Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF

HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 23.05.2014 34187/2014 2013/1292 610 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/112 Formannskapet 03.06.2014 14/9 Organisasjonsutvalget 04.06.2014 14/87 Bystyret 19.06.2014 Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF Forslag til vedtak 1. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra 1.7.2014 som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap. 11. 2. Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas 3. Styret for Bodø kommunale eiendommer KF skal bestå av 5 medlemmer. Av disse velges 1 av og blant de ansatte. Til de fire andre styreplassene velges følgende medlemmer: 1. 2. 3. 4. Som leder velges. Som nestleder velges. 4. Styrehonorar for 2014 fastsettes slik: Leder kr 25 000 Nestleder kr 12 000 Medlem kr 12 000 5. Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen 1.1.2015. Formannskapets behandling i møte den 03.06.2014: Forslag Svein Olsen, Rødt, fremmet følgende forslag: Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Side353

Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Votering Utsettelsesforslaget fra Rødt fikk 4 stemme og falt (2AP, 1SV og 1R). Innstillingens punkt 3 vedtatt utsatt til behandling i formannskapsmøte 19.06.2014. Innstillingen punktene 1, 2, 4 og 5 tiltrådt mot 2 stemmer (1R og 1SV). Formannskapets innstilling 1. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra 1.7.2014 som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap. 11. 2. Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas. 3. Behandling av punktet utsettes, behandling i formannskapsmøte 19.06.2014. 4. Styrehonorar for 2014 fastsettes slik: Leder kr 25 000 Nestleder kr 12 000 Medlem kr 12 000 5. Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen 1.1.2015. Organisasjonsutvalgets behandling i møte den 04.06.2014: Forslag fra Rødt Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Votering Utsettelsesforslaget ble tiltrådt mot 2 stemmer, 1 H og 1FrP. Organisasjonsutvalgets innstilling Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Side354

Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Side355

Sammendrag Bystyret vedtok at det skulle opprettes et kommunalt eiendomsforetak i sitt møte den 31.10.2013. I bystyremøte i 13.2.2014 ble det vedtatt at det kommunale eiendomsforetaket skulle stiftes og etableres innen utgangen av juni 2014. Etter interimsstyrets føringer, møte med arbeidstakerorganisasjoner og gode råd fra prosjektleder fra Rambøll, legger nå rådmannen frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra 1.7.2014 med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 19. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Side356

Saksopplysninger og vurderinger Bakgrunn for saken Bystyret behandlet sak om organisering av bygg- og eiendomsforvaltningen i februar 2014 (sak 005/14). Bystyret ba da rådmannen legge fram en ny sak for bystyre for formell etablering av et kommunalt foretak for eiendomsforvaltningen til bystyremøtet i juni 2014. Vedtaket fra bystyret i februar 2014 var som følger: 1. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er sekretær for interimsstyret, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes. Prosjektoppstart settes til 13.2.2014. Interimsstyret skal bestå av 3 politikere. 2. Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. 4. Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen juni 2014. 5. Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen februar 2015. 6. Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. 7. De ansattes organisasjoner involveres i arbeidet, og saken skal drøftes etter gjeldende bestemmelser. Etablering av et kommunalt foretak krever føringer/avklaringer i forhold til et antall prinsipielle spørsmål. I perioden mellom bystyremøtet i februar 2014 og dagens bystyremøte, har det politiske interimsstyret fortløpende behandlet disse prinsipielle spørsmål. På grunn av det høye tempo på fremdriften i saken, har rådmannens sekretærfunksjon blitt utført av 4 medlemmer i rådmannens toppledergruppe samt innleid ekstern prosjektleder fra Rambøll. Referat fra formelle møter gjennomført 14. mai og 22. mai følger som vedlegg til saken. Opprettelsen av et KF for eiendomsforvaltninger er vurdert til å være så omfattende at drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner må gjennomføres. Det er i sakens anledning gjennomført ett drøftingsmøte den 21. mai 2014. Nytt drøftingsmøte er berammet til 20. juni 2014. Det ble gitt en verbal orientering om saken i formannskapet den 23. april 2014. Interimsstyret legger følgende føringer til grunn for det videre arbeidet. 1. Innsatsen for å involvere de ansattes organisasjoner i det videre arbeidet ut over høsten må intensiveres. 2. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer. Dette gjelder også bygninger som i dag eies av andre KF og/eller heleide kommunale aksjeselskap samt boligstiftelsen. I løpet av høsten 2014, skal det utarbeides en detaljert liste over alle bygninger og eiendommer som legges inn i selskapet. I forbindelse med utarbeidelsen av denne listen skal unntak for «all in» bestemmelsen vurderes for følgende deler av eiendomsmassen Kommunaltekniske bygninger Utomhusanlegg (idrett, friluftsliv, parker og plasser) Stormen KF Side357

