Møteinnkalling. Organisasjonsutvalget. Dagsorden. Utvalg: Møtested: Rådhuset Dato: Tidspunkt: Kl. 08:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Organisasjonsutvalget Rådhuset Dato: Tidspunkt: Kl. 08:00 Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra Jevnlige orienteringer Sykefravær/nærværsjobbing Rekruttering Omdømme som arbeidsgiver Kompetanseutvikling Side

2 Saksliste Saksnr PS 4/8 PS 4/9 PS 4/0 PS 4/ PS 4/ RS 4/4 Innhold Prosjektmandat - reduksjon av uønsket deltid Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF Framtida vårres del - mandater Nye Bodø Rådhus Godkjenning av vinnerutkast Veien videre Referatsaker Polistisk sekretariat - administrativ støtte til kommunedelsutvalgene Bodø, 8. mai 04 Ingrid Lien (Sp) leder Torill Eline Kristiansen Møtesekretær Side

3 Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv /04 00/5 403 Saksnummer Utvalg Møtedato 4/3 Formannskapet /8 Organisasjonsutvalget Bystyret Prosjektmandat - reduksjon av uønsket deltid Forslag til innstilling. Det opprettes et forprosjekt i tråd med sakens opplysninger og vedlagte prosjektmandat. Prosjektet skal utvikle, dokumentere, og anbefale et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene, herunder optimaliserte turnusløsninger og etablering av bemanningskontor. Sammendrag Bystyret har som målsetning at uønsket deltid ikke skal forekomme i vår kommune. Bystyret har gjennom verbalforslag i budsjettbehandlingen i 03 bedt rådmannen utrede nye alternative driftsmodeller som i større grad åpner for hele stillinger. Bystyret ønsker et prosjektmandat for et forprosjekt som skal se nærmere på mulighetsrommet, både lokalt og nasjonalt. Det er mange årsaker til at flere skal jobbe heltid: Arbeidskraftbehov, økt behov for arbeidskraft i framtiden Rettigheter, oppsparing av pensjonsrettigheter, kompetanseutvikling Likestilling, redusere kjønnsforskjellene i arbeidslivet Drift, administrativ ressursbruk og myndiggjorte medarbeidere Kvalitet, faglig kompetanse, forutsigbarhet, stabilitet, kjennskap til brukeren Kun 387 av 639 ansatte innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i 00 % stilling pr Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken på nytt. Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt. Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet og presenteres for bystyret. Deretter etableres et gjennomføringsprosjekt for implementering av de valgte virkemiddel. Side3

4 Saksopplysninger Det har vært et langvarig ønske om å redusere andelen av ansatte som har en uønsket deltidsstilling/ stillingsbrøk. Det har tidligere vært gjennomført prosjekter rundt samme problematikk, både nasjonalt og innenfor Bodø kommune. Bodø kommune har hatt stort fokus på deltidsproblematikken i de siste år, bl.a. gjennom «prosjekt uønsket deltid» Dette prosjektets overordnede mål var å avskaffe uønsket deltid i Bodø kommune innen 0. Flere tiltak har vært utprøvd i kommunen, noen er fortsatt i drift og noen er avsluttet. Vikartjeneste 6 faste stillinger gikk inn som vikarer i alle enheter ved korttids fravær (nå avsluttet) Vikarpool et kontor ved lønnseksjonen sto for innleie av vikarer for Sentrum sykehjem - (nå avsluttet) Langvakter knyttet til helg forsøkt i Kongensgt. bokollektiv (nå avsluttet) Følgende tiltak er i drift/ i oppstart: Lange vakter boliger Vollsletta. Langturnus med vakter opp i timer har gitt ansatte en bedre turnus og lengre friperioder, mens brukere har fått en mer helhetlig tjeneste har også bolig med langvakter kun i helg. Ønsketurnus Hovdejordet sykehjem/ Hj.tj. Øvre Nedre Rønvik. Ønsketurnus gir mulighet for faste og vikarer til å sette sin egen turnus i en 6 ukersperiode også for å dekke opp fravær har gitt større fleksibilitet og økte stillinger. Økt grunnbemanning Sentrum Sykehjem finansiert av ekstravaktbudsjett (startet opp 3..04). Likevel er situasjonen i dag slik at de aller fleste ansatte i Bodø kommune innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i deltidsstillinger. Kun 387 av 639 ansatte går i 00 % stilling pr Stillingsstørrelse Institusjon Hjemmetjeneste Mindre enn 30% ,88 % ,65 % % 4 3 Over 80 under 00 % % 6 6 Sum antall ansatte Hjemmetjenesten (inkl. oppfølgingstjeneste, bokollektiv, omsorgsboliger, dagsenter, avlastning, legevakt, krisesenter) Sykehjem (inkl. rehabiliteringsavdelingen) Side4

