eroom veiledning Community Administrator eroom Community Administrator (CA) i Statens vegvesen. Statens vegvesen Sist revidert mars 2013
Innholdsfortegnelse 1. Community Administrator (CA) rollen...3 1.1. Bestilling av nytt community...3 1.2. Communityinnstillinger...4 1.2.1. Generelt... 5 1.2.2. Facilities... 5 1.2.3. Medlemshåndtering... 6 1.2.4. Oppretting av nye medlemmer... 8 1.2.5. Kataloger... 11 1.2.6. Lisenser... 11 1.2.7. Utvidelser... 11 1.2.8. Bruksrapporter... 12 2. Support... 13 2
Statens vegvesen har nå fått sitt eget eroom webhotell. Dette er oppdelt i forskjellige communities for de ulike prosjektene. I et community opprettes alle eroom tilhørende prosjektet. Denne veiledningen er ment som informasjon til Community Administrator. Her beskrives hva det innebærer å ha denne rettigheten i et community. Flere eroom veiledninger, inkludert veiledninger for opprettelse av eroom fra Prosjektweb malene, finner du i Prosjektweb info rommet. Det anbefales at de som skal være CA og/ eller koordinator gjennomfører kurs med noen fra JOINT Collaboration. Da får man den opplæringen som trengs for å ivareta prosjektets eroom (se kap. 5). Har du spørsmål eller trenger hjelp kan du kontakte BSS. 1. Community Administrator (CA) rollen Alle prosjekter har en Community Administrator, heretter kalt CA. En CA har alle rettigheter i communitiet. Rettigheten settes på personnivå og er ikke en rolle i et eroom. I kraft av rettigheten får man tilgang til community innstillingene samt alle eroom i communitiet (selv om man ikke er medlem). Man kan opprette nye rom fra Prosjektweb-malene, slette rom, håndtere medlemmer, hente ut rapporter etc. CA er overordnet ansvarlig for communitiet. Det er en tiltrodd rolle kun ansatte i Vegvesenet får, ingen eksterne skal tildeles rettigheten. Antall CAer i et community bør begrenses til 1-3 personer og disse bør få opplæring. Man trenger ikke å være CA for å administrere eller være ansvarlig for et spesifikt eroom. Man får alle rettigheter og tilganger i et rom gjennom rollen koordinator. Et rom kan ha flere koordinatorer og ulike rom kan ha ulike koordinatorer. Det er CA som tildeler hvem som skal være koordinator i et rom når dette opprettes. 1.1. Bestilling av nytt community Hovedsakelig skal et nytt community opprettes dersom et eksisterende community ikke kan benyttes. Nytt community bestilles hos BSS. CA oppretter deretter selv eroom i communitiet. Følgende informasjon må meldes inn ved bestilling av community: Navn på communitiet (prosjektets navn) Navn på facility (ofte det samme som communitiet) Medlemmer i communitiet CA/koordinator for communitiet 3
1.2. Communityinnstillinger Eksempelet under viser «Mine eroom»-siden til et medlem som har CA rettigheter i et community: Ved å klikke på communityinnstillingene kommer man til en liste over alle innstillinger i communitiet. Hver av disse innstillingene blir beskrevet i detalj i kapittel 1.1.1 til 1.1.8. 4
1.2.1. Generelt Det anbefales ikke å endre på de generelle innstillingene da disse er satt korrekt opp når communitiet opprettes. Om CA fjerner avhukingene vist her vil medlemmene ikke lengre få endringsrapporter, søppelkassen i rommene forsvinner og man kan ikke opprette e-post innbokser. De generelle innstillingene kan endres om et prosjekt har spesifikke behov, men det anbefales da at man da tar kontakt med BSS først. Det er viktig å sjekke at endringer i de generelle innstillingene ikke går utover nødvendig funksjonalitet. 1.2.2. Facilities Et community må ha minimum ett facility for at man skal kunne opprette eroom. Man kan opprette flere facility ved behov, men et prosjekt har vanligvis bare ha ett facility. Det er gjennom facilityinnstillingene at en CA har tilgang til alle eroom i communitiet, også de han/hun ikke er medlem av, ved å klikke på tallet som viser antall eroom. Ved å gå bakveien på denne måten får man også en oversikt over alle rommene i et facility. Man kan også klikke på selve facility navnet, da kommer innstillingene til selve facilitiet opp. Merk at disse innstillingene ikke under noen omstendighet skal endres. Bl.a. er facilitynavnet en del av rommenes url, noe som betyr at alle rom i et facility vil få ny url om navnet endres. Et Prosjektweb facility inneholder alltid minimum 5 eroom da Prosjektweb malpakken gjøres tilgjengelig når communitiet opprettes. Malene må ligge i facilitiet for at CA skal kunne opprette nye rom fra disse malene. Det er laget egne veiledninger for hvordan man oppretter rom fra malene. 5
