Styringsdokument #ORG2022 Mål og milepæler #ORG2022 Prosjektnummer: Saksnummer: 700303 2015/12477 Behandlet dato: Prosjekteier: Utarbeidet av: 30.08.2016 Universitetsdirektøren Sekretariatet og Ressursgruppen Beslutning: Starte gjennomføring av prosjektet #ORG2022 Bemanning: Prosjektleder: Kristine Breivik Andre: Prosjektets sekretariat Prosjektfase: 2016-2018 Signatur (prosjekteier) #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 1
Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 2 1.1 Oppstarten av prosjektet... 2 1.2 Prosjektets formål... 3 1.3 Nåværende situasjon... 3 1.4 Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres... 3 2. Styringsmål for prosjektet... 4 3. Måling av resultater... 4 4. Rammebetingelser... 5 4. 1. Forhold som har innvirkning på prosjektet... 5 4.2 Rammebetingelser... 6 5. Vurdering av prosjektets usikkerheter... 6 6. Nytte/Kost-vurderinger som grunnlag for prioriteringer... 7 7. Prosjektplan... 8 7.1 Overordnet fremdriftsplan for prosjektet... 8 7.2 Skjematisk milepælsplan for aktiviteter i prosjektet... 9 7.3 Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer... 9 8. Organisering, roller og ansvar... 10 8.1 Prosjektorganisering... 10 9. Interessenter/målgrupper... 12 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet 1.1 Oppstarten av prosjektet Universitetsstyret behandlet i møte 26. november 2015 sak 119/15 «En effektiv administrasjon» og fattet følgende vedtak: Styret tar oppfølging av arbeidet med effektiv administrasjon til orientering. Styret legger til grunn at UiB som en arbeidsgiver så langt som mulig løser eventuell overtallighet innenfor UiB og i henhold til lov og avtaleverk. Styret ber om å bli holdt løpende orientert i saken. Bakgrunnen for saken var oppfølging av regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform og strategiens mål om at UiB gjennom en effektiv administrasjon sikrer at mest mulig ressurser brukes inn mot kjerneaktiviteten. Det ble fremhevet at det er viktig å redusere administrative utgifter for å etablere handlingsrom for gjennomføring av vedtatte strategiske satsinger. Det ligger lite føringer for gjennomføring av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen fra regjeringens side, men under styrebehandlingen ble det likevel gitt noen føringer som prosjektet må forholde seg til. Dette styringsdokumentet fanger opp disse føringene og vil dermed fungere som et selvstendig styringsdokument for arbeidet. #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 2
1.2 Prosjektets formål Prosjektet skal ha som overordnet mål å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester, som skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon. I dette ligger også et ønske om å kunne frigi tidsmessige og økonomiske ressurser på alle nivå i organisasjonene, slik at disse ressursene kan rettes inn mot en offensiv satsning inn mot universitetets satsingsfelt. o o o Prosjektet skal gjennomføre tiltak for fornying og forenkling for å frigjøre tidsressurser på alle nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha fokus på å legge til rette for faglig og teknisk-administrativt samarbeid på tvers av enheter og nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha som et viktig delmål å frigjøre økonomiske ressurser, og på den måten bidra til direkte styrking av universitetets kjerneaktiviteter 1.3 Nåværende situasjon Universitetet i Bergen har i en lengre periode hatt forholdsvis stabil og god vekst i sine bevilgninger fra kunnskapsdepartementet (KD), mens utviklingen i de eksterne inntektene ikke har vært så stabil og god som ønsket. I 2015 og 2016 har bevilgningene fra KD blitt redusert grunnet regjeringens ønske om