Oslo, 14. mars 212 TIL SAMEIERENE INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Det innkalles til sameiermøte onsdag 28. mars 212 kl. 19. i menighetssalen, Ellingsrud kirke. Dagsorden: 1. Konstituering 2. Styrets årsberetning for 3. for 4. Kontrollkomitéens beretning for 5. Revisjonsberetning for 6. Innkomne saker 7. Valg Antall styremedlemmer Styreleder Styremedlemmer Kontrollkomité Valgkomité Revisor Vedlegg: Årsberetning for for Kontrollkomitéens beretning for Revisjonsberetning for Innkomne saker Valg, valgkomiteens innstilling Etter den formelle delen av sameiermøtet vil styret orientere om brannsikkerhet, forebyggende vedlikehold, samt besvare spørsmål som angår driften av sameiet. Postadresse: Postboks 21, Ellingsrudåsen 16 Oslo Tlf./Fax sekretær: 21 94 44 1 Mobil vaktmester: 9 69 41 2 ellingsrud.boligsameie@getmail.no Bankgiro: 172.22.66797 Org.nr.: NO 971 284 935 Web: www.ellingbo.no Side 1 av 19
Årsberetning Sammendrag Sameiet består av gnr. 19, bnr. 37 i Oslo kommune og omfatter Edvard Munchs vei 59-99. I sameiet er det 292 leiligheter, med 291 sameiere. Den siste leiligheten tilhører sameiet og er pr. 31.12. utleid. Av de 292 leilighetene er det 275 som disponerer egen parkeringsplass i garasjeanleggene og 17 har egen parkeringsplass ute. Planer for vedlikehold av bygningsmassen krever kontinuitet i sameiets ledelse, og tilførsel av riktig og god intern og ekstern kompetanse. Oppgaver som skal løses finansieres i hovedsak gjennom fellesutgifter. De siste årene har budsjettrammen for bygningsmessig vedlikehold vært rundt 5 millioner kroner. Styret vurderer samarbeid med forvaltningsselskap for å styrke sameiets vedlikehold og forvaltning. Det er som en del av dette ønskelig å kunne lånefinansiere mer omfattende prosjekter. Den enkelte sameier må følges opp med råd om vedlikehold i egen eierseksjon. Brannvern er gitt ekstra fokus etter hendelsen med brann i garasjeanlegget under blokk 2 og 1 i 21. Risikovurdering av fellesanlegg er utført, og den enkelte sameier er tilsendt informasjon til hjelp for egensjekk i eierseksjonen. Uteområdene er viktig for trivsel. Sameiet fikk i året som gikk ferdigstilt en forvaltningsplan som gir føringer for behandlingen av saker knyttet til skogsområder og trær. Uteområdene er viktig å ta vare på, og de som deltar i grøntgruppen utfører en prisverdig innsats. Oslo Kommune har bestemt at alle i kommunen skal gjennomføre kildesortering av matavfall og plastemballasje. Sameiet har som et ledd i dette startet med å stenge søppelsjaktene, et arbeid som fullføres første halvdel av 212. Dette vil i tillegg bedre arbeidsforholdene for vaktmester. Enkelte sjakter og søppelrom har i lengre tid vært sterkt tilgriset. Samarbeidet mellom vaktmester og assistent, sekretær og daglig leder fungerer godt. Daglig leder innleies. Vi ansatte ny sekretær som startet i sin jobb i begynnelsen av februar. Styret er meget tilfreds med hvordan dette har fungert. Daglig leders timeforbruk i var 431,5 timer som er 185 timer under budsjett. For utredning og saksforberedelse til styremøter er det fire (4) arbeidsgrupper som dekker; bygningsmessig vedlikehold, brannsikkerhet, uteområder og økonomi. De viktigste aktivitetene gjennom har vært; Fasader nordtunet; rengjøring, utskifting av treverk, maling og beising. Tetting av slisser/sprekker og sluk samt innsetting av nye sluk i garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Utbedring av søyler og betongskader i garasjeanlegg blokk 8 nedre plan. Utbedring