Sykehuset Innlandet HF Styremøte 28.02.11 SAK NR 017 2011 OPPDRAG OG BESTILLING 2011 Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2011 til etterretning. 2. Styret ber administrerende direktør fokusere på videreutvikling av virksomhetsstyringen i foretaket i 2011 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Handlingsplanen for virksomhetsstyring vedtas slik den framgår av saksframstillingen. Brumunddal, 18. februar 2011 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Viseadm dir Torgeir Strøm
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 017 2011 OPPDRAG OG BESTILLING 2011 Bakgrunn I foretaksmøtet for Sykehuset Innlandet HF (SI) 4.februar 2011 fikk foretaket Oppdrag- og bestillingsdokumentet for 2011 (OBD), jfr vedlegg 1. Sammen med foretaksprotokollen fra nevnte møte utgjør disse dokumentene de formelle oppdragene til SI fra Helse Sør-Øst RHF (HSØ) for 2011. Disse oppdragene fordeles fra styret og administrerende direktør til de ulike delene av foretaket gjennom avtaler som administrerende direktør har med direktørene i foretaket. Oppfølgingen av at oppdragene gjennomføres i henhold til avtalene skjer gjennom virksomhetsstyring og internkontroll. Virksomhetsstyring og internkontroll er viktige områder for å sikre best mulig styring av foretaket. I SI er det styresak 068-2010 som er den siste saken som omhandlet dette området, jfr vedlegg 2. I OBD går det tydelig fram at virksomhetsstyring og internkontroll er viktige områder som eier mener det skal fokuseres på i større grad, jfr OBD, pkt 3.2. I tillegg er det et vedlegg i OBD som beskriver hva Helse Sør-Øst mener med god virksomhetsstyring. HSØ har beskrevet følgende prosesser med delprosesser som virksomhetsstyringen skal bestå av. I 2011 vil dette være følgende prosesser: 1. Strategi og mål Utarbeide hovedstrategi gjennom Strategisk fokus (hvert 4. år). o Opplegg for dette gjennom 2011. Vurdere og beskrive behovet for spesialisthelsetjenester. o Fremkommer under både rullering av hovedstrategi, men særlig i den årlige rulleringen av mål og økonomisk langtidsplan samt neste års budsjett. 2. Budsjett Vurdere og beskrive behovet for helsetjenester o Faglige prioriteringer og aktivitetsmål. Prioritere og utarbeide årlige mål (rullerende 4 år) o Basere seg på de 5 mål valgt for 2011 2014 og rullere/justere Økonomisk langtidsplan (rullerende 4 år) o Inkluderer resultatet av delprosess 1 og 2, og konkluderes og styrebehandles i juni 2011 o Krav til at foretakenes ØLP styrebehandles i egne styrer Budsjett 2012 o Baserer seg på rammer og forutsetninger fra ØLP og andre budsjettforutsetninger. Konkluderes og styrebehandles nov/des 2011. Side 2 av 5
3. Oppdrag- og bestilling Utforme oppdrags- og bestillerdokument. Herunder stadfeste oppdrag og bestilling gjennom samarbeidsavtalen mellom ulike ledernivåer i foretaket o Baseres på oppdragsdokument fra HOD og RHFets krav og bestillinger o Ordnes i format tilpasset de 6 innsatsområder o Spisses og prioriteres inn mot overordnede mål Fastsetting av aktivitet og økonomisk ramme o Fastsettes etter interne vurderinger og dialog med divisjonene Kjøp av eksterne helsetjenester o Initiere og gjennomføre anbuds- og kjøpsprosess o Behov for å defineres som egen delprosess. Kommer inn i flere sammenhenger. 4. Rapportering og oppfølging Månedsrapportering o Følger egen rutine med maler, frister etc. Tertialrapport, herunder o Risikovurdering / LGG o Oppfølging av OBD med vedlegg, hvor dette inngår: status oppfølging av mål ift krav i OBD til det enkelte foretak (ref. malverktøy) spesiell oppfølging av de 5 mål 2011-2014 o nøkkeltall spesifikke for SI Årlig melding (ÅM, herunder også 5 felles mål) Oppfølging av strategiske initiativ og mål o Samme syklus som tertialrapportering og inngår i plandel i ÅM Årsrapport og regnskap Foretakets planer for virksomhetsstyring i form av en årsplan (årshjul) skal bidra til forutsigbarhet, planlegging av foretakenes virksomhetsstyring og foretaksstyrets årsplan. I styresak 068-2010 ble det beskrevet områder som skulle videreutvikles innenfor virksomhetsstyringen: 1. Gjennomgang av overordnede styringsdokumenter a. Instrukser og rutiner b. Kvalitetssikre LGG og opplegg for risikovurdering c. Etiske retningslinjer 2. Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring i SI 3. Etablere rutineverk knyttet til budsjett, oppfølging og rapportering 4. Gjennomgang av rutine knyttet til ledelsens gjennomgåelse 5. Oppdatere maler for virksomhetsrapportering 6. Opplæringspakke for virksomhetsstyring Nedenfor følger en kort redegjørelse for innholdet i OBD. I tillegg følger en beskrivelse av hvordan prosessene Oppdrag- og bestilling og Rapportering og oppfølging skal gjennomføres internt i foretaket i 2011. I tillegg følger vedlagt en handlingsplan for utviklingen av de ulike områdene i sekspunktslisten over, jfr vedlegg 3. Denne handlingsplanen omfatter alle de fire prosessene som virksomhetsstyringen består av. Side 3 av 5