5 Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken: Hva er uønsket deltid? Hvordan burde «det store bildet» se ut? Hvilke heltidsløsninger kan kommunen tilby? Hvem styrer «retten» til stillingsstørrelse? Hvorfor går «kabalen opp» innenfor industrien? Er dette i det store og hele et samfunnsspørsmål? Tiltak kan koste hva kan spares inn av slike investeringer på sikt? Hvilke kompensasjonsløsninger for de ansatte kan eventuelt være aktuelle? Hvilke løsninger legger best til rette for gode tjenester for brukerne? Prosjektet skal støtte HO-avdelingens overordnede målsettinger: Helse- og omsorgsavdelingen skal levere tjenester av god kvalitet innenfor gjeldende lovverk og økonomiske rammebetingelser. Tjenestene har som overordnet mål å forebygge, behandle og legge til rette for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne. Tjenestene skal bidra til økonomisk og sosial trygghet, at den enkelte får mulighet til å bo selvstendig og bistå i overgang til arbeid og aktiv deltakelse i samfunnet. Prosjektet «Framtida vårres» (PFV v.) har behandlet problematikken som en del av den økonomiske innsparingspakken i HO-avdelingen, og er verdt å se i sammenheng med dette prosjektmandatet. Her har bystyret i møte den 7. mai 04 fattet følgende vedtak rundt relevante prioriterte tiltak: 3. Det iverksettes en prosess for standardisering av vakttyper, reglement for innleie av vikarer samt en behovsanalyse for rekrutteringsstillinger i HO-avdelingen. 4. Det iverksettes en utredning for opprettelse av et sentralt bemanningskontor i HOavdelingen. Det er behov for et prosjekt som samler alle tråder, diskusjoner og forståelse av deltidsproblematikken før kommunen iverksetter ytterligere tiltak. Det er skissert følgende kostnader rundt prosjektet: Prosjektledelse, -bistand og kostnader 04 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 05 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 06 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 07 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 0 timer Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 00 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Side5

6 Vurderinger Drøye tre av fire ansatte innenfor hjemmetjenester og institusjoner i Bodø kommune jobber deltid til tross for vedvarende oppmerksomhet rundt problematikken både på nasjonalt og lokalt nivå. Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken i et forprosjekt. Spørsmålene krever minst ett års utforskning for å kunne finne svar som adresserer kjerneproblematikken. Når resultatet av forprosjektet foreligger bør det igangsettes et grundig arbeid med implementering av løsninger dersom økonomiske og personalpolitiske hensyn skulle tilsi det. Anslagsvis vil dette omfatte to års gjennomføringsarbeid. Konklusjon og anbefaling Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Forprosjektet må beskrive hva som allerede er utprøvd, hva som er igangsatt og hva som allerede er i drift. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet og presenteres for bystyret. Det må så foretas valg av foretrukne virkemiddel og ressursinnsats for å redusere deltidsproblematikken. Rådmannen anbefaler at det etableres et forprosjekt for å utvikle, dokumentere og anbefale et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene. I tråd med bystyrevedtaket i sak om «Framtida vårres» (PFV v.) konsentreres dette arbeidet rundt optimaliserte turnusløsninger og etablering av bemanningskontor. Prosjektperioden anbefales til ett år for forprosjektet (ytterligere to år for gjennomføringsprosjektet). Prosjektet beskrives i vedlagte prosjektmandat. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Prosjektmandat forprosjekt Utrykte vedlegg: Ingen Side6

