Vedlegg 1 - Oppdragsgivers Kravspesifikasjon 1 Formål med anskaffelsen Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca. 30.000 studenter og ca. 7000 ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter 460.000 m2 egne bygninger, og ca. 100.000 m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. UiO er stadig i endring, og det oppstår ofte behov for endring og ombygging av lokalene for å legge de fysiske forhold best mulig til rette for UiO. Endringene vil ofte ha karakter av å være hastesaker. UiO benytter seg av eksterne rådgivningsfirmaer (leverandører) til å bistå i gjennomføringen av slike byggeprosjekter. Forholdet mellom UiO og leverandørene er regulert i rammeavtaler med leverandørene. Denne avtalen gjelder rådgivertjenester i form av prosjektledelse. 2 Anskaffelsens innhold 2.1 Arbeidsoppgaver Avtalen omfatter prosjektledelse i forbindelse med nybygg, rehabilitering og vedlikehold i regi av UiO. Avtalen vil omfatte oppdrag ved hele UiOs bygningsmasse. Det vil sannsynligvis være pågående virksomhet i bygningene i byggeperiodene. Leverandøren skal benytte faste rådgivere for prosjektledelse ved UiO. Dersom leverandøren av ulike årsaker ønsker å bytte ut personell, skal de nye rådgiverne godkjennes av UiO. Dersom ikke ny rådgiver tilfredsstiller UiOs krav kan UiO si opp avtalen. 2.2 Kompetanse Prosjektleder skal ha god kompetanse innen prosjektledelse slik at han/hun kan representere UiO i byggeprosjekt. Store deler av UiOs bygningsmasse er underlagt vernebestemmelser og det er derfor en fordel at tilbudte prosjektledere har erfaring fra oppdrag ved vernende bygninger. 2013-6911 Side 1 av 6
2.3 Kapasitet/responstid Enkelte oppdrag vil være kjent i god tid før tidspunkt for utførelse, og oppdragsgiver plikter å sende avrop/bestilling på oppdraget så snart det er definert. I andre tilfeller kan det oppstå uforutsette behov hvor rask responstid fra leverandøren er av vesentlig betydning. Det stilles derfor krav til maksimal responstid, fra tidspunktet leverandøren mottar avrop/bestilling til arbeidet igangsettes, på 5 virkedager. Leverandøren må kunne dokumentere en kapasitet som er tilstrekkelig for den oppdragsmengden som kan påregnes. Kapasiteten må være så god at sykdom og lignende ikke svekker framdrift eller kvalitet i oppdraget. 2.4 Språk og kontor Tilbudte rådgivere skal kunne kommunisere på norsk. Dokumentasjon i oppdragene skal være på norsk. Det kreves at leverandøren har kontor i Norge, eller oppretter kontor i Norge hvis de inngår avtale med oppdragsgiver. Kostnadene ved eventuelt å opprette kontor i Norge må dekkes av leverandøren. 3 GENERELLE OG ADMINISTRATIVE VILKÅR 3.1 Utførelse og bestilling Arbeidene utføres etter hvert som leverandøren mottar skriftlig bestilling fra oppdragsgiveren. Leverandøren plikter å samarbeide med oppdragsgiver i forbindelse med alt arbeide som utføres i henhold til denne avtale. 3.2 Tilkomst Tilkomst til bygningene skjer etter anvisning av oppdragsgiver. 3.3 Oppfølging og administrasjon Leverandøren skal til enhver tid ha en prosjektansvarlig (godkjent av oppdragsgiver) som har ansvaret for oppfølgingen av oppdraget og som kan representere leverandøren ovenfor oppdragsgiveren. Leverandørens prosjektansvarlig skal alltid gjennomgå grunnlaget for arbeidene som skal utføres, samt planlegge gjennomføringen av disse. På dette grunnlaget skal prosjektansvarlig kunne utarbeide spesifisert kostnadsoverslag for arbeidene. 2013-6911 Side 2 av 6
