Rammeavtale Maler- og gulvleggerarbeid

Rammeavtale Maler- og gulvleggerarbeid HFK-13-0003

Side 1 av 14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Tilbudsinnbydelse 2. Tilbudsskjema 3. Oppdragsbeskrivelse 4. Konkurransebestemmelser 5. Kontraktsbestemmelser 6. Forretningsrutiner Vedlegg 1: Områdeinndeling for lokale rammeavtaler Vedlegg 2: Skjema for HMS-egen erklæring Vedlegg 3: Standard timelister Vedlegg 4: Eksempel på utfylt tilbodsskjema

Side 3 av 14 2. TILBUDSSKJEMA Det ønskes pris på rammeavtale for 1 år, med opsjon på forlengelse i ytterligere 1+1+1 år. Tilbudet gis som timepriser for avregning etter medgått tid på arbeidsplassen. Timeprisene skal dekke lønninger, sosiale utgifter, all administrasjon og fortjeneste. Timeprisene skal dekke bruk av normale redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av rammeavtalen. Ved leie av større ukurant verktøy som normalt ikke er i bruk, må dette avklares med oppdragsgiver på forhånd. Timeprisene skal være fast i ett år fra tilbudsdato. Ved eventuell avtaleforlengelse vil HFK justere prisene beregnet etter SSB- boligblokk, i alt og være fast for hver avtaleforlengelse. Påslag materiell forblir uendret. Overtidstillegg betales i henhold til tariff. Reisekostnader skal dekke lønn, kjøring og andre kostnader for reise tur/retur til arbeidsplassen. Det regnes med 2 personer på reisen. På netto materialpriser legges et prosentpåslag som dekker administrasjon og fortjeneste. Netto materialpris er pris fra leverandør etter at alle typer rabatter er trukket fra. Byggherren forbeholder seg rett til på forhånd å få oppgitt netto materialpriser. Dersom byggherren kan kjøpe disse billigere vil materialer bli levert av byggherren. Der underleverandører benyttes for utførelse av kontraktarbeidet, skal der oppgis påslagsprosent for beregning av brutto kostnad. Grunnlaget for påslagsprosentene skal dokumenteres med fakturagrunnlaget fra underleverandør. Byggherren skal godkjenne underleverandøren. Ved bruk av underleverandør skal der innhentes minimum 3 priser i samråd med byggherren. Tilbudene skal godkjennes og evalueres av byggherren. Alle priser er eks. mva. (Se vedlegg 2 eksempel på utfylt prisskjema) Se vedlegg I: Områdeinndeling, før utfylling av prisskjema! Det fylles ut et tilbudsskjema pr område

Side 4 av 14 HFK-13-0003 - OMRÅDE: BESKRIVELSE ENHET ENHETS PRIS EVALUERINGS MENGDE Timepris Fagarbeider timer 300 Timepris Lærling timer 50 Timepris Hjelpearbeider timer 50 SUM tur/retur Reisekostnader Materialkostnad % Underleverandør % Reisekost Påslagsprosent Tilbudssum Lønn Reisekostnaden beregnes for 100 turer Materialkost beregnes etter påslagsprosent på materialpriser, her evaluerings mengde 100 000,- Kostnad underleverandør beregnes etter påslagsprosent, her evalueringsmengde 100 000,- Evalueringssum Kapasitet / responstid Prosjekter skal igangsettes innen 1 uke, dersom ikke annet er avtalt. Kapasitet på fagarbeider som kan prioriteres i det aktuelle området personer Kapasitet / responstid ved akutt behov Ved akutt behov skal HFK prioriteres. Oppmøte ved akutt behov er maks 4 timer Kapasitet på fagarbeider som kan prioriteres i det aktuelle området ved akutt behov personer Merknader eller forbehold. Utfyllende kommentarer Utfyllende kommentarer må inngå i oversendelsesbrev, med henvisning til punkter i konkurransegrunnlaget..den..2013.. Underskrift og stempel

