INNKALLING til Årsmøte i Hytteforeningen Grend 2 - Idsal 2010 Dato: Lørdag 22. mai 2010 kl. 15:00 (pinseaften) Sted: Småbåthavnen i Grend 2 Saksliste iflg. vedtektene av 15. mai 2004 a. Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen b. Styrets beretning c. Årsregnskap (revisors beretning) d. Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år e. Fastsettelse av kontingent f. Valg g. Innkomne forslag h. Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. årsmøteprotokollen: Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og to medlemmer valgt på årsmøtet. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer. Vedr. avstemming: Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer med mindre annet er bestemt (jfr. 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Vedr.pkt. f) - Innkomne forslag: Forslag må framsettes ovenfor styret innne 1. februar. Vedr. pkt. g) Eventuelt: Det kan ikke fattes beslutning av økonomisk art i saker som tas opp under dette punkt med mindre samtlige medlemmer er tilstede. Side: 1 av 9
Sak a) Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen De foreslåtte kandidatene godkjennes. Sak b) Styrets beretning Følgende saker er gjennomført i 2009/2010: b1) Arealøkning fra 80 til 90 m 2 Styret har gjennom hele året arbeidet med saken og kan gi følgende opplysninger om status: Strand kommune behandlet i februar 2010 planene som ble oversendt i november 2009 og innstilte enstemmig å gi sin støtte. Saken er siden lagt ut på offentlig ettersyn iflg. gjeldende regler med frist for uttalelse 26. april. Det er ikke ventet at noen innsigelser vil komme. Dermed skulle søknaden bli godkjent i løpet av våren for igangsetting av arbeider for de hytteeierne som ønsker det. Søknaden omfatter hele Idsal hyttefelt, dvs. både Grend 1 og 2, som er enige om å dele utgiftene ifm. søkeprosessen solidarisk. b2) Tilrettelegging i havnen Styre hadde lagt opp til å fremme forslag til årsmøtet 2009 om å anlegge et fellesområde ved bryggene. Da grunneier to timer før årsmøtet meddelte styret at han ikke var villig til å stille grunn til disposisjon, ble forslaget trukket og dermed ikke ikke realitetsbehandlet av årsmøtet. Årsmøtet uttrykte likevel sterk interesse for initiativet, og ba styret arbeide videre med saken for å finne en akseptabel løsning. Styret har gjennom hele året arbeidet med saken og kan gi følgende opplysninger om status: Styret kom fram til enighet med grunneier i januar/februar 2010 om endelig forslag til avtale for disponering av areal i havnen til anlegging av treplatting. Grunneier har forlangt en årlig leie for området, dog ikke betydelig, som styret har akseptert i forslags form med forbehold om endelig godkjennelse av hytteeierne gjennom årsmøtevedtak. Strand kommune stilte seg allerede i høst positiv til planene, men forlangte bekreftelse fra grunneier samt godkjennelse fra hytteierne før endelig kommunal godkjennelse kunne gis. Forslaget til avtale med grunneier er allerede forelagt hytteeierne for foreløpig godkjennelse jfr. e-post fra styreleder datert 18. mars 2010. Ingen innsigelser forelå ved høringsfristens utløp 26. mars 2010. Styret har i etterkant innhentet grunneiers godkjennelse av avtalen og har oversendt nødvendige papirer datert 15. april 2010 til kommunen for deres endelig godkjennelse. Side: 2 av 9
b3) Vanntilførsel Det er foretatt to reparasjoner på utstyr i brønnhuset, nemlig 1) utskifting av ødelagt trykkbryter med oppjustering av laveste tillatte vanntrykk (utført sommeren 2009) og 2) utskifting av utett varmekabel mellom pumpe og brønn (utført høsten 2009). Disse forholdene hadde begge medført stans i vanntilførsel fra tid til annen siden vinteren 2008/2009. Gjennom styrets egne vurderinger og samtaler med rørlegger og utbygger utover høsten og vinteren, er det konkludert at disse to forholdene har vært årsak til problemene med vanntilførsel som er observert av flere hytteiere i perioden. Det er nå antatt at de generelle probleme er løst. For å avhjelpe situasjonen for de mest høytliggende hytter, vil utbygger fremme forslag om en lokal pumpe i direkte dialog med de aktuelle hytteierne. Noen skal ha opplevd problemer etter at frosten kom sist vinter, men det skyldes nok isdannelse i rørene, noe som ikke kan tillegges anleggets konstruksjon eller utstyr. b4) Parkeringsplasser Parkeringsplassen er utbedret og kapasiteten øket. b5) Oppgradering av stier De fleste stiene ble gruset opp og forbedret/reparert i løpet av året. b6) Vannkvalitet Kvalitet ble forskriftsmessig kontrollert