Styresak 48/2008 vedlegg 2 Kunsthøgskolen i Oslo Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver Rapport
Forord På oppdrag fra rektor ved Kunsthøgskolen i Oslo har jeg ledet en gruppe som har hatt til oppgave å avklare studielederrollen ved høgskolen. Denne rapporten inneholder oppsummering av samtalene i gruppen som har bestått av studieledere, dekaner og personer fra seksjonen for studier og etterutdanning. Gruppens sammensetning og mandat framgår av Kap 1. I tillegg inneholder rapporten oppsummerende vurderinger knyttet til enkelte av spørsmålene som har vært drøftet. Disse vurderingene står for undertegnedes regning. Otto Hauglin Oslo, 9 september 2008
Innhold 1 GRUPPEN - MANDAT OG SAMMENSETNING 7 1.1 Gruppens mandat 7 1.2 Gruppens sammensetning 7 2 GJELDENDE STILLINGSBESKRIVELSE OG ANTALL STUDIELEDERSTILLINGER 8 2.1 Gjeldende stillingsbeskrivelse 8 2.2 Dagens studielederstillinger 10 3 RESULTATER AV GRUPPENS DRØFTINGER 12 3.1 Generell beskrivelse av studielederrollen 12 3.2 Studieledernes ansvar, myndighet og oppgaver: 12 3.3 Studieledernes organisatoriske plassering i forhold til og samarbeid med faglige ledere og ressurspersoner 13 3.4 Studieledernes organisatoriske forhold til og samarbeid med stab og seksjoner i fellestjenestene 13 3.5 Behovet for ulik utforming av studielederrollen, herunder ulik størrelse på stillingene, ved de ulike fakultetene 14 3.6 Prinsippene for fordeling av ansvar for de ulike studieprogrammene på studielederne 15 4 SAMLET VURDERING 15 4.1 Generell vurdering 15 4.2 Vurdering av enkelte temaer 15 VEDLEGG: Studieadministrative oppgaver felles oppgaver og oppgaver som er felles for den enkelte utdanning
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 7 1 Gruppen - mandat og sammensetning 1.1 Gruppens mandat Rektor har gitt gruppen følgende mandat: Gruppen skal utarbeide et forslag til en beskrivelse av studielederrollen ved Kunsthøgskolen i Oslo. Følgende temaer skal drøftes og avklares: (1) Studieledernes ansvar, myndighet og oppgaver, særlig mht: Budsjett- og økonomiansvar Personalansvar, herunder medarbeidersamtaler og oppgaver i forbindelse med tilsettinger Studentkontakt Faglig ansvar, særlig utvikling av studieprogram FoU Undervisningsplanlegging (2) Studieledernes organisatoriske plassering i forhold til og samarbeid med: Dekan Professorer og andre faglig ansatte med ansvar for fagområder (3) Studieledernes organisatoriske forhold til og samarbeid med stab og seksjoner i fellestjenestene (4) Behovet for ulik utforming av studielederrollen, herunder ulik størrelse på stillingene, ved de ulike fakultetene (5) Prinsippene for fordeling av ansvar for de ulike studieprogrammene på studielederne. 1.2 Gruppens sammensetning Følgende har deltatt på møtene i gruppen: Britt Wold Berit Andresen George Morgenstern Reidar Holtskog Ingjerd Hanevold Suzanne Bjørneboe Monique Skavlan Sunderland
8 Merete Lingjærde Even Lynne Torgun Birkeland Veslemøy Ellefsen Halldor Gislason Sonja Helene Wiik Einar Solbu Torild Gjerdet Vigdis Ruud Heidi Maria Raude Kirsti Bræin Anne Thomassen Tiril Schrøder Gruppen har hatt tre møter. 2 Gjeldende stillingsbeskrivelse og antall studielederstillinger 2.1 Gjeldende stillingsbeskrivelse Følgende stillingsbeskrivelse for studieledere er godkjent av direktøren etter drøftingsmøte 16 desember 2005: Plass i organisasjonen Studieleders direkte overordnede er dekan. Studieleder kan etter dekanens bestemmelse delta i dekanens ledergruppe. Ansvarsområde Studieleder har i samråd og samarbeid med dekan og fakultetets øvrige ledelse ansvar for planlegging, drift og utvikling av ett eller flere studieprogrammer, herunder å fremme forslag til revisjon av relevante studieprogrammer. Oppgaver Faglig og administrativt ansvar for studieprogram (studieledelse), herunder ledelse av undervisningsutvalg der dette er etablert, ansvar for utvikling av studier og til å initiere endringer i studieplaner
