Styring av vedlikehold med SAP PM Erfaringer fra PM implementering Nycomed Pharma Elverum
INNHOLD Kort presentasjon av Nycomed og Akselera Beslutningsprosessen bak avgjørelsen om å bruke SAP PM Oversikt over PM prosessene og masterdata Hvordan PM er integrert med øvrige SAP moduler Hvordan få bedre økonomisk styring av vedlikehold med SAP PM Praktisk bruk av PM og utfordringer fra brukersiden
Booz & Company 12 October 2011 Globalt farmasiselskap Produksjon i Norge, Danmark, Tyskland, Belgia, Polen, Russland. Representert med salgsselskaper i hele verden Nylig sammenslåing med Takeda med hovedkontor i Japan. Tilgang på nye markeder og produkter This document is confidential and is intended solely for the use and information of Takeda and Nycomed
1970 NAF-Laboratoriene established by Norges Apotekerforening (the Norwegian Pharmacy Association) 1974 Start of pharmaceutical production 1982 Installation of the first BFS machine 1988 Norsk Hydro acquires NAF-Laboratoriene, and the name is changed to Hydro Pharma 1992 Hydro Pharma is bought by Nycomed, and plant Elverum becomes part of Nycomed in Norway 1993 Production of tablets and suppositories closes 2000 Strategic focussing on liquid products, BFS technology and contract manufacture 2004 Production of ointments and creams ceases 2011 Takeda of Japan aquires Nycomed PLANT HISTORY IN SHORT 1970 1980 1990 2000 2010 2011 4 Nycomed Elverum Presentation October 2011 Nycomed a Takeda company
Some of our products 5 Nycomed Elverum Presentation October 2011 Nycomed a Takeda company
Plant Elverum 6 Nycomed Elverum Presentation October 2011 Nycomed a Takeda company
Akselera vår profil Gjennom vår lange erfaring leverer vi økt verdi til våre kunder ved å se virksomheten i et helhetsperspektiv der vi kombinerer de 5 dimensjonene; forretningsstrategi, forretningsprosesser, virksomhetsstyring, organisasjon/personer og IS/IT. Vår erfaring resulterer i at prosjektene blir levert hurtigere og med høyere kvalitet, derfor vårt mott Value through experience Noen hovedpunkter: Første konsulenter på plass i januar 2006. Virksomhet i Norge og Finland med tilsammen ca. 25 konsulenter. Omsetning på ca. NOK 40 mill. Vi er en del av et større internasjonalt nettverk Tjenesteområder: SAP og andre virksomhetskritiske løsninger Effektivisering av virksomhetenes drift Prosess effektivisering Prosjekt- og programledelse IT rådgivning Virksomhetsstyring Våre konsulenter har i gjennomsnitt 13 års management consulting erfaring, med gj.sn. 18 års forretningserfaring. I tillegg har mange av forretningskonsulentene mer enn 12 års SAP erfaring. Vi har lang erfaring fra bransjer som; farmaseutisk produksjon, olje & gass, oljeservice, næringsmiddelproduksjon, varehandel, prosessindustri, engineering og konstruksjonsvirksomhet, logistikk & distribusjon, shipping, bilbransjen og offentlig virksomhet Fokuserer på internasjonale virksomheter med hovedkontor i Norden. 7
8 Våre SAP kunder pr. oktober 2011 Company Presentation 31/10/11 ABeam Consulting Partner Firm
Akselera Bergen Oslo Helsinki Maintenance Management www.akselera.com Kolding Copenhagen 20th of January, 2010 Akselera 31/10/11
Maintenance & Operations Leading companies have a plant maintenance strategy and operating model to ensure world class plant availability and perfomance. Key focus areas for such companies is to optimise plant and equipment uptime while at the same time ensuring that maintenance and operation work is carried out at an acceptable risk level and in a cost effective manner. Effective maintenance programmes are proactive, robust and executed on a daily basis - not a series of reactive, heroic efforts to rescue operations or respond to regulatory audits Continuous improvement in this area requires solid understanding of maintenance business processes, underpinning technology and how to build and operate an efficient maintenance organisation. Governance model for maintenance management ** Governance model from Basisstudien om vedlikeholdsstyring (Norwegian Oil Directorate 1998) Continuous improvement Technology Akselera 31/10/11
