Risikobasert kontrollplan 2016 Plan utarbeidet frem til 1. april 2017 Landbruks- og reindriftsavdelinga STATENS HUS fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: www.fylkesmannen.no/nordland Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: Telefaks: 75 52 09 77
Innledning Risikobasert kontrollplan for økonomiske virkemidler, innen landbruks- og reindriftsområdet, blir laget hvert år. Dette for å sikre riktig utmåling av tilskudd. Bakgrunn for utarbeidelse av planen er fullmaktsbrev 2016 fra Landbruksdirektoratet til Fylkesmannen. En bekreftelse på at planen er utarbeidet sendes direktoratet innen 1.4.2016. Kontrollplanen er et internt hjelpemiddel hos Fylkesmannen og et dokument som blant annet kan brukes i dialogen med Landbruksdirektoratet (Ldir). Risikobasert kontrollplan innen landbruks- og reindriftsområdet er utarbeidet med bakgrunn i risikovurderinger av samtlige ordninger der Fylkesmannen har vedtaksmyndighet og der kommunen har vedtaksmyndighet. Risiko er en funksjon av sannsynlighet for at det oppstår feil og konsekvensen av feilene. Risikovurderingene er gjort sammen med fagpersoner og ledere hos Fylkesmannen og vurderingene er gjort med bakgrunn i fagpersoners og lederes erfaringer med tilskuddsordninger og kommuner fra tidligere år. Det tas høyde for at nye saker kan komme til i løpet av året. Det rapporteres årlig til Landbruksdirektoratet på omfang av kontroller og de avvik som blir registrert, samt kommunens oppfølging av avvikene. Økonomireglementet i staten pålegger tilskuddsforvalter å kartlegge henholdsvis risiko for at det oppstår feil, på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene og risiko for uregelmessigheter. KONTROLL AV ØKONOMISKE VIRKEMIDLER For landbruksområdet har Fylkesmannen for 2016 valgt å kontrollere en del kommuner for forvaltningskontroll der noen er i samarbeid med andre kommuner for landbrukssaker. Kravet fra Landbruksdirektoratet om antall forvaltningskontroller pr. år er 20 %. Det er valgt 8 kontroller i 2016. Til sammen blir det 10 kontroller i år, når en tar med 2 kontroller som ble gjort før 1. april 2016. Så er det også i denne planen valgt ut 2 kontroller for gjennomføring før 1. april i 2017. De 10 valgte kommunene for kontroll i 2016 utgjør 22,7 % av kommunene i Nordland. For reindriftsområdet har Fylkesmannen for 2016 valgt 6 siida-andeler til foretakskontroll. Kravet fra Landbruksdirektoratet om antall foretakskontroller pr. år er 15 %. Det er valgt 6 kontroller i 2016 som er 15 % av siidaandelene i Nordland. Fylkesmannen kontrollerer følgende ordninger for landbruksområdet: «Tilskudd til næringsog miljøtiltak i skogbruket ()», «Regulering av svine- og fjørfeproduksjon» (Husdyrkonsesjon) og. For reindriftsområdet vil følgende ordninger bli kontrollert: «Tilskudd til siidaandeler og tamreinlag» og «Tilskudd til reinbeitedistrikter og tamreinlag». Kontroll av jord- og konsesjonslovsaker vil bli foretatt i 3 kommuner, avhengig av KOSTRA rapportering for 2015. Landbruksdirektoratet har gitt Fylkesmannen hovedansvar for å kontrollere at tidligpensjon er tatt i mot i tråd med forskriftens vilkår innen 1. juli 2016. Kontroll av inntekten til samtlige Side 2 av 7
mottakere av tidligpensjon, som fremkommer på kontrollister fra Skattedirektoratet. Avvik vil bli fulgt opp der inntektsforhold bør undersøkes nærmere og dersom det avdekkes urettmessig mottak av tidligpensjon, så vil dette også bli fulgt opp. En redegjørelse for resultatet etter kontrollen vil bli rapportert til Landbruksdirektoratet innen 1. oktober 2016. OPPFØLGING ETTER TIDLIGERE KONTROLLER Avvik etter tidligere kontroller blir fulgt opp ved at Fylkesmannen overprøver saker der det er behov for å gjøre endringer av kommunens vedtak. Ved avvik funnet under kontroll av kommuner blir det tatt stikkprøver av saksbehandlingen til kommunen i etterkant av kontrollene, det vurderes nye kontroller i de samme kommunene og det blir innkalt til møter med kommuneledelsen for oppfølging og veiledning dersom kommunen ikke endrer praksis i forhold til