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 9 Fremme forslag til sammensetning av opptakskomiteer og vurderingskomiteer (sensorer) Ansvar for koordinering innen studieprogrammene/studiene, dvs. å utarbeide forslag til fag- og timefordeling, vurderingsformer, tilsetting av timelærere/gjesteforelesere og bidra i utarbeidelse av arbeidsplaner for undervisningspersonalet Kvalitetssikring, med ansvar for studentevaluering, rapportering, oppfølging av saker vedr. studiekvalitet og læringsmiljø og oppfølging av utdanningsplaner Deltagelse i faglig vurdering ved opptak og mottak av studenter Sørge for god informasjonsflyt i forhold til ansatte og studenter Oppfølgingsansvar for tildelte undervisningsressurser/personale Ansvar for oppfølging av rutiner og retningslinjer i samråd med dekan og øvrige studieledere og fordele undervisningsoppgaver Deltagelse i innstillingsarbeid for tilsettinger i undervisnings- og forskerstillinger Angi ressursbehov og forvalte tildelte ressurser i samsvar med fastsatte målsettinger og gjeldende regler Forhold til overordnede Studieleder rapporterer til dekan, og skal holde dekan løpende orientert om sitt arbeide og planer, aktiviteter og resultater innenfor det aktuelle ansvarsområdet. Budsjettavvik og avvik i forhold til IK-HMS og Kvalitetssystemet skal rapporteres. Forhold til underordnede Studieleder har oppfølgingsansvar for tildelte undervisningsressurser/personale. Innenfor disse rammene skal studieleder: Veilede og sørge for at medarbeiderne utfører pålagte undervisningsoppgaver Avholde regelmessige møter med personalet innen studieprogrammet Orientere om aktiviteter/forhold som har betydning for driften av Kunsthøgskolen i Oslo
10 Legge forholdene til rette for faglig videreutvikling for den enkelte medarbeider Dekan har ansvar for gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler. Studieleder kan i særskilte tilfeller delegeres medansvar for gjennomføring av medarbeidersamtaler. Forhold til andre Bidra til godt samarbeid i dekanens ledergruppe Bidra til kommunikasjon og samarbeid på tvers av studieprogram, fakulteter og i forhold til administrasjonen Delta aktivt for å skape et sikkert og godt studie- og arbeidsmiljø Håndtere studenter, fagpersonale og annet personale på en positiv og konstruktiv måte Initiere og utvikle kontakt og samarbeid med fagområdenes praksisfelt, og med arbeids- og samfunnsliv forøvrig Bistå dekan i kontakt med tillitsvalgte i henhold til hovedavtale og tilpasningsavtale Bidra til positiv kontakt og informasjonsutveksling med studentenes tillitsvalgte og ansatte og deres organisasjoner Varighet Denne stillingsbeskrivelse er ikke gitt tidsbegrensning, og gjelder inntil den blir revidert. 2.2 Dagens studielederstillinger Ved høgskolen er det 19 studieprogram, ledet av studieledere: 4 studieområder under Fakultetet for visuell kunst: (1) BA Billedkunst Kunstakademiet - 50 prosent stilling som studieleder (2) MA Billedkunst Kunstakademiet - 100 prosent stilling som studieleder (3) BA Kunstfag - 50 prosent stilling som studieleder (4) MA Kunstfag - 50 prosent stilling som studieleder 11 studieområder under Fakultet for scenekunst: (1) BA Skuespiller
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 11-100 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (2) BA Regi - 75 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (3) MA Regi - Stilling som studieleder felles med BA Regi (4) BA Scenografi - 50 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (5) BA Moderne dans og samtidsdans - 50 prosent stilling som studieleder, noe mer i praksis (6) BA Klassisk ballett - 100 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (7) BA Jazzdans - 50 prosent stilling som studieleder, noe mer i praksis (8) Årsenhet Praktisk-pedagogisk utdanning (dans og teater) - 100 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (9) MA Koreografi - 50 prosent stilling som studieleder, inkl noe undervisning (10) MA Opera - 50 prosent stilling som studieleder (11) Årsenhet Opera - Stilling som studieleder felles med MA Opera 4 studieområder under Fakultet for design: (1) BA Design - Interiørarkitektur og møbeldesign - 300 timer pr år avsatt til studielederstilling (2) BA Design - Klær og kostymedesign - 300 timer pr år avsatt til studielederstilling (3) BA Design - Visuell kommunikasjon - 300 timer pr år avsatt til studielederstilling (4) MA Design - 300 timer pr år avsatt til studielederstilling.
