GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Tirsdag 18. mai 2010 Tid: Kl. 12.00 15.00 Møtested: Grimstad Rådhus, møterom Hamsun, 3.etg. Til stede: Tore Abrahamsen (nestleder), Anne Mo Grimdalen (medlem), Jofrid Helle Skåre (medlem), Marit Wright (medlem) Fraværende: Rolf Christian Ørnholt (leder) Fra administrasjonen: Helge Moen - tilstede i forbindelse med behandling av sak nr. 16/10 Fra revisjonen: Sekretær: Knut-Thore Larsen, Arne Kjell Tellefsen Øistein Strømsland Sak nr: SAKSLISTE SAKER: 14/10 15/10 16/10 17/10 18/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte (27.04.2010) Orienteringer/referatsaker Regnskapsrapport 1. kvartal 2010 for Grimstad kommune Oppfølging av kommunestyresak nr. 41/10 - Spedalen - Næringsbygg Eventuelt Grimstad, 18. mai 2010 Tore Abrahamsen nestleder Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Øistein Strømsland sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, plan- og utviklingssjef, Arendal Revisjonsdistrikt IKS SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017391 E-postadresse: oistein.stromsland@austagderfk.no Postboks 788 Stoa Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnr.: 943039046 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
2 Sak nr: 14/10 Sak: Godkjenning av protokoll fra forrige møte (27.04.10) Forslag til vedtak: Protokollen fra møtet den 27.04.10 godkjennes. Sak nr: 15/10 Sak: Orienteringer/referatsaker 1. Brev fra rådmannen til kontrollutvalget, datert 11.05.10: Eierskapsmelding - framdriftsplan. Kopi av brevet var sendt ut sammen med møteinnkallingen. 2. Anne Mo Grimdalen og sekretæren orienterte om behandlingen i kommunestyret av sak om selskapskontroll i Agder Renovasjon m/datterselskaper (kommunestyremøte 03.05.10 - sak nr. 32/10). 3. Anne Mo Grimdalen og sekretæren orienterte om behandlingen i kommunestyret av sak om selskapskontroll i Konsesjonskraftfondet i Aust-Agder IKS (kommunestyremøte 03.05.10 - sak nr. 33/10). 4. Revisjonen delte ut regnskapsrapport for kontrollutvalget og orienterte om økonomisk status for utvalget. Sakene ble enstemmig tatt til orientering. Sak nr: 16/10 Sak: Regnskapsrapport 1. kvartal 2010 for Grimstad kommune Vedlegg til saken: 1. Regnskapsrapport 1. kvartal 2010 2. Vedlegg til regnskapsrapport 1. kvartal 2010: Rapportering av finansforvaltning 3. Saksfremstilling til møte i kommunestyret 31.05.2010: Regnskapsrapport 1. kvartal 2010 4. Tiltaksoversikt - forpliktende plan driftsbudsjettet Bakgrunn for saken Kvartalsrapporteringen foregår til plan- og økonomiutvalget med endelig vedtak i kommunestyret. Regnskapsrapport for 1. kvartal 2010 behandles i plan- og økonomiutvalget 20.05.10 og i kommunestyret 31.05.10. Kontrollutvalgets oppgaver framgår i egen forskrift om kontrollutvalg gitt med hjemmel i kommuneloven (jfr. 77). I henhold til kontrollutvalgsforskriften er det ikke kontrollutvalgets oppgave å vurdere den interne kontrollen, men påse at denne er etablert og fungerer, eksempelvis å konstatere at det er etablert et opplegg for