som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 24 (reklamasjonssaken). Utbedring av tre (3) balkongdekker blokk 8. Utbedring av sprekk i fasaden på toppen mot gavlhjørnet i oppgang 93. Stenging av søppelsjakter. Brannsikkerhet. Tilbud til sameierne om å få byttet sluk og vannrør i leiligheter samt beredere. Tilbud til sameierne om å bytte vinduer og terrassedører. Fokus på skadesaker og årsaken til at skaden skjer, samt ansvar for skaden. Forvaltningsplan for skogsområder og trær. Grøntgruppens aktiviteter. Sikring av lekeapparater. Videreutvikle plan for forebyggende vedlikehold. Plan og budsjett for 212. Sameiets regnskap for viser et årsresultat på kr. 14.183,- mot budsjettert kr 45.89,-. Sameiet har pr. 31.12. en negativ egenkapital på kr 1.757.17,-. Side 2 av 19 2
Valg på sameiermøtet 28. mars : Styrets sammensetning: Øystein Mogensen Rannveig Mathiesen Anne Schatten Stig O. Skamo Eivind M Pedersen Nina H. Listerud Jan Larsen Tordis Lyng Waale oppgang 95 oppgang 77 oppgang 91 oppgang 99 oppgang 85 oppgang 83 oppgang 97 oppgang 69 styreleder styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem varamedlem til 22.6 varamedlem varamedlem fra 22.6 valgt til 212 valgt til 212 valgt til 213 valgt til 213 valgt til 213 valgt til 212 valgt til 213 valgt til 212 Valgkomité: Anne Nygård Ingrid Skjølsvik Hanne Grøstad oppgang 67 oppgang 75 oppgang 97 - ny gjenvalgt gjenvalgt - valgt til 212 valgt til 212 valgt til 212 Kontrollkomité: Aud Sandnes Per Nymoen Roar Torsethaugen oppgang 67 oppgang 85 oppgang 79 - gjenvalgt gjenvalgt gjenvalgt - valgt til 212 valgt til 212 valgt til 212 Tillitsvalgte og kontaktpersoner Styret har gjennom året ikke fulgt opp tillitsvalgte/kontaktpersoner for de enkelte oppganger. Nedenfor en oversikt over oppgangstillitsvalgte. Oppgang 59 Oppgang 61 Oppgang 63 Oppgang 65 Oppgang 67 Oppgang 69 Oppgang 71 Oppgang 73 Oppgang 75 Sørtunet Undis og Jan Sagafos Aziz Elallali Magnar Engebretsen Tove Røed Roar Selven Kristin Fodstad Ahmed Mousa (til 1.1.11) Tor Arne Finstad Liv Bjerke Oppgang 77 Oppgang 79 Oppgang 81 Oppgang 83 Oppgang 85 Oppgang 87 Oppgang 89 Oppgang 91 Oppgang 93 Oppgang 95 Oppgang 97 Oppgang 99 Nordtunet Rannveig Mathiesen Silje Torsethaugen (til 1.9.11) Knut Bøe Lars Vidar Bæverfjord Per Nymoen Jan Arild Hansen Sam Benny Larsen Anne Lise Lian Lasse Nordal Erik Moen Egil Stor-Re Øyvind Brevik 1. Sameiermøter Det har i vært avholdt 2 ordinære sameiermøter: Sameiermøtet 28. mars. Konstituering Styrets årsberetning for 21 for 21 Kontrollkomiteens beretning for 21 Revisjonsberetning for 21 Endring av vedtekter 5, 8, 12, 13 og 14 Innkomne saker Valg Side 3 av 19 3
Orientering om langtidsplan vedlikehold, kostnader forbundet med dette, og ressursbehov. Sameiermøtet 7. november. Konstituering 212 Innkomne saker Orientering om bygningsmessig vedlikehold. 2. Administrasjon Styret utfører administrasjonen av sameiet. Den administrative ledelse utføres av styrets leder. Operativ daglig ledelse utføres av daglig leder. I styret er fordelingen 4 % kvinner og 6 % menn. Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Sekretær ivaretar administrative oppgaver. Ansatt sekretær i 6 % stilling var Ivar Arne Pedersen (beboer i sameiet) frem til februar. Ny sekretær Heidi Martinsen ble ansatt i 8 % stilling fra og med 7.2.. Vaktmester Tronn Grøndahl var i engasjert i ca 7 % stilling (3-4 dager i uken). Henry Ulvenes (beboer i sameiet) har fungert i 4 % stilling som vikar og assistent engasjert av styret. Styrets vurdering er at sameiet er best tjent med praktisk operative vaktmestertjenester. Daglig leder var gjennom året innleid for gjennomføring av aktiviteter, med fokus på planlegging, gjennomføring, oppfølging og kontroll av prosjekt, inklusiv økonomioppfølging og informasjon. Daglig leders timeforbruk i var 431,5 timer, som er under budsjett. Styret planlegger, saksbehandler og følger opp aktiviteter i 4 arbeidsgrupper: - Bygningsmessig vedlikehold - Brannvern - Uteområder - Økonomi Styret foretar kontinuerlig prioritering av aktiviteter begrunnet i hvor viktig en sak er for fellesskapet. ble i utført av Økonomibistand as. prosess for 212 ble utført etter tidligere opparbeidet modellgrunnlag av styret med støtte fra innleid daglig leder og sekretær. Sykefravær i er 3 dager. Vi har hatt arbeidsskader. Det har i perioden vært avholdt årsmøte og halvårsmøte i sameiet, 11 styremøter og tre møter med kontrollkomiteen. Side 4 av 19 4
Informasjon til sameierne Det er søkt å gi sameierne oppdateringer gjennom informasjonsskriv, oppsummert fra disse under: I starten av februar informerte styret om Ferdigstilling av rehabilitering av garasjeanlegget under blokk 1 og 2, Rehabilitering av betong og armering i søyler i nedre plan garasjeanlegg blokk 8, som bærer dekket i øvre kjøreplan (reklamasjonssaken fra 24). Midlertidig parkering under rehabiliteringsarbeider i. Ansettelse av ny sekretær 15.februar og flere ganger gjennom året ble det henstilt om å pakke inn og behandle søppel på en tilfredsstillende måte. I begynnelsen av mars startet informasjon om rengjøring, vedlikehold, maling og beising av fasader på nordtunet. Videre utover våren og sommeren ble det regelmessig informert om den praktiske gjennomføringen, samt hva sameiet ønsket av egeninnsats fra sameierne. Medio mars, søkte styret i informasjonsskriv igjen å øke sameiernes bevissthet om, og interesse for rehabilitering av bad, sluk og rør, slik at den enkelte sameier selv kan gjøre kloke valg i samråd med autoriserte fagfolk. Videre var det i skrivet forebyggende huskeregler som vi alle bør følge for å unngå vannskader. I begynnelsen av mai ble det informert om utbedring av riss/sprekker i betongplaten i enkelte parkeringsbåser, og utette sluk i øvre garasjeplan blokk 8 på nordtunet. Det var lekkasje fra riss og sluk ned til nedre plan. Det var også behov for flere sluk. Videre ble det informert om utbedring av 3 balkongdekker i oppgang 93 blokk 8 på nordtunet. Disse to prosjektene ble videre informert om gjennom sommeren. 16. august ble det informert om tre forhold; feil i årsoppgavene for 21, forhøyet egenandel ved skadesaker som følge av mangelfullt vedlikehold, og innsamling av epost adresser. 27. oktober sendte styret ut sjekkliste for brann,- el-risiko og beredskap. Formålet er egensjekk til privat bruk. 3. november startet en ny runde for å stimulere til utskifting av varmtvannsberedere av eldre dato i den enkelte eierseksjon. Medio i desember gikk det ut tilbud til sameierne om å bytte vinduer og dører i egen eierseksjon. Advokat Annie Krefting hos Hartsang Advokatfirma DA er benyttet når det har vært nødvendig å bruke juridisk ekspertise. Egil F. Jensen (beboer i sameiet) har bistått styret med objektive og uforpliktende betraktninger hvor juridisk kompetanse har vært hensiktsmessig for saksunderlaget. Sameiets rutiner for purringer og inkassooppfølging av utestående fordringer er ivaretatt av Økonomibistand regnskap as. Sameiets revisor har vært registrert revisor Harald Bjartan. Side 5 av 19 5
