Beskrivelse og analyse av nåsituasjon for heltidskultur i Bodø kommune

Bodø kommune Beskrivelse og analyse av nåsituasjon for heltidskultur i Bodø kommune Rapport 10. november 2016

9495 Oppdragsgiver: Bodø kommune Rapportnr.: 9495 Rapportens tittel: Ansvarlig konsulent: Kvalitetssikret av: Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Per Schanche Rune Holbæk Dato: 10. november 2016 2

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Innhold 1 BAKGRUNN, GJENNOMFØRING OG SAMMENDRAG 7 1.1 BAKGRUNN OG MANDAT 7 1.2 GJENNOMFØRING 7 1.3 SAMMENDRAG 8 2 HELTIDSKULTUR 10 2.1 INNLEDNING 10 2.2 HVA SIER FORSKNINGEN? 10 2.3 KARTLEGGING AV HELTIDSKULTUR I BODØ KOMMUNE 11 3 INNLEIE AV EKSTRAVAKTER OG VIKARER 17 3.1 OMFANG AV OVERTID OG INNLEIE AV VIKARER 17 3.2 SYKEFRAVÆR 19 3.3 BRUK AV BEMANNING PÅ TVERS 19 4 FORDELING AV HELGEARBEID OG FERIEAVVIKLING 20 4.1 INNLEDNING 20 4.2 FALLENDE KVALITET I HELGER 20 4.3 FALLENDE KVALITET I FERIER 22 5 PLANLEGGING AV TURNUS 23 5.1 INNLEDNING 23 5.2 ADMINISTRERING AV TURNUS 23 5.3 STANDARDISERING AV VAKTLENGDER? 24 5.4 REDUSERT DELTID VIL GI ØKT PENSJON 24 6 ALTERNATIVE ARBEIDSTIDSORDNINGER I BODØ KOMMUNE 27 7 OPPSUMMERING 28 7.1 LEDERNES OPPSUMMERING AV HOVEDUTFORDRINGER 28 7.2 FREMSKREVET BEHOV FOR PLEIE- OG OMSORGSTJENESTER 28 7.3 OPPSUMMERING 29 VEDLEGG: TABELLER OG FIGURER 32 Vedlegg Tabeller og figurer med relevant statistikk 3

9495 4

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Forord Vi har bistått Bodø kommune med å kartlegge nå-situasjonen for heltidskulturen. Planen er at kartleggingen skal danne grunnlag for utarbeiding av nye bemanningsplaner og turnusordninger i neste fase av prosjektarbeidet. Vår kontaktperson har vært prosjektleder Gunnar Sveen. Vi har fått god hjelp av Anne-Kari Østensen med tilrettelegging av data om årsverk og helgearbeid og fra Mads-Olav Rønning og Ivan Ole Fossbakk med å legge data fra regnskapet inn i heltidsmodellen. Videre har vi møtt en rekke representanter fra kommunen i intervjuene vi har hatt, på et felles møte i prosjekt- og styringsgruppen og på dialogkonferansen. Vi takker for hyggelig samarbeid og nyttige innspill til vårt arbeid. Arbeidet har vært utført av et prosjektteam med Per Schanche (ansvarlig konsulent) og Rune Holbæk fra Agenda Kaupang og Leif Moland fra Fafo. Stabekk, 10. november 2016 Agenda Kaupang AS 5

9495 6

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 1 Bakgrunn, gjennomføring og sammendrag 1.1 Bakgrunn og mandat Bodø kommune ønsker å etablere en heltidskultur hvor faste heltidsstillinger skal være dominerende. Vi har bistått kommunen med en beskrivelse og analyse av nå-situasjonen innen hjemmetjenesten, institusjon (sykehjem) og miljøtjenesten, med sikte på å redusere omfanget av deltidsstillinger. Kommunen har bedt om en kartlegging av følgende forhold: Ferieavvikling, vaktlengder, stillingsbrøker, fleksibilitet, planlegging og organisering. Vår kartlegging har omfattet disse og andre forhold. Innholdsfortegnelsen for rapporten gir en oversikt over temaene som er kartlagt. Utarbeiding av nye bemanningsplaner og turnusordninger vil skje i neste fase av prosjektarbeidet. Kommunen ønsker da at forslagene om endring skal bli gjort innenfor en bærekraftig økonomi. 1.2 Gjennomføring I det følgende blir det gitt en beskrivelse av aktivitetene som har vært gjennomført i prosjektet. Intervjuer med ledere for aktuelle tjenester Det har vært gjennomført 17 intervjuer med ledere for aktuelle tjenester. Intervjuene ble gjennomført innenfor en tidsramme på en og en halv time. Før intervjuene ble det laget en intervjuguide. Bodø kommune fikk anledning til å gi innspill til intervjuguiden. Bruk av «heltidsmodellen» i dette prosjektet Agenda Kaupang har tidligere bistått KMD med å utvikle en regnearkmodell som beregner kostnader og gevinster ved å etablere en heltidskultur. Modellen beregner blant annet de økonomiske konsekvensene av ulike måter å legge opp turnusen på. I kartleggingen knyttes turnusen for 2015 sammen med regnskapet for 2015. Siktemålet har vært å få et bilde av hvordan turnusen faktisk har fungert i 2015. Resultatene fra modellen er, i dette prosjektet, brukt til en sammenligning av enhetene når det gjelder forhold som bruk av overtid, innleie av vikarer, årsverk utover bemanningsplanen, gjennomsnittlig stillingsstørrelse, dekking av helgevakter, tid til å administrere turnusen mv. I modellen er det lagt til rette for at faktagrunnlaget kan brukes som grunnlag for utarbeiding av nye turnuser. Bodø kommune har bistått med å etablere modellen for turnusgruppene som dette prosjektet omfatter. Alle de økonomiske størrelsene er hentet fra regnskapet fra 2015. I modellen er det etablert en sammenheng mellom turnusen og ulike størrelser fra regnskapet. Grunnen til at det er brukt tall fra i fjor, er at vi har ønsket å kartlegge hvordan turnusen faktisk har fungert, og ikke bare hvordan den er planlagt. Det er foretatt en kartlegging av helgearbeidet som dekkes av personer i ulike stillingsstørrelser. Denne kartleggingen er foretatt for 2016 (jf. kapittel 4). Kartleggingen har vært gjort på grunnlag av data fra kommunens økonomi- og personalsystem. Resultatene av kartleggingen vil kunne brukes som grunnlag for utarbeiding av alternative bemanningsplaner og turnuser som er planlagt i neste fase av arbeidet. Vi anbefaler da en mer grundig kvalitetssikring av tallene enn hva det har vært rom for i denne fasen av arbeidet. Nøyaktigheten av vår analyse er avhengig av kvaliteten på dataene som er lagt inn i kommunens økonomi- og personalsystem. I tillegg er det en risiko for at det kan oppstå feil i bearbeidingen av dataene. Vi vet ikke om kvaliteten på dataene til Bodø er god eller dårlig, eller om det er gjort feil. En indikasjon kan imidlertid være at ingen har gitt tilbakemelding om feil på dataene som ble lagt 7

