NY vareeksport v og import for NOBB Eksport er en funksjon hvor vareeier kan eksportere ut informasjon som er registrert på varene. Import er en funksjon for vareeiere for å importere varer og priser fra en Excel eller xml-fil inn til NOBB. Skal man oppdatere både varer og priser fra samme fil må importen kjøres to ganger. Det er nå mulig å importere filer som kun inneholder en kolonne med endring (f.eks. Lang varetekst) og en med NOBB-nr. For at dette skal fungere må kolonneoverskriften være korrekt i henhold til databasen og kolonnen med NOBB-nr MÅ alltid være med. Benytt malen for å finne korrekt overskrift. Det er også mulig å flytte varer fra en modul til en annen. Velg riktig Excel-eksport av varedata Vareeier har mulighet til å eksportere data direkte fra løsningen. Både egne varer, prisgivervarer og priser kan eksporteres. Ved eksport av eksisterende artikler som for eksempel skal redigeres før import tilbake til NOBB. Velg Vareeksport 2.6 eller 6.0. Forskjellen på disse to formatene er hvor mye informasjon som eksporteres pr. artikkel. Dette vil si at versjon 6.0 eksporterer nesten alle tilgjengelige felter mens versjon 2.6 tar de gamle feltene, dvs de tilgjengelige feltene pr 2010. For import av det nye formatet må filen lagres som.xlsx (Office 2007). Skal alle varene eksporteres trykk på knappen Eksporter i menylinjen. Ønsker man kun et utvalg må disse markeres før eksportvalget, marker de varene som skal eksporteres og trykk deretter på eksporter-knappen. Ved valg av alle, eksporteres både egne varer og prisgivervarer. Etter noe tid vil Excel åpnes med den eksporterte informasjonen, hvor lang tid dette tar avhenger av antall varer som skal eksporteres Ved import av enkeltfelter skal NOBB-nr alltid være med. Kolonneoverskriften MÅ være korrekt i henhold til databasens beskrivelse. XML-eksport av varedata Skal alle varene eksporteres trykk på knappen Eksporter i menylinjen. Ønsker man kun et utvelg må dette gjøres før valget, marker de varene som skal eksporteres og velg så eksporter - knappen. Velg Vareeksport (Xml) i nedtrekksmenyen på format. Trykk så på eksporter - knappen. Ved valg av alle, eksporteres både egne varer og prisgivervarer. Etter noen noe tid vil Excel åpnes med den eksporterte informasjonen. Filen må nå lagres. Feltbeskrivelsen er beskrevet i kapittelet Import av data til NOBB. NOBB eksport/import - brukerveiledning Dato 6.06.11 Side 1
Import av data til NOBB For å gjøre førstegangs innlegging av data (vareinformasjon) for en vareeier og senere forenkler vedlikeholdet av denne informasjonen, finnes en funksjon for import av varer som heter Importer (Vimport). Vareeier har mulighet til å importere den Excel-filen som er eksportert fra NOBB. Det finnes per i dag to maler for import av nye varer/priser som skal benyttes mot NOBB VE. Importmalene til Excel-dokumentene (vare eller pris) er tilgjengelig på importbildet. Trykk på knappen Velg så malen for vare eller pris. Vare-malen kan benyttes til både vare- og prisjusteringer, husk at importen da må kjøres to ganger hvis begge deler er endret. Først for vareimport, så for endringer av priser. Ved nyregistrering via import vil prisen bli importert. OBS: Husk at dersom man benytter Excelfil til import må dette være en.xls fil for versjon 2.6 eller en.xlsx fil for versjon 6.0 Ved å velg linken åpnes et nye varer mal vil det først komme et spørsmål om dokumentet skal åpnes/lagres, hvis man velger åpner, vil Excel-arket som åpnes, ser slik ut De røde kolonneoverskriftene indikerer de feltene som må fylles ut før importen kan gjennomføres. Holder man musepekeren over de røde feltene vises et infofelt som forteller hva som menes med feltet. Ønsker man å benyttet den åpnede filen, må dokumentet lagres (filen må få et navn). Finn filen ved hjelp av finn-knappen Velg hva som skal importeres og trykk på Importer-knappen Husk at hvis det skal importeres både vare- og prisendringer må importen kjøres to ganger. Når importen er ferdig, varsles dette med en melding som sier hva som er importert og hva som feilet. Hvis en varelinje feilet, så er varen IKKE importert, loggen må sjekkes. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis logg Åpne loggen Linjenummeret i loggen henviser til hvilken linje varen har i excelarket som ble benyttet til importen. NOBB eksport/import - brukerveiledning Dato 6.06.11 Side 2