Sameiets hjemmesider er på www.ellingbo.no Styret lanserte ny hjemmeside i. Hjemmesidene inneholder informasjon og faktaopplysninger om sameiet. 1. Overdragelser og utleie Salg og utleie skal forelegges styret for godkjenning. Etter vedtektene skal både salg og utleie av seksjoner godkjennes av styret. Prosedyrene har ikke fungert tilfredsstillende i fordi enkelte endringer ikke meldes av sameier. Sameiet må til enhver tid ha et oppdatert seksjonseier-/beboerregister. I ble det godkjent 22 salg samt 6 overdragelser. Sameiet har 53 utleieforhold ved utgangen av, som er to (2) færre enn ved utgangen av 21. Ingen søknader om salg eller utleie er avslått. 2. Bygningsmessig vedlikehold Sameiet ble ferdigstilt i perioden 1981-1983. Kontinuitet og kompetanse er en nøkkelfaktor i arbeidet med ledelse og drift av sameiet, og for å ivareta sameiernes interesser. Bygningsmessig vedlikehold både av det som er sameiets fellesanlegg, og av den enkelte eierseksjon som er den enkelte sameiers ansvar, krever løpende planlegging og oppfølging. Det er de siste årene arbeidet med å finne et sunt nivå på vedlikeholdstakten, et arbeid som krever at planer kontinuerlig forbedres. Bygningsmassen har en forsikringsverdi på ca. ½ milliard, med 292 eierseksjoner som huser mange hundre mennesker, samt omfattende uteområder. Det kreves sunn økonomi for å utføre forebyggende vedlikehold. Strategien som er fulgt de siste 1 årene er at kostnader løpende skal dekkes inn gjennom fellesutgiftene, og i noen grad gjennom låneopptak med sikkerhet i en leilighet som sameierne eier i fellesskap. Styret søker med redegjørelsen under også å belyse gjennomføring av prosjekter og økonomien i de mest omfattende prosjekter som ble utført i. I løpet av året ble aktiviteter omprioritert. Det ble tidlig klart at omfanget av oppgradering av fasadene på nordtunet ble dyrere enn budsjettert. Det ble konstatert at riss i garasjeanlegget i blokk 8 ikke var tette. Omfanget av terrasserehabiliteringen ble redusert fra budsjetterte 9 balkongdekker til 3 som ble utført, for å balansere ut kostnadene. De viktigste aktivitetene gjennom har vært; (beløp angitt under er inklusive mva) Fasader nordtunet; rengjøring, vedlikehold, maling, beising Alle flater fra toppen av fasadene og nedover er rengjort. Treverk på fasadene, håndløpere på rekkverk og bord i rekkverkene på balkonger ble byttet. Rundt enkelte vinduer på gavlvegger ble det etterisolert. Maling og beising ble utført uten forsinkelser eller spesielle utfordringer. Samarbeidet med leverandørens prosjektledelse fungerte godt. Prosjektet ble gjennomført i henhold til tidsplan. var kr. 2..,- Kontrakten var kr. 1.974.132,På grunn av omfanget av utskifting av treverk og håndløpere ble den totale kostnaden kr 2.46.,- Av dette var ca. 2.,- utskifting av treverk som ikke var budsjettert. Utbedring av riss, garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Arbeidene ble utført for å fullføre vanntett løsning fra øvre plan ned til nedre plan. Utbedringen kommer som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 24, samt at det viste seg at arbeidene fra 29 ikke ga vanntett løsning mellom planene. Flere riss i betongen i parkeringsbåser ble utbedret. Nye riss ble oppdaget og tettet. Det ble montert to nye sluk for avløp i områder hvor det ansamles mye vann, samt at det var nødvendig med ytterligere tetting rundt de fleste sluk. Opprinnelig kontrakt var kr. 238.75,-. Resultatet ble kr 277.22,Side 6 av 19 6
