Tilsynsrapport - Varsel om pålegg Kriminalomsorgen region øst - Prosjektet Trygg kriminalomsorg

1av 15 VÅR DATO DERES DATO DERES REFERANSE Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør Postboks 9006 Grønland 0133 OSLO VÅR SAKSBEHANDLER Helén Bergsvik tlf 23 08 05 18 Tilsynsrapport - Varsel om pålegg Kriminalomsorgen region øst - Prosjektet Trygg kriminalomsorg Arbeidstilsynet har i perioden 23. mars til 28. juni 2006 gjennomført tilsyn med Kriminalomsorgen region øst i forbindelse med prosjektet Trygg kriminalomsorg. Tilsynsrapporten tar for seg de funn som er gjort og de krav Arbeidstilsynet vurderer å stille på bakgrunn av HMS-forhold som har fremkommet gjennom tilsynet. 1 Sammendrag Tilsyn med Kriminalomsorgen region øst ble foretatt ved møter, gruppesamtaler med ansatte, verneombud og ledere og ved gjennomgang av HMS-dokumentasjon på region- og enhetsnivå. Arbeidstilsynet har under gjennomføringen av tilsynet hatt kontakt med ca.100 ansatte i regionen. Målene for prosjektet Trygg kriminalomsorg er at Kriminalomsorgen skal drive et systematisk HMS-arbeid med gjennomføring av forebyggende tiltak og skal organisere arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for helseskadelige fysiske eller psykiske belastninger. De ansatte Arbeidstilsynet har hatt kontakt med i tilsynet, ga uttrykk for at de har viktige og interessante arbeidsoppgaver og at de trives i jobben. Gode kollegiale forhold er blitt fremhevet. Det fremkom imidlertid at ansatte møter mange arbeidsmiljøutfordringer i hverdagen, og at de opplever betydelige helsetruende belastninger både på kort og lang sikt forbundet med disse utfordringene. Arbeidstilsynet er møtt med til dels store forventninger til prosjektet. Svært mange har gitt uttrykk for at arbeidsmiljøet deres er preget av et stort arbeidspress og at arbeidsmengden stadig øker. Det har fremkommet mange og sammensatte begrunnelser for det økte arbeidspresset. Arbeidstilsynet har fått opplysninger om mange omstillinger bl.a. i form av nye eller endrede arbeidsoppgaver, og at disse omstillingene ofte gjennomføres raskt. Videre har vi hørt at nye oppgaver kommer uten at ressurser tilføres eller at oppgaver nedprioriteres, og uten at arbeidet eller arbeidsplassen blir tilrettelagt for endringene. Lokaler som ikke er tilpasset aktivitetene ser ut til å forsterke ubalansen mellom oppgaver og ressurser. Mye bruk av vikarer og ufaglærte ansatte opplyses også å påvirke arbeidspresset. Når det gjelder vold og trusler finnes det rutiner for oppfølging etter hendelser. Rutinene er for det meste kjent og i delvis bruk, men brukes ikke i alle enheter. Mange ansatte føler seg usikre i jobbsituasjonen og mer usikre nå enn tidligere, noe som har sammenheng med et endret trusselbilde. Mange er redde for at det kan komme til å skje noe svært alvorlig på deres arbeidsplass, og at dette kan skje når som helst. POSTADRESSE ORGANISASJONSNR TELEFON E-POST Postboks 8174 Dep. 974771640 81 54 82 22 0034 Oslo BESØKSADRESSE TELEFAKS INTERNETT Norge Stenersgt. 1 D 22 17 78 10 www.arbeidstilsynet.no

