Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr.141 /10 Tid: 3. november 2010 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen M Ø T E I N N K A L L I N G NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Til behandling: Sak 35/10 Protokoll fra møtet 12. oktober 2010 Sak 36/10 Sak 37/10 Sak 38/10 Eventuelt Forvaltningsrevisjonsrapport om anskaffelser i Vestby kommune Forvaltningsrevisjonsrapport om kvaliteten i sykehjemstilbudet Orienteringssaker Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren 26. oktober 2010 Tore Hem /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører Rådmann BDO AS
Sak 35/10 Protokoll fra møtet 12. oktober 2010 Saksutredning: Sekretæren sendte et forslag til protokoll til utvalgets medlemmer via e-post den 13. oktober. Paal Jargel stilte i en e-post spørsmål ved hvorfor ordføreren hadde fått kopi av forslaget. Han så heller ingen grunn til at hans navn som forslagsstiller skulle refereres i protokollen. I samråd med leder ble forslaget til protokoll opprettholdt på dette punktet. Det ble påpekt noen trykkfeil og disse ble rettet opp. Oppfølging av protokollen: Særutskrift av sak 23/10, sak 33/10 og sak 35/10 er sendt til kommunestyret. Sak 26/10 Etterlyste dokumenter fra Vestby Næringsselskap AS og Vestby fjernvarme AS er sendt medlemmene og følger som orienteringssaker til dagens møte. Sak 27/10 Vi tar sikte på å legge fram en revidert versjon av retningslinjene for utvalgets arbeid til neste møte. Sak 30/10 Vedtakets pkt. 2. er sendt rådmannen. Redegjørelse vil ventelig foreligge til det første møtet i 2011. Sak 31/10 Oppfølging ikke påbegynt Eventuelt-vedtakene vedr. framleie av boliger og forsikringer: sekretariatet har bedt rådmannen om skriftlige redegjørelser Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12. oktober 2010 godkjennes. Ås, den 26. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12. oktober 2010.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 12. oktober 2010 kl. 18.00 kl. 20.25 Til stede: Tore Hem (leder) Lars Johan Rustad Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Paal Jargel Fra kommunestyret: Ordfører John Ødbehr (sak 35/10) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO: Hovedrevisor Stein Jøraandstad Nyvalgt leder av utvalget, Tore Hem, ledet møtet. Lederen foreslo ny sak 35 på dagsorden Kontrollutvalgets rett til å være til stede i lukkede møter. Innkalling og dagsorden, med tillegg av sak 35, ble godkjent. Sak 35 ble behandlet først i møtet. Sak 35/10 Behandling: Kontrollutvalgets rett til å være til stede i lukkede møter Ordføreren viste til kontrollutvalgets vedtak under eventuelt den 9. juni d.å. Han mente det på forhånd er ønskelig å få vite hvem fra utvalget som ønsker å være til stede under lukkede møter, blant annet for å sikre at dokumenter som ettersendes før det aktuelle møtet også gis til vedkommende. Han oppfordret også utvalget til å se på rutiner for rapportering tilbake til kontrollutvalget. Paal Jargel fikk enstemmig tilslutning til sitt forslag om at alle kontrollutvalgsmedlemmer skal ha møterett til lukkede utvalgsmøter i kommunen, deltakelsen skal varsles til kommunen på forhånd og det bør være rapporteringsplikt til utvalget.
Kontrollutvalget viser til sin møterett i lukkede møter i folkevalgte organer i kommunen som følger av Kommuneloven 77 nr. 7, jf. departementets brev av 15.2.10. Utvalget mener denne rette kan gjennomføres som følger: 1. Medlemmer som ønsker å overvære lukkede møter i folkevalgte organer i kommunen skal varsle formannskapssekretæren om dette på forhånd. 2. De som har deltatt på lukkede møter skal rapportere om dette på førstkommende kontrollutvalgsmøte. Taushetsbelagte opplysinger som kom fram i møtet kan bringes videre til kontrollutvalget. Forvaltningslovens 13 om taushetsplikt vil da også gjelde for kontrollutvalget. Sak 26/10 Protokoll fra møtet 9. juni 2010 Behandling: Sak 27/10 Behandling: Sak 23/10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 9. juni 2010 godkjennes. Utvalgsmedlemmene bemerket at de ennå ikke hadde mottatt revisjonsberetningene fra Vestby Næringsselskap AS og Vestby Fjernvarme AS. Det ble også satt fram et ønske om å få referatet fra siste generalforsamling i de to selskapene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets handlingsplan Gjennomgangen av utvalgets handlingsplan tas til orientering. Det ble påpekt at det kan virke forvirrende at det benyttes ulike navn på planen og at retningslinjer.. bør brukes mer konsekvent. Lars Johan Rustad foreslo at reglene for medlemmenes adgang til lukkede møter i folkevalgte organer i kommunen tas inn i retningslinjene. Sekretariatet bes legge fram forslag til reviderte retningslinjer Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet (utsatt sak fra forrige møte) Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