7 Mandat for prosjekt "reduksjon av uønsket deltid ". Bakgrunn og hensikt med prosjektet Det har vært et langvarig ønske om å redusere andelen av ansatte som har en uønsket deltidsstilling/stillingsbrøk. Det har tidligere vært gjennomført prosjekter rundt samme problematikk, både nasjonalt og innenfor Bodø kommune. Enkelte tiltak er iverksatt og noen resultater er oppnådd. Likevel er situasjonen i dag slik at de aller fleste ansatte i Bodø kommune innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i deltidsstillinger. Kun 387 av 639 ansatte går i 00 % stilling pr Forskning på feltet heltid/deltid innenfor pleie- og omsorgssektoren viser at et høyt omfang av små stillinger fører til svekket tjenestekvalitet og en ineffektiv tjeneste, samt uverdige arbeidsforhold for mange arbeidstakere (FAFO 03). Ønsket deltid i et arbeidstakerperspektiv kan oppfattes som uønsket deltid fra et brukerperspektiv. Det er mange årsaker til at flere skal jobbe heltid: Arbeidskraftbehov, økt behov for arbeidskraft i framtiden Rettigheter, oppsparing av pensjonsrettigheter, kompetanseutvikling Likestilling, redusere kjønnsforskjellene i arbeidslivet Drift, administrativ ressursbruk og myndiggjorte medarbeidere Kvalitet, faglig kompetanse, forutsigbarhet, stabilitet, kjennskap til brukeren Prosjektet «Framtida vårres» (PFV v.) har behandlet problematikken som en del av den økonomiske innsparingspakken i HO-avdelingen. Her har bystyret i møte den 7. mai 04 fattet følgende vedtak av relevante prioriterte tiltak: Det iverksettes en prosess for standardisering av vakttyper, reglement for innleie av vikarer samt en behovsanalyse for rekrutteringsstillinger i HO-avdelingen. Det iverksettes en utredning for opprettelse av et sentralt bemanningskontor i HOavdelingen. Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Forprosjektet må beskrive hva som allerede er utprøvd, hva som er igangsatt og hva som allerede er i drift. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet, forankres hos ledelsen og presenteres for bystyret. Det må så foretas valg av foretrukne virkemiddel og ressursinnsats for å redusere deltidsproblematikken. Deretter etableres et gjennomføringsprosjekt for implementering av de valgte virkemiddel. Side7

8 . Prosjekteier Rådmann 3. Prosjektansvarlig Kommunaldirektør HO 4. Prosjektets overordnede målsetting Hovedmål: Utvikle, dokumentere, anbefale og iverksette et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene, herunder optimal () turnusløsning, () planprosess og (3) organisatorisk tilpasning gjennom etablering av et bemanningskontor. For øvrig skal prosjektet støtte HO-avdelingens målsettinger: Helse- og omsorgsavdelingen skal levere tjenester av god kvalitet innenfor gjeldende lovverk og økonomiske rammebetingelser. Tjenestene har som overordnet mål å forebygge, behandle og legge til rette for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne. Tjenestene skal bidra til økonomisk og sosial trygghet, at den enkelte får mulighet til å bo selvstendig og bistå i overgang til arbeid og aktiv deltakelse i samfunnet. Overordnede resultatmål: Skape forståelse og aksept blant berørte medarbeidere for at noe må gjøres Utarbeide og dokumentere en samlet handlingsplan for varige tiltak Utarbeide og dokumentere en plan for gjennomføring Utarbeide og klargjøre sak med prosjektrapport for bystyret Utarbeide og klargjøre sak for gjennomføring for bystyret Overholde prosjektets økonomiske og tidsmessige betingelser Utarbeide et prosjektbudsjett som også inneholder ekstern finansiering Effektmål: Økt grad av indre motivasjon blant berørte medarbeidere Forbedret arbeidsmiljø. Øke gjennomsnittlig stillingsbrøk med 30 %. Sikre ressursstyring som reduserer sykefraværet med 0 %. Redusere dagens vikarbehov med minimum 70 %. Økt attraktivitet i arbeidsmarkedet Øke avdelingssykepleiernes tilstedeværelse (fag/personal) på avdelingen med 50 %. Etablere bemanningskontor med arbeidsgiverfunksjon og sentralt bemanningsansvar Etablere to-veis digital kommunikasjon med ansatte ift ressursstyring. Side8

9 5. Oppgavebeskrivelse og avgrensning Forprosjektet skal utforske mulighetsrommet for endringer. Dette innebærer aktiviteter på følgende områder (listen er ikke uttømmende): Definere «uønsket deltid» Definere unntak fra hovedregel om 00 % stilling Kartlegging av uønsket deltid og optimal sammensetning av stillinger (herunder rekrutteringsstillinger) Beskrive kompetansekrav og strategier for å dekke ev. gap Beskrive historisk oversikt/ evalueringer Statusbeskrivelse/ dagens situasjon Beskrivelse av mulighetsrommet Utforske litteratur og ev. beste praksis Besøk hos andre virksomheter for å lære Avklare arbeidsrettslige rammer Økonomiske kalkulasjoner og avklaringer, hva tiltak vil koste og hva som kan spares inn Avklare hvilke løsninger som legger best til rette for gode tjenester for brukerne Avklare policy mht. hva som skal være frivillig og hva som kan pålegges Avklare hvilke kompensasjonsløsninger som kan være aktuelle Anbefale prioriterte gjennomføringsprosjekt Foreslå målsettinger, rammer og organisering for gjennomføringsprosjekt Økonomistyring Innkjøp av tjenester iht FOA/LOA samt innkjøpspolicy 6. Budsjettrammer/ estimater Kommunen må enten bruke kommunalt ansatt prosjektleder, ansette ny prosjektleder eller kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap. Et eventuelt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Ansettelse av egen prosjektleder anbefales av hensyn til både økonomi og kommunens kompetansebehov. Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader ved de ulike alternativene: Prosjektledelse, -bistand og kostnader 04 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 05 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 06 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 07 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 0 timer Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 00 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Ca. 400 timer + utgifter = ,- Side9