2av 15 Verneombudsordningen synes å fungere i varierende grad i regionen. Rollen som verneombud kan synes å være noe ukjent. Dette gjelder blant ansatte og enkelte verneombud selv, men også blant ledere. Verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalg får opplæring i HMS-arbeid, men denne kommer ofte veldig sent, noe som er med på å påvirke hvordan vervene utføres. Flere enhetsledere har ikke gjennomført opplæring i HMS-arbeid. Verneombud ser ut til å ha en viss grad av medvirkning når det gjelder fysisk arbeidsmiljø og korrigerende tiltak, men i liten grad når det gjelder organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø og i det forebyggende systematiske HMS-arbeidet. Etter Arbeidstilsynets vurdering fungerer ikke det systematiske HMS-arbeidet i regionen tilfredsstillende. Dette gjelder særlig det forebyggende arbeidet, men også i forbindelse med oppfølging av HMS-avvik. I tilsynet hørte vi at HMS-arbeidet dreier seg vesentlig om fysiske arbeidsmiljøforhold og arbeid vedrørende vold og trusler. Når det gjelder kartlegging, risikovurdering og iverksetting av forebyggende eller korrigerende tiltak på bakgrunn av risiko, synes det å være betydelige mangler i praktisk gjennomføring så vel som i skriftlighet. Regionen og enhetene benytter i liten grad det systematiske HMS-arbeidet som verktøy for å fange opp og synliggjøre alvorlige arbeidsmiljøavvik, eller for å prioritere og håndtere forhold der risikoen er høyest. Forhold som ikke kan løses på ett nivå, ser i liten grad ut til å bli brakt videre til neste nivå i organisasjonen. Slik det systematiske HMS-arbeidet praktiseres pr. i dag kan det, etter Arbeidstilsynets oppfatning, medføre at alvorlige arbeidsmiljøforhold ikke når frem til det nivået i Kriminalomsorgen som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette nødvendige tiltak. Resultatet blir at ansatte utsettes for helsebelastninger av ulik art både på kort og lang sikt. På bakgrunn av en samlet vurdering av forhold som har fremkommet under tilsynet med Kriminalomsorgen region øst og et utvalg enheter i regionen, finner Arbeidstilsynet grunnlag for å varsle pålegg vedrørende etablering av systematisk HMS-arbeid. 2 Enheter det ble ført tilsyn med I Kriminalomsorgen region øst er det gjennomført tilsyn ved følgende enheter: Oslo fengsel, Bredtveit fengsel, forvarings- og sikkerhetsanstalt, Moss fengsel, Sarpsborg fengsel, Oslo friomsorgskontor og Indre Østfold fengsel. Tilsyn i enhetene har blitt foretatt i perioden 23. mars til 13. juni 2006. Vi viser til vedlagte referater. Avsluttende møter med enhetene ble foretatt i perioden 5. april til 13. juni 2006, og avsluttende møte med regionen ble holdt 28. juni 2006. Tilsyn ble foretatt av seniorinspektørene Kristin Vindsetmo, Marit Blehr Lånkan, Geir Kåre Wollum og Anne Noddeland fra Arbeidstilsynet Indre Østland og seniorinspektørene Turid Aaprang, Morten Kjerstad Larsen og Helén Bergsvik fra Arbeidstilsynet Oslo. Arbeidstilsynet vil benytte anledningen til å takke alle vi har snakket med og som har satt av tid til oss. Gruppesamtalene har vært preget av åpenhet og stort engasjement. Vi vil også takke dem som har bidratt i forbindelse med praktisk tilrettelegging for gjennomføring av tilsyn, både i enhetene og ved regionkontoret.

3av 15 3 Bakgrunn for prosjektet Mange ansatte i Kriminalomsorgen står ikke i arbeid frem til pensjonsalder, og i enkelte enheter er sykefraværet høyt. Arbeidsmiljøproblematikken er sammensatt og preges av bakenforliggende faktorer, så som begrenset ressurstilgang, mangel på soningsplasser og økt andel psykisk syke fanger. Vold og trusler er et økende problem. Utstrakt bruk av vikarer og ufaglærte oppleves av mange som en arbeidsmiljøbelastning. Arbeidstilsynet mener på denne bakgrunn at arbeid innen kriminalomsorgen er forbundet med høy risiko for helseskadelige belastninger, og har derfor valgt å gjennomføre tilsyn i Kriminalomsorgen i 2006. 4 Tilsynsmetode og temaer Tilsyn med Kriminalomsorgen region øst er gjennomført som del av prosjektet Trygg kriminalomsorg, der Arbeidstilsynet foretar tilsyn med fengsler og friomsorgskontorer. Det er valgt å fokusere på arbeidsmiljøet til fengselsbetjenter, verksbetjenter og ansatte ved friomsorgskontorer som har kontakt med domfelte. Tilsyn er gjennomført i henhold til prosjektets opplegg i form av innledende møte, gruppeintervjuer/ gruppesamtaler og avsluttende møte samt gjennomgang av HMS-dokumentasjon. Det er gjennomført gruppesamtaler med ledere og med ansatte og verneombud. De ansatte som har deltatt i gruppesamtaler, ble pekt ut av verneombud. Prosjektets hovedtemaer er: organisering av arbeidet og psykiske og sosiale belastninger. Temaene det er ført tilsyn med i gruppesamtalene er: opplevde belastninger, vold og trusler, andre arbeidsmiljøfaktorer som kan føre til uhelse, systematisk forebyggende arbeid og tilrettelegging og oppfølging. 5 Mål for prosjektet Målene for prosjektet Trygg kriminalomsorg er å sikre at Kriminalomsorgen organiserer arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for helseskadelige fysiske eller psykiske belastninger, og videre at Kriminalomsorgen driver et systematisk HMS-arbeid med gjennomføring av forebyggende tiltak. Det systematiske HMS-arbeidet skal blant annet gi seg utslag i at arbeidstakerne i mindre grad blir utsatt for skader og helseskadelige belastninger som følge av vold og trusler eller traumatiske hendelser og dårlig arbeidsorganisering. Når ansatte har blitt utsatt, skal det systematiske HMSarbeidet bidra til nødvendig håndtering i situasjonen og oppfølging i etterkant. 6 Saksforhold - beskrivelse og vurdering av funn I det følgende vil vi beskrive hva Arbeidstilsynet har funnet med hensyn til arbeidsmiljøstandard og systematisk HMS-arbeid i Kriminalomsorgen region øst. Hensikten med kapitlet er å presentere de arbeidsmiljøfaktorer som påvirker arbeidsmiljøet og belyse hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon. Vi presenterer også her Arbeidstilsynets vurdering av aktuelle arbeidsmiljøfaktorer og det systematiske HMS-arbeidet, målt opp mot krav i arbeidsmiljøloven med forskrifter og i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS-forskriften). Gap mellom faktiske forhold og krav i aktuelt regelverk, gir grunnlag for varsel om pålegg.