Feltbeskrivelse for importfil Vareeier har mulighet til å eksportere data direkte fra løsningen som kan benyttes til redigering av tekster og prise for så å importere filen til NOBB. Her forklarer vi først de viktigste begrepene, feltbeskrivelsen kommer på de neste sidene. Ved opprettelse av nye varer er det enkelte felter som må være med, se side 5. Det er mulig å kun oppdatere ett felt i NOBB, ved import skal da NOBB-nr og den endrede kolonnen være med. For at importen skal fungere MÅ feltbeskrivelsen være med som kolonneoverskrift. Kolonneoverskriften MÅ være korrekt ved import. Varenr.: Varetekst 1: Varetekst 2: Lang varetekst: Internt modulnr.: Prisenhet: Prisindeks: Spesialvare: Pk1_Type: PK1_BestårAvEnhet: Pk1_Antall: Vareeiers artikkelnr. Må fylles ut på ny vare Den enkelte vares (artikkels) beskrivelse, unik pr vareeier. Må følge NOBBs krav til varetekst. All relevant informasjon om den enkelte artikkel skal inn i varetekst 1. Vareteksten skal begynne med beskrivelse av produktet. Er unik for vareeier og må fylles ut. En fortsettelse av varetekst 1. Kan brukes til å utdype evt. forkortelser i varetekst 1. Trenger ikke fylles ut (kan være blank). Skal beskrive hele artikkelen uten fokortelser. Kan være vareeiers egen varegruppenr. Knytter varer med samme internt modulnummer til samme modul. En modul er en samling varer som «naturlig» hører sammen. F.eks. der beskrivelse er den samme men dimensjon er forskjellig. Må fylles ut. Modulene MÅ opprettes manuelt i NOBB før import av varer. Enhetsbetegnelse i forhold til prisen. D.v.s. om prisen er oppgitt i STK blir prisenheten STK. Det er kun NOBBs gyldige enhetsbetegnelser som kan brukes. Bruk samme enhet som benyttes i deres eget system for fakturering. Prisen på varen i forhold til prisenhet. Husk at prisene skal oppdateres i henhold til NOBB Kjøreplan. Skal kun benyttes på varer der mål ikke kan oppgis (for eksempel et vindu produsert etter kundens mål). En vanlig artikkel skal registreres med pakninger som inneholder GTIN-nr og mål/vekt. Pakningstype 1. I NOBB må hver vare ha minst en pakning. Alle pakninger som kan selges, både fra vareeier og i handelen skal registreres. Selv om pakningen ikke kan kjøpes fra vareeier skal den registreres, velg da at den ikke kan bestilles. Den enheten denne pakningen består av. På pakning 1 er det prisenheten som skal velges. Det antall varer denne pakningen består av i forhold til enheten i PK1_BestårAvEnhet. Er pakningsinnholdet 1 skal det stå 1 Pk2_BestårAvEnhet Består av enheten på pakning 2 er alltid enheten til pakning 1. Pk2_Antall: Det antall varer denne pakningen består av i forhold til enheten i PK1. GTIN-nr I NOBB kan GTIN-nr registreres med 8, 12, 13 og 14 siffer. GTIN-14 kan kun registreres på D- og T-pak. Følgende felter kan IKKE importeres Antall D-pak (pr. lag) Gjelder kun på pakning Pall Maks stablevekt (kg) Gjelder kun på pakning Pall Avgift Transportmerking Ny modul Modul- og varebeskrivelse Sletting av en verdi gjøres ved å benytte spesialtegn i cellen: # alene betyr slett verdi. Celler som er tomme blir ignorert. Felter som ikke kan slettes, ignorerer verdien # Det kan opprettes maks 10 pakninger i filen. NOBB eksport/import - brukerveiledning Dato 6.06.11 Side 3