9495 frem på dialogkonferansen. På dialogkonferansen ble de samme tallene som er presentert i denne rapporten lagt frem. Dialogkonferanse Det ble gjennomført en heldags dialogkonferanse 17. oktober med rundt 100 deltakere. På konferansen deltok ledere, tillitsvalgte, ansatte og politikere. Formålet med konferansen var dels å verifisere og utdype våre funn, og dels å drøfte hvordan man kan etablere mer effektive arbeidstidsordninger. 1.3 Sammendrag Mange ansatte med deltidsstillinger I 2016 disponerer Bodø kommune i alt 1 062 årsverk innenfor pleie- og omsorgstjenestene. Vi har kartlagt ulike kjennetegn ved de 768 årsverk som i dag går i turnus. I hjemmetjenesten er gjennomsnittlig stillingsstørrelse på 66 %. Nivået er derfor noe høyere her enn i miljøtjenesten og institusjon, der stillingsstørrelsen er på gjennomsnittlig 60 %. Med et slikt nivå kan ikke Bodø sies å ha en heltidskultur. I prosjektet bør det foretas en avklaring av ambisjonsnivået for økningen i stillingsprosenten. Erkjenn at bygging av heltidskultur tar tid Hensikten med å etablere en heltidskultur er å oppnå de positive effektene vist i «kvalitetshjulet» som er utviklet av Leif Moland. God kvalitet for brukerne er kanskje den viktigste effekten. I utviklingen av kulturen blir det viktig å holde fast på de ulike effektene man ønsker å oppnå. Forskning viser at ansatte lettere blir motivert til å gjennomføre endringer når de ansatte skjønner hvorfor endringene gjennomføres. Erfaringen fra andre kommuner er at det tar tid å bygge en heltidskultur. Også for Bodø kommune blir det viktig å se på utvikling av heltidskultur som et langsiktig utviklingsarbeid. Fallende kvalitet i helger og ferier Mange av våre informanter opplever fallende kvalitet i helgene som en utfordring. Redusert kvalitet henger sammen med at det er mange vikarer som arbeider i helgene og at bemanningen er noe redusert. Det er store forskjeller mellom enhetene over hvor ofte ansatte arbeider i helgene. En sentral forklaring ser ut til å være at det er etablert ulik praksis i enhetene. En annen forklaring kan være at alle brukerne ikke har like stort behov for bistand i helgene. Mange opplever også fallende kvalitet i ferier som en utfordring. To- eller tredelt ferie er under utredning. Tredelt ferie kan bidra til økt kvalitet på tilbudet i ferien, men kan være til noe ulempe for ansatte. Variasjoner i bruk av vikarer og overtid I 2015 brukte Bodø kommune 74 årsverk til ferieavvikling, 42 årsverk til annen innleie og 17 årsverk til overtid. Det er store forskjeller i omfanget av vikarer og overtid mellom enhetene. Mulige forklaringer kan være ulikt nivå på sykefravær, at enhetene har etablert ulik praksis og andre forhold. Deler av disse årsverkene kan vurderes erstattet med fast ansatte, som kan fylle vakter ved fravær. En slik erstatning krever gode rutiner og kanskje organisatoriske endringer. Det bør utredes nærmere hva som skal til for å øke grunnbemanningen. Rekruttering en utfordring Noen av tjenestene opplever at det (allerede nå) er vanskelig å rekruttere sykepleiere. Problemene med å rekruttere kan ha sammenheng med at kommunen i stor grad utlyser små stillinger. 8

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Samtidig er det noen enheter som klarer å rekruttere ønsket arbeidskraft uten særlige problemer, noe som viser at det er mulig å tilby stillinger som oppleves som attraktive. Utfordringen blir trolig større på 2020-tallet, når behovet for arbeidskraft vil øke betydelig både i Bodø kommune og nabokommunene. Det blir da viktig at kommunen oppleves som en attraktiv arbeidsgiver. Gode erfaringer med langvakter Noen enheter har gode erfaringer med langvakter som er dokumentert gjennom forskning. Arbeidstilsynet vil ikke videreføre tillatelsen med vaktlengder på inntil 13 timer, til tross for de gode erfaringene med en slik vaktlengde. Redusert deltid gir økt pensjon? Ikke alle lønnsutbetalinger utløser pensjon. Vikariater i små stillinger er et eksempel på stillinger som ikke nødvendigvis utløser pensjon. Nivået på pensjonssatsen henger sammen med omfanget av deltid. Økte stillinger kan gi økt utbetaling av pensjon. Det må derfor avklares hvordan kommunen skal håndtere økningen. Behov for utvikling av styringsindikatorer og aktivitetsdata Kommunen mangler styringsinformasjon for å ha rett informasjon til stede på rett plass til rett tid. Aktuelle styringsindikatorer kan være gjennomsnittlig arbeidstid og bruk av vikarer og overtid. Her kan man bygge videre på styringsdata som blir etablert i «styrhuset». Det kan også være aktuelt å utvikle bedre aktivitetsdata som grunnlag for å planlegge turnus. Samordning av vaktlengder kan forenkle driften. Ulempen kan være mindre fleksibilitet og overtid i tilpasning til brukernes behov. Økt grunnbemanning krever stram styring Driftsenhetene i Bodø kommune blir styrt gjennom både økonomiske rammer og hvor mange faste årsverk enhetene kan ha. Det er ikke tillatt å ha flere ansatte enn de tildelte hjemlene, selv om økonomiske rammer gir rom for økning. En slik styring kan gjøre det vanskelig å erstatte vikarer og overtid med fast ansatte. Dessuten bærer systemet preg av doble styringssignaler, for det er ingen entydig sammenheng mellom de økonomiske rammene og årsverkene som rammene utgjør. Derfor er systemet også unødvendig komplisert og arbeidskrevende å administrere. Samtidig er det viktig at enhetene har god oversikt over sammenhengen mellom bemanningsplanene (turnusen) og utgiftene som planene generer. Det bør være ledere på operativt nivå med ansvar for «penger, fag og folk» som har det primære ansvaret for å følge opp denne sammenhengen. Oppfølgingen bør skje i linjen, og ikke gjennom antall hjemler. Midler til vikarer og overtid kan gjøres om til faste stillinger ved å ansette flere (økt grunnbemanning). Vår erfaring er at det er nødvendig med tett en oppfølging for sikre at økningen av at den økte grunnbemanningen fungerer som ønsket. Dette kan for eksempel gjøres ved at midler brukt til overtid og vikarer etableres som en styringsindikator som følges opp løpende. 9

9495 2 Heltidskultur 2.1 Innledning I dette kapitlet blir det først (kapittel 2.2) gitt en omtale av forskningen sier noe om betydningen av heltidskultur og store stillinger. Resten av kapitlet (kapittel 2.3) beskriver resultatene av kartleggingen av de ulike sidene ved heltidskulturen i Bodø kommune. 2.2 Hva sier forskningen? Det er vanlig at etablering av nye arbeidstidsordninger i helsesektoren har som mål at det skal bli mindre ufrivillig deltid, større stillingsstørrelser og flere hele stillinger. Bakgrunnen er at sektoren er preget av mange små stillinger. Etablering av nye turnuser har imidlertid også hatt bredere målsettinger om bedre arbeidsmiljø, bedre tjenester, mindre vikarbruk og bedre ressursutnyttelse. I det følgende gis det en kortfattet oppsummering av forskningen på feltet. Forskningen på feltet har dokumentert at et høyt omfang av små stillinger fører til svekket tjenestekvalitet og en ineffektiv tjeneste. Samtidig gir små stillinger uverdige ansettelsesforhold for arbeidstakere, som er avhengig av full lønn/pensjon og mer forutsigbarhet. Små stillinger bidrar til en fragmentert tjeneste og virker direkte negativt inn på tjenestekvaliteten når omfanget er stort. Særlig innen pleie- og omsorgssektoren vil mange av brukerne ha behov for stabile tjenesteutøvere som de kjenner og som kjenner dem. En virksomhet som satser på heltidsstillinger har lettere for å trekke til seg kompetent arbeidskraft og holde på den. Den vil ha lettere for å utvikle gode fagmiljøer og for å legge opp en tjeneste «med bruker i sentrum». Dermed sikres både kompetent arbeidskraft og en mer brukervennlig anvendelse av arbeidskraften. Mulige sammenhenger mellom stillingsstørrelse og arbeidstidsordninger på den ene siden og kvalitet, arbeidsmiljø og effektivitetsvariabler på den andre siden, er vist i figuren på neste side som er utarbeidet av Leif Moland. 10

