MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Naustet, Rådhuset Dato: 12.06.2014 Tidspunkt: 14:00 Vararepresentanter møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 56 15 80 25. Øystein Holmelid Leder Side1
Side2
SAKSLISTE Utvalgssaksnr Innhold U.off. Arkivsaksnr PS 19/14 Valg av ny revisjon fra 01.07.2014-017/14 X 2014/4483 Side3
KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for kjøp av Revisjonstjenester til Askøy kommune Viktige frister Siste frist for innsending av spørsmål 22.04.14 Tilbudsfrist 25.04.14, kl. 12:00 Vedståelsesfrist 01.07.14 Side 1 av 13 Side4
0 FORKORTELSER OG UTTRYKK... 3 1 OPPDRAGET... 4 1.1 OPPDRAGSGIVER... 4 1.2 KUNNGJØRING /ANNONSERING... 4 1.3 ANSKAFFELSEN GJELDER... 4 1.4 KONTRAKTENS OMFANG... 4 1.5 KONTRAKTENS VARIGHET... 5 1.6 FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER... 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 REGELVERK... 5 2.2 KONKURRANSEFORM... 5 2.3 PLANLAGT FRAMDRIFT... 5 2.4 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 6 2.6 FORBEHOLD... 6 2.7 ALTERNATIVE TILBUD... 6 2.8 AVKLARINGER... 6 2.9 AVVISNING AV LEVERANDØR... 6 2.10 AVVISNING AV TILBUD... 6 2.11 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 6 2.12 SPRÅK... 7 2.13 INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON... 7 2.14 KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 7 2.15 KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 7 2.16 INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING... 7 2.17 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER... 8 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 3.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 9 3.4 UNDERLEVERANDØRER... 10 4 KRAVSPESIFIKASJON... 10 4.1 GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON... 10 4.2 KRAVSPESIFIKASJON... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 10 5.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 6 KRAV TIL TILBUDET... 10 6.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 10 Side 2 av 13 Side5
6.2 TILBUDSFRIST... 13 6.3 TILBUDSÅPNING... 13 6.4 TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST... 13 Vedlegg: Vedlegg 1: Kontrakt m/bilag (Liste over bilag, se kontraktens pkt. 2.1) Vedlegg 2: Tilbudsforside Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Referanseskjema Vedlegg 5: Forpliktelseserklæring Vedlegg 6: Egenerklæring kompetanse Vedlegg 7: Egenerklæring lov- og forskriftskrav til revisorer. 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Side 3 av 13 Side6
Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser TED Tenders Electronic Daily Europeisk database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver I kommunestyrevedtak 20.02.14 får rådmannen i oppdrag å lyse ut konkurranse på revisjonstjenester til Askøy kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Økonomiavdelingen. Askøy kommune handler i tillegg etter fullmakt for Askøy kirkelige fellesråd. For nøkkeltall og relevant informasjon om Askøy kommune, gå inn på: http://www.askoy.kommune.no/fakta-om-askoy/fakta-og-tall 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (www.doffin.no) og TED (www.ted.europa.eu) Konkurransedokumentene er tilgjengelig på www.doffin.no sammen med kunngjøringen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Revisjonstjenester av Askøy kommune inkludert regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Se kontrakt og spesifikasjon (vedlegg 1 til konkurransegrunnlag og bilag 1 til kontrakten) for ytterligere informasjon. 1.4 Kontraktens omfang Anskaffelsen omfang er ca. kr 800 000,- NOK per år. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca. 3,2 mill. NOK. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 4 av 13 Side7