Side 5 av 14 3. OPPDRAGSBESKRIVELSE 3.1 Bakgrunn Hordaland fylkeskommune sin bygningsmasse består blant annet av videregående skoler, tannklinikker, kollektivanlegg og administrasjonsbygg. For rammeavtaler maler og gulvleggerarbeid har vi delt fylket inn i 17 områder etter geografisk beliggenhet og transportmessig tilgjengelighet. Kollektivanlegg og tannklinikker knyttes til det området som de geografisk tilhører. 3.2 Anskaffelsens formål Avtalen gjelder primært drift og vedlikehold av byggene. Større prosjekter vi finner hensiktsmessig å gjennomføre som egne entrepriser, vil bli utlyst i egne konkurranser og går derfor utenom rammeavtalen. 3.3 Oppdragsgiver Hordaland Fylkeskommune, eigedomsseksjonen, Pb. 7900, 5020 Bergen, 3.4 Bestiller / Kontaktperson Prosjektleder/områdeleder ved eiendomsseksjonen, er bestiller av arbeidene og skal alltid kontaktes for tekniske og økonomiske avklaringer/endringer som skjer underveis i prosjektet. Alle bestillinger av arbeider skal være skriftlig, arbeid må ikke igangsettes uten skriftlig bekreftelse. Driftslederne ved skolene er kontaktperson for daglig oppfølging av arbeidene og kvittering av timelister. Der skal være tett oppfølging mellom driftsleder og leverandør. HFK skal godkjenne timelister som brukes. HFK, eiendomsseksjonen har utarbeidet standard timelister som kan brukes. (se vedlegg 3) 3.5 Offentlig byggesaksbehandling Byggesaksbehandling håndteres av HFK ved behov 3.6 Miljø Leverandøren skal medvirke til at oppdragsgiver til enhver tid bruker miljøvennlige produkt i størst mulig omfang og minimaliserer avfallsmengden. Se pkt. 5.2.10 Kontraktsoppfølging. 3.7 Hensyn til skoledrift Det skal tas nødvendig hensyn til skolens virksomhet. Spesielt støyende arbeid i arbeidstiden skal være avtalt på forhånd. 3.8 Krav til bruk av fagarbeider Det forutsettes at det benyttes fagarbeider ved utførelsen av kontraktarbeidet. Bruk av hjelpearbeider avtales med byggherren.

Side 6 av 14 4. KONKURRANSEBESTEMMELSER Det vises til kunngjøring på www.doffin.no, HFK-13-0003 Rammeavtale maler og gulvleggerarbeid Anskaffelsen gjennomføres som Åpen anbudskonkurranse etter FOR 2006-04-07 nr. 402: Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og II, anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester. Utover forskriftene gjelder følgende supplerende opplysninger. 4.1 Består av dette dokument med vedlegg og henvisninger som fremgår av innholdsfortegnelsen. 4.2 Befaringer og spørsmål til konkurransegrunnlaget Befaringer kan avholdes med driftslederne, etter avtale. Tilbyder oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. 4.3 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som ansees nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt jfr. forskriften 11-10(1) 4.3.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt 1. Skatteattest utstedes av kemner/kommunekasserer 2. Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefuten Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder 4.3.2 Tilbyderens juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Firmaattest eller evt. Registrering i faglig register i leverandørenes hjemland 4.3.3 HMS- egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal etterleve helse- miljø og sikkerhetslovgivningen Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Signert HMS egenerklæring jfr. vedlegg 1 4.3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan vedkommende godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Kvalifikasjonskrav Det kreves tilfredsstillende økonomi for gjennomføringa av oppdraget Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Revisorgodkjent regnskap for 2011

Side 7 av 14 4.3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Offentlig godkjenning Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Entreprenøren skal dokumentere kompetanse tilsvarende sentral godkjenning for aktuelle fagområder i tiltaksklasse 2. Andre offentlige godkjenninger som er nødvendig for å utføre de aktuelle arbeidene skal også dokumenteres. Det kreves at foretaket har god erfaring med tilsvarende oppdrag En liste med oversikt over foretakets viktigste leveranser (de siste 3 årene) inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (namn/tlf.nr på referanseperson) 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 dager etter tilbudsfristen 4.5 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post. Merkingen skal være tydelig og ihht. tilbudsinnbydelsen, og tilbudet skal være stemplet og undertegnet. Følgende dokumenter skal returneres oppdragsgiver: Tilbudsbrev Komplett konkurransegrunnlag i utfylt stand, herunder komplett tilbudsskjema. Den etterspurte dokumentasjonen under kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dersom leverandøren er registrert i StartBANK er det tilstrekkelig å levere registreringsbevis fra StartBANK som dokumentasjon for Kvalifikasjonskrav under pkt. 4.3.1 4.3.4 Dokumentasjon for 4.3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner må likevel leveres. Se pkt 5.2.10 Kontraktsoppfølging Tilbudet skal leveres i (1) eksemplar. 4.6 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta ethvert tilbud eller forkaste samtlige dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver forbeholder seg videre retten til å avlyse konkurransen på ethvert stadium dersom det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om godkjenning fra offentlige myndigheter og politisk godkjenning før kontraktsinngåelse.

