KursAdmin Veiledning 2 for Kursarrangører Studieplaner - opprette kurs 2 Oppgaver/rettigheter Søk i studieplaner Opprette kurs Sende til godkjenning Illustrasjon av fanen «Studieplaner» i KursAdmin 1
Innhold Bruk av KursAdmin. side 3 Studieplaner og opprette kurs... side 3 Studieplaner på Funkis hjemmeside.... side 4 Studieplaner i KursAdmin.. side 4 Søk studieplan 1. Side 5 Søk studieplan 2. side 7 Kurssenter.. side 10 Navigasjon, søk og valg... side 11 Nytt kurs.. side 12 1 Kursets studieplan side 12 2 Kursets dato, tidspunkt, varighet... side 15 3 Kurssted. side 15 4 Kurs til godkjenning.. side 18 Om veiledning 2 for kursarrangør side 21 Oversikt symboler du møter i KursAdmin... side 22 KursAdmin er et program for administrasjon og rapportering av kursaktiviteter i studieforbund tilknyttet Voksenopplæringsforbundet, VOFO. Programmet er utviklet av Senitel Consulting i samarbeid med en arbeidsgruppe nedsatt av VOFO. Arbeidsgruppa har bestått av: William Evans Espen Holm Sonja Jacobsen Birgitte Johnsen Trond Markussen Jørn Rosland Rolv Stokka Kjell Meek VOFO Folkeuniversitetet Bygdefolkets Studieforbund Aftenskolen Akademisk Studieforbund Studieforbundet Funkis Musikkens Studieforbund AOF 2
Bruk av KursAdmin KursAdmin er utviklet til bruk i alle studieforbund. Det inneholder derfor noen funksjoner som vi ikke er vant til. Kanskje vil dette vise seg å være nyttige verktøy som vi senere kan ta i bruk. Før vi starter med å bruke KursAdmin, må brukeradministrator gjøre en del forberedelser i egen organisasjon. Denne veiledningen konsentrerer seg om disse oppgavene og er foreløpig ikke dekkende for alle muligheter som programmet gir. FS vil etter hvert også få sine egne tilpassinger til deler av programmet. Du får tilgang til KursAdmin via en nettleser. Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. De kan lastes ned gratis fra nettet. Google Chrome krever stor datakapasitet, Firefox krever noe mindre. Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Dataskjermen bør ha en viss størrelse og vi anbefaler skjermstørrelse på 1280 x 1024. Det lønner seg å ha stor skjerm, men programmet kan tilpasses mindre skjermer. Før du starter opp må du lese Veiledning 1 for Kursarrangør, «Administrative oppgaver»: oppgaver om vedlikehold og sjekk av organisasjonsleddets (kursarrangørens) data og kursarrangørrollens data er omtalt i Veiledning 1 for Kursarrangør. Studieplaner og opprette kurs Denne veiledningen handler om: Studieplaner i KursAdmin Kurssenteret - oversikt Opprette kurs få godkjenning Alle kurs må følge en godkjent studieplan. Du må avklare hvilken studieplan du vil bruke før du starter oppretting av nytt kurs. Vi vil derfor først se på hvordan du finner fram til ulike studieplaner og eventuelt merker noen av dem som dine favoritt-studieplaner. Deretter ser vi på hvordan du oppretter og får godkjent kurs. Videre arbeid med kurset: lage kursplan, legge inn deltakere, føre frammøte og regnskap med mere finner du i: Veiledning 3 for kursarrangør kursplan, frammøte, regnskap og avslutning av kurs Alle veiledninger kan lastes ned fra www.funkis.no under fanen: 3
Studieplaner på Funkis hjemmeside, www.funkis.no Studieplanene i Funkis er forhåndsgodkjent og finnes på vår hjemmeside under fanen: Du finner «Felles studieplaner» og «Organisasjonsspesifikke studieplaner» i menyen til venstre når du klikker på denne fanen. Det kan være lurt å se over aktuelle studieplaner i word-format fordi det foreløpig er mer oversiktlig her enn inne i KursAdmin. NB! Anbefalt materiell, lærebøker eller lignende. Denne delen av studieplanen er foreløpig ikke lagt inn i studieplaner i KursAdmin av tekniske grunner. Dette vil komme senere. Foreløpig må du se på