12 I alt 17 personer er tilsatt i studielederstillinger ved høgskolen, fordelt på 8,75 årsverk samt 1 200 timer pr år med henholdsvis: 2,50 årsverk på 4 studieområder på Fakultetet for visuell kunst 6,25 årsverk på 11 studieområder på Fakultetet for scenekunst 1 200 timer pr år på 4 studieområder på Fakultetet for design. 4 studieledere er i hele stillinger, de 13 øvrige er i 50-75 prosentstillinger eller har avsatt 300 timer pr år. Av de 17 studielederne har 6 tillagt noe undervisning innen rammen av studielederstillingen. 3 Resultater av gruppens drøftinger Det følgende er en oppsummering av diskusjonene i gruppen: 3.1 Generell beskrivelse av studielederrollen Studielederne er faglige og administrative ledere med ansvar for utvikling, planlegging, gjennomføring og kvalitetssikring av ett eller flere studieprogram ved høgskolen. Studielederne tilsettes på åremål etter åpen utlysning, internt og eksternt, og på grunnlag av faglige kvalifikasjoner. 3.2 Studieledernes ansvar, myndighet og oppgaver: Studielederne har følgende ansvar, myndighet og oppgaver: (1) Stimulere til faglig utvikling av det eller de studieprogrammene som vedkommende har ansvar for, herunder å fremme forslag til revisjon av programmene. Vedta mindre endringer i studieplanen/studieplanene etter delegasjon. (2) Planlegge undervisningen innenfor studieprogrammet/programmene i samråd med fagområdeansvarlige tilknyttet programmet/programmene. (3) Gjennomføre medarbeidersamtaler med det faglige personalet tilknyttet programmet eller programmene. Medarbeidersamtalene omfatter også fordelingen av tid til FoU og FoU-ressurser. Studielederne avklarer forut for medarbeidersamtalen med sin dekan forslaget til fordeling av FoU-tid og FoU ressurser på det faglige personalet.
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 13 (4) Fordele arbeidsoppgaver mellom og utarbeide forslag til arbeidsplaner for det faglige personalet. Arbeidsplanene godkjennes av dekan. Enkelte i gruppen mener at arbeidsplanene bør godkjennes av studieleder. (5) Rekruttere og inngå avtale med timelærere for å gjennomføre studieprogrammet/programmene. (6) Medvirke i studentopptak, herunder å fremme forslag til opptakskomiteer. (7) Ha ansvar for ordninger for studentkontakt, studentveiledning og studentevaluering. (8) Utarbeide forslag til budsjett for studieprogrammet/programmene. (9) Ha ansvar for å disponere tildelt budsjett, herunder ha bestillingsog attestasjonsmyndighet. Enkelte i gruppen vil også gi studielederne anvisningsmyndighet innenfor det tildelte budsjett. 3.3 Studieledernes organisatoriske plassering i forhold til og samarbeid med faglige ledere og ressurspersoner Studielederne er direkte underlagt dekan i faglige, administrative og økonomiske spørsmål og inngår i dekanens ledergruppe. I sin ledelse av studieprogrammet/programmene samarbeider studielederne med fagområdeansvarlige innenfor studieprogrammet/programmene. De fagområdeansvarlige utpekes av studieleder i samråd med dekan for ett år av gangen blant professorer og andre faglige ansatte for de ulike fagområdene innen studielederens ansvarsområde. De fagområdeansvarlige inngår, sammen med studiekonsulenten som er tilknyttet studielederområdet, se pkt 3.4.1, i studieledernes ledergruppe, evt kollegie eller lærergruppe. 3.4 Studieledernes organisatoriske forhold til og samarbeid med stab og seksjoner i fellestjenestene 3.4.1 Støtte fra seksjon for studier og etterutdanning Studieledernes støtte fra seksjon for studier og etterutdanning organiseres på følgende måte: Studiekonsulenter i seksjonen knyttes konkret til det enkelte fakultet med en avtalt andel av vedkommendes stilling. Studiekonsulenten står,
