere attester eller referanser fra inntil 3 tilsvarende oppdrag. Referanser og attester skal inneholde en kort men dekkende beskrivelse av oppdraget relatert til fagområdets innhold, jf. beskrivelsen av fagområdet «Kvalitetssikring av prosjekter» i vedlegg 8. Det skal fremgå tydelig hvilke(n) rolle(r) tilbyderen har hatt i det aktuelle prosjektet. Attestmalen inntatt i vedlegg 6 kan benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i vedlegg 6. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester skal oppdragsgiver kunne kontakte kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. Side 19 av 22
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonernr. KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 7.6.7 Tilbyderen skal ha gode rutiner for kvalitetssikring Dokumentasjon som inkluderer kort beskrivelse av tilbyderens metoder og rutiner for kvalitetssikring. Eventuelle sertifiseringer av kvalitetssikringssystemer kan legges ved i tillegg til beskrivelsen Side 20 av 22
8 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 8.1 Åpning av kvalifikasjonssøknader Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll. 8.2 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. 8.3 Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud Minimum 5 og maksimum 8 kvalifiserte leverandører innen hvert avtaleområde vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen. Utskilling av eventuelle overtallig kvalifiserte skjer etter prosedyren beskrevet under punkt 8.4. 8.4 Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvalgskriterier) Utskilling av overtallig kvalifiserte skjer på bakgrunn av de leverandører som vurderes som best kvalifisert etter en vurdering av innsendt dokumentasjonen knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Følgende kriterier vil legges til grunn for utvelgelsen: Utvalgskriterium Tilbyderens erfaring, jf. kvalifikasjonskrav pkt: 7.6.3 7.6.6 Tilbyderens virksomhet, jf. kvalifikasjonskrav, jf. pkt 7.6.1 Der det er åpnet for å søke om deltakelse for hele eller deler av konkurransen, jf. pkt. 4.10, vil oppdragsgiveren foreta en rangering som sikrer en bredde blant leverandørene som inviteres til å levere tilbud, slik at både leverandører som har søkt om kvalifisering for hele og deler av konkurransen får invitasjon til å levere tilbud. Kvalifikasjonssøknaden fra overtallig kvalifiserte leverandører vil forkastes. 8.5 Avvisning av leverandører Avvisningsreglene i FOA 20-12 kommer til anvendelse. Leverandører oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 8.6 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning Side 21 av 22
fra politisk hold og manglende konkurranse. 8.7 Meddelelse om avvisning og forkasting Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen (overtallig kvalifiserte). Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsfasen. 8.8 Klage fra avviste eller overtallig kvalifiserte leverandører Avviste leverandører eller leverandører som er evaluert som overtallig kvalifiserte har anledning til å klage på kvalifikasjonsvurderingen. Oppdragsgiveren innrømmer en klagefrist på kvalifikasjonsvurderingen som spesifisert i tabellen under pkt. 4.3. Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. 8.9 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter at meddelelse om avvisning eller forkasting er sendt. 8.10 Invitasjon til å levere tilbud Alle kvalifiserte leverandører som ikke er forkastet vil få tilsendt invitasjon til å levere tilbud inkludert komplett konkurransegrunnlag når kvalifikasjonsfasen er avsluttet. Tentativ plan for utsending av tilbudsinvitasjon er angitt i tabellen under pkt. 4.3. Side 22 av 22