NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 11.06.2015 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Hudiksvall, Namsos Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/15 Referatsaker 014/15 Besøk kommunal enhet - sentraladministrasjonen 015/15 Evaluering av revisjon, sekretariat og kontrollutvalgets egen virksomhet 016/15 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - «samhandlingsreformen samarbeid med helseforetaket» TILLEGGSSAK 017/15 Statusrapport fra revisor Steinkjer 08.06.2015 Hilde Vatnar Selnes/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Tel: 74 11 14 77 Mobil: 938 97 555
SAK 013/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 11.06.2015 Einar Sandlund 013/15 413-1703-5.3 De fremlagte referater tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Vedlagt 2. Namsos kommune Kst.vedtak Riksrevisjonsrapp. gjeld Vedlagt 3. Namsos kommune Kst.vedtak årsberetning 2014 Vedlagt 4. Namsos kommune Kst.vedtak årsregnskap 2014 Vedlagt 5. Namsos kommune Kst.vedtak Skatteoppkr. Funk. 2014 Vedlagt 6. KomRev Trøndelag IKS Protokoll Rep.skap 04.05.15 Vedlagt 7. KomSek Trøndelag IKS Protokoll Rep.skap 04.05.15 Vedlagt SAK 014/15 BESØK VED KOMMUNAL ENHET - SENTRALADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 11.06.2015 Einar Sandlund 014/15 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar besøket til foreløpig orientering. 2. Det utarbeides et internt referat fra besøket til kontrollutvalget som behandles i neste møte. Ingen Kontrollutvalget fattet i sak 007/15 den 12.02.15 slikt vedtak : Kontrollutvalget avlegger besøk ved sentraladministrasjonen den 11.06.15 Vurdering Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar besøket til foreløpig orientering og at det utarbeides et internt referat fra besøket til kontrollutvalget for behandling i neste møte.
SAK 015/15 EVALUERING AV REVISJON, SEKRETARIAT OG KONTROLLUTVALGETS EGEN VIRKSOMHET M.V. Kontrollutvalget 11.06.2015 Einar Sandlund 015/15 413-1703-5.3 Saken legges frem uten nærmere forslag til vedtak. Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets årsplaner 2012-2015 : Ved slutten av funksjonsperioden 2012-2015 er det naturlig at kontrollutvalget gjør en evaluering av arbeidet sitt i perioden. Sentrale deler her er samarbeidet med revisjonen, sekretariatet, samt utvalgets egen virksomhet. Det kan også være deler som det kan være naturlig å se på, f. eks. forholdet til kommunestyret Gjennomgangen bør blant annet inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget hatt en tilfredstillende dialog med rådmannen og administrasjonen for sin kontroll og funksjon? Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har stillt spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Samarbeidet med sekretariat og revisjon Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Samarbeidet med revisjon Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Forholdet til ordfører/kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalg og kommunestyre fungert? Hvordan har samspillet vært med ordfører?
Vurdering: Kontrollutvalget selv er de nærmeste til å vurdere sin virksomhet i perioden. Sekretariat, revisjon og ordfører kan også være nyttige bidragsytere i evalueringen. Saksbehandler er av den oppfatning at kontrollutvalget bør ta en bredest mulig drøfting av virksomheten hvor faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer og økonomi også tas med i bildet. Utvalget kan også hvis de selv ønsker det formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen. SAK 016/15 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON «SAMHANDLINGSREFORMEN SAMARBEID MED HELSEFORETAKET» Kontrollutvalget 11.06.2015 Einar Sandlund 016/15 413-1703-5.3 Utkast til prosjektplan forvaltningsrevisjon «samhandlingsreformen samarbeid med helseforetaket» datert 02.06.15 godkjennes. Utkast til prosjektplan forvaltningsrevisjon «samhandlingsreformen samarbeid med helseforetaket» datert 02.06.15. Ikke trykte vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Kontrollutvalget fattet i sak 011/15 den 16.04.15 slikt vedtak: «1. Plan forvaltningsrevisjon endres slik: 1) Samhandlingsreformen 2) Fagområdet teknisk 3) Innkjøpsrutiner 4) Etikk/etiske retningslinjer 2. Det gis følgende innspill til prosjektplan: Kontrollutvalget viser til signaler gitt i diskusjonen i saken. 3. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering.» KomRev Trøndelag har i henhold til vedtakets pkt. 1. 1 og pkt. 2 utarbeidet utkast til prosjektplan datert 02.06.15. Vedlagte prosjektplanen tar for seg teamet «samhandlingsreformen samarbeid med helseforetaket». Problemstillingene er gitt slik:
1. Arbeidet med utarbeidelse av samarbeidsavtalen og tjenesteavtalene 2. I hvilken grad har Namsos kommune informert egne ansatte, private tjenesteytere og brukere om samarbeidsavtalen og tjenesteavtalene? 3. I hvilken grad har Namsos kommune forberedt seg på å ivareta sine forpliktelser med tanke på å ta imot utskrivningsklare pasienter? 4. Konsekvenser av samahndlingsreformen Kilder til revisjonskriterier vil være helse- og omsorgstjenesteloven, folkehelseloven, forskrift om kommunal medfinansiering og betaling for utskrivningsklare pasienter, samt de forannevnte avtaler mellom kommunen og helseforetaket. Prosjektet gjennomføres med intervju, dokumentgjennomgang, samt analyse av Kostra- og kommunens egen statistikk. Pasientfokus og brukerperspektivet ivaretas best mulig. Vurdering Saksbehandler viser til kontrollutvalgets behandling i sak 011/15 hvor, rullering av forvaltningsrevisjonsplanen og innspill i til prosjektplanen ble diskutert. Saksbehandler er av den oppfatning at prosjektplanen i all vesentlighet, herunder pasientfokus, fanger opp det som kom frem under behandlingen av saken. Det fremlagte utkast til prosjektplan anbefales godkjent. SAK 017/15 STATUSRAPPORT FRA REVISOR Kontrollutvalget 11.06.2015 Einar Sandlund 017/15 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Aktuelle saksdokumenter vil bli delt ut i møtet. Revisor vil orientere om status og aktuelle moment fra revisjonsarbeidet. Orienteringen vil bli gitt i lukket møte, jfr. koml. 31 nr. 2 og fvl. 13.