14 innenfor denne delen av sin stilling, til disposisjon for fakultetets studieledere og avtaler i samarbeid med disse og dekanen hvilke oppgaver som skal løses. Det anses viktig at den enkelte studieleder kan ha en kontinuerlig, konkret og påregnelig støtte fra den studiekonsulent som er tilknyttet studielederens ansvarsområde. Studiekonsulenten forutsettes å ha konkret og oppdatert kjennskap til det eller de studieprogrammer som vedkommende er tilknyttet og inngår også i studieledernes ledergrupper. En modell med konkret bestilling eller rekvisisjon av støtte fra studieseksjonen avvises som unødvendig byråkratisk og tungvint. En modell med overføring av stillinger fra studieseksjonen til den enkelte studieleder anbefales heller ikke. Dels vil det være nødvendig å håndtere sesongmessige svingninger, dels vil de enkelte studiekonsulenter i deler av sin stilling måtte ivareta studieadministrative fellesoppgaver på vegne av hele høgskolen, se Vedlegg 1 som beskriver studieadministrative fellesoppgaver og oppgaver som er spesielle for den enkelte utdanning. Den foreslåtte ordning gir den enkelte studieleder påregnelig og nær studieadministrativ støtte til disposisjon uten å gå via et bestillingssystem eller overføring av stillinger. 3.4.2 Støtte fra øvrige seksjoner I sitt arbeid mottar studielederne også støtte fra følgende seksjoner i høgskolens fellestjenester: Plan og økonomi Personal Teknisk produksjon Bibliotek Bygningsdrift, innkjøp, IT Fra disse seksjonene avtales innhold og omfang på støtten konkret mellom den enkelte studieleder og vedkommende seksjon. Også her er påregnelighet og kontinuitet i kontakten viktig. 3.5 Behovet for ulik utforming av studielederrollen, herunder ulik størrelse på stillingene, ved de ulike fakultetene Det kan tenkes ulik utforming av studielederrollen ved de ulike fakultetene, men det ovenstående anses som kjerneelementer i rollen, uavhengig av fakultet. Det er imidlertid ønskelig at studielederstillingene er hele stillinger, men med det tillegg at det bør være mulig at studieledere, innen rammen av den hele stillingen, kan ha noe undervisning eller veiledningsoppgaver.
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 15 3.6 Prinsippene for fordeling av ansvar for de ulike studieprogrammene på studielederne Fordeling av høgskolens studieprogrammer på studielederne bør gjennomgås konkret, blant annet med sikte på å legge grunnlag for hele studielederstillinger og å redusere antallet studieledere. En reduksjon av antallet studieledere vil imidlertid aktualisere behovet for fagområdeansvarlige innen de forskjellige studielederområdene, se ovenfor. Enkelte i gruppen pekte på at en ved en omfattende reduksjon av antallet studieledere også kunne redusere antallet ledernivåer ved at studieledernivået gjøres om til dekannivå. En slik endring forutsetter også innføring av en ordning med fagområdeansvarlige. 4 Samlet vurdering 4.1 Generell vurdering Det er min vurdering at den avklaring av studielederrollen som er beskrevet ovenfor på flere måter imøtekommer de overordnede organisatoriske prinsippene som er beskrevet i den organisatoriske plattformen i kapittel 1. Spesielt vil vi understreke at studielederne, som representerer den daglige og nære ledelse av høgskolens faglige virksomhet, får et klarere ansvarsområde og får styrket sin myndighet til å treffe avgjørelser på en rask måte for å ivareta dette ansvaret. Dette gjelder både i faglige spørsmål, men også vis a vis personalet. Samtidig forankres rollen tydeligere i hele organisasjonen gjennom styrking av dekanenes ledergrupper hvor studielederne inngår, og ved at studieledere i sitt arbeid støtter seg til og samarbeider nært med fagområdeansvarlige innen det eller de studieprogrammene som vedkommende har ansvaret for. Sammen med disse og den studiekonsulent som er tilknyttet studielederen vil studielederne få et grunnlag for å utvikle en ledergruppe på dette nivået. 4.2 Vurdering av enkelte temaer 4.2.1 Medarbeidersamtaler og arbeidsplaner Vi tror det er klokt at studielederne gis et klart ansvar for gjennomføring av medarbeidersamtaler og utarbeidelse av arbeidsplaner.