Rehabilitering av garasjeanlegg blokk 8 nedre plan. Omfanget av rehabiliteringen av søyler og flater var mer omfattende enn det som var forventet. Enkelte søyler ble bygget opp fra grunnen, fordi dette er en del av byggets bærende konstruksjon. Prosjektet ble gjennomført i henhold til plan og på budsjett. var kr. 1..,- Kontrakten var kr. 81.125,-. Resultatet ble kr 1.6.337,Utbedring av tre balkongdekker Arbeidene ble igangsatt for å hindre videre fuktinntrenging gjennom balkongdekket, og eventuell følgeskader. Omfanget ble redusert fra opprinnelig budsjettert 9 dekker til 3 på grunn av økt omfang i andre prosjekt. Idavoll Betong AS utførte arbeidene. Feil ble gjort, informasjon om forsinkelser manglet, og gjennomføringen gikk senere enn planlagt. Dette resulterte i en oppgjørsrunde hvor styret ikke aksepterte tillegg, og følgelig i etterkant av prosjektet inntok styret en reservert holdning til samarbeid med Idavoll Betong. Stenging av søppelsjakter. Oslo Kommune har som mål å innføre kildesortering av matavfall og plastemballasje for alle husholdninger i Oslo. I sameiet vårt har ordning med nedkast av matavfall i søppelsjaktene vært en utfordring for vaktmester som må gjøre rent etter til dels svært tilgrisete søppelrom. Søppelkasser og søppelrom er regelmessig rengjort. Miljøfokus har ført til at styret iverksatte stenging av søppelsjakter. Arbeidet startet høsten, og planlegges fullført første kvartal 212. Tilbud til sameierne for å få byttet sluk og vannrør i leiligheter Sluk som ikke er byttet, eller er mangelfullt vedlikeholdt, er en mulig årsak til vanninntrenging i badegulvet med påfølgende skader. Fortsatt er en del rør nedstøpt i betongen, og disse er problemområde i forhold til vannlekkasje. Sameiet støtter den enkelte seksjon med inntil kr 8.,- inkl mva til bytte av sluk, og inntil kr 3.,- inkl mva til utbedring av innstøpte rør. Interessen for disse tiltakene blant sameierne var moderat i. Totalt ble utbetalt kr 42.,- inkl mva. Brannsikkerhet OBRE gjennomførte i 21 tilsyn i sameiet og kom med anmerkninger i forhold til forskrifter. Avvikene er begrunnet i forhold til Internkontrollforskriften og Forskrift om brannforebyggende tilsyn og tiltak. Hovedtiltak etter tilsynsrapport var: - Dokumentere skriftlig rask og sikker rømning fra 5. og 6. etasje i oppgang 97. - Innføre rutiner for sjekk/vedlikehold av røykvarslere og slukkeutstyr - Utarbeide HMS instruks og innføre dette. Arbeid med hovedtiltakene ble påbegynt 4 kvartal 21, og videreført i. Punktene over ble rapportert til OBRE som avsluttet i. Tilgjengelighet for rømningsveier fra de øverste etasjene i oppgang 97 ble kontrollert. En eierseksjon i fjerde etasje viste seg å være uten alternativ rømningsvei. Dette ble utbedret. Arbeid med brannsikkerhet krever kontinuerlig oppmerksomhet. Brannverngruppa har gjennomført en risikovurdering. Det er også utarbeidet forskriftspålagte instrukser og rutiner, samt sjekkliste for beboere/sameiere for egenkontroll av brannforebyggende tiltak. Det er også gjennomført internundervisning for styret, ansatte og innleide. Dette arbeidet vil bli videreført. To el-hovedtavler ble utbedret med bakgrunn i brannsikkerhet i henhold til budsjett. Oppfølging av skadesaker Det er kontinuerlig fokus på og oppfølging av skadesaker. En av de store og løpende utfordringen er skader som følge av vannlekkasje og vanninntrenging. Styret har over flere år søkt å kartlegge årsaken til at skader skjer. Side 7 av 19 7