de avvik som avdekkes under forvaltningskontroller. BEGRUNNELSE FOR VALG AV KOMMUNER FOR FORVALTNINGSKONTROLLER OG FORETAK FOR FORETAKSKONTROLLER Valg av kommuner og foretak er risikovurdert og kriteriene for utvelgelse er følgende momenter: Risikobasert utvalg med bakgrunn i feil i kommunens stedlige kontroll ved utbetaling av. Risikobasert utvalg med bakgrunn i feil, kvalitet i kommunal saksbehandling og andre momenter innen produksjonstilskudd. Risikobasert utvalg med bakgrunn i KOSTRA-tall for 2015 for valg av kommuner til kontroll av jord- og konsesjonslovsaker. Samtlige mottakere av tidligpensjon kontrolleres etter at Landbruksdirektoratet har gitt Fylkesmannen fullmakt til dette arbeidet. Risikobasert utvelgelse av foretak med fokus på mistanke om driftsfelleskap for valg av foretak til kontroll innen regulering av svine- og fjørfeproduksjon. Risikobasert utvelgelse av Siidaandeler med bakgrunn i tidligere saksbehandling. Foretakskontroll der kommunen har vedtaksmyndighet For vil Fylkesmannen delta ved kommunens stedlige kontroll og følge opp disse overfor kommunene, alternativt følge opp med foretakskontroll, dersom det avdekkes oppfølgingspunkter. For vil det bli utarbeidet en kontrollmetodikk for å få gjennomført kontrollene på en god måte. Dette vil omhandle kontroll ute hos foretak sammen med kommunen, med fokus på om det er gjennomført tiltak der kommunen allerede har gjort vedtak. Foretakskontroll der Fylkesmannen har vedtaksmyndighet Det vil bli gjennomført foretakskontroller der utvalg av foretak vil avhenge av vurderinger som følge av saksbehandling innen regulering av svine- og fjørfeproduksjon, tilskudd til Side 3 av 7
siidaandeler og tamreinlag, samt tilskudd til reinbeitedistrikter og tamreinlag. Dette sammen med fagpersoner og ledere for ordningene. Det bemerkes at kontrollene innenfor reindrift ikke omfatter telling av rein. Kontroll av reintall utover det som er oppført på melding om reindrift, er derfor avhengig av at Landbruksdirektoratet prioriterer telling av rein i Nordland. Seksjonsledere for hver seksjon ved avdelingen må i tillegg vurdere behov for kontroll innen de ordningene som denne har ansvar for. Dette for å sikre kvaliteten i saksbehandlingen. Annet Gårdskartprosessen i Nordland ble sluttført januar 2014. Dette innebærer at det er etablert gårdskart for alle kommuner i Nordland. Videre fokus rettes mot ajourhold. I tillegg til at kommunene skal utføre et kontinuerlig ajourhold og kvalitetssikring av AR-5, matrikkel og landbruksregisteropplysninger, er det i 2015 startet opp periodisk ajourhold for alle kommuner. Fylkesmannen vil årlig, i samarbeid med NIBIO, tilby relevante kurs i ajourhold av AR-5. For produksjonstilskudd skal Fylkesmannen utarbeide en oversikt over lister, merkeforskrift, husdyrjournal, storfekjøttkontrollen mv. I oversikten vil det blant annet fremkomme hvilke lover, forskrifter, rundskriv m.m. som gjelder, hvilke etater/instanser har myndighet (Mattilsynet, kommune, fylkesmann osv.), tidspunkt for oppdateringer, hvem har ansvar for oppdateringer (etat, foretak, kommune, fylkesmann, etc.) og hvordan får Fylkesmannen tilgang til eller kunnskap om data fra registrene/journalene. Fylkesmannen har utarbeidet rutiner for å håndtere tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet. Dette for å sikre at saker vi selv jobber med er tilstrekkelig håndtert og vurdert før vi gjør våre vedtak. Tilskudd til drenering er en ny ordning som kom andre halvår i 2013 der kommunen har vedtaksmyndighet. Det vil i løpet av 2016 bli vurdert å kontrollere en kommune, for å finne ut om det er etablert gode rutiner for forvaltning av ordningen. Side 4 av 7
