Brukerundersøkelse Politisk sekretariat våren 2011. Vedlagt følger resultatene fra brukerundersøkelsen for Politisk sekretariat i Stavanger kommune. Undersøkelsen ble foretatt våren 2011. Innhold Vedlagte resultater: Svarprosent, utvalg og hovedfunn Grafiske fremstillinger av resultatene Resultater per indikator. Resultater for per enkeltspørsmål. Resultater fordelt på bakgrunnsvariabler Kommentarer som er gitt Begrepsavklaring I de vedlagte tabeller benyttes følgende statistiske begreper: N = antall som har svar på det enkelte spørsmål/indikator Mean = gjennomsnittsverdi Minimum og maximum = laveste og høyeste skåre som er gitt Deviation = standardavvik, statistisk mål for spredning i materialet Tolkning av data Verdiskalaen er omkodet I spørreskjemaet opererte man med en verdiskala fra 1 til 6. For å kunne sammenligne dataene fra denne undersøkelsen med undersøkelser hvor en for eksempel benytter en tidelt skala, er resultatene regnet om til en skala fra 0 til 100. Den nye resultatangivelsen har benevnelsen basispoeng. Grenseverdier Grenseverdier i materialet viser til mål for hvilke resultater som anses som akseptable. Målene knyttes til gjennomsnittsverdi pr indikator. Følgende grenseverdier er fastsatt: Grønn 80-100 basispoeng Målsetning er oppnådd Gul 79-70 basispoeng Akseptabelt men vær obs, tiltak vurderes Rød under 70 basispoeng Uakseptabelt, tiltak iverksettes
Svarprosent og utvalg Undersøkelsen var elektronisk, og totalt fikk 235 personer tilbud om å delta. Av disse besvarte 114 undersøkelsen, noe som utgjør en svarprosent på 48,5 prosent. Undersøkelsens resultater gir et nokså godt bilde av brukernes tilfredshet med sekretariatet. Første gang undersøkelsen ble gjennomført var i 2007, og den har siden blitt revidert. Funnene kan derfor ikke sammenlignes med resultatene fra forrige undersøkelse. Flere av de nye spørsmålene retter seg mot aktuelle satsingsområder som for eksempel papirløse formannskapsmøter. Brukerne er definert som representanter i de sentrale politiske organer, samt rådmannens lederteam. Sammenlignet med 2007 utvidet man utvalget til å gjelde representanter og første vara for bydelsutvalgene og Innvandrerrådet, Eldrerådet og Funksjonshemmedes råd. Man har dermed utvidet utvalget en del siden forrige undersøkelse. Hovedfunn Resultatene er generelt meget gode på alle områder. Indikatorene Helhetlig vurdering, Møte med enheten, Kvalitet på saksdokumentene og Effektivitet i møtene er alle like under målkravet på 80 basispoeng. Spørsmål om protokollføring er korrekt, oppnår en score på hele 85,1 basispoeng. Lavest resultat får indikatoren Publisering på internett, med en score på 72,8 basispoeng. Indikatoren Bistand fra Politisk sekretariat oppnår absolutt høyest score med 93 basispoeng. God service og kontakt med Politisk sekretariat For indikatoren Møte med enheten får spørsmålene om Politisk sekretariats serviceinnstilling og muligheten for å komme i kontakt med enheten, svært gode resultater med henholdsvis 88,6 og 86,2 basispoeng. Det er spørsmål om informasjon om hvilke tjenester Politisk sekretariat kan tilby som trekker ned snittet med 63,8 basispoeng. God kvalitet på saksdokumentene Politikerne er godt fornøyde med å få møteinnkallinger innen tidsfristen, de synes møteinnkallingene er oversiktlige og lett forståelige, og resultatene tyder også på at de mottar i høy grad de nødvendige og relevante dokumenter i forkant av møtene. Spørsmålet som