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Figur 2-1 «Kvalitetshjulet» med mulige effekter av stillingsstørrelse og arbeidstidsordninger. Kilde: Leif Moland i Fafo 2.3 Kartlegging av heltidskultur i Bodø kommune Aktuelle problemstillinger I prosjektet skal det foretas en gjennomgang av pleie- og omsorgstjenestene med døgnkontinuerlig drift. Tjenestene er sammensatte og utfordringene er ulike. For å sikre en bedre forståelse av utfordringsbildet og behovet for forbedringer, trenger vi bedre oversikt over følgende spørsmål: Har enhetene riktig kompetanse til stede gjennom døgnet og i helgene? Har enhetene tilstrekkelig bemanning for å møte innbyggernes behov fordelt gjennom døgnet og i helgene? Har enhetene riktig styringsinformasjon og bruker man denne for å ha rett person på rett plass til rett tid? Er vikarene riktig og effektivt organisert? Har kommunen en heltidskultur? Hva er omfanget av ufrivillig deltid? Hva er omfanget av midlertidige ansettelser og deltidsarbeid? Årsverk og personer I 2016 disponerer Bodø kommune i alt 1 062 årsverk innenfor pleie- og omsorgstjenestene. Vi har kartlagt ulike kjennetegn ved de 768 årsverkene som i dag går i turnus. Rundt tre firedeler av årsverkene i pleie- og omsorgstjenestene er altså involvert i prosjektet. I prinsippet kan man vurdere om også stillinger utenfor prosjektet skal gå i turnus. Denne problemstillingen blir imidlertid ikke fulgt opp videre i denne rapporten. 11

9495 Det er foretatt en detaljert kartlegging av besatte og ubesatte stillinger og årsverk for enhetene som går i turnus. Resultater av kartleggingen på overordnet nivå er vist i tabellen under. Detaljerte resultater for de aktuelle enhetene følger i vedlegg. Tabell 2.1 Årsverk og personer for pleie og omsorgstjenestene i Bodø kommune i 2016 for besatte og ubesatte stillinger og ulike deler av tjenesten Års verk buds jett Års verk i turnus P ers oner i turnus 2016 I turnus Ubes att B es att I turnus Ubes att B es att B odø kommune 1062 768 57 711 1232 158 1074 - Miljøtjenes ten 235 210 24 187 348 69 279 - Hjemmetjenes ten 395 207 8 199 303 24 279 - Ins titus jon 432 351 26 325 581 65 516 For tiden er det 158 stillinger som ikke er besatt (jf. tabellen over). Stillingene utgjør 57 årsverk. Det er med andre ord jevnt over små stillinger som ikke er besatt. Miljøtjenesten har høyest andel ubesatte stillinger. Her er nesten 20 % av stillingene ubesatt. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i 2016 Det er vanlig å bruke gjennomsnittlig stillingsstørrelse som et samlemål for omfanget av deltid. For eksempel var det viktigste målet i utviklingsprogrammet «Sammen om en bedre kommune» å øke den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen. I Fafo (2016) 1 blir det gitt en omtale av utviklingen for de rundt 40 kommunene som deltok i programmet under temaet «heltidskultur». Det er svært store forskjeller i utviklingen av gjennomsnittlig stillingsstørrelse for kommunene som deltok. Forskjellene illustrerer at mange kommuner opplevde det krevende å gjennomføre tiltak som øker stillingsstørrelsen. Det er foretatt en beregning av gjennomsnittlig stillingsstørrelse i Bodø kommune for selve turnusen, for de ubesatte stillingene og de besatte stillingene. Vikarene som leies inn ved fravær eller ved ubesatte stillinger blir holdt utenfor denne beregningen. Resultatene av beregningene er vist i tabellen under. Tabell 2.2 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i 2016 for selve turnusen og besatte og ubesatte stillinger fordelt på ulike deler av tjenesten Gjennoms nittlig s tillings s tørrels e I turnus Ubes att B es att B odø kommune 62 % 36 % 66 % - Miljøtjenes ten 60 % 34 % 67 % - Hjemmetjenes ten 68 % 32 % 71 % - Ins titus jon 60 % 40 % 63 % Gjennomsnittlig stillingsstørrelse er på 36 % for ubesatte stillinger og 66 % for besatte stillinger, jf. tabellen over. Det er med andre ord mer vanlig at små enn store stillinger er ubesatt. De små stillingene er ofte helgestillinger. Utfordringen med å sikre god kvalitet i helgene blir forsterket ved at det nettopp er helgestillingene som ikke er besatt. 1 Fafo (2016): «Sammen om en bedre kommune: En oppsummering». Fafo-rapport 2016:08 12

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Det er et mål at det skal gjennomføres tiltak som øker den gjennomsnittlige stillingsprosenten i Bodø kommune sine pleie- og omsorgstjenester. Det anbefales at utviklingen i årene som kommer følges opp med stillingsprosenten som gjelder for selve turnusen. På den måten unngår man at utviklingen blir påvirket av nivået på de ubesatte stillingene, og at en reduksjon i antall ubesatte stillinger fører til at stillingsstørrelsen blir redusert. For turnusen er den gjennomsnittlig stillingsstørrelse i hjemmetjenesten på 68 %. Nivået er noe høyere enn i miljøtjenesten og institusjon som er på 60 %. Det er store variasjoner innenfor hver av tjenestene. I enheter med mindre aktivitet i helgene er det lettere å oppnå en høy stillingsprosent. Nivået for enhetene innen institusjon, hjemmetjenesten og miljøtjenesten er vist i de tre neste figurene under. Sølvsuper Korttidsplass Mellombølgen Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Gamle Riksvei Sølvsuper Langtidsplass Somatisk Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens Furumoen Sykehjem Langtidsplass Somatisk Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens Sølvsuper Korttidsplass Kortbølgen Sølvsuper Korttidsplass Bølgen Vollsletta Sykehjem Langtidsplass Demens Institusjon i alt Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Mørkved Sykehjem Langtidsplass Demens Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Hovdejordet Sykehjem Langtidsplass Mørkved Sykehjem Langtidsplass Demens Gjennomsnittlig stillingstørrelse 67 % 66 % 65 % 64 % 63 % 63 % 63 % 62 % 62 % 61 % 60 % 59 % 59 % 58 % 58 % 55 % 55 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Figur 2-2 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for enheter i institusjoner i 2016 13