Side 8 av 14 4.7 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den kvalifiserte leverandøren som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Kriterier Vekting Evalueringssum 70 % Gjennomføringsevne 30 % Evalueringssum fremgår av tilbudsskjema. Evalueringssum = Sum tilbudssum lønn + evalueringssum reisekost + evalueringspris materialkost. Karakterskala 1-5 blir brukt område +/- 25 % av middelverdi av tilbudene. Middelverdien 25 % og lavere får karakter 5. Middelverdien +25 % og høyere få karakter 1. Det enkelte tilbud vil få karakter ved lineær interpolering mellom ytterverdiene Gjennomføringsevne blir vurdert ut fra kapasitet og responstid Karakter blir satt i området 0-5. Laveste karakter er 0, og tilbyder som får karakteren 0 kan ikke bli tildelt kontrakt. 4.8 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet 23 tredje ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5, men med unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6 mfl. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf offentleglova 11. Ved spørsmål om innsyn, vil oppdragsgiver be tilbyder opplyse om tilbudet inneholder opplysninger som han mener er underlagt taushetsplikt, med en begrunnelse. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er rettledende. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav sammenlignet med regelverket, jf. offentleglova. 4.9 Meddelelse om tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem en har til hensikt å skrive kontrakten med, vil bli meddelt alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Frist til å klage på beslutningen er satt til 10 dager.

Side 9 av 14 5. KONTRAKTSBESTEMMELSER Kontrakt opprettes i henhold til byggblankett NS 8406 A. 5.1 Alminnelige kontrakstbestemmelser NS 8406 Forenklet norsk bygge-og anleggskontrakt skal gjelde med de suppleringer som følger av nedenforstående bestemmelser. 8. Sikkerhetsstillelse Byggherren stiller ikke sikkerhet. 13. Forhold på byggeplassen 13.1 Lover, offentlige forskrifter og vedtak Tillegg: All bruk av arbeidskraft/ underentreprenører skal være i samsvar med følgende vedtak i fylkesutvalet av 22.06.2006: Leverandøren skal syte for at dei tilsette i eigen organisasjon og tilsette hos eventuelle underleverandørar ikkje har dårligere løns- og arbeidstilhøve enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder berre for tilsette som direkte medvirkar til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning leggje fram dokumentasjon om løns- og arbeidsvilkår til dei tilsette. På same vis skal leverandøren sikre dokumentasjon frå aktuelle underleverandørar. Om leverandøren ikkje etterlever desse pliktane, har Hordaland fylkeskommune rett til å halde tilbake delar av kontraktsummen til det er dokumentert at tilhøvet er kome i orden. Summen som vert halde tilbake skal tilsvare om lag 2 ganger den aktuelle innsparingen for leverandøren. Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Entreprenøren skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmilljøloven 2-1 og 2-2. Entreprenøren plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak og innleid arbeidskraft inntas i kontrakter med underentreprenører. Etter ligningsloven 6-1 med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlandssaker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. Entreprenøren er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktspyramiden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr. 1.000,- pr. hverdag. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten.

