MØTEINNKALLING Plan- og byggekomiteen Dato: 17.08.2016 kl. 18:30 Sted: Eiendomsavdelingen, Skoleveien 3 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på servicetorget og www.as.kommune.no. Saksliste Saker til behandling 7/16 16/00208-3 Ljungbyveien 17 - Godkjenning av forprosjekt 2 8/16 16/00143-10 Sjøskogen skole - Revidert mulighetsstudie 8 9/16 16/02317-1 Nordby barnehage - Godkjennelse av romprogram 12 10/16 16/00079-14 Moer sykehjem - mulighetsstudie alternativ 3 - konsekvensutredning energiløsning 11/16 16/00138-16 Rustad skole - utvidelse av flerbrukshall med tribune 16 19 Orientering 9/16 Åsgård skole - valg av arkitekter til nytt mulighetsstudie 23 10/16 Ås demenssenter - økonomisk status 23 11/16 Orientering om pågående byggeprosjekter 23 Ås, 10.08.2016 Bjørn Leivestad Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 24 10 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/marianne Hoff Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 16/00076
Saker til behandling PBK-7/16 Ljungbyveien 17 - Godkjenning av forprosjekt Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00208-3 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 7/16 17.08.2016 2 Formannskap 67/16 24.08.2016 3 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Forprosjektet for Ljungbyveien 17 godkjennes. Med bakgrunn i vedtatt forprosjekt, innstilles det på utarbeidelse av et konkurransegrunnlag for tre boligenheter. 2. Mulig fremdrift i prosjektet tilsier en åpning av tilbygget til Ljungbyveien 17 i desember 2017. 3. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 4. Forprosjektets estimerte prosjektkostnad er på kr. 14.987.000,- mill. eks. mva. (P 85). Det er høyere enn nåværende budsjett og nødvendig budsjettregulering innarbeides i HP 2017-2020. Prosjektkostnaden omfatter 3 stk. omsorgsleiligheter i tillegg til nødvendig oppgradering og utvidelse av administrasjonsarealene, samt nødvendige tilpasninger ifb. med parkering og utvendige boder. 5. Videre oppfølging av punkt 1-3 foretas av plan- og byggekomiteen. Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Tidligere politisk behandling: - K-94/14, Handlingsprogrammet for 2015-2018 - PBK 15/03053-5, Godkjennelse av mulighetsstudiet Vedlegg: Vedlegg 1 - Tegninger og skisser Ljungbyveien 17 Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 2 av 23
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ljungbyveien 17 er et bolig- og avlastningshjem som tar imot beboere for helgeavlastning, samt beboere som bor der fast med bistand fra de ansatte i Ljungbyveien. I dag har Ljungbyveien 7 faste beboere, kapasitet til 7 helgebeboere og 12 ansatte. Ås kommunestyre har vedtatt at Ljungbyveien bolig og avlastning skal utvides med 2 eller 3 boliger. I byggeperioden skal Ljungbyveien fungere med dagens kapasitet. Med bakgrunn i godkjent mulighetsstudie, er det nå utarbeidet et forprosjekt for 3 boenheter. Utarbeidet kostnadsestimat er høyere enn bevilget ramme. Anbefalt løsning krever derved en budsjettregulering. Punkt 1-3 i innstillingen ligger innenfor plan- og byggekomiteens mandat, mens en gjennomføring av disse forutsetter at kommunestyret bevilger nødvendige økonomiske rammer gjennom punkt 4. Bakgrunn for saken: Eksisterende bygning består av 2 byggetrinn der 1. byggetrinn ble gjennomført i 1981 og 2. byggetrinn ble gjennomført i 2012. Eksisterende bygg har et fotavtrykk på tomten som utgjør 638 m 2. Tomten, gnr/ bnr - 73/276, er på 3 469 m 2. Vedtatt mulighetsstudie inneholder tre boenheter. Denne utvidelsen ligger inne i grøntområdet/hagen på eiendommen. Løsningen nødvendiggjør noe ombygging av eksisterende administrasjonsarealer, for å få tilfredsstillende arbeidsforhold for de ansatte. Tilbygget vil øke kapasiteten med 3 faste brukere og 4 ansatte. Ny kapasitet medfører 10 faste brukere, med 16 ansatte. Etter vedtak i saken fra Plan- og byggekomiteen den 08.10.2015, ble det igangsatt en tilbudskonkurranse på Doffin for innhenting av en komplett prosjekteringsgruppe, som skulle utarbeide et forprosjekt. Det kom inn 2 tilbud. Kontrahert gruppe består av Heggelund og Koxvold arkitekter AS, Union Consult AS (alle tekniske fagområder) og Bar Bakke AS (landskapsarkitekt). Prosjekteringsgruppen hadde som oppgave å utarbeide forprosjektet, samt å utarbeide et komplett tilbudsgrunnlag for totalentreprise. Ved tilbygg av nye omsorgsleiligheter vil behovet for parkering øke. Antall parkeringsplasser er økt til 14 stk., dette innebærer flytting av en utvendig bod. Eksisterende arkitektonisk uttrykk er ivaretatt videre i forprosjektet. Utomhus-arealet er noe omarbeidet for å ivareta kravene i Ås kommune sin blågrønne faktor, med bl.a. fordrøyning av alt overvann på egen tomt. Dagslys er godt ivaretatt ved at oppholdsrom i størst mulig grad ligger mot utvendig fasade. Krav i TEK10 og retningslinjer fra Husbanken HB 8.B.18 02.2015 inkl. NS 11001 er ivaretatt i forprosjektet. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 3 av 23