Direkte havnerelaterte bygninger Spektrum (2 stk. AS + 1 KF) 3. Foretaket har et særlig ansvar for å utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer. Eventuell gjennomføring av ulike former for eiendomsutviklingsprosjekt skal utføres av foretaket etter beslutning i bystyret. 4. Foretaket har ikke anledning til å ta opp egne lån. Kommunens finansforvaltning skal være samlet innenfor kommunens basisorganisasjon. Det utarbeides eget delegasjonsreglement for kjøp og salg av fast eiendom. I utgangspunktet legges det opp til kjøp/salgsfullmakter på nivå med der rådmannen har delegert pr i dag. 5. Det skal gjennomføres en verdivurdering av den samlede eiendomsmassen, og finansieringskostnadene skal synliggjøres i internhusleieavtalene. Verdivurderingen skal være basert på forenklede gjennomsnittsbetraktninger for den samlede bygningsmassen. 6. Det gjennomføres for tiden et parallelt prosjekt med eksternt kjøp av renhold. Når renholdsprosjektet begynner å nærme seg avslutningsfasen, så gjennomføres et prosjekt hvor gjenværende renholdsansatte overføres til foretaket. Etablerte eksterne renholdsavtaler må være gjenstand for god oppfølging gjennom kontraktsperioden. Foretaket får ansvaret for denne kontraktsoppfølgingen. Foretaket må derfor fra starten være bemannet med tilstrekkelig bestillerkompetanse på renhold for oppfølging av eksterne renholdsavtaler. 7. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for å levere alle driftstjenester og brukertjenester for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer fra 1.1.2015. I første driftsår skal foretaket utføre de samme tjenestene som de overflyttede ansatte utførte i 2014. Gjennom 2015 skal det gjennomføres ytterligere avklaringer og presiseringer for type tjenester og tjenestenivå som leveres til de ulike interne leietagerne. Summen av de tjenester som leveres skal gjennom 2015 kategoriseres som obligatoriske tjenester (hvor foretaket har monopol på levering til samtlige internleietagere), og valgbare tjeneste for tjenestetyper hvor leietagerne i noe større grad kan bestemme nivå og pris på tjenestene samt vurdere å få utført tjenestene gjennom andre løsninger (egenproduksjon eller eksternt kjøp). For å lykkes med foretaksetableringen, understrekes viktigheten å lage de økonomiske avregningsmodellene for ulike tjenestetyper så enkle som overhode mulig, slik at uproduktive internhandelsaktiviteter holdes på et så lavt nivå som mulig. 8. I dag drives noe kommunal virksomhet i lokaler som er helt eller delvis innleid fra eksterne aktører. Ved opprettelse av foretaket skal foretaket overta alle eksterne innleieforhold, og lokalene leies tilbake til enhetene gjennom interne husleieavtaler. Alle fremtidige eksterne innleieforhold skal være under foretaket sitt ansvarsområde. Rådmannen legger på bakgrunn av dette frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Opprettelse av foretaket, vedtekter Bystyret har etter Kommunelovens kapittel 11 myndighet til å opprette kommunalt foretak. Foretaksorganiseringen innebærer at foretakets styre rapporterer direkte til bystyret og at foretakets daglige leder er direkte underordnet styret og ikke står i noe underordnet forhold til rådmannen. Side358

Kommunelovens kapittel 11 stiller formalkrav til foretaket, og vedlagte forslag til vedtekter ivaretar disse. Forslaget er utarbeidet i nært samarbeid med konsulentene fra Rambøll. Vedtektene skal i det minste angi foretakets navn, formål, plassering av forretningskontor og antallet styremedlemmer, foruten annet som etter lov krever vedtaksbestemmelse. Navn, plassering av forretningskontor og antall styremedlemmer er ikke endelig besluttet og kan endres før vedtektene vedtas. I vedlagte forslag til vedtekter foreslås følgende formål: Foretaket skal være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for kommunale bygninger, både eide og leide, med tilhørende eiendommer utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer utføre eiendomsrelaterte tjenester på en måte som ivaretar brukernes behov ivareta kommunens byggherrefunksjon understøtte kommunens mål og strategi for virksomhetene Foretaket kan også tillegges andre oppgaver av Bodø kommune. Rådmannen ser at det kan bli aktuelt å justere vedtektene når foretaket kommer i gang og vi får erfaring med alle omkringliggende forhold. Styret og daglig leder Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 19. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges 19.6.2014 vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Valg av ansattes representant i styret for foretaket vil bli tatt i begynnelsen av november. Da det i første omgang er de ansatte i bygge- og eiendomsseksjonen som skal overføres, legger rådmannen opp til at ansattrepresentant for 2014 velges blant disse. Et eventuelt senere nyvalg for 2015 må vurderes nærmere. Bystyret må fatte vedtak om godtgjørelse for styremedlemmer. Som grunnlag for fastsettelsen kan man for eksempel se til styrehonorarene i Stormen, Spektrum og Havna som i gjennomsnitt godtgjøres som følger kr 25 000 for leder, kr 12 000 for nestleder og kr 12 000 for medlemmer. Styringsprinsipper (eierstrategi) Bystyret vedtok i sak 27/2014 kommunens generelle eierstrategi. Eierstrategien gir de overordnede føringene for hvorledes kommunens eierinteresser skal forvaltes. Det bør vurderes hvorvidt det er behov for videre arbeid med detaljering og harmonisering av styrende dokument for kommunens underlagte selskap gjennom revisjon av styreinstrukser med videre. Noen viktige områder hvor videre detaljering av eierstrategien for Bodø kommunale eiendommer KF kan være hensiktsmessig kan være å: Sikre forutsigbarhet og godt arbeidsmiljø for ansatte Ha høy kompetanse innen de ulike faggruppene Organisere arbeidet slik at de enkelte faggrupper får mer tid til sine kjerneoppgaver Side359

Ha god økonomistyring og forvaltning-, drift- og vedlikeholdsstyring (FDVU-styring) av eiendomsmassen Sikre erfaringsutveksling/enhetlig drift på tvers av virksomhetene Ha god styring, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter Fremskaffe eiendomsmasse som er tilpasset virksomhetenes behov Det kan også være hensiktsmessig å etablere overordnede fagspesifikke styringsindikatorer for foretaket. Mulige toppnivå styringsindikatorer kan være: Ved budsjettering av nye investeringstiltak i Bodø kommune, skal det legges til grunn at budsjettbeløpet skal være lik forventet verdi på godkjent byggeregnskap. Maksimal overskridelse på et enkeltprosjekt skal være mindre enn x % Bodø kommune skal ha porteføljestyring på sine investeringsprosjekt, sumavvik for vedtatte investeringsprosjekt over en periode på 10 år skal ligge innenfor en maksimal overskridelse x % Vedlikeholdet av Bodø kommune sin bygningsmasse skal alltid være på et forsvarlig økonomisk og teknisk nivå. Hver krone som brukes til vedlikehold skal brukes hvor den til enhver tid gir størst nytteverdi. Vurdering av forsvarlig økonomisk nivå skal beregnes på bakgrunn av sammenlignbare nøkkeltall og objektive tilstandsanalyser. Bodø kommunale eiendommer KF skal etablere et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen i tråd med anbefalingene fra NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. For nye skolebyggprosjekt, skal gjennomsnittlig bruttoareal pr elev reduseres med x % i forhold til hva som er gjennomsnittlig areal pr elev i Bodø kommune i dag. Bodø kommunale eiendommer KF skal arbeide systematisk for at gjennomsnittlig areal arealbruk pr. bruker av de ulike kommunale tjenester i løpet av en 10 års periode skal reduseres ned til gjennomsnittstallet for alle landets kommuner. Bodø kommunale eiendommer KF skal legge til grunn at nye byggeprosjekt skal ha et energiforbruk på mindre enn x kwh/m2. Bystyret skal hvert år få forelagt en tiltaksliste med 3 konkrete forbedringsprosjekt internt i eiendomstjenestene med tilsvarende forslag til dokumentasjon av måloppnåelse det etterfølgende år. Samhandling mellom foretaket og rådmannen Det forutsettes at foretaket pålegges å kjøpe de merkantile støttefunksjoner fra kommunens basisorganisasjon. Rådmannen forbereder seg på å kunne levere alle nødvendige tjenester fra den dato foretaket etableres. Det må imidlertid etableres klare avtaler med foretaket om hvilke tjenester sentraladministrasjonen skal levere. Rådmannen må utarbeide forslag til avtaler og diskutere dette med foretaket. Det legges opp til at rådmannen med sin finanskompetanse fortsatt skal ivareta låneopptak i tråd med bystyrets vedtak, se vedtektene. Lån knyttet til oppføring av nye bygninger stilles til disposisjon for foretaket i tråd med bystyrets vedtak. Forholdet til berørte ansatte På bakgrunn av bystyrets vedtak i sak 5/2014, er det gjennomført et drøftingsmøte den 21. mai 2014 med de tillitsvalgte. Referat følger vedlagt. I forkant av drøftingsmøtet er det innsendt et brev fra fagforeningene hvor de har kritiske merknader til det politiske vedtaket om å fremskynde etableringstidspunktet, og har bedt om at saken utsettes til bystyremøtet i august 2014. Side360