10 7. Overordnede faser og milepæler FRA TIL Beslutning om igangsettelse/ prosjektoppstart Forprosjekt Bystyrebehandling av forprosjekt og opprettelse av gjennomføringsprosjekt Juni 05 Gjennomføringsprosjekt, implementering Prosjektavslutning Dette må betraktes som en foreløpig plan. Prosjektet utarbeider detaljerte prosjekt- og milepælsplaner. Følgende milepæler settes for forprosjektet: MP nr. Start Slutt Forprosjekt 9.jun Prosjektmandat overlevert fra prosjekteier og akseptert av prosjektleder Prosjektgruppen etableres, roller og forventninger ferdig avklart Fremdriftsplan utarbeidet med ansvarskart og ressursdisponering Kravspesifikasjon for anbefalt turnussystem med regler og løsning for bemanningskontor ferdig dokumentert og beslutningsgrunnlag klargjort for behandling Drøftingsmøter av beslutningsgrunnlag (politisk sak) 05 6 Mai Juni 05 Beslutning av løsning (Bystyret) 8. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prinsippskisse, prosjektorganisering: Rådmann Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Side0

11 Ansvarsfordeling: Prosjekteier Rådmann Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Kommunaldirektør HO-avdelingen Kommunaldirektør HO-avdelingen Økonomi/finansdirektør HR-sjef En representant fra hovedsammenslutningene (Prosjektleder) Må ansettes/ engasjeres Representanter fra HO-ledelse Representanter fra HO-virksomheter Representanter fra HR-kontoret Representanter fra økonomikontoret/ RAMS Representanter fra tre hovedsammenslutninger Referansegruppe Avdelingsledere i HO (kap 5) HO ledergruppe Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar forprosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål Beslutte planer (milepæler og ressurser) Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektleders ansvar er den daglige og direkte ledelsen av prosjektet, og står ansvarlig for å nå prosjektets resultatmål. Prosjektleder deltar i styringsgruppen og forbereder saker til politisk behandling. Prosjektleder må kunne bestille interne eller eksterne bidrag for å kunne løse oppgaver tilknyttet prosjektgjennomføringen, og har koordineringsansvar for de ulike delprosjektene. Delprosjektene skal forestå detaljplanlegging og gjennomføring av aktiviteter. Side

12 9. Prosjektoppdraget innebærer følgende aktiviteter Reiseaktivitet til relevante virksomheter og kommuner Møteaktivitet Workshops medarbeidere Dokumentasjonsarbeid Personalarbeid Forhandlinger Beslutningsaktivitet Informasjon og kommunikasjonsarbeid Kontortilpasninger Ombygging av kontorlokaler Opplæring Simulering og analysearbeid Utarbeidelse av prosedyrer Kjøp av konsulentoppdrag Innkjøp av programvare Tilpasning av programvare Utarbeidelse av rapporter og statistikk Rapportering Annet 0. Administrative rutiner Prosjektet har interne oppfølgingsmøter minimum hver måned. Styringsgruppen orienteres fortløpende, månedlig rapportering fra prosjektleder. Styringsgruppen rapporterer jevnlig til rådmannen om fremdrift i prosjektet. Milepælsplan godkjennes av rådmannen. Prosjektet dokumenterer arbeidet gjennom referat fra møter og gjennom andre dokumenter som utarbeides. Det opprettes saker i ephorte for elektronisk lagring av dokumenter. Arkivet skal minimum omfatte: Prosjektmandat i oppdaterte versjoner Prosjektadministrative dokumenter Referater fra møter Månedlige statusrapporter til styringsgruppen Sluttrapport. Kritiske suksessfaktorer Forankring i HO-avdelingen Tilstrekkelige ressursrammer 00 % stilling som prosjektleder Enighet og samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene Side