9495 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse Hjemmetjenesten Psykisk Helse Og Rus Villa Vekst Hjemmetjenesten Skjerstad Rehabiliteringsavd. Gamle Riksveg 18 Lysthushaugen Hjemmetjensten i alt Mørkved/Alstad Hjemmetjeneste 1 Hjemmetjenesten Øst (Tverlandet) Hjemmetjenesten Sentrum Bogodt Hålogalandsgata 131 Nattjenesten Distriktsnattjenesten Nattjenesten Øst Straumbo Hjemmetjeneste Saltstraumen Hjemmetjenesten Nord Hjemmetjenesten Vebjørn Tandbergsvei 14 Sørgjerdet Bokollektiv 91 % 80 % 71 % 70 % 70 % 68 % 68 % 67 % 64 % 64 % 63 % 63 % 60 % 60 % 58 % 58 % 58 % 58 % 54 % 0 % 50 % 100 % Figur 2-3 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for enheter i hjemmetjenesten i 2016 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse Symra Dagsenter Notveien Aktivitetssenter Lillevollen Miljøtjenesten Utegruppen Vollveien Garnveien Miljøtjenesten i alt Trollmyra Bokollektiv C-Boliger, Ramflogveien 1-3 K 14 4+5 Etg Lillebølgen K 14 Kollektiv +3 Etg A-Bolig, Ramflogveien 9-11 Tiurveien Avlastning Stadion Avlastning 78 % 74 % 67 % 66 % 60 % 58 % 56 % 56 % 55 % 53 % 52 % 49 % 42 % 88 % 93 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Figur 2-4 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for enheter i miljøtjenesten i 2016 14

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Utviklingen i gjennomsnittlig stillingsstørrelse og heltidandeler 2002 2015 I henhold til PAI-registeret 2 var den gjennomsnittlige stillingsprosenten i Bodø kommune i 2015 på rundt 65 %. Høyest i landet lå Berlevåg med et gjennomsnitt på rundt 88 %. I de ti svakeste kommunene var det tilsvarende nivået på rundt 50 %. Bodø kan rangeres som kommune nummer 208. Det er nokså nærme medianen blant kommunene i Norge. I 2015 lå andelen hele stillinger i Bodø kommune på knapt 30 %. For denne størrelsen er Bodø rangert som kommune nummer 110, som da altså er betydelig bedre enn medianen. Den logiske forklaringen på at Bodø kommune er rangert høyere for andelen hele stillinger enn for den gjennomsnittlige stillingsprosenten, er at omfanget av små stillinger er mer omfattende i Bodø kommune enn det som ellers er vanlig i kommunene. Utviklingen for Bodø kommune i perioden 2002 til 2015 for disse to stillingsstørrelsene er vist i figuren under. Figuren viser at det har skjedd små endringer for de to størrelsene i denne perioden. Figur 2-5 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse og andel heltidsansatte i pleie- og omsorgssektoren i Bodø kommune 2002 2015.Kilde: Fafo og PAI-registeret Stillingsutlysninger oktober 2016 Det har vært foretatt en gjennomgang av stillingsutlysninger i Bodø kommune innen pleie- og omsorg i oktober 2016. I alt er 71 stillinger kategorisert etter om stillingene er fast ansettelse eller vikarer og om stillingene er heltids- eller deltidsstillinger. Resultatet av kartleggingen er vist i tabellen 2.3 på neste side. 2 Personaladministrativt informasjonssystem (PAI-registeret) bygger på opplysninger fra kommunene og driftes av KS 15

9495 Tabell 2.3 Stillingsutlysninger oktober 2016 fordelt på hel- og deltidsstillinger og ansettelsesforhold Type stilling Fast ansettelse Vikar I alt Heltidsstilling 16 2 18 Deltidsstilling 42 11 53 I alt 58 13 71 Kun 16 av de 71 utlyste stillingene var heltidsstillinger med fast ansettelse, jf. tabellen over. Det var så mange som 53 utlyste deltidsstillinger, og flere av stillingene var utlyst som vikariater. Bodø kommune benytter altså ikke utlysninger av stillinger til å øke omfanget av heltid. Dette henger trolig sammen med at turnusen er basert på små helgestillinger og at det er mange av disse stillingene som ikke er besatt (jf. tabell 2.1). 16

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 3 Innleie av ekstravakter og vikarer 3.1 Omfang av overtid og innleie av vikarer Vikarer og overtid blir brukt ved fravær og når stillinger ikke er besatt. Det er foretatt en kartlegging ved hjelp av «heltidsmodellen» av omfanget av overtid og vikarbruk for tjenestene i Bodø kommune. Formålet er at kartleggingen skal danne grunnlag for å vurdere tiltak som kan gi redusert bruk av overtid og vikarer. Hovedresultatene er vist i tabellen under. Tabell 3.1 Beregnede årsverk brukt til vikarer og overtid 2015 fordelt på ulike deler av tjenesten Vikarer til ferieavvikling Annen innleie av vikarer O vertid S um B odø kommune 74 42 17 132 - Miljøtjenes ten 10 11 2 22 - Hjemmetjenes ten 23 14 7 44 - Ins titus jon 41 17 8 66 Det er beregnet at det blir brukt 132 årsverk til vikarer og overtid i Bodø kommune. Disse årsverkene utgjør 17 % av de 768 årsverkene i turnusen (jf. tabell 2.1). Disse 132 årsverkene er fordelt på 74 årsverk til ferieavvikling, 42 årsverk til annen innleie og 17 årsverk til overtid. Det tre neste figurene viser omfanget av bruk av vikarer og overtid for de ulike delene av tjenesten. Det samlede omfanget av årsverk av vikarer og overtid er høyest i miljøtjenesten. Her utgjør disse årsverkene 11 % av årsverkene i turnusen. Tilsvarende andel er på 7 % for institusjonene og 8 % for hjemmetjenesten. Innenfor hver av tjenestene er det store variasjoner i bruken av vikarer og overtid, slik de neste tre figurene viser. Sentrum Sykehjem Natt Sølvsuper Korttidsplass Kortbølgen Sølvsuper Korttidsplass Mellombølgen Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Furumoen Sykehjem Langtidsplass Somatisk Sølvsuper Fellesressurser Mørkved Sykehjem Langtidsplass Demens Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens 2 Hovdejordet Sykehjem Langtidsplass Demens Mørkved Sykehjem Langtidsplass Demens Sølvsuper Langtidsplass Somatisk Institusjon i alt Stadiontunet Sykehjem Langtidsplass Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens 3 Sentrum Sykehjem Langtidsplass Demens 1 Mørkved Sykehjem Nattjeneste Omfang vikarer og overtid 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % Årsverk overtid og vikarer/samlede årsverk Innleie av vikarer til ferie-avvikling Annen bruk av vikarer Overtid Figur 3-1 Beregnet antall årsverk til vikarer og overtid i 2015 som andel av årsverk i turnusen for institusjoner 17

