UiO drifter og forvalter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene.

Transkript

1 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON RÅDGIVNINGSTJENESTER SENTRAL DRIFTSKONTROLL INNHOLD: 1.1 INNLEDNING BEMANNING KOMPETANSEKRAV RESPONSTID SPRÅK GENERELLE OG ADMINISTRATIVE VILKÅR ØKONOMI / KOSTNADSOPPFØLGNING KVALITET FDVU - DOKUMENTASJON OFFENTLIGE VILKÅR OG SAKSBEHANDLING BESTILLINGSRUTINER STATISTIKK INNLEDNING Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. UiO ved har installert nytt anlegg for sentral driftskontroll (SD-anlegg) for sine bygninger. Systemet er av type Tridium Niagara. Denne avtalen gjelder rådgivningstjenester i forbindelse med drift, vedlikehold og utbygging av anlegget. For rådgivningsarbeid, pr enkeltprosjekt, hvor kostnadsoverslaget er over kr eks mva forbeholder UiO seg også retten til å utlyse ekstern konkurranse. 1.2 BEMANNING Tilbyder skal utpeke faste rådgivere for oppdrag ved UiO. Tilbudte rådgivere skal ha tilstrekkelig kapasitet for den oppdragsmengden som kan påregnes. Kapasiteten må være så god at sykdom og lignende ikke svekker framdrift eller kvalitet i oppdraget. 1.3 KOMPETANSEKRAV Ansvarlig rådgivere og prosjektingeniører som skal benyttes ved gjennomføring av oppdragene må ha minimum 5 års erfaring som praktiserende, og kunne dokumentere solid erfaring fra rådgivning, prosjektering, oppfølgning og anbudsarbeid ved oppdrag i forbindelse med Side 1 av 5

2 ombygginger, ominnredninger og vedlikehold på tilsvarende type bygninger, og antikvarisk kompetanse opparbeidet i prosjekter der antikvariske myndigheter har vært direkte involvert. Tilbudte medarbeidere som skal utføre oppdragene må ha kompetanse og erfaring vedr. UiOs valgte system Tridium Niagara. 1.4 RESPONSTID Enkelte oppdrag vil være kjent i god tid før tidspunkt for utførelse, og oppdragsgiver plikter å sende avrop/bestilling på oppdraget så snart det er definert. I andre tilfeller kan det oppstå uforutsette behov hvor rask responstid fra leverandøren er av vesentlig betydning. Det stilles derfor krav til maksimal responstid, fra tidspunktet leverandøren mottar avrop/bestilling til arbeidet igangsettes, på 5 virkedager. I den grad leverandøren ikke har kapasitet eller mulighet til å gjennomføre oppdraget i henhold til framdrift forbeholder oppdragsgiver seg retten til å benytte annen leverandør. Dersom leverandøren har fått i oppdrag å kontrollere faktura for arbeid utført av tredje part, skal kontrollen foretas innen 5 virkedager fra faktura er mottatt fra tredje part SPRÅK All kommunikasjon og dokumentasjon i oppdragene skal være på norsk. 1.6 GENERELLE OG ADMINISTRATIVE VILKÅR Utførelse og bestilling Arbeidene utføres etter hvert som leverandøren mottar skriftlig bestilling fra oppdragsgiveren Tilkomst Tilkomst til bygningene skjer etter anvisning av oppdragsgiver Oppfølging og administrasjon Leverandøren skal til enhver tid ha en prosjektansvarlig (godkjent av oppdragsgiver) som har ansvaret for oppfølgingen av oppdraget og som kan representere leverandøren ovenfor oppdragsgiveren. Leverandørens prosjektansvarlig skal alltid gjennomgå grunnlaget for arbeidene som skal utføres, samt planlegge gjennomføringen av disse. På dette grunnlaget skal prosjektansvarlig utarbeide spesifisert kostnadsoverslag for arbeidene. Prosjektansvarlig skal påse at det foreligger skriftlig bestilling på arbeidene før de iverksettes. Under gjennomføringen av arbeidene plikter leverandørens prosjektansvarlig å påse at hvert enkelt oppdrag får en rasjonell bemanning og riktige kvalifikasjoner. Prosjektansvarlig skal føre en effektiv kontroll med arbeidene både kvalitets- og tidsmessig. Prosjektansvarlig skal samarbeide med øvrige rådgivere, leverandører og oppdragsgivers representanter om fremdrift og den praktiske gjennomføringen av arbeidene slik at de blir drevet økonomisk og tidsmessig rasjonelt Side 2 av 5