3 regnskapsrapportering pr. kvartal. Det er ikke kontrollutvalgets oppgave å gjøre økonomifaglige vurderinger av innholdet i kvartalsrapporteringen. På denne bakgrunn legges kvartalsrapporteringen fram for kontrollutvalget til orientering. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om kvartalsrapporteringen. Forslag til vedtak i saken vil bli lagt fram i møtet. ------------------------------------ Etter drøfting i møtet fremmet sekretæren følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar regnskapsrapport 1. kvartal 2010 for Grimstad kommune til orientering. Sak nr: 17/10 Sak: Oppfølging av kommunestyresak nr. 41/10 - Spedalen - Næringsbygg Vedlegg til saken: Sak nr. 041/10 behandlet i kommunestyret 03.05.2010: Geir og Jens Gjeruldsen - 40/138-143 Spedalen - Næringsbygg (tidl. KS-sak 018/10) Bakgrunn for saken Kommunestyret i Grimstad behandlet i møte 22.03.10 sak nr. 018/10: Geir og Jens Gjeruldsen - 40/138-143 Spedalen - Næringsbygg. Det ble fattet følgende vedtak i saken: 1. Klagen tas ikke til følge. 2. Saken oversendes fylkesmannen for endelig klagebehandling, jf fvl 33 fjerde ledd. 3. Saken om næringsbygg på Spedalen oversendes Kontrollutvalget. På bakgrunn av dette vedtaket sendte kontrollutvalget brev, datert 16.03.10, til ordføreren der det ble bedt om nærmere spesifisert mandat/oppgave til kontrollutvalget i forhold til pkt. nr. 3 i kommunestyrets vedtak i sak nr. 018/10. Kommunestyret behandlet i møte 03.05.10 sak nr. 041/10: Geir og Jens Gjeruldsen - 40/138-143 Spedalen - Næringsbygg (tidl. KS-sak 018/10). Det ble fattet følgende vedtak i saken: Etter forespørsel fra Kontrollutvalget vil kommunestyret presisere Kontrollutvalgets oppdrag slik: a) Kontrollutvalget bør gå gjennom saksbehandlingen i saken, fra de første forespørsler om kjøp av grunn til dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av næringsbygg ble gitt i april 2009. b) Kontrollutvalget bør om mulig peke på forhold som kan forklare at kommunens saksbehandling ikke ble gjennomført fullt ut i samsvar med reglene i dagjeldende plan- og bygningslov.
4 c) Kontrollutvalget bør vurdere om kommunen har gode nok rutiner og gir god nok opplæring til saksbehandlere for å sikre at bestemmelsene i plan- og bygningslov og forvaltningsloven blir fulgt. d) Kontrollutvalget bes også vurdere kommunens saksbehandling i forbindelse med omgjøring av dispensasjonsvedtaket høsten 2009 og formidlingen av denne beslutningen. e) Kontrollutvalget bes spesielt vurdere regler for og omfang av kommunalt ansattes kjøp av kommunal eiendom som ikke er kunngjort til salgs i et åpent marked. Kommunestyret minner for ordens skyld om kommunestyrets vedtak i sak 65/07: I eventuelle senere granskinger bør alle som får sine forhold gransket, regnes som parter og gis partsrettigheter slik at deres rettssikkerhet blir fullgodt ivaretatt. Kontrollutvalget har i henhold til vedtaket i kommunestyret fått et omfattende oppdrag med hensyn til å undersøke en rekke forhold knyttet til saken om næringsbygg i Spedalen. Etter sekretærens vurdering har kontrollutvalget verken økonomiske ressurser eller spesialkompetanse på de områder som kommunestyret ønsker en gjennomgang og vurdering av. Slik sekretæren ser det må derfor kontrollutvalget i denne saken engasjere ekstern bistand med den nødvendige kompetansen på området for å foreta en grundig og forvarlig gjennomgang og vurdering. På bakgrunn av erfaring med liknende undersøkelser vil en slik gjennomgang kreve betydelige økonomiske ressurser. I vedtaket i kommunestyret i sak nr. 041/10 har ikke kommunestyret, etter det sekretæren kan se, nevnt økonomiske rammer for undersøkelsen. Dersom kontrollutvalget skal gjennomføre denne gjennomgangen og vurderingen, som kommunestyret legger opp til i sak nr. 041/10, er det en forutsetning at det blir stilt nødvendige økonomiske midler til rådighet. Sekretæren vil derfor foreslå for kontrollutvalget at utvalget