Maintenance & Operations Planning and execution Typical challenges - Planning Planning is not aligned with strategic and operational objectives as the company does not have a planning structure that supports Integrated planning for different types of activities such as shutdowns, modifications, operations and corrective and preventive maintenance Long-term, mid-term and short-term planning Portfolio management of f.ex. modification and project work Prioritisation of activities Resource planning and levelling across different activities and resource types Ownership of plans is not well defined or defined at too low level in the organisation. Business processes for planning is poorly defined and/or not adhered too Maintenance planning system is not integrated with maintenance execution system Maintenance planning performance tracking is not performed or does not identify critical issues for improvement Typical challenges - Execution Planning is seen as the responsibility of the planning department and there is a lack of ownership of plans at mid management level and lack of discipline to scheduled maintenance plans Focus is on malfunctions and breakdowns. Preventive maintenance work is not prioritised, often leading to increased downtime long term Maintenance activities and daily operator activities are not coordinated. Poor resource planning for people, parts and tools lead to less than optimal maintenance execution. Maintenance management system capabilities are not fully used Inefficient repair processes increase turnaround times and consume excessive facility capacity Spare parts forecast inaccuracies lead to either high inventory levels or inadequate service levels Outsourcing of non-critical capabilities is not considered or poorly managed as potential cost reduction or performance improvement Akselera 31/10/11
Akselera experience and references Akselera has delivered a range of projects for maintenance and operations planning and execution Managed implementation of an integrated planning solution for five facilities at Statoil. The facilities included refineries, LNG plants and terminals. The project covered: implementation of improved business processes for operations and maintenance planning implementation of integrated planning solution for Statoil s planning hierarchy main plan (6 years) year plan (2 years) operational plan (3 months) maintenance plan (1 3 weeks) design and implementation of the organisation to manage the production, distribution and monitoring of plans. Managed continuous improvement for Maintenance & Operations planning in business area Manufacturing at Statoil. This covered detailed analysis, implementation and monitoring of activities in M & O planning, maintenance execution and maintenance reporting. Managed harmonisation of business processes for M & O planning at Statoil using previous Statoil and Hydro business processes as input. The new, standardised business process is now part of Statoil s governing system and valid across all business areas. Managed roll-out of harmonised Maintenance & Operations and HSE business processes at four facilities in business area Manufacturing at Statoil. Akselera 31/10/11
BESLUTNINGSPROSESSEN Utfordring Oppgradere eksisterende vedlikeholdsløsning eller velge SAP PM? Løsning Beregne lønnsomhet ved ulike alternativ Videreføring av standard vedlikeholdsavtale Installasjon og validering av ny server Andre IT kostnader forbundet med utvikling og forbedringskostnader. (Konsulentutgifter) Fordeler ved SAP PM Prosessforbedringer Utnytte synergi med eksisterende Sap kompetansesenter og integrering med felles server hub og IS/IT miljø. Redusere avhengighet til ekstern software med begrenset fagmiljø Fordeler ved å oppgradere nåværende løsning Godt innarbeidet løsning skreddersydd til nåværende vedlikeholdsprosesser Godt vedlikeholdt database med god kvalitet på masterdata