materiell og lærebøker i studieplaner på hjemmesiden vår. Det skal ikke lages studieplaner til enkelt-kurs i Funkis. Dersom du ikke finner egnet studieplan skal du ta kontakt med din organisasjon sentralt eller Funkis. Sammen finner vi løsning med eventuell ny studieplan eller redigering av eksisterende studieplan. Vi har som mål å ha et rimelig oversiktlig antall studieplaner å velge mellom. Studieplanene er rammeplaner som kan passe til mange ulike kurs ut fra hvilke deler av studieplanen som vektlegges. Som nevnt kan du foreløpig få best oversikt over en studieplan ved å laste den ned fra hjemmesiden vår. Studieplaner i KursAdmin Alle studieplanene finner du også i KursAdmin. Du skal velge blant disse til kurs du avvikler i 2012. Studieplanene er inndelt etter organisasjon. Felles studieplaner finner du under Funkis. Organisasjonsspesifikke studieplaner finner du under aktuell organisasjons navn. Du kommer til studieplanene ved å klikke på Studieplan i hovedmenyen. Skjermbildet på neste side dukker opp. I dette bildet kan du søke opp studieplaner på mange forskjellige måter. 4
Vi vil vise 2 måter å søke fram en godkjent studieplan i denne omgang. Søk studieplan 1 Studieplanene våre har stort sett et 5-sifret tall og en tittel. I søkefeltet kan du skrive tittelen eller det 5-sifrede nummeret til studieplanen. Her skriver vi inn og trykker. 00-715 Søk Resultatet av søket kommer fram. Vi har valgt studieplanen «00-715 Å leve med en kronisk sykdom/funksjonsnedsettelse». 5
Ønsker du å se flere detaljer om studieplanen, kan du klikke på redigeringssymbolet Du får fram et skjermbilde som viser Veiviser for studieplan. «Veiviseren» viser de faste stegene i oppbygging av studieplanen. «9 Oppsummering» vises automatisk. Her finner du noen viktige opplysninger om studieplanen. Blant annet vises minimum og maximum for antall timer på kurs som følger denne studieplanen. Et kurs blir ikke godkjent om timetallet er utenfor disse grensene. Lenger ned i skjermbildet kan du få fram tekst tilhørende «stegene» i studieplanen. Vi har her valgt Læringsmål - se neste side. 6
Det er ulike tradisjoner i ulike studieforbund. Det finnes «steg» i veiviseren for studieplaner som ikke er aktuelle å fylle ut i FS. Senere vil disse «stegene» ikke være synlig i vår utgave av KursAdmin. Søk studieplan 2 I dette eksempelet klikker du på fanen Avansert søk og får fram tilhørende skjermbilde. Her kan du velge hvilke steg i studieplanen du vil søke i. Du kan velge/klikke på innhold og klikker på symbolet for å flytte «innhold» til søkeboksen. Nå skriver du inn ønsket søkeordet på søk. likemannsarbeid i boksen «søk i tekst» og klikker 7
På studieplanene som kommer fram etter søket, ser du at du kan klikke på under innhold for studieplanene. Når du klikker på dette symbolet for studieplanen «00-720 Innføring i likemannsarbeid», får du fram innholdsbeskrivelsen. Her ser du punktvis beskrivelse. Du kan vurdere om denne studieplanen vil passe til kurs du skal arrangere. For å komme tilbake til søkeresultatet klikker du på studieplaner øverst til venstre. 8
Favoritt Studieplaner som du ofte bruker, kan du merke som dine favoritter ved å klikke på- /aktivisere stjerne-symbolet foran studieplannummeret. Disse studieplanene vil dukke opp først i listen når du skal knytte studieplan til kurset du vil opprette se eks side 14. Fanene Læremidler og Ny studieplan vil i senere utgaver kun gi en melding til deg om hva du gjør dersom du ikke finne passende studieplan. Du kan ikke lage ny studieplan eller legge til læremidler knyttet til studieplanen. Du skal IKKE lage ny studieplan til kurset ditt. Du skal IKKE legge inn læremidler (til ny studieplan) (Du kan legge læremidler til hvert enkelt kurs når du er i «kurssenteret») 9