avbyråkratisering. Bevilgningene i sektoren skulle i utgangspunktet bli kuttet med 0,5 % i året, men i 2015 og 2016 ble kuttet på henholdsvis 0,6 % og 0,7 %. Dette kuttet er beregnet av hele UiB sin ramme og tilsvarer et samlet beløp på i underkant av 36 mill. kroner over de to årene. UiB har innarbeidet dette i sine rammer ved å fordele store deler av kuttet ut til enhetene. Det ble lagt opp til størst kutt ved de administrative avdelingene og et lavere kutt ved fakultetene som reflekterer deres administrasjon. Det er forventet at regjeringen vil opprettholde avbyråkratiseringskuttet i denne regjeringsperioden og UiB venter at bevilgningene vil reduseres med om lag 80 mill. kroner i perioden 2015-2018. I strategien til UiB, Hav-Liv-Samfunn, er det lagt opp til en rekke satsinger for at strategien skal bli gjennomført som ønsket. Dette medfører at deler av UiB sitt samlede budsjett må rettes inn mot (å gjennomføre slike satsinger)/ alternativt «disse satsingene». For å lage rom for dette er fakultetenes bevilgninger redusert med et strategikutt. Store deler av enhetene sine budsjetter består av forpliktelser til lønn og drift, som fører til at budsjettene oppleves som lite fleksible. Når økonomien blir påvirket av kutt blir det opplevde handlingsrommet enda mindre. 1.4 Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Målet med prosjektet er å frigi tidsmessige og økonomiske ressurser for prioriterte satsinger for UiB. De tidsmessige gevinstene vil være svært viktige for å kunne rette innsats inn mot feltene som er beskrevet i strategien, særs viktig er i så måte å rette vitenskapelige og teknisk-administrative ressurser inn mot aktiviteter som kan generere vekst i de BOA-finansierte inntektene. Viktig er også å rette innsats mot kvalitet i undervisningen og oppfølgingen av studentene for å hindre frafall, øke studiepoeng- og kandidatproduksjon, som igjen vil generere midler til universitetet. At det frigjøres nok økonomiske ressurser er nødvendig slik at UiB klarer å tilpasse seg den reduserte rammen fra KD. Dersom man ikke klarer å hente ut noen form for effektiviseringsgevinst vil man streve med å holde seg innenfor rammen og oppleve at det ikke finnes handlingsrom til noe annet. Gjennomføringen av dette prosjektet er viktig for at UiB selv kan styre egen utvikling og prioritere satsinger mens muligheten er der. Dersom ingen tiltak blir gjennomført tidlig kommer man til slutt i #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 3
den situasjonen at det ikke finnes handlingsrom. I en slik situasjon kan tiltakene bli preget av kortsiktig innsparing som ikke er forenelig med mer langsiktige tiltak for å realisere strategien. 2. Styringsmål for prosjektet Det skal arbeides etter følgende styringsmål som rapporteres til styringsgruppen: 1. Prosjektet skal prioritere å iverksette tiltak som kan gi tidsmessige besparelser i vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger. Styringsmål er antall iverksatte tiltak, sum forventet gevinst for iverksatte tiltak og beregnet effekt av gjennomførte tiltak. 2. Prosjektet skal bidra til mer og bedre samarbeid på tvers av enheter og nivå. Styringsmål er antall tiltak og resultater for hvert enkelt tiltak, herunder effektene av et indre arbeidsmarked. Andel ledige stillinger som er utlyst internt og antall gjennomførte hospiteringsavtaler vil bli rapportert. 3. Prosjektet skal ha tiltak som gir effekt både i form av reduserte lønnsutgifter og reduksjon i andre driftsutgifter. Prosjektet skal prioritere tiltak som gir varige budsjettmessige effekter. Styringsmål er antall tiltak og beregnet økonomisk effekt av tiltakene. Styringsmål er antall tiltak, sum forventet gevinst for iverksatte tiltak og beregnet økonomisk effekt av gjennomførte tiltak. 