KONTROLLUTVALGET I VESTBY. Saksutskrift. Kommuneadministrasjonens godkjenning av bruksendring av 2. etg. i ordførerens garasje

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I VESTBY Saksutskrift Kommuneadministrasjonens godkjenning av bruksendring av 2. etg. i ordførerens garasje Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Vestby kontrollutvalg 23/ Vestby kontrollutvalgs behandling : Ordfører John Ødbehr, rådmann Sjur Authen, bygningssjef Hans Christian Fæste og konsulent Christin Westby svarte på spørsmål om saken. Paal Jargel foreslo at saken utsettes, med dette forslaget falt mot en stemme, jf. voteringen. Siri Hov Eggen foreslo at pkt. 1 i innstillingen også tas inn i pkt. 2 i forslaget til innstilling om vedtak i kommunestyret. Paal Jargel foreslo at sekretariatets punkt 1 i innstillingen om vedtak fra kommunestyret utgår. Votering: Utsettelsesforslaget fra Paal Jargel falt mot en stemme (Paal Jargel). Punktene 1 til 5 var vedtatt i forrige møte og ingen fremmet endringsforslag. Nytt punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Paal Jargels forslag om å ta bort pkt. 1 i innstilling om vedtak i kommunestyret fikk en stemme. Siri Hov Eggens forslag til nytt avsnitt under pkt. 1 i innstillingen om vedtak fra kommunestyret ble enstemmig vedtatt. Vestby kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget viser til sitt vedtak i sak 19/15. På bakgrunn av nye opplysninger i saken er den tatt opp til fornyet behandling og vedtaket i saken lyder nå i sin helhet: Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

2 1. Kontrollutvalget finner at sak oversendt fra Plan- og miljøutvalget vedr. kommunens behanding av søknad om bygging av garasje i Lokes vei 14 er innenfor utvalgets virkeområde. 2. Den framlagte dokumentasjon i saken fra Rådmannen viser at ansvarlig søker/tiltakshaver i denne saken har bygd loftsgulv i sin garasje uten godkjenning og i strid med gjeldende bebyggelsesplan for Sole Skog I. Søker har også oppgitt ukorrekte tall for arealregnskapet, jf. kommunens brev av til søker. I søknaden om tilbygg og bruksendring av 2. etasje i garasjen datert opplyste han ikke at søknaden var i strid med bebyggelsesplanen for området som ikke tillater garasjer bygd i mer enn en etasje. Kommunens vedtak i saken og dialogen med ansvarlig søker viser at ansvarlig søker, helt fra søknaden om bygging av garasje først fikk avslag i år 2000, var kjent med reglene om utnyttelsesgrad og antall etasjer i bebyggelsesplanen. 3. Kommuneadministrasjonen godkjente i brev av søknaden om tilbygget og bruksendringen av garasjen i Lokes vei 14. Administrasjonen overså ved denne behandlingen at garasjen tidligere ikke var godkjent med mer enn en etasje og at gulvet i loftet var bygd uten godkjenning. Rådmannen beklager i notat av sterkt at administrasjonen overså dette forholdet, men uttaler at: «det er ansvarlig søker som plikter å opplyse om forhold som har betydning for behandlingen av saken. Dette har ikke blitt gjort i denne saken.» 4. I brev av til søkeren foreslår kommuneadministrasjonen v/bygningsmyndigheten at denne saken løses ved at det søkes om dispensasjon i ettertid for overskridelsene av reguleringsbestemmelsenes Kontrollutvalget mener administrasjonen i tråd med de alminnelige regler for forvaltningens virksomhet har en selvstendig plikt til å utrede og opplyse en sak godt før vedtak fattes. I dette inngår også en kontroll av om opplysninger i søknader er korrekte, jf. forskrift om saksbehandling og kontroll. I kommunens egen sjekkliste for byggesøknader, jf. blankett , inngår plansjekk som ett av punktene. I kommunens begrunnelse for å gi byggetillatelse av vises det til reguleringsplanen for Sole Skog I og at det ved behandlingen ikke er funnet forhold som strider mot regelverk eller mot kommunal regulering. I rådmannens redegjørelse av framgår det at en kontroll mot bebyggelsesplanen likevel ikke ble gjort. Kontrollutvalget stiller etter dette et alvorlig spørsmål ved administrasjonens kvalitetssikring av sine vedtak i byggesaker. 