Forprosjektet presenterer 3 nye omsorgsboliger, i tillegg til økte kontorarealer, møterom, garderober, lager, vaskerom m.m. Det bedrer i vesentlig grad de ansattes fysiske arbeidsmiljø. Det er nødvendig å etablere nye tekniske anlegg for tilbygget, med nytt strøminntak til ny hovedtavle, samt utvidet sprinkleranlegg til den nye delen av bygget. Videre må taket på mellombygget løftes fra tidligere 16 grader, til kravet om takvinkel innenfor 22-45 grader. Utomhusarbeider omfatter ny parkeringsløsning, private hager på terreng for de tre leilighetene, beplantning ved adkomstene og 3 nye sportsboder/uteboder. Med utgangspunkt i forprosjektet, tilrettelegges det for en konkurranse for å innhente tilbud på en totalentreprise. Arealer: Arealoppsettet fra mulighetsstudiet viser 331,6 m² brutto, mens et gjennomarbeidet forprosjekt har et bruttoareal på 365 m². Det tilsier en økning på 33,4 m². I samtale med Husbanken har kravet til carport og sportsbod endret seg fra å være separat for hver enhet til å kunne være felles. Dette vil gi større fleksibilitet i forhold til størrelse og form på utstyret til brukerne. Fremdrift / tentativ tidsplan: (forutsatt nødvendig budsjettregulering) Ferdig mulighetsstudie 18.09.2015 Politisk behandling 08.10.2015 Anskaffelse av prosjekteringsgruppe Oktober 2015 Ferdig forprosjekt 27.06.2016 Politisk behandling 17.08.2016 Oppstart anbudsbeskrivelse 18.08.2016 Innsendelse av rammesøknad 01.09.2016 Ferdig anbudsbeskrivelse 16.09.2016 Rammetillatelse 01.12.2016 Tilbudsfrist totalentreprise 20.12.2016 Ferdig kontrahering entreprenør 10.02.2017 Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 4 av 23
Politisk behandling Februar 2017 Byggestart Mars 2017 Ferdigstillelse Desember 2017 Medbestemmelse: Brukergruppen fra Ljungbyveien bo og omsorg har vært med i utviklingen av forprosjektet, og de har deltatt på brukermøter, sammen med rådgivere i prosjekteringsgruppen. Byggefase og drift av Ljungbyveien bolig og avlastning: Nytt tilbygg foreslås tilkoblet fløy for helgebrukere. På dagtid praktiserer personalet aktivisering av de faste brukerne utenfor Ljungbyveien. Det vil si at byggingen vil kunne foregå uten at brukere blir forstyrret. Endringer på eksisterende bygg vil foregå i personalfløyen og noe i sørfløyen som bl.a. benyttes i helgene. Siden Ljungbyveien har kontinuerlig drift må det utvises forståelse fra både totalentreprenør og personale for å kunne gjennomføre byggeperioden på en hensiktsmessig og fornuftig måte. Støy: Byggeprosjektet skal følge retningslinjer for behandling av støy. Sikkerhet: Byggeprosjektet skal gjennomføres på en slik måte at den ikke utsetter beboere, personale eller andre berørte for fare i hele byggeperioden. Forprosjektgruppen har utarbeidet SHA-plan for prosjektet. Prosjekteringsforutsetninger: Til grunn for prosjekteringen av Ljungbyveien ligger Byggeteknisk forskrift (TEK10), Husbankens retningslinjer for tilskudd og Arbeidsmiljøloven. Regulering: Prosjektet planlegges gjennomført uten å forstyrre gjeldende bestemmelser i plan nr. R 56, datert 11.04.1983 med mindre vesentlig endring 10.07.09. LCC Life Cycle Costs: LCC-beregning er gjennomført for prosjektet. Miljømessige konsekvenser: Retningslinjer fra Ås kommune sin plan for blågrønn faktor er fulgt i forprosjektet. Vurdering: Kommunen har pr. dags dato 12 personer med funksjonshemninger på venteliste. De har søkt om bolig med bemanning. Kommunen har, etter lovverket, ansvaret for disse personene fra de fyller 18 år. Om foreldre/omsorgspersonene ikke kan eller ønsker å ivareta dette bo- og omsorgsansvaret etter at de er 18 år, må kommunen umiddelbart legge til rette for et bo og bemanningstilbud. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 5 av 23
Ved en utvidelse i Ljungbyveien utnyttes kommunenes egen tomt og eksisterende personale på en rasjonell og økonomisk gunstig måte. Med utgangspunkt i forprosjektet tilrettelegges det for en konkurranse for å innhente tilbud fra totalentreprenører. Evalueringsrapporten med innstilling på valg av totalentreprenør fremlegges Plan- og byggekomiteen for beslutning. Utarbeidet kostnadsoverslag i forprosjektet er over bevilget økonomisk ramme. Dette medfører behov for budsjettregulering. Økonomiske konsekvenser: I 2015 ble det vedtatt et budsjett på kr 5,6 mill. ekskl. mva. for utvidelse av Ljungbyveien bolig og avlastning. Videre ble det overført 1,6 mill. ekskl. mva. fra budsjett for 2014. Totalt kr 7,2 mill. ekskl. mva. Kostnadsoverslaget utarbeidet av A2 arkitekter AS for mulighetsstudiet viste P85 på kr 11.200.000,- ekskl. mva. Etter ferdigstillelse av forprosjektet viser det seg at kalkylen for entreprisekostnad har vært for lav. Kostnadsøkningen skyldes