1.5 Kontraktens varighet Kontrakten trer i kraft 01.07.2014 og skal ha en varighet på 2 år, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Leverandøren skal være kommunens lovpålagte revisor og revidere fra og med regnskapsåret 2014 til og med regnskapsåret 2017, men fungere som kommunens revisor til og med 30.06.2018. 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Tildeling av kontrakt skal godkjennes av kommunestyret i Askøy. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig her: http://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2006-04-07-402?q=offentlige%20anskaffelser 2.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 14-1 (1), jf 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 21-1 (1). 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og tilbudsfrist. Planlagte milepæler Dato Siste frist for innsending av spørsmål til konkurransen 22.04.14 Tilbudsfrist 25.04.14 Kvalifisering Uke 18/19 Evaluering av tilbud Uke 18/19 Vedtak politisk 15.05.14 Orientering om tildeling Uke 21 Kontraktsinngåelse /signering Uke 23 2.4 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). Side 5 av 13 Side8
2.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 20-5. 2.6 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. FOA 20-13 (1), bokstav d. Forbehold skal både være avkrysset på tilbudsforsiden og fremgå nøyaktig og detaljert av tilbudsbrevet for å være gyldig. Eventuelle forbehold til kontraktsteksten skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet blir avvist. Det anbefales at tilbydere stiller spørsmål i stedet for å ta forbehold, jf. pkt. 2.13. informasjonsformidling/kommunikasjon. 2.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.8 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene etter tilbudsfristens utløp, eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 21-1 (1) og (2). 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 20-13 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 20-13 (2). 2.11 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Side 6 av 13 Side9
2.12 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 2.13 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til konkurransedokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål fremgår av forsiden i dette dokument. Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt konkurransegrunnlaget. Tillegginformasjon skal leveres tilbyderne senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA 19-1 (6). 2.14 Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson Marianne Holm E-post: maho@askoy.kommune.no 2.15 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 2.16 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers innstilling på kontraktstildeling meddeles i rimelig tid før kontrakt inngås, jf. FOA 22-3. Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne. 2.17 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. Side 7 av 13 Side10
3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA 20-12 (1). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Dokumentasjon: Skatteattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244). Skatteattesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Dokumentasjon: Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av Skattkontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244)) som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon: Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Bekreftelse for registrering i bransjeregister i eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor leverandøren er etablert (gjelder utenlandske selskaper). Side 8 av 13 Side11
Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Dokumentasjon: Vedlegg III HMS-Egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Gjennomføringsevne - personell Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Det kreves at minimum 3 personer som behersker norsk skriftlig og muntlig er avsatt til dette oppdraget, hvorav én må ha minimum 5 års generell revisjonserfaring og én må ha minimum 2 års generell revisjonserfaring. Det kreves videre at minimum én av de 3 personene har minimum 3 års erfaring i revisjon av norske kommuner. Dokumentasjon: Oversikt over antall årsverk, med kompetanse for spesielle/viktige fagområder for gjennomføring av denne leveransen samt utfylt egenerklæring på erfaring, vedlegg 6 Krav: Erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har god erfaring fra revisjon av norske kommuner. Dokumentasjon: Leverandør må fylle ut vedlegg 4 - referanseskjema, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 5 år. Det skal fremkomme oversikt over oppdragsgiver, kontaktperson, telefonnummer og e-postadresse. Krav: Leverandør skal oppfylle lov- og forskriftskrav til revisorer. Dokumentasjon: Utfylt egenerklæring, vedlegg 7. Krav til kvalitetsstyring Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon (skal gis på én av følgende måter): Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, og kontinuerlig analyse og forbedring. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, eller senere versjon, kan dette vedlegges. Side 9 av 13 Side12
