Rammeavtale for kjøp av fasiliteringstjenester

Departementenes servicesenter Informasjons- og kommunikasjonsteknologiavdelingen Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 200900101 04.05.2009 Rammeavtale for kjøp av fasiliteringstjenester KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Sak 200900101 Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Postboks 8129 Dep Møllergaten 19 22 24 90 90 www.dss.dep.no Uzma Bhatti 0032 Oslo Telefaks E-post Telefon: 22 24 03 27 22 24 00 93 postmottak@dss.dep.no

Innholdsfortegnelse: Konkurransegrunnlag...3 1 Innledning...3 2 Om oppdragsgiver...3 2.1 Personal- og organisasjonsenheten...3 2.2 Virksomhets- og økonomienheten...3 2.3 Fellestjenesteavdelingen...4 2.4 Sikkerhetstjenesteavdelingen...4 2.5 Kontortjenesteavdelingen...4 2.6 IKT-avdelingen...4 3 Generelt om avtalen...4 3.1 Innledning...4 3.2 Anskaffelsens formål...4 3.3 Varighet...5 3.4 Kontrakt...5 3.5 Omfang...5 3.6 Pris og løsningsforslag...5 3.7 Sikkerhetsklarering...5 3.8 Samarbeidsformer...6 3.9 Krav til kompetanse og kapasitet...6 3.10 Kommunikasjon...6 3.11 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon...6 3.12 Språk...6 3.13 Tidsfrister...6 3.14 Kostnader...7 3.15 Retur av tilbud...7 3.16 Oppdatering av konkurransegrunnlag...7 3.17 Feil i konkurransegrunnlaget...7 3.18 Aksept av vilkår...7 3.19 Tilbudets utforming...7 3.20 Innlevering av tilbudet...8 3.21 Åpning...8 3.22 Vedståelsesfrist...8 4 Kvalifikasjonskrav...8 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav...8 4.2 Juridisk stilling:...9 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet:...9 4.4 Leverandørens kapasitet/kompetanse...9 5 Tildelingskriterier...10 6 Lønns- og arbeidsforhold ved anskaffelsen...10 7 Tilbudets disposisjon...11 8 Vedleggsoversikt...11 Side 2 av 11

Konkurransegrunnlag 1 Innledning Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen gjelder en prioritert tjeneste og følger av den grunn forskriftens del III. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-12 (1). Dersom det er uklarheter, spørsmål mv. knyttet til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, oppfordres leverandøren derfor til å avklare forholdet ved å sende spørsmål til anskaffelser@dss.dep.no. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til de senere avtaler som konkurransen resulterer i. 2 Om oppdragsgiver Departementenes servicesenter (DSS) er en etat underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Etatens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. 2.1 Personal- og organisasjonsenheten Personal- og organisasjonsenheten (PERS) ivaretar ansvaret for DSS's interne personal-, arkiv- og lønnsforvaltning herunder personal- og lønnspolitikk, utvikling og drift. PERS er også tillagt oppgaver innen omstilling og ledelse, samt sekretariatstjeneste for etatens ledelse. 2.2 Virksomhets- og økonomienheten Virksomhets- og økonomienheten (VØK) er en internadministrativ enhet som omfatter områdene økonomistyring, rapportering og internkontroll, budsjett og planlegging, koordinering av interne IKT-tjenester, sikkerhet og beredskap. Informasjonsforvaltningsavdelingen Avdeling for informasjonsforvaltning (IFA) har blant annet ansvar for departementenes grafiske profil, for fellesbiblioteket og informasjonssenter samt sentralbord. Sentralt i avdelingens arbeid står teknisk og redaksjonell tilrettelegging av informasjon til publikum (www.regjeringen.no), teknisk redaksjon for regjeringsdokumenter og NOUer, produksjon av statsbudsjettet, og produksjon av informasjonssmateriell for departementene. Avdelingen har ca 50 medarbeidere. Side 3 av 11