Kurssenter Hovedaktiviteten i KursAdmin er å jobbe med kurs. Kurs skal planlegges, opprettes, godkjennes, gjennomføres og avsluttes for å få utbetalt økonomisk støtte etter Lov om voksenopplæring. Fra hovedmenyen velger du å klikke på fanen «Kurs» og du kommer til det vi kaller «kurssenteret». Dette er det «arbeidsmiljøet» eller stedet du vil jobbe mest i. Her kan du løse de fleste oppgavene dine. 1 2 3 4 5 Bildet over kan være et typisk bilde fra et «kurssenter». Vi kan dele kurssenteret i 5 deler: 1 I denne venstre-kolonnen kan du søke fram de kursene du vil jobbe med ved å velge ulike søkekriterier 2 Faner med handlinger knyttet til kurs 3 4 5 Kursets ID-nr, navn og status Informasjon om kurset datoer, arrangør, kursansvarlig/fagansvarlig, timetall m.m. Dette området har en rekke faner (skilleark) hvor du kan gjøre mange handlinger knytta til deltakere, lærere, kommunikasjon, tilskudd m.m. 10
Navigasjon, søk og valg Dette venstrefeltet i kurssenteret gir mulighet for navigasjon, søk og valg i kursene dine. Vi starter fra toppen og gir en kort beskrivelse av feltene: 1 2 1. Her kan du skrive inn kursnavn og søke etter kurset. Du kan også velge «Mine kurs» eller «Alle kurs». Dette har betydning når det er flere kursmedarbeidere knyttet til en arrangør. 2. Her ser du kursene som stemmer med dine valg og søk. Du kan klikke på det kurset du vil jobbe med. Data om dette kurset vil komme fram i høyrefeltet (se siden foran). 3. Her velger du status for kurs du vil jobbe med. «Planlagt» eller «opprettet» vil være kurs du ennå ikke har fått godkjent. Godkjente kurs kan velges med status «godkjent». «Åpnet» vil være kurs du holder på å gjennomføre; kurs som har startet. Etter hvert kan du også velge andre status for kurs. 3 4 5 6 4. Alle kurs er knyttet til et hovedområde og et kursområde. Disse kommer fram når du ser på godkjente studieplaner. Eks.: du kan velge kurs i hovedområde: «organisasjonsog ledelsesfag» og kursområde «organisasjonskunnskap». 5. Hvis du ønsker å se kurs innenfor et bestemt datospenn, f.eks. vårhalvåret, kan du sette 01.01.2012 som startdato og 30.06.2012 som sluttdato. 6. Alle kurs får et 5-sifret id-nr når det blir opprettet. Noterer du dette, kan du søke fram kurset uavhengig av status, hovedområde eller andre kriterier. Hensikten med dette feltet er at du skal kunne søke fram ditt/dine kurs ut fra mange kriterier som gir deg et målrettet søk på ganske stort detaljeringsnivå om du ønsker det. 11
Nytt kurs Nå skal vi se på de ulike trinnene du må igjennom når du planlegger et kurs for godkjenning. Du klikker på fanen Nytt kurs. Skjermbildet for oppretting av nytt kurs kommer fram. Felt merket med * må fylles ut. Veiviseren for oppretting av kurs vises øverst. Denne inneholder steg for videre arbeid med kurset som du kan utføre før eller etter godkjenning av kurset. Innholdet i veiviseren vil bli endret og tilpasset rutinene vi er vant til i senere versjoner av KursAdmin. Nå inneholder den noen faner som ikke er aktuelt for vårt studieforbund. 1 Kursets studieplan Et kurs skal alltid knyttes til en godkjent studieplan. Du finner fram til studieplanen ved å klikke på I denne versjonen kommer skjermbilde med ditt organisasjonsledd fram slik se neste side. 12
Det vises ingen studieplaner fordi studieplaner i Funkis enten er felles studieplaner knyttet til sentralleddet i Funkis, eller organisasjonsspesifikke studieplaner knyttet til en medlemsorganisasjons sentralledd. Derfor vises ingen studieplan i det første skjermbildet. Nå klikker du på Du får fram en dialogboks hvor du skal velge-/klikke på- FUNKIS. Nå får du fram felles studieplaner i FS. 13