I informasjons- og drøftingsmøte 21. mai, ble forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF presentert for de hovedtillitsvalgte. Noen viktige kommentarer fra møtereferatet er som følger: Fagforeningene ønsket å innta en styrkningsbestemmelse for de ansattes rettigheter i forhold til eventuell overtallighet i det nye KF et. Tilsvarende bestemmelser ønskes inntatt i alle KFvedtektene i kommunen. Rådmannen har tatt innspillet til følge, og har inkludert følgende tilleggsbestemmelse i vedtektenes 4. «Styret har et særskilt ansvar dersom det oppstår overtallighet i foretaket ved å vurdere omplassering i hele kommunens virksomhetsområde eller øvrige kommunale foretak.» I drøftingsmøtet ble det også bemerket at foretaksetableringen påvirker de partssammensatte utvalgene. Dette er en reell problemstilling. Når foretaket får overført hoveddelen av de ansatte som skal arbeide i foretaket ved årsskiftet 2014/2015, så vil det være en fordel om fagforeningene har tatt de nødvendige organisasjonsmessige grep i forhold til å etablere nødvendige partsutvalg i forhold til lønnsoppgjøret 2015 og annet fagforeningsarbeid. Kommuneloven gir kommunale foretak omfattende selvstyre (autonomi). Fagforeningene bør ta disse formelle juridiske fakta inn over seg, og sørge for en intern organisering som kan møte de nye ansvarslinjene på arbeidsgiversiden på en konstruktiv måte. Det understrekes imidlertid at Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen med alle bestemmelser vil være gjeldende også for foretaket. Denne presiseringen er derfor inntatt i vedtektene i 4. I drøftingsmøtet ble det også minnet om alle de kritiske høringsuttalelsene som fulgte sak 12/185. Det er ikke lagt opp til ny høringsrunde i forhold til behandling av denne saken. Rådmannen planlegger imidlertid ny sak for bystyret i november/ desember hvor innholdet i foretaket presenteres mer detaljert sammen med nødvendige styrende dokument bl.a. «Internhusleieavtalene» som regulerer forholdet mellom foretaket og rådmannen vil bli fremlagt for politisk behandling. I forbindelse med denne politiske saken, så vil ny høring være mulig. Inntil videre legges det til grunn at den skepsis fra enkelte ansattegrupper som fremkommer i tidligere høringsuttalelse gjelder fortsatt. I disse høringsuttalelsene er det særlig stor skepsis blant rektorene. Rådmannen vil imidlertid understreke at de ansatte som vil bli direkte berørt i forhold til overflytting til foretaket, er vesentlig mindre skeptisk, og til dels positive. I det videre arbeidet med saken frem mot årsskiftet 2014/2015, er fremdriften på prosjektet generelt noe roligere. Rådmannen forutsetter at arbeidet med involvering av de ansatte gjennom internarbeid i prosjektgruppen, drøftingsmøter og høringsrunder vil bli intensivert ut over høsten. HR-kontoret vil ta et initiativ overfor daglig leder for å starte arbeidet med å etablere de nødvendige ordninger med tillitsvalgte og verneombud og møtearenaer for disse i det nye foretaket, jf. lov- og avtaleverk. Side361

Konklusjon og anbefaling Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra 1.7.2014 med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Det har vært svært knapt med tid til gjennomføring av de forberedende arbeider for denne saken, men interimsstyret, nøkkelpersonell i administrasjonen, administrasjonens arbeidsgruppe samt deltagerne i storgruppemøte den 28. april har gjort sitt ytterste får å få frem underlag til foretaksetableringen innen tidsfristen. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Videre utredning og detaljering ut over høsten vil blant annet omfatte følgende områder: Avklaring av åpningsbalanse Oppsplitting av kommunebudsjettet i foretakets del og rådmannens del. Utarbeidelse av internhusleieavtale Avklaring av hvilke enkeltansatte som skal være hos rådmannen og hvilke som skal flyttes over til foretaket (både delte stillinger og enkeltstillinger hvor stillingsbetegnelsen i seg selv ikke er dekkende for de arbeidsoppgaver som enkeltpersoner skal ivareta) Sikre virksomhetene budsjetthjelp når strukturen i budsjettet vil endre seg vesentlig i forhold til tidligere år som en følge av innføring av internhusleie. Tilrettelegging for ny enhet i fagsystemer for lønn/personal, økonomi/regnskap, arkiv mv. Etablere god samhandling mellom foretaket og rådmannens administrasjon Utarbeide styringsprinsipp Endre nødvendige interne regelverk, f.eks. innen delegasjonsreglementet. Avklare fullmakter innen rettstvister i leieforhold, granneloven, innkjøp, heftelser, pengekrav, plan- og bygningsloven, matrikkellova og eventuelt andre forhold. Saksbehandler: Per Gunnar Pedersen Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF Referat fra drøftingsmøte 21.6.2014 Underlag for styringsgruppemøte 14.5.2014 Referat fra styringsgruppe møte 22.5.2014 Møtereferat styringsgruppemøte 14.5.2014 Vaktmesterorganisering - oppsummering av høringssvar Utrykte vedlegg: Rapport «God kommunal eiendomsforvaltning» HO-4/2011, utgitt av Statens Bygningstekniske etat Side362

Vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF Vedtatt i bystyret den 19.6.2014 1 Om foretaket Foretakets navn er Bodø kommunale eiendommer KF. Foretaket er et kommunalt foretak opprettet i henhold til vedtak i bystyret og i tråd med lov 25.9.1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 11. Foretaket er en del av Bodø kommune, jamfør kommuneloven 61. Bodø bystyre er foretakets øverste organ. Foretakets kontor er i Bodø. 2 Formål Foretaket skal være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for kommunale bygninger, både eide og leide, med tilhørende eiendommer utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer utføre eiendomsrelaterte tjenester på en måte som ivaretar brukernes behov ivareta kommunens byggherrefunksjon understøtte kommunens mål og strategi for virksomhetene Foretaket kan også tillegges andre oppgaver av Bodø kommune. 3 Styrets sammensetning Bystyret i Bodø kommune oppnevner styret, styrets leder og nestleder. Styret består av fem personer, hvorav én velges av og blant de ansatte i foretaket. Styremedlemmer velges for 2 år av gangen. Styremedlemmer valgt blant de ansatte trer ut av styret dersom de avslutter ansettelsesforholdet i foretaket, og ny ansattrepresentant oppnevnes ved første mulige ordinære bystyremøte. Side363

4 Styrets myndighet og ansvar Styret ansetter daglig leder og fastsetter daglig leders lønn. Styret plikter å føre tilsyn med daglig leders utøvelser av sitt lederskap. Foretaket ledes av styret. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet, herunder arbeidsgiverfunksjonen. Styret representerer foretaket utad. Det inngår avtaler på kommunens vegne innenfor foretakets formål. Styret kan delegere denne fullmakt til daglig leder. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, samt foretakets vedtekter og eiers styringsprinsipper. Styret skal til enhver tid forholde seg til gjeldende strategier og retningslinjer på overordnet kommunalt nivå, handlingsprogram og årsbudsjett, personalpolitiske retningslinjer hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av bystyret, samt inngåtte avtaler som binder hele kommunen. Bodøkommune er arbeidsgiver. Styret har ansvar for at Bodø kommunes arbeidsgiverpolitikk gjennomføres i foretaket. De avtaler og ordninger som gjelder i Bodø kommune, gjelder også i foretaket herunder pensjons- og tariffavtaler. Styret har et særskilt ansvar dersom det oppstår overtallighet i foretaket ved å vurdere omplassering i hele kommunens virksomhetsområde eller øvrige kommunale foretak. Styrets fullmakter til kjøp og salg av eiendommer er begrenset til de til enhver tid gjeldende vedtak som bystyret har fattet. Styret kan ikke ta opp lån. Styret skal påse at virksomheten bidrar til samarbeid som sikrer enhetlig opptreden for Bodø kommune. 5 Styremøter Innkalling skal skje med rimelig varsel og skal inneholde saksliste. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telles likt. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Saker som ikke er ført opp på sakslisten ved innkalling, krever fulltallighet og enstemmighet i styret for å kunne tas opp til behandling. Rådmann må varsles før styret behandler saken i slike tilfeller. Fra styrets møter føres protokoll som skal legges frem til godkjenning på neste styremøte. Innkalling, saksliste til og protokoll fra styremøtene skal sendes ordfører og rådmann. Side364

Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Daglig leder møter i styremøter med taleog forslagsrett, gitt at styret ikke i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Ordfører og rådmann har møte- og talerett. Styrets møter skal annonseres på linje med kommunens politiske møter. Møtene er i utgangspunktet åpne, men kan lukkes med henvisning til konkrete bestemmelser i lovverket. Kommunelovens bestemmelser om habilitet skal følges ved behandling av saker i styret. Tilsvarende gjelder offentlighetsloven og forvaltningslovens bestemmelser. Styrehonorar for kommende år besluttes av bystyret i tilknytning til bystyrets behandling av foretakets handlingsprogram. 6 Om ansattes representant i styret De ansattes representant har ikke rett til å delta i eller være tilstede i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner, oppsigelse av tariffavtaler. Se også forvaltningsloven 2. 7 Daglig leder Foretaket skal ha en daglig leder. Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket og har ansvar for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder foretar ansettelser og oppsigelser av personalet, likevel slik at tillitsvalgte kan kreve styrebehandling av ansettelses- og oppsigelsessaker. Daglig leder skal til enhver tid forholde seg til gjeldende strategier og retningslinjer, handlingsprogram og årsbudsjett, personalpolitiske retningslinjer og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av bystyret og styret, samt inngåtte avtaler som binder hele kommunen. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for foretaket, spesielt hva angår økonomi og personalforhold. Daglig leder rapporterer i henhold til gjeldende instruks fra styret. 8 Forholdet til rådmann Rådmann har ikke instruksjonsrett overfor daglig leder innenfor foretakets myndighetsområde, men kan dog instruere styret og daglig leder til å utsette iverksettelsen av en sak til bystyret har behandlet den. Side365

Saker som skal behandles av bystyret, skal forelegges rådmannen før styret behandler den slik at rådmannen får anledning til å uttale seg om saken. 8b Forholdet til fagforeningene Partene har et særskilt og et felles ansvar for at Hovedavtalen følges og blir et virkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partene. Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller for å sikre en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i foretaket. Hvordan Hovedavtalens bestemmelser skal ivaretas på en praktisk måte i de ulike tilfeller, forutsettes drøftet og løst mellom de lokale parter i det kommunale eiendomsforetaket. 9 Dialogmøter Det skal gjennomføres dialogmøter etter behov, og minst én gang i året, mellom styrets leder, daglige leder, ordfører og rådmann. Daglig leder kaller inn og fører protokoll fra dialogmøtene. 10 Styringsdokumenter Foretaket skal utarbeide nødvendige styringsdokumenter med utgangspunkt i kommunens overordnede rammebetingelser. 11 Budsjett og regnskap Foretaket skal ha en økonomiforvaltning i henhold til de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og kommunale retningslinjer. Styret for foretaket fastsetter foretakets særbudsjett for året i henhold til bystyrets vedtak om årsbudsjett. Særbudsjettets utforming følger av forskrift om årsbudsjett 5. Styret skal årlig fremlegge forslag til bystyret om hvordan eventuelle overskudd skal disponeres eller underskudd skal dekkes. Regnskapet skal godkjennes av bystyret. Det skal benyttes samme revisor som resten av Bodø kommune benytter. 12 Rapportering Styret rapporterer til bystyret i Bodø kommune. Side366