bl.a. takløft på mellombygget, etablering av nye tekniske anlegg for tilbygget, nytt strøminntak til ny hovedtavle, og utvidelse av sprinkleranlegg for ny del. Utomhus med ny parkeringsløsning, hager på terreng, oppfyllelse av blågrønn faktor etc. Bruttoarealet har også økt med ca. 10 %. Kostnadsoverslaget fra prosjekteringsgruppen som har utarbeidet forprosjektet viser en kostnadskalkyle på kr. 10.436.713,- ekskl. mva. for postene 1-7, sum entreprisekostnader. Posten for generelle kostnader var også kalkulert for lavt, da den antatt var basert på erfaringstall fra Norsk Prisbok fra A2 arkitekter as sin side. Denne posten er blitt betydelig økt i forprosjektet. I denne type prosjekter hvor arealet som ønskes utbygget fra kommunes side er lite, vil de generelle kostnader som omfatter utvikling av mulighetsstudie, forprosjekt, tilbudsgrunnlag for offentlig anskaffelser osv., bli relativt høye sett i forhold til selve entreprisekostnaden. For dette prosjektet er retningslinjene for gjennomføring av byggeprosjekter for Ås kommune fulgt. Det må videre bemerkes at dette er spesialboliger for klienter med stor grad av funksjonshemming, slik at pris pr. boenhet vanskelig kan sammenlignes med ordinære boliger. Arbeidsforholdene for ansatte har ikke vært tilfredsstillende, og bedring i det fysiske arbeidsmiljøet er det tatt høyde for i forprosjektet. De ansatte har vært med i utviklingsprosessen. En økonomisk oppstilling ut ifra bygningsdelstabellen og med totalramme P85, blir som følgende: Entreprisekostnad: kr. 10.437.000,- (kalkyle fra prosjekteringsgruppen) Generelle kostnader: kr. 3.100.000,- Prosjektkostnad: kr. 13.537.000,- Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 6 av 23
Avsatt forventet tilleggskostnad kr. 800.000,- P50 kr. 14.337.000,- Avsatt usikkerhetsmargin kr. 650.000,- P85 kr. 14.987.000,- Usikkerhet knyttet til tallene på forprosjektnivå, +/-10 15 % - P85. Husbanken gir normalt tilskudd på 45 % av anleggskost pr. omsorgsbolig, med maksimalbeløp oppad til kr. 1 337 400,-. Det tas forbehold om endelig godkjenning, som må foreligge før en evt. signering av kontrakt med totalentreprenør. Bygging av 3 leiligheter, samt tilrettelegging av administrasjonslokalene slik at de oppfyller kravet til arbeidsmiljøloven, vil medføre en estimert nettokostnad for Ås kommune på kr. 10.974.800,- ekskl. mva. når en tar høyde for evt. tilskudd. Konklusjon: Det foreligger et gjennomarbeidet forprosjekt med et kostnadsoverslag som indikerer at det er mulig å bygge et tilbygg med 3 omsorgsleiligheter, inkludert forbedring av dagens administrasjonslokaler, til en fornuftig kvadratmeterpris. Det er et stort behov for etablering av denne type omsorgsboliger med bemanning, og en utvidelse i Ljungbyveien er en praktisk og økonomisk fornuftig løsning. Forprosjektet anbefales videreført, og det tilrettelegges for innhenting av en totalentreprise. Det anbefales en hurtig avgjørelse, da det forutsettes at det fortsatt er mulig å oppnå gode tilbud i entreprenørmarkedet. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 7 av 23
PBK-8/16 Sjøskogen skole - Revidert mulighetsstudie Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00143-10 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 8/16 17.08.2016 2 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 37/16 17.08.2016 3 Formannskap 66/16 24.08.2016 4 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Skisseprosjekt for Sjøskogen skole godkjennes. Med bakgrunn i vedtatt skisseprosjekt utarbeides et forprosjekt. 2. Mulig fremdrift i prosjektet tilsier en åpning av Sjøskogen skole som en fullverdig 2-parallell skole høsten 2019. 3. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 4. Skisseprosjektets kostnadskalkyle er på kr 41.156.000,- eks mva (P85). Det er høyere enn nåværende budsjett og nødvendig budsjettregulering innarbeides i HP 2017-2020. Kalkylen inkluderer endringer i eksisterende bygg, og teknisk rom/lager i underetasjen. Kostnadskalkylen omfatter ikke løst inventar/utstyr og prisstigning frem til ferdigstillelse. 5. Videre oppfølging av punkt 1-3 foretas av plan- og byggekomiteen. Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Vedlegg: Vedlegg - Skisseprosjekt Sjøskogen skole basert på mulighetsstudien 13.06.16. Skisseprosjektet er utarbeidet av Østre Linje arkitektur og landskap AS. Tidligere politisk behandling: - KS 23.05.2012, skolebehovsplanene - KS, Sak 72/14, 22.10.2014 - K-94/14 Handlingsprogrammet for 2015-2018 - PBK 1/16, 17.02.2016 Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 8 av 23