BESLUTNINGSPROSESSEN Utfordring Etablere prosjekt for implementering av SAP PM Løsning Involvering av lokal ledelse for beskrivelse av prosjekt Beskrive «business case» og kvalifisere beslutningen økonomisk og kvalitativt Beskrive løsningens omfang Krav til løsningen på høyt nivå Organisering og estimering av prosjektkostnader Akseleras rolle Prosjektledelse og validering av løsningen (imøtekomme GxP krav) Fagkompetanse for SAP PM
BESLUTNINGSPROSESSEN Utfordring Gjennomføre SAP prosjektet Innsalg av SAP PM til eksisterende brukermiljø på MP2 Løsning Konstituere prosjektet og klargjøre ansvar og roller Gjennomføre «Kick off møte» og selge løsningen til nøkkelbrukerne Sammen med brukere utarbeide detaljert kravsliste til funksjonalitet Sette opp prototypeløsning og gjennomføre opplæring av superbrukere Etablere plan for systemvalidering (Computer system validation) På et tidlig tidspunkt analysere og finne hvilke masterdata objekter fra gammelt system som kan overføres. Hvilke data kan konverteres? Hvilke data må konstrueres? Utarbeide testplan/opplæringsplan/autorisasjoner Utarbeide tydelige ansvar- og rollebeskrivelser og arbeidsflyt ikke minst mot integrerte funksjoner Utvikle endelig løsning Go-Live aktiviteter Data migrering Aktivering av brukere Support
Hvilke prosesser kan dekkes av SAP PM? Industri og bedrifter med intern organisasjon for vedlikehold av: Bygninger inkludert infrastruktur for vann, elektrisitet, kommunikasjon. Produksjonsutstyr inkludert maskiner, lagerutstyr (trucker, kraner etc.), reservedelslager. Preventivt vedlikehold Korrektiv vedlikehold Fast vedlikehold Nødreparasjoner Kalibrering Inspeksjoner Ad hoc service Preventivt vedlikehold Vedlikehold som gjentas med intervaller basert på tid eller tellere. En teller kan være antall liter pumpet, antall runder kjørt, energi forbrukt. Vedlikeholds prosjekter Nytt utstyr Oppgradering Korrektivt vedlikehold Vedlikehold som utføres basert på meldinger om feil fra f. eks maskinoperatører
Organisasjonsstruktur SAP Organisasjonsstruktur PM Indústrias Company code Micheletto CQ00 Planning plant BM01 Planner group BM1 BM2 Functional location
PM masterdata Technical objects Assemblies Repair tools and maschines Resources Spare parts Documents Equipment Locations Work centers and capacity Functional location Representerer fysisk plassering av et objekt som er relevant for vedlikehold. En lokasjon settes opp som en struktur i systemet med for eksempel: Nivå I: Fabrikk Nivå II: Produksjonslinje Nivå III: Pakkestasjon Under nivå III vil ett eller flere vedlikeholdsobjekt plasseres.
PM masterdata Technical objects Resources Assemblies Repair tools and maschines Spare parts Dokumenter Equipment Locations Work centers and capacity Equipment Representerer et objekt som er relevant for service og vedlikehold. Equipment knyttes til functional location. Produksjonsutstyr VVS Elektrisk Dette utstyret bør klassifiseres etter kritikalitet Er f.eks riktig kalibrering kritisk for produktets kvalitet? Er det en flaskehals for påfølgende prosesser? Er utstyret i fokus for ekstern inspeksjon (audit)?
PM masterdata Technical objects Assemblies Repair tools and maschines Resources Spare parts Documents Equipment Locations Work centers and capacity Assemblies og reservedeler Assembly (materialtype IBAU) kan sammenlignes med en stykkliste. Dersom man ønsker å dele et utstyr opp i flere vedlikeholdskomponenter kan man etablere en struktur for ulike kritiske deler. Benyttes ved at man har flere typer utstyr (equipment) med samme type pumpe eller motor. Man kan da knytte opp en stykkliste til mange utstyr. I denne stykklisten kan man vedlikeholde reservedeler som enten lagerføres eller kan bestilles Reservedeler betraktes som fysiske materialer som lagerføres/bestilles fra leverandører og vedlikeholdes i SAP Materialmaster. Man kan lage en stykkliste (BOM) som representerer det man trenger f. eks for en gitt produksjonsliste og knytte opp dette i feltet construction type på equipment master.