I tillegg skal styret hvert år fremlegge en årsrapport og en beretning for bystyret om foretakets resultater foregående år. Årsregnskap med årsberetning samt periodevise resultatrapporter utarbeides iht. Økonomi og Finansavdelingen i Bodø kommunes retningslinjer. Dette skal sikre harmonisering mellom foretak og forenkle revisjon og resultatkontroll for styrende og kontrollerende organer. Foretaket er pliktig også å ha etiske retningslinjer. 13 Vedtektsendringer Vedtektene kan endres etter vedtak av bystyret. Styret og rådmannen skal få anledning til å uttale seg om forslag til endring av vedtektene før disse fremmes for behandling i bystyret. Foretakets styre har innstillingsrett til bystyret. 14 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende kommuneloven samt øvrige aktuelle lover og forskrifter. Side367

Møtested HR-kontoret HR-sjefen sitt kontor Dato 21.05.14 Deltakere Mona Eilertsen, Delta/YS kommune Klokken 08:30 11:00 Stig Hedly Andreassen, Fagforbundet/LO kommune Tom Solli, Akademikerne Anita Karlsen, Utdanningsforbundet/UNIO Rune Braseth, Fagleder personalforvaltning Thor Arne Tobiassen, Eiendomssjef Per Gunnar Pedersen, HR-sjef Eirik Lie, Fagleder OU Håkon K. Gissinger, prosjektleder (per. Telefon fra Trondheim) Forfall Referent Rune Braseth Observatører Saksliste - Drøftingsgrunnlag 1. Vedtekter og gjennomføringsplan for etablering av det kommunale eiendomsforetaket Referat For korte frister for innkalling til drøftingsmøte med tilhørende saksfremlegg. UNIO, Fagforbundet og Delta: Har ikke fått være med å drøfte fordeler og ulemper ved det kommunale eiendomsforetaket som helhet. Det ble kommentert fra arbeidstakerorganisasjonene at høringsuttalelsene fra 2012 burde følge saken. Arbeidstakerorganisasjonene påpekte at flere kommuner har gått motsatt vei når det gjelder etablering av kommunale eiendomsforetak. Gjennomgang av vedtekter og tidsplan for Bodø kommunale eiendommer KF. Foretaket er en del av kommunen. Endringene går på styringslinjene i kommunene. Rådmannen mister sin styringsrett over eiendommene i Bodø kommune. Kapittel 11 i kommuneloven regulerer dette. Foretakets formål er det viktigste punktet i vedtektene i følge Gissinger. Akademikerne reiste spørsmål om vedtektene har tatt høyde for hva som fremkommer i Boligpolitisk handlingsplan 2014-2017. Gissinger mente på at formålsparagrafen har inkorporert noe av det som fremkommer i nevnte handlingsplan. UNIO stilte spørsmålet om hva som ligger i begrepet «å utføre eiendomsrelaterte tjenester». Vil renhold og vaktmestertjenester 1 Side368

inngå i det nevnte begrepet. Det må i følge UNIO i så fall kjøres separate prosesser. Akademikerne og UNIO: Styrets sammensetning Må det ikke oppgis et eksakt antall før bystyrebehandlingen. Gissinger poengterte at en kan godt oppgi et bestemt antall personer til styre. UNIO: Ønsker at det skal tas inn dette med varamedlemmer og valgperioden. Styrets myndighet og ansvar Akademikerne mener at etablering av det kommunale foretaket betyr at arbeidstakernes rettigheter begrenses blant annet når det gjelder partssammensatte utvalg. Daglig leder og Rådmannen blir likestilt når det gjelder myndighet i forhold til ansatte i henholdsvis i foretaket og i Bodø kommune. UNIO: Stiller spørsmål om det ikke må gjennomføres en endringsoppsigelse ved denne utskillelsen av virksomheten til et KF. Fagforbundet: Det må i vedtektene refereres til Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. UNIO: Vil at det skal referatføres at etablering av det kommunale eiendomsforetaket reduserer Rådmannens myndighet når det gjelder eiendomsforvaltningen og at dette nødvendigvis ikke er positivt. 5 Styremøter: Fagforbundet påpekte at i første setning må det stå at i forbindelse med innkalling så skal sakslisten vedlegges. 6 Om ansattes representant i styret: Samtlige arbeidstakerorganisasjoner stiller spørsmål ved dette punktet i vedtektene. Hva er begrunnelsen for 6? Gissinger skulle sjekke dette opp før møtet i styringsgruppen. UNIO: Vurderer det som problematisk at det ikke er noe overordnet ledd dersom det er uenighet Arbeidstakerorganisasjonene etterlyser en nærmere juridisk vurdering/utredning av arbeidstakers stilling ved utskillelse av virksomheten til KF. Et sentralt spørsmål blir derfor: Hvilke rettigheter og plikter har arbeidstakere ved utskillelse av virksomhet? Akademikerne: Foreslår inntatt et nytt punkt i 4 som lyder; Styret har et særskilt ansvar dersom det oppstår overtallighet i foretaket ved å vurdere omplassering i hele kommunens virksomhetsområde eller øvrige kommunale foretak. 8 Forholdet til rådmann: Fagforbundet: Foreslår følgende endring; Saker som skal behandles av bystyret, skal forelegges rådmannen og arbeidstakerorganisasjonen i foretaket før styret behandler den slik at rådmannen får anledning til å uttale seg om saken. 2 Side369