3.4 Underleverandører Dersom tilbyder støtter seg på andre leverandørers kompetanse og kapasitet for å bli kvalifisert, må det leveres en utfylt forpliktelseserklæring, vedlegg 5 og utfylt egenerklæring kompetanse, vedlegg 6 som stadfester dette forhold, jf. vedlegg 5. Erklæringen må undertegnes av underleverandøren. 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudsbrevet, jf. pkt. 6.1, tilbudets utforming og levering dok. 1, tilbudsbrev. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. 4.2 Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon fremgår som del av kontrakt m/bilag, bilag 1 (oppdragsgivers spesifikasjon), som er vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt laveste pris for valg av leverandør: Beskrivelse av pris: Evalueringsgrunnlag er fastpris på regnskapsrevisjon og timepris*500 t forvaltningsrevisjon. Dokumentasjonskrav: Prisene skal oppgis ekskl. mva i kontraktens bilag 4, tabell 1, prisskjema. Tilbyderen har ansvar for at hans tilbud innholder relevant dokumentasjon knyttet til det fastsatte tildelingskriteriet. 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og levering Konkurransedokumentene består av selve konkurransegrunnlaget med de vedlegg som fremgår av vedleggslisten. Vedleggslisten er tatt inn rett under innholdsfortegnelsen. Side 10 av 13 Side13
Askøy kommune benytter vedlagte kontrakt (vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget). Tilbyder må gjøre seg kjent med de vilkår som fremgår av kontrakten med bilag og eventuelle vedlegg. De vedlagte kontraktdokumentene, dvs. kontrakt med bilag og eventuelle vedlegg til kontraktens bilag, vil bli lagt til grunn ved en eventuell senere kontraktsinngåelse med tilbyder. Selve kontrakten skal ikke returneres ved innlevering av tilbud i denne konkurransen, men deler av tilbudsbesvarelsen gjøres i kontraktens bilag i henhold til det som er angitt i tabellen nedenfor. Dette vil f. eks. gjelde bilag 2 leverandørens løsningsbeskrivelse, angivelse av priser direkte i bilag 4 (eller som vedlegg til bilag 4) og angivelser av eventuelle forbehold til kontrakten i bilag 5. Deler av tilbudsbesvarelsen gjøres ved utfylling av vedleggene til konkurransegrunnlaget, f. eks. utfylling av tilbudsforside. Det å dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt er også en viktig del av tilbudsbesvarelsen. Leverandøren er selv ansvarlig for at tilbudet svarer til alle krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Dersom et dokument skal benyttes som dokumentasjon/vedlegg i forhold til ulike deler av tilbudet (f. eks. både som kvalifikasjonsdokumentasjon og som dokumentasjon som er relevant for evalueringen), må dette gjøres på en ryddig måte. Ofte vil det være hensiktsmessig å legge dokumentet inn ett sted, samtidig som det gjennom klare henvisninger, andre steder i tilbudet, viser til dette dokumentet og hvorfor en har gjort henvisningen. Alternativt kan dokumentet legges inn flere ganger i tilbudet, dvs. på de stedene der en mener en slik henvisning er relevant. I begge tilfeller henvises til de punkter eller de deler av dokumentet som en mener er av betydning. Det fremgår ovenfor at tilbudet vil bestå av flere elementer som skal føyes sammen. For at tilbudet skal være forståelig og oversiktlig bes om at det har følgende struktur og innhold: Navn: Tilbudsforside Tilbudsbrev Kvalifikasjonskrav Innhold: Tilbudsforsiden (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt å binde leverandøren, og etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. NB: Eventuelle forbehold til kontraktsteksten m/bilag skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. Her legges inn dokumentasjon knyttet til de kvalifikasjonskrav nevnt i pkt. 3 i dette Side 11 av 13 Side14