13 HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv /04 03/9 60 Saksnummer Utvalg Møtedato 4/ Formannskapet /9 Organisasjonsutvalget Bystyret Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF Forslag til vedtak. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra.7.04 som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap... Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas 3. Styret for Bodø kommunale eiendommer KF skal bestå av 5 medlemmer. Av disse velges av og blant de ansatte. Til de fire andre styreplassene velges følgende medlemmer: Som leder velges. Som nestleder velges. 4. Styrehonorar for 04 fastsettes slik: Leder kr Nestleder kr 000 Medlem kr Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen..05. Side3

14 Sammendrag Bystyret vedtok at det skulle opprettes et kommunalt eiendomsforetak i sitt møte den I bystyremøte i ble det vedtatt at det kommunale eiendomsforetaket skulle stiftes og etableres innen utgangen av juni 04. Etter interimsstyrets føringer, møte med arbeidstakerorganisasjoner og gode råd fra prosjektleder fra Rambøll, legger nå rådmannen frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra.7.04 med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 9. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Side4

15 Saksopplysninger og vurderinger Bakgrunn for saken Bystyret behandlet sak om organisering av bygg- og eiendomsforvaltningen i februar 04 (sak 005/4). Bystyret ba da rådmannen legge fram en ny sak for bystyre for formell etablering av et kommunalt foretak for eiendomsforvaltningen til bystyremøtet i juni 04. Vedtaket fra bystyret i februar 04 var som følger:. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er sekretær for interimsstyret, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes. Prosjektoppstart settes til Interimsstyret skal bestå av 3 politikere.. Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. 4. Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen juni Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen februar Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. 7. De ansattes organisasjoner involveres i arbeidet, og saken skal drøftes etter gjeldende bestemmelser. Etablering av et kommunalt foretak krever føringer/avklaringer i forhold til et antall prinsipielle spørsmål. I perioden mellom bystyremøtet i februar 04 og dagens bystyremøte, har det politiske interimsstyret fortløpende behandlet disse prinsipielle spørsmål. På grunn av det høye tempo på fremdriften i saken, har rådmannens sekretærfunksjon blitt utført av 4 medlemmer i rådmannens toppledergruppe samt innleid ekstern prosjektleder fra Rambøll. Referat fra formelle møter gjennomført 4. mai og. mai følger som vedlegg til saken. Opprettelsen av et KF for eiendomsforvaltninger er vurdert til å være så omfattende at drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner må gjennomføres. Det er i sakens anledning gjennomført ett drøftingsmøte den. mai 04. Nytt drøftingsmøte er berammet til 0. juni 04. Det ble gitt en verbal orientering om saken i formannskapet den 3. april 04. Interimsstyret legger følgende føringer til grunn for det videre arbeidet.. Innsatsen for å involvere de ansattes organisasjoner i det videre arbeidet ut over høsten må intensiveres.. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer. Dette gjelder også bygninger som i dag eies av andre KF og/eller heleide kommunale aksjeselskap samt boligstiftelsen. I løpet av høsten 04, skal det utarbeides en detaljert liste over alle bygninger og eiendommer som legges inn i selskapet. I forbindelse med utarbeidelsen av denne listen skal unntak for «all in» bestemmelsen vurderes for følgende deler av eiendomsmassen Kommunaltekniske bygninger Utomhusanlegg (idrett, friluftsliv, parker og plasser) Stormen KF Side5