4. Prosjektet skal lage en plan for tiltak med økonomisk effektiviseringseffekt tilsvarende reduksjon i bevilgning knyttet til regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Styringsmålet er 80 mill. kr lavere kostnader ved inngangen til 2019 sammenliknet med 2015. Antall TA-stillinger totalt, antall TA-stillinger i sentraladministrasjonen, forholdstallutvikling TA-stillinger/vitenskapelige stillinger, forholdstallutvikling TAstillinger/BOA-budsjett, samt forholdstall TA-stillinger/antall studenter vil bli rapportert. 3. Måling av resultater For å kunne se effekten av prosjektet må det finnes størrelser det går an å måle over tid for å se utviklingen. Måling må bygge på styringsmålene. For #ORG2022 vil det dermed være ønskelig å måle om det faktisk blir frigjort tidsressurser for alle typer tilsatte, om man får bedret samarbeid på tvers og om prosjektet vil føre til økonomiske innsparinger. På disse områdene er det utfordrende å finne gode, målbare tallstørrelser. Prosjektet starter med styringsmålene som er satt i punkt 2, men det vil arbeides videre med å finne andre hensiktsmessige rapporteringsparametre. Når det gjelder tid kan man telle minutter man sparer. Det er derimot vanskelig å angi en verdi til minuttene, siden man kan anta at de brukes forskjellig i forskjellige deler av organisasjonen. Den samme utfordringen har man ved måling av økt samhandling på tvers. I tillegg til at verdien er vanskelig å tallfeste er det et spørsmål om vi kan telle endring i samhandling i det hele tatt. Det vil være mulig å måle økonomiske innsparinger innenfor avgrensete områder. Måling kan gjøres over tid og vil kunne være tilgjengelig for alle. Samtidig er UiB-økonomien påvirket av mange faktorer, og det vil være vanskelig å skille effekter av tiltak i prosjektet fra andre svingninger i økonomien. Å bruke utvikling i kostnader som parameter på et overordnet nivå, er derfor ikke formålstjenlig. Effektivisering har som mål at dagens arbeid utføres med mindre ressurser og/ eller med høyere kvalitet. Ansatte er den største ressursen og kostnadsdriveren ved UiB. Endringer i årsverk fører til korresponderende endringer i lønnsforpliktelser. Reduksjon i antall årsverk fører dermed til innsparinger, og måling av antall årsverk vil dermed være formålstjenlig. Dette målet vil reflektere målet om frigjøring av tidsressurser dersom de er store nok til å påvirke tilsatte årsverk. #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 4
De endringsprosesser som nå settes i gang har som overordnet mål å forenkle, forbedre og effektivisere, og vil derigjennom bidra til at styringsmålet om en reduksjon i kostnader tilsvarende regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform, -80 millioner i lavere kostnader ved inngangen til 2019. Effekten vil komme gradvis, og måltallene for det enkelte år bør reflektere dette. År Mål 2015 Kostnadsnivå ved oppstart 2016 Mål: Uendrede kostnader 2017 15% måloppnåelse 2018 40 % måloppnåelse 2019 100% måloppnåelse 4. Rammebetingelser 4. 1. Forhold som har innvirkning på prosjektet Følgende kjente ytre forhold vil i vesentlig grad kunne påvirke resultater av arbeidet i prosjektet, valg av tiltak, gjennomføringsform og fremdrift: Forhold som vil påvirke #ORG2022 Hvordan påvirkes #ORG2022 Prosjekteier/ systemeier Håndtering av avhengighet UiBs bevilgninger over Statsbudsjettet Ved oppstart er det satt et innsparingsmål tilsvarende regjeringens annonserte avbyråkratiseringskutt. Dersom størrelsen på dette øker eller UiBs budsjettsituasjon forverres av andre årsaker, må det måtte vurderes å øke prosjektets styringsmål. Universitetsstyret Fortløpende dialog