Side 10 av 14 5.2. Spesielle kontraktbestemmelser 5.2.1 HMS Byggherren krever at HMS-arbeidet skal prioriteres og at entreprenøren bidrar til et aktiv samarbeide for å sikre en effektiv og trygg arbeidsplass. Entreprenøren må innrette seg etter bestemmelser på den enkelte skole, og det presiseres at arbeidet må planlegges og gjennomføres med tanke på at elever og tilsatte ikke utsettes for fare. Entreprenøren plikter å opprette et internkontroll system i henhold til de til en hver tid gjeldene lover og forskrifter. Entreprenøren skal på byggherrens forlangende fremlegge dette. Ved større arbeider med flere entreprenører på byggeplassen vil byggherren utarbeide en egen HMS-plan. 5.2.2 Rent og tørt bygg Byggrenhold skal gjennomføres etter prinsipper og metoder fra RENT TØRT BYGG iht. RIF-håndbok. Byggherren legger stor vekt på at renholdet følges opp og blir utført etter de bestemmelser og krav som fremgår av RTB-håndboken, slik at renholdskriteriene ved overtagelse blir som forventet og forutsatt. 5.2.3 Kvalitetssikring Entreprenøren skal ha et kvalitetssikringssystem som sikrer systematisk kontroll av arbeidene. Kvalitetssikringssystemet skal ved forespørsel fremlegges for byggherren. 5.2.4 Offentlig godkjenning. Den enkelte entreprenør må sørge for å inneha nødvendige godkjenninger iht. plan- og bygningsloven, lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr eller andre lover/bestemmelser som gjelder for det aktuelle arbeidet. 5.2.5 Administrasjon på byggeplassen Entreprenøren pålegges til en hver tid å ha tilgjengelig og nødvendig administrativt personell for sine arbeider på byggeplassen. 5.2.6 Enhetspriser Alle enhetspriser skal være komplette og inneholde alt som er nødvendig for å få et fullverdig produkt. 5.2.7 Forretningsrutiner for byggefasen Det vises til vedlagte forretningsrutiner (Kap 6) gjeldene for Hordaland fylkeskommune. 5.2.8 FDV-dokumentasjon Entreprenøren skal levere komplett dokumentasjon på bygninger og tekniske installasjoner som grunnlag for brukernes forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Alle varer og tjenester som er tilført bygget skal dokumenteres ihht HFKs FDVU-manual. Dette gjelder også alle tillegg og endringer. Dokumentasjonen skal være på norsk. FDV dokumentasjonen skal leveres både digitalt og ett eksemplar i papirformat

Side 11 av 14 5.2.9 Reklamasjonsarbeider Reklamasjonsarbeider skal utføres etter avtale og i full forståelse med brukerne i bygget. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal ikke dette medføre krav på overtidsgodtgjørelse med mer 5.2.10 Kontraktsoppfølging Miljøsertifisering For at det skal vere aktuelt å forlenge kontrakten, må leverandøren kunne dokumentere at firmaet er miljøsertifisert etter krava til ISO 14001/EMAS, Svanen eller Miljøfyrtårn, eller kunne dokumentere tilsvarande miljøprestasjonar og miljøstyringssystem som ein av desse tredjeparts sertifiseringsordningane. Om leverandøren kan dokumentere at prosessen med miljøsertifisering, eller å oppnå tilsvarande miljøprestasjonar/ miljøstyringssystem, er godt i gang og er venta fullført i den nye kontraktsperioden, kan det også vere aktuelt å forlenge kontrakten. StartBANK Entreprenøren skal innen 3 måneder etter inngåelse av avtale- /kontrakt være registrert og godkjent som leverandør med fullmakt for SKAV- informasjon i bygg- og anleggsnæringens leverandørregister StartBANK, og det vil være et krav at man opprettholder godkjenningen i hele kontraktsperioden. StartBANK, Achilles Systems AS Postboks 1526 Stoa, 4856 Arendal, Norge www.startbank.no 5.2.11 Godkjent lærlingebedrift Krav om lærlingordning gjelder kun norske leverandører. Det stilles i kontrakten krav til at norske leverandører er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning ved oppstart av kontraktsarbeidet. Leverandøren skal ved kontraktssignering fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift eller dokumentere at denne plikten vil bli oppfylt senest ved oppstart av kontraktsarbeidet. Hvis denne plikten misligholde er det å anse som et vesentlig mislighold av kontrakten. http://www.hordaland.no/hordaland-fylkeskommune/opplaering/fagopplaring/bli-larebedrift/ 5.2.12Etisk handel Leverandøren skal respektere de grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. De varer/produkter som leverandøren leverer skal være fremstilt under forhold som er forenlig med de krav som følger av de til enhver tid gjeldende sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner 1 og den gjeldende nasjonale arbeidsmiljølovgivning på produksjonsstedet. Kravene som følger av ovenfor nevnte regelverk er minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Leverandøren er forpliktet til å oppfylle kravene under hele kontraktsperioden. Dersom leverandøren bruker underleverandører til å gjennomføre hele eller deler av kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre de samme kravene til underleverandørene og bidra til at de etterlever kravene. Det samme gjelder underleverandørene. Leverandøren skal på oppfordring kunne legge fram dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. Ved kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på de aktørene i leverandørkjeden som oppdragsgiver ønsker å kontrollere. Oppfyller ikke leverandøren kravene til etisk handel i disse kontraktsbestemmelsene, innebærer det kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig frist som oppdragsgiver fastsetter. Leverandøren skal dokumentere rettelsene skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan oppdragsgiver kreve erstatning som står i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt, for eksempel negativ publisitet i tilfelle brudd. Ved vesentlige brudd på kontraktsbestemmelsene om etisk handel kan oppdragsgiver heve kontrakten. 1 Les mer om FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner, se www.fn.no