Styret arbeidet videre med å bringe ytterligere klarhet i forhold til hvilket ansvar den enkelte sameier har for vedlikehold, og hva som er sameiets ansvar i forbindelse med en skade. Det ble søkt å knytte kommentarer til vedtektene for å klargjøre ansvarsforholdet samt bringe ytterligere forståelse om utfordringer knyttet til skadesaker. Dette arbeidet ble på nytt presentert som forslag til sameiermøtet våren. Forslaget ble nedstemt, i all hovedsak med representasjon av fullmakter. Styret har delt egenandel i 2 nivå. Egenandel kommer på skadesaker der sameier tilskrives årsaken til skaden. Nivå som det er nå med kr. 6,- i egenandel opprettholdes, og i tillegg er det satt et høyere nivå på kr. 18.,- for skader hvor det påviselig kan føres tilbake til mangelfullt vedlikehold i eierseksjonen. Styret behandlet i 13 skadesaker: Av andre skadesaker kan nevnes: Styret valgte å sette opp sikring av parkeringsplasser opp til nordtunet fordi vi hadde en ulykke med en bil og fører som havnet utenfor kanten av parkeringen. På toppen av hjørnet i oppgang 93 var det en lang og bred sprekk i teglsteinen. Dette ble utbedret fordi det var mulighet for at teglstein kunne falle ut og føre til skader. På baksiden av oppgang 93, veggen som vender øst (mot skolen) kom det flere steder inn vann ved sterk vind og regn. Vi har tidligere erfart tilsvarende i oppgang 99 (østvendt fasade). Stålplater ble løsnet og vindsperre lagt inn. Dokumentasjon av erfaringsdata utføres både fra skadesaker, og arbeid som utføres av eksterne leverandører. Takstrapporter innhentes fra forsikringsselskapet når skaden er en forsikringssak som angår sameiets byggforsikring. Langtidsplan for forebyggende vedlikehold Videreutvikling av langtidsplan for forebyggende vedlikehold er en kontinuerlig aktivitet. Sameiermøtet har tidligere etterspurt mer informasjon om langsiktigheten i arbeidet med vedlikehold. Med bakgrunn i dette ble det i sameiermøtet våren presentert en oversikt over aktiviteter styret anser som viktig å jobbe videre med de neste 25 årene, samt kostnadsoverslag for å gjennomføre disse aktivitetene. Sameiet har begrenset økonomisk evne til å gjennomføre større vedlikeholdsprosjekter. Videre ser styret etter ekstern kompetanse og erfaring som ytterligere kan styrke sameiets arbeide med forebyggende vedlikehold av bygningsmassen. Dialogen med to eiendomsforvaltningsselskap ble startet i, OBOS og BORI. Styret sonderer mulighetene for samarbeid om plan- og aktiviteter for vedlikehold, forvaltning av sameiet, og finansiering av tyngre vedlikeholdsprosjekt. 3. Forsikringssaker og skader Sameiet hadde 9 forsikringsskader i. Dette var 6 mer enn i 21. 4. Uteområder Vårdugnaden ble gjennomført 27. april på nordtunet og 28. april på sørtunet. Det ble henstilt til de som ikke deltok på dugnaden å betale et beløp på kr. 2,-. 69 sameiere valgte denne løsningen. Forvaltningsplan for skogsområder og solitærtrær ble ferdigstilt i april. Formålet med planen er å ivareta trærne som vokser inne på vårt område slik at både sameiernes interesser, områdets karakter og naturmangfold ivaretas. Forvaltningsplanen skal tjene som hjelpemiddel for sittende styrer i arbeidet med å forvalte det biologiske mangfoldet herunder trevegetasjonen, skogbunnen og fugle- og dyrelivet til glede for nåværende og fremtidige Side 8 av 19 8