med universitetsledelsen og universitetsstyret. Strategi 2016-2022 Implementering av UiBs strategiske mål er en av hovedbegrunnelsene for oppstart av prosjektet, og det er et overordnet mål at prosjektet skal bidra aktivt for å legge til rette for aktive bidrag til for å nå de strategisk målsettinger. Universitetsstyret Prosjektet skal prioritere tiltak som direkte understøtter UiBs kjerneaktiviteter, og justere prioriteringen i takt med organisasjonens behov. Digitaliseringsarbeidet ved UiB UiB har høye ambisjoner i sitt digitaliseringsarbeid, og den nye digitaliseringsstrategi som skal vedtas av universitetsstyret i oktober 2016 vil være amisiøs når det gjelder digitalisering av arbeidsoppgaver og - prosesser. Universitetsdirektøren Prosjektet skal samarbeide tett med ITavdelingen, og prioritere arbeidsprosesser hvor digitaliseringstiltak kan gi betydelige tidsbesparelser. Det pågår et stort samarbeidsprosjekt mellom de fire store universitetene knyttet til felles Anskaffelse av nye administrative IKTsystemer Universitetsdirektøren Prosjektet må etablere god kommunikasjon med UiBs #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 5
anskaffelser av administrative ITsystemer (BOTT-samarbeidet). representanter i BOTTsamarbeidet, gi innspill direkte gjennom disse og fange opp muligheter anskaffelsen kan gi. Reduksjon i bruk av midlertidige stillinger Departementet krever en vesentlig reduksjon i omfanget av midlertidige tilsettingsforhold i sektoren, og har en eksplisitt forventning om at UiB klarer å redusere bruken av midlertidige tilsettinger. Universitetsledelsen har bedt en arbeidsgruppe foreslå ytterligere tiltak for å redusere omfanget midlertidige tilsettinger, og deres tiltak følges nå opp. Universitetsdirektøren Tiltakene som inverksettes i prosjektet må vurderes i forhold til hvordan de påvirker eller bidrar til at UiB når sine ambisjoner om reduksjon i bruk av midlertidige stillinger. Prosjektet må aktivt forholde seg til utviklingen innenfor disse områdene. 4.2 Rammebetingelser Prosjektet skal resultere i effektivisering for å frigjøre tidsressurser i alle stillingsgrupper og innsparing av kostnader. Prosjektet skal vurdere kvalitative effekter av tiltak som iverksettes slik at eksterne og interne krav til kvalitet innfris. Prosjektet skal prioritere satsingsområder for å bidra til oppfølging av Strategi 2016-2022. Prosjektet skal sikre involvering av sentrale enheter og fakulteter, samt arbeidstakerorganisasjonene og hovedverneombudet. 5. Vurdering av prosjektets usikkerheter Innledende risikovurdering er gjort med utgangspunkt i følgende forhold (kan revideres i prosjektperioden): 1. Manglende ledelsesforankring administrativ linje 2. Manglende ledelsesforankring vitenskapelig linje 3. Det er ikke tilstrekkelig tilgang til økonomiske og personalmessige ressurser i gjennomføring av prosjektet 4. Manglende involvering av de ansatte for å sikre gjennomføring av prosjektet 5. Iverksatte tiltak gir store negative effekter på faglig aktivitet 6. Iverksatte tiltak gir ikke-optimal organisering av ressurser på lengre sikt #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 6
Merk: Endringer i risikobildet rapporteres til styringsgruppen ved hver statusrapportering, samt eventuelle tiltak som er planlagt/gjennomført for å redusere risiko. Rapportering av utvikling Vurdering av prosjektets usikkerheter vil være en del av fortløpende rapportering til styringsgruppen. 6. Nytte/Kost-vurderinger som grunnlag for prioriteringer Til grunn for beslutning om hvorvidt et tiltak skal gjennomføres og i hvilken rekkefølge, skal det gjøres en vurdering av: Kvalitative effekter Sammen med relevante interessenter vurderes prosjektet tiltaket opp mot et sett kriterier. Kriteriene bør i størst mulig grad være universelle men kunne tilpasses kategori tiltak. Eksempel på kriterier er medarbeidertilfredshet, studiekvalitet, kortere saksbehandlingstid, økt samarbeid og bedre internkontroll. Kvantitative gevinster Aktuelle kriterier er redusert tidsbruk og netto reduksjon kostnader. Gjennomføringstid Hvor lang tid det tar fra oppstart til tiltaket gir effekter. #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 7