Side 12 av 14 6. FORRETNINGSRUTINER 6.1 Generelt Forretningsrutinene skal følges av alle parter ved arbeidsoppdrag. De har generell gyldighet og kan bare fravikes når det foreligger konkret skriftlig avtale om dette. De engasjerte parters prosjektansvarlige har ansvaret for at rutinene blir gjort kjent for sine medarbeidere, og at de blir fulgt opp. Ved gjentatte brudd på forretningsrutinene kan avtalen sies opp med 1 måneds varsel. 6.2 Korrespondanse Det skal være tett oppfølging mellom prosjektleder/ områdeleder og entreprenør for alle oppdrag i området. Alle uklarheter og spørsmål vedr, arbeidsoppgaver rettes til prosjektleder/områdeleder ved HFK eigedomsseksjonen. Alle endringer i henhold til bestilling skal avklares med prosjektleder/områdeleder før arbeidet igangsettes. Epost og telefon benyttes i saker som krever rask avklaring. Bestillinger av oppdrag kan utføres pr telefon, men skal alltid bekreftes skriftlig med epost og/eller bestillingsbrev. Oppdrag kan ikke påbegynnes før en skriftlig bestilling er mottatt. Generellt: All korrespondanse pr. brev eller epost skal være merket med arbeidsoppdragets navn. All korrespondanse skal være datert. Den skal normalt sendes pr. post til vedkommende forretningsadresse dersom ikke noe annet er spesielt avtalt. Alle brev skal ha påskrift om hvem som får kopi. Prosjektleder og byggeleder skal ha kopi av all korrespondanse. Entrepriseansvarlig rådgiver, entreprenører og leverandører skal ha kopi av korrespondanse der de er berørt av saken. 6.3 Tegningshåndtering(dersom det er aktuelt) Ved bestillinger av arbeider må den enkelte entreprenør kontakte prosjektleder og/eller områdeleder hos HFK eiegedomsseksjonen dersom det er behov for tegninger. Tegninger sendes normalt ved epost. Ved utførte arbeider skal alle endringer utført på bygg og tekniske anlegg dokumenteres ved tegning. 6.4 Fakturering Faktura adresse: Hordaland fylkeskommune Fakturamottak Postboks 7910 5020 Bergen Faktura skal ha påført ressursnummer som er oppgitt i bestillingen. Faktura skal merkes ihht bestilling. Faktura skal innholde: Timelister signert av driftsleder Ressursnummer oppgitt i bestillingen Kontaktperson leverandør Bestilling med dato og eventuelt bestillingsnummer Bestillingsform Forbrukt materiell. Faktura på netto materialkostnad

Side 13 av 14 Timelister skal minst innholde: Navn på person Stillingskode Timer (start/slutt kl.) Dato Arbeidssted som etg, romnr. etc. Mangler ved fakturaer og pålagte vedlegg vil automatisk føre til at faktura blir avvist og ikke betalt ut før avvik er rettet. Ved vesentlige mangler skal kreditnota sendes og nye faktura opprettes etter at all dokumentasjon er fullstendig. Fakturering skjer direkte fra entreprenør til byggherre. Ved bruk av faktureringsselskaper skal kontakt Vedrørende faktura skje mot entreprenøren. Fakturering fra entreprenør skal skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått skriftlig for hvert oppdrag. Ingen faktura blir betalt før eventuell garanti og kopi av forsikringsbevis er deponert i henhold til avtalen. Faktura skal ha 30 dager betalingsfrist 6.5 Rutiner ved regningsarbeid Driftsleder er kontaktperson for daglig oppfølging av oppdraget. Der skal være tett oppfølging mellom driftsleder og oppdragsutfører, og en må melde fra om oppmøte og avreise. Driftsleder skal kvittere for timelister hver dag. Timelistene skal være fullstendig utfylt. Praktiske forhold vedr. rutiner for kvittering, skal avklares med driftsleder, før oppstart av arbeidet Ved situasjoner der driftsleder ikke er tilgjengelig, er frist for kvittering av timelister maks 3 dager Overskrides 3-dagersfristen skal områdeleder hos eigedomseksjonen kontaktes. 6.6 Møtevirksomhet Det avholdes byggemøter etter behov.