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Sjøskogen skole, første byggetrinn, sto ferdig i 2003, mens byggetrinn 2 med kontorer og gymsal var ferdig i 2004. Elevtallet ved Sjøskogen skole var i starten rundt 125, men er nå nærmere 210 elever. I h.h.t. vedtak K-72/14 i kommunestyret 22.10.2014 er planarbeidet i forbindelse med byggetrinn 3 på Sjøskogen skole igangsatt og innarbeidet i kommunens handlingsplan for 2015-2018. Det betyr at Sjøskogen skole skal tilrettelegges for å bli en fullverdig 2 parallell 1-7 skole. I den forbindelse ble det i 2015 utarbeidet mulighetsstudie, for utvidelse av skolen til en fullverdig 2 parallell, med en kapasitet på inntil 420 elever. I henhold til protokoll fra møte 17.02.2016 ønsket Plan- og byggekomiteen en nærmere utredning av forslag 3 i mulighetsstudiet for Sjøskogen skole av 18.09.15, med tilsvarende arealprogram som i alternativ 4. Fakta i saken: Skisseprosjektet tar utgangspunkt i opprinnelig romprogram og ønsket om endret plassering av tilbygg, beliggende langs tomtegrensen, og med arealer for teknisk rom og lager i en redusert underetasje. Skisseprosjektets plassering har påkobling til eksisterende skole i tilnærmet samme område som alternativet som ble valgt i forbindelse med mulighetsstudiet, men med langt mindre konsekvenser for ombygging i eksisterende arealer. Tilbygget har egen inngang og knyttes til eksisterende skolebygg gjennom en korridor. Romprogrammet som dannet grunnlaget for mulighetsstudiet var utarbeidet av kommunens bestiller, - enhet for oppvekst og kultur. Romprogrammet omfattet 6 nye klasserom med tilhørende arealer, totalt ca. 790 m² nettoareal. Skisseprosjektet viser et tilbygg på 824 m² nettoareal fordelt på 2 plan. Medregnet gangareal og heis/trapp er samlet nettoareal på 994 m². Det må påregnes noe ombygging i eksisterende bygg i forbindelse med utvidelsen. Dette gjelder hovedsakelig tilrettelegging av klasserom og trinnvis inndeling, og omfatter rivning av vegger, samt innsetting av skillevegger mellom klasserom på samme trinn. Kostnadene knyttet til ombygging er tatt med i kostnadskalkylen. Mulighetsstudiet/skisseprosjektet er presentert for bestiller som er Oppvekst og kultur, og for skolens 2 rektorer. De var samstemte om at byggets plassering på tomten var langt bedre enn første mulighetsstudie, og at bestiller ønsket en videreutvikling av prosjektet. Regulering: Tilbygget er gjennomførbart innenfor gjeldende reguleringsbestemmelser, reguleringsplan for barneskole på Grimsrudjordet, vedtatt 17.04.2002. Tilbygget er plassert på egen tomt. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 9 av 23
Arealer: Prosjektert nettoareal i skisseprosjektet er på 824 m². Avvik i forhold til kommunens romprogram på 790 m², er hovedsakelig knyttet til garderober og lærerarbeidsplasser, for at disse skal være i henhold til kravene. Nettoareal medregnet gangareal og heis/trapp er på 994 m². Total BTA er på 1210 m², fordelt på 1. etasje med 667 m², 2. etasje med 433 m², og underetasje med 110 m². Utearealer: Skisseprosjektet omfatter ikke bearbeidelse/utvikling av utearealene. Det er kun flytting av skaterampen grunnet byggets plassering og normal istandsetting av arealer som blir berørt av byggearbeidene som er medtatt i prosjektkalkylen for utomhusarbeider. Det er ikke medtatt kostnader for annen omrokkering av utearealer, aktivitets- og lekeapparater. Adkomst og parkering: Adkomst og parkering ligger i dag godt plassert i skolens ytre sone. Parkeringsplassen kan utvides mot vest ved eventuelt behov. Fremdrift /tentativ tidsplan (forutsatt endelig budsjettregulering): Ferdig mulighetsstudie/skisseprosjekt Juni 2016 Politisk behandling Aug 2016 Forprosjekt Mars/April 2017 Politisk behandling April/Mai 2017 Oppstart anbudsbeskrivelse April 2017 Rammetillatelse Sommer 2017 Ferdig kontrahering entreprenør Nov 2017 Politisk behandling Des 2017 Byggestart Mars 2018 Ferdigstillelse Vår 2019 Kostnadskalkyle: Kalkylen basert på mulighetsstudiet/skisseprosjektet viser en prosjektkostnad på kr. 31.190.000,- eks. mva. FDVU: Forventede årskostnader er beregnet til kr. 965/m² BTA. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 10 av 23
Vurdering: Skisseprosjektet viser at det lar seg gjøre å utvide skolen til en fullverdig 2 parallell 1 7, på egen tomt. Det legges til rette for et funksjonelt og godt utformet skoleanlegg, som sikrer nødvendig harmoni mellom ny og gammel bygningsmasse. Nødvendig fleksibilitet og generalitet med sambruk og flerbruk, medfører effektiv arealbruk. Skolen vil fremstå som moderne, tilpasset dagens pedagogiske krav. I tillegg vil den nye skolen bidra til å styrke lokalmiljøets identitet. Den nye skolen bidrar til økt trivsel blant elever og lærere, og fremstår som et naturlig samlingssted for nærmiljøet. Økonomiske konsekvenser: En økonomisk oppstilling ut ifra bygningsdelstabellen og med totalramme P85 er som følger: Huskostnad kr. 25.200.000,- Utendørs kr. 2.540.000,- Entreprisekostnad kr. 27.740.000,- Generelle kostnader kr. 3.450.000,- Prosjektkostnad kr. 31.190.000,- Forventet tilleggskostnad kr. 6.238.000,- P50 kr. 37.428.000,- Usikkerhetsmargin