3 1.6.4 Utarbeidelse av underlag / prosjektering Arbeidene skal utføres i overensstemmelse med oppdragsgiverens direktiver og i følge de skisser/tegninger, beskrivelser og spesifikasjoner som eventuelt blir utarbeidet, samt offentlige krav og pålegg. Leverandøren er ansvarlig for prosjektering av sine arbeider og koordinering mot andre rådgivere Innhenting av tilbud for oppdragsgiver Ved innhenting av tilbud for oppdragsgiver, skal leverandøren innhente tilbud i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 1999 og tilhørende forskrifter, og oppdragsgivers retningslinjer/prosedyrer/ rutiner/instrukser vedrørende innkjøp. Før antagelse av noe tilbud, skal skriftlig innstilling forelegges oppdragsgiveren til godkjennelse Byggemøter Byggemøter kan avholdes ukentlig i perioder hvor vedlikeholdsarbeider pågår. Oppdragsgiveren avgjør behovet og hyppigheten av møtene, samt hvem som fører referat. Leverandøren plikter å møte i alle byggemøter de blir innkalt til Fremdrifts- og ressursplaner Alle arbeider skal gjennomføres på en tidsmessig effektiv måte. Leverandøren skal i sin planlegging av oppdragene, utarbeide detaljerte fremdrifts- og ressursplaner for egne arbeider, der avhengigheten til andre fag skal fremgå av fremdriftsplan, dersom annet ikke avtales med oppdragsgiveren. Koordinering og samarbeid med de andre involverte rådgivere og leverandører må påregnes. Eventuelle avvik og presiseringer i forhold til fremdrifts- og ressursplanene skal leverandøren varsle skriftlig til oppdragsgiveren uten ugrunnet opphold Beslutningsplaner Leverandøren skal utarbeide beslutningsplaner som angir når og hvilke oppdragsgiverbeslutninger han trenger, dersom leverandøren finner dette nødvendig for å løse oppdraget Brukermedvirkning Brukermedvirkning må kunne påregnes. 1.7 ØKONOMI / KOSTNADSOPPFØLGNING Spesifisert kostnadsoverslag Leverandøren skal utarbeide spesifisert kostnadsoverslag over aktuelle arbeid/oppdrag, før arbeidene kan bestilles og igangsettes. Spesifisert kostnadsoverslaget skal være så godt detaljert at det kan benyttes som grunnlag for den videre økonomiske styring av arbeidene/prosjektet. Leverandøren har plikt til å varsle oppdragsgiveren straks han registrerer risiko for overskridelse av overslagets enkeltposter eller totale kostnadsanslag Regningsarbeid med avstemt kostnadsoverslag Leverandørens arbeider godtgjøres etter regning, unntatt for de arbeider hvor det blir avtalt fast pris Side 3 av 5