Saksframstilling Oppdrag- og bestillingsdokumentet som ble vedtatt i foretaksmøtet 4.februar utgjør den formelle bestillingen fra eier til foretaket for 2011, jfr vedlegg 1. Hovedtrekkene i dokumentet vil bli gjennomgått i styremøtet. Oppdrag og bestilling Virksomhetsstyringen i 2011 tar utgangspunkt i den samarbeidsavtalen som skal inngås mellom alle ledernivåene i SI (vedlegg 4). Samarbeidsavtalen skal ha vedlegg som angir oppdrag og ressurser som stilles til disposisjon for å løse oppdraget, jfr pkt 4 og 6 i samarbeidsavtalen. Avtalen skal følges opp minst kvartalsvis gjennom ledersamtaler. Samarbeidsavtalene tilpasses divisjonenes behov. Rapportering og oppfølging Etter hver måned skal administrerende direktør oversende en virksomhetsrapport til styret som beskriver status i arbeidet med å nå målene som er fastsatt i samarbeidsavtalen. I tillegg skal følgende forhold innarbeides i rapporten etter behov: 1. Meldepliktige avvik 2. Eksterne tilsyn der det avdekkes alvorlige avvik 3. Avvik etter internt tilsyn/revisjon innen særskilte risikoområder 4. Avvik eller tilsyn som ikke blir lukket innen pålagt tid av økonomiske eller andre grunner 5. Avvik som krever tiltak eller koordinering på regionalt nivå 6. Der det foreligger spesielt alvorlige avvik i forhold til pasientsikkerhet med økonomiske eller omdømmemessige konsekvenser for eksempel avvik fra virksomhetens melde- og avvikssystem 7. Risikovurderinger av prosjekter og annet endrings- og utviklingsarbeid av betydning Hver måned skal divisjonsdirektør oversende administrerende direktør en tilsvarende virksomhetsrapport som den styret mottar. Rapporten tilpasses divisjonens behov for rapportering og skal journalføres. Etter 1. og 2. tertial skal det på foretaksnivå utarbeides en tertial rapport. Denne skal være mer omfattende enn den månedlige rapporten, og skal også inneholde oversikt over eksterne tilsyn og intern revisjoner: 1. Oppsummerende pr tertial 2. Tiltaksplaner med status fra tidligere tilsyn 3. Særlig rapportering der lukking av avvik ikke følger besluttet plan. Dersom saker må behandles i lukkede møter må de dokumenteres ved B-protokoller og notater unntatt offentlighet I tillegg skal det som en del av tertialrapporteringen etter 1. og 2. tertial utarbeides en risikomatrise med tiltaksplan (Ledelsens gjennomgåelse LGG), jfr egen rutine under revisjon. Ved årets slutt skal det på foretaksnivå utarbeides Årlig melding etter mal fra eier. Dette skal også gjennomføres på divisjonsnivå, og det utarbeides en egen mal for dette i foretaket. Meldingen skal journalføres. Side 4 av 5
I SI skal det i 2011 gjennomføres oppfølgingssamtaler hver andre måned. Plan for administrerende direktørs oppfølingssamtaler med divisjonsdirektørene følger vedlagt. Divisjonsdirektørene skal ha tilsvarende oppfølgingsmøter med sine avdelingssjefer, og avdelingssjefene skal ha med sine seksjonsledere. Administrerende direktørs vurdering Orden i eget hus er meget viktig. Styring og kontroll er viktig innenfor alle områder av driften i organisasjonen. Dette gir handlingsrom og tillitt i befolkningen, hos pasienter og ansatte. Dette igjen gir positivt omdømme. Sykehus er svært viktig samfunnsorganisasjoner som er helt avhengige av tillit. God virksomhetsstyring er med på sørge for at foretaket oppnår nettopp dette. I 2011 skal foretaket videreutvikle styringen for å sikre best mulig pasientbehandling utført så effektiv som mulig. Oppdrag og bestillingsdokumentet for foretaket ble vedtatt i foretaksmøtet 4.februar. Oppdragene vil nå bli videreformidlet ut i organisasjonen, og fulgt opp videre gjennom rapporter og oppfølgingsmøter. Vedlegg: 1. Foretaksprotokoll fra møte 4.februar 2011 med oppdrag og bestilling 2011 inkludert vedlegg om blant annet god virksomhetsstyring 2. Sykehuset Innlandet styresak 068-2010 3. Handlingsplan for virksomhetsstyringen i Sykehuset Innlandet 4. Plan for oppfølgingssamtaler 1.halvår 2011 5. Årshjul for virksomhetsstyring 2011 6. Hovedprosesser virksomhetsstyring HSØ Side 5 av 5