kr. 3.728.000,- P85 kr. 41.156.000,- Det gjøres oppmerksom på at estimerte kostnader på dette stadiet av prosjektet har høy grad av usikkerhet (P85 beregnes til +/- 30 %). Estimerte kostnader i forbindelse med skisseprosjektet er medregnet ombygging i eksisterende skolebygning og tekniske rom i redusert underetasje. Kostnader som ikke er medregnet er løst inventar/utstyr, samt prisstigning frem til ferdigstillelse. Usikkerhetsanalyse: Gjennomføres i forprosjektet. Konklusjon: Det foreligger et gjennomarbeidet skisseprosjekt med kostnadsoverslag basert på alternativ 3 i mulighetsstudiet. Løsningen ivaretar den åpne skolegården og bidrar til et oversiktlig uteareal. Prosjektet anbefales videreført i tråd med utarbeidet skisseprosjekt, dvs. at det utvikles et komplett forprosjekt for utvidelsen av Sjøskogen skole. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 11 av 23
PBK-9/16 Nordby barnehage - Godkjennelse av romprogram Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/02317-1 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 9/16 17.08.2016 Rådmannens innstilling: 1. Vedlagte romprogram med funksjonskrav og arealskjema godkjennes. 2. Det innhentes tilbud fra arkitekter for utarbeidelse av mulighetsstudie. 3. Mulighetsstudiet presenteres for Plan- og byggekomitèen i januar 2017. 4. Avsatt tomteareal er for lite for en 8 10 avdelingers barnehage. Tilliggende grusbane er egnet og alternativet skal utredes i samråd med idretten. Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Tidligere politisk behandling: - Kommunestyrets vedtak 21.11.2012. Barnehagebehovsplan 2012-2016. - Kommunestyrets vedtak 19.11.2014. Barnehagebehovsplan 2015-2018. - Kommunestyrets vedtak 09.12.2015. Handlingsprogram 2016-2019, kommunestyret verbalvedtak nr. 7, samt siste beregnede befolkningsprognoser. Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Vedlegg: Vedlegg 1 - Romprogram Nordby barnehage Vedlegg 2 - Arealskjema Nordby barnehage Vedlegg 3 - Kart gnr 113/bnr 63 Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 12 av 23
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Oppvekst og kultur har oversendt bestilling til eiendomsavdelingen på en ny 8 avdelingers barnehage på Nordby. Arealet er avsatt i kommuneplanen som nylig ble vedtatt. Tomt er gnr. 113/ bnr. 63. Barnehagen skal ha plass til ca. 160-200 barn. Det er videre ønske om en plassering på tomten, som muliggjør en senere utvidelse, f.eks. med ytterligere to avdelinger. Når romprogrammet med funksjonskrav og arealskjema er godkjent utarbeides en tidsplan for planlegging, prosjektering, utbygging og ferdigstillelse av barnehagen (jfr. KS vedtak 19.11.2014). Det er avsatt kr. 5,0 mill. ekskl. mva. til utredning av to barnehager i 2016. Dette gjelder en barnehage på både Nordby og en på Dyster Eldor. Ytterligere midler må bevilges til videre prosjektering og bygging av de nye barnehagene. Fakta i saken: Oppvekst og kultur har oversendt bestilling til eiendomsavdelingen på en ny 8 avdelingers barnehage, ved idrettsplassen på Nordby. Det må igangsettes regulering av området, tilpasset en ny barnehage. Arealet er avsatt i kommuneplanen som nylig ble vedtatt. Tomt er gnr. 113/ bnr. 63 med et totalareal på 42.663 m². Tomten omfatter også deler av idrettsplassen på Nordby. Barnehagen skal ha 8 avdelinger med plass til ca. 160-200 barn. Antall barn avhenger av barnas alder. Bygget plasseres slik at det senere vil være mulig å utvide med ytterligere 2 avdelinger. Barnehagen planlegges med fleksibilitet og funksjonalitet, som gjør det mulig å ta avdelingene i bruk etter behov. Oppvekst og kultur har laget et romprogram som inneholder pedagogisk plattform, arealnorm, funksjonskrav, innhold i avdelingene, garderober, toaletter, stellerom, fellesrom, administrasjonsavdeling, samt krav til utendørs lekeareal. Arealer: I eget arealskjema er barnehagens arealer angitt netto. Det påpekes at det dermed ikke er medtatt arealer for lager og tekniske rom. Kommunikasjonsarealer som korridorer, heis etc. er heller ikke nærmere beskrevet. Disse typer areal må tillegges i arealskjemaet. Totalareal i henhold til arealskjemaet er oppgitt til 1432 m² netto areal. Areal for lekeog oppholdsareal inne i barnehagen er oppgitt til 832 m², med utgangspunkt i 208 barn over 3 år. Arealkrav for barn over 3 år er 4 m², mens arealkravet for barn under 3 år er 5,2 m². Det er videre ønske fra Oppvekst og kultur at barnehagen planlegges for 26 barn på hver avdeling, og med garderobeplass for 28 barn i hver avdeling. Dette vil kreve noe større totalareal. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 13 av 23