4av 15 Vi vil her peke på de forhold som var gjennomgående i tilsynet. Det vises for øvrig til de vedlagte referatene fra tilsyn i enhetene. 6.1 Positive trekk ved arbeidsmiljøet De ansatte Arbeidstilsynet har hatt kontakt med i tilsyn med regionen, gir uttrykk for at de har viktige og interessante arbeidsoppgaver og at de trives i jobben. Gode kollegiale forhold er blitt fremhevet av de fleste. Etter Arbeidstilsynets vurdering er dette forhold det er viktig å ta vare på fremover. Gode kollegiale forhold og opplevelsen av å ha et ansvarsfullt arbeid vil kunne gi positiv helsegevinst. På den annen side kan ansvarsfølelse i forhold til arbeidsoppgavene og i forhold til kolleger, føre til at den enkelte på sikt strekker seg lenger enn helsemessig forsvarlig uten at ansvarlig leder får kunnskap om belastninger som følge av arbeidssituasjonen. 6.2 Arbeidsmiljøutfordringer og opplevde belastninger Arbeidspress og ubalanse mellom oppgaver og ressurser En over tid økende arbeidsmengde med påfølgende større arbeidspress og manglende balanse mellom arbeidsmengde/-oppgaver og ressurser var et gjennomgående tema i gruppesamtalene. Det fremkom flere begrunnelser for det økte arbeidspresset, bl.a. en mer kompleks og tyngre gruppe innsatte og flere psykisk syke nå enn tidligere. Vi fikk opplysninger om mange omstillinger bl.a. i form av nye eller endrede arbeidsoppgaver. Nye oppgaver kommer uten at ressurser tilføres eller at oppgaver nedprioriteres, og uten at arbeidet eller arbeidsplassen blir tilrettelagt for endringene. Kravet om 100 % aktiviseringsplikt for innsatte påvirker i høy grad arbeidspresset. Lokaler som ikke er tilpasset aktivitetene ser ut til å forsterke ubalansen mellom oppgaver og ressurser. Vi fikk også høre at mye bruk av alenearbeid og bruk av vikarer og ufaglærte ansatte er forhold som øker arbeidspresset. Det har blitt oss fortalt at arbeidspresset og arbeidsrelaterte belastninger medvirker til at det er svært vanskelig å stå i ordinært arbeid innen kriminalomsorgen frem til pensjonsalder. Særlig i de mindre enhetene opplyses det at det er vanskelig å tilrettelegge arbeidet for eldre arbeidstakere, og andre med behov for tilrettelegging, uten at dette medfører ytterligere belastninger for de øvrige arbeidstakerne. Forholdene som er blitt beskrevet for oss er ikke i henhold til arbeidsmiljølovens krav om at arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse, herunder krav om at ved planlegging og utforming av arbeidet skal det legges vekt på å forebygge skader og sykdommer. Vi viser til arbeidsmiljøloven 4-1 (1 og 2). Omstillinger Som tidligere nevnt har det fremkommet opplysninger om mange omstillinger, og at disse ofte må gjennomføres raskt. Dette er som regel omstillinger i form av nye eller endrede arbeidsoppgaver. Vi fikk høre at nye eller endrede oppgaver kommer uten at ressurser tilføres eller at andre oppgaver nedprioriteres, og uten at arbeidet eller arbeidsplassen blir tilrettelagt ut fra endringene. Mange viste