Vurderingen vil også ligge til grunn for oppfølging av resultater. Første versjon av prosjektplanen er ikke gjennomgått med utgangspunkt i denne metodikken, men prosjektgruppen vil vurdere og prioritere tiltak før oppstart. 7. Prosjektplan 7.1 Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Ved oppstart av prosjektet har det følgende milepæler: Nr Beskrivelse Dato MP 0 Når målbeskrivelse og mandat for styringsgruppen er utarbeidet 14.03.2016 MP 1 Når det er utarbeidet kommunikasjonsplan 14.03.2016 MP 2 Når prosjektdirektiv v 3.0 er behandlet i styringsgruppen 31.05.2016 MP 3 Når det er etablert et analysegrunnlag som gir mulighet for utforming av virkningsfulle tiltak 31.05.2016 MP 4 Når virkemidler er vurdert 31.05.2016 MP 5 Når det er utarbeidet forslag til oppfølging og måling av tiltak 31.05.2016 MP 6 Når konkrete mål og måleparameter er vedtatt 30.08.2016 MP 7 Når det er utarbeidet tiltak som bidrar til måloppnåelse 30.08.2016 MP 8 Måling av effekter første prosjektår 30.12.2016 MP 9 Måling av effekter andre prosjektår 31.12.2017 Måling av effekter herunder også fremskriving av forventede MP 10 31.12.2018 effekter i 2019 #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 8
7.2 Skjematisk milepælsplan for aktiviteter i prosjektet 7.3 Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Universitetsdirektør er prosjekteier. Universitetsdirektør orienterer styret om utvikling i prosjektet. Styringsgruppen rapporterer til Universitetsdirektør etter rapporteringsplan som er vedlagt styringsdokumentet. Rapportering skal minimum skje i forbindelse med milepæler som angitt i styringsdokumentet. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen etter rapporteringsplan som er vedlagt styringsdokumentet (vedlegg 4). Følgende skal rapporteres: Fremdrift, avvik, status for styringsmål, risikovurdering og risikoreduserende tiltak. Styringsgruppen skal involveres i policybeslutninger. Beslutninger som av formelle årsaker skal gjøres av andre organer, skal forankres i styringsgruppen. Ved avvik fra vedtatt prosjektplan skal styringsgruppens leder orienteres uten unødig opphold. #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 9
8. Organisering, roller og ansvar 8.1 Prosjektorganisering Styringsgruppen Prosjektets styringsgruppe har følgende sammensetning: Navn Tittel Vara Anne-Lise Fimreite (leder) Ingvild Greve Elisabeth Müller Lysebo Anders Skogstad Birgit Falch Per Arne Foshaug Knut Hidle Britt Kristin Holsen Per Bakke Tore Tungodden Britt-Karin Muri Siv Lise Bedringaas Prorektor Underdirektør, SA Fakultetsdirektør, MN Professor, PSYK (ISP) Seksjonssjef, JUR Avdelingsdirektør, ØKA Prodekan, SV Administrasjonssjef, HF (AHKR) Instituttleder, MOF (K2) Assisterende universitetsdirektør Underdirektør/fungerende direktør, HR Akademikerne Jørgen Melve NTL Berit Storaker Toril Ivarsøy Forskerforbundet Steinar Vagstad Randi Heimvik Parat Liv-Grete Gudmundsen Styringsgruppen har ansvar for: Sikre at prosjektet resulterer i utvikling av effektive og fremtidsrettede tjenester som på en god måte understøtter universitetets kjerneaktiviteter Definere prosjektgruppens mandat og foreslå konkrete tiltak og prosesser Gjennomgå analysegrunnlaget, definere styringsmål og beslutte rapporteringstidspunkt for prosjektet Oppfølging av gjennomføringen av iverksatte tiltak Oppfølging av styringsmålene om gevinstrealisering Utarbeide en kommunikasjonsplan for prosjektet Arbeide for god forankring i hele universitetsorganisasjonen Fortløpende vurdere iverksetting av nye tiltak i takt med organisasjonens behov #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 10