16 På to punkter mener vi det er fornuftig at dekanen og fakultetsnivået kommer inn i bildet: Forut for gjennomføringen av medarbeidersamtaler avklarer studielederne med dekanen hvordan forslag til fordeling av FoU-tid og FoU-ressurser på det faglige personalet bør utformes. Disse forslagene presenteres i studieledernes medarbeidersamtaler med det faglige personalet. Dermed kommer fakultetenes strategiske vurderinger til uttrykk, samtidig som en ikke innfører to omganger med medarbeidersamtaler; en med studieleder om de fleste oppgavene og en annen med dekan om FoU-tid og FoU-ressurser. Både for de faglige personalet og lederne er dette ressurssparende. Dessuten vil dekanene med en egen FoU-samtale med alle fagpersoner innen fakultet få et forholdsvis stort kontrollspenn å forholde seg til. En risikerer også at det samlede tidsspenn som går med til å gjennomføre to samtaler med alle vil bli stort og forsinke arbeidet med utforming og godkjenning av arbeidsplanene. Arbeidsplanene for alle sider ved samtlige fagpersoners arbeidsoppgaver kan utformes på bakgrunn av forslag til fordeling av arbeidsoppgaver presentert i medarbeidersamtalene. For å sikre at samtlige oppgaver innen fakultets fagfelt er dekket og fordelt på en optimal måte og for å sikre at en del overordnede strategiske hensyn er ivaretatt, f eks FoU-satsinger, bør arbeidsplanene formelt godkjennes av dekan. Det bør være et mål at gjennomføring av medarbeidersamtaler og utarbeidelse og godkjenning av arbeidsplaner foregår i mai/juni, slik at den konkrete undervisningsplanlegging kan bygge på disse. 4.2.2 Avtaler med timelærere Vi tror at studieledernes myndighet bør styrkes vis a vis rekruttering og engasjement av timelærere. Siden studielederne har ansvar for å disponere tildelt budsjett og å gjennomføre studieprogrammet/programmene innen sitt ansvarsområde, herunder å planlegge undervisningen i samråd med de fagområdeansvarlige, synes det rimelig at de også kan inngå avtaler med timelærere, og ikke bare rekruttere. Dette følger også av studieledernes alminnelige bestillingsmyndighet innenfor budsjettet. 4.2.3 Fagområdeansvarlige Ordningen med at det studieleder i samråd med dekan for ett år av gangen utpeker fagområdeansvarlige blant professorer og andre faglige ansatte innen sitt faglige ansvarsområde er ikke innføring av et nytt ledernivå, men å gi enkelte fagpersoner en koordinerende rolle i gjennomføringen av studieprogrammene.