5av 15 til at lokalene ved enhetene ikke er tilpasset de aktivitetene som pågår der, og at dette medfører belastninger for dem. I følge arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med arbeidsmiljølovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak. Vi viser her til arbeidsmiljøloven 3-1 (2d). Slik vurdering for å kunne iverksette nødvendige tiltak for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljøforhold i virksomheten, må foretas både når endringer er besluttet innenfor Kriminalomsorgen og når endringene er initiert av aktører utenfor Kriminalomsorgen. Vold og trusler Arbeidstilsynet har fått høre at forhold som økt utagerende atferd blant innsatte, flere psykisk syke og tunge innsatte enn tidligere og et økt trusselbilde, oppleves å slite veldig på de ansatte. Mange er redde for at en svært alvorlig hendelse kan komme til å skje på deres arbeidsplass når som helst. Videre har vi fått høre at ansatte har varierende tilbud om veiledning og oppfølging etter hendelser. Særlig har det blitt uttrykt behov for bedre tilbud om debriefing etter hendelser, herunder de som ikke registreres, men som likevel forårsaker belastninger og slitasje over tid. I de fleste enheter fikk vi høre om at kollegaer er viktigste støtte og at de gir nødvendig og uvurderlig hjelp etter episoder. Flere antydet at denne hjelpen bidro til at de faktisk holdt ut i jobbsituasjonen. Det er iverksatt rutiner i regionen vedrørende vold og trusler. Dette er rutiner for oppfølging etter hendelser. Rutinene er for det meste kjent og i delvis bruk, men brukes ikke i alle enhetene der vi har ført tilsyn. Praksis rundet politianmeldelser etter voldsepisoder varierer også noe fra enhet til enhet. De fleste ansatte vi har hatt kontakt med oppfatter at de eksisterende rutinene og god oppfølging av disse i praksis, kan hindre helsebelastninger på kort sikt. Mange er imidlertid bekymret over hva de psykiske belastningene i jobbsituasjonen kan medføre for dem på lengre sikt. Arbeidstilsynet har ikke blitt kjent med om det foreligger rutiner for ettervern av den enkelte volds- eller trusselutsatte arbeidstaker for å hinder ettervirkninger og senskader. Arbeidstilsynet har fått høre om programmene Sikkerhet i fengsel (SIF) og Sikkerhet i friomsorgen (SIFO). Det fremgår ikke av mottatte informasjon at disse gjennomføres som en del av det systematiske HMS-arbeidet i enhetene. Vi viser for øvrig til arbeidsmiljølovens 4-3 (4) som stiller krav om at arbeidstakerne skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold og trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Vernetjeneste Verneombudsordningen synes å fungere i varierende grad i regionen. Rollen som verneombud kan synes å være noe ukjent blant ansatte og enkelte verneombud selv, men også blant ledere. Verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalg (AMU) får opplæring i HMS-arbeid, men denne kommer ofte veldig sent, noe som er med på å påvirke hvordan vervene utføres. I tilsynet fremkom det at enkelte verneombud manglet lovpålagt opplæring i HMS-arbeid. Vi hørte om verneombud som ikke hadde fått opplæring etter å ha vært i vervet i over ett år. Flere enhetsledere og andre ledere har heller ikke gjennomgått opplæring i HMS-arbeid.

6av 15 Det er ikke verneombud på alle beslutningsnivåer i regionen, ettersom det ikke finnes et sentralt regionverneombud. Ett av enhetsverneombudene er representant for verneombudene i det sentrale arbeidsmiljøutvalget. Vi har i tilsynet hørt flere ulike oppfatninger av hva denne rollen innebærer. Verneombud ser ut til å ha en viss grad av medvirkning når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet og korrigerende tiltak, men i liten grad når det gjelder organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø og i det forebyggende systematiske HMS-arbeidet. I følge arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver sørge for at verneombud skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske HMS-arbeid (arbeidsmiljøloven 6-2 (4)). 6.3 Systematisk HMS-arbeid Arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk HMS-arbeid på alle plan i virksomheten, og videre foreta overvåking og gjennomgang av dette arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt. Systematisk HMS-arbeid innebærer at det iverksettes rutiner som sikrer oppfyllelse av krav i bl.a. arbeidsmiljøloven. Kartlegging av eksisterende og mulige HMS-avvik, på denne bakgrunn vurdere risiko og iverksette nødvendige forebyggende eller korrigerende tiltak for å redusere risikoforholdne, står sentralt i HMS-arbeidet. Det systematiske HMS-arbeidet skal dokumenteres skriftlig. Vi viser til arbeidsmiljøloven 3-1 og til HMS-forskriften 4 og 5. Arbeidstilsynet har fått opplyst at det å utvikle og drive systematisk HMS-arbeid og følge opp dette, er i utgangspunktet lagt til enhetene. Dette begrunner Region øst med at enhetene da vil ha et eierforhold til eget HMS-arbeid. Vårt inntrykk er imidlertid at sentrale HMS-rutiner er bedre kjent i enhetene og mer i bruk enn lokale rutiner Det systematiske HMS-arbeidet i regionen synes ikke å fungere tilfredsstillende, og særlig gjelder dette det forebyggende arbeidet. I tilsynet hørte vi at HMS-arbeidet dreier seg vesentlig om fysiske arbeidsmiljøforhold og arbeid vedrørende vold og trusler. Når det gjelder kartlegging, risikovurdering og iverksetting av forebyggende eller korrigerende tiltak på bakgrunn av risiko, synes det å være betydelige mangler i praktisk gjennomføring så vel som i skriftlighet. Ytterligere vurdering av det systematiske HMS-arbeidet i regionen, fremgår av vår konklusjon nedenfor (6.4). Vi viser for øvrig til referatene fra tilsyn i enhetene. 6.4 Konklusjon Mangelfull tilrettelegging, så vel organisatorisk som fysisk, høyt arbeidspress og opplevelse av uklare ansvarslinjer når det gjelder oppfølging av meldte HMS-avvik, kan føre til at alvorlige arbeidsmiljøforhold ikke blir håndtert. Forhold som er beskrevet under tilsyn i Kriminalomsorgen region øst kan etter Arbeidstilsynets vurdering føre til helseskade både på kort og lang sikt. Vi har da også fått oss forelagt flere eksempler på betydelige helsebelastninger og arbeidsrelatert sykefravær. Det organisatoriske arbeidsmiljøet har betydning for opplevd arbeidsmiljø og er derfor av stor betydning for arbeidstakernes helse både i positiv og negativ forstand. Hvordan arbeidet er organisert for eksempel i forhold til prioriteringer, ansvarsforhold og kommunikasjons- og informasjonsflyt, ligger i utgangspunktet innenfor arbeidsgivers styringsrett. Arbeidsgiver må