beboere. Gjennom regulert felling av trær kan områdets kvaliteter ivaretas. Forvaltningsplanen er tilgjengelig på sameiets hjemmeside. I oktober ble det arrangert en befaring med styret, beboeren i nr. 67/69 og arborist Kristin Moldestad i skogen bak blokka. Formålet var å kartlegge sameiernes ønsker om trefelling og forklare konsekvensene for naturen. Dette området er også markert som lokalt viktig i Direktoratet for Naturforvaltning sin naturbase. Diskusjonene viste at det er forskjellige syn på hvordan skogsområdet bør ivaretas. Det er viktig å være klar over at alle inngrep vil føre til endringer i skogbunnen og at felling av trær gir grobunn for kratt. Vedlikehold og opparbeiding av grøntområdene er i all hovedsak utført av Grøntgruppa som er sammensatt av beboere i sameiet med Bjarne Dokken som leder. Deltagelse i grøntgruppa fra sameiere var fallende i. Innsatsen fra Grøntgruppa var i av stor betydning for oppgraderingen av grøntområdene. Den har blant annet tilbakeført grøntområdet mellom nr. 91 og 93 som ble benyttet til parkering i forbindelse med rehabilitering av garasjer. Det er påført jord og gressfrø samt lagt ut heller for gangveier. Bak nr. 91 er det opparbeidet oppkjøring/tilgang for lift etc. fra vei. Dette for å muliggjøre tilgang i forbindelse med fasaderehabiliteringen og med tanke på senere behov for tilkomst. Oppkjøringen må påføres mer jord og gressfrø våren 212. Gjesteparkeringsplassen på nordtunet er sikret med autovern mot gangveien etter en utforkjøring. Vedlikehold og utbedring av lekeapparater er utført av vaktmester. Ved inspeksjon våren viste det seg at huskene på nordtunet var råtne i treverket under bakken og farlige i bruk. Når sameiet velger å ha lekeapparater, må de inspiseres og vedlikeholdes hvert år og byttes ut ved behov. et dekket bare erstatning av en huske (UFO-husken). Også lekehus / sklie er utskiftingsklar på grunn av råte. Oppfølging av feilparkerte biler er gjennomført. Systematisk dokumentasjon av misbruk resulterte i beslutning om å iverksette borttauing av biler som ikke etterlevde regler for parkering på tunene, og/eller gjesteparkeringsplasser. Overskridelsen i forhold til budsjett skyldes i hovedsak utskifting og vedlikehold av lekeapparater, tilbakeføring av grøntområder etter midlertidig parkering, ny vei opp bak oppgang 91 for tilkomst, samt autovern mot gangvei. Dette var en bevist omprioritering av budsjettmidler. 5. Tjenesteleveranser til Sameiet. Sameiets forsikringsselskap er NEMI forsikring as. Avtalenummer er 25627.2 Endret 2.1.212 til W.R.Berklay Insurance Norway NUF. Avtalenummer er 1155.1 Vår bankforbindelse er Bien Sparebank AS Strømleverandør for sameiets fellesstrøm er Hurum Kraft AS. ØkonomiBistand as brukes som regnskapskontor, herunder oppfølgingen av utestående fordringer. GET leverer fastlinje kabel TV. Juridisk bistand utføres av Hartsang Advokatfirma DA. MILLAB Consult as har seneste år vært sameiets rådgiver på betong konstruksjonene. Gårdpass og RagnSells leverer containere. Vi kjøper strøsand av Oslo Vei. Sameiet har en avtale med Maxbo Hauger som gir gunstig rabatt både for sameiet og for den enkelte beboer. Diamante Renhold rengjøring utfører skuring/boning og renhold av oppgangene samt renhold av vaktmesterkontor og styrerom. Vedlikehold av heisen i oppgang 97 utføres av Thyssen Elevator. Side 9 av 19 9
Vedlikehold av elektriske installasjoner utføres i hovedsak av Leithe Elektro AS. Rossing Industrier AS utfører vedlikehold av garasjeporter og bom. Icopal as utfører vedlikehold av tak. Jan Slydal utfører snekkerarbeid for sameiet. Rørleggerarbeid utføres av flere rørleggere. VVV as, Grønbekk VVS as og Rørleggervakta benyttes i noen grad ved akutte problemer. Åpning av tette avløp utføres av Oslo Høytrykk inne i eierseksjoner. TT-teknikk utfører større avløpsjobber. Rengjøring av søppelkasser gjøres av NIWI miