Status fra Prosjektstyret

US 22/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Trond Furuberg Arkiv nr: 16/01206 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering 01.03.2016 Mari Sundli Tveit Rektor

2 Innledning Nedenfor følger en kort oppsummering over status på Statsbyggs Byggeprosjekter og NMBU Prosjekt Campus. Etter status har vi på oppfordring lagt inn teksten fra Mandatet for Prosjektsyret, for oppfriskning. Forankring i NMBUs målstruktur og strategier NMBUs virksomhetsmål 11: NMBU deltar i gjennomføringen av de store byggeprosjektene, og har god ledelse av flytteprosessen. 1. Statsbyggs Byggeprosjekter Hovedpunkter fra status for hvert delprosjekt blir beskrevet nedenfor: SHF Senter for Husdyrforsøk: Full drift og oppretting av en del feilprosjektering og utførelse pågår som garanti/ reklamasjons arbeide. Urbygningen: Forsinket ferdigstillelse, antatt ca medio april. Gradvis ibruktakelse planlegges fra mai 16, full drift fra august 16. SLP Samlokaliseringsprosjektet: Usikkerhetsanalyse i november viser prognose (P50) 100 MNOK over styringsmål. Entrepriser kontraheres innenfor budsjett, men prosjekteringskostnader har en fortsatt negativ trend med tanke på kostnader. Statsbygg forsøker å sette inn aksjoner for å få bedre utvikling fremover. Fremdrift på byggeplass stort sett etter plan og entrepriseutsendelse følger plan. Arbeidet med planlegging av sluttfasen er igangsatt sammen med brukerne. Fremdeles høy grad av brukermedvirkning. BUT Brukerutstyrsprosjektet: Det er fremdeles meget høyt aktivitetsnivå med brukermedvirkning fra NMBU-ansatte. Brukerprioritering er utfordrende. Innkjøp av utstyr er delt inn i tre hovedkategorier (A, B og C) etter grad av bygg-påvirkning samt leveringstid. Fokus nå på Kategori A: billeddiagnostikk, autoklaver og store vaskemaskiner. En svekket kronekurs er spesielt utfordrende for BUT-prosjektet. 2. NMBU Prosjekt Campus: Prosjekt Campus skal sikre at NMBUs interesser i Statsbyggprosjektene ivaretas på en best mulig måte. Fremstillingen nedenfor er delt inn i tre hovedområder med fokus på de viktigste elementene, uten å gå i detalj. Av generell karakter nevnes det at det pågår forhandlinger med kandidat for prosjektleder/koordinator for delprosjektet Flytting og ibruktakelse og at ekstern IKT-assistanse for kartlegging av behov for SLP vil starte opp i mars

3 Kost: Kartleggingen av kostnadene for Flytting og ibruktakelse samt IKT pågår, og det er planlagt at Prosjekt Campus vil kunne presentere et foreløpig overordnet budsjett juni 16. Estimater for fremtidige tekniske driftskostnader for SLP-prosjektet/-bygget er utarbeidet i samarbeid med Statsbygg. Disse blir kvalitetssikret og foreløpig estimat vil bli presentert for Universitetsstyret 10. mars 16. Estimater for driftskostnader for instituttene ligger til Organisasjonsutviklingsprosjektet (OU) som ledes av VetBio-dekanen. Prosjekt Campus samarbeider for å sikre innhold. Plan: Viktige milepæler 2016: Mai 16: delvis ibruktakelse av Urbygningen Juni 16: Overordnet budsjett for Prosjekt Campus Flytting og ibruktakelse og IKT Juni 16: Campusplanrapport ferdigstilles. Risiko: Sentrale risikoelementer for Prosjekt Campus: Statsbyggs pressede økonomi på prosjektering utgjør en fare for at de ikke konsulterer brukerne i stor nok grad og at det derfor velges løsninger som ikke er optimale med tanke på funksjon og drift. En høynet fokus på regime for kontroll av endringer fra både Statsbygg og bruker er igangsatt for å motvirke dette.

4 Mandat Prosjektstyret: Mandat for prosjektstyret for «Prosjekt Campus» Fastsatt av universitetsstyret (US) for Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU), i US-sak 132/14, dato: 06.11.2014 1 Forankring og oppgaver «Prosjekt Campus» er et prosjekt ved NMBU i tidsrommet 2014-2019. NMBU har besluttet å etablere et eget prosjektstyre som, på rektors vegne, skal ha ansvar for å styre og lede arbeidet med den strategiske utviklingen av Campus Ås. «Prosjekt Campus» skal sørge for at NMBU sine interesser i Statsbyggprosjektene, samlokaliseringsprosjektet (SLP), brukerutstyrsprosjektet (BUT), prosjekt Urbygningen, prosjekt SHF, samt riving og flytting ivaretas på en best mulig måte. Videre skal prosjektstyret sørge for at det utarbeides en campusplan som skal samordnes og koordineres med de øvrige prosjekter innunder «Prosjekt Campus» for å oppnå optimale areal-, infrastruktur- og bygningsmessige løsninger for NMBU som helhet i et langsiktig perspektiv. «Prosjekt Campus» kan ikke engasjere seg i eller bruke midler på andre formål enn det som er knyttet til oppgaver gitt av universitetsstyret ved NMBU. 2 Prosjektstyresammensetning og organisatorisk tilknytting Prosjektstyret for «Prosjekt Campus» har følgende sammensetning: Ekstern styreleder med prosjektfaglig kompetanse Ekstern representant med prosjektfaglig og planleggingskompetanse Dekan for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VETBIO) Økonomi- og eiendomsdirektør ved NMBU Ansattrepresentant oppnevnt av rektor Studentrepresentant Følgende observatører deltar med møte- og talerett: en representant fra Veterinærinstituttet, og NMBUs hovedverneombud og assisterende hovedverneombud. Prosjektstyret rapporterer til NMBUs rektor. Sluttdato for prosjektstyret: 01.07.19. 3 Ansvar Prosjektstyret skal