2.3 Fellestjenesteavdelingen Fellestjenesteavdelingen (FTA) leverer driftsadministrative fellestjenester til departementsfellesskapet. Tjenestene leveres i henhold til inngåtte tjenesteavtaler, og består av postdistribusjon, konferanse- og møteromstjenester, lyd og bilde tjenester, renhold, flyttetjeneste, kantinetjeneste, trykkeri, distribusjon, lagring og ekspedering av offentlige publikasjoner. Avdelingen har 110 medarbeidere. 2.4 Sikkerhetstjenesteavdelingen Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) har ansvaret for fysisk og teknisk sikring av departementene, samt prosjektering og veiledning. De operative tjenestene er resepsjonstjeneste, vakthold, teknisk sikring og kortproduksjon. 2.5 Kontortjenesteavdelingen Kontortjenesteavdeling (KTA) tilbyr kostnadseffektive tjenester innenfor lønns- og regnskapsproduksjon, elektronisk saksbehandling, anskaffelser og har i tillegg en pådriverrolle som ivaretas gjennom prosjektledelse og utvikling. 2.6 IKT-avdelingen IKT-avdelingen leverer tele og IT-tjenester til SMK og departementene. DSS har all IT-drift for 13 departementer og IKT-avdelingen består i dag av ca. 100 personer. Avdelingen er organisert i 6 seksjoner som en prosessbasert matrise-organisasjon, hvor Brukerstøtte, Departementsstøtte, Driftsstøtte og Prosjekter utgjør prosess-dimensjonen (operativ akse, ca. 30 ansatte), mens Basistjenester og Teknisk arkitektur utgjør fag-aksen (ca. 70 ansatte). 3 Generelt om avtalen 3.1 Innledning Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren åpen anbudskonkurranse med hjemmel i 14-1 i FoA. 3.2 Anskaffelsens formål DSS ønsker å inngå en rammeavtale for kjøp av fasiliteringstjenester. Fasiliteringstjenestene skal benyttes for å tilrettelegge og gjennomføre involverende arbeidssamlinger/gruppeprosesser, og for å hjelpe organisasjonen med å løse komplekse problemstillinger og skape nye løsninger på kortest mulig tid. Bistanden gjelder fasilitering på oppdrag fra DSS. Gjennomføring og resultater fra fasiliteringen/samlingene skal dokumenteres på en helhetlig og elektronisk (WEB) måte. Side 4 av 11

Aktuelle temaer i kontraktsperioden kan være (listen er kun ment som eksempler og er ikke uttømmende eller bindende): 1. strategiutvikling, 2. motivasjonsarbeid 3. forankring av verdier 4. lederutvikling 5. opplæring i grunnleggende fasilitering 6. implementering av HR-tiltak Fasiliteringen skal bidra til: At alle ansatte i DSS skal ha best mulig oversikt over det som skjer i organisasjonen At alle ansatte i DSS skal få mulighet til å påvirke prosesser Metoder som appellerer til deltagerne både verbalt og visuelt (innovativt, kreativt) Å bidra til at folk blir engasjert Å gi de ansatte en sterkere opplevelse av tilhørighet Å få de ansatte i DSS til å benytte våre felles verdier (helhet, tillit, brukerorientering, lojalitet og kvalitet) Å bedre samarbeid internt og eksternt målt gjennom mer fornøyde brukere, mer tilfredse medarbeidere, bedre beslutninger og kortere løsningstid for oppgaver som gis til de forskjellige faggruppene internt (service og effektivitet). DSS ønsker en fasiliteringgstjeneste med hovedvekt på opplæring, bevisstgjøring og coaching. Modellen skal basere seg på stor grad av praktisk trening. 3.3 Varighet Rammeavtalen forutsettes i utgangspunktet å gjelde for en 1-års periode fra kontraktsignering, med mulighet for forlengelse i inntil 3 år, med ett år av gangen. Den skal kunne sies opp gjensidig med 6 måneders varsel. 3.4 Kontrakt Kontrakt følger som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget. Leverandør skal fylle ut bilag 2, 3 og 4. 3.5 Omfang Avrop iht. avtalen gjøres ved behov. Basert på tidligere og gjeldende budsjettmessig situasjon er forventet omfang for avtalen ca. kr 1 000 000 eks. mva. pr. år. Den totale anskaffelsesverdien er estimert opp til kr 4 000 000 eks. mva. i løpet av kontraktsperioden. Våre behov er imidlertid under konstant endring, og det er ikke mulig å anslå vårt behov i eksakte tall. De angitte estimater er således ikke bindende for oppdragsgiver. Det gjøres også oppmerksom på at budsjettmessige forhold kan ha påvirkning på uttak av antall timer. 3.6 Pris og løsningsforslag For nærmere beskrivelse av pris- og løsningsforslag, se bilag 1, 2 og 4 til kontrakt) og kravspesifikasjonens pkt. 4. 3.7 Sikkerhetsklarering Alle personer som skal benyttes må underskrive på taushetserklæringen. Side 5 av 11

