Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004
Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?... 4 1.4 Instruks for deponering... 4 2. Instruks for deponering av sensitivt personregister... 4 2.1 Forberedelse og gjennomføring av deponering... 4 2.2 Krav ved deponering av personregistermateriale... 4 2.2.1 Proveniens... 5 2.2.2 Arkivbegrensing... 5 2.2.3 Pakking og merking av materialet... 5 2.2.4 Deponeringsliste... 5 2.2.5 Mottak ved Arkiv i Nordland... 6 2.2.6 Registrering av materialet... 6 3. Innsyn og etterbruk...6 2
1. Innledning 1.1 Bakgrunn På midten av 1980-tallet oppsto en diskusjon mellom Riksarkivaren og Datatilsynet om bevaring av konsesjonspliktige personregistre. Skulle registrerte personer ha rett til å bli glemt, eller inneholdt registrene opplysninger som både den registrerte og andre kunne ha interesse av. Datatilsynet krevde sletting av informasjon i personregistre, mens Riksarkivaren mente det ville være uansvarlig. Registrene kunne inneholde informasjon som kastet lys over forhold som feilbehandling og overgrep, og det ville være en fordel for begge parter om slikt materiale ble bevart. Riksarkivaren mente dessuten at det var viktig å bevare kildematerialet for forskning. Diskusjonen endte i 1985 med en avtale mellom Datatilsynet og Riksarkivaren om at materiale fra konsesjonspliktige register kunne avleveres til godkjent arkivinstitusjon. Datatilsynet skulle likevel ha siste ord, og kunne forlange at særlig personømfintlige registre skulle slettes. Mange har likevel vært usikre på hva som skal skje med slikt materiale når det ikke lenger er i administrativt bruk. I mange konsesjoner kunne det se ut til at materialet skulle kastes/slettes, men slik er det altså ikke. I rundskriv fra Riksarkivaren fra 1988 heter det: Det er ikke adgang til å slette arkivverdig personregistre fra kommunal og fylkeskommunal forvaltning i henhold til konsesjonsbestemmelser før den registeransvarlige har kontaktet Arkivverket og fått avklart hva som skal gjøres. Kommunene og fylkeskommunen hadde etter Personregisterloven (1980) ikke anledning til å oppbevare sensitivt personregistermateriale som hadde gått ut av administrativt bruk. Personopplysningsloven (POL 2001) gir imidlertid fylkeskommune og kommuner hjemmel til å oppbevare personregistermateriale selv. Arkivloven (Arl 1999) stiller bestemte krav til arkivdepot og til rutiner for drift av depotet som må imøtekommes. De færreste kommuner og fylkekommuner tilfredsstiller disse kravene. Interkommunalt arkiv Nordland (IKAN)/Arkiv i Nordland tilbyr derfor fylkeskommunen, medlemskommuner og andre å deponere personregistermateriale under forhold som tilfredsstiller lovens krav. Kommunens/fylkekommunens administrative leder er fortsatt behandlingsansvarlig for personregistermaterialet, men ansvaret kan delegeres til andre (databehandler), som for eksempel IKAN/AiN. Det skal opprettes skriftlig avtale mellom ekstern databehandler og behandlingsansvarlig (kommune/fylkekommune). Arkiv i Nordlands ansvar som depot er dermed å forvalte personregistrene i tråd med Personopplysningsloven og Arkivlovens bestemmelser. 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres? De arkivene som i første omgang bør deponeres, er personregister som er opprettet med hjemmel i Lov om personregister og etter konsesjon fra Datatilsynet. Eksempel på slikt personregistermateriale er: - klientarkiv etter sosialtjenesteloven - pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven - klientarkiv etter barnevernsloven - elevarkiv i grunnskolen/videregående skole - klientarkiv ved PPT-kontor - klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak 3