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 17 Disse må inngå i et nært samarbeid med studielederen og utgjør sammen med denne studielederens ledergruppe. Ordningen med utpeking av fagområdeansvarlige vil også aktualiseres i særlig grad ved en reduksjon av antall studieledere. En slik reduksjon vil medføre at studielederne må ha nære medarbeidere å støtte seg til siden vedkommende ikke kan forventes å ha høy faglig kompetanse på alle fagområdene som inngår i ansvarsområdet. 4.2.4 Studieadministrativ støtte Det vil være svært viktig at de studieadministrative ressurser som konkret stilles til disposisjon for det enkelte fakultet ikke medfører at ordningen med fakultetskoordinatorer faller bort. Den studieadministrative støtten må komme i tillegg og rettes inn mot den enkelte studieleder. Dernest vil det være viktig at de studieadministrative ressurser som stilles til disposisjon for fakultetene fordeles på studielederne innen fakultetet slik at de har en konkret og påregnelig støtteressurs på dette området. Særlig vil det være av betydning at vedkommende studiekonsulent er tilknyttet studielederne på en slik måte at de opparbeider kjennskap til og kompetanse innen de aktuelle fagområdene. Vedkommende studiekonsulent bør også delta i ledergruppene til den eller de studieledere man er tilknyttet. 4.2.5 Ikrafttredelse Vi kan ikke se at det er noe til hinder for å gjøre denne avklaringen operativ så snart som mulig, også overfor de nåværende studielederne, og ikke vente til de ulike åremålsperiodene utløper. Dette innebærer at det på grunnlag av denne avklaringen bør utarbeides en ny stillingsbeskrivelse for studielederne som kan avløse beskrivelsen fra 2005. Vi vil dessuten forslå at høgskolen i forbindelse med en nyutforming av studielederrollen overveier å gjennomføre et driftsintegrert ledelsesutviklingsprogram for å forankre og innarbeide den nye rollen. Dette burde i så fall både omfatte studieledere og dekaner, men også rektor og prorektor samt direktør og seksjonssjefer i fellestjenestene.
18 Vedlegg 1 Studieadministrative oppgaver felles oppgaver og oppgaver som er spesielle for den enkelte utdanning Oversikt utarbeidet av Britt Wold. Oppgave Felles Spesielt for den enkelte utdanning Markedsføri ng og rekruttering Utarbeiding av informasjonsmateriell. Kunngjøring av studier. Presentasjon på messer. (Samarbeid med informasjonsmedarbe ider) Veiledning, svar på henvendelser, om de enkelte studieprogram Innspill fra fakultetene, faglige Beskrivelse av studienes innhold Opptak Mottak av studenter Undervisnin g og veiledning Opptaksreglement Utvikling av søknadsskjemaer Utvikling for elektronisk behandling Plan for gjennomføring av opptaksprøver Søknadsregistrering Semesteravgift Fotografering og studiekort Informasjon v studiestart Studieplanutvikling Revisjoner Mal for studieplaner Kvalitetssikring i forhold til formelle krav Lokal gjennomføring av opptaksprøver Oppnevner opptakskomite Forslag/uttalels e Studienes læringsmål, progresjon, omfang, innhold, emneebeskrive
Studielederrollen - avklaring av myndighet, ansvar og oppgaver 19 Studentkontrakt, div. reglementer (Fra 2010: felles ressurser rom og utstyr) Kontrakter/ timelister Merknad: gjøres nå mest i tilknytning til det enkelte studiested. Drøftes overført til lønn/personal Det arbeides med å gjøre dette felles elektronisk Studentevaluering Adm av elektronisk veiledning Gjennomføring av elektronisk semesterog studieprogramevaluer ing Innsamling og arkivering av rapporter Semester- og timeplanlegging (Atelierfordelin g) (Kontrakter/ timelister) Individuell utdanningsplan, emnepåmelding er lser Emner, lærere, antall timer. (Behov rom og utstyr) Gjennomføre emneevaluerin g Utarbeide rapporter Innhenting av data (opptak, studiepoengproduksjo n, avgang med mer) Rapporteringer til sentrale Organer Bekreftelser Permisjonssøknader Sekretariat LMU Internasjonalisering; Søknadsbehandl Faglig
20 Eksamen, avgang Informasjon, avtaler, regelverk, rapportering. Internasjonale prosjekter, administrasjon Utveksling, kvotestud. Med mer Godkjenningssaker. Utenlandsk utdanning, eldre utdanning. Sensormappe, felles informasjon til sensorer Registrering karakterer, vitnemål/ds. Informasjonsformidli ng, samarbeid med informasjonsmedarbe ider Stipend v fullført kunstutdanning. Rapportering Klagesaker, saksbehandling ing, individuell veiledning Praktisk gjennomføring av avgang; utstillinger, visninger veiledning Oppnevner sensor