6. Bakgrunnen for kontrollutvalgets behandling av denne saken er påstander om ulikebehandling og utnytting av bekjentskap. Mangelen på dokumentasjon av den hjelpen som ordføreren fikk av bygningssjefen og kommunens godkjenning av søknaden uten kontroll, gjør det vanskelig å tilbakevise disse påstandene. Det er også kritikkverdig at rådmannen ikke redegjorde for denne kontakten i notatet til plan- og miljøutvalget.» 7. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret finner det kritikkverdig at kommunens fremste tillitsvalgte i denne saken ikke har fulgt opp sin opplysningsplikt. Dette kan svekke kommunens og innbyggernes tillit til de folkevalgte. Den framlagte dokumentasjon i saken fra Rådmannen viser at ansvarlig søker/tiltakshaver i denne saken har bygd loftsgulv i sin garasje uten godkjenning og i strid med gjeldende bebyggelsesplan for Sole Skog I. Søker har også oppgitt ukorrekte tall for arealregnskapet, jf. kommunens brev av til søker. I Vår ref.: 15/00216 Side 2 av 6

3 søknaden om tilbygg og bruksendring av 2. etasje i garasjen datert opplyste han ikke at søknaden var i strid med bebyggelsesplanen for området som ikke tillater garasjer bygd i mer enn en etasje. Kommunens vedtak i saken og dialogen med ansvarlig søker viser at ansvarlig søker, helt fra søknaden om bygging av garasje først fikk avslag i år 2000, var kjent med reglene om utnyttelsesgrad og antall etasjer i bebyggelsesplanen. 2. Kommunestyret understreker at administrasjonen har et selvstendig ansvar for at saker er godt opplyst og opplysninger kontrollert før vedtak fattes. Kommunestyret ber administrasjonen for framtida kontrollere at byggesøknader er i tråd med gjeldende retningslinjer, lokalt og nasjonalt. 3. Byggesøknader med søknad om dispensasjoner fra folkevalgte og ansatte på ledernivå skal politisk behandles av plan- og miljøutvalget. 4. Hjelp til folkevalgte og ansatte på ledernivå i byggesaker bør generelt protokolleres via forhåndskonferanser. 5. Rådmannen bes legge større vekt på kvalitetssikring av arbeidet med byggesaker og notater til folkevalgte organer 6. For øvrig tar kommunestyret saken til orientering Saksutskriften bekreftes Ås, 24.august 2015 Jan T. Løkken/s./ Kontrollsjef/Sekretariatsleder Vår ref.: 15/00216 Side 3 av 6

4 Saksfremlegg Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til sitt vedtak i sak 19/15. På bakgrunn av nye opplysninger i saken er den tatt opp til fornyet behandling og vedtaket i saken lyder nå i sin helhet: 1. Kontrollutvalget finner at sak oversendt fra Plan- og miljøutvalget vedr. kommunens behanding av søknad om bygging av garasje i Lokes vei 14 er innenfor utvalgets virkeområde. 2. Den framlagte dokumentasjon i saken fra Rådmannen viser at ansvarlig søker/tiltakshaver i denne saken har bygd loftsgulv i sin garasje uten godkjenning og i strid med gjeldende bebyggelsesplan for Sole Skog I. Søker har også oppgitt ukorrekte tall for arealregnskapet, jf. kommunens brev av til søker. I søknaden om tilbygg og bruksendring av 2. etasje i garasjen datert opplyste han ikke at søknaden var i strid med bebyggelsesplanen for området som ikke tillater garasjer bygd i mer enn en etasje. Kommunens vedtak i saken og dialogen med ansvarlig søker viser at ansvarlig søker, helt fra søknaden om bygging av garasje først fikk avslag i år 2000, var kjent med reglene om utnyttelsesgrad og antall etasjer i bebyggelsesplanen. 3. Kommuneadministrasjonen godkjente i brev av søknaden om tilbygget og bruksendringen av garasjen i Lokes vei 14. Administrasjonen overså ved denne behandlingen at garasjen tidligere ikke var godkjent med mer enn en etasje og at gulvet i loftet var bygd uten godkjenning. Rådmannen beklager i notat av sterkt at administrasjonen overså dette forholdet, men uttaler at: «det er ansvarlig søker som plikter å opplyse om forhold som har betydning for behandlingen av saken. Dette har ikke blitt gjort i denne saken.» 4. I brev av til søkeren foreslår kommuneadministrasjonen v/bygningsmyndigheten at denne saken løses ved at det søkes om dispensasjon i ettertid for overskridelsene av reguleringsbestemmelsenes Kontrollutvalget mener administrasjonen i tråd med de alminnelige regler for forvaltningens virksomhet har en selvstendig plikt til å utrede og opplyse en sak godt før vedtak fattes. I dette inngår også en kontroll av om opplysninger i søknader er korrekte, jf. forskrift om saksbehandling og kontroll. I kommunens egen sjekkliste for byggesøknader, jf. blankett , inngår plansjekk som ett av punktene. I kommunens begrunnelse for å gi byggetillatelse av vises det til reguleringsplanen for Sole Skog I og at det ved behandlingen ikke er funnet forhold som strider mot regelverk eller mot kommunal regulering. I rådmannens redegjørelse av framgår det at en kontroll mot bebyggelsesplanen likevel ikke ble gjort. Kontrollutvalget stiller etter dette et alvorlig spørsmål ved administrasjonens kvalitetssikring av sine vedtak i byggesaker. 6. Bakgrunnen for kontrollutvalgets behandling av denne saken er påstander om ulikebehandling og utnytting av bekjentskap. Mangelen på dokumentasjon av den hjelpen som ordføreren fikk av bygningssjefen og kommunens godkjenning av søknaden uten kontroll, gjør det vanskelig å tilbakevise disse påstandene. Det er også kritikkverdig at rådmannen ikke redegjorde for denne kontakten i notatet til plan- og miljøutvalget.» 7. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Vår ref.: 15/00216 Side 4 av 6

5 1. Kommunestyret finner det kritikkverdig at kommunens fremste tillitsvalgte i denne saken ikke har fulgt opp sin opplysningsplikt. Dette kan svekke kommunens og innbyggernes tillit til de folkevalgte. 2. Kommunestyret understreker at administrasjonen har et selvstendig ansvar for at saker er godt opplyst og opplysninger kontrollert før vedtak fattes. Kommunestyret ber administrasjonen for framtida kontrollere at byggesøknader er i tråd med gjeldende retningslinjer, lokalt og nasjonalt. 3. Byggesøknader med søknad om dispensasjoner fra folkevalgte og ansatte på ledernivå skal politisk behandles av plan- og miljøutvalget. 4. Hjelp til folkevalgte og ansatte på ledernivå i byggesaker bør generelt protokolleres via forhåndskonferanser. 5. Rådmannen bes legge større vekt på kvalitetssikring av arbeidet med byggesaker og notater til folkevalgte organer 6. For øvrig tar kommunestyret saken til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Kontrollutvalget Kommunestyret SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sak 19/15 kommunens godkjenning av bruksendring av 2. etg. i ordførerens garasje og fattet et vedtak stilet til kommunestyret. Under møtet kom det fram opplysninger om sider ved kommunens behandling som ikke var kjent for utvalget på forhånd. Dette gjaldt blant annet møter som bygningssjefen hadde hatt med ordføreren om saken før administrasjon gjorde sitt vedtak. Utvalgets leder fant etter møtet at de nye opplysningene burde bli nærmere drøftet i utvalget og ba om at utsendingen av vedtaket i saken ble utsatt til etter neste utvalgsmøte. Kommunestyret vil uansett ikke kunne behandle saken før den 7. september. Ett utvalgsmedlem var uenig i en slik utsettelse. I kontrollutvalgsmøtet den 1. juni viste lederen for plan- og miljøutvalget til at hans utvalg hadde bedt om en redegjørelse om ordførerens garasjesak fordi det var kommet fram påstander om manglende likebehandling og misbruk av bekjentskap. Sekretariatet sendte i samråd med utvalgets leder en del spørsmål til rådmannen. Spørsmålene og rådmannens svar i e-post av 7. august følger vedlagt. Rådmannen redegjør i sitt svar for kontakten mellom bygningssjefen og ordføreren i saken. Mens ordføreren i møtet den 24. juni fortalte at han hadde fått «hjelp» fra bygningssjefen, skriver rådmannen at dette bare gjaldt hvilke dokumenter han måtte sende inn. Rådmannen svarer (spml 13) at opplysningene om hjelpen ordføreren fikk ble «rett og slett uteglemt» i notatet til plan- og miljøutvalget. Sekretariatet viser til behovet for åpenhet i saker som gjelder vedtak i kommunen som gjelder folkevalgte. For ettertid bør en derfor vurdere å formalisere slik kontakt. I byggesaker vil det være naturlig å ha forhåndskonferanser. Vår ref.: 15/00216 Side 5 av 6

6 Sekretariatet mener det i denne saken, som bl.a. gjelder påstander om utnyttelse av bekjentskap i kommunen, var kritikkverdig av rådmannen ikke å opplyse om kontakten mellom bygningssjefen og ordføreren i denne saken i notatet til plan- og miljøutvalget. Til spørsmålet om hvor lang tid kommunen vanligvis bruker på byggesaker (spml 9) svarer rådmannen «Fra umiddelbart når de er gransket til innenfor lovbestemt frist: tre uker.» Behandlingstiden i dispensasjonssaker svarer han er avhengig av saksmengden til enhver tid (spml 9). Sekretariatet vil bemerke at disse svarene ikke gir informasjon om hvor lang tid behandlingen «vanligvis» tar, men viser spennvidden. Ordføreren fikk uansett en rask behandling av sin søknad. Kontrollutvalget gjorde i sak 19/15 et vedtak i denne saken. På bakgrunn av de nye opplysningene som er kommet fram i saken, foreslår sekretariatet at det føyes et nytt punkt til vedtaket: «6. Bakgrunnen for kontrollutvalgets behandling av denne saken er påstander om ulikebehandling og utnytting av bekjentskap. Mangelen på dokumentasjon av den hjelpen som ordføreren fikk av bygningssjefen og kommunens godkjenning av søknaden uten kontroll, gjør det vanskelig å tilbakevise disse påstandene. Det er også kritikkverdig at rådmannen ikke redegjorde for denne kontakten i notatet til plan- og miljøutvalget.» I forslaget til innstilling om vedtak i kommunestyret foreslår vi at det føyes til nytt punkt: «4. Hjelp til folkevalgte og ansatte på ledernivå i byggesaker bør generelt protokolleres via forhåndskonferanser. 5. Rådmannen bes legge større vekt på kvalitetssikring av arbeidet med byggesaker og notater til folkevalgte organer.» Nåværende punkt 5 forskyves og blir nytt punkt 6. Ordfører, rådmann, bygningssjefen og aktuell saksbehandler i bygningsavdelingen er invitert til møtet for å svare på spørsmål i denne saken. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær 1. Rådmannens e-post av 7. august 2015 vedr. Oppfølging av ku-sak19/15 Godkjenning av bruksendring av 2. etg. i garasje spørsmål til rådmannen. 2. Notat fra sentraladministrasjonen til plan- og miljøutvalget av vedr. Redegjørelse vedrørende sak 12/ Rådmannens brev av til FIKS vedr. Gnr. 9 Bnr 240 Lokesvei 14 Tilbygg m/vedlagte kopi av brev av til John Ødbehr. Vår ref.: 15/00216 Side 6 av 6