7av 15 imidlertid utøve styringsretten på en slik måte at arbeidstakerne ikke blir påført uheldige helsebelastninger. Etter Arbeidstilsynets vurdering fungerer ikke det systematiske HMS-arbeidet i Region øst tilfredsstillende. Dette gjelder særlig det forebyggende arbeidet, men også i forbindelse med oppfølging av HMS-avvik. Regionen har, så langt vi kan se, mange måter å kartlegge eksisterende arbeidsmiljøforhold på. Vårt hovedinntrykk er likevel at kartleggingsverktøyene ikke fullt ut klarer å fange opp de belastningene ansatte mener har størst betydning. Vi kan heller ikke se at forhold som kan påføre arbeidstakerne alvorlig helseskade, blir brakt videre til det nivået som har tilstrekkelig myndighet til å fatte nødvendige beslutninger. Når det gjelder kartlegging, risikovurdering og iverksetting av forebyggende eller korrigerende tiltak på bakgrunn av risiko, synes det å være betydelige mangler, i praktisk gjennomføring så vel som i skriftlighet. Regionen og enhetene benytter i liten grad det systematiske HMS-arbeidet som verktøy for å fange opp og synliggjøre alvorlige arbeidsmiljøavvik, eller for å prioritere og håndtere forhold der risikoen er høyest. Forhold som ikke kan løses på ett nivå, ser i liten grad ut til å bli brakt videre til neste nivå i organisasjonen. Slik det systematiske HMS-arbeidet praktiseres pr. i dag kan det, etter Arbeidstilsynets oppfatning, medføre at alvorlige arbeidsmiljøforhold ikke når frem til det nivået i Kriminalomsorgen som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette nødvendige tiltak. Resultatet blir at ansatte utsettes for helsebelastninger av ulik art både på kort og lang sikt. Avvikene som er avdekket gjennom tilsyn med Kriminalomsorgen region øst er i det vesentlige knyttet til mangler ved det systematiske HMS-arbeidet, herunder verneombudenes medvirkning i dette arbeidet. På bakgrunn av en samlet vurdering av forhold som har fremkommet under tilsyn med regionen, finner Arbeidstilsynet grunnlag for å varsle pålegg. De pålegg som varsles er av generell karakter, noe som innebærer at det kreves gjennomføring av eventuelle pålegg ved alle enheter og på alle nivåer i regionen. 7 Om systematisk HMS-arbeid Vi vil her beskrive noen sentrale elementer knyttet til det systematiske HMS-arbeidet med vekt på risikovurdering. Hensikten med kapitlet er å gi informasjon og veiledning angående systematisk HMS-arbeid, herunder risikovurdering. 7.1 Kartlegging og oppfølging Arbeidsgiveren skal sørge for at arbeidet er organisert og arbeidsplassen er tilrettelagt slik at arbeidstakerne ikke påføres fysiske eller psykiske belastninger. For å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten, skal arbeidsgiver bl.a. foreta kartlegging av både eksisterende og mulige arbeidsmiljøavvik, vurdere risiko og iverksette nødvendige korrigerende og forebyggende tiltak for å redusere risikoforholdene. Nevnte krav fremkommer i HMS-forskriften 5 annet ledd nr. 6 og arbeidsmiljøloven 3-1 (2 c). Arbeidsgiver skal sørge for at verneombud tas med på råd under så vel planlegging som gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, herunder i det systematiske HMSarbeidet og ved etablering og vedlikehold av HMS-system. Vi viser her til arbeidsmiljøloven 6-2 (4).