ber kommunestyret om økonomiske midler som står i samsvar med det oppdraget kommunestyret har gitt. Undersøkelser av denne typen er en dynamisk prosess der nye forhold vil framkomme undervegs i prosessen som et resultat av granskingen og derved generere ytterligere undersøkelser. Det er vanskelig å estimere et eksakt beløp for hva en slik undersøkelse vil kreve. En mulig løsning kan derfor være at kommunestyret gir ordføreren fullmakt, innenfor en nærmere fastsatt øvre grense, til å godkjenne den endelige økonomiske rammen som kontrollutvalget mener vil trenges for å kunne foreta en forsvarlig gjennomgang og vurdering av de forhold som kommunestyret har gitt kontrollutvalget i oppdrag å undersøke. Basert på erfaring med undersøkelser/granskinger av denne type, kan det være hensiktsmessig å fastsette en slik øvre fullmaktsgrense. Når kontrollutvalget har fått de nødvendige økonomiske rammene - jfr. eksempelvis fullmakt til ordføreren med hensyn til å kunne godkjenne den økonomiske rammen kontrollutvalget mener vil trenges for å kunne gjennomføre oppdraget - vil sekretæren foreslå at kontrollutvalget nedsetter en styringsgruppe for å kunne følge opp oppdraget gitt av kommunestyret. Styringsgruppen bør få de nødvendige fullmakter av kontrollutvalget til å gjennomføre undersøkelsen, herunder å vurdere omfang/tiltak, utarbeide tidsplan, økonomiske rammer samt bruk og engasjering av ekstern bistand. Bruk av ekstern bistand vil være basert på tilbudsforespørsel i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Styringsgruppen bør bestå av leder og sekretær i kontrollutvalget og revisjonssjef i Arendal Revisjonsselskap IKS. Forslag til vedtak i saken vil bli lagt fram i møtet. ------------------------------------
5 Kontrollutvalget drøftet i møtet kostnader knyttet til denne typen undersøkelser/ granskinger og estimat for realistisk tidsforbruk. Denne drøftingen ble foretatt på grunnlag av erfaring og kjennskap til liknende undersøkelser/granskinger samt kjente timepriser i markedet for aktuell spesialkompetanse på området. Etter drøfting av saken i møtet ble det framsatt følgende forslag til vedtak: 1. Oppdraget gitt av kommunestyret til kontrollutvalget i sak nr. 041/10 er omfattende og ressurskrevende. Kontrollutvalget har ikke økonomiske midler eller spesialkompetanse til å foreta en så omfattende undersøkelse. Etter kontrollutvalgets vurdering er det derfor nødvendig å engasjere ekstern bistand for å gjennomføre undersøkelsen på en forsvarlig måte. Kontrollutvalget ber kommunestyret om å stille økonomiske midler til rådighet som samsvarer med omfanget av det oppdraget som kommunestyret har gitt. Kontrollutvalget vil anbefale at kommunestyret gir ordføreren fullmakt til å godkjenne det økonomiske opplegget til kontrollutvalget innenfor en øvre grense på inntil 400 000 kroner. 2. Dersom kommunestyret stiller økonomiske midler til rådighet som samsvarer med oppdraget (jfr. pkt. nr. 1 foran i vedtaket), nedsetter kontrollutvalget en styringsgruppe for gjennomføring av undersøkelsen. Styringsgruppen består av leder og sekretær i kontrollutvalget og revisjonssjef i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Styringsgruppen får de nødvendige fullmakter av kontrollutvalget til å gjennomføre undersøkelsen, herunder å vurdere omfang/tiltak, utarbeide tidsplan, økonomiske rammer samt bruk og engasjering av ekstern bistand. Sak nr: 18/10 Sak: Eventuelt 1. Neste møte i henhold til møteplanen: Dato: 24.08.2010.