1.2.3. Medlemshåndtering På communitiets medlemsinstillinger får man raskt en oversikt over hvem og hvor mange medlemmer som har utvidede personlige rettigheter. Herfra kan CA se communitiets overordnede medlemsliste med Community medlemsliste - knappen. Listen viser alle medlemmer som er plukkbare inn i communitiets eroom. Et medlem på denne listen kan være medlem av ett, flere eller ingen eroom. Det er koordinator i det enkelte eroom som legger inn sine medlemmer fra communitiets medlemsliste og tildeler dem korrekt rolle, men koordinator kan ikke legg til medlemmer som ikke finnes på listen. 6
Et eksempel på en community medlemsliste i et Vegvesen prosjekt ser du her: I de fleste tilfeller finnes medlemmer fra før. Da kan CA hente dem fra communitiet for interne eller eksterne medlemmer. Gå først inn på medlemslisten for communitiet og velg gruppen "Gjester". Klikk deretter på knappen "Legg til gjest". Ved behov kan CA tildele utvalgte medlemmer utvidede rettigheter. De utvidede rettigheter gis ved å klikke på medlemmets navn og huke av for de ønskede utvidede tillatelsene under Tillatelser for community... - feltet. Slik tillatelser skal ikke gis til andre en ansatte i Statens vegvesen og i de fleste tilfeller holder det at CA(ene) oppretter nye eroom alene. Man kan se om et medlem har logget seg på eller ikke. Medlemmer med rød trekant har logget seg på, mens de med hvit trekant ikke har logget seg på ennå. 7
En låst konto sees som et blått kryss over trekanten foran medlemmets navn og (låst ute) etter medlemmets navn. Medlemmet kan ikke logge seg på igjen før CA låser opp kontoen igjen. Dette gjøres ved å klikke på medlemmets navn og huke av i boksen Lås opp. Medlemmer som ikke skal benytte kontoen sin på en stund kan deaktiveres ved at man klikker på medlemmets navn og huke av i boksen Deaktivert. Medlemmet kan da ikke logge seg på til det reaktiveres ved at CA fjerner avhukingen i boksen Deaktivert. Et deaktivert medlem vil ha samme rettigheter som før når han/hun reaktiveres. Om et medlem skifter jobb eller av andre grunner ikke skal ha tilgang til eroom igjen kan medlemmet slettes. Dette meldes til BSS. Merk at slettes medlemmet her, mister det alle tilganger til alle rom. Skal et medlem ut av et rom men fortsatt ha tilgang til andre holder det at koordinator fjerner medlemmet fra det aktuelle rommet. 1.2.4. Oppretting av nye medlemmer Både interne og eksterne brukere må meldes inn for å få tilgang til eroom. Interne brukere trenger tilgang til internett, og blir automatisk logget inn i eroom via SSO dersom de har fått tildelt rolletilgang til eroom. Eksterne brukere skal få tildelt brukernavn og passord for å logge seg inn via ekstern aksess. Brukeradministrasjon for interne brukere håndteres gjennom Sentral Katalogtjeneste (LDAP) og ved at de får tildelt en rolle som gir dem tilgang til eroom. Eksterne brukere håndteres også ved at de blir lagt inn i Sentral Katalogtjeneste (LDAP). Fra Sentral Katalogtjeneste synkroniseres de brukerne som har fått rolletilgang til eroom via et automatisert script som kjøres hver natt slik at de får tilgang til eroom. 8
Rutine for å gi interne brukere tilgang til eroom: 1. CA/koordinator åpner skjema for bestilling på vegveven: Etat > Støttefunksjoner > IT > BSS Brukerservice > IKT-henvendelser > Bestilling > Bestilling Annet. (http://svvppobend01/pob21/servlet/eu) Under Beskrivelse av henvendelse feltet søkes det om tilgang for medlem til et navngitt eroom/community. 2. BSS mottar sak i POB 3. BSS gir bruker rolle eroom i LDAP og bruker legges inn i riktig Community 4. Bruker mottar en e-post på at rollen er satt og CA/koordinator for det aktuelle rommet må legge til brukeren som medlem i de aktuelle eroom som brukeren skal ha tilgang til. 9