PLAN FOR KONTROLLARBEIDET Nedenfor og på de neste sidene følger 3 tabeller som viser plan for kontrollarbeidet fra 1. april 2016 til 1. april 2017. 1. Forvaltningskontroller og foretakskontroller Aktuelle ordninger Ordning/delordning Regulering av svineog fjørfeproduksjon (Husdyrkonsesjon) Begrunnelse for utvalg moderat sannsynlighet for at definert risiko inntreffer og Manglende mulighet for å hente inn informasjon fra tredjeparter. Kommunene har i liten grad oppmerksomhet på husdyrkonsesjon. Kort om kontrollomfanget (hensikt) Spesielt vurdere driftsfelleskap mellom foretak innen svine- og fjørfeproduksjon. Hvis slikt samarbeid fører til produksjon over konsesjonsgrensen er det brudd på regelverket om husdyrkonsesjon. Teller det kasserte med? Tyngdegrense for slaktegris? Generell kontroll opp mot konsesjonsgrensene. Tilskudd til næringsog miljøtiltak i skogbruket - Jord- og konsesjonssaker Tidligpensjonsmottakere Tilskudd til siidaandeler og tamreinlag Tilskudd til reinbeitedistrikter og tamreinlag at definert risiko inntreffer og moderat konsekvens dersom definert risiko inntreffer. Erfaringer fra andre fylker sine kontroller. at definert risiko inntreffer og/eller Rapportering KOSTRA 2015 Hovedansvar for kontroll av ordningen gitt av Landbruksdirektoratet. at definert risiko inntreffer og/eller at definert risiko inntreffer og/eller Saksbehandlingsrutiner. Kommunens -strategi og hva er gjort i forhold til denne. Kommunens vedtak og kontroll av foretak inkludert stedlig kontroll ute hos foretak. Saksbehandlingsrutiner. Varsel- og feilmeldinger. Kommunens 5 % kontroller. Evt. følge opp med foretakskontroll. Mulig dokumentkontroll av endringer etter stedlig kontroll og kommunens behandling av dette. Saksbehandling og klagebehandling. Samtlige mottakere av tidligpensjon. Kontrollister med ligningstall fra Skattedirektoratet. Dokumentkontroll for å sikre tilstrekkelig informasjon før det fattes vedtak. Dokumentkontroll for å sikre tilstrekkelig informasjon før det fattes vedtak. Side 5 av 7
UTVALG AV KOMMUNER FOR KONTROLL I 2016 FREM TIL 1. APRIL 2017 Saksbehandlere og ledere for de valgte ordningene ved forvaltningskontroll vurderer og velger hvilke kommuner som skal kontrolleres for denne planperioden. 2. Ressurser for kontroll hos Fylkesmannen i Nordland For å forberede forvaltningskontrollene blir et kontrollteam bestående av aktuelle fagpersoner satt sammen, avhengig av hvilke ordninger som kontrolleres. Tabellen nedenfor viser en oversikt over personer som er aktuelle i teamet og hvilken rolle og tilskuddsordning de hovedsakelig arbeider med. Nærmere om arbeidsmåte og arbeidsfordeling gjøres når planen er godkjent. Navn Rolle Aktuell ordning Magne Totland Ansvarlig for Foretaks- og forvaltningskontroll kontrollarbeidet ved avdelingen Regie Sjø Kontrollør/administrator Foretaks- og forvaltningskontroll Jostein Øvervatn Kontrollør/fagansvarlig Husdyrkonsesjon Åge Ystad Kontrollør/fagansvarlig Hans Christian Kontrollør/fagansvarlig Foretaks- og forvaltningskontroll Jarnæs Åsa Hellem Kontrollør/fagansvarlig, drenering Margrethe Benson Kontrollør/fagansvarlig Foretaks- og forvaltningskontroll, jord- og konsesjonslov Turid Sørås Kontrollør/fagansvarlig Tidligpensjonsmottakere Andreas Sletten Kontrollør/fagansvarlig Gunnar Nygård Kontrollør/fagansvarlig Geir Einar Sund Kontrollør/fagansvarlig Ing-Lill Pavall Kontrollør/fagansvarlig Tilskudd til reinbeitedistrikter, siida-andeler og tamreinlag Lill Katrin Sletteng Kontrollør/fagansvarlig Tilskudd til reinbeitedistrikter, siida-andeler og tamreinlag Jo Vidar Nordhaug Kontrollør/fagansvarlig Tilskudd til reinbeitedistrikter, siida-andeler og tamreinlag Foretakskontroller innen Regulering av svine- og fjørfeproduksjon (Husdyrkonsesjon) vil Jostein Øvervatn og Regie Sjø ha ansvar for å gjennomføre. Side 6 av 7
3. Oversikt over forvaltningskontroller Tabellen nedenfor viser en oversikt over forvaltningskontrollene fra 1. april 2016 til 1. april 2017. Oversikten viser hvem som reiser ut kontrolldagen, omfang av kontrollen samt begrunnelse for valg av kommune. Kontrollør/fagperson som reiser ut til kommunene er valgt med bakgrunn i valgt ordning. Sammensetning av kontrollteamet kan endres. Uke Kontroll team Kommune Kontrollomfang (ordning/delordning) Begrunnelse Risiko. Risiko. Risiko. Risiko. Statens hus Moloveien 10 Side 7 av 7 Tlf.: 75 53 15 00 fax: 75 52 09 77 fmnopost@fylkesmannen.no www.fmno.no