9495 Villa Vekst Hjemmetjenesten Sentrum Hjemmetjenesten Skjerstad Hjemmetjenesten Nord Hjemmetjenesten Øst (Tverlandet) Nattjenesten Sørgjerdet bokollektiv Gamle Riksvei 18 kollektiv Distriktsnattjenesten Hjemmetjenesten i alt Straumbo Hjemmetjeneste Saltstraumen Bogodt Mørkved/Alstad Hjemmetjeneste 1 Rehabiliteringsavd. Gamle Riksveg 18 Hjemmetjenesten Psykisk Helse Og Rus Hjemmetjenesten Vebjørn Tandbergsvei 14 Omfang vikarer og overtid 0 % 10 % 20 % 30 % Årverk vikarer og overtid/samlede årsverk Innleie av vikarer til ferie-avvikling Annen bruk av vikarer Overtid Figur 3-2 Beregnet antall årsverk til vikarer og overtid i 2015 som andel av årsverk i turnusen for hjemmetjenesten Tiurveien Avlastning Stadion Avlastning Miljøtjenesten Utegruppen Miljøtjenesten i alt K 14 4+5 Etg Lillevollen A-Bolig, Ramflogveien 9-11 Symra Dagsenter Trollmyra Bokollektiv C-Boliger, Ramflogveien 1-3 K 14 Kollektiv +3 Etg Lillebølgen Vollveien Omfang vikarer og overtid 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % Årsverk overtid og vikarer/samlede årsverk Innleie av vikarer til ferie-avvikling Annen bruk av vikarer Overtid Figur 3-3 Beregnet antall årsverk til vikarer og overtid i 2015 som andel av årsverk i turnusen for miljøtjenesten 18

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 3.2 Sykefravær Nivået på sykefraværet har betydning for ekstravakter. Vanligvis vil det være lettere å planlegge innleie ved langtidsfravær, fordi man ofte vet en stund på forhånd når det er behov for vakter. Noen kommuner har økt antall ansatte ut over det som trengs i turnusen, nettopp for å kunne fylle ledige vakter som oppstår ved fravær. Tabell 3.2 Sykefraværet i Bodø i 2016 fordelt på langtids- og korttidsfravær. Langtids fravær K orttids fravær I alt B odø kommune 5,3 % 4,7 % 10,0 % - Miljøtjenes ten 4,3 % 5,3 % 9,5 % - Hjemmetjenes ten 5,4 % 4,4 % 9,8 % - Ins titus jon 6,4 % 4,4 % 10,8 % I Bodø kommune er det samlede sykefraværet på 10 % (jf. tabellen over). Noe over halvparten av sykefraværet er langtidsfravær. Sykefraværet for de tre deltjeneste er på omtrent samme nivå. Sykefraværet på mer detaljert nivå er vist i vedlegg. Figurene i vedlegg viser relativt stor spredning i sykefraværet. 3.3 Bruk av bemanning på tvers I intervjuene ble informantene spurt om i hvilken grad det er tradisjon for å arbeide på tvers av organisatoriske enheter. Fleksibilitet på tvers av enheter vil kunne bidra til at bemanningen kan tilpasses variasjoner i brukernes behov, ettersom både antall brukere og den enkelte brukers behov over tid vil kunne variere. I noen enheter er det etablert en kultur for å arbeide på tvers, mens i andre enheter er de ansatte skeptiske til å arbeide utenfor egen enhet. Vårt inntrykk er at det er mest vanlig at de ansatte helst vil arbeide i egen enhet. I så fall er situasjonen i Bodø kommune på linje med det som er vanlig i mange andre kommuner i Norge. Hjemmetjenesten Sentrum har imidlertid etablert rutiner for bruk av bemanningen på tvers av hele virksomheten. Bemanning og vedtak blir vurdert to ganger i uken, og både brukere og ansatte flyttes rundt etter behov. På den måten settes bemanningen inn der det er behov for innsats. Disse rutinene setter krav til ansatte om fleksibilitet. Det ser ut til at Hjemmetjenesten Sentrum har en mer systematisk bruk av bemanning på tvers enn hva andre virksomheter har. Vi har imidlertid fått høre om andre enheter som til en viss grad gjør bruk av bemanning på tvers. Et eksempel er felles bruk av vikarer. En slik løsning finnes på Sølvsuper som har etablert en intern vikarpool. 19

9495 4 Fordeling av helgearbeid og ferieavvikling 4.1 Innledning I helsesektoren kan det ofte være krevende å få dekket vaktene på den ubekvemme arbeidstiden på kveld og i helger. Det er ikke uvanlig at bemanningen holdes på et minimum på tider som oppleves som ubekvemme. Informantene i intervjuene opplever fallende kvalitet i helger og ferier som en av de viktigste utfordringer i driften av døgnkontinuerlige tjenester. Fallende kvalitet er et resultat av at det i helgene arbeider mange vikarer og ansatte i små stillinger som jevnt over har lavere kompetanse enn ansatte i større stillinger. I mange tjenester er det også vanlig med redusert bemanning på tidspunkter som oppleves som ubekvemme. Dette kapitlet tar for seg organiseringen av arbeidet i helger (kapittel 4.2) og ferier (kapittel 4.3). 4.2 Fallende kvalitet i helger Fordeling av ubekvem arbeidstid Omfanget av arbeid i helgene er av betydning for den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen. Helgehyppigheten blir påvirket av ordninger som gjelder alle ansatte og avtaler som gjøres med den enkelte arbeidstaker. Eksempler på formelle ordninger er langvaktene i Vollsveien og kravene i noen enheter om at alle helgevakter skal arbeide annen hver helg. Det er foretatt en kartlegging av helgehyppigheten for enhetene som omfattes av prosjektet. De tre neste figurene viser resultatet av den kartleggingen. Helgehyppighet Stadiontunet Sykehjem Sentrum Sykehjem Langtidsplass Sentrum Sykehjem Langtidsplass Stadiontunet Sykehjem Sentrum Sykehjem Langtidsplass Sølvsuper Langtidsplass Somatisk Stadiontunet Sykehjem Vollsletta Sykehjem Langtidsplass Mørkved Sykehjem Langtidsplass Institusjon i alt Sølvsuper Korttidsplass Sølvsuper Korttidsplass Kortbølgen Hovdejordet Sykehjem Gamle Riksvei Sølvsuper Korttidsplass Bølgen Mørkved Sykehjem Langtidsplass Furumoen Sykehjem 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Hver andre helg hver tredje helg hver fjerde helg uten helg Figur 4-1 Fordeling av omfanget av helgevakter for institusjoner i oktober 2016 20

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune Lillevollen K 14 4+5 Etg K 14 Kollektiv +3 Etg Vollveien Garnveien Trollmyra Bokollektiv Miljøtjenesten i alt A-Bolig, Ramflogveien 9-11 Tiurveien Avlastning Stadion Avlastning Miljøtjenesten Utegruppen C-Boliger, Ramflogveien 1-3 Lillebølgen Helgehyppighet 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Hver andre helg hver tredje helg hver fjerde helg uten helg Figur 4-2 Fordeling av omfanget av helgevakter for hjemmetjenesten i oktober 2016 Hjemmetjenesten Psykisk Helse Og Rus Hjemmetjenesten Vebjørn Tandbergsvei 14 Hålogalandsgata 131 Rehabiliteringsavd. Gamle Riksveg 18 Mørkved/Alstad Hjemmetjeneste 1 Bogodt Hjemmetjensten i alt Straumbo Hjemmetjenesten Øst (Tverlandet) Hjemmetjenesten Sentrum Hjemmetjenesten Skjerstad Distriktsnattjenesten Nattjenesten Øst Nattjenesten Villa Vekst Lysthushaugen Sørgjerdet Bokollektiv Hjemmetjeneste Saltstraumen Hjemmetjenesten Nord Helgehyppighet 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Hver andre helg hver tredje helg hver fjerde helg uten helg Figur 4-3 Fordeling av omfanget av helgevakter for miljøtjenesten i oktober 2016 21