Navn: Innhold: dokumentet. Dokumentasjonen systematiseres i denne rekkefølge: - Skatteattest for skatt - Skatteattest for MVA - Firmaattest - HMS egenerklæring (utfylt) - Dokumentasjon på selskapets soliditet, der selskapet ikke er registrert i Proff Forvalt, eller der tilbyder av grunner som angitt under kravet finner det ønskelig å levere egen dokumentasjon - Dokumentasjon på gjennomføringsevne - personell - Egenerklæring personell - Dokumentasjon på erfaring fra lignende oppdrag - Egenerklæring lov- og forskriftskrav til revisorer - Dokumentasjon på krav til kvalitetsstyring - Evt dokumentasjon på underleverandører og forpliktelsesskjema. - Særlig dokumentasjon ved krav om kvalifisering av underleverandører (Det presiseres at listen over ikke gjengir dokumentasjonskravene fullt ut. Se konkurransegrunnlaget pkt. 3 for fullstendig tekst). Kontraktens bilag 2: Dokumentasjon for oppfyllelse av oppdragsgivers spesifikasjon. Kontraktens bilag 4: Dokumentasjon for tildelingskriteriet «Pris» Kontraktens bilag 5: Endringer i den generelle kontraktsteksten - Benytt kontraktens bilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse - for å dokumentere oppfyllelse av oppdragsgivers spesifikasjon. Pris fylles ut i kontraktens bilag 4, tabell 1. Eventuelle forbehold til kontrakten legges inn i kontraktens bilag 5. Side 12 av 13 Side15
Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Askøy kommune Klampavikvegen 1 5300 Kleppestø Åpningstid: kl. 08.00-15.30 Tilbudet skal leveres med originale signaturer på en cd eller usb-brikke merket med leverandørens navn. Det elektroniske tilbudet skal leveres i lukket konvolutt som merkes med: SAK 2014/362 Rammeavtale revisjonstjenester Den elektroniske versjonen skal være sikret mot virus og må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format og ha samme filstruktur som i tabellen ovenfor. Det må ikke leveres tilbud via e-post. Prisskjemaet skal signeres av person som har fullmakt til å binde selskapet, med initialer på hver side. Dette gjelder ikke for standard prislister. 6.2 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud fremgår av forsiden til dette dokumentet. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. 6.3 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.4 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil utløp av vedståelsesfristen som fremgår av forsiden til dette dokumentet. Kleppestø 28.02.14 Marianne Holm Sign. Side 13 av 13 Side16
Bilag 1 Kravspesifikasjon KRAVSPESIFIKASJON Oppdragsgiver ønsker tilbud på revisjonstjenester av kommunen, inkludert regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisjonsplikten er i hovedsak forankret i kommuneloven med tilhørende forskrifter, jf lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 nr 107 78, 79, 80, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 15.06.2004 nr 904 og lov om vergemål (vergemålsloven) av 26.03.2010-9. I tillegg er kontrollutvalgene i kommunens rolle ved revisjon regulert i en egen forskrift, jf forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 15.06.2004 nr 905. Revisjonen skal oppfylle alle krav fastsatt i lov, forskrift eller annet aktuelt statlig regelverk/- instruks. Videre skal revisjonen utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte kjente standarder. Tilbudet skal gjelde hele revisjonsprosessen fra planlegging av oppdraget til revisjonsberetning/-uttalelse er avgitt. Oppdragsgiver har fullstendig opphavs- og eiendomsrett til levert revisjon. 2 NÆRMERE BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 2.1 Regnskapsrevisjon Leverandøren skal revidere kommunens årsregnskap hovedsakelig i oppdragsgivers kontorer. Opplistingen er ikke uttømmende, men Leverandøren skal: Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter Vurdere om årsregnskapet gir et riktig utrykk for den økonomiske virksomheten og dens stilling ved årsskiftet i overenstemmelse med god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Herunder skal revisor kvalitetssikre at regnskapet omfatter alle økonomiske midler som er disponert gjennom året, at alle kjente utgifter og inntekter er tatt med, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes Vurdere om opplysninger i årsmeldingen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet, og at administrasjonens forslag til disponeringer av regnskapsmessig overskudd er i samsvar med lover og forskrifter Påse at kommunen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter Påse at formuesforvaltningen er ordnet på en trygg måte med forsvarlig kontroll Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Side 1 av 4 Side17