Prosjektansvarlig skal påse at det foreligger skriftlig bestilling på arbeidene før de iverksettes. Under gjennomføringen av arbeidene plikter leverandørens prosjektansvarlig å påse at hvert enkelt oppdrag får en rasjonell bemanning og riktige kvalifikasjoner. Prosjektansvarlig skal føre en effektiv kontroll med arbeidene både kvalitets- og tidsmessig. Prosjektansvarlig skal samarbeide med øvrige rådgivere, leverandører og oppdragsgivers representanter om fremdrift og den praktiske gjennomføringen av arbeidene slik at de blir drevet økonomisk og tidsmessig rasjonelt. 3.4 Utarbeidelse av underlag / prosjektering Arbeidene skal utføres i overensstemmelse med oppdragsgiverens direktiver og i følge de skisser/tegninger, beskrivelser og spesifikasjoner som eventuelt blir utarbeidet, samt offentlige krav og pålegg. 3.5 Brukermedvirkning og arbeidssted Brukermedvirkning tillegges stor vekt ved gjennomføring av alle prosjekter ved UiO. Koordinering av av mange interesser i et prosjekt, må påregnes. Oppdragsgiver vil kunne pålegge leverandøren at oppdrag utføres på henvist arbeidsplass hos Oppdragsgiver. 4 Priser og kostnadsoverslag Leverandøren skal tilby fast timepris for tilbudte rådgivere. Dersom UiO krever det, skal leverandøren utarbeide spesifisert kostnadsoverslag over aktuelle arbeid/oppdrag, før arbeidene bestilles og igangsettes. Leverandøren har plikt til å varsle oppdragsgiveren straks han registrerer risiko for overskridelse av overslagets enkeltposter eller totale kostnadsanslag. Leverandørens arbeider godtgjøres etter regning, avstemt mot kostnadsoverslag der det er aktuelt, unntatt for de arbeider hvor det blir avtalt fast pris. Kopiering og eventuelle andre kostnader som UiO pålegger leverandøren skal spesifiseres i egen post i faktureringsunderlaget fra leverandøren. Kopiering til leverandørens interne bruk skal ikke belastes oppdragsgiver. Oppdragsgiver har rett til å kreve at leverandøren på ethvert tidspunkt benytter UiOs rammeavtale på kopiering. 2013-6911 Side 3 av 6
5 FDVU - DOKUMENTASJON 5.1 Utarbeidelse av FDVU Leverandøren skal føre kontroll med at Oppdragsgivers retningslinjer for utarbeidelse av en komplett FDVU- dokumentasjon følges lojalt. Dokumentasjonen skal utarbeides i henhold til: 1. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for FDVU- dokumentasjon. 2. Oppdragsgivers bygg nummerering 3. Oppdragsgivers merkesystem 4. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for dak - tegninger 5. FDVU dokumentasjon skal overlevere senest ved ferdigbefaring 5.2 Helse, Miljø og Sikkerhets arkiv iht. Byggherreforskriften 11c FDVU- dokumentasjonen skal ivareta de bestemmelser som er gitt i Byggherreforskriften 11 c: «Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om de forhold som har betydning for sikkerhet og helse ved fremtidige arbeider». 6 OFFENTLIGE VILKÅR OG SAKSBEHANDLING 6.1 Tekniske krav Alle tekniske krav som stilles av offentlige myndigheter forutsettes ivaretatt teknisk og økonomisk av leverandøren. 6.2 Leverandørens ansvar ovenfor offentlige myndigheter Leverandøren skal på oppdrag fra Oppdragsgiver kunne tre inn og overta ansvaret for oppdragsgiverens oppgaver og forpliktelse overfor offentlige myndigheter. 6.3 Avfallsplan Utførende entreprenør har ansvar for at det uarbeides en avfallsplan, når det kreves. Gebyrer knyttet til dette arbeidet bekostes av leverandøren. Leverandøren skal påse at dette ivaretas. 6.4 Ansvarlig søker, brukstillatelse og ferdigattest For hvert oppdrag som krever offentlig byggesaksbehandling utpeker oppdragsgiver en ansvarlig søker. Ansvarlig søker samler nødvendig dokumentasjon og anmoder om brukstillatelse og ferdigattest, og er ansvarlig for at dette foreligger før byggearbeidene overleveres. Leverandøren er ansvarlig for å iverksette de tiltak og fremskaffe den dokumentasjon som søker ber om. 2013-6911 Side 4 av 6
