8. Regnskapsrollen og behandling av faktura DFØ Versjon: 1.1 8.2 Fakturaer på sirkulasjon 08.05.12 Innhold Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: 1 Søke opp og endre informasjon på faktura 2 Omdirigere faktura til ny mottaker 3 Administrere stedfortredere 4 Administrere posteringsmaler Gi brukerne på økonomi/regnskap en oversikt over muligheter i skjermbildet Fakturaer på sirkulasjon. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Søke opp og endre informasjon på faktura Virksomhet Ved behov Steg 1a: Økonomi/regnskap har i IP Master mulighet for å følge opp fakturaer som er på sirkulasjon ute i organisasjonen. Dette kan gjøres ved å velge Fakturaer på sirkulasjon fra hovedmenyen til venstre i IP Master og klikke på menylinjen øverst i skjermbildet. Skjermbildet nedenfor viser et søk uten filtrering. Spesielle søkekriterier for faktura på sirkulasjon er: o Parkerte fakturaer (viser fakturaer som IP-Klientbrukere har parkert i påvente av f.eks Kreditnota) o Faktura fra en bestemt leverandør o Faktura med forfallsdato om X dager (Tidsrom + gi inn start og sluttdato) o Faktura som finnes hos en bestemt mottaker
Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master bruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Tilpasning av presentasjon er fleksibelt og tilpasses pr søkeresultat, dvs en tilpasning for Forkontroll, en annen tilpasning for Fakturaer på sirkulasjon. Steg 1b: Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfor viser. NB: Faktura blir da låst for brukere ute i organisasjonen og kan ikke behandles. For å oppheve denne låsen må man gå tilbake til resultatsettet og fjerne hake på faktura. Steg 1c: I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan man gjøre følgende med fakturaen som ligger på sirkulasjon Endre/redigere innskannet faktura og reskontro informasjon Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse. Legge til vedlegg og kommentarer Kontere eller redigere eksisterende kontering Sette makuleringskode og sende fakturaen til annullering Omdirigere faktura til annen bruker Se på fakturahistorikk
2 Omdirigere faktura til ny mottaker Virksomhet Ved behov Steg 2a: Ønsker man å sende faktura ut på ny sirkulasjon (evt. omdirigere) benytter man knappen. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon. I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges: a) Omdiriger Skal kun brukes i spesielle tilfeller. Du kan omdirigere en faktura på vanlig sirkulasjon slik at den går utenom en mottaker. Hvis en faktura for eksempel er sendt til bruker A, bruker B og bruker C, og du omdirigerer den til å gå utenom bruker B ved å sende fakturaen til bruker D, blir fakturaen fjernet fra bruker B, men ikke fra de andre. Derfor er det nå bruker A, bruker C og bruker D som har fakturaen på sirkulasjon. b) Ny vanlig sirkulasjon Brukes f.eks ved fravær. Faktura sendes til en ny gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet. c) Informativ sirkulasjon Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles. d) Direkte til overføring Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Kan også benyttes i visse situasjoner der faktura i sin helhet er godkjent men sendt til flere mottakere. e) Anmodning om fakturaannullering Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet. Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen Send og faktura blir sendt til valgt bruker. Steg 2b: Ønsker man å videresende en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man også gjøre dette i Faktura på sirkulasjon i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.
Sett da en hake på de på de fakturaene man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i steg 2a i dette dokumentet. 3 Administrere stedfortredere Virksomhet Ved behov Masterbruker kan også administrere stedfortredere på vegne av alle brukerne i organisasjonen. Dette gjøres ved å trykke på knappen Handlinger og velge Administrer Stedfortredere i menylinjen. Da vil et nytt skjermbilde vises som nedenfor.
4 Administrere posteringsmaler Virksomhet Ved behov Masterbruker kan også administrere posteringsmaler som kan gjøres tilgjengelig for alle IP Klientbrukere. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis og velge Administrer posteringsmaler i menylinjen. Man kommer da inn i et nytt skjermbilde som vist nedenfor og klikker Ny I neste skjermbilde settes konteringer og en kan velge om malen skal knyttes til en bestemt leverandør og krysser av for om den skal være felles i Client (IP Klient) Lagre.