Konkurransegrunnlag Rammeavtale for levering av tidsskrifter Saksnr: 10/12983 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Svein Oftedals vei 6 Svein Oftedals vei 8 22 89 77 00 www.legemiddelverket.no 0950 Oslo E-post Telefon:
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om anskaffelsen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2. Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Innledning... 4 2.2 Leveransen... 4 2.3 Omfang... 4 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for... 4 3. Priser... 4 4. Administrative vilkår og bestemmelser... 5 4.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 4.2 Språk... 5 4.3 Tidsfrister... 5 4.4 Fremdriftsplan... 5 4.5 Vedståelsesfrist... 5 4.6 Kontrakt... 6 4.7 Lønns- og arbeidsvilkår... 6 4.8 Kostnader... 6 4.9 Rettur av tilbud... 6 4.10 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 4.11 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 4.12 Aksept av vilkår... 6 4.13 Deltilbud... 6 4.14 Aksept av vilkår og forbehold... 6 4.15 Tilbudets utforming... 6 4.16 Tilbudsbrev... 7 4.17 Innlevering av tilbud... 7 4.18 Åpning... 8 5. Kvalifikasjonskrav... 8 5.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 5.2 HMS-erklæring, skatteattest og mva-attest... 8 5.3 Økonomisk og finansiell kapasitet:... 9 5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 6. Tildelingskriterier... 9 6.1 Nærmere om tildelingskriteriene:...10 7. Vedleggsoversikt...10 2
1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Statens legemiddelverk (Legemiddelverket) er en etat under Helse- og omsorgsdepartementet. Hovedoppgaven er å sikre at alle legemidler som blir brukt i Norge har god kvalitet, har den ønskede virkningen og at nytten er større en risikoen ved behandling. For mer informasjon om Legemiddelverket, se www.legemiddelverket.no. 1.2 Generelt om anskaffelsen Statens legemiddelverks arbeid krever umiddelbar tilgang til dagsaktuell informasjon. I biblioteket kombineres faglig kompetanse med hurtigst mulig oppfølging av brukernes informasjonsbehov. Virksomheten forutsetter således samarbeid med tidsskriftleverandører som prioriterer leveringssikkerhet og god kundeoppfølging. Leverandør forventes å ta seg av kontakt mot tidsskriftutgivere, bestille, reklamere og avslutte papirtidsskrifter og elektroniske tidsskrifter etter avtale med Legemiddelverkets bibliotek. Tilbyder må kunne levere samtlige titler i porteføljen, se oversikt i Vedlegg 3-Tidsskriftsliste. Legemiddelverket må kunne gjøre endringer i tidsskriftlisten se vedlegg 4 - ved å legge til nye abonnementer eller avslutte eksisterende abonnementer i løpet av avtaleperioden. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav/kriterier og tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt m/vedlegg o Vedlegg 1 Kontraktsutkast o Vedlegg 2 Allminnelige kontraktsvilkår o Vedlegg 3 Leveringssikkerhet o Vedlegg 4 Abonnementshåndtering o Vedlegg 5 Tidsskriftsliste o Vedlegg 6 Legemiddelverkets alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av varer o Vedlegg 7 Kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår 3
2. Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om levering av tidsskrifter til Legemiddelverket. 2.2 Leveransen Tilbyder skal levere samtlige titler i porteføljen (se oversikt i Vedlegg 5 - Tidsskriftsliste). Avtalen inkluderer også eventuelle endringer i porteføljen i løpet av avtaleperioden som spesifisert i Vedlegg 3 - Leveringssikkerhet. Tilbyder må oppfylle alle kravene spesifisert i Vedlegg 3- Leveringssikkerhet og Vedlegg 4 Abonnementshåndtering. Leveransen har CPV-kode 79980000 Tjenesteytelser vedrørende abonnementer 22200000 Aviser, fagtidsskrifter og magasiner 22211000 Fagtidsskrifter 22212000 Tidsskrifter 2.3 Omfang Det antas at årlig kjøp i avtalen vil være ca. 500.000,- NOK ekskl. MVA. Legemiddelverket gjør oppmerksom på at dette kun er et uforpliktende estimat. Avtalen skal dekke løpende abonnement til bibliotekets samlinger. Avtalen vil også kunne omfatte kjøp av tidsskrifter til andre seksjoner/avdelinger i etaten. Avtaleperioden vil vare fra 1. januar 2011 og frem til 31. desember 2012. Avtalen har en opsjon på forlengelse i 1 - ett - år utover overnevnte avtaleperiode. 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Statens legemiddelverk. 3. Priser Prisene i kontrakten skal være faste i ett -1- år. Legemiddelverket ønsker tilbud på pris for følgende tre alternativer: a) kun elektronisk versjon b) elektronisk versjon og papirabonnement c) kun papirabonnement, dersom dette er eneste alternativ Leverandør skal fylle ut vedlagte tidsskriftsliste (Vedlegg 5 - tidsskriftsliste) over tidsskrifter som legemiddelverket ønsker pristilbud på. Kolonne D: Pris for elektronisk utgave av tidsskrifte. Kolonne E: Pris på både elektronisk og utgave på papir av tidsskrifte. Kolonne F: Pris på kun papir utgave av tidsskrift. Alle priser skal være eksl. mva. Prisene i vedlegg 5 - tidsskritsliste skal omfatte alle kostnader til Leverandør i forbindelse med gjennomføringen av denne rammeavtalen. Priser som kommer i tillegg til prisene i prismatrisen vil ikke bli godtatt. 4