Det er ønske om at 2 av avdelingene skal tilrettelegges for barn med bevegelses-, syns- og hørselshemming. Dette vil også kreve ytterligere areal på disse avdelingene. Arealer korrigeres i samarbeid med bestiller, i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsgrunnlag for et mulighetsstudie. Barnehagens bruttoareal kan på dette tidligstadiet beregnes til ca. 2150 m², hvis man benytter en brutto/ nettofaktor på 1,5 (1432 m² x 1,5). Utearealet i barnehagen skal ifølge barnehagelovens paragraf 10, være om lag 6 ganger leke- og oppholdsarealet inne. Ut fra 208 barn over 3 år vil da krav til oppholdsarealet ute bli ca. 5,0 mål, pluss en evt. utvidelse med 2 avdelinger, som krever ytterligere ca. 0,65 mål tomt. For at fotavtrykket på tomten ikke skal bli for stort, anbefales det å bygge 2 etasjer, med personalavdelingen i 2. etasje. Det skal også innpasses en utebod (uteboder) for leker og utstyr, og etableres soveplasser som er skjermet for sol. Det må videre planlegges areal til parkering for ansatte og for levering/henting av barn, samt soner for avfallshåndtering og varelevering. Det er ikke oppgitt antall ansatte ved barnehagen, men det er angitt areal for personal og administrasjon i arealskjemaet. Antatt nødvendig tomteareal vil være 8,0 til 8,6 mål tomt. Tiltenkt tomt for barnehage er på 5,2 mål, så nødvendig areal må tillegges, f.eks. deler av grusbanen på Nordby idrettsanlegg. Dette må imidlertid skje i samråd med idretten. Fremdrift/ tentativ tidsplan (forutsatt normal tid til regulering og at det senere bevilges midler til bygging): Ferdig mulighetsstudie Desember 2016 Politisk behandling, PBK Januar 2017 Ferdig forprosjekt Juli 2017 Reguleringsarbeid Februar 2017 Februar 2018 Politisk behandling forprosjekt PBK August 2017 Antatt rammetillatelse Mars 2018 Tilbudsfrist totalentreprise Mars 2018 Innstilt totalentreprenør Juni 2018 Politisk behandling PBK Juni 2018 Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 14 av 23
Byggestart Juli 2018 Ferdigstillelse Mai 2019 Innflytting, oppstart barnehage August 2019 Regulering: Reguleringsarbeidet må startes tidligst mulig, når reguleringsarkitekt er kontrahert. Kostnader: Kostnadskalkyle og LCC (LCC Life Cycle Cost/ livsløpskostnader) utarbeides i forbindelse med mulighetsstudiet. Vurdering: Kommunen har i dag behov for ny barnehage på Nordby. Kfr. kommunestyrets vedtak 19.11.2014, barnehagebehovsplan 2015-2018. I kommunestyret handlingsprogram 2016-2019 i verbalvedtak nr. 7; Ås kommune skal ha full barnehagedekning, gjennom å bygge og drive selv eller ved hjelp av ideelle organisasjoner. Bestiller Oppvekst og kultur har utarbeidet et romprogram for bestilling av ny barnehage med funksjonskrav og arealskjema, oversendt eiendomsavdelingen 20.06.2016. Plan- og byggekomiteen vedtar bestilling av mulighetsstudie, som første trinn i utviklingen av en barnehage på Nordby. Økonomiske konsekvenser: Det er pr. dato avsatt kr. 5,0 mill. ekskl. mva. til utredning i 2016 i handlingsprogrammet 2016-2019. Det er ikke avsatt ytterligere midler for videre prosjektering og bygging av ny barnehage på Nordby. Dette må innarbeides i kommende økonomiplan. Konklusjon: Romprogrammet og arealoppsettet godkjennes, og det besluttes utarbeidelse av mulighetsstudie med kostnadskalkyle og LCC beregning. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 15 av 23
PBK-10/16 Moer sykehjem - mulighetsstudie alternativ 3 - konsekvensutredning energiløsning Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00079-14 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 10/16 17.08.2016 Rådmannens innstilling: 1. Vedtatt mulighetsstudie fra KODA arkitekter, datert 31.10.2015, alternativ 3, videreutvikles til et forprosjekt. 2. Forprosjektet utarbeides med energiløsning tilknyttet fjernvarme og med nytt kjøleanlegg. 3. Tilbudsgrunnlag for anskaffelse av prosjekteringsgruppe for forprosjekt utarbeides og utlyses på Doffin når nødvendig finansiering foreligger. 4. Forprosjektet må starte første kvartal 2017, for mulig ferdigstillelse av første byggetrinn i 2020. Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Plan- og byggekomiteen Vedlegg: Vedlegg - Notat av 08.07.16 fra Lars Myhre Østfold AS Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen SAKSUTREDNING: Sammendrag: Formannskapets innstilling 2. mars 2016 krever redegjørelse vedrørende energitilknytning og konsekvenser for eksiterende anlegg, i forbindelse med utarbeidet mulighetsstudie for byggetrinn 1 og 2. Kommunestyret valgte og ikke følge formannskapets innstilling og vedtok følgende i Ksak 40/16: «Plankomiteen får fullmakt til å behandle mulighetsstudien videre.» Rådmannen har imidlertid valgt å følge opp formannskapets innstilling som grunnlag for videre behandling i Plan og byggekomiteen. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 16 av 23