I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven leveres. 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres? I arkivforskriften 5-1 står det følgende om deponeringstidspunkt: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot. Generelt skal arkivmateriale avleveres når det er 25-30 år gammelt (arkivforskriften 5-2, første ledd). Den administrative bruken av materialet regnes da å være over, og behovet for tilbakelån vil være lite. Når det gjelder personregistermateriale, regner vi klientmapper, elevmapper og lignende som ikke har vært i bruk på 10 år, som ikke lenger i administrativt bruk. 10 år vil altså være hovedregelen for deponering av personregistermateriale, noe som også praktiseres ved andre arkivinstitusjoner i Norge. I forhold til senere deponeringer ønsker IKAN å opprette separate deponeringsavtaler for ulike journalregistre og arkivdeler med den enkelte deponent. I de fleste tilfeller vil tilfeller vil deponering av materialet skje hvert 4. år (i forbindelse med periodisering). De mappene som ikke har vært i bruk de siste 10 år, plukkes ut og deponeres i henhold til instruksen. 1.4 Instruks for deponering Riksarkivaren har utarbeidet en normalinstruks (Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner) med hjemmel i Arkivloven og arkivforskriftens 5-12. Instruks for deponering av sensitivt personregistermateriale er å se på som utfyllende i forhold til Normalinstruksen (NI) og i tråd med instruksens pkt. 2.2 som gir rom for kommuner/fylkeskommuner å gi utfyllende bestemmelser om denne delen av arkivarbeidet. 2. Instruks for deponering av personregister 2.1 Forberedelse og gjennomføring av deponering Når virksomheten ønsker å deponere personregistermateriale til Arkiv i Nordland, skal det gis forhåndsmelding til AiN, og det skal opprettes en skriftlig avtale om deponering med hjemmel i POL 15. Forhåndsmeldingen skal inneholde en beskrivelse av arkivets innhold og størrelse. Når avtale er inngått, vil AiN informere om tidspunkt for deponering og sende mal til deponeringsliste til virksomheten. Arkivmaterialet skal være ordnet og listeført før deponering. Det åpnes for at AiN som arkivdepot etter separat avtale kan ta i mot uordnede deponeringer. 2.2 Krav ved deponering av personregistermateriale Om materialet som skal deponeres sier arkivforskriften 5-4: Arkivmateriale som blir avlevert til arkivdepot, skal vere ordna etter opphav (proveniens). Dette inneber at arkiv frå ulike arkivskapande einingar skal haldast for seg, og at den 4
opphavlege orden og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv så langt som mogleg skal haldast ved lag. Før deponeringa skal det vere gjennomført arkivavgrensing og kassasjon( ) 2.2.1 Proveniens Materialet skal ordnes etter opphav/proveniens. Det betyr at den opprinnelige orden skal beholdes. Arkivskapere skal holdes fraskilt, og det må heller ikke gjøres noe forsøk på å ordne materialet på noen ny måte i etterkant. 2.2.2 Arkivbegrensing Arkivmaterialet må gjennomgå arkivbegrensning før deponering. Arkivbegrensing består i å kaste doble kopier, unødvendige kladder/notater, sykemeldinger, timelister og lignende som ikke har betydning. Vær oppmerksom på at arkivbegrenset materialet skal makuleres. Stifter, binders og plastomslag fjernes fra arkivmaterialet. 2.2.3 Pakking og merking av materialet I NI 3.3 og i arkivforskriften 5-4 står det også beskrevet hvordan materialet skal pakkes og merkes. Mappene legges i godkjente arkivbokser 1 og boksene merkes. Følgende informasjon skal påføres boksen: - arkivskapers navn 2 eks.: Fylkesbarnevernet i Nordland - arkivstykkets nummer eks.: boks nr.1 - arkivstykkets innhold eks.: klientmapper ordnet etter fødselsdato el. - Tidsrom materialet omfatter eks.: 1978-1988 Den deponerende virksomhet trenger ikke å lime nye etiketter på boksene ved deponering til AiN. Ved pakking av arkivmateriale er det viktig å gjøre det slik at materialet ikke tar skade under transport. Ved store deponeringer bør man også tenke på lasting og lossing, slik at dette går enklest mulig for seg. Materialet skal pakkes i samme rekkefølge som det har på deponeringslisten. 