4 1.8 KVALITET Kvalitetssystem Leverandøren utarbeider kvalitetssikringssystem som tilpasses hvert oppdrag. Oppdragsgiveren legger vekt på et funksjonelt rapporteringssystem som er gjennomprøvd i tidligere prosjekter Overtagelse - Garanti. Leverandøren utarbeider en prosedyreplan som viser hvilke aktiviteter som er underlagt kvalitetskontroll. Leverandørens prosedyreplan for prosjektet inngår i materialet som sammen med øvrig materiale danner leverandørens tilbud. Forholdet med hensyn til avviksregistrering - og avviksbehandling vil bli spesielt evaluert. Oppdragsgiveren vil forbeholde seg retten til å foreta stikkontroller i alle faser av prosjektet og foreta ekstern kvalitetsrevisjon av leverandøren med medhjelpere. Eventuelle avvik blir rapportert og leverandøren plikter å foreta nødvendige rettinger umiddelbart. Økonomiske konsekvenser av kontrollen vil bli belastet leverandøren. Oppdragsgiveren vil kreve en samlet dokumentasjon av leverandørens kvalitetssikringsarbeid i byggeperioden. Dette skal leveres sammen med «som bygget» dokumentasjonen Kontrollplan Leverandøren utarbeider kontrollplan som viser hvilke aktiviteter som vil bli sjekket. Leverandøren sin kontrollplan for hvert prosjekt skal fremlegges for oppdragsgiveren for uttalelse før arbeidene starter. Etter hvert som aktivitetene er kontrollert, kvitteres det på kontrollplanen Sjekklister For de aktivitetene som skal kontrolleres, utarbeides det sjekklister med punkter som klart sier hva som skal sjekkes og hvilke krav det settes til sluttproduktet. Når sjekklisten er utfylt skal det klart fremgå om resultatet samsvarer med planlagt resultat. Samsvarer ikke kvaliteten med hva som er beskrevet og planlagt, fylles det ut en avviksrapport. Kopi av sjekklistene vises oppdragsgiveren på oppfordring Avviksrapportering Avviksrapport fylles ut når det ikke er samsvar mellom planlagt og oppnådd kvalitet. I avviksrapporten skal det klart fremgå: - hva avviket består i - når og hvor avviket er registrert - konsekvenser av avviket - forslag til tiltak - svar fra oppdragsgiveren på avviket - hvem som er økonomisk ansvarlig for å lukke avviket Avviksmeldingene tas opp i forkant av byggemøtene. Status avviksrapport vedlegges byggemøtereferatene. 1.9 FDVU - DOKUMENTASJON Utarbeidelse av FDVU Oppdragsgivers retningslinjer for utarbeidelse av en komplett FDVU- dokumentasjon følges lojalt. Dokumentasjonen skal utarbeides i henhold til: 1. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for FDVU- dokumentasjon. 2. Oppdragsgivers bygg nummerering 3. Oppdragsgivers merkesystem 4. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for dak - tegninger Side 4 av 5

5 1.9.2 Helse, Miljø og Sikkerhets arkiv iht. Byggherreforskriften 11c FDVU- dokumentasjonen skal ivareta de bestemmelser som er gitt i Byggherreforskriften 11c: «Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om de forhold som har betydning for sikkerhet og helse ved fremtidige arbeider» OFFENTLIGE VILKÅR OG SAKSBEHANDLING Tekniske krav Alle tekniske krav som stilles av offentlige myndigheter forutsettes ivaretatt teknisk og økonomisk av leverandøren Leverandørens ansvar ovenfor offentlige myndigheter Leverandøren trer inn og overtar ansvaret for oppdragsgiverens oppgaver og forpliktelse overfor offentlige myndigheter Avfallsplan Leverandøren har ansvar for og skal levere en avfallsplan, når det kreves. Gebyrer knyttet til dette arbeidet bekostes av leverandøren. Når det kreves en miljøsaneringsplan, skal denne planen leveres av leverandøren Ansvarlig søker, brukstillatelse og ferdigattest For hvert oppdrag som krever offentlig byggesaksbehandling utpeker oppdragsgiver en ansvarlig søker. Ansvarlig søker samler nødvendig dokumentasjon og anmoder om brukstillatelse og ferdigattest, og er ansvarlig for at dette foreligger før byggearbeidene overleveres. Leverandøren er ansvarlig for å iverksette de tiltak og fremskaffe den dokumentasjon som søker ber om Kontroll av utførelse Ansvarlig kontrollforetak er ansvarlig for at kontrollen blir gjennomført og dokumentert slik som fastsatt i kontrollplanen og tildelt ansvarsrett. Avvik skal registreres, begrunnes og om nødvendig skal det gjennomføres omprosjektering. Er det flere ansvarlige kontrollerende skal samordner sammenstille kontrolldokumentasjonen BESTILLINGSRUTINER Universitetet i Oslo har innført et elektronisk bestillingssystem som benyttes etter at det er inngått en avtale er inngått mellom UiO og en leverandør. Bestillinger vil dermed komme fra: ibx service@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. Spamfilteret må åpnes for disse adressene. Leverandøren bør ha en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. For mer informasjon se STATISTIKK Leverandøren er forpliktet til å gi årlig statistikk over omsetning per rådgiverkategori i kroner for hver bestiller, fakturert med kontraktspriser eks. mva. Leverandøren skal ved behov kunne imøtekomme kunden med oversikt/statistikk over uttak pr. dags dato Side 5 av 5