Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold, leder Arne Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem Hege Lønning, meldt forfall vara Idar Tronstad innkalles Trond Birkeland, medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 2. desember 2014 kl. 08.00 ca. 10.00, bystyresalen. Merk tidspunktet! SAKSLISTE: ORIENTERING Møtet starter med en orientering fra Kommunalsjef for bydrift Arne Wilhelmsen. Tema: Organisering, bemanning, økonomi, oppgaver, målstyring/resultatmåling, utfordringer etc. + eventuelle spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget har meldt inn følgende konkrete tema som det også ønskes litt informasjon om: Orientering om Adolph Tidemands bro - har prosjektet landet greit? Sak 13/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 14.10.14 Sak 14/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE Sak 15/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2015 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Mandal, 24 november 2014 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 13/14 Møtedato: 02.12.14 SAK 13/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 14.10.14 Forslag til møtebok fra møte 14.10.14 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 14.10.14 legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra 14.10.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2
MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 14.10.14, kl. 08.30 09.45. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Gerd Windsland, møtte for Antonsen Idar Tronstad, møtte for Lønning MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland, Irene Loka, Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Hege Lønning, medlem Tommy Antonsen, medlem Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERING/DISKUSJON ikke bekreftet Tema: 1. Revisjonsordning, 2. Oppfølging av selskapskontroll, Brannvesenet Sør IKS Sak 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 10.06.14 Sak 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Sak 12/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/14 Oppfølging av selskapskontroll, Halse Eiendom AS Ref. 05/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 06/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 07/14 Protokoll fra Agder Sekretariat, styret 03.09.14 Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3
Møtebok 14.10.14 Mandal kontrollutvalg ORIENTERING Vedr. orientering. Sekretær orienterte om at ordfører er invitert for å orientere om følgende tema: 1. Revisjonsordning 2. Oppfølging av selskapskontroll, Brannvesenet Sør IKS Ordfører møtte ikke. Revisjonssjef orienterte om punkt 1, representantskapets behandling og vedtak vedrørende spørsmål om endring av vedtektene i KRV. Torbjørn Willumsen, Mandal kommune orienterte om ordførers oppfølging overfor øvrige eierkommuner. Brev til ordførere + diskusjon i forbindelse med eiersamling. Konklusjon: Tema 1: Orientering tas til etterretning. Tema 2: Følges opp videre av sekretær. SAK 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 10.06.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 10.06.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Forslag til møtebok fra møte 10.06.14 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 10.06.14 legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra 10.06.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2 4
Møtebok 14.10.14 Mandal kontrollutvalg SAK 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 1 063 000. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 03.09.14 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 114.000 i 2014 til kr. 117.000 i 2015, som utgjør en økning på 2,63 prosent. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er vedtatt av representantskapet og innebærer som tidligere år 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Mandal kommunes tilskudd til revisjonen reduseres fra kr. 937.000 i 2014 til kr. 931.000 i 2015, en nedgang på 0,6 prosent. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Som tidligere år er denne posten på kr. 15.000. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. 3 5
Møtebok 14.10.14 Mandal kontrollutvalg Budsjettforslaget for 2015 Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr. 931.000 Kr. 937.000 Kr. 896.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 117.000 Kr. 114.000 Kr. 109.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 Totalbudsjett Kr. 1.063.000 Kr. 1.066 000 Kr. 1.017.000 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 1 063 000. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. Møtet ble lukket, offentleglova 13, jf. fvl. 6 noens personlige forhold/tjenestemessige forhold. SAK 12/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar å endre tidligere vedtatte prioritering, jf. sak 14/13. 2. Kontrollutvalget bestiller prosjektet Mobbing med fokus på skjult mobbing og digital mobbing. 3. Prosjektplan bes fremlagt i neste møte. 4. KU ber om at rapport fremlegges tidsnok til at bystyret kan behandle saken før sommeren 2015 Saksfremstilling: 4 6
Møtebok 14.10.14 Mandal kontrollutvalg Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utdelt i møtet. Bakgrunn for saken: Med utgangspunkt i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon/selskapskontroll i 2014 2015, bes kontrollutvalget om å drøfte bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisor vil være tilstede for å orientere om saken. FASTE POSTER Nytt fra revisor: - Selskapskontroll: Er under arbeid - Planlegging: Revisor orienterte om gjennomført planlegging av oppdraget, herunder konkrete risikofaktorer som er hensyntatt. Nytt fra sekretær: - Eventuell orientering neste møte: Utvalget konkluderte med å be om å få en orientering om ansvarsområdet til kommunalsjef for byutvikling. I tillegg til de normale tema, ønskes det en kort orientering om broa - er prosjektet greit landet? EVENTUELT REFERATER Ref. 04/14 Oppfølging av selskapskontroll, Halse Eiendom AS Ref. 05/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 06/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 07/14 Protokoll fra Agder Sekretariat, styret 03.09.14 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 5 7