16 Direkte havnerelaterte bygninger Spektrum ( stk. AS + KF) 3. Foretaket har et særlig ansvar for å utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer. Eventuell gjennomføring av ulike former for eiendomsutviklingsprosjekt skal utføres av foretaket etter beslutning i bystyret. 4. Foretaket har ikke anledning til å ta opp egne lån. Kommunens finansforvaltning skal være samlet innenfor kommunens basisorganisasjon. Det utarbeides eget delegasjonsreglement for kjøp og salg av fast eiendom. I utgangspunktet legges det opp til kjøp/salgsfullmakter på nivå med der rådmannen har delegert pr i dag. 5. Det skal gjennomføres en verdivurdering av den samlede eiendomsmassen, og finansieringskostnadene skal synliggjøres i internhusleieavtalene. Verdivurderingen skal være basert på forenklede gjennomsnittsbetraktninger for den samlede bygningsmassen. 6. Det gjennomføres for tiden et parallelt prosjekt med eksternt kjøp av renhold. Når renholdsprosjektet begynner å nærme seg avslutningsfasen, så gjennomføres et prosjekt hvor gjenværende renholdsansatte overføres til foretaket. Etablerte eksterne renholdsavtaler må være gjenstand for god oppfølging gjennom kontraktsperioden. Foretaket får ansvaret for denne kontraktsoppfølgingen. Foretaket må derfor fra starten være bemannet med tilstrekkelig bestillerkompetanse på renhold for oppfølging av eksterne renholdsavtaler. 7. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for å levere alle driftstjenester og brukertjenester for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer fra..05. I første driftsår skal foretaket utføre de samme tjenestene som de overflyttede ansatte utførte i 04. Gjennom 05 skal det gjennomføres ytterligere avklaringer og presiseringer for type tjenester og tjenestenivå som leveres til de ulike interne leietagerne. Summen av de tjenester som leveres skal gjennom 05 kategoriseres som obligatoriske tjenester (hvor foretaket har monopol på levering til samtlige internleietagere), og valgbare tjeneste for tjenestetyper hvor leietagerne i noe større grad kan bestemme nivå og pris på tjenestene samt vurdere å få utført tjenestene gjennom andre løsninger (egenproduksjon eller eksternt kjøp). For å lykkes med foretaksetableringen, understrekes viktigheten å lage de økonomiske avregningsmodellene for ulike tjenestetyper så enkle som overhode mulig, slik at uproduktive internhandelsaktiviteter holdes på et så lavt nivå som mulig. 8. I dag drives noe kommunal virksomhet i lokaler som er helt eller delvis innleid fra eksterne aktører. Ved opprettelse av foretaket skal foretaket overta alle eksterne innleieforhold, og lokalene leies tilbake til enhetene gjennom interne husleieavtaler. Alle fremtidige eksterne innleieforhold skal være under foretaket sitt ansvarsområde. Rådmannen legger på bakgrunn av dette frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Opprettelse av foretaket, vedtekter Bystyret har etter Kommunelovens kapittel myndighet til å opprette kommunalt foretak. Foretaksorganiseringen innebærer at foretakets styre rapporterer direkte til bystyret og at foretakets daglige leder er direkte underordnet styret og ikke står i noe underordnet forhold til rådmannen. Side6

17 Kommunelovens kapittel stiller formalkrav til foretaket, og vedlagte forslag til vedtekter ivaretar disse. Forslaget er utarbeidet i nært samarbeid med konsulentene fra Rambøll. Vedtektene skal i det minste angi foretakets navn, formål, plassering av forretningskontor og antallet styremedlemmer, foruten annet som etter lov krever vedtaksbestemmelse. Navn, plassering av forretningskontor og antall styremedlemmer er ikke endelig besluttet og kan endres før vedtektene vedtas. I vedlagte forslag til vedtekter foreslås følgende formål: Foretaket skal være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for kommunale bygninger, både eide og leide, med tilhørende eiendommer utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer utføre eiendomsrelaterte tjenester på en måte som ivaretar brukernes behov ivareta kommunens byggherrefunksjon understøtte kommunens mål og strategi for virksomhetene Foretaket kan også tillegges andre oppgaver av Bodø kommune. Rådmannen ser at det kan bli aktuelt å justere vedtektene når foretaket kommer i gang og vi får erfaring med alle omkringliggende forhold. Styret og daglig leder Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 9. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Valg av ansattes representant i styret for foretaket vil bli tatt i begynnelsen av november. Da det i første omgang er de ansatte i bygge- og eiendomsseksjonen som skal overføres, legger rådmannen opp til at ansattrepresentant for 04 velges blant disse. Et eventuelt senere nyvalg for 05 må vurderes nærmere. Bystyret må fatte vedtak om godtgjørelse for styremedlemmer. Som grunnlag for fastsettelsen kan man for eksempel se til styrehonorarene i Stormen, Spektrum og Havna som i gjennomsnitt godtgjøres som følger kr for leder, kr 000 for nestleder og kr 000 for medlemmer. Styringsprinsipper (eierstrategi) Bystyret vedtok i sak 7/04 kommunens generelle eierstrategi. Eierstrategien gir de overordnede føringene for hvorledes kommunens eierinteresser skal forvaltes. Det bør vurderes hvorvidt det er behov for videre arbeid med detaljering og harmonisering av styrende dokument for kommunens underlagte selskap gjennom revisjon av styreinstrukser med videre. Noen viktige områder hvor videre detaljering av eierstrategien for Bodø kommunale eiendommer KF kan være hensiktsmessig kan være å: Sikre forutsigbarhet og godt arbeidsmiljø for ansatte Ha høy kompetanse innen de ulike faggruppene Organisere arbeidet slik at de enkelte faggrupper får mer tid til sine kjerneoppgaver Side7

