KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av IKT-system for forvaltning av mediestøtte Saksnr.: 13/710 Frist for forespørsel: 16. august, kl. 1400 1
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 5 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 5 3 Generelle bestemmelser om konkurransen... 6 3.1 Kunngjøring... 6 3.2 Framdriftsplan... 6 3.3 Taushetsplikt... 6 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag... 6 3.5 Tilleggsopplysninger... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske krav... 7 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Utvelgelseskriterier... 9 6 Utforming og innlevering av forespørselen... 9 6.1 Innlevering av forespørselen... 9 6.2 Forespørselens utforming... 10 2
1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Medietilsynet er oppdragsgiver. Virksomheten er underlagt Kulturdepartementet og er statens sentrale forvaltningsorgan innenfor medieområdet. Tilsynet er organisert i arbeidsområdene administrasjon og service, konsesjon og tilsyn, brukertrygghet og tilskudd- og utredning. Medietilsynet sysselsetter ca. 50 personer og er lokalisert sentralt i Fredrikstad. Medietilsynet administrerer bl.a. ulike tilskuddsordninger innenfor medieområdet, som for eksempel pressestøtten til aviser og særskilte publikasjoner, støtte til medieforskning og etterutdanning og tilskudd til lokalkringkastingsformål. Virksomheten fører videre tilsyn med kringkasting (allmennkringkastingsvilkårene, reklame og sponsing og vern av barn og unge) og er konsesjons- og registreringsmyndighet for lokalkringkasting og annen kringkasting. I tillegg har tilsynet ansvaret for forvaltning av lov om eierskap i medier. Ytterligere opplysninger om tilsynet finnes på våre nettsider www.medietilsynet.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Jan Erik Andersen jan.erik.andersen@medietilsynet.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktperson per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Generell målsetting Medietilsynet bruker flere typer IKT-baserte systemer som støtteverktøy i behandlingen av saker innenfor tilsynets ulike fagområder. I hovedsak gjelder dette saker innenfor konsesjonsforvaltning, medieeierskap, film- og videogrambehandling og tilskuddsforvaltning, eksempelvis pressestøtten til norske aviser. IKT-systemene er basert på eldre teknologi og med funksjonalitet som i for liten grad støtter opp om Medietilsynets behov og arbeidsprosesser på de ulike fagområdene. Tilsynet har således et behov for å samordne dagens systemer og innføre et helhetlig system som bidrar til at virksomhetens oppgaver løses på en mest mulig effektiv måte og med god kvalitet. Medietilsynet har derfor besluttet å gå til anskaffelse av et nytt forvaltningsstøttesystem. Som del av denne anskaffelsen ønskes samtidig å anskaffe et system for beregning av mediestøtte. 3
Kort beskrivelse av Medietilsynets forventninger til et nytt forvaltningsstøttesystem Nytt forvaltningsstøttesystem vil være en database hvor Medietilsynet skal håndtere all informasjon knyttet til aktørene tilsynet har og har hatt kontakt med. Medietilsynet er i dialog med mange forskjellige aktører, blant annet aviser, forskjellige medieeiere, bransjeorganisasjoner, kringkastere og distributører. All relevant informasjon og dokumentasjon om disse, og all relevant kommunikasjon med disse, skal gjøres gjennom det nye forvaltningssystemet. Nytt forvaltningsstøttesystem må ha stor fleksibilitet for å kunne legge til nye felter og tabeller i databasen. Nye felter må også kunne inngå i beregninger som skal gjøres (for eksempel av mediestøtte og eierskapskonsentrasjon). Det skal være mulig å tilpasse ulike skjermbilder, avhengig av hvilken type aktør som behandles. Nytt forvaltningsstøttesystem må ha stor fleksibilitet i rapporteringsmuligheter. Medietilsynet har behov for å kunne rapportere internt, til departementet og til eksterne aktører. Det er derfor viktig at løsningen leveres med en fleksibel og brukervennlig rapportgenerator. Enkelte rapporter skal også kunne publiseres i eksisterende nettløsning (EPiServer) for oppslag fra eksterne brukere. Fra og med 2014 innføres det et nytt regelverk for beregning og utbetaling av mediestøtte til aviser. Omleggingen fra dagens støtteordning er betydelig og tilsynet har behov for å ta i bruk et nytt IKT-system som håndterer arbeidet med beregning og forvaltning av den nye mediestøtten. Mediestøtteberettigede virksomheter utgjør kun en del av de ulike aktørene som forvaltes av Medietilsynet, men beregningen av mediestøtten gjør at disse må håndteres særskilt i det nye forvaltningsstøttesystemet. Registrering av grunnlagsdata for, beregning av og utbetaling av om lag 150 søknader om mediestøtte må gjøres etter en særskilt beregningsteknisk metode. Det er ønskelig at denne i størst mulig grad er standardisert og automatisert. Samtidig må den være fleksibel i forhold til å kunne endre beregningsregler