scorer lavest for indikatoren Kvalitet på saksdokumentene, er om saker som inneholder innstillinger fra tidligere behandlinger er lette å forstå (72,7 basispoeng). Høy tilfredshet med Politisk sekretariat som støttefunksjon Alle spørsmålene som faller inn under indikatoren Bistand Politisk sekretariat scorer jevnt over svært høyt. Respondentene som har fast kontor på rådhuset er svært fornøyde med bistanden de mottar i form av støttefunksjon, håndtering av publikum, økonomiske ytelser og praktisk tilrettelegging av kontor. Publisering på internett kan bli enda bedre Respondentene gir tilbakemeldinger om at det er et forbedringspotensial for å kunne finne frem til publiserte saker under inngangsbildet Saksdokumenter, og scorer dette spørsmålet til 64,6 basispoeng for indikatoren Publisering på internett. Brukerne er ellers godt fornøyde med tidspunkt for publisering av dokumenter både før og etter politiske møter. Formannskapet, Kommunalutvalget og repr. med fast kontor i rådhuset mest fornøyde Representantene i Formannskapet og Kommunalutvalget er mest fornøyde med tjenestetilbudet fra Politisk sekretariat (snittscore på indikatornivå på henholdsvis 86,3 og 85,2 basispoeng). Brukerne med fast kontor i rådhuset gir også svært gode tilbakemeldinger til enheten (snitt 84,2), sammen med representantene fra Innvandrerrådet, Eldrerådet og Funksjonshemmedes råd (83,6). Deretter gir bystyrerepresentantene høyest score (81,5), fulgt av representanter i Kommunalstyre og/eller Administrasjonsutvalget (79,9) og Rådmannens lederteam (79,8). Bydelsutvalgene et minst fornøyde
med tjenestene de mottar fra Politisk sekretariat. Scorene fra representanter fra bydelsutvalgene er likevel meget gode (75,4 basispoeng i snitt på indikatornivå). Resultater for hvor ofte man er i kontakt med Politisk sekretariat Resultatene fordelt på hvor hyppig man er i kontakt med Politisk sekretariat utover regulære møter, er relativt jevne. Gruppen som ofte er i kontakt med enheten (en eller flere ganger i uken) scorer i snitt på indikatornivå ett basispoeng (81,8) over gruppen som er kontakt med Politisk sekretariat av og til (en til tre ganger per måned). De som sjelden (en gang per kvartal eller sjeldnere) er i kontakt med enheten gir sekretariatet et snittresultat på 77,1 basispoeng, mens de som defineres som aldri er i kontakt utover regulære møter gir et gjennomsnitt på 80 basispoeng. Den største forskjellen som synliggjør at man er mer fornøyd jo oftere man benytter seg av tjenester fra Politisk sekretariat, fremkommer i den helhetlige vurderingen av enheten. Resultater for antall valgperioder Gjennomsnittsresultatet på indikatornivå for representanter som har hatt en eller to/flere valgperioder med politiske verv i Stavanger kommune, er helt jevne. 46 respondenter har krysset av for en valgperiode, mens 61 personer har krysset av for to eller flere valgperioder. Når man ser på hver av indikatorene, er også disse svært jevne. Dersom man skal nyansere, viser resultatene at representanter med en valgperiode er noe mindre fornøyde med den helhetlige vurderingen av sekretariatet enn de som har to eller flere valgperioder, men de er mer fornøyde med kvaliteten på saksdokumentene og effektivitet i møtene enn de med lenger fartstid i de politiske utvalgene i kommunen. Resultater brukerundersøkelse Politisk sekretariat, 2011
Resultater fordelt på utvalg (En del av representantene krysser av for flere utvalg).