Feltnavn i Excel Maks lengde Må fylles ut når ny vare Beskrivelse Vareeier Angir om dere er vareeier eller prisgiver (Ja/Nei). VareNr Ja Vareeiers varenr. Det artikkelnr. vareeier har på denne varen ProdVareNr Ja Produsentens varenr. Det artikkelnr. produsenten har på denne varen. Er som oftes likt VareNr. ErNRFVare Hvis varen har et NRF-nr. da Ja, Kan være blank. NRFnr Artikkelens NRF-nr dersom det finnes. Skal ellers IKKE brukes. NOBBNr 8 Blank ved førstegangs innleggelse. Ved oppdatering gjøres oppslag på NOBBnr før vareeiers varenr. Varetekst 1 35 Ja Må fylles ut. OBS! Husk NOBBs krav til varetekst og regelverket Varetekst 2 35 Tilleggsinformasjon til varetekst 1 LangVaretekst 100 Beskrivelse av varen uten forkortelser( settes lik NRF-varetekst for NRF-varer). Unik for vareeier. IntModulNr 8 Kan være vareeiers egen varegruppenr. som brukes internt hos vareeeier. Moduler må opprettes manuelt i NOBB først. (Må ikke forveksles med NOBBs varegruppestruktur.) NOBBModulNr 8 Ja NOBB modulnr. Blir tildelt når modulen lagres i NOBB. Prisenhet 3 Ja Varens enhetsbetegnelse i forhold til pris. Kun tillatte enheter i NOBB kan brukes. MÅ ha samme enhet som den enheten varen faktureres i til kunden. Pris NOBB prisindeks på artikkelen. PrisFraDato Hvilken dato NOBB-prisindeks gjelder fra Valuta Angi valuta (bruk internasjonale valutakoder) for NOBB-prisen. Blank = NOK Lagerfort Ja Ja/Nei. Om varen kan bestilles (lagervare), eller må produseres først (endret fra På bestilling ). Spesialvare Varer uten spesifisert mål og uten forpakningsnivå. Ja/nei, kan være blank. Når blank må varen ha F-pak. TaalerFrost Tåler artikkelen frost under transport/lager. Ja/nei, kan være blank HarHoldbarhetsDato Har artikkelen hopldbarhetsdato. Ja/nei, kan være blank UtgaarDato Når varene skal opphøre, påføres en utgår dato. DD.MM.YYYY ErstattesAv Påfør det nye NOBB-nr denne varen skal erstattes av. Svane Miljømerke. Har artikkelen Svanemerket. Ja/nei, kan være blank Blomsten Miljømerke. Har artikkelen EU-blomsten Ja/nei, kan være blank NAAF Har Norges Astma og Allergiforbund merkeordning Ja/nei, kan være blank FSC Sertifisering av skogbruksaktivitet.ja/nei, kan være blank PEFC Skogsertifiseringssystem. Ja/nei, kan være blank Pk1_Type 3 Ja Pakningstype for pakning nr 1. Pakningstype for pakning nr 1. Minste salgbare enhet (også fra butikk). Bruk NOBB enhetsbetegnelse. PK1_PakningsKl Pakningsklasse F-, D-, T-, PSE-pak. Minste salgsenhet (PK1) skal ha pakningsklasse F, varen må ha et GTIN-nr. PK1_BestaarAvEnhet 3 Ja Hvilken enhet denne pakningen består av i forhold til prisenheten. Pk1_Antall Ja Det antall enheter pakningen består av i forhold til prisenheten PK1_Bestillbar Ja Ja/nei. Angir om kunden kan bestille denne pakningen. PK1_Lagerfort Er denne pakningen lagerført hos produsent. Pk1_GTIN 13 Det GTIN-nr (tidligere EAN-nr.) denne pakningen har. Pk1_Hoyde Pakningens høyde i meter (brutto). Pk1_Bredde Pakningens bredde (dybde) i meter (brutto). Pk1_Lengde Pakningens lengde i meter (brutto). Pk1_Volum Pakningens Volum i kubikkmeter. Blir beregnet hvis høyde/lengde/bredde er registrert. Pk1_Vekt Pakningens vekt i kilo Pk2_Type Den enhet pakning nr 2 skal ha. Skal være D-pak T-pak eller PSE-pak Pk2_GTIN 14 Det GTIN-nr (tidligere EAN-nr.) denne pakningen har, kan være 8, 12, 13 eller 14 siffer. Osv (Samme som PK1 men skal hete PK2) PK3_ Type 1 Den enhet pakning nr 3 skal ha. Kan være T-pak eventuelt PSE-pak Osv (Samme som PK1 men skal hete PK3) NOBB eksport/import - brukerveiledning Dato 6.06.11 Side 4
NOBB enhetsbeskrivelser Forkortelse med beskrivelse av alle typer gyldige enheter (forpakningstyper/prisenhet) i NOBB Enhetskode ARK BK BLO BOX BUL BNT BØT CEN CM CON DM DSP DUS ESK FAT FL G HPL HL CEN KAN KRT KAS KG KOL M3 M2 KVL LAS LGD LTR LM M MM MPK PAK PAL PAR PAT PP PLA POS RUL RØR SEK SET SNL SPA STK T TON TRM TUB MIL Beskrivelse ARK BLISTERKORT BLOKK BOKS BULK BUNT BØTTE 100 STYKK (brukes kun som prisenhet) CENTIMETER CONTAINER DESIMETER DISPLAY DUSIN ESKE FAT FLASKE GRAM HALVPALL HEKTOLITER HUNDRE STK KANNE KARTONG KASSE KILOGRAM KOLLI KUBIKKMETER KVADRATMETER KVEIL LASS LENGDE LITER LØPEMETER METER MILLIMETER MULTIPAKKE PAKKE PALL PAR PATRON PLASTPAKKE PLATE POSE RULL RØR SEKK SETT SNELLE SPANN STYKK TIME TONN TROMMEL TUBE TUSEN STYKK (brukes kun som prisenhet) NOBB eksport/import - brukerveiledning Dato 6.06.11 Side 5