Kommunestyret tar administrasjonens tilbakemelding, jf. brev av 9. april 2010, om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Behandling: Paal Jargel fikk utvalgets tilslutning til sitt forslag om å be administrasjonen om en ny rapport om oppfølgingen ett år etter forrige rapport, jf. Vestby kommunes rapport i brev av 9. april 2010. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Utvalget ber om en ny tilbakemelding fra administrasjonen om oppfølgingen av rapportens anbefalinger pr. april 2011. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar administrasjonens tilbakemelding, jf. brev av 9. april 2010, om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Sak 28/10 Revisors egenvurdering av uavhengighet Egenvurderingen fra oppdragsansvarlig revisor av 22. september 2010 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 29/10 Revisjonsplan 2010 Behandling: Sak 30/10 Kontrollutvalget tar BDOs revisjonsplan 2010 til orientering. Lars Johan Rustad viste til at revisjonen, bl.a. basert på risikovurderinger, må prioritere hva den vil revidere. Han mente slike vurderinger bør komme klarere fram i revisjonsplanen. Han fikk utvalgets tilslutning til sitt forslag om om å be revisjonen være mer spesifikk på dette området i senere planer. Kontrollutvalget tar BDOs revisjonsplan 2010 til orientering, men ønsker en plan som er mer spesifikk for Vestby for 2011 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 1. Kontrollutvalget tar rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til orientering.
2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. 3. Revisjonen bes gi utvalget en orientering om: - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid 4. Sekretariatet bes - forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. - foreslå midler til opplæring av det nye kontrollutvalget høsten 2011. 5. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en egenevaluering hvert andre år, neste gang våren 2011 og ber sekretariatet forberede en sak om dette Behandling: Sak 31/10 Sak 32/10 Gunvor Vedvik spurte om status for kontrollutvalgets anbefaling om kvalitetssikring av administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak. Enighet om at sekretariatet bes sjekke dette. Vedtak føyes inn som nytt tredje strekpunkt under pkt 4. 1. Kontrollutvalget tar rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. 3. Revisjonen bes gi utvalget en orientering om: - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid 4. Sekretariatet bes - forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. - foreslå midler til opplæring av det nye kontrollutvalget høsten 2011. - sjekke status for utvalgets forslag vedr. kvalitetssikring av oppfølgingen av kommunestyrevedtak. 5. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en egenevaluering hvert andre år, neste gang våren 2011 og ber sekretariatet forberede en sak om dette Selskapskontrollen Opplegget for selskapskontrollen 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunens rutiner for journalføring og etterlevelse av svarfrister Sentraladministrasjonens brev av 23. juni 2010 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt
Sak 33/10 Budsjett for kontroll og tilsyn 2011 1. Vestbys kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2011 foreslås budsjettert til kr. 1 016 500,-. 2. I 2011 gjennomføres to forvaltningsrevisjonsprosjekter. 3. Saken oversendes Vestby kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2011. Saksutredningen skal følge med til kommunestyret ved behandling av budsjettet for 2011. Behandling: Revisor orienterte om at revisjonen av overformynderiet og pasientregnskapet ikke var tatt med i avtalen om revisjonen av kommunen og disse oppgavene hadde derfor blitt fakturert særskilt. Utvalgets medlemmer mente budsjettet for 2011 bør ta høyde for disse kostnadene og det var enighet om å legge en kostnad, tilsvarende årets faktura (ca kr 43 000,-), inn i budsjettforslaget for kontroll og tilsyn. 