høsten 2009, og det ble bekrefet at feltet har svært god vannkvalitet. b7) Utriggere i havnen Disse skulle vært ettersett og rensket i løpet av høsten. b8) Båtplasser Gjennomgang og oppklaring av eierskap til båtplasser ble foretatt. Navnemerking gjenstår. b9) Kvisthauger Kvisthauger samlet før vinteren 2009/2010 skulle vært avbrent. b10) Adkomst til sjøen mellom Fadnes og Vågen Anlegging av en ca. 40 cm bred og 3-4 m lang sti ved hjelp av sviller over myren mellom Fadnes og Vågen for å lette adkomst til sjøen, er av praktiske forhold ennå ikke gjennomført. b11) Trapp i sør/vest langs sjøen Grunneier har påtatt seg ansvaret for å bygge steintrapp i det aktuelle området. På grunn av årets vinter har arbeidet blitt forsinket og ikke gjennomført. Side: 3 av 9
b12) Annet Styret har hatt god dialog med grunneier, som har vist stor imøtekommenhet i mange forhold. Styret vil igjen minne om at alle kan bidra i at det fortsetter slik, som for eksempel ved å respektere gjeldende regler for bruk av tomteareal og forvaltning av vegetasjon rundt hyttene. Jfr. reguleringsplanen og festekontrakten. b13) Styre og styremøter To av styremedlemmene, dvs. Nina Støle og Eirik Nilsen, flyttet i løpet av høsten og vinteren fra landet for en periode. De vil begge ha sittet ut sine valgperioder i mai 2010 og nye medlemmer må velges. Det er avholdt i alt seks styremøter, dvs. fire i 2009 og tre i 2010 fram til 30. april. Det har i tillegg vært hyppig kommunikasjon mellom stuyremøtene via telefon og e-post for å følge opp aktuelle saker. Sak c) - Årsregnskap m/ revisors beretning Resultat Eiendeler og gjeld Kontingent 31 500 Kasse/Bank 9 460 Sum eiendeler 9 460 Drift - strøm -4 740 Gjeld og egenkapital - brønn -9 529 Egenkapital 9 460 - annet -594 Sum innskudd og gjeld 9 460 Prosjekter - masse til stier -2 625 - reguleringsplanendring -444 - vannprøve -990 Bankkostnader -6 REGNSKAP 2009 Perioden resultat 12 572 Stavanger, 1. april 2010 Rune Kvernberg Eirik B. S. Nilsen Nina Støle Lars Mølster Styrets leder Styremedlem Styremedlem Kasserer Side: 4 av 9
Revisor beretning, 2009 regnskap: Jeg har gjennomgått regnskapet for Velforeningen Idsal Grend 2 for 2009. Forholdene som ble påpekt ifm revisjon av regnskapet i 2008 knyttet til en mindre gjeldspost til foreningens tidligere ledere, er oppgjort som forutsatt. Regnskapet gir etter min menig på en god måte utrykk for foreningens drift i 2009. Jeg anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet lik det foreligger. Mvh Tore Medhus Årsregnskapet for 2009 godkjennes. Sak d) - Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år Arbeidsprogram: d1) Økning av hytteareal (grunnflate) fra 80 til 90m 2 Følge opp søknad til kommunen om arealutvidelse ift. kommunen, hytteeierne og grunneier. d2) Treplatting i havnen Basert på avtale som nå er inngått med grunneier, fremmer styret nå igjen forslag om å igangsette planen om anlegging av en treplatting i småbåthavnen. Planen går i korthet ut på å sprenge tre av de store steinene mellom stien til innerste brygge og fjellet mot nord og bygge en treplatting for soling, grilling m.m. på stedet. Den endelige utformingen vil skje i nær dialog med grunneier. Kostnadsmessig er anlegget beregnet til å komme på om lag kr 35.000 som tilsvarer ca kr 2.300 per hytte. Prosjektet har to faser, Rydding av området, dvs. deling og fjerning av steinmassen samt planering Bygging av plattingen, dvs. ramme og bordkledning Dugnadsinnsats er avgjørende for å realisere prosjektet. Det er styrets vurdering at et slikt anlegg vil bidra til å gjøre hytefeltet mer attraktivt for alle hytteeierne. Dermed foreslår styret at dugnadsinnsats er obligatorisk. For de som ikke har anledning til å delta uavhengiog av årsak - kompenseres det med et engangsbeløp på kr 2,500 per hytte, som går til hytteforeningens kasse. Styret ber hver enkelt hytteeiere om å melde fra til styreleder innen årsmøtet på hvilken måte de ønsker å delta, dvs. rydding eller bygging, eventuelt om innbetaling av kompensasjon som nevnt over passer best. Side: 5 av 9