8av 15 Arbeidsgiver må skaffe seg oversikt over de rammene arbeidet blir utført innenfor og arbeidstakernes opplevelse av eget arbeidsmiljø. Når det gjelder rammer arbeidet blir utført innenfor, sikter vi her først og fremst til hvordan arbeidet er organisert, men også til de rammebetingelser som kan ligge utenfor arbeidsgivers handlingsmuligheter. Det er den enkelte arbeidstakers opplevelse av arbeidssituasjonen som fører til trivsel eller til helsebelastning på kort eller lang sikt. Et element av betydning for opplevd arbeidsmiljø, er arbeidstakerens mulighet til å melde fra om forhold i arbeidssituasjonen til leder med tilstrekkelig myndighet. Arbeidsgiver eller den arbeidsgiver har gitt myndighet til, må foreta en vurdering av det arbeidstakerne rapporterer i tilknytning til eget arbeidsmiljø. Arbeidsgiver må definere hvilke arbeidsmiljøproblemer som kan være helsebelastende og hvilke belastninger som er mest helseskadelige, for på denne bakgrunn å kunne iverksette nødvendige korrigerende og forebyggende tiltak. Dette vil ofte være tiltak som har tilknytning til arbeidets organisering. Det er uansett viktig at arbeidstaker som har meldt fra om et arbeidsmiljøproblem får tilbakemelding uavhengig om det blir iverksatt tiltak eller ikke. Vi vil presisere at Arbeidstilsynet i utgangspunktet ikke tar stilling til hvordan arbeidet skal organiseres for å unngå helseskadelige belastninger. Vår redegjørelse har som siktemål at arbeidsgiver selv skal kartlegge arbeidsmiljøet og skaffe seg oversikt over bl.a hvilke organisatoriske forhold som har betydning. Når det gjelder rapporterte arbeidsmiljøbelastninger, er det viktig å gi tilbakemelding til arbeidstakerne også om innmeldte forhold som arbeidsgiver ikke oppfatter som helseskadelig og følgelig ikke vil iverksette tiltak i forhold til. Risikovurdering vil kunne være et nyttig hjelpemiddel for arbeidsgiver i denne sammenheng. 7.2 Risikovurdering Risikovurdering er et verktøy bl.a. for å håndtere og prioritere forhold der risikoen er høyest. Med risiko i HMS-sammenheng menes muligheten for at noe uønsket kan skje og hvilke følger dette kan få. Risikobegrepet og risikovurdering er kjernen i det systematiske HMS-arbeidet, og da særlig i det forebyggende arbeidet. Risikovurdering innebærer kartlegging av mulige HMS-avvik for å kunne beslutte og iverksette nødvendige forebyggende tiltak, men også vurdering av eksisterende HMSavvik for å beslutte og iverksette nødvendige korrigerende tiltak (f.eks i forbindelse oppfølging etter vernerunder). Sentrale elementer i risikovurdering er: - Kartlegge og identifisere uønskede tilstander/hendelser - Sannsynlighets- og konsekvensvurdere uønskede tilstander eller hendelser - Bestemme risiko (f. eks sannsynlighet x konsekvens) - Beslutte tiltak og gjennomføringsfrist på bakgrunn av risiko - Gjennomføre tiltak i henhold til beslutning På bakgrunn av sannsynlighets- og konsekvensvurdering vil en (uavhengig av metode) komme frem til om det foreligger liten, middels eller stor risiko innenfor de områdene som er vurdert. Stor risiko er ikke akseptabelt og her skal arbeidsgiver sørge for at det raskt iverksettes tiltak for å redusere risikoen. Ved middels risiko må risikoreduserende tiltak vurderes, eventuelt kan det foretas en mer detaljert analyse før noe besluttes. Liten risiko kan aksepteres uten videre uten at tiltak iverksettes. I tillegg til generelle bestemmelser angående risikovurdering i arbeidsmiljøloven og HMS-forskriften, har arbeidsmiljøloven flere forskrifter som stiller krav om risikovurdering innenfor enkelttemaer. Som eksempler nevner vi forskriftene Vern mot eksponering for biologiske faktorer (bakterier,

9av 15 virus, sopp m.m.) på arbeidsplassen (Forskrift om biologiske faktorer) og Vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften). I slike forskrifter fremgår det gjerne hvilke forhold det særlig skal tas hensyn til ved risikovurdering, ofte også i hvilke tilfeller risikovurdering skal foretas. Risikovurdering må også foretas i forbindelse med omstillinger. Med omstilling sikter vi først og fremst til ulike former for planlagte organisatoriske endringer, men også til andre typer endringer som kan påvirke arbeidsmiljøforhold (f.eks bygningsmessige endringer). Risikovurdering i forbindelse med omstilling er eksempel på risikovurdering for å kunne forebygge arbeidsmiljøproblemer. Risikovurdering må foretas både ved lokal omstilling besluttet innenfor Kriminalomsorgen og når omstilling er initiert av aktører utenfor Kriminalomsorgen. 8 Varsel om pålegg På bakgrunn av funnene som er beskrevet i tilsynsrapporten, varsles følgende pålegg: 1. Etablering av systematisk HMS-arbeid /HMS-system Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal sørge for at det innføres og utøves systematisk HMS-arbeid på alle nivåer i regionen. HMS-systemet skal minimum inneholde forhold vedrørende fysisk, organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø. Det systematiske HMS-arbeidet skal omfatte krav i HMS-forskriften og i arbeidsmiljølovgivningen. HMS-systemet skal bl.a. inneha kanaler som sikrer informasjon og kommunikasjon både horisontalt og vertikalt i linjen i Kriminalomsorgen. Det systematiske HMS-arbeidet skal dokumenteres skriftlig. Frist vil bli: Frist vil bli: (Internkontrollforskriften) 4 og 5 Arbeidsmiljøloven 3-1 1. april 2007 (dokumentasjon) 1. november 2007 (etablering) - HMS-dokumentasjon i henhold til HMS-forskriften 5 - Instruksjon om det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen, herunder opplæring i praktisk gjennomføring - Hvordan regiondirektøren sikrer at det systematiske HMS-arbeidet fungerer på alle nivåer i regionen - Enhetsledernes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget - De lokale verneombudenes/hovedverneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget

10 av 15 2. HMS-rutiner - Risikovurdering av ulike forhold av betydning for arbeidsmiljøet Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal iverksette generelle HMS-rutiner som sikrer at det på alle nivåer i regionen foretas risikovurdering og gjennomføres nødvendige tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Rutinene skal være tilpasset de forhold som skal risikovurderes og det nivået i regionen der risikovurdering skal foretas. Rutinene skal videre sikre at forhold der risikovurdering krever tiltak, blir formidlet til det beslutningsnivået i Kriminalomsorgen som kan iverksette nødvendige tiltak. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 og 7 Arbeidsmiljøloven 3-1 (2c) Frist vil bli: 1. januar 2007 - Rutinene for risikovurdering, som bl.a. må vise hvordan, når og på hvilke nivå risikovurdering foretas samt hvem som er ansvarlig (risikovurdering i forbindelse med mulige HMS-avvik, i forbindelse med eksisterende avvik og der forskrifter til arbeidsmiljøloven krever risikovurdering for spesielle forhold) - Instruksjon om rutinene på aktuelle nivåer, herunder opplæring i praktisk gjennomføring 3. HMS-rutiner - Risikovurdering i forbindelse med omstilling Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal iverksette egne HMS-rutiner som sikrer at det foretas risikovurdering og gjennomføres nødvendige tiltak i forkant av og under gjennomføring av omstilling. Rutinene skal være tilpasset det nivået i regionen der omstilling iverksettes, og skal sikre at mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser blir formidlet til det beslutningsnivået i Kriminalomsorgen som kan iverksette nødvendige tiltak. Rutinene må sikre at risikovurdering foretas både når omstilling er besluttet innenfor Kriminalomsorgen og når omstilling er initiert av aktører utenfor Kriminalomsorgen. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 og 7 Arbeidsmiljøloven 3-1 (2d) Frist vil bli: 1. januar 2007

11 av 15 - Rutinene for risikovurdering i forbindelse med ulike omstillinger, som bl.a. må vise når, hvordan, på hvilke nivå risikovurdering foretas og hvem som er ansvarlig - Instruksjon om rutinene på aktuelle nivåer, herunder opplæring i praktisk gjennomføring 4. HMS-rutiner - Verneombudsmedvirkning i det systematiske HMS-arbeidet Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal iverksette egne HMS-rutiner som sikrer at verneombud på alle nivåer i regionen tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet (fysisk, organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø), herunder ved etablering, utøvelse og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeidet. Rutinene må vise på hvilke arenaer verneombudsmedvirkningen skal foregå, herunder arenaer for kontakten mellom leder og verneombud på alle nivåer i regionen. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. påleggene 1 og 6. (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsmiljøloven 6-2 (4) Frist vil bli: 1. januar 2007 - Rutinene for verneombudsmedvirkning i det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen - Instruksjon om rutinene på alle nivåer i regionen 5. HMS-rutiner - HMS-opplæring for ledere, verneombud og AMU-medlemmer Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal iverksette egne HMS-rutiner som sikrer at arbeidsgiver (daglig leder) og øvrige ledere på alle nivåer i regionen gjennomgår opplæring i HMS-arbeid. Rutinene skal videre sikre at alle verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg, snarest mulig etter at de har trådt inn i slike verv, får den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på forsvarlig måte. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsmiljøloven 3-5 og 3-2 (1b) Forskrift Verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 nr. 1 og 6 Frist vil bli: 1. januar 2007

12 av 15 - Rutinene for HMS-opplæring for daglig ledere, øvrige ledere, verneombud og AMU-medlemmer, som må vise innholdet i opplæringen for de ulike aktørene - Instruksjon om rutinene på alle nivåer i regionen 6. Etablering av vernetjeneste (verneombudsordning) på alle nivåer Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal sørge for at vernetjeneste (verneombudsordning) etableres og praktiseres på alle forvaltningsnivåer i regionen. Dokumentasjon på at det er verneombud på alle forvaltningsnivåer i regionen skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. påleggene 1 og 4. Arbeidsmiljøloven 6-1 Frist vil bli: 1. desember 2006 - At alle forvaltningsnivåer i regionen har verneombud - Organiseringen av vernetjenesten og innhold/oppgaver for verneombud på de ulike nivåene 7. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak - Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø, og iverksette nødvendige tiltak på bakgrunn av risiko. Risikovurdering skal foretas på bakgrunn av kartlegging av både mulige og eksisterende arbeidsmiljøavvik i forbindelse med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø. På bakgrunn av risikovurdering skal det besluttes nødvendige tiltak og utarbeides handlings-/tiltaksplaner. Tiltak for å rette opp og for å forebygge belastninger for de ansatte på grunn av organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold, skal gjennomføres i henhold til planene. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsmiljøloven 4-1 (1 og 2), 4-2 (3) og 4-3 Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering, handlingsplan) Frist vil bli: 1. oktober 2007 (tiltak gjennomført)