18 Ha god økonomistyring og forvaltning-, drift- og vedlikeholdsstyring (FDVU-styring) av eiendomsmassen Sikre erfaringsutveksling/enhetlig drift på tvers av virksomhetene Ha god styring, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter Fremskaffe eiendomsmasse som er tilpasset virksomhetenes behov Det kan også være hensiktsmessig å etablere overordnede fagspesifikke styringsindikatorer for foretaket. Mulige toppnivå styringsindikatorer kan være: Ved budsjettering av nye investeringstiltak i Bodø kommune, skal det legges til grunn at budsjettbeløpet skal være lik forventet verdi på godkjent byggeregnskap. Maksimal overskridelse på et enkeltprosjekt skal være mindre enn x % Bodø kommune skal ha porteføljestyring på sine investeringsprosjekt, sumavvik for vedtatte investeringsprosjekt over en periode på 0 år skal ligge innenfor en maksimal overskridelse x % Vedlikeholdet av Bodø kommune sin bygningsmasse skal alltid være på et forsvarlig økonomisk og teknisk nivå. Hver krone som brukes til vedlikehold skal brukes hvor den til enhver tid gir størst nytteverdi. Vurdering av forsvarlig økonomisk nivå skal beregnes på bakgrunn av sammenlignbare nøkkeltall og objektive tilstandsanalyser. Bodø kommunale eiendommer KF skal etablere et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen i tråd med anbefalingene fra NOU 004: Velholdte bygninger gir mer til alle. For nye skolebyggprosjekt, skal gjennomsnittlig bruttoareal pr elev reduseres med x % i forhold til hva som er gjennomsnittlig areal pr elev i Bodø kommune i dag. Bodø kommunale eiendommer KF skal arbeide systematisk for at gjennomsnittlig areal arealbruk pr. bruker av de ulike kommunale tjenester i løpet av en 0 års periode skal reduseres ned til gjennomsnittstallet for alle landets kommuner. Bodø kommunale eiendommer KF skal legge til grunn at nye byggeprosjekt skal ha et energiforbruk på mindre enn x kwh/m. Bystyret skal hvert år få forelagt en tiltaksliste med 3 konkrete forbedringsprosjekt internt i eiendomstjenestene med tilsvarende forslag til dokumentasjon av måloppnåelse det etterfølgende år. Samhandling mellom foretaket og rådmannen Det forutsettes at foretaket pålegges å kjøpe de merkantile støttefunksjoner fra kommunens basisorganisasjon. Rådmannen forbereder seg på å kunne levere alle nødvendige tjenester fra den dato foretaket etableres. Det må imidlertid etableres klare avtaler med foretaket om hvilke tjenester sentraladministrasjonen skal levere. Rådmannen må utarbeide forslag til avtaler og diskutere dette med foretaket. Det legges opp til at rådmannen med sin finanskompetanse fortsatt skal ivareta låneopptak i tråd med bystyrets vedtak, se vedtektene. Lån knyttet til oppføring av nye bygninger stilles til disposisjon for foretaket i tråd med bystyrets vedtak. Forholdet til berørte ansatte På bakgrunn av bystyrets vedtak i sak 5/04, er det gjennomført et drøftingsmøte den. mai 04 med de tillitsvalgte. Referat følger vedlagt. I forkant av drøftingsmøtet er det innsendt et brev fra fagforeningene hvor de har kritiske merknader til det politiske vedtaket om å fremskynde etableringstidspunktet, og har bedt om at saken utsettes til bystyremøtet i august 04. Side8