4. Administrative vilkår og bestemmelser 4.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Statens legemiddelverk Sven Oftedals vei 8 0950 Oslo tel.: 22 89 77 00 Kontaktperson: Kristian Solberg Telefon: +47 22 89 77 35 epost: kristian.solberg@legemiddelverket.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 4.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4.3 Tidsfrister Tilbudene skal innleveres skriftlig i resepsjonen hos Statens legemiddelverk innen: Frist: 6. september 2010 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Tilbud som blir levert etter tidsfrist vil oppdragsgiver avvise. 4.4 Fremdriftsplan Foreløpig fremdriftsplan (alle datoer er tentative) Milepæl Dato Kunngjøring 9. juli 2010 Siste frist for at en leverandør kan stille spørsmål 27. august - 2010 Tilbudsfrist 6. september 2010 kl 12:00 Evaluering 13. september 24. september - 2010 Innstilling og bekjentgjøring 30. september 2010 Klagefrist (10 dager) 11. oktober 2010 Kontraktssignering 18. oktober 2010 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørens vedståelsesfrist for tilbudet er satt til 04. januar 2011. Leverandøren plikter å meddele oppdragsgiver skriftlig hvis vedståelsesfrist ikke opprettholdes. 5
4.6 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt vedlegg 1 og i alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser (AKS89) vedlegg 2. 4.7 Lønns- og arbeidsvilkår Krav til lønns- og arbeidsvilkår reguleres av vedlegg 7. 4.8 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.9 Rettur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 4.10 Oppdatering av konkurransegrunnlag Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysning som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 4.11 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 4.12 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 4.13 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.14 Aksept av vilkår og forbehold Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. Vesentlige forbehold vil ikke bli akseptert og vil lede til avvisning. Forbeholdene skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller liknende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 4.15 Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. 6
Tilbudet besvares i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget 2. Utfylt kontrakt med følgende kontraktsvedlegg Utfylt vedlegg 1 Kontraktsutkast Utfylt vedlegg 2 Alminnelige kontraktsvilkår Utfylt vedlegg 3 Leveringssikkerhet Utfylt vedlegg 4 Abonnementshåndtering Utfylt vedlegg 5 Tidsskriftsliste Utfylt vedlegg 6 Skjema for HMS erklæring Utfylt vedlegg 7 Kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår 3. Firmaattest (ref. kap. 5.1) 4. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. (ref. kap. 5.3) 5. Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette (ref. kap. 5.3) 6. Erklæring om foretakets omsetning de siste 3 årene med relevans til denne kontrakt. (ref. kap. 5.3) 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap (ikke eldre enn 6 måneder) (ref. kap. 5.3) 8. Oversikt over foretakets totale bemanning (ref. kap. 5.4) 9. Foretakets viktigste leveranser de 3 siste årene. (ref. kap. 5.4) 10. Redegjørelse vedrørende kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem (ref. kap. 5.4) 11. Referanseliste med minst 3 relevante referanser fra de siste 3 år (ref. kap. 5.4) 12. Skatteattest og MVA-attest (ref. kap. 5.2) 13. HMS egenerklæring (ref. kap. 5.2) 4.16 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandør. Brevet skal for øvrig inneholde: - referanse til saksnummer - fullt juridisk navn til leverandør - leverandørs adresse og organisasjonsnummer - leverandørs kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse - bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist - erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert 4.17 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til Statens legemiddelverk Resepsjonen Sven Oftedals vei 8 0950 OSLO Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i lukket og nøytral konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 10/12983 v/ Kristian Solberg Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett 1- eksemplar i ringperm med nummererte skilleark og i ett 1 - eksemplar på elektronisk media (CD/DVD eller minnepenn). Leverandørene skal levere filene på pdf-format (tallmateriale, dvs. priser, skal leveres som excel-filer) og den elektroniske versjonen av følgebrevet skal inneholde underskrift. 7