ved fremtidige endringer i reglene for tildeling av mediestøtte. Det vil ikke være et krav om at forvaltningsstøttesystemet og beregningen av mediestøtten skal kunne skje i ett og samme system, men det er vil være et krav om at input, dokumentasjon og saksbehandlingen til mediestøtten i størst mulig grad skjer gjennom forvaltningsstøttesystemet. Leverandøren må kunne levere både forvaltningsstøttesystemet og beregningsmodul for mediestøtten; enten selv eller gjennom underleverandører. Dersom funksjonalitet for beregning av mediestøtten leveres som en frittstående modul, skal denne være tett integrert med det nye forvaltningsstøttesystemet. Nytt forvaltningsstøttesystem må være integrert mot Medietilsynets øvrige administrative støttesystemer; saksbehandlingssystemet Acos Websak, 4
økonomisystemet Agresso, nettløsning EPiServer, og andre administrative støttesystemer, herunder Microsoft Office. Systemet må være innført i virksomheten senest juni 2014, inkludert beregningen av mediestøtte etter ny forskrift. Den valgte leverandøren vil kunne bli gitt videre oppdrag med å videreutvikle systemet for å ivareta fremtidige behov. Nærmere omfang/beskrivelser og detaljerte krav til systemet vil framgå av egen kravspesifikasjon som vil bli sendt ut sammen med tilbudsinvitasjon, jf. nedenfor om framdriftsplan. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III, 14-1(1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Medietilsynet vil invitere minst fem (5) og maksimalt seks (6) leverandører til å levere tilbud i konkurransen. Dersom det melder seg flere enn seks (6) kvalifiserte tilbydere til konkurransen, vil utvelgelsen av tilbydere skje i tråd med utvelgelseskriteriene i kvalifikasjonsgrunnlagets kapittel 5. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 5
3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 3.2 Framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 2. juli 2013 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 9. august 2013 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen 16. august 2013, kl. 1400 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 2.september 2013 Tilbudsfrist 14. oktober 2013 Meddelelse om tildeling 2. desember 2013 Tilbudets vedståelsesfrist 1. januar 2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsgrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 6
3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte HMS-egenerklæringsskjema, jf. vedlegg Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. vedlegg 7
4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert selskap Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper - firmaattest Utenlandske selskaper godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav eksempler Årsregnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minst tre (3) tilsvarende oppdrag i løpet av de siste tre (3) år. Med leverandør menes det her bedriften som gir tilbud. Det vil si at erfaring som kan tilskrives noen av de ansatte, men som ikke er utført av selskapet, ikke vil bli vurdert her. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget innenfor tidsplanen (leveringssikkerhet). Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tre (3) mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre (3) årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens relevante arbeidsstyrke for dette oppdraget. 8
5 Utvelgelseskriterier Medietilsynet vil invitere minst fem (5) og maksimalt seks (6) leverandører til å levere tilbud i konkurransen. Dersom det melder seg flere enn seks (6) kvalifiserte tilbydere til konkurransen, vil utvelgelsen av tilbydere skje i tråd med følgende utvelgelseskriterier: Relevant erfaring, 70 pst. vekt Leverandører som dokumenterer den mest omfattende og relevante erfaring fra tilsvarende oppdrag vil bli foretrukket. Dokumentasjonen som leveres i henhold til punkt 4.4 vil bli benyttet og det vil bli foretatt en kvalitativ vurdering av dokumentasjonen. Relevant arbeidsstyrke, 30 pst. Medietilsynet vil vektlegge leverandører som best dokumenterer og besitter en relevant arbeidsstyrke som garanterer for ferdigstillelse og innføring av systemet innenfor prosjektets tidsplan. Dokumentasjonen som leveres i henhold til punkt 4.4 vil bli benyttet og det vil bli foretatt en kvalitativ vurdering av dokumentasjonen. 6 Utforming og innlevering av forespørselen 6.1 Innlevering av forespørselen Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Medietilsynet Adresse: Nygata 4, 1607 Fredrikstad, Norge Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Søknad, saksnr. 13/710) v/ Jan Erik Andersen Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 9
6.2 Forespørselens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 7. Revisorbekreftet årsregnskap 8. Beskrivelse av leverandørens tre (3) mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre (3) årene 9. Redegjørelse for leverandørens relevante arbeidsstyrke 10