2.2.4 Deponeringsliste Deponeringslisten leveres av oss som et elektronisk dokument, og det viktig at den blir korrekt utfylt og levert tilbake til oss i samme form. Deponeringslisten har følgende format: ddmmåå personnr etternavn, fornavn mellomnavn Boksnr. Mors Eventuelt 140332 42567 Ås, Peder 1 1999 Det er meget viktig at opplysningene blir korrekt registrert og i overensstemmelse med det faktiske arkivet. Deponeringslisten sendes til AiN før deponering, og når deponeringslisten er godkjent ved AiN, vil nærmere avtale om deponering bli gjort. 1 Godkjente arkivbokser er stående arkivbokser uten stifter. 11 cm. bredde 2 Hvis avleverende enhet er en kommune, må kommunens navn også være med. 5
Deponeringslister som tas ut som rapporter fra ulike elektroniske fagsystem og/eller Koark/Noark3/Noark4-system kan ha annet primært søkebegrep enn de manuelle deponeringslistene. AiN er forberedt på også å ta imot slike lister. 2.2.5 Mottak ved Arkiv i Nordland Arkiv i Nordland gjennomgår arkivmaterialet etter mottak og sammenholder det med deponeringslisten. Ved avvik blir det tatt kontakt med deponerende enhet, og uoverensstemmelser blir oppklart. Når alt stemmer, sender en endelig godkjenning på deponeringen, kvittering for mottatt materiale og eventuelt redigert deponeringsliste. 2.2.6 Registrering av materialet Arkiv i Nordland har en database i et lukket IT-system hvor deponering av personregistermateriale blir registrert. Det betyr at ingen uvedkommende har adgang til opplysninger fra personregistrene. Systemet krever at deponeringslisten foreligger som elektronisk dokument (se under 2.2.4). 3. Innsyn og etterbruk Arkivskaper kan i hht POL 11 få tilgang til deponert arkivmaterialet dersom materialet skal brukes til samme formål som før. Henvendelse om det skjer skriftlig til AiN. Dersom klienter ønsker innsyn i egen mappe, vil de i utgangspunktet bli bedt om å henvende seg til arkivskaper, som skal ta stilling til ønsket i henhold til gjeldende lovverk. Eventuell annen gjenbruk av materialet skal meldes til Datatilsynet. 6
4. Huskeliste ved deponering av sensitive personregister Sensitivt personregistermateriale skal deponeres til Arkiv i Nordland når materialet har vært ute av administrativt bruk i ca 10 år. Første deponering vil gjelde materiale fram til 1992 (hovedsakelig fra 1978). Deretter skal deponering skje ihht avtale med den enkelte deponent. Hovedregelen vil likevel være hvert 4. år (ved periodisering). Når deponering blir aktuell, må deponerende enhet sende en henvendelse til AiN med beskrivelse av arkivets innhold og størrelse. Det opprettes avtale om deponering. Før deponering må materialet arkivbegrenses og kassasjonsbehandles 3 i samsvar med arkivforskriftene ( 5-4). Hver mappe gjennomgås, og dobbeltkopier og unødvendige notater/kladder fjernes. Husk å makulere materialet som tas ut av mappene. Legg mappene i godkjente arkivbokser og merk boksene godt. Merk boksene med: arkivskaper (virksomhet) arkiv (f.eks Beiarn grunnskole, elevmapper) tidsrom Deponeringsliste føres. Den skal inneholde opplysninger om: fødselsnummer/personnummer navn boksnummer eventuelt dødsår eventuelle merknader Send lista på diskett, CD eller som e-post til Arkiv i Nordland før deponering. AiN tar kontakt når deponeringslista er funnet i orden, og det gjøres avtale om tid og sted for henting/bringing av arkivmaterialet. 3 Ved første deponering til Arkiv i Nordland kan avleverende enhet se bort fra kassasjonsbehandlingen. 7
8