9495 Det er store variasjoner mellom enhetene for omfanget av helgevakter, jf. de tre figurene over. Arbeid hver annen helg er mer vanlig for institusjoner og hjemmetjenesten enn for miljøtjenesten. Miljøtjenesten har flest som arbeider hver fjerde helg og flest som ikke arbeider i helgene. 4.3 Fallende kvalitet i ferier Hovedferien kan gjennomføres i perioden 1. juni til 30. september. Informantene er spurt om hvordan hovedferien blir avviklet og om det finnes alternative bedre løsninger for avvikling av hovedferien. Styrt ferieavvikling er vanlig. Samtidig tas det hensyn til ønsker, og det gis muligheter for bytter av tidspunkt for ferien. Det er mest vanlig med en todelt avvikling av ferien. Ferien blir delt i to perioder på fire uker hvor den enkelte ansatte får tildelt en av disse periodene. I ferien består altså bemanningen i utgangspunktet av halvparten fast ansatte og halvparten vikarer. I noen enheter blir den todelte ferien kombinert med at de fast ansatte må arbeide en ekstra helg (hinkehelg). På den måten blir det altså litt flere faste ansatte i helgene i ferien. Ofte foretas det en rullering av sen og tidlig ferie med mulighet for å bytte. En tjeneste hadde f. eks. en ordning der ansatte med samme utdanning kunne fordele ferien selv. En tredelt avvikling av ferien blir vurdert av flere virksomheter. Ferien blir da delt i tre perioder på tre uker. Avviklingen av ferien tar da ni istedenfor åtte uker. En fordel med en slik avvikling er at to tredjedeler av de fast ansatte er til stede i ferien, og ikke bare halvparten som ved todelt avvikling av ferien. Det betyr at det blir færre vikarer som må leies inn og kvaliteten i ferien vil styrkes. Noen av informanter mener det kan bli vanskelig å rekruttere vikarer dersom avviklingen av ferien forlenges. Grunnen er at en del av vikarene er studenter som kan være opptatt med studier i ytterkanten av ferien. En annen ulempe er at ansatte som har barn på skole vil få noe av ferien utenfor skoleferien. Den todelte avvikling av ferien oppleves som en gulrot blant ansatte. Vi fikk høre at sykehuset i Bodø kommune har en tredelt avvikling av ferie, og ordningen til kommunen bidrar til å rekruttere fagfolk fra sykehuset. Hjemmetjenesten Sentrum har hatt en kreativ rekruttering av medisinerstudenter fra Lund i Sverige. Ordningen begynte da det var to studenter fra Lund som ønsket å kombinere en sommerjobb med naturopplevelser i regionen. Gjennom disse studentene klarte tjenesten å rekruttere 10 studenter det andre året og 25 studenter det tredje året. Ordningen har bidratt til ferievikarer med relativt god kompetanse, men den har krevd at tjenesten har hatt en viss oppfølging av de svenske studentene gjennom året. 22

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 5 Planlegging av turnus 5.1 Innledning Dette kapitlet tar opp tre ulike temaer som berører planlegging av turnus. Administrering av turnus behandles i kapittel 5.2, behovet for standardisering av vaktlengder i kapittel 5.3, og sammenhengen mellom omfanget av deltid og pensjonsutbetalinger i kapittel 5.4. 5.2 Administrering av turnus Organisering av arbeidet med turnus I intervjuene ble informantene spurt om hvordan turnusen blir planlagt. Mange gir uttrykk for at det er et tidkrevende arbeid å administrere turnusen. Noen ledere fortalte at de bruker opp mot halvparten av sin tid på dette arbeidet. Mye av tiden går med til å få noen til å ta vakter som ikke er dekket. Merkantilt personale bidrar i ulik grad i arbeidet med å administrere turnusen. Flere har fortalt at verktøyet «Notus ressursstyring» bidrar til å redusere tidsbruken. Dette verktøyet blir brukt av noen, men ikke av alle enhetene. I planleggingen av turnusen har avdelingsledere god nytte av hverandre og personer i driften med kompetanse. Mange gir uttrykk for at de har svært god nytte av bistanden fra Anne-Kari Østensen. Hun ivaretar en sentralt organisert støttefunksjon i arbeidet med å utarbeide turnuser. Flere har pekt på at hun har en verdifull kompetanse. Samtidig er kompetansen sårbar, fordi det er ingen andre som har en tilsvarende kompetanse. Døgnrytmeplan, bemanningsplan og turnus Når man skal utarbeide en turnus blir det ofte anbefalt å gjøre arbeidet i flere steg. Først bør man lage en døgnrytmeplan, som gir grunnlag for en bemanningsplan som igjen gir grunnlag for en turnus. En bemanningsplan er en plan for hvor mange personer, med hvilken kompetanse, som må være på vakt på de ulike ukedagene og tidene på døgnet. En døgnrytmeplan viser de faste aktivitetene knyttet til virksomhetens drift på de ulike ukedagene og tidene på døgnet. En slik døgnrytmeplan vil være et godt verktøy for å utarbeide bemanningsplanen og styre personalressursene mot behovene. Det er for eksempel lite lurt å ha flest stillinger på dagtid, hvis behovet er på kveldstid. Enhetene har i ulik grad prioritert arbeidet med å lage døgnrytmeplaner og bemanningsplaner. Noen enheter som har laget slike planer, har gjort dette for så lenge siden at planene nå oppleves som utdaterte. I en hektisk driftsorientert hverdag kan det være vanskelig å prioritere planarbeidet, og resultatet er at turnusen blir endret for sjeldent. Rehabiliteringsavdelingen fortalte om et vellykket eksempel på at flytting av aktiviteter har gitt et bedre tilbud til brukerne. Her ble det allerede bestemt i 1997 å flytte middagen til et senere tidspunkt. Begrunnelsen var å gi mer rom for trening og hjemmebesøk. Omsorgstjenester Skjerstad har invitert de ansatte til være med på å lage en døgnrytmeplan. Her er det hengt opp et gråpapir på veggen hvor de ansatte kan komme med forslag over når ulike aktiviteter skal gjennomføres (jf. figuren under). Her blir de ansatte oppmuntret til å komme med forslag til endring uten å være bundet av dagens praksis. 23

9495 45 Figur 5-1 Oppslag på veggen som grunnlag for utarbeiding av døgnrytmeplan for Omsorgstjenester Skjerstad 5.3 Standardisering av vaktlengder? I helse- og omsorgstjenestene er det vanlig med mange ulike vaktlengder. I intervjuene er informantene spurt om årsaken til at lengden på vaktene varierer, og om det kan være hensiktsmessig med en økt grad av standardisering av vaktlengdene. Det er mest vanlig med vaktlengder på 7,5 og 8 timer, samtidig som det finnes en rekke varianter med kortere vakter. Kortere vakter kan være begrunnet ved at bemanningen da blir mer tilpasset til når brukerne har behov for bistand. Andre begrunnelser er at vaktlengden tilpasses en gitt stillingsstørrelse eller at den kortes ned for å redusere kostnader. Ansatte er ofte lite begeistret for kortere vakter fordi en slik løsning innebærer flere vakter i løpet av en gitt periode. Det er delte meninger om det er lurt med økt standardisering av vaktlengdene. Fordeler med økt standardisering er at det blir lettere å bruke ansatte på tvers og at flere kan delta på møter ved vaktbytte. En ulempe er at man mister et virkemiddel for å tilpasse bemanningen til døgnrytmen og brukernes behov. 5.4 Redusert deltid vil gi økt pensjon Det er foretatt en kartlegging av den faktiske pensjonssatsen i 2015 for de ulike enhetene i Bodø kommune. Den er beregnet ved å dividere utbetalt pensjon med samlet lønnsutbetaling. Tanken har vært at kartlegging av denne satsen kan gi en indikasjon på omfanget av stillinger som ikke utløser pensjon. Eksempler på slike stillinger er kortvarige ansettelser, vikarer uten ansettelse og vikariater i små stillinger. Resultatet for de ulike driftsenhetene i Bodø er vist på de tre neste figurene. De viser nokså store forskjeller i nivået på pensjonssatsen. En nærliggende forklaring er at enhetene har et ulikt omfang 24

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune av stillinger som utløser pensjon, og at nivået på pensjonssatsen henger sammen med omfanget av deltid. I så fall vil økte stillinger kunne gi økt utbetaling av pensjon. Resultatene av kartleggingen ble lagt frem på dialogkonferansen som ble arrangert 17. oktober 2016. Det ble da gitt tilbakemelding om at det har skjedd endringer i 2016 som vår kartlegging ikke har fanget opp. Derfor vil en kartlegging av situasjonen i 2016 kunne gi et annet bilde av hvor stor del av lønnsutbetalingene som utløser pensjon. Pensjon som andel av samlede lønnsutbetatlinger Mørkved Sykehjem Nattjeneste Mørkved Sykehjem Langtidsplass Mørkved Sykehjem Langtidsplass Stadiontunet Sykehjem Sølvsuper Fellesressurser Stadiontunet Sykehjem Sentrum Sykehjem Langtidsplass Sentrum Sykehjem Langtidsplass Stadiontunet Sykehjem Sølvsuper Korttidsplass Kortbølgen Sølvsuper Korttidsplass Hovdejordet Sykehjem Sentrum Sykehjem Langtidsplass Sølvsuper Langtidsplass Somatisk Sentrum Sykehjem Natt Furumoen Sykehjem 20 % 20 % 19 % 19 % 18 % 18 % 17 % 17 % 17 % 17 % 17 % 17 % 16 % 15 % 14 % 14 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% Pensjon i prosent av samlet lønn Figur 5-2 Pensjon som andel av samlede lønnsutgifter for institusjoner i 2015 Pensjon som andel av samlet lønnsutbetalinger Mørkved/Alstad Gamle Riksvei 18 kollektiv Hjemmetjenesten Psykisk Rehabiliteringsavd. Gamle Hjemmetjenesten Nord Distriktsnattjenesten Hjemmetjenesten Skjerstad Straumbo Bogodt Hjemmetjeneste Saltstraumen Hjemmetjenesten Øst Hjemmetjenesten Sentrum Hjemmetjenesten Vebjørn Sørgjerdet bokollektiv Nattjenesten Villa Vekst 6,5 % 19,2 % 19,2 % 18,8 % 16,7 % 16,7 % 16,6 % 16,4 % 16,2 % 16,2 % 15,5 % 14,9 % 14,7 % 14,7 % 14,6 % 14,2 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% Pensjon i prosent av samlet lønn Figur 5-3 Pensjon som andel av samlede lønnsutgifter for hjemmetjenesten i 2015 25

9495 Pensjon som andel av samlede lønnsutbetalinger Miljøtjenesten Utegruppen K 14 4+5 Etg A-Bolig, Ramflogveien 9-11 K 14 Kollektiv +3 Etg Vollveien Trollmyra Bokollektiv C-Boliger, Ramflogveien 1-3 Lillebølgen Symra Dagsenter Lillevollen Stadion Avlastning Tiurveien Avlastning 10,3 % 9,3 % 16,1 % 15,9 % 15,8 % 15,3 % 15,0 % 14,8 % 14,8 % 14,8 % 14,2 % 14,0 % 0% 5% 10% 15% 20% Pensjon i prosent av samlet lønn Figur 5-4 Pensjon som andel av samlede lønnsutgifter for miljøtjenesten i 2015 26

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 6 Alternative arbeidstidsordninger i Bodø kommune I intervjuene ble informantene spurt om hvilke alternative arbeidstidsordninger som var prøvd ut, og hvilke erfaringer som var gjort med disse ordningene. Kommunen har prøvd ut både langturnus og hinkehelger som blir omtalt i det følgende. Ellers vil det være naturlig at kommunen i neste fase av prosjektet vurderer muligheten for utprøving av andre alternative arbeidstidsordninger. Langturnus Lillevollen er et bofellesskap for mennesker med utviklingshemming. Der har de prøvd ut langturnus. Langturnus innebærer at døgnet blir delt i to, og ikke i tre som ellers er vanlig i turnus. Turnusen er organisert med langvakter både på hverdager og i helger. Turnusen går over 12 uker hele året, med tre uker fri innbakt i den faste turnusen. Resultatet er at det ikke har vært nødvendig med avvikling av ordinær hovedferie med denne turnusordningen. Ordningen er populær blant de ansatte, og den har gitt gode resultater for brukere. Ordningen har vært evaluert av forskere. Engbråten (2015) 3 har blant annet følgende konklusjoner om turnusen. «Oppsummeringen har vist at det blant ansatte ikke fremkommer helseplager eller slitasje. De ansatte oppgir høy grad av trivsel. Påvirkning på egen arbeidssituasjon og bedre mulighet for å ivareta egen helse og omsorgsoppgaver i nær familie er noe av det de ansatte av begge kjønn oppgir som viktig for dem. Beboerne bruker mindre psykotrope medikamenter, det er færre tvangsvedtak etter Helseog omsorgstjenesteloven (HOL) kapittel. 9, de har bedre psykisk helse, beboerne kommuniserer bedre og er mer aktive både på ferie og i den daglige donten.» Turnusen er bygget på en tillatelse fra Arbeidstilsynet om å gå turnus med vaktlengde på inntil 13 timer. Arbeidstilsynet har gitt melding om at denne tillatelsen ikke vil bli videreført. Flere av informantene er skeptiske til beslutningen til Arbeidstilsynet, ettersom erfaringene er så gode. Langturnus er også prøvd ut i Vollveien, som også har langvakter hele uka og avvikler ordinær hovedferie i turnus. Oppfølgingstjenesten har langvakter i helgene. Her går ansatte langvakter hver åttende helg. Hjemmetjenesten Skjærstad fortalte om gode erfaringer med langvakter i liten bolig. Hinkehelger Hinkehelger innebærer at man arbeider noen ekstra helger i løpet av et år. Mange av tjenestene i Bodø kommune bruker hinkehelger under avviklingen av ferien. Dette blir gjort for å unngå at kvaliteten faller for mye i feriene som følge av mange vikarer. Noen bruker hinkehelger i ordinær turnus hvor de ansatte for eksempel arbeider en ekstra helg hver 12. uke. 3 Engbråten, Anne Liv (2015): Fra skadebegrensning til tjenesteutvikling" - evaluering av langturnus i Lillevollen bofellesskap i Bodø kommune. 27