Enighet om på arbeidstaker og arbeidsgiversiden at det innarbeides et eget punkt i vedtektene der samarbeid med tillitsvalgte reguleres. UNIO: Skal ikke 2 % regelen når det gjelder budsjettet i forhold til disponering av overskudd og overføring av underskudd gjelde for det kommunale eiendomsforetaket? Rådmannen mister kontroll over budsjettet men bystyret har fortsatt overordnet budsjettansvar. Vil at konsekvensene av separat budsjettbehandling/økonomiforvaltning i foretaket utredes nærmere. HR-sjefen presiserte at det vil være adskilte budsjettprosesser med tilhørende prioriteringer og ressursstyring. Det er også tertialvise rapporteringer når det gjelder de kommunale foretakene. Det ble stilt spørsmål om foretakets skal ha egne etiske retningslinjer. Gissinger tar dette med seg i styringsgruppemøtet den 22.05.14. 13 Vedtektsendringer Vedtektene kan endres etter vedtak av bystyret. Styret og rådmannen skal få anledning til å uttale seg om forslag til endring av vedtektene før disse fremmes for behandling i bystyret. Gissinger: Presisere i 13 at Rådmannen og styret har innstillingsrett til bystyret. Gjennomføringsplan for etablering av det kommunale eiendomsforetaket HR-sjef om videre prosess Styringsgruppemøte den 22.05.14 Organisasjonsutvalg og Formannskap den 03.06.14 Bystyret og politisk behandling den 19.06.14 Drøftingsmøtet den 20.06.14 med hovedsammenslutningene UNIO: Drøftingsmøter etter den 20.06.14 bør være på det nivået i kommune der de ansatte som blir berørt av utskillelsen av virksomheten/omstillingen skjer. Ansettelsesprosessen av daglig leder i foretaket vil skje i et nært samarbeid med styret. 2. Prosjektmandat «Nye Bodø Rådhus". Utsettes til behandling på førstkommende mandag 26.05.14. Hovedsammenslutningene kan også ved utsendelse av dette referatet komme med skriftlige innspill. Arbeidsgiver sender ut ny innkalling til hovedsammenslutningene i løpet av onsdag 21. mai. 3 Side370

4 Side371

NOTAT Oppdrag Etablering av kommunalt foretak for eiendomsforvaltningen Kunde Bodø kommune Notat nr. 1 Dato 2014/5/14 Til Fra Kopi Styringsgruppen Håkon Kvåle Gissinger Prosjektgruppen 1. Bakgrunn Bystyret i Bodø fattet på møtet den 13-februar 2014 følgende vedtak Dato 2014/05/06 1. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er sekretær for interimsstyret, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes. Prosjektoppstart settes til 13.2.2014. Interimsstyret skal bestå av 3 politikere. 2. Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. 4. Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen juni 2014. 5. Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen februar 2015. 6. Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. 7. De ansattes organisasjoner involveres i arbeidet, og saken skal drøftes etter gjeldende bestemmelser. Rambøll Mellomila 79 N-7493 Trondheim T +47 73 84 10 00 F +47 73 84 10 60 www.ramboll.no Det har vært gjennomført en anbudskonkurranse i forhold til å få på plass en ekstern prosjektleder for oppdraget. Rambøll v/håkon Gissinger ble valgt som ekstern prosjektleder. I kommuneadministrasjonen er det etablert en intern prosjektgruppe/arbeidsgruppe. Prosjektgruppen hadde konstituerende møte den 29. april 2014. På dette møtet ble det besluttet at innleid prosjektleder skal være leder av denne arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen består av følgende medlemmer. 1/13 Rambøll Norge AS NO 915 251 293 MVA Side372

Odd-Erik Svensen Eirik Lie Gunnar Kristian Sveen Tore Mentzoni Eilertsen Hege Eivik Rasmussen Dag-Christer Røberg Gisle Berg Ulrik Bollerup Thomsen Kenneth Karlsen Mona Eilertsen Wenche Høyforslett Kristin Vågenes Irina Viktorinova Busarina Eiendom, koordinator HR-kontoret Økonomi FDVU rådgiver Boligkontoret HO-stab OK-stab (fast deltager) OK-stab (vara) Vaktmester HTV HVO sekretær Følgende møter er gjennomført/planlegges gjennomført innen utgangen av 2. kvartal 2014. Ved utgangen av 2. kvartal 2014, skal foretaket være etablert. Foretaksetableringen forutsetter at flere prinsipielle spørsmål er avklart. På dagens styringsgruppemøtet, legges det opp til at styringsgruppen tar stilling til disse prinsipielle spørsmål. Enkeltspørsmålene 2/13 Side373

er beskrevet i de senere avsnitt i dette notatet. I forkant av styringsgruppemøtet, er dette notatet fremlagt prosjektgruppen for kommentarer. Dette notatet sammen med referatet fra styringsgruppemøtet vil følge saken gjennom den videre politiske behandlingen. Målgruppen for dette notatet er dermed Styringsgruppen Formannskapet Bystyret. 2. Kort teoretisk bakgrunnsinformasjon Å benytte seg av KF som styringsprinsipp for kommunal eiendomsforvaltning anses som en velprøvd løsning. Mange kommuner er godt fornøyd med selskapsformen, men noen er mindre fornøyd. I 2011, ble det publisert en veileder med tittelen: «Kommunal eiendomsforvaltning en veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak» Utgiver var en løst sammensatt prosjektgruppe under ledelse av Bjørg Totland. Publiseringen av veilederen ble finansiert av Statens bygningstekniske etat gjennom KoBe prosjektet under ledelse av Per Eikeland. De anbefalinger som gis i forhold til de enkelte prinsipielle spørsmål som ønskes avklart i dette styringsgruppemøtet, følger i stor grad anbefalingene fra denne veilederen. I tillegg til veilederen, brukes også prosjektleders erfaringer fra egne oppdrag samt ulike forelesninger, masteroppgaver og veiledere utarbeidet av NTNU og DTU (Danmarks tekniske universitet). Innføring av internhusleie følger ofte/alltid som en konsekvens av etablering av KF for eiendomsforvaltningen. Noen av de prinsipielle spørsmålene har stor betydning for nivået på husleien som skal betales. Selv om det forutsettes at husleiemodellen som skal utvikles i Bodø kommune vil være hovedfokus i prosjektgruppen ut over høsten 2014, vil noen av de ytre rammene (f.eks. totalsum for husleien) bli foreslått avklart i dagens møte. Som tilleggslitteratur i forhold til anbefalinger i forbindelse med husleieordningen, vil anbefalingene fra boken «Internhusleie teori og praksis», universitetsforlaget, 2012 bli lagt til grunn. En siste viktig litteraturreferanse, er veilederen: «God kommunal eiendomsforvaltning» som er skrevet av Fredrik Horjen på oppdrag fra Statens Bygningstekniske etat. Denne veilederen retter seg direkte mot politisk nivå. Dersom styringsgruppen finner det hensiktsmessig, så kan denne veilederen følge saken i den videre politiske behandlingen i Bodø. 3/13 Side374