5 Sørge for at det etableres en hensiktsmessig organisert prosjektorganisasjon som til enhver tid har nødvendig kompetanse og kapasitet til å ivareta NMBUs interesser og oppgaver i oppfølging av Statsbyggprosjektene og den strategiske utviklingen av Campus Ås, og at disse ressursene er riktig organisert Sørge for at prosjektorganisasjonen gjennomfører prosjektene på en måte som bidrar til at NMBU oppnår de effektmål departementet har satt for byggeprosjektene og som sikrer en helhetlig campusutvikling og en måloppnåelse innenfor de gitte rammebetingelsene (tid, ressurser, kvalitet) Sikre et godt samarbeid mellom NMBU som bruker og Statsbygg som byggherre herunder ivaretakelse av alle NMBU sine interesser i Statsbyggs gjennomføring av de vedtatte byggeprosjektene Sørge for at brukermedvirkningsprosessene internt i NMBU blir gjennomført på en god måte Bidra til etableringen av den fremtidige driftsorganisasjonen for de nye byggene Sørge for en evaluering av «Prosjekt Campus» (underveis og ved prosjektslutt) Prosjektstyret skal sørge for at arbeidet med campusutviklingen utføres i henhold til lover, forskrifter og avtaleverk, føringene gitt av Kunnskapsdepartementet og føringene og rammer som er fastsatt av universitetsstyret ved NMBU. Dersom styrets mandat senere skal utvides til å omfatte andre prosjekter, skal dette skje ved at universitetsstyret ved NMBU utsteder et supplerende mandat hvor prosjektet defineres og rammer beskrives. 4 «Prosjekt Campus» - bemanning Personell som må tilsettes i prosjektet skal tilsettes ved NMBU på åremål i prosjektperioden. Ansatte ved NMBU kan stilles til rådighet for prosjektorganisasjonen. Rutiner og retningslinjer for utlån av ansatte ved NMBU fra linjeorganisasjonen til prosjektorganisasjonen skal utarbeides. Dersom relevant ekspertise finnes innenfor NMBU s organisasjon bør denne benyttes. 5 Forutsetninger «Prosjekt Campus» skal gjennomføres i samsvar med De forutsetninger som er lagt til grunn i St.prp.nr. 30 (2007-2008) NMBUs samfunnsoppdrag og strategiske mål Samfunnsmål og resultatmål for byggeprosjektene Tildelingsbrevet og oppsummeringen fra etatsstyringsmøtene mellom KD og NMBU Føringer som universitetsstyret ved NMBU har gitt i forhold til arealeffektivisering og samlokalisering av fagmiljø

6 Det forutsettes at Dekan for VetBio er bemyndiget til å organisere og lede brukermedvirkningen og ta beslutninger i henhold til delegasjon fra rektor i Statsbyggprosjektene på VetBio-fakultetet. 6 Fullmakter Prosjektstyret har fullmakt til å treffe beslutninger i alle saker som vedrører gjennomføringen av «Prosjekt Campus», med unntak av følgende saker som skal legges frem for rektor/universitetsstyret for behandling/godkjenning: Overordnet fremdriftsplan Campusplan Årlig budsjettramme for prosjektet Overordnede prioriteringer av finansiell eller strategisk art Prosjektstyret kan delegere myndighet til ansatte som har oppgaver for «Prosjekt Campus». 7 Budsjettrammer Budsjettrammen for «Prosjekt Campus» skal fastsettes av universitetsstyret. Rektor legger fram forslag for universitetsstyret etter anbefaling fra prosjektstyret. 8 Rapportering «Prosjekt Campus» skal avgi skriftlige månedsrapporter til rektor i henhold til nærmere angitt standard. Prosjektstyret skal avgi skriftlige tertialrapporter til rektor og universitetsstyret. Tertialrapporten skal minimum angi følgende: Status i arbeidet Ved eventuelle avvik i forhold til budsjett, fremdriftsplaner eller kvalitet skal avviket og korrigerende tiltak beskrives. Oppdatert sluttprognose for tidsbruk og kostnader Spesielle problemområder og tiltak Brukermedvirkning: Status og samarbeid HMS Informasjonsarbeid Hovedaktiviteter neste periode

7 Instruks for prosjektstyreleder Instruks fastsatt av universitetsstyret i US sak 132/14; dato: 06.11.14 Varighet: 2014-2019 Prosjektstyret for «Prosjekt Campus» ledes av ekstern prosjektstyreleder oppnevnt av rektor i samarbeid med NMBUs styreleder. Prosjektstyreleder rapporterer til rektor. Rektor og prosjektstyreleder skal rapportere jevnlig til universitetsstyret om prosjektets status og utvikling. Prosjektstyreleder skal lede og samordne prosjektstyrets arbeid innenfor rammen av prosjektstyrets mandat. Faste formelle funksjoner for prosjektstyreleder: Innkalle til styremøtet senest 7 dager før møtet avholdes Ansvarlig for å lede prosjektstyremøtet Foreslå en årlig møteplan som fastsettes av prosjektstyret Ansvarlig for løpende protokolloppdatering, herunder organisering av referatførsel, utsendelse og undertegnelser Faste saker på alle styremøter: gjennomgang og godkjennelse av protokoll fra forrige styremøte orientering fra prosjektledelsen rapportering på aktuelle områder kontroll og oppfølging av kvalitative mål Øvrige faste årlige/halvårlige saker: strategiutvikling og planarbeid, budsjettgjennomgang, kontroll og godkjenning