Resultater fordelt på valgperioder
Resultater pr indikator Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Deviation Helhetlig vurdering 113.00 100.00 78.2301 20.62549 Møte med enheten 108 30.00 100.00 79.5988 17.53038 Kvalitet på 111 43.33 100.00 79.8559 14.52505 saksdokumentene Effektivitet i møtene 109 20.00 100.00 79.9083 15.45908 Protokoll 109.00 100.00 85.1376 17.29990 Publisering på internett 104 20.00 100.00 72.8365 17.92180 Bistand fra politisk 9 80.00 100.00 92.9630 7.76288 sekretariat Valid N (listwise) 9
Resultater per enkeltspørsmål Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Deviation Hvor fornøyd er du med 113.00 100.00 78.2301 20.62549 tjenestene du mottar fra Politisk sekretariat? Politisk sekretariats 107 40.00 100.00 88.5981 15.07520 serviceinnstilling? muligheten for å komme i 103 20.00 100.00 86.2136 17.71875 kontakt med Politisk sekretariat? informasjon om hvilke 100.00 100.00 63.8000 27.80815 tjenester Politisk sekretariat kan tilby? får du møteinnkallinger 111.00 100.00 83.7838 20.09315 innen tidsfristen? er innkallingen oversiktlig og 111 20.00 100.00 87.9279 16.01801 lett å forstå? mottar du de nødvendige og 111 20.00 100.00 80.7207 21.39293 relevante dokumenter i forkant av møtene? opplever du at saker som 110.00 100.00 72.7273 22.94425 inneholder innstillinger fra tidligere behandlinger er oversiktlige og lette å forstå? ettersending av dokumenter 107.00 100.00 73.4579 23.59656 i forkant av møtene? trykk-kvaliteten på 110 40.00 100.00 80.9091 17.84466 saksdokumentene? den tekniske tilrettleggingen 100 20.00 100.00 75.2000 19.71924 (pc, prosjektor etc.) for gjennomføring av møtene i møtelokalene? den øvrige praktiske 107 20.00 100.00 80.0000 18.22294 tilretteleggingen for gjennomføring av møter i møtelokalene? at de nødvendige 105 20.00 100.00 84.3810 17.97026 sakspapirene er tilgjengelig på møtene? protokollføringen er korrekt? 109.00 100.00 85.1376 17.29990
tidsrammen for publisering 99 20.00 100.00 78.3838 18.22238 av saker før møtene? tidsrammen for publisering 97 20.00 100.00 78.7629 19.32495 av protokoll etter møtene? å finne frem i publiserte 96.00 100.00 64.5833 27.45011 saker/protokoller under inngangsbildet Saksdokumenter? informasjon på nettsidene 97.00 100.00 71.9588 22.48329 om utvalget du representerer/deltar i? Hvor fornøyd er du med 93.00 100.00 78.7097 27.63213 bistand når det gjelder økonomiske godtgjørelser (honorarer, reiseregninger, refusjoner, tapt arbeidsfortjeneste)? I hvilken grad opplever du at 105.00 100.00 76.1905 21.67864 reglementet for utvalg (ene) du representerer/deltar i er tydelig? Hvor fornøyd var du med 88.00 100.00 71.1364 21.83700 opplæringen som ble gitt? Politisk sekretariat som 9 80.00 100.00 95.5556 8.81917 støttefunksjon for ditt politiske virke? håndtering av publikum ( 8 80.00 100.00 92.5000 10.35098 besøkende, telefonhenvendelser etc)? økonomiske ytelser som 9 80.00 100.00 95.5556 8.81917 gruppestøtte, budsjettoppfølging etc.? praktisk tilrettelegging på 9 60.00 100.00 88.8889 14.52966 kontoret (PC, telefon, møbler, rekvisita etc)? Valid N (listwise) 6
Resultater fordelt på bakgrunnsvariabler Bystyrerepresentant Frequency Valid Valid Nei 64 56.1 56.6 56.6 Ja 49 43.0 43.4 100.0 Formannskapsrepresentant Frequency Valid Valid Nei 98 86.0 86.7 86.7 Ja 15 13.2 13.3 100.0 Kommunalutvalgsrepresentant Frequency Valid Valid Nei 100 87.7 88.5 88.5 Ja 13 11.4 11.5 100.0 Representant i kommunalstyre (r) og/eller Administrasjonsutvalget Frequency Valid Valid Nei 77 67.5 68.1 68.1 Ja 36 31.6 31.9 100.0
