Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/12 Dato: 15.10.2012 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, møterom 4. etasje MØTEBOK Tilstede: Jan Kleppe, leder Atle Osen Judith Birkeland Jan Lester Nilsen, 1. vara Øystein Grytten, 3. vara Randi Jacobsen Mygland og Kjell Larsen hadde forfall Dessuten møtte: Ordfører Jan Sigbjørnsen Revisjonssjef Irene Loka Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 12/12 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 13/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 14/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN FOR 2013 SAK 15/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Referatsaker: Møtebok fra Agder Sekretariat Engasjementsbrev fra revisor Uavhengighetserklæring fra forvaltningsrevisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Eventuelt UNDERSKRIFTER Jan Kleppe Leder Atle Osen Nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. 2
Møtebok 15.10. 2012 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 12/12 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 3. september2012 godkjennes. SAK 13/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune 2012-2015. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 13/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune 2012-2015 Overordnet analyse Flekkefjord kommune, utarbeidet av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og 3
virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 30. januar 2012 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I møte den 3. september 2012 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. I den overordnede analysen har revisjonen trukket frem områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Flekkefjord kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: (Utvalget utarbeider forslag i møtet) 1. Gjennomgang av kvaliteten i byggesaksbehandlingen 2. Se på kommunens rutiner for midlertidige ansettelser 3. Vurdere om kommunen har et tilfredsstillende system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 4. Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring av store investeringer 5. Se på arbeidet som blir gjort mot mobbing i den enkelte skole, sammenstilt med hvor stor andel elever som føler seg mobbet Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Forslag til innstilling: Bystyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune 2012-2015. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. SAK 14/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN FOR 2013 Enstemmig vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2013 på kr. 959.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret. 4
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 14/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, representantskapet sak 13/12 2. Agder Sekretariat, styret sak 07/12 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 13.09.2012 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 104.000 i 2012 til kr. 109.000 i 2013. Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt vedtatt budsjett for 2013 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Flekkefjord kommune sin andel av budsjettet til revisjonsdistriktet økes med om lag 4 % til kr. 755.000. Dette er antatt ressursbruk. Den endelige årsavregningen gjøres etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er lik fjorårets budsjett. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2013 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2013 Budsjettforslag 2013 Vedtatt budsjett 2012 Vedtatt budsjett 2011 Tilskudd til Kr. 755.000 Kr. 726.000 Kr. 704.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 109.000 Kr. 104.000 Kr. 98.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 95.000 Kr. 95.000 Kr. 95.000 Totalbudsjett Kr. 959.000 Kr.925.000 Kr 897.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2013 på 5
kr. 959.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret. SAK 15/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å foreta selskapskontroll (eierskapskontroll) i Momentor AS. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 15/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn: I Plan for selskapskontroll 2008-2011 for Flekkefjord kommune er det vedtatt å gjennomføre selskapskontroll i 6 selskaper hvor Flekkefjord kommune har et eierskap, alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner. I denne planen er det selskapet Momentor AS som er prioritert høyest. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i noen av de selskapene som planen omfatter tidligere. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har signalisert at de har kapasitet til å gjennomføre selskapskontroll (eierskapskontroll) for Flekkefjord nå, og saksbehandler vil foreslå at kontrollutvalget gjør positivt vedtak om dette. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å foreta selskapskontroll (eierskapskontroll) i Momentor AS. Referatsaker: Følgende saker ble referert og tatt til orientering: Møtebok fra Agder Sekretariat Engasjementsbrev fra revisjonen Uavhengighetserklæring fra revisor Eventuelt Utvalget ønsker å invitere rådmannen til neste møte for å orientere om rutinene omkring budsjettkontroll og rapportering, samt gi en orientering om oppfølgingen av vedtaket omkring lønnsrutinene. 6