3.8 Samarbeidsformer DSS krever en samarbeidsform der Leverandøren har en kontaktperson med bred fagkompetanse og forståelse for DSS behov. Det må være kontinuitet i forhold til kontaktpersoner når det er aktuelt å gjøre avrop på avtalen. 3.9 Krav til kompetanse og kapasitet Leverandøren må dokumentere tilstrekkelig kompetanse og kapasitet ved egne ansatte eller ved bruk av underleverandører i avtaleperioden. Videre er det utkast til kontrakt angitt sanksjoner knyttet til mislighold på dette punkt. 3.10 Kommunikasjon Konkurransegrunnlaget kan lastes ned fra Doffin. All kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig per e-post til: anskaffelser@dss.dep.no. 3.11 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og leveringsadresse for denne anskaffelsen er: Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen v/ DepKjøp Vakta S-blokka i Regjeringskvartalet Einar Gerhardsens plass 3 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Uzma Bhatti Telefon: +47 22 24 03 27 E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson samt til anskaffelser@dss.dep.no, innen den tidsfrist som er angitt under punkt 4.5. Spørsmål og svar legges ut på Doffin, og vil automatisk bli generert til de som har meldt sin interesse på doffin.no. 3.12 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.13 Tidsfrister Frist for innlevering av tilbud er satt til 20.06.2009, kl 10.00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent innleverte tilbud. Side 6 av 11

Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse 04.05.2009 Frist for å stille spørsmål vedrørende anskaffelsen 10.06.2009 Innleveringsfrist for tilbud 19.06.2009, kl. 10.00 Innstilling Uke 26 Klagefrist Uke 27 Kontraktinngåelse Uke 28 3.14 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke refunderes av oppdragsgiver. 3.15 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene. 3.16 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til de tilbydere som har lastet ned konkurransegrunlaget og registrert seg på Doffin. 3.17 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.18 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til konkurransen er akseptert. 3.19 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 7. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Side 7 av 11

3.20 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Resepsjonen Einar Gerhardsens plass 3 Tilbudet kan også sendes per post til følgende adresse: Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Tilbudet skal leveres i 1-ett eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret i papirformat skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom/minnepenn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 200900000 v/ Uzma Bhatti - Åpnes kun av adressat Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud. 3.21 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 3.22 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på 60 dager regnet fra tidspunkt for innlevering av tilbudet. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Side 8 av 11

4.2 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Juridisk lovlig og etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfyllt. 4.4 Leverandørens kapasitet/kompetanse Kvalifikasjonskrav Det er et absolutt krav at leverandør har gjennomført minst tre relevante fasiliteringsoppdrag/leveranser i løpet av de siste tre år. Med relevante fasiliteringsoppdrag i denne sammenheng menes at leverandøren må ha utført oppdrag innenfor samtlige av følgende punkter: strategiutvikling, motivasjonsarbeid forankring av verdier lederutvikling opplæring i grunnleggende fasilitering implementering av HR-tiltak Dokumentasjonskrav I tillegg må leverandøren kunne vise til tidligere utførte fasiliteringsoppdrag, med samme krav til volum og størrelsesorden som i denne konkurranse. For organisasjonsutviklingsprosjekter vil det være nødvendig med erfaring fra endringsprosesser, særlig med fokus på trening, opplæring, coaching og holdningsskapende arbeid for å skape en felles kultur. Leverandøren må dokumentere tilstrekkelig kapasitet ved egne ansatte eller ved bruk av underleverandører i hele avtaleperioden. Referanseliste over leverandørens 3-5 tidligere leveranser de 3 siste årene med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. I dokumentasjonen, for maks. 5 leveranser, må det fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Det må oppgis referansepersoner med telefonnummer og e-postadresse. Oppdragsgiver forbeholder Side 9 av 11