9495 7 Oppsummering 7.1 Ledernes oppsummering av hovedutfordringer Som tidligere nevnt ble det gjennomført 17 intervjuer med ledere for de aktuelle enhetene. På slutten av intervjuene skulle informantene svare på en femdelt skala på en serie oppsummerende utsagn. Figuren under oppsummerer hva lederne og tillitsvalgte har svart på de kvantitative spørsmålene. Min enhet bruker vikarer på en hensiktsmessig måte? Riktig kompetanse tilstede gjennom døgnet? Helhetsinntrykket er at dagens bemanningsplanlegging fungerer Tilstrekkelig bemanning for å møte innbyggernes behov fordelt gjennom Riktig styringsinformasjon bruke for å ha rett person på rett plass til rett tid Riktig kompetanse tilstede i ferie? Riktig kompetanse tilstede i helgene? Heltidskultur med høy gjennomsnittlig stillingsstørrelse Oppsummerende utsagn 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Figur 7-1 Fordeling av skår fra ledere på påstander om bemanning og bemanningsplanlegging. Kilde: Informantintervjuer (N=17) De største utfordringene er om kompetanse er til stede i helger og i ferier og den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen, jf. figuren over. For disse spørsmålene er det rundt halvparten av informantene som har svart «rødt» (helt uenig eller delvis uenig). I intervjuene er det flere av informantene som gir uttrykk for at de er bekymret for kvaliteten på tilbudet i helger og i ferier. Grunnen til svekket kvalitet er omfattende bruk av vikarer og ansatte i små stillinger på disse tidspunktene som ikke har den nødvendige kompetansen. Dette forholdet er for øvrig utdypet i kapittel fire. 7.2 Fremskrevet behov for pleie- og omsorgstjenester Vi har foretatt en beregning av behovet for pleie- og omsorgstjenester som følge av demografiske endringer for hele perioden fra 1988 til 2040. Beregningen tar utgangspunkt i utviklingen i antall eldre i kommunen som er av sentral betydning for behovet for tjenester. 28

Beskrivelse og analyse av nå-situasjon for heltidskultur i Bodø kommune 300 250 Beregnet behov for pleie og omsorg (2015=100) og utvikling av eldre aldersgrupper (2015=100) 90 år+ 200 150 80-89 år 67-79 år 100 Beregnet behov PLO 50 0 1988 1993 1998 2003 2008 2013 2018 2023 2028 2033 2038 Figur 7-2 Beregnet behov for pleie- og omsorgstjenester (2015=100) i Bodø kommune og utvikling av tre aldersgrupper eldre (2015=100) som sentral del av grunnlag for beregning av behovet Det er foretatt en beregning av behovet for pleie- og omsorgstjenester i årene fremover ved hjelp av de demografiske kriteriene i det statlige inntektssystemet. Resultatet av beregningene viser at behovet for tjenester blir mer enn doblet frem til 2040, jf. figuren over. Også i perioden fra 1988 og frem til i dag har behovet for pleie- og omsorgstjenester blitt doblet. 7.3 Oppsummering Erkjenn at bygging av heltidskultur tar tid Hensikten med å etablere en heltidskultur er å oppnå de positive effektene vist i «kvalitetshjulet» som er utviklet av Leif Moland. God kvalitet for brukerne er kanskje den viktigste effekten. I utviklingen av kulturen blir det viktig å holde fast på de ulike effektene man ønsker å oppnå. Forskning viser at ansatte lettere blir motivert til å gjennomføre endringer når de ansatte skjønner hvorfor endringene gjennomføres. Erfaringen fra andre kommuner er at det tar tid å bygge en heltidskultur. Også for Bodø kommune blir det viktig å se på utvikling av heltidskultur som et langsiktig utviklingsarbeid. Fallende kvalitet i helger og ferier Mange av våre informanter opplever fallende kvalitet i helgene som en utfordring. Redusert kvalitet henger sammen med at det er mange vikarer som arbeider i helgene og at bemanningen er noe redusert. Det er store forskjeller mellom enhetene over hvor ofte ansatte arbeider i helgene. En sentral forklaring ser ut til å være at det er etablert ulik praksis i enhetene. En annen forklaring kan være at alle brukerne ikke har like stort behov for bistand i helgene. Mange opplever også fallende kvalitet i ferier som en utfordring. To- eller tredelt ferie er under utredning. Tredelt ferie kan bidra til økt kvalitet på tilbudet i ferien, men kan være til noe ulempe for ansatte. 29

9495 Variasjoner i bruk av vikarer og overtid i 2015 brukte Bodø kommune 74 årsverk til ferieavvikling, 42 årsverk til annen innleie og 17 årsverk til overtid. Det er store forskjeller i omfanget av vikarer og overtid mellom enhetene. Mulige forklaringer kan være ulikt nivå på sykefraværet, at enhetene har etablert ulik praksis og andre forhold. Deler av disse årsverkene kan vurderes erstattet med fast ansatte, som kan fylle vakter ved fravær. En slik erstatning krever gode rutiner og kanskje organisatoriske endringer. Det bør utredes nærmere hva som skal til for å øke grunnbemanningen. Rekruttering en utfordring Noen av tjenestene opplever at det (allerede nå) er vanskelig å rekruttere sykepleiere. Problemene med å rekruttere kan ha sammenheng med at kommunen i stor grad utlyser små stillinger. Samtidig er det noen enheter som klarer å rekruttere ønsket arbeidskraft uten særlige problemer, noe som viser at det er mulig å tilby stillinger som oppleves som attraktive. Utfordringen blir trolig større på 2020-tallet, når behovet for arbeidskraft vil øke betydelig både i Bodø kommune og nabokommunene. Det blir da viktig at kommunen oppleves som attraktiv arbeidsgiver. Gode erfaringer med langvakter Noen enheter har gode erfaringer med langvakter som er dokumentert gjennom forskning, Arbeidstilsynet vil ikke videreføre tillatelsen med vaktlengder på inntil 13 timer, til tross for de gode erfaringene. Redusert deltid gir økt pensjon? Ikke alle lønnsutbetalinger utløser pensjon. Vikariater i små stillinger er et eksempel på stillinger som ikke nødvendigvis utløser pensjon. Nivået på pensjonssatsen henger sammen med omfanget av deltid. Økte stillinger kan gi økt utbetaling av pensjon. Det må derfor avklares hvordan kommunen skal håndtere økningen. Behov for utvikling av styringsindikatorer og aktivitetsdata Kommunen mangler styringsinformasjon for å ha rett informasjon til stede på rett plass til rett tid. Aktuelle styringsindikatorer kan være gjennomsnittlig arbeidstid og bruk av vikarer og overtid. Her kan man bygge videre på styringsdata som blir etablert i «styrhuset». Det kan også være aktuelt å utvikle bedre aktivitetsdata som grunnlag for å planlegge turnus. Samordning av vaktlengder kan forenkle driften. Ulempen kan være mindre fleksibilitet og overtid i tilpasning til brukernes behov. Økt grunnbemanning krever stram styring Driftsenhetene i Bodø kommune blir styrt gjennom både økonomiske rammer og hvor mange faste årsverk enhetene kan ha. Det er ikke tillatt å ha flere ansatte enn de tildelte hjemlene, selv om økonomiske rammer gir rom for økning. En slik styring kan gjøre det vanskelig å erstatte vikarer og overtid med fast ansatte. Dessuten bærer systemet preg av doble styringssignaler, for det er ingen entydig sammenheng mellom de økonomiske rammene og årsverkene som rammene utgjør. Derfor er systemet også unødvendig komplisert og arbeidskrevende å administrere. Samtidig er det viktig at enhetene har god oversikt over sammenhengen mellom bemanningsplanene (turnusen) og utgiftene som planene generer. Det bør være ledere på operativt nivå med ansvar for «penger, fag og folk» som har det primære ansvaret for å følge opp denne sammenhengen. Oppfølgingen bør skje i linjen, og ikke gjennom antall hjemler. 30