Rådmannen anbefaler at det i forprosjektet arbeides videre med en energiløsning basert på tilknytning til fjernvarme og nytt kjøleanlegg. Det må i den forbindelse avklares hvordan oppvarming og kjøling for eksisterende bygg løses i byggeperioden. Fakta i saken: Formannskapet ønsket den 2. mars 2016 at kostnader forbundet med fjernvarmetilknytning, ombygging fra varmepumpe til fjernvarme inkl. tilpasninger i eksisterende bygg, samt konsekvenser ved flytting/fjerning av energibrønner, ble belyst. I den anledning er Lars Myhre Østfold AS, som var prosjekterende i forbindelse med bygging av Moer sykehjem i 2008, bedt om å utrede kostnadskonsekvensene ved foreliggende mulighetsstudie, alternativ 3. Lars Myhre Østfold AS har utarbeidet et notat med en kalkyle, hvor de redegjør for hvilke VVS-installasjoner som berøres ved en mulig utbygging, konsekvenser ved nybygg/ombygging, samt stipulert kostnader for graving og elektroarbeider. Fremdrift/ tentativ tidsplan: (forutsatt vedtatt finansiering) Forprosjekt Aug 2017 Politisk behandling Sept 2017 Oppstart anbudsbeskrivelse Okt 2017 Rammetillatelse Mars 2018 Ferdig kontrahering entreprenør Mars 2018 Politisk behandling April 2018 Byggestart Sept 2018 Ferdigstillelse Juni 2020 Vurdering: Dagens energiløsning vil ikke være tilstrekkelig for å dekke behovet ved en utbygging. En ombygging av nåværende energiløsning vil være fornuftig driftsmessig. Det er krevende å drifte to ulike systemer. Foreliggende mulighetsstudie, utarbeidet i 2015, tilsier at de tekniske anleggene utomhus for en stor del må fjernes /legges om. Dette omfatter energibrønner, fordrøyningssystem, hovedvannledning mv. Lars Myhre Østfold AS har beregnet konsekvensene for eksisterende VVSinstallasjoner som berøres ved en mulig utbygging, samt kostnader for graving og elektoarbeider til kr 7 800 000,- eks mva. Av dette er kr 1 500 000 knyttet til nytt kjøleanlegg, fjerning av eksisterende varmepumpe/el-kjel og tilpasning av energi- sentral til fjernvarme. Kr 1 000 000,- er knyttet til nytt fordrøyningsanlegg for overvann i nord. Dette vil først inntreffe i forbindelse med byggetrinn 2. Kr 2 500 000 er knyttet til gravearbeider og opparbeidelse av berørte uteområder utenfor området som blir berørt av nybygg. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 17 av 23
Kostnad forbundet med nytt luftavkast for ventilasjonssystem, kr. 600 000,-, kan utgå dersom man unnlater innglassering av området mellom fløy E og F. Gjenstående levetid på eksisterende anlegg er ca. 40 år for rørinstallasjoner og energibrønner. Installert varmepumpe har en gjenstående levetid på ca. 10 år, dvs. at den vil antatt måtte skiftes ut i løpet av den totale utbyggingsperioden. Ved eventuell sanering av energibrønnene og tilknytning til fjernvarme på eksisterende bygg, er det beregnet en økning i årlige kostnader til oppvarming og kjøling på ca. 1.1 mill. kr. Konklusjon: Mulighetsstudiet er utarbeidet i nært samarbeid med brukerne, og løsningen ivaretar en rasjonell og hensiktsmessig drift av nye avdelinger. Tilkobling til eksisterende arealer er plassert slik at det gir god tilgang til fellesarealer, også for tilbyggene, og det medfører ingen store endringer i organisering / drift av eksisterende arealer/avdelinger. Løsningen viser at det er mulig med en utvidelse av sykehjemmet innenfor egen tomt, og det er avklart at dette er i tråd med gjeldende reguleringsbestemmelser. Det anbefales at det i forprosjektet arbeides videre med en energiløsning basert på tilknytning til fjernvarme og nytt kjøleanlegg for anlegget. Det må i den forbindelse avklares hvordan oppvarming og kjøling for eksisterende bygg løses i byggeperioden. Det må videre vurderes om den endelige løsningen kan forsvare den beregnede økningen i utgifter til oppvarming/kjøling. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 18 av 23
PBK-11/16 Rustad skole - utvidelse av flerbrukshall med tribune Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00138-16 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 11/16 17.08.2016 Rådmannens innstilling: 1. En utvidelse av planlagt flerbrukshall og etablering av tribuner, er beregnet til å utgjøre en merkostnad på kr. 21,0 mill. 2. Det er ikke inndekning i gjeldende budsjett for en slik økning. 3. Eksisterende forprosjekt stadfestes og gjennomføres i tråd med kommunestyrets vedtak (K-sak 33/16). Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Tidligere politisk behandling: Vedtatt forprosjekt Avgjørelsesmyndighet: Plan- og byggekomiteen Behandlingsrekkefølge: Plan- og byggekomiteen Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 19 av 23