seg retten til å kontakte referanser dersom dette er hensiktsmessig Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse, erfaring og kapasitet til å utføre oppdraget Beskrivelse av leverandørens konsulenter med relevant kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdragene. Legg ved CV-er for tilbudte konsulenter For hver av kulepunktene under skal følgende dokumentasjon for den enkelte konsulent fremkomme: CV Referanseliste over de 3-5 mest relevante fasiliteringsoppdrag de siste 3 årene. Oppdragsgiver Oppdragsperiode (start - slutt) Beskrivelse av oppdraget og hvilken rolle konsulenten(e) hadde i utføringen av dette. Angivelse av relevansen i forhold til tilsvarende oppdrag Dersom praksis og relevant yrkeserfaring antas å kunne erstatte formell utdanning må dette begrunnes og dokumenteres. 5 Tildelingskriterier Kontraktstildeling vil skje ut fra det kvalitetsmessige og økonomisk mest fordeltaktige tilbud hvor følgende kriterier vil bli lagt til grunn ved tildeling av oppdraget: Løsningsforslag (vekt 50%) o Tilbyder skal presentere et løsningsforslag i samsvar med kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlagets punkt 3.2 og 3.6. Beste løsningsforslag som dekker oppdragsgivers totale behov vil få høyest score. Det vil bli lagt betydelig vekt på den faglige kompetansen hos tilbudte konsulenter, samt leverandørens kapasitet for dette opdraget. Timepris for tilbudte samlinger (Vekt 50%) 6 Lønns- og arbeidsforhold ved anskaffelsen Avtaler om leveranser av tjenester tildeles og inngås under forutsetning av at tilbyder aksepterer at kontrakten med oppdragsgiver inneholder følgende bestemmelse: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkårene som de ansatte har. Alle avtaler Leverandøren inngår og som omfatter utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Side 10 av 11

Dersom Leverandøren ikke oppfyller disse forpliktelsene, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsbeløpet inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Beløpet som blir holdt tilbake skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. 7 Tilbudets disposisjon Tilbudet skal besvares i henhold til den kapitteldisposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet tilbudsbrev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Etterspurte dokumenter legges ved i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkårene. Alle forbehold skal plasseres her. Eventuelle forbehold skal begrunnes og alternativ tekst foreslås. Da dette er en åpen anbudskonkurranse og det er forhandlingsforbud, gjør vi oppmerksom på at vesentlige forbehold vil medføre avvisning av tilbudet. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg (svar på kravspesifikasjon og priser). Dersom det skal benyttes underleverandør skal det beskrives hva underleverandørens funksjon er og hvor stor del av leveransen dette utgjør i tillegg skal det leveres en oversikt over personer som tilbys for gjennomføring av oppdraget med CV, med opplysning om erfaring og kompetanse eller henvisning til denne beskrevet i kvalifikasjonssøknaden. 3. Skatteattest på betalt skatt og arbeidsgiveravgifter fra kemnerkontoret 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra kemnerkontoret 5. HMS-egenerklæring 6. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma hvor et minimum er kredittverdig uten sikkerhetsstillelse 8. Referanseliste over leverandørs leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. Det gjøres oppmerksom på at referanser skal oppgis med navn, telefonnummer og e-postadresse. 8 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Utkast til avtale med bilag HMS-egenerklæring Side 11 av 11