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 14/14 Møtedato: 02.12.14 SAK 14/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE I MANFAL Kommunerevisjonen Vest, Prosjektplan forvaltningsrevisjon Mobbing i skolene i Mandal datert 24.11.14. Bakgrunn for saken: I møte den 14.10.14 vedtok kontrollutvalget å endre tidligere vedtatte prioritering når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Utvalget bestilte prosjektet Mobbing med fokus på skjult mobbing og digital mobbing. Prosjektplan ble bedt fremlagt til møte 02.12.14. Forslag til prosjektplan ble fremlagt 24.11.14, der revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider utvalgte skoler i Mandal kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? Revisjonen vil presentere prosjektplanen i møtet. Det vises for øvrig til prosjektplanen for nærmere opplysninger om formål/problemstilling, avgrensning, kriterier, metode og ressurser og tidsplan. 1. Forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon mobbing i skolene i Mandal datert 24.11.14 godkjennes. 2. Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert underveis i prosjektet. 3. Rapport fra prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget innen 1. halvår 2015. 8
KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Kontrollutvalget i Mandal v/agder Sekretariat Boks 120 4491 Kvinesdal Dato: Vår ref: 24.11.2014 475/14 F14-08-045 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Mobbing i skolene i Mandal Bakgrunn På grunnlag av bystyrets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon, foretok kontrollutvalget en prioritering av prosjektrekkefølge i møtet 22.10.13. I møtet 14.10.14 bestilte kontrollutvalget et prosjekt for å undersøke kommunens arbeid med mobbing i skolene i Mandal. Kontrollutvalget foretok en avgrensing av prosjektet på bakgrunn av administrasjonens orientering om kommunens arbeid med mobbing i skolene i møtet 25.2.14. På denne bakgrunn legger revisjonen frem forslag til prosjektplan. Formål og problemstilling Formålet med prosjektet vil være å undersøke hvordan utvalgte skoler i Mandal arbeider for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing. Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider utvalgte skoler i Mandal kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? I undersøkelsen kan følgende spørsmål være aktuelle: Hvordan defineres mobbing i skolene? Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing? Hvilke utfordringer/dilemmaer opplever skolene når det gjelder skjult mobbing og digital mobbing? Avgrensning I undersøkelsen søker man å kartlegge hvordan et utvalg av skoler i Mandal kommune arbeider for å forebygge, oppdage og håndtere mobbing. Prosjektet avgrenses til fokus på Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon 38 32 80 30 (33/35/47 25 47 20) Telefon 38 33 41 90 / 92 Telefon 38 27 30 47 / 48 E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA 9
KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS skjult mobbing og digital mobbing. Det er ikke et mål i prosjektet å gi en fullstendig oversikt over alle tiltak de undersøkte skolene iverksetter vedrørende nevnte mobbeproblematikk. Fokus vil være på tiltak skolene selv fremhever som sentrale i sitt arbeid for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing. Det er også aktuelt å få belyst utfordringer/dilemmaer skolene opplever i mobbearbeidet. Det vil ikke være en del av prosjektet å undersøke konkrete enkeltsaker knyttet til mobbing. Analyser, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger vil bygge på den informasjon som mottas i arbeidet. Kommunen vil få anledning til å verifisere faktagrunnlaget i en foreløpig rapport. Det kan likevel være at opplysninger som ikke kommer til vår informasjon, kunne gitt endringer i de vurderinger og konklusjoner vi kommer fram til. Kriterier Revisjonskriteriene er de normer og standarder som er relevante for det området som skal undersøkes i en forvaltningsrevisjon. Kriteriene fastsettes vanligvis ut fra relevant lovverk, politiske vedtak, føringer, retningslinjer og anerkjent teori. Ved gjennomføringen av dette prosjektet kan følgende kilder til revisjonskriterier være aktuelle: Opplæringsloven med tilhørende forskrifter Anerkjent teori og forskning Kommunens mål, planer og føringer for arbeid med mobbing i skolene Ytterligere revisjonskriterier vil kunne bli lagt til under gjennomføringen av prosjektet. Metode Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil i hovedsak benytte seg av dokumentanalyse, intervjuer med aktuelle personer og spørreundersøkelser knyttet til utvalgte skoler. Ressurser og tidsplan Forvaltningsrevisjonen vil bli foretatt av prosjektansvarlig Veronika Andresen. Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektets omfang anslås gjennomført innenfor et timeforbruk på inntil 300 timer. Avhengig av effektiv mottak av dokumentasjon tas det sikte på å legge frem endelig rapport i løpet av første halvår i 2015. Med hilsen Sign. Irene Loka Revisjonssjef Sign. Veronika Andresen Forvaltningsrevisor 2 10
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 15/14 Møtedato: 02.12.14 SAK 15/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for 5 6 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2015, ett møte i september og ett møte i november. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på vårens møter. Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: 11