3. Gjennomførte utredninger i Bodø kommune I dette avsnitt angis et kort sammendrag av relevante aktiviteter/utredninger i sakens anledning og i relaterte saker. Kapittelet er sorter i omvendt kronologisk rekkefølge i forhold til nyeste vedtaksdato/aktivitet 3.1 Utredninger som en del av de pågående hovedprosjekt Som en del av oppstarten på KF prosjektet i 2. kvartal 2014, så gjennomførte prosjektleder en heldags workshop i Bodø den 28. april 2014. På denne workshopen deltok følgende personer: Håkon Kvåle Gissinger, Rambøll (Prosjektleder, Rambøll) Lise Grong (Rambøll) Odd-Erik Svensen (Eiendom) Gunnar Sveen (Økonomi) Eirik Lie (HR-kontoret) Linda Johnsen (Økonomi) Tore Eilertsen (rådgiver FDVU) Hege Eivik Rasmussen (Boligkontoret) Gisle Berg (OK-stab) Ulrik Thomsen (OK-stab) Mona Eilertsen (YS) Wenche Høyforslett (LO) Kristin Vågenes (HVO) Thor Arne Tobiassen (Styringsgruppe) Knut Hernes (Styringsgruppa) Tom Sollie (Akademikerne) Odd Einar Aanes (NITO) Gunnar Andreassen (Støver skole) Barbro Reiertsen (Bodøsjøen skole) Geir Nesby (Bankgata skole) Elsa Erichsen Øverland (Stab OK) Merete Kristensen (Mørkve sykehjem) Ida Hansen (Sentrum sykehjem) Ann Kristin Johnsen (Stadiontunet sykehjem) John Lars Seines (Vaktmester) Eilif Edvardsen (Vaktmester) Sture Wisth (Vaktmester) Kenneth Karlsen (Vaktmester) Svein Arne Hansen (Vaktmester) Kristian Varnes (Vaktmester) Elin Grundstad (Renholder) Ivar Christian Iversen (Eiendomskontoret) Roger Jenssen (Eiendomskontoret) Terje Jensen (Bygningsinspektør) Jan Wasmuth? Cathrin Hagen Daniel Wie Sandbakk (Samfunnskontoret) Una Martinsen (Regnskap) Rune Lund Sommerseth (Kulturkontoret) Dag Dahlberg (IKT kontoret) 4/13 Side375

Hovedtema for workshopen var å arbeide med utgangspunktet i prosjektets mulige/forventede verdiskapning for Bodø kommune. Oppsummeringen fra workshopen er ikke ferdig bearbeidet ennå (prosjektgruppen vil arbeide videre med resultatene ut over høsten), men foreløpige konklusjoner fra workshopen kan oppsummeres som følger: 5/13 Side376

3.1.1 Rådmannens presentasjon fra workshop 28. april Ved åpningen av workshopen fremviste Rådmannen følgende presentasjon: 6/13 Side377

3.1.2 Varaordførerens presentasjon fra workshopen Under workshopen den 28. april holdt varaordføreren en kort åpningstale. Følgende stikkord fra åpningstalen ble notert av prosjektleder Finansiell oversikt (hva koster det enkelte bygg) Utfordringer med administrasjon og etablering av internhusleie Bystyret ønsker klare svar omkring forhold som gjelder bygningsmassen Bra at de ansatte involveres Håper å få svar på hva er kostnadene med eiendomsmassen. Det er en utfordring å se hvem arealene tilhørere, hvorledes disse arealene vandrer mellom de ulike brukerne. Alle areal skal gjennomgås (også KF) 3.2 Konkurranseutsetting av renhold Det er stertet en prosess i Bodø kommune med konkurranseutsetting av renhold. Kontrakt med ekstern leverandør for renhold i barnehager ble inngått i MND/2014. 7/13 Side378

Etter hva jeg har forstått er det planer om å videreføre konkurranseutsettingen innen skolesektoren. Bakgrunnen for prosessen finnes i bystyrevedtak nr 13/111. Prosessen gjennomføres fortløpende av administrasjonen og ledes av NN. Samtidig som det kuttes i antall renholdsstillinger i kommunens basisorganisasjon, så er Stormen KF i prosess med å tilsette nye renholdere. Det antas at Stormen KF står fritt til å gjennomføre denne ansettelsesprosessen selv, men jeg vil som prosjektleder på det sterkeste anbefale at nedbemanningen av renholdsansatte i kommunens basisorganisasjon ses i sammenheng med innbemanning av renholdspersonell i Stormen KF. 3.3 Forberedende arbeid til dagens KF etablering Organisering av eiendomsforvaltningen har vært debattert og behandlet i Bystyret en rekke ganger. I de grunnlagsdokument som har vært gjennomgått, er det tidligste vedtaket det henvises til fra desember 1990 hvor det blir vedtatt å opprette: «Bolig- og eiendomsetaten i Bodø kommune» Formålet med denne omorganiseringen var å sikre en bedre utnyttelse av resursene, og en mer rasjonell forvaltning av kommunale bygninger og eiendommer. Det har ikke vært tid til en fullstendig gjennomgang av alle tidligere vedtak, men for oversikten sin del, så listes de viktigste utredninger og vedtak her Saks nr Sak Dato Hovedkonklusjon fra Bystyret 01/121 Omstillingsarbeidet - orientering November 2001 Utskillelse av Bodø Byggservice som utfører 08/141 Forvaltningsrevisjonsrapport September 2008 Rapporten tas til orientering 12/185 Organisering av vaktmestertjenesten September 2012 Det etableres vaktmestere for å serve de kommunale bygg som ikke har egen vaktmester. Disse organiseres under eiendomskontoret 13/003 Erfaringer og anbefalinger Januar 2013 Orienteringssak 13/111 Konkurranseutsetting av renhold i barnehager Juni 2013 Konkurranseutsetting av renhold i barnahager gjennomføres 14/005 Utredning/Etablering av KF Februar 2014 Det etableres et KF innen utgangen av juni 2014 3.4 Eierskapsmeldingen Bodø kommunes eierskapsmelding ble vedtatt av Bystyret i Februar 2014. I Eierskapsmeldingen finner vi bla anbefalinger i forhold til kompetansevurderinger i forbindelse med oppnevnelse av styrerepresentanter i Kommunale Foretak og kommunale aksjeselskap. I Eierskapsmeldingen finnes også anbefalinger i forhold til nedsalg/utsalg av selskap som disponerer egen eiendom. Eierskapsmeldingen legger også føringer i forhold til gjennomføring av felles Eiermøter mellom Bystyret og styrer/daglige ledere fra eide selskap. 8/13 Side379