Eksempel Functional location og equipment struktur
PM masterdata Technical objects Assemblies Repair tools and maschines Resources Spare parts Dokumenter Equipment Locations Work centers and capacity Reparasjonsverktøy (repair tools i SAP PRT) SAP PM kan også knyttes til en database for spesialverktøy/måleapparater for reservasjon til vedlikeholdsoppdrag. Dette kan f. eks ved preventivt vedlikehold med behov for kalibrering legges til hvilket utstyr man har behov for på en gitt dato. Work centers and capacity På functional location nivå og equipment leggest det til et ansvarlig workcenter. Dette kan være rørleggere med ansvar for VVS, eller mekanikere. Ved avansert bruk av PM legger man også her inn kapasitetsplanlegging for optimal utnyttelse av ressurser. På equipment master kan man også legge inn produksjons work center hvis man ønsker å integrere planlagt vedlikehold med produksjonsplanleggingen
PM masterdata Technical objects Resources Assemblies Repair tools and maschines Spare parts Dokumenter Equipment Locations Work centers and capacity Dokument styring For på utføre kvalitetsarbeid på vedlikehold er det behov for å ha tilgang på nødvendig og kritisk informasjon knyttet til utstyr. På equipment master kan man vedlegge nødvendige tekniske tegninger, instruksjoner, bilder etc.. Det er egne masterdata på å opprette og styre dokumenter i SAP.
Eksempel på vedlikeholdsprosess 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Korrektivt vedlikehold Opprette notifikasjon Evaluering av notifikasjon Opprette vedlikeholdsordre Planlegge vedlikeholdsordre Tilordne ressurser og fastsette tidspunkt Frigi ordre Utføre og rapportere oppdrag Tilbakemelde vedlikeholdsordre Avslutte ordren teknisk Settlement av kostnader Avslutte vedlikeholdsordre
Eksempel på vedlikeholdsprosess Opprette notifikasjon Beskrive oppstått feil/problem Forslag til forbedring Registrere en hendelse Opprette notifikasjon alle 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Behandle notifikasjon Verifisere problemet. Hvor kritisk er det? Kontakt personen som har meldt problemet. Innhente ytterligere informasjon Behandle notifikasjon Vedlikeholds planlegger 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Opprette ordre Hva er komptansebehovet? Er det behov for reservedeler? Må ekstern hjelp tilkalles? Opprette ordre Vedlikholdsplanlegger 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Planlegge og frigi ordre (release) Hvilke arbeidsoperasjoner? Har vi nødvendige deler? Hvem skal utføre arbeidet? Når må arbeidet være utført? Frigi ordre. Vedlikeholdsplanlegger Planlegge og frigi ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Utføre ordre Uttak av reservedeler Evt. anskaffelse av deler Evt. anskaffelse av ekstern ekspertise Vedlikeholdsressurser Utføre ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Tilbakemelde ordre Status på arbeidsoppgaver Registrere forbrukt tid Forbruk av materiell Forbruk av eksterne ressurser Vedlikeholdsressurser 1 2 3 4 5 6 Tilbakemelde/ bekrefte ordre 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess Lukke arbeidsordre teknisk (technical complete) Planlagte akitiveter er utført Kostnader på ordre kan fortsatt påløpe, f.eks. faktura fra eksterne ressurser Etter alle kostander er registrert kan ordren lukkes/bekreftes økonomisk. Vedlikholdsressurser Avslutte arbeidsordre teknisk 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikholdsprosess Settlement Kostnadene er samlet på serviceordren. Gjennom settlement blir påløpte kostnader overført til mottakende standard kostsenter. Dette kan være kostsenter for relevant produksjonslinje. Denne prosessen gjentas hver måned inntil oppdraget er fullført. Controller Settlement 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eksempel på vedlikeholdsprosess 1 2 Lukke arbeidsordre Når det kan bekreftes at ingen flere kostnader påløper ordren lukkes den og sperres for ytterligere posteringer. 3 4 5 6 7 8 Cost controller Avslutte ordre økonomisk 9 10 11