Merk adresse for levering av tilbud. For sent innleverte tilbud vil bli avvist automatisk. Tilbud som ikke leveres i lukket og korrekt merket forsendelse vil bli avvist, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1) b. 4.18 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 5. Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle kvalifikasjonskravene oppstilt i punkt 5.1 til 5.4 5.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha lovelig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Firmaattest 5.2 HMS-erklæring, skatteattest og mva-attest Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha et fungerende HMS-erklæring HMS-system Leverandøren skal ha et ryddig Skatteattest for merverdiavgift forhold mtp skatte- og Skatteattest for skatt avgiftsrestanser. Norske leverandører skal inngi attesten; Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (RF 1244) fra kommunen hvor Leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal være fremlagt innen tilbudsfristen og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Det praktiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Kvalifikasjonskravene fremgår også av kunngjøringen på Doffin /TED. Legemiddelverket anbefaler leverandør å lese konkurransegrunnlaget og kunngjøringen på Doffin nøye og levere samtlige dokumenter som etterspørres i konkurransegrunnlaget. Leverandører som ikke leverer dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlaget i kunngjøringen kan bli avvist. 8
5.3 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Kredittverdig med krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap (ikke eldre enn 6 måneder) 5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Minst 3 relevante leveranser Oversikt over foretakets totale bemanning fra de siste 3 år med Foretakets viktigste leveranser de 3 siste tilsvarende omfang i årene portefølje-størrelse. Redegjørelse vedrørende Tilstrekkelig teknisk og kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssyste faglig kompetanse og m kapasitet til å gjennomføre Referanseliste med minst 3 relevante rammeavtalen. referanser fra de siste 3 år. Referanselista bes minimum inneholde følgende opplysninger per referanse: o Oppdragsgivers navn o Kort beskrivelse av leveransen og omfang o Avtaleperiode (oppstart og avslutningsdato) o Navn på kundens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Når tilbyder opplyser om referanser i sitt tilbud, vil dette samtidig anses som en aksept for at oppdragsgiver kan komme til å ta kontakt med referanseperson for nærmere opplysninger. Tilbyder skal ha orientert og fått aksept fra oppgitte referanser om at oppdragsgiver kan kontakte dem i herværende sak. 6. Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurranse-grunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 9
Tilbudene vil bli evaluert etter følgende kriterier. Kun elektroniske tidskrifter Elektroniske tidskrifter og tidskrifter på papir Kun tidskrifter på papir Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i h.h.t. følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE Pris 40 % (score poeng 0-10) Kvalitet 60 % (poeng 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede poenger) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total poengsum (summen av tilbudets vektede poenger). Poengskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. 6.1 Nærmere om tildelingskriteriene: 1. Pris 40 %: Her vil prisene angitt i Vedlegg 5 - Tidsskriftsliste bli sammenlignet. 2. Kvalitet 60 %: Her vil følgende elementer bli vurdert: Leveringssikkerhet (70 %) Abonnementshåndtering (30 %) 7. Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 Kontraktsutkast Vedlegg 2 Allminnelige kontraktsvilkår Vedlegg 3 Leveringssikkerhet Vedlegg 4 Abonnementshåndtering Vedlegg 5 Tidsskriftsliste Vedlegg 6 Legemiddelverkets alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av varer Vedlegg 7 Kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår 10