3.5 Plan for idrett og friluftsliv Det finnes en rekke idrettsbygninger og idrettsanlegg i Bodø kommune. Idrettsplanen inneholder en god oversikt over de bygninger og anlegg som finnes, og en middelsbra oversikt over hvorledes den enkelte bygning og det enkelte anlegg driftes. Opplysningene i planen vil gi nyttige innspill i forhold til en eventuell grensedragning mellom Bygningsdrift og Anleggsdrift 3.6 Boligsosial handlingsplan Det finnes en rekke kommunale boliger i Bodø kommune. Boligsosial handlingsplan inneholder en god oversikt over de boligene som finnes. Fra et eiersynspunkt kan boligene deles i følgende kategorier Kommunale selveierboliger Kommunale borettslagsleiligheter Boliger eid av boligstiftelsen Innleide boliger (fra andre private og offentlige rettssubjekt) 3.7 Øvrige relevante dokument og utredninger Stiftelsesdokument for de ulike KF og heleide kommunale AS som inngår i vurderingen omkring hvilke konkrete bygninger som i fremtiden vurderes overført til forvaltningsansvaret til KF et 9/13 Side380

4. Beslutningspunkt I dette hovedavsnittet er de ulike beslutningspunkt for dagens møte oppgitt. Beslutningene er forsøkt konsentrert til grensesnittet som må etableres mellom foretaket og kommunens basisorganisasjon. Beslutningspunktene som fremlegges her vil etter prosjektleders vurdering i liten grad ha betydning for grensesnittet mellom forvalter og den enkelte bruker. Det har til tider vert heftige diskusjoner i forhold til sentralisering av eiendomsforvaltningen (endring fra dagens desentraliserte modell). Særlig finnes det mange krasse uttalelser i forbindelse med sak 12/185. De anbefalinger som gis tar utgangspunktet i prosjektleders oppfattelse av intensjonen bak dette vedtaket, med følgende grunnleggende forutsetninger 1. All in; Eiendomsforvaltningen i Bodø kommune drives i dag etter svært mange ulike prinsipp og av ulike enheter og foretak. Det er et ønske om at det nye foretaket som etableres skal sikre mer enhetlig og standardisert eiendomsforvaltning 2. Vaktmestrene leveres mange brukertjenester i dag. Anslag over omfanget av tiden som går med til brukertjenester varierer fra 40-80 % av total vaktmesterressurs. Det forutsettes at nivået på brukertjenester opprettholdes som i dag. For enklest mulig implementering tar jeg i mine anbefalinger utgangspunktet i «all in» også i forhold til de tjenester som leveres (Dvs at vaktmestrene skal utføre de samme oppgaver som de løser i dag (både teknisk drift og brukertjenester), men personalansvaret flyttes over til foretaket. (Eventuell tilbakeflytting av ansvaret for enkelte av brukertjenestene kan f.eks. vurderes etter 2 års drift) I presentasjonen ved oppstart av prosjektet fra prosjektleder, ble følgende eksempler på prinsippavklaringer og ulike typer dokument og verktøy angitt. 10/13 Side381

Beslutningspunktene som er angitt i dette dokument vurderes som nødvendig avklaringer i forhold til å kunne formulere foretakets formål i vedtektene. 4.1 Hvilke bygninger inngår Prinsippet om «All in» legges til grunn. Dette betyr i utgangspunktet alle kommunale formålsbygg og boliger totalt ca 236 000 m2. Det vil imidlertid være hensiktsmessig at enkelte bygninger holdes utenfor foretaket. I vedtektene vil dette bli formulert på en måte som gir en viss romslighet i forhold til videre arbeid med å detaljere grensesnittet mot bygninger som holdes utenom foretaket noen aktuelle grensesnitt mot bygninger som kan holdes utenom samt prosjektleders anbefaling blir som følger 1. Kommunaltekniske bygninger anbefales holdt utenom 2. Utomhusanlegg (idrett, friluftsliv, parker og plasser) anbefales holdt utenom 3. Kulturhuset anbefales holdt utenom (Biblioteket bør trolig også forvaltes av Stormen KF pga mange felles tekniske installasjoner) 4. Direkte havnerelaterte bygninger anbefales holdt utenom (relaterte bygninger som leies ut til havnerelatert kommersiell virksomhet vurderes for overflytting til KF et) 5. Spektrum (næringsareal og fotballhall + bygningene på Aspmyra) Utredes videre 4.2 Bolig og Næringsutviklingstomter Ubebygde tomter for bolig og næringsareal som er anskaffet som et virkemiddel for å ivareta kommunens interesser og gjennomføre kommunale planer, anbefales ikke overflyttet til foretaket. Med et slikt grep vil en sikre direkte politisk kontroll fra bystyret for disse grunneiendommene. Alternativt kan foretaket forvalte også disse eiendommene, men da må foretaket ha et klart definert samfunnsoppdrag i forhold til å drive med tomteutvikling og næringsutvikling. Etter prosjektleders anbefaling, finnes det ikke antydninger i tidligere utredninger om at dette har vært et aktuelt tema. Dersom foretaket skal ha et slikt ansvar, må dette tema settes på den politiske dagsorden, og det må avsettes nødvendig tid til utredning og ordinær politisk behandling. 4.3 Konvertering av eksisterende KF Det finnes i dag flere KF som har forvaltningsansvaret for kommunale bygninger i dag. Dersom vurderinger under punkt 4.1 får den konsekvens at ett eller flere KF mister alle sine bygninger, så kan dette foretaket «gjenbrukes» og få oppdraget med å forvalte all kommunal bygningsmasse. En slik endring kan gi en liten innsparing i forhold til utarbeidelse av stiftelsesdokument og forskrifter samt sparte avviklingskostnader, men vil fort medføre at prosessen blir mer uoversiktlig. Prosjektleder anbefaler derfor at det registreres ett nytt KF i juni, og eventuelle KF som blir «til overs» gjennom høstens videre utredninger avvikles. 11/13 Side382