OU 21012 Sluttrapport Tema: Delprosjekt 3 Helse/rehab Barn og familie Deltakere: Anne Kari Haugdal, prosjektleder Marit Elisabeth Aksnes, leder BAFA Tore Fjerdingen, leder HeRe Karl Martin Haugen, avdelingsleder Leif Ketil Lorentsen, tillitsvalgt Kirsti Wallum Alstad, tillitsvalgt Ann Karin Sliper, tillitsvalgt
Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG - ANBEFALINGER... 3 1. BAKGRUNN, MÅL OG MANDAT... 3 1.1 BAKGRUNN... 3 1.2 MÅL FOR DELPROSJEKTET... 3 1.3 MANDAT FOR DETTE DELPROSJEKTET... 4 2. GJENNOMFØRING... 5 2.1 ORGANISERING AV PROSJEKTET... 5 2.2 EVALUERING AV ARBEIDET I DELPROSJEKTET... 5 3. SITUASJONSBESKRIVELSE, INFORMASJONS- OG DATAGRUNNLAG... 5 3.1 DELPROSJEKT 3 MELDING TIL PROSJEKTGRUPPA 06.06.12... 5 3.2 STYRINGSGRUPPAS SVAR TIL DELPROSJEKT 3... 6 3.3 DELPROSJEKT 3 DELTAKELSE I DELPROSJEKT 2 SITT ARBEID... 6 4. ANALYSE OG VURDERINGER... 6 5. ANBEFALINGER... 7 2 av 7
Sammendrag - anbefalinger Delprosjekt 3 anbefaler styringsgruppa å gi delprosjektet nytt mandat når delprosjekt 1 og 2 har gitt sine anbefalinger. De andre delprosjektenes anbefalinger vil mest sannsynlig påvirke hvordan oppgavene må tilrettelegges og utføres i BaFa og HeRe. Hvis styringsgruppa beslutter å gi delprosjekt 3 nytt mandat, er det viktig å klargjøre hvordan oppgavene i BaFa og HeRe best kan utføres som støttetjenester for de andre enhetene i kommunen. Denne prosessen vil gi et bedre grunnlag for å se hvilke effektiviseringspotensial som finnes i å slå sammen hele eller deler av enhetene, deles opp i flere enheter eller legge deler til andre enheter. 1. Bakgrunn, mål og mandat 1.1 Bakgrunn Kommunestyret har gitt i oppdrag å effektivisere kommunal virksomhet med 23 mill kr i løpet av 2013-15. Dette kommer i tillegg til de 14 mill kr som er kuttet i 2012. Årsaken til behovet for slik effektivisering er endringer i rammebetingelser, økte kapitalkostnader som følge av store investeringer og vedtatte satsinger i kommende økonomiplanperiode. 1.2 Mål for delprosjektet Vurdere hvilke effektiviseringspotensialer som finnes i å slå sammen hele eller deler av enhetene, deles opp i flere enheter eller legge deler til andre enheter. 3 av 7
1.3 Mandat for dette delprosjektet Mandat: : 1. Det skal lages en prosjektplan med milepæler for arbeidet. Prosjektplanen skal godkjennes av prosjektleder før arbeidet starter. 2. Det skal vurderes hvilke effektiviseringspotensialer som finnes i å slå sammen hele eller deler av enhetene, deles opp i flere enheter eller legge deler til andre enheter. 3. Effektiviseringstiltakene skal vurderes i lys av behov som utløses av samhandlingsreformen. 4. Arbeidet må samkjøres med prosjektgruppen som jobber med rehabiliteringsplanen. 5. Det skal videre vurderes om det fra Levanger kommunes side hvorvidt det er effektiviseringspotensialer ved å samarbeide med Verdal kommune ved å legge tjenester inn i Innherred samkommune. Mulige tiltak meldes fortløpende til prosjektleder som tar dette videre til vurdering/behandling i strategisk ledergruppe i Levanger og Verdal. Forslag til tiltak skal beskrives og kostnadsberegnes i et kort og et langsiktig perspektiv. 6. I delprosjektgruppens diskusjoner kan det komme opp gode forslag til effektiviseringstiltak som berører de andre delprosjektene. Delprosjektgruppens leder har da et ansvar for å melde dette til prosjektleder for hele OU-prosjektet slik at deling og drøfting på tvers kan organiseres. 7. Delprosjektgruppen har ansvar for å gjennomføre dialoger med ansatte og bestillere av tjenester underveis i prosessen. Synspunkter som kommer fram i dialogen skal synliggjøres i prosjektrapporten. 8. Rapport med forslag til effektiviseringstiltak skal leveres prosjektleder for kommunens OU-prosjekt innen 10. september. 4 av 7
2. Gjennomføring 2.1 Organisering av prosjektet Oppdragsgiver Kommunestyret PROSJEKTANSVARLIG Rådmannen i Levanger Prosjektgruppe Øystein Lunnan, John Grønli, Kjell Hugo Dybvik, Anne Kari Haugdal, Eva Lian, Tove Randi Olsen, Jens Syver Løvli Delprosjekt 3 BaFa og HeRe 2.2 Evaluering av arbeidet i delprosjektet Ikke enkelt å svare på mandatet som er gitt delprosjekt 3. BaFa og HeRe har en tjenesteproduksjon som understøtter tjenesteproduksjonen i andre sektorer i kommuneorganisasjon, og er avhengig av å organisere sin tjenesteproduksjon slik at de ivaretar sin rolle i dette. Det ble tidlig i prosessen klart at mulige organiseringsmåter fører til liten innsparing, og delprosjektgruppa meddelte dette til prosjektgruppa 06.06.12. 