Her finner du felles studieplaner. Eventuelle favoritter du kan ha valgt kommer frem først. I tillegg til FUNKIS kan du også velge studieplaner fra andre medlemsorganisasjoner. Du kan søke fram en studieplan ved å skrive nummer eller tittel i feltet for navn. Du kan også søke fram studieplaner i aktuelle hovedområder eller kursområder. Du velger studieplan til kurset ditt ved å klikke på «velg-symbolet» Nå kommer du tilbake til skjermbildet for nytt kurs og studieplan er valgt for kurset. Det 5-sifrede nummeret foran forstørrelsesglasset er et unikt id-nummer for denne studieplanen i KursAdmin. Skal du benytte denne studieplanen til et senere kurs kan du skrive dette nummeret rett inn foran forstørrelsesglasset, trykke på «Tab»-tasten og studieplanen blir automatisk valgt uten å gjennomføre rutinen beskrevet foran. Kurset må ha et navn/tittel. Dette kan være det samme som for studieplanen, men du kan også velge et som kanskje passer bedre som beskrivelse. Du ser i dette skjermbildet at kurset har status opprettet. Type kurs viser «Standard kurs». Dette er det eneste valg for kurs i Funkis. 14
2 Kursets dato, tidspunkt, varighet Nå skal du fylle ut start- og slutt-tidspunkt for kurset og antall timer. Disse verdiene må legges inn, men kan endres senere ved behov. NB! Kursets timetall (timer med lærer + timer uten lærer) må være innenfor timerammen som gjelder for studieplanen du har valgt. Denne timerammen står i parentes - se under. «Timer online» er foreløpig lite i bruk i vårt studieforbund. Eksempelvis kan dette være kursdeltakere som møtes på nett (skype, tlf o.l.) før en fysisk samling. De kan gå gjennom en del forberedelser på disse samlingene slik at de møter på fysisk samling med tilnærmet like forberedelser. Timene fra «online»- samlinger legges til kursets totale timetall, men kan ikke utgjøre mer enn 50% av samlet timetall. 3 Kurssted Kurs skal alltid oppgis med sted/kommune hvor det arrangeres. En måte å gjøre dette på er å oppgi adressen til ditt organisasjonsledd(kursarrangør) og velge dette som kurssted. For mange kursarrangører vil dette allerede være lagt inn. Du kan klikke på forstørrelsesglasset og få fram kursteder som er lagt inn. Nå kan du klikke på «velg-symbolet» og få fram aktuelt rom. 15
Nå velger du rommet og kommer tilbake til skjermbildet for nytt kurs. Ønsker du å legge inn detaljer om ulike steder/rom som blir brukt til kursene du arrangerer, kan du få god oversikt med hensyn til kapasitet og eventuelt utstyr m. m. for aktuelle kurslokaler lokalt. Dersom du ikke finner at hjemkommunen din er oppgitt som kurssted må du klikke på symbolet for legg til og fylle ut tilstrekkelige opplysninger. * viser nødvendige opplysninger. NB! Dersom du velger å legge et kurs til et annet sted enn hjemkommunen må du opprette dette kursstedet. Blir kurs blir lagt til Scandic Hotel Tromsø, en helg, må dette legges til som et kurssted slik at riktig kommune (Tromsø) blir registrert for kurset. Se neste skjermbildet. 16
Noen data blir automatisk lagt inn når du oppretter et kurs. Du er logget inn som kursansvarlig i KursAdmin for ditt organisasjonsledd. Derfor kommer ditt navn automatisk opp. Det samme gjelder opplysning om hvem som er arrangør og «kurseier». I vårt studieforbund er det vanlig at arrangør og kurs-eier er samme organisasjonsledd. Du ka velge annen kursansvarlig dersom det er flere i ditt organisasjonsledd som deler på denne rollen. Fagansvarlig kan være den læreren eller veilederen dere skal ha på dette kurset (dette er valgfritt). Denne personen må være lagt inn med rolle (lærer/veileder) i KursAdmin for å kunne velges her. 17