Bilag 1 Kravspesifikasjon Kontrollere og vurdere etterkalkyler, som dokumenterer at selvkostregnskap er utarbeidet og korrekt håndtert, på vesentlige/lov- og forskriftsbestemte selvkostområder. Avklaring av prinsipielle føringsspørsmål/bokføringsproblematikk. Leverandøren skal avgi revisjonsberetning til kommunen senest innen 15. april. 2.1.2 Andre faste oppdrag Leverandøren skal gjennomgå og attestere regnskapstall i forbindelse med kommunale refusjonskrav og rapporteringer overfor offentlige myndigheter. Leverandøren skal levere revisjonsuttalelser. Opplistingen av revisjonsuttalelser er ikke uttømmende, men det skal leveres i forbindelse med: kompensasjon for merverdiavgift kompensasjon for psykisk utviklingshemmede kompensasjon for ressurskrevende brukere prosjektregnskap med tilskudd/øremerkede midler, ca 10 pr år spillemiddelregnskap oppsett av finansforvaltningsreglement refusjon for kommunale barnevernsutgifter for enslige mindreårige flyktninger 2.1.3 Andre særregnskap Leverandøren må avgi uttalelse innen den fristen som er satt for det enkelte særregnskap, jf punkt 3. 2.2 Forvaltningsrevisjon Av revisjonsforskriften fremgår forvaltningsrevisjonens innhold, jf 7. Forvaltningsrevisjon innebærer bla å foreta systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger av kommunestyrets vedtak. Bruker administrasjonen ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak? Er kommunens bruk av ressurser og virkemidler effektiv? Etterleves regelverk og vedtak? Er styringsverktøy og virkemidler hensiktsmessige? Er administrasjonens beslutningsgrunnlag i samsvar med kravene? Er resultatene i tjenesteproduksjonen i tråd med kommunestyrets mål? Revisor skal fortløpende rapportere resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kontrollutvalget. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å anskaffe et bestemt antall timer forvaltningsrevisjon. Dette betyr at man i avtaleperioden står fritt til å benytte andre leverandører av forvaltningsrevisjon dersom Oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. Alle oppdrag skal avtales skriftlig på forhånd. Side 2 av 4 Side18
Bilag 1 Kravspesifikasjon 2.3 Selskapskontroll Leverandøren skal føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å anskaffe et bestemt antall timer selskapskontroll. Dette betyr at man i avtaleperioden står fritt til å benytte andre leverandører av selskapskontroll dersom Oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. Alle oppdrag skal avtales skriftlig på forhånd. 2.4 Andre revisjonstjenester I tillegg til den ovennevnte revisjonen, kan det bli aktuelt å bestille andre revisjonstjenester, som f eks rådgivningstjenester knyttet til internkontroll. Heller ikke vedr. Andre revisjonsoppdrag er Oppdragsgiver forpliktet til å anskaffe et bestemt antall timer revisjon. Dette betyr at man i avtaleperioden står fritt til å benytte andre leverandører av andre revisjonsoppdrag dersom Oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. Alle oppdrag skal avtales skriftlig på forhånd. 3 HVA SOM SKAL REVIDERES Revisjonsoppdraget gjelder hele kommunen som juridisk person, inkludert kommunale foretak og pasientregnskap. I tillegg gjelder oppdraget Kirkelig fellesråd/-sokneråd og evt. velferdsfond. Dersom tilbyderne har behov for grunnlagsdokumentasjon for sine beregninger av oppdraget, kan de ta kontakt med kontaktpersonen. For øvrig vises det til www.ssb.no/kostra 4 TIDSRAMME Leverandøren skal være kommunens lovpålagte revisor og revidere fra og med regnskapsåret 2014 til og med regnskapsåret 2017, men fungere som kommunens revisor til og med 30.06.2018. Tidsperioden for rammeavtalen er 2 år +opsjon på 1+1 år. Dette betyr at Leverandøren skal revidere til og med regnskapsåret 2017, men fungere som kommunens revisor til og med 30.06.2018. Side 3 av 4 Side19