3. Situasjonsbeskrivelse, informasjons- og datagrunnlag 3.1 Delprosjekt 3 melding til prosjektgruppa 06.06.12 Prosjektgruppa har hatt 5 møter i perioden mars mai 2012. Prosjektgruppa har utarbeidet prosjektplan og har jobbet med HA nr 1: Kartlegge ulike organiseringsmåter. Fram til møtet 30.05.12 har BaFa utarbeidet 3 forslag til organisering, se vedlegg, og HeRe et forslag til organisering, se vedlegg. Disse forslagene har etter prosjektgruppas oppfatning minimalt innsparingsparingspotensial, mellom kr 750.000-1.250 mill. Utfordringen for BaFa og HeRe er å se egen organisering uavhengig av helheten i kommunen og i ISK, når vi ikke vet hvordan oppvekst og helse organiserer seg. BaFa og HeRe representerer støttetjenester for oppvekst og helse og bør ses opp mot disse, for å kunne si noe om eget effektiviseringspotensial. Prosjektgruppa ber OU-prosjektet vurdere om delprosjekt 3 skal utsettes til høsten, slik at støttetjenestene BaFa og HeRe bedre kan vurdere effektiviseringspotensial opp mot de foreslåtte organiseringsmåtene i de andre delprosjektene. Dette er etter vår mening viktig for å kunne vurdere et målrettet og bedre treffsikkert effektiviseringspotensial i enhetene. Det 5 av 7
betyr ikke at de igangsatte prosessene avsluttes internt i enhetene, men fortsetter for å berede grunnlaget for prosessen om den eventuelt settes i gang til høsten. BaFa og HeRe har gode innspill på områder det er viktig å videreformidle til de andre delprosjektene: - Barnevernet er krevende å håndtere i en resultatenhet. Oppgavene er uforutsigbare og styrer pengebruken. Hvis barnevernet har overforbruk, får det store konsekvenser for det øvrige tjenestetilbudet i resultatenheten. - Avlastningstilbud for barn kan ses som en del av Frol oppvekstsenter, enheten Toa. Det vil gi et bedre tilbud for brukerne, samt mer målrettet og hensiktsmessig bruk av personellet. - Alternativt kan avlastningstilbudet for barn også vurderes som et tilbud ved Frol barnehage når den bygges ut i 2013 - Å samkjøre BaFa og HeRe mottak av søknader i Helse- og omsorgstorget er interessant. - Å samkjøre BaFa og HeRe sin virksomhet mot en felles koordinerende enhet er interessant. 3.2 Styringsgruppas svar til delprosjekt 3 Gruppa har avdekt at innafor mandatet om OVERORDNA ORGANISERING ligger det et potensial, fornuftig eller ikke, på maks 1 mill kr. I forhold til målet om 23 mill kr er det lite. Vi avslutter derfor denne delen av gruppas arbeid midlertidig for å kunne se nærmere og djupere på det i lys av hva de andre gruppene kommer fram til i forhold til struktur på institusjoner og skoler. Delgruppa skal samtale med de andre gruppene i prosjektperioden for å sikre at grensesnitta blir ivaretatt. 3.3 Delprosjekt 3 deltakelse i delprosjekt 2 sitt arbeid Delprosjekt 2 inviterte delprosjekt 3 til en gjennomgang av deres arbeid 21.06.12. Delprosjekt 2 ga innspill til delprosjekt 3 arbeidsdokument for tjenesteorganisering og faglig gjennomgående lederperspektiv. 4. Analyse og vurderinger Delprosjekt 3 har avdekket et innsparingspotensial på mellom ¾ - 1.5 mill, men finner at det ikke er riktig å ta det ut uten en grundigere prosess. Delprosjekt 3 har etterfulgt styringsgruppas beslutning om midlertidig å avslutte prosjektgruppas arbeid, ut fra de analyser som forelå 30.05.12. Delprosjekt 3 anbefaler styringsgruppa å gi delprosjektet nytt mandat når delprosjekt 1 og 2 har gitt sine anbefalinger. De andre delprosjektenes anbefalinger vil mest sannsynlig påvirke hvordan oppgavene må tilrettelegges og utføres i BaFa og HeRe. Hvis styringsgruppa beslutter å gi delprosjekt 3 nytt mandat, er det viktig å klargjøre hvordan oppgavene i BaFa 6 av 7
og HeRe best kan utføres som støttetjenester for de andre enhetene i kommunen. Denne prosessen vil gi et bedre grunnlag for å se hvilke effektiviseringspotensial som finnes i å slå sammen hele eller deler av enhetene, deles opp i flere enheter eller legge deler til andre enheter. 5. Anbefalinger Delprosjekt 3 har avdekket et innsparingspotensial på mellom ¾ - 1.5 mill, men finner at det ikke er riktig å ta det ut uten en grundigere prosess. Delprosjekt 3 anbefaler styringsgruppa å gi delprosjektet nytt mandat når delprosjekt 1 og 2 har gitt sine anbefalinger for å se hvilke effektiviseringspotensial som finnes i å slå sammen hele eller deler av enhetene, deles opp i flere enheter eller legge deler til andre enheter. Levanger, 22 /8 2012 Anne Kari Haugdal Prosjektleder 7 av 7