1. Vestbys kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2011 foreslås budsjettert til kr. 1 059 000,-, fordelt på følgende poster: 2011 Regnskapsrevisjon 370 000 Tilleggsregning regnskapsrevisjon 43 000 Forvaltningsrevisjon 390 000 Sekretariat 141 000 Utvalgets kostn. 115 000 Sum 1 059 000 2. I 2011 gjennomføres to forvaltningsrevisjonsprosjekter. 3. Saken oversendes Vestby kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2011. Saksutredningen skal følge med til kommunestyret ved behandling av budsjettet for 2011. Sak 34/10 Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt
1. Paal Jargel mente brannen ved Son skole er en påminnelse om behovet for å ha gode forsikringsordninger for kommunens eiendommer etc. Han fikk utvalgets tilslutning til at rådmannen bes om en skriftlig redegjørelse for disse ordningene, blant annet rutiner for at alt blir dekket av forsikring, regulering i forhold til markedsverdi og kjøp/fornyelse av forsikringene. Sekretariatet bes innhente en redegjørelse fra rådmannen. 2. Paal Jargel var blitt fortalt at kommunen i noen tilfelle leier leiligheter i relativt dyre områder for framleie til sosialklienter. Han fikk utvalgets tilslutning til at rådmannen bes om en skriftlig redegjørelse for kommunens retningslinjer for framleie av boliger, blant annet om dette påfører kommunen netto kostnader og eventuelt leietakeransvar. Sekretariatet bes innhente en redegjørelse fra rådmannen. Vestby, den 21. oktober 2010 Tore Hem Leder Lars Johan Rustad Nestleder
Sak 36/10 Forvaltningsrevisjonsrapport om innkjøp og anskaffelser i Vestby kommune Saksutredning: I tråd med kommunestyrets vedtak i sak 34/10, jf. kontrollutvalget sak 13/10, har Østfold kommunerevisjon IKS oversendt vedlagte forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten er fra revisjonens side, med henvisning til kommuneloven 78, nr. 7, unntatt offentlighet. Det framgår av vedlagte E-info nr 10/11 fra NKRF at revisor har en omfattende taushetsplikt, men at denne ikke på samme måte gjelder for kontrollutvalg. For dette utvalget må spørsmålet om opplysningene skal undergis taushetsplikt vurderes ut fra forvaltningsloven 13, jf. offentleglova 13. Dersom opplysingene ikke er underlagt taushetsplikt i henhold til lov, er dokumentet, når det er mottatt av kontrollutvalget, ikke unntatt innsynsrett, jf. offentleglova 16 c). Vi kan ikke se at forvaltningsrevisjonsrapporten inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for denne revisjonen den 9. juni d.å. Revisjonen har, etter det vi kan se, fulgt opp de problemstillingene som ble vedtatt for prosjektet. Revisjonen har sett på et utvalg av 19 ulike anskaffelser som utgjorde 15% av alle anskaffelser over kr 100 000,-. Det framgår ikke fra hvilke(t) år. Vi merker oss at revisjonen i sin vurdering av bruken av rammeavtaler, har basert seg på uttalelser fra administrasjonen og ikke foretatt stikkprøver i regnskapet. Revisjonen har ikke vurdert om de fire direktekjøpene var i tråd med forutsetningene for slike kjøp. Revisjonen skriver i sin konklusjon, s. 24, at kommunen har fokus på overholdelse av anskaffelsesregelverket og at gjennomgangen av konkrete anskaffelser gir et positivt inntrykk. Samtidig heter det i konklusjonen at kommunen mangler enkelte kontrollaktiviteter for å sikre riktig etterlevelse av regelverket. En har også funnet svakheter ved kommunens arkivering, som samlet medfører manglende etterprøvbarhet for en overveiende del av anskaffelsene. Viktige funn i rapporten: - Resultatområdelederne er delegert full myndighet til å gjennomføre innkjøp på eget område og de fleste av disse har videredelegert myndighet til mellomledere - Vestby, Nesodden, Frogn og Ås samarbeider via et Felles innkjøpskontor. - Det er utarbeidet en felles innkjøpshåndbok for samarbeidende kommuner. Alle får jevnlig tilbud om å delta i opplæring i kommunenes innkjøpssystem - Det er et ønske i adm. om å ha en person sentralt i kommunen som arbeider med innkjøp på heltid (i dag på deltid?) - Ved store anskaffelser benyttes som regel ekstern kompetanse i prosessen. - Det er ikke etablert kontrollordninger for enkeltanskaffelser av lavere verdi eller for etterlevelse av rammeavtaler, men administrasjonen arbeider med dette.
