Bokføringsregelverket ved Kjell Næssvold
Innhold Endringer i bokføringslov og -forskrift, som er mest aktuell for kommunene Nye bokføringsstandarder (NBS) 1. Sikring av regnskapsmateriale 2. Kontrollsporet 3. Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år 4. Elektronisk fakturering 5. Dokumentasjon av balansen 2
NBS og GBS Norske bokføringsstandarder (NBS) 4 NBS utgitt av regnskapsstiftelsen i 2012 Gir utfyllende regler ift. lov, med skikker Uttalelser om God Bokføringsskikk (GBS) Det foreligger 15 GBS GBS er tolkning av lover. Skal følges GBS-ene er i prinsippet korte og enkle 3
Spesifikasjoner Bokføringsloven 5 nytt fjerde ledd Regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i første og annet ledd på papir Regnskapspliktige som har regnskapssystemer med mulighet for lukking av perioder, må ikke produsere spesifikasjonene, før disse etterspørres Fortløpende produksjonen anses unødig kostnadskrevende i forhold til nytteverdien 4
Utarbeidelse av spesifikasjoner 1. Periodisk produksjon av rapporter Utarbeide og oppbevare ferdige spesifikasjoner på papir eller pdf-fil 2. Lukking i stedet for produksjon av rapporter Kan utarbeide på forespørsel for 10 år tilbake Dato for utarbeidelse skal framgå av spesifikasjonene Krever oppbevaring av bokførte opplysninger Vanligvis i regnskapssystemet de er bokført i Bestemmelser om lukking av regnskapsperioder, herunder dokumentasjon av lukkingsfunksjon 5
Ny spesifikasjon Ny periodisk rapportering etter bokføringslovens 8-1-3 For hver periode med pliktig regnskapsrapportering,..., skal det kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) Gjelder prosjekt større enn kr 300.000 eks. MVA 6
Lukking Bokføringsforskriften: Ny 7-6 Lukking av regnskapsperioder Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene nevnt i lovens 7 om pliktig regnskapsrapportering På en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger Beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking, og betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger Beskrivelsen skal oppbevares i 10 år 7
Sporbarhet/kontrollspor Ny ordlyd i bokføringslovens 6 Sporbarhet Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Og på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. 8
Sporbarhet/kontrollspor Bokføringslovens 6, andre og tredje ledd Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere fullstendighet Dette innebærer normalt fortløpende nummerering, jfr. med Bokføringsforskriften 5-1-3 Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan system-genererte poster kan etterprøves, skal foreligge Norsk Bokføringsstandard nr. 2 omhandler Kontrollsporet 9
Dokumentasjon ved innførsel Bokføringsforskriften. Ny 5-5a. Dokumentasjon av merverdiavgift, toll og særavgifter ved innførsel av varer Merverdiavgift og eventuelle toll og særavgifter ved innførsel av varer skal dokumenteres med innførselsdeklarasjonen og grunnlagsdokumenter knyttet til slik deklarasjon,. Denne dokumentasjonen er å regne som primærdokumentasjon, og må følgelig oppbevares i 10 år Dette er sammenfallende med regler etter tollovgivningen 1 0
Oppbevaring Bokføringsloven (BL) 13. Oppbevaring, ny bestemmelse i andre ledd Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Regnskapsmateriale etter BL 13 nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt 1 1
Oppbevaring Bokføringsloven 13. Oppbevaring, ny formulering i syvende ledd Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte Ikke lenger henvisning til «papir», bestemmelsen er nå teknologinøytral Regnskapsmateriale etter BL 13 nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i 3,5 år etter regnskapsperiodens slutt 1 2
Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet Endring i bokføringsforskriften (BF) mht. kapitteloverskrift med mer: Kapittel 7. Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet Krav til lesekvalitet også for bokførte opplysninger som holdes elektronisk tilgjengelig BF 7-1 Krav til sikkerhetskopi også av det elektroniske regnskapsmaterialet BF 7-2 1 3
Elektronisk tilgjengelighet Bokføringsloven, ny 13 b Elektronisk tilgjengelighet Bokføringsforskriften, ny 7-7 Elektronisk tilgjengelighet Ikke et oppbevaringskrav, men et krav til lagring Henger sammen med kravet om å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering etter 7 Med elektronisk tilgjengelighet menes at de bokførte opplysningene er tilgjengelig i regnskapssystemet eller lagret på annen måte Norsk Bokføringsstandard nr. 3 omhandler Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år. 1 4
2013 Det jobbes fortsatt med endringer i bokføringsloven Finansdepartementet har mottatt forslag til endringer, inklusive forenklingsregelverk 1 5