Ressursgruppen Ressursgruppen har følgende sammensetning: Navn Nina Østensen Susanne Ostendorf Ørjan Hauge Torunn Valen Maria Lundhaug Birthe Gjerdevik Arild Mellesdal Sidsel Storebø Tittel Rådgiver, JUR Seksjonssjef, HF Seksjonssjef, MOF Seksjonsleder, SA Administrasjonssjef, SV Seniorkonsulent, MN Rådgiver, PSYK Seksjonsleder, IT Gruppen vil ha ansvar for å bidra til ideutvikling og planlegging av tiltak. Ressursgruppen vil sammen med sekretariatet ha ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av tiltak i prosjektet. Prosjektleder er leder for ressursgruppen. Ressursgruppen har ansvar for: Forberedelse og støtte av større tiltak knyttet til arbeidsprosesser, digitalisering og samarbeid på tvers i organisasjonen Bidra til arbeidet med analysegrunnlaget for prosjektet Utarbeide forslag til retningslinjer for intern omdisponering av ressurser og andre personalrelaterte virkemidler Gjennomføring av tiltak knyttet til forenkling av rutiner og gjennomgang av fullmaktstruktur Ressursgruppen vil kunne endre sin sammensetning etter oppgaver og kompetansebehov. Sekretariatet Prosjektsekretariatet har følgende sammensetning: Navn Kristine Breivik Gry Flatabø Sven-Egil Bøe Kathrine Brosvik Thorsen Ingve Bergheim Åshild Nylund Tittel Prosjektleder, UDIR Seniorkonsulent, ØKA Kontorsjef, ØKA Rådgiver, HR Seniorrådgiver, HR Rådgiver, KA Prosjektets sekretariat har ansvar for samlet koordinering og gjennomføring av tiltak, og vil samarbeide tett med ressursgruppen. Prosjektsekretariatet har ansvar for: Dokumentasjon og formidling av arbeidet i styringsgruppen, ressursgruppen og alle undergrupper Utarbeide analysegrunnlaget til prosjektet Utarbeide en detaljert framdriftsplan/milepælsplan til styringsgruppen, og ha ansvar for løpende oppdatering av denne Tilrettelegge for iverksetting av raske tiltak Prosjektstøtte og koordinering til prosesser, både lokalt ved enhetene og for tiltak som settes i gang i #ORG2022. #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 11
Følge opp og rapportere resultater til styringsgruppen. Følge opp kommunikasjonsplan og drive fortløpende informasjonsarbeid til hele organisasjonen Konkrete tiltak og prosjekter Sekretariatet vil organisere arbeidet og kan sammen med Ressursgruppen beslutte å oppnevne undergrupper med ansvar for ulike tiltak. Sammensetning av undergruppene vil variere etter tiltakets art. Undergruppene skal utvides med deltakere fra fakulteter, institutter og avdelinger når delprosjektene krever bredere kompetanse og/eller involvering. I alle større underprosjekter skal både institutt- og fakultetsnivå være representert, og god dialog med vitenskapelig tilsatte og studenter skal ha høy prioritet. 9. Interessenter/målgrupper Kommunikasjons- og informasjonsarbeidet er beskrevet i den vedlagte kommunikasjonsplanen. Prosjektet har disse viktigste målgruppene: Alle ansatte Ledere på alle nivåer Tillitsvalgte og verneombud Studenter Universitetsstyret Myndigheter Prosjektgruppen vil også definere spesifikke målgrupper der det er relevant. Nettside for prosjektet: http://www.uib.no/org2022 E-postadresse: ORG2022@uib.no Twitterkonto: @UiB_ORG2022 Tilhørende dokumenter: 1. Prosjektplan 2. Kommunikasjonsplan 3. Notat om analysegrunnlaget 4. Rapporteringsplan #ORG2022 Styringsdokument vs.04 Page 12