- Det eksisterer på dette området en klar ansvarsfordeling mellom politikere, rådmannen og øvrige resultatområdeledere - Revisjonen fant at ulike dokumenter og aktiviteter til sammen utgjør en reell ramme for internkontroll. - Revisjonen finner at kommunens informasjonsutveksling innen innkjøp er tilfredsstillende. - Av fire direktekjøp var to anført som hastesaker. - Undersøkte anskaffelsesprosedyrer, konkurransegrunnlag, praksis i forhold til kunngjøring, tilbudsåpning, tildelingskriterier og tildeling er i tråd med regelverket. - Kommunens praksis i forhold til avslutning av konkurranser arkivering av konkurransegrunnlaget, ikke info. om kommunens null-toleranse over leverandører med mislige forhold og protokollføring er, ifølge revisjonen, ikke tilfredsstillende. - Kommunen benytter rammeavtaler der dette finnes. - Det er manglende kontrollen med etterlevelse av rammeavtaler og praksisen vedr. utløpte avtaler Revisjonens anbefalinger: 1. Vestby kommune bør prioritere og fokusere på journalføring og arkivering i tråd med regelverket omkring offentlige anskaffelser i innkjøpsarbeidet. 2. Vestby kommune bør forsere arbeidet med å etablere nødvendige kontrolltiltak i forhold til anskaffelser under en viss verdi. I rådmannens høringsuttalelse blir det ikke fremmet noen innsigelse mot revisjonens konklusjoner og anbefalinger. Det pekes på hvordan anbefalingene vil bli fulgt opp. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om anskaffelser og innkjøp i Vestby kommune til orientering. 2. Det gis offentlig innsynsrett i rapporten, jf. offentleglova 3, jf,. 16 c). 3. Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om anskaffelser og innkjøp i Vestby kommune til etterretning. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om dette innen seks måneder. Ås, den 26. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær
Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon IKS av 22. oktober 2010 om anskaffelser og innkjøp i Vestby kommune NKRFs e-info nr 10/11 Avklaringer om taushetsplikten etter kommuneloven 78 nr. 7
Sak 37/10 Forvaltningsrevisjonsrapport om kvalitet i sykehjemstilbudet Saksutredning: I tråd med kommunestyrets vedtak i sak 34/10, jf. kontrollutvalget sak 13/10, har Østfold kommunerevisjon IKS oversendt vedlagte forvaltningsrevisjonsrapport. Mht. offentliggjøring av rapporten, viser vi til drøftingen i sak 36/10.. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for denne revisjonen den 9. juni d.å. Revisjonen har, etter det vi kan se, fulgt opp de problemstillingene som ble vedtatt for prosjektet. Revisjonen gjelder Vestby sykehjem som har 78 plasser. Revisjonen i dette prosjektet innhentet data gjennom dokumentanalyse og intervju, blant annet med 12 brukere ved sykehjemmet. Revisjonen oppsummerer sine vurderinger med at Vestby kommune langt på vei har etablert et system som ivaretar forvaltningsloven og kvalitetsforskriftens krav. Det finnes et forbedringspotensiale i dokumentasjon av arbeidet hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Revisjonen finner også at tjenesteutøvelse og brukeropplevd kvalitet ved sykehjemmet er i tråd med intensjonene i kvalitetsforskriften på de fleste områder. Viktige funn i rapporten: - Behandlingstiden ved søknader om plasser en til to uker. Saksgangen tilfredsstiller forvaltningslovens bestemmelser. - I 2009 ble 199 søknader innvilget og 42 avslått. I 2010 var pr. 31.5 3 av 94 saker avslått. Avslag begrunnes i søkers hjelpebehov. - Sykehjemmet har utarbeidet en kvalitetshåndbok for det daglig arbeidet. Dataprogrammet Gerica dokumenterer bl.a. tjenesteutførelsen. - Det meldes om få eller ingen avvik. - Sykehjemmet har ikke et samlet, skriftlig sett rutiner for å avdekke hvor det er fare for svikt. I praksis utføres likevel kontrollarbeid for å avdekke svikt. - Brukermedvirkning er et grunnleggende prinsipp i tjenesteutførelsen. - Ingen systematiske samtaler med pårørende, men der er en åpen dialog. - Det skal opprettes et beboerråd høsten 2010. - De ansatte opplever at sykehjemmet har en tydelig kvalitetspolitikk. Halvparten kjenner ikke til kvalitetsforskriften/håndboken. - Informasjonsskriv og serviceerklæring sendes til bruker i forkant av oppholdet. Ved innkomst gis samme informasjon muntlig. Annen informasjon gis fortløpende. - Det etterstrebes en praksis med utgagnspunkt i brukernes ønsker og behov. - De fleste brukerne gir i spørreundersøkelsen en positiv tilbakemelding om kvaliteten på tilbudet ved sykehjemmet. Revisjonens anbefalinger:
3. Det pågående arbeidet med å utvikle, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer og rutiner bør prioriteres, særlig i tilknytning til avvikshåndtering. 4. Det bør etableres en systematisk fremgangsmåte for å skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.. I rådmannens høringsuttalelse blir det ikke fremmet noen innsigelse mot revisjonens konklusjoner og anbefalinger. Det pekes på hvordan anbefalingene vil bli fulgt opp. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om kvalitet i sykehjemstilbudet til orientering. 2. Det gis offentlig innsynsrett i rapporten, jf. offentleglova 3, jf,. 16 c). 3. Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om kvalitet i sykehjemstilbudet til etterretning. Ås, den 25. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om dette innen seks måneder. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon IKS av 22. oktober 2010 om kvalitet i sykehjemstilbudet
Sak 38/10 Orienteringer Vedlegg: 1. Tertialrapport nr 2 2010 2. Dokumenter fra Vestby fjernvarme AS og Vestby næringsselskap AS: protokoller fra generalforsamlingene 2010 og revisjonsberetninger. 3. E-info 10/25 fra NKRF vedr. Innstillingsrett for kontrollutvalget 4. Aktivitetsplanen pr. 26.10.10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12. oktober 2010 godkjennes. Ås, den 26. oktober 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12. oktober 2010.