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Med bakgrunn i muntlige innspill fra Plan- og byggekomiteen er konsekvensen av følgende endringer i foreliggende og vedtatte forprosjektet vurdert nærmere: Kan det etableres en tribune i flerbrukshallen? Hva skal til for å få utvidet flerbrukshallen på Rustad fra aktivitetsflate 23 x 44m til 25 x 45m? Ønske om tribuner og utvidelse av hallen medfører ny prosjektering av hele skoleanlegget. Fremdriftsmessig betyr det at planlagt anbudskonkurranse vil bli forsinket med ca. 6-12 måneder. Det medfører tilsvarende forsinkelse av byggeprosjektets ferdigstillelse. I opprinnelig forprosjekt var det tatt høyde for en flerbrukshall med tribuner, men etter fremleggelse av kostnadskalkylen på til sammen over kr 420,0 mill. ble den øvre ramme for prosjektet justert ned til kr. 350,0 mill. Tribuneløsning ble derved fjernet, og flerbrukshallens størrelse ble redusert til nåværende vedtatte prosjekterte flerbrukshall. Fakta i saken: På bakgrunn av innspill fra Plan- og byggekomitèen er følgende vurdert: 1) Kan det etableres en tribune i flerbrukshallen? Hvor er det naturlig at denne er plassert? Kan det være aktuelt å legge den over nedkjøringsrampen på vestsiden av fasaden? Hvis ikke hvor bør denne naturlig plasseres? Hvilke konsekvenser får en utvidelse for skoleanlegget? 2) Hva skal til for å få utvidet flerbrukshallen på Rustad fra aktivitetsflate 23 x 44m til 25 x 45m? Hvilke konsekvenser får en utvidelse for skoleanlegget? Vurdering: Ad. 1) Det er fullt mulig å plassere en tribune i flerbrukshallen, men dette medfører en større omprosjektering sett i forhold til disponering av skolens funksjoner. Det er mest naturlig å plassere en tribune mot hovedbygget (østsiden av flerbrukshallen) slik at denne er koblet opp mot intern logistikkflyt i bygget (trapper og heis). Noen konsekvenser av å legge inn en tribune er: En tribune er plasskrevende, og vil kunne kreve ca. 40 m i lengden og 7-9 m i bredden/dybden inkl. gangvei. Dette vil påvirke disponering av funksjoner rundt og ikke minst under tribunen. Hallens totale bygningsvolum og areal vil øke og utløse omprosjektering av undervisningslokaler i både plan 1 og 2. Disse må antakeligvis flyttes et annet sted i skoleanlegget. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 20 av 23
Nåværende prosjekt har et kompakt fotavtrykk. Det vil være nødvendig med utvidelser både i plan 1, 2 og evt. med en betydelig oppbygging av plan 3. Klasserom for SFO må også flyttes. Det medfører at SFO legges lenger inn i bygget og bort fra hovedinngangen (skolen har sterkt ønske om at SFO skal ligge nær hovedinngangen.) Underetasjen vil øke og man blir nødt til å se på omorganisering av garderober og dusjfunksjoner. Ad. 2) Utvidelse av flerbrukshallen er fullt mulig, men en utvidet spilleflate gir et større spenn i hele konstruksjonen. Dette må grundig prosjekteres for å unngå ekstra søyler i selve hallen. Muligens vil det være nødvendig med 2 stk. gitterdragere da betongveggen i akse C som bærer plan 2 i dagens forprosjekt vil utgå pga. plassering av tribune. Undervisningsarealene i plan 2 over flerbrukshallen vil økes noe uten at det nødvendigvis vil gå på bekostning av rom og funksjonskvalitet. Å utvide flerbrukshallen påvirker helheten i skoleanlegget og bør utredes nøye slik at det fremgår klart hvilke bygningstekniske og infrastrukturelle konsekvenser dette medfører. Ønsket utvidelse av flerbrukshallen innebærer omprosjektering. I tillegg til ARK og RIB vil det omfatte oppdatering/revisjon av brannkonsept (RIBr), ny runde med akustikk (RIAku) samt oppdatering av ventilasjonskonsept (RIV). Utvidelsen medfører ikke behov for endring i reguleringsplanen. I forhold til landskapsplanen og bruken av utearealene er det imidlertid to begrensinger. Det er at hallens fasade mot nord ikke må skyves ytterligere mot nord, noe som gjør nylig plasserte HC-parkeringer umulig. Skolebyggets sydfasade må ikke forskyves mot syd siden det vil vanskeliggjøre trafikksituasjonen. Hvis det er mulig å forlenge selve hallen med 1 m (på bekostning av skoletorget) uten at resten av skolebygget forskyves mot syd, medfører det ikke problemer. Det er heller ikke problematisk å gjøre hallen 1 m bredere mot øst. Mot vest er det et trangere utemiljøet. Økonomiske konsekvenser: Et grovt kostnadsestimat for en tribune og utvidelse av hallen, er på ca. kr.15,0 mill. ekskl. mva. I tillegg kommer kostnader for omprosjektering og administrasjon, pluss usikkerhetsavsetning på min. 20 %, totalt ca. kr. 21,0 mill. ekskl. mva. Konklusjon: Ønske om tribuner og utvidelse av hallen medfører en omprosjektering av hele skoleanlegget. Fremdriftsmessig vil dette bety at planlagt anbudskonkurranse blir forsinket med ca. 6-12 måneder. Det medfører tilsvarende forsinkelse i byggets ferdigstillelse. Behov for politisk behandling/prosess må også avklares. Utvidelse av flerbrukshallen anbefales ikke. Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 21 av 23
Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 22 av 23
Orientering Saknr Arkivsak Tittel 9/16 Åsgård skole - valg av arkitekter til nytt mulighetsstudie 10/16 Ås demenssenter - økonomisk status 11/16 Orientering om pågående byggeprosjekter Plan- og byggekomiteen 17.08.2016 Side 23 av 23