Gitt årsmøtets godkjennelse av planene, ønsker styret å sette i gang prosjektet snarest mulig etter at endelig godkjennelse er mottatt fra Strand kommune. Det legges derfor opp til dugnad 29. 30. mai, som vil starte med ryddingen av området. Styret ber om at de som kan delta melder seg. Årsmøtet godkjenner avtalen med grunneier slik som forelagt i e-post sendt hytteeierne 18. mars 2010 og bekrefter dermed endelig godkjennelse av avtalen. Årsmøtet beslutter også å iverksette byggeprosjektet som beskrevet. Alle hytteeierne er enige om å delta med dugnadsinnsats, og at de som ikke har adgang til det betaler en kompensasjon til hytteforeningens kasse på kr kr. 2,500. Årsmøtet ber om at arbeidet startes og fullføres så snart som mulig. d3) Vanntilførsel For å få til en varig bedring av vannforsyningssituasjonen i Grend 2 har styret i samarbeid med utbygger kommet frem til følgende forslag: En buffertank med størrelse minst 1,5 m 3 graves ned ved pumpehuset for å gi anlegget bedre evne til å håndtere tørre perioder og perioder med stort vannforbruk. Utbygger vil dekke utgiftene med ca. 2/3, mens hytteeierne i Grend 2 dekker resten, som vil tilsvare rundt kr 2,000 per hytte iht. tilbud mottatt fra utbygger. Det minnes om at utbygger har søkt kommunen om tillatelse til å føre opp ytterligere 8 10 hytter på nedsiden av veien i området mellom Grend 1 og 2 - referert til som Grend 3. Halvparten av disse antas knyttet til brønnen for Grend 2. Utbygger ser forslaget om en buffertank også i denne sammenheng. Styret følger opp saken videre med utbygger til en endelig løsning er funnet. Årsmøtet aksepterer tilbudet fra utbygger om å installere en buffertank på i størrelsesorden 1,5 m 3 til en kostnad på om lag kr 2,000 per hytte. Årsmøtet aksepterer at 4-5 nye hytter i en fremtidig Grend 3 kan knyttes til vannsystemet for Grend 2 etter at buffertanken er installert. d3) Vårdugnad Vårdugnaden, dvs rydding av hytteområdet, ble avhold 15. mai med hovedvekt på fjerning av trær og kvister som følge av siste vinters kvistbrekk. d4) Trapp i sør/vest langs sjøen Det er grunneiers intensjon at trappen skal være ferdigstilt innen sesongstart. Saken følges opp av styret. Side: 6 av 9
d5) Stupebrett Styret fremme i 2009 forslag om å bygge en stupebrett nær bryggene. Dette prosjektet er av praktiske årsaker ikke påbegynt. Styret ønsker å få tilbakemelding fra medlemmene hvorvidt dette prosjektet fortsatt er av interesse. Arbeidsprogrammet for 2010/2011 godkjennes. Budsjett: Resultatbudsjett 2010 Antall hytter 15 2 - kontingent per hytte 4500 1750 Budsjett Inntekter 71000 Bidrag fra grend 1 (reguleringsplan) 10000 Drift og vedlikehold - strøm -7000 - vedlikehold pumpehuset -2000 - leie treplattting/grillplass -3000 - annet -2000 Sum drift -14000 Prosjekter - søknad om endring av reguleringsplan -20000 - bygging av treplatting/grillplass -35000 - benk og utstyr -4000 - annet -5000 Sum prosjekter -64000 Likviditet IB 9960 Periodens resultat 3000 - gammel gjeld 0 - forskudd leie 0 UB 12960 Budsjettetforslaget for 2010/2011 godkjennes. Side: 7 av 9
Sak e) Fastsettelse av kontingent For gjennomføring av foreslåtte arbeidsprogram og budsjett, foreslår styret følgende økning av kontingenten for 2010. Kontingenten endres til 4.500 kr/ hytte for alle hytter unntatt de to som har brygge i Grend 1. Disse betaler1,750 kr/hytte for 2010 til dekning av bl.a. vann, strøm og vedlikehold av stier. Forutsatt at årsmøtet ønsker å gå videre med planene om ny vanntank, økes kontingenten med ytterligere 2,000 kr/hytte, som gjelder alle hyttene i Grend 2 også de med brygge i Grend 1 ettersom de er tilknyttet vannforsyningen i Grend 2. Styret legger til grunn at kontingenten for 2011 skal reguleres ned igjen til et normalnivå på 1,000-1,500 kr/hytte. Sak f) Valg To styremedlemmene er på valg, nemlig erstatning for Nina Støle og Eirik Nilsen. Styret har følgende forslag til nye styremedlemmer, som begge har bekreftet sin villighet: Per Henriksen Geir Øy Styrets forslag om nye styremedlemmer godkjennes. Sak g) Innkomne forslag Ingen forslag er mottatt. Sak h) Orientering om grend 3 Styret vil gi en orientering om dette prosjektet med særlig fokus på hvordan dette vil berører grend 2, og hvilke initiativer styret ønsker å ta ift utbygger Sak h) Eventuelt En fremtidig Grend 3 Styret vil gi en orientering om prosjektet med fokus på hvordan det vil berøre Grend 2 og hvilke initiativer styret ønsker å ta ift. utbygger i saken. Side: 8 av 9
Mulighet for vannklosetter Styret har snakket med utbygger om mulighet for innlegging av vannklosetter til hyttene ifm. etablering av Grend 3. Utbygger er positiv til det og har tilbudt seg å utrede saken når Grend 3 skal planlegges. Grend 3 kan forventes påbegynt i løpet av 1 3 år avhenging av godkjennelse fra Stand kommune. Årsmøtet gir styret fullmakt til å få saken om vannklosetter utredet som nevnt. Stavanger, 27. april 2010 For styret i Idsal Hytteforening Grend 2 ------------------------------ Rune Kvernberg Styreleder Side: 9 av 9