Rutiner for intern varsling i Nordre Land kommune Vi ønsker en åpen, offensiv og ansvarlig organisasjon der medarbeiderne oppmuntres til å varsle om kritikkverdige forhold, uten å være redd for negative reaksjoner. Vedtatt av Arbeidsmiljøutvalget, 29. mai 2008.
Intern varsling: Nye lovbestemmelser i Arbeidsmiljøloven om intern varsling trådte i kraft 1. januar 2007: 2-4: Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. Endret ved lov 1 des 2006 nr. 64 (i kraft 1 jan 2007 iflg. res. 1 des 2006 nr. 1324). 2-5: Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 3-6: Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Veileder fra KS KS har utarbeidet en veileder som reiser viktige problemstillinger som kommuner og fylkeskommuner bør ta stilling til når varslingsrutiner skal etableres. (Kommuneforlaget, ISBN 978-82-446-1269-2) Arbeidstilsynet Arbeids- og inkluderingsdepartementet har i samarbeid med Arbeidstilsynet utarbeidet en veiledning til om varslingsreglene i arbeidsmiljøloven. Les her: http://www.arbeidstilsynet.no/c26964/nyheter/vis.html?tid=42261 Ytringsfrihet i en åpen organisasjon Nordre Land kommunes Arbeidsreglement 17 om ansattes ytringsfrihet, informasjon til media og organisasjonskultur. Bestemmelsen tar utgangspunkt i grunnlovens rammer for ytringsfrihet, hvor ansatte i Nordre Land kommune har samme rett som andre borgere til å ytre seg offentlig om kommunale saker, så lenge lovpålagt taushetsplikt ikke krenkes. I praksis må en ansatt alltid veie sin ytringsfrihet opp mot lojalitetsplikten overfor arbeidsgiver. 2
Rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten Mål for behandling av kritikkverdige forhold Nordre Land kommune har i sin Arbeidsgiverpolitikk valgt verdiene Åpen- Offensiv- Ansvarlig. Vi ønsker et trygt og godt arbeidsmiljø hvor kritikkverdige forhold tas opp og drøftes åpent, uten å være redd for gjengjeldelse. Med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud, brudd med kommunes etiske retningslinjer, på personal- og arbeidsreglementet, samt brudd på etiske standarder (alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet). Eksempler på slike forhold: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon og maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering Uverdige og uetiske forhold i kommunens tjenester Definisjoner Med varsling menes å gi opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som arbeidstaker er kjent med gjennom ansettelsesforholdet. intern varsling menes tilfeller der arbeidstaker sier fra til nærmeste leder, verneombud, tillitsvalgte, representant for ledelsen, eller andre i kommunen. ekstern varsling menes uttalelser, opplysninger, dokumenter osv som gis til media, faglige fora, tilsynsmyndigheter osv utenfor kommunes organisasjon. Jf. Arbeidsreglementet 17. Ytringer som ikke regnes som varsling etter 2-4, vil uansett være vernet av Grunnlovens 100 om ytringsfrihet, med de begrensninger som følger av den ulovfestede lojalitetsplikten. Åpen varsling I Nordre Land kommune er det ikke åpnet for anonym varsling. Hovedregelen er at den som varsler står fram med navn. Vern mot gjengjeldelse En arbeidstaker som varsler i samsvar med AML 2-4, har ifølge AML 2-5 et vern mot gjengjeldelse fra arbeidsgivers side. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse, skal det legges til grunn at det har funnet sted, så sant arbeidsgiver ikke kan sannsynliggjøre noe annet. En arbeidstaker som blir utsatt for gjengjeldelse, kan kreve erstatning fra arbeidsgiver, selv om det ikke er lidt noe økonomisk tap. Reglene beskytter også arbeidstakere som har gitt til kjenne at de vil varsle, men ennå ikke har varslet. 3
Varslingsgruppe Det etableres en varslingsgruppe bestående av tre personer. Varslingsgruppa etableres som en stabsfunksjon direkte under rådmannen. Rådmannen har ikke instruksjonsmyndighet eller konkret innsyn i varslingsgruppa arbeid. For saker som tas under behandling skal det allikevel konfereres med rådmannen eller den som er delegert myndighet i det aktuelle tilfellet. Varslingsgruppa skal også stå til disposisjon for mer generelle henvendelser og dermed ha en rådgivende funksjon, f. eks. dersom den som tar kontakt, er usikker på om forholdet er kritikkverdig eller ikke. Rutiner for behandling av varsling i Nordre Land kommune: Rutinene skal ivareta krav til personvern, samt tilrettelegge for en kompetent behandling av varsler om kritikkverdige forhold. Varsling skal fortrinnsvis skje til nærmeste leder eller overordnet ledelse. Varsling kan også skje til verneombud eller tillitsvalgte eller direkte til en egen varslingsgruppe. Varsling skal skje på eget standardisert skjema som ligger på kommunens hjemmeside. Skjemaet kan også fås ved henvendelse til Sentrumsservice. Varsling kan også skje via telefon, e-post eller per brev. Varsleren har også mulighet til å framføre varselet muntlig for varslingsgruppa og be om kildebeskyttelse i en undersøkelsesfase. Rådmanen kan imidlertid be om kilden dersom det vurderes som nødvendig. Prosedyre for varslingsgruppas avklaring av varslingssaker Varslingsgruppa har ansvar for å avklare om saken er av en slik karakter at den skal behandles eller avvises. Saksgang: 1. Informasjon til varsler Gi tilbakemelding til varsleren/e om at saken er mottatt og at saken vil bli fulgt opp i overensstemmelse med rutiner for varsling i Nordre Land kommune. 2. Avklaring Gjøre en avklaring av saken innen 1 uke Sørge for at saken er tilstrekkelig belyst Om nødvendig be om ytterligere skriftlig dokumentasjon eller innkalle varsleren/e til samtale for å få mer informasjon før slik avklaring gjøre. I noen tilfeller kan saken være av en slik karakter at det må iverksettes strakstiltak. I slike tilfeller tar varslingsgruppa opp saken med rådmannen straks. 4
3. Når avklaring er gjort Saken behandles: Forelegge saken for rådmannen til uttalelse Alt: Oversende saken til ansvarlig leder for utredning av saken og iverksetting av tiltak. Oversende saken til politiet. I alvorlige saker kan bevisforspillelsesfaren medføre at forholdet må politianmeldes straks. Oversende saken til politisk behandling. Dersom saken gjelder rådmannen skal saken forelegges ordføreren. Saken avvises Når avklaring viser at det ikke er tilstrekkelig grunnlag for å behandle saken, skal saken avvises. 4. Underretning til varsleren/varslerne Når avklaring er gjort skal varsleren underrettes: Saken vil bli behandlet og hvilken frist det er gitt i forhold til å foreslå/iverksette tiltak. Saken er avvist. Varslingsgruppa har ingen plikt til å gi opplysninger om hvilke tiltak som er iverksatt eller begrunnelsen for disse. (Hvis taushetsbelagt eller omfattet av personvernregler). 5. Oppfølging i etterkant Varslingsgruppa avslutter saken når tilbakemelding om behandling/tiltak er mottatt fra rådmannen. Gjøres i form av et sluttnotat som arkiveres på saken. Det tas inn en årlig rapport om behandling av saker om varsling i kommunens årsmelding og HMS-rapport. 5