Ordfører/varaordfører/gruppeleder/øvrige representanter med fast kontor i rådhuset Frequency Valid Valid Nei 103 90.4 91.2 91.2 Ja 10 8.8 8.8 100.0 Bydelsutvalgsrepresentant Frequency Valid Valid Nei 64 56.1 56.6 56.6 Ja 49 43.0 43.4 100.0 Representant i Eldrerådet /Funksjonshemmedes råd/innvandrerrådet Frequency Valid Valid Nei 98 86.0 86.7 86.7 Ja 15 13.2 13.3 100.0 Rådmannens lederteam Frequency Valid Valid Nei 107 93.9 94.7 94.7 Ja 6 5.3 5.3 100.0 Report
Hvor mange valgperioder har du hatt politiske verv i Stavanger kommune? En periode To eller flere perioder Total Mean N Deviation Mean N Deviation Mean N Deviation Helhetlig vurdering 74.7826 46 21.26438 80.9836 61 20.46989 78.3178 107 20.94404 Møte med enheten 78.8889 42 17.15017 79.9444 60 18.13832 79.5098 102 17.65952 Kvalitet på 81.4348 46 14.93953 78.9040 59 14.74315 80.0127 105 14.81163 saksdokumentene Effektivitet i 80.7407 45 13.59384 78.6782 58 16.84628 79.5793 103 15.47138 møtene Protokoll 85.2174 46 14.86818 85.2632 57 19.46657 85.2427 103 17.48078 Publisering på internett 73.4884 43 18.91856 72.0909 55 17.98839 72.7041 98 18.31929 Hvor hyppig benytter du tjenester fra Politisk Møte Kvalitet på Publisering sekretariat utover Helhetlig med saksdoku- Effektivitet i på regulære møter? vurdering enheten mentene møtene Protokoll internett Ofte (en Mean 84.2105 85.7407 75.7778 80.0000 90.0000 74.9074 eller flere N 19 18 18 18 18 18 ganger i uken) Deviation 12.61207 12.1969 4 13.27241 12.09980 12.36694 13.86763 Av og til Mean 80.5882 80.9804 82.4510 83.2353 82.9412 74.6078 (en til tre N 34 34 34 34 34 34 ganger per måned) Deviation 22.82226 15.4947 5 13.64062 15.49379 18.50952 18.74002 Sjelden Mean 76.2264 76.7949 79.1026 77.9085 83.6000 69.2222 (en gang N 53 52 52 51 50 45 per kvartal eller sjeldnere) Deviation 20.02176 19.2898 0 14.39189 16.15152 18.37923 18.28023 Aldri Mean 65.7143 83.3333 77.7778 94.2857 82.1429 N 7 7 6 7 7 27.60262 21.85813 18.69839 9.75900 18.89822 Deviation Total Mean 78.2301 79.5988 79.8559 79.9083 85.1376 72.8365 N 113 108 111 109 109 104 Deviation 20.62549 17.5303 8 14.52505 15.45908 17.29990 17.92180
Kommentarer som ble gitt i forbindelse med kartlegging av Politisk sekretariat 2011. I underkant av 25 prosent av de som deltok i undersøkelsen har benyttet anledningen til å si sin mening om og komme med forslag til forbedringer av tjenestetilbudet. Brukerne fikk i undersøkelsen anledning til å uttale seg i åpne kommentarfelt. Ros Enkelte av kommentarene er ren ros til de ansatte i Politisk sekretariat og tjenesten generelt. Kvalitet på saksdokumentene De fleste kommentarene retter seg mot kvalitet på saksdokumentene. Innkallinger, saksdokumenter og protokoller bør sendes ut tidligere, de bør gis et bedre pedagogisk utseende og kvaliteten i selve saksinnholdet bør styrkes med tanke på presisjon og mer kortfattet tekst. Andre kommentarer er bedre kvalitetssikring av at oversendelsesforslag og spørsmål kommer til rette vedkommende i administrasjonen, på vei fra kommunalstyrer til formannskapet. Publisering på internett En del av respondentene ytrer at de ønsker enda bedre løsninger for elektronisk publisering av saker og protokoller, mens enkelte fortsatt kunne tenke seg disse i papirformat. Reglement og opplæring Noen av respondentene nevner behovet for reglement for valg i Innvandrerrådet. Andre ønsker en gjennomgang av begreper (oversendelsesforslag, vedtak, tilleggsvedtak, spørsmål etc.), samt samling av folkevalgte for generell veiledning og for å gjennomgå saker av historisk karakter og forståelsen av disse. Generelle kommentarer Noen respondenter nevner ønske om bedre mat på møtene. Andre kommentarer er at honorarene for Funksjonshemmedes råd må bli likestilt med bydelsutvalgenes, og man bør få en større stillingsprosent for sekretær i dette utvalget. Behovet for å vite hvilket tjenestetilbud Politisk sekretariat kan tilby, nevnes også.