Opplysningene i denne boksen vil bli fjernet i senere versjon av KursAdmin. Sum Kurspris (deltakeravgift) kan du senere legge innn i egen boks i kursets regnskap. «Kurs uten tilskudd» vil fortsatt være tilgjengelig. Kurs uten tilskudd etter lov om voksenopplæring kan også legges inn i KursAdmin. Dette er lite aktuelt i vårt studieforbund, men vi vil senere komme tilbake hvordan dette kan bli en nyttig mulighet for kursarrangører mht til kommunikasjon med styrer og medlemmer i lokallag. «Del av kursserie». Dette kan være aktuelt dersom kurs bygger på hverandre. Deltakere må ta kurs i en bestemt rekkefølge. Da kan det angis hvilket kurs i serien som arrangeres, f.eks, «Engelsk 2 - for videregående» 4 Kurs til godkjenning Du lagrer data om dette kurset ved å klikke på Lagre. En ny knapp vil dukke opp: Fortsett. Ikke bruk denne knappen foreløpig. Vent på senere versjoner av KursAdmin.. Kurs opprettet Kurset har nå status «Opprette». Det må sendes til Funkis for godkjenning, og får status «Godkjent». Du vil finne knappen «send til godkjenning i «Kurssenter» ved å klikke på Kurs i hovedfanen se neste side. 18
Du kommer til «Kurssenter» hvor du kan se alle kursene dine. Husk kurs har forskjellige status og du kan sette på ulike «filter». Siden standard innstilling for filter er «Godkjent/ Åpnet» vil du ikke se et kurs i status «Opprettet» om du ikke sjøl har endret denne innstillingen. For å få fram fakta om kurset du har opprettet, endrer du statusfilteret til «Opprettet». Du kan også velge status «Vis alle». Begge kursfilterene vil vise kurset du skal sende til godkjenning. Knappen «Send til godkjenning» forsvinner etter at du har klikket på den. 19
Under fanen «Økonomi» vil du se at «Send til godkjenning» også innebærer at du har søkt om voksenopplæringstilskudd etter gjeldende satser. Når kurset er godkjent av FUNKIS sentralt, vil det automatisk få status «Godkjent». Kurset har også fått et eget kursnummer: 11786. Under fanen økonomi, ser du at beregnet tilskudd er godkjent med symbolet 20
Noen kurs kan søke om ekstra tilskudd, f.eks. tilretteleggingstilskudd, TRT. Dette skal alltid være avklart med sentralleddet i medlemsorganisasjonen på forhånd. Det søkes ved å klikke på forstørrelsesglasset se egen veiledning for å legge inn tildelt beløp for tilrettelegging, TRT. Nå kan du arbeide videre med kurset i KursAdmin. I «Veiledning 3 for kursarrangører» kan du se på hvordan du legger inn deltakere, setter inn regnskap og avslutter kurset. Om Veiledning 2 for kursarrangører Denne veiledningen dekker foreløpig deler av de mulighetene og funksjonene som kursarrangør har. Den er tilpasset nåværende versjon av KursAdmin; 0.4.6.0. Dette nummeret finner du når du scroller ned i høyre hjørne av skjermbildet når du er inne i programmet og ser slik ut: release 0.4.6.0. Denne veiledningen har versjonsnummer og dato i bunnteksten. Der vil dere kunne sjekke om dere har riktig versjon av veiledning. KursAdmin er «ferskvare». Som i alle startversjoner, vil vi sikkert oppdage noen overraskende detaljer og mangler. Dette må vi bare tilpasse oss inntil utbedringer kommer på plass. Arbeidet med dette blir utført fortløpende gjennom året. Våre viktigste mål nå er å komme i gang, og vi legger derfor vekt på at følgende fungerer: Alle forhåndsgodkjente studieplaner kan velges til kurs Kurs kan opprettes og godkjennes med nødvendige data Kurs kan gjennomføres og avsluttes slik at tilskudd utbetales LYKKE TIL! 21
Oversikt symboler du møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny) f.eks legg til nytt kurssted. Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primær epost. Den velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. Godkjent/gjennomført f.eks vises dette når tilskudd er godkjent. KursØve er et fiktivt navn på et lokalt organisasjonsledd. Vennlig hilsen 22