Integrasjon andre moduler SD FI PP MM WM CO AM QM PM HR SAP IS WF PS
Integrasjon andre moduler PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler MM Innkjøp/lager PM er integrert med MM innkjøp. Dette gjelder spesielt innkjøp knyttet til reservedeler og innkjøp av eksterne ressurser. I tilknytning til PM tasklists (på serviceordre under operations) kan man legge inn planlagt forbruk av både materiell og ekstern service. Det må da vedlikeholdes både leverandør masterdata, inforecords også for PM materiell. På lagersiden vil da også man kunne knytte opp MRP kjøring fra MM for å styre lager på f. eks bestillingspunkt En innkjøpsrekvisjon kan utløses med en PM ordre som kilde. Det må dermed avklares med bedriftens innkjøpere en prosess for PM innkjøp. På Nycomed hadde man mye manuell bestilling og direkte fakturamottak. Det legges til rette for bedre kostnadskontroll gjennom å knytte opp innkjøpsmodulen til PM.
Integrasjon andre moduler PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler Finansmodulen SAP PM er knyttet mot finans i likhet med andre moduler ved forbrukposteringer knyttet til ressursbruk og materiell. Videre påvirkes balansen av verdien på lagerførte reservedeler. Det finnes også mulighet for å knytte utstyr(equipment) til asset masterdata i Finans.
Integrasjon andre moduler PM prosessene er integrert med følgende standard SAP moduler PP produksjonsmodulen Det finnes mulighet for å integrere utstyr med hvilket workcenter de er knyttet til i produksjonen. Dermed kan produksjonsplanlegger se når det er planlagt standard vedlikehold slik at han kan vite mer eksakt tilgjengelighet på produksjonsutstyr. QM modulen På samme måte som man kan lage inspeksjonsplaner og kontroll av produktkvalitet, kan man også lage planer for kalibrering av utstyr med sjekklister knyttet til utstyret hvor man kan registrere om utstyret under operasjon holder seg innenfor predefinerte toleransegrenser
Bedre økonomisk kontroll SAP PM gir bedre økonomisk styring nettopp som følge av muligheten for integrasjon med de andre modulene. Datagrunnlaget man legger gjøre at man kan utnytte standard kostrapporter både innfor lager, innkjøp og PM. Gjennom struktureringen av data bl.a. ved functional location og utstyr kan man bryte ned kostnadsbildet med liten anstrengelse ned på et nivå som gjør at man kan treffe raske og riktige tiltak for forbedring. Det gir grunnlag for å treffe riktige beslutninger knyttet til investeringer i nytt utstyr og teknologi. Ikke minst er det et nyttig verktøy overfor leverandører å kunne dokumentere problemer med et utstyr, og kunne reklamere på et godt faktagrunnlag.
Praktiske erfaringer fra PM Tungt Brukergrensesnitt Savner bedre integrasjon med inventory og warehouse management Innføre barcodes og scanning for reservedeler Utnytte automatisk etterbestilling (MRP) God struktur på functional location Lett å finne frem til riktig sted og utstyr Tips: Ha egen functional location for utgått utstyr (oversikt for bl.a. forsikring) Tips: Vær meget nøye med masterdata migrering. Overføring av vedlikeholdshistorikk ble lagt inn som fritekst på utstyr. Hadde vært enklere å finne frem dersom det hadde vært dokumenter knyttet opp til utstyr. Bruker i dag PM mest for planlegging og organisering av vedlikeholdsoppgaver. Har ikke innført integrasjon mot innkjøpsprosessen Må også bruke mye tid på andre software systemer EQMS avvikssystem. Greenbelt- integrert rapportering på produksjonsutstyr relatert til nedetider og feilkoder.