19 I informasjons- og drøftingsmøte. mai, ble forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF presentert for de hovedtillitsvalgte. Noen viktige kommentarer fra møtereferatet er som følger: Fagforeningene ønsket å innta en styrkningsbestemmelse for de ansattes rettigheter i forhold til eventuell overtallighet i det nye KF et. Tilsvarende bestemmelser ønskes inntatt i alle KFvedtektene i kommunen. Rådmannen har tatt innspillet til følge, og har inkludert følgende tilleggsbestemmelse i vedtektenes 4. «Styret har et særskilt ansvar dersom det oppstår overtallighet i foretaket ved å vurdere omplassering i hele kommunens virksomhetsområde eller øvrige kommunale foretak.» I drøftingsmøtet ble det også bemerket at foretaksetableringen påvirker de partssammensatte utvalgene. Dette er en reell problemstilling. Når foretaket får overført hoveddelen av de ansatte som skal arbeide i foretaket ved årsskiftet 04/05, så vil det være en fordel om fagforeningene har tatt de nødvendige organisasjonsmessige grep i forhold til å etablere nødvendige partsutvalg i forhold til lønnsoppgjøret 05 og annet fagforeningsarbeid. Kommuneloven gir kommunale foretak omfattende selvstyre (autonomi). Fagforeningene bør ta disse formelle juridiske fakta inn over seg, og sørge for en intern organisering som kan møte de nye ansvarslinjene på arbeidsgiversiden på en konstruktiv måte. Det understrekes imidlertid at Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen med alle bestemmelser vil være gjeldende også for foretaket. Denne presiseringen er derfor inntatt i vedtektene i 4. I drøftingsmøtet ble det også minnet om alle de kritiske høringsuttalelsene som fulgte sak /85. Det er ikke lagt opp til ny høringsrunde i forhold til behandling av denne saken. Rådmannen planlegger imidlertid ny sak for bystyret i november/ desember hvor innholdet i foretaket presenteres mer detaljert sammen med nødvendige styrende dokument bl.a. «Internhusleieavtalene» som regulerer forholdet mellom foretaket og rådmannen vil bli fremlagt for politisk behandling. I forbindelse med denne politiske saken, så vil ny høring være mulig. Inntil videre legges det til grunn at den skepsis fra enkelte ansattegrupper som fremkommer i tidligere høringsuttalelse gjelder fortsatt. I disse høringsuttalelsene er det særlig stor skepsis blant rektorene. Rådmannen vil imidlertid understreke at de ansatte som vil bli direkte berørt i forhold til overflytting til foretaket, er vesentlig mindre skeptisk, og til dels positive. I det videre arbeidet med saken frem mot årsskiftet 04/05, er fremdriften på prosjektet generelt noe roligere. Rådmannen forutsetter at arbeidet med involvering av de ansatte gjennom internarbeid i prosjektgruppen, drøftingsmøter og høringsrunder vil bli intensivert ut over høsten. HR-kontoret vil ta et initiativ overfor daglig leder for å starte arbeidet med å etablere de nødvendige ordninger med tillitsvalgte og verneombud og møtearenaer for disse i det nye foretaket, jf. lov- og avtaleverk. Side9

20 Konklusjon og anbefaling Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra.7.04 med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Det har vært svært knapt med tid til gjennomføring av de forberedende arbeider for denne saken, men interimsstyret, nøkkelpersonell i administrasjonen, administrasjonens arbeidsgruppe samt deltagerne i storgruppemøte den 8. april har gjort sitt ytterste får å få frem underlag til foretaksetableringen innen tidsfristen. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Videre utredning og detaljering ut over høsten vil blant annet omfatte følgende områder: Avklaring av åpningsbalanse Oppsplitting av kommunebudsjettet i foretakets del og rådmannens del. Utarbeidelse av internhusleieavtale Avklaring av hvilke enkeltansatte som skal være hos rådmannen og hvilke som skal flyttes over til foretaket (både delte stillinger og enkeltstillinger hvor stillingsbetegnelsen i seg selv ikke er dekkende for de arbeidsoppgaver som enkeltpersoner skal ivareta) Sikre virksomhetene budsjetthjelp når strukturen i budsjettet vil endre seg vesentlig i forhold til tidligere år som en følge av innføring av internhusleie. Tilrettelegging for ny enhet i fagsystemer for lønn/personal, økonomi/regnskap, arkiv mv. Etablere god samhandling mellom foretaket og rådmannens administrasjon Utarbeide styringsprinsipp Endre nødvendige interne regelverk, f.eks. innen delegasjonsreglementet. Avklare fullmakter innen rettstvister i leieforhold, granneloven, innkjøp, heftelser, pengekrav, plan- og bygningsloven, matrikkellova og eventuelt andre forhold. Saksbehandler: Per Gunnar Pedersen Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF Referat fra drøftingsmøte.6.04 Underlag for styringsgruppemøte Referat fra styringsgruppe møte.5.04 Møtereferat styringsgruppemøte Vaktmesterorganisering - oppsummering av høringssvar Utrykte vedlegg: Rapport «God kommunal eiendomsforvaltning» HO-4/0, utgitt av Statens Bygningstekniske etat Side0