13 av 15 - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle nivåer og enheter i regionen - Enhetsledernes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget - De lokale verneombudenes/hovedverneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 8. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak - Balanse mellom arbeidsmengde/-oppgaver og ressurser/kompetanse Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder balansering mellom arbeidsmengde/-oppgaver og tilgjengelige ressurser og rett kompetanse til enhver tid, og iverksette nødvendige tiltak på bakgrunn av risiko. Risikovurdering skal foretas på bakgrunn av kartlegging av både mulige og eksisterende arbeidsmiljøavvik vedrørende manglende balanse mellom arbeidsmengde/-oppgaver og ressurser/kompetanse. På bakgrunn av risikovurdering skal det besluttes nødvendige tiltak og utarbeides handlings-/tiltaksplaner. Tiltak for å sikre balanse mellom arbeidsmengde/ -oppgaver og ressurser/kompetanse skal gjennomføres i henhold til planene. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. Frist vil bli: Frist vil bli: (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsmiljøloven 4-1 (1 og 2) og 4-2 (3) 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering, handlingsplan) 1. oktober 2007 (tiltak gjennomført) - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle nivåer og enheter i regionen - Enhetsledernes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget - De lokale verneombudenes/hovedverneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 9. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak - Vold og trusler Kriminalomsorgen region øst v/ regiondirektør skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder vold og trusler mot ansatte, og iverksette nødvendige tiltak på bakgrunn av risiko. Risikovurdering skal foretas på bakgrunn av kartlegging av både mulige og eksisterende avvik/ faktiske hendelser vedrørende vold og trusler. På bakgrunn av risikovurdering skal det besluttes nødvendige tiltak og utarbeides handlings-/tiltaksplaner. Tiltak for å forebygge helsebelastninger

14 av 15 for de ansatte både på kort og lang sikt, skal gjennomføres i henhold til planene. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf. pålegg 1. Frist vil bli: Frist vil bli: (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 4-1 (1 og 2) 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering, handlingsplan) 1. oktober 2007 (tiltak gjennomført) - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle nivåer og enheter i regionen - Enhetsledernes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget - De lokale verneombudenes/hovedverneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget Frist for eventuelle kommentarer Kriminalomsorgen region øst gis en frist til 5. oktober 2006 for å komme med eventuelle skriftlige kommentarer til de pålegg som er varslet. Hører vi ikke noe fra regionen innen fristen, vil det bli fattet vedtak om pålegg i tråd med det som er beskrevet i varslet. Vi gjør oppmerksom på at begge parter (arbeidsgiver og verneombud) kan komme med sine kommentarer til de varslede pålegg. Dersom en av partene ønsker å uttale seg, ber vi om å få uttalelse også fra den andre parten. Regiondirektør og regionverneombud må da koordinere tilbakemeldingen slik at aktuelle enhetsledere og enhetsverneombud gis mulighet til å uttale seg. Vedr. spørsmål eller behov for veiledning Dersom det er spørsmål eller behov for veiledning i tilknytning til varsel om pålegg, kan seniorinspektør Helén Bergsvik kontaktes på telefon 23 08 05 18 eller e-post helen.bergsvik@atil.no. For Arbeidstilsynet Oslo Ørnulf Halmrast regiondirektør Helén Bergsvik seniorinspektør

15 av 15 Vedlegg: Referater fra tilsyn i enheter (unntatt offentlighet, jf. offentlighetsloven 6 a) Kopi til: Regionverneombud, Kriminalomsorgen Region øst, Pb 9006 Grønland, 0133 Oslo Kriminalomsorgen Oslo fengsel, Pb 9292 Grønland, 0134 Oslo Hovedverneombud, Kriminalomsorgen Oslo fengsel, Pb 9292 Grønland, 0134 Oslo Kriminalomsorgen Bredtveit fengsel, Pb 1 Kaldbakken, 0901 Oslo Hovedverneombud, Kriminalomsorgen Bredtveit fengsel, Pb 1 Kaldbakken, 0901 Oslo Kriminalomsorgen Sarpsborg fengsel, Pb 180, 1701 Sarpsborg Verneombud, Kriminalomsorgen Sarpsborg fengsel, Pb 180, 1701 Sarpsborg Kriminalomsorgen Moss fengsel, Pb 306, 1502 Moss Verneombud, Kriminalomsorgen Moss fengsel, Pb 306, 1502 Moss Kriminalomsorgen Oslo friomsorgskontor, Pb 9407 Grønland, 0135 Oslo Verneombud, Kriminalomsorgen Oslo friomsorgskontor; Pb 9407 Grønland, 0135 Oslo Kriminalomsorgen Indre Østfold fengsel, Havnås, 1860 Trøgstad Hovedverneombud, Kriminalomsorgen Indre Østfold fengsel, Havnås, 1860 Trøgstad Kriminalomsorgens sentrale forvaltning, Pb 8005, Dep, 0030 Oslo Hovedverneombud i Kriminalomsorgen, KRUS, Pb 6138 Etterstad, 0062 Oslo