6.5 Kontroll av utførelse Ansvarlig kontrollforetak er ansvarlig for at kontrollen blir gjennomført og dokumentert slik som fastsatt i kontrollplanen og tildelt ansvarsrett. Avvik skal registreres, begrunnes og om nødvendig skal det gjennomføres omprosjektering. Er det flere ansvarlige kontrollerende skal samordner sammenstille kontrolldokumentasjonen. 7 LEVERANDØRENS HMS ANSVAR 7.1 Melding til Arbeidstilsynet utføres av Leverandøren Oppdragsgiverens melding og leverandørens melding av virksomhet som varer utover 6 uker skal utføres av leverandøren og undertegnes av oppdragsgiveren. 7.2 Byggherreforskriften og leverandørens delaktighet Oppdragsgiveren utpeker for hvert oppdrag en leverandør til å være hovedbedrift I henhold til Arbeidsmiljøloven 15, samt byggherrens prosjektleder og HMS- koordinatorer i henhold til byggherreforskriften. For hvert oppdrag skal utpekt leverandør(er) ha ansvar for vernearbeidet/sikring på plassen og bidra til at gjennomføringen av byggearbeidene ivaretar gjeldende bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. 7.3 Rent Tørt Bygg Oppdragsgiver legger vekt på å skape et best mulig miljø ikke bare for de som skal benytte bygget etter at der er overlevert, men også for de som skal gjennomføre rehabiliteringsprosjektet. For å gi alle et best mulig miljø å arbeide i, er det lagt vekt på at prosjektet gjennomføres helt i tråd med beskrivelse for rent tørt bygg. Hvert oppdrag skal planlegges i henhold til Rent Tørt Bygg veiledningen. 7.4 Evaluering Etter gjennomført prosjekt skal Leverandøren utarbeide en evaluering. 8 Dokumentasjon All dokumentasjon som utarbeides av leverandøren og godgjøres av UiO, skal regnes som UiOs eiendom. Dokumentasjonen skal overleveres UiO uten kostnad for UiO når det enkelte oppdrag er fullført eller på forespørsel. Med dokumentasjon inngår bl.a. prosjektplaner, møtereferater, brev, utredninger, tegninger, etc. Ved utløp av avtaleforholdet skal all slik dokumentasjon overleveres UiO uten kostnad for UiO. 2013-6911 Side 5 av 6
9 Reklamasjon UiO skal kunne reklamere og kreve avkortet betaling for oppdrag som ikke er forsvarlig eller tilfredsstillende utført. UiO skal i slike tilfeller sende skriftlig reklamasjon med grundig begrunnelse og dokumentasjon på forholdet. UiO skal ha rett til å holde tilbake 20 % av vederlaget inntil partene er blitt enige om størrelsen på avkortingen. 10 Avslutning av avtalen Oppdrag som er påbegynt i avtaleperioden, skal fullføres selv om avtaleperioden er løpt ut før avslutning. 11 Miljø UIO jobber med å sertifisere seg som miljøfyrtårn og har vedlatt at det skal tas miljøhensyn ved alle anskaffelser. Dette arbeidet innebærer at miljøforbedrende tiltak iverksettes for alle miljøer og forhold som har potensial for miljøbelastninger. Leverandøren skal utføre tjenestene på minst mulig miljøbelastende måte, og leverte materialer skal være mest mulig miljøvennlige. 2013-6911 Side 6 av 6