Rutine for å opprette eksterne brukere i eroom: 1. CA/koordinator (som er intern SVV-ansatt) åpner skjema for bestilling av ny bruker i eroom under: Etat > Støttefunksjoner > IT > BSS Brukerservice > IKT-henvendelser > Bestilling > Bestilling Annet. (http://svvppobend01/pob21/servlet/eu) For hver bruker som skal opprettes må Beskrivelse av henvendelse feltet inneholde eroom + Navnet på ekstern bruker. Videre må følgende informasjon om hver bruker oppgis: a. Fornavn b. Etternavn c. E-post d. Organisasjonsnummer e. Organisasjonsnavn f. Telefon g. Postadresse 2. BSS mottar sak i POB 3. BSS oppretter bruker i LDAP og legger bruker inn i riktig community. 4. BSS sender e-post til nytt medlem med påloggingsinfo sammen med passord og brukernavn til ekstern bruker. Eksterne brukere kan kontakte BSS for å få nytt/endre passord. 5. CA/koordinator får beskjed om at bruker er lagt inn i community og legger det selv inn i riktig eroom. Invitasjon kan sendes medlemmet når det er lagt til eroom. 10
1.2.5. Kataloger Her kan man sette opp at medlemmer synkroniseres inn automatisk. Denne funksjonaliteten er ikke i bruk i Vegvesenets Prosjektweb community og skal ikke endres av CA. 1.2.6. Lisenser Her får man en rask oversikt over det totale antallet medlemmer i communitiet. 1.2.7. Utvidelser Her vises den spesialutviklede funksjonaliteten (ofte kalt koder) som brukes i communitiet. Uten disse kodene vil bl.a. ikke tegningshåndteringen eller arbeidsflyten i databasene for endringer og målebrev fungere. Kodenes tilgjengelighet skal derfor ikke endres på noe vis. 11
1.2.8. Bruksrapporter Med knappen Bruksrapporter kan CA hente ut rapporter. Disse går maksimal ett år tilbake i tid. Rapporten hjelper CA å få oversikt over aktiviteten i communitiet, både overordnet, på rom og på medlemsnivå. Man velger hvilken rapport man ønsker å hente ut, legger inn datointervall og klikker Vis. En rapport på community nivå viser blant annet lagringen som communitiet bruker sammen med medlemmene hver måned (jf. feltet Filstørrelse ). Man kan også hente ut rapporter for rom. Da får man bl.a. se hvor stor det enkelte rommet er, hvor mange medlemmer det har etc. Hentes rapporter ut på medlemsnivå ser man når hvert enkelt medlem sist logget seg på, hvor mange rom de har besøkt samt hvor mange elementer de har opprettet, redigert og slettet. 12
2. Support Alle henvendelser sendes til BSS: Bruker registrerer henvendelse under: Etat > Støttefunksjoner > IT > BSS Brukerservice > IKT-henvendelser >. Under Beskrivelse av henvendelse feltet må det oppgis hva det trengs support til. Husk å oppgi navn på community! Det finner du til høyre i kolonnen på forsiden av eroom: BSS mottar henvendelsen og det opprettes en POB-sak med nødvendig informasjon. Dersom henvendelsen kan løses av BSS, oppdateres saken, brukeren informeres og henvendelsen avsluttes. Dersom BSS ikke kan håndtere henvendelsen, blir den sendt videre til 2. linje support. 2. linje blir ansvarlig for å følge opp saken videre derfra. Dersom henvendelsen kan løses av 2.linje, oppdateres saken, brukeren informeres og saken avsluttes. Dersom henvendelsen må sendes videre til 3.linje support blir henvendelsen oversendt til den rette mottakeren. Når saken er løst og brukeren har fått sluttstatus på henvendelsen så avsluttes saken. http://intranett.vegvesen.no/etat/st%c3%b8ttefunksjoner/it/bss+-+brukerservice Telefon: 240 58 000 For mer informasjon om oppsett av rom kan du kontakte din regionale prosjektweb kontakt 5.2 Plugin Plugin er et tilleggsprogram som installeres på maskinen. Den gjør det blant annet mulig å dra og slippe filer direkte fra desktop til eroom. Plugin skal være forhåndsinstallert på alle Statens vegvesen sine maskiner. Hvis du vil sjekke at du kjører med plug-in kan du holde musepekeren din over logoen øverst til venstre i prosjektrommet ditt. Da vil du se en gul liten klamme som gir deg versjonsnummeret på eroom programvaren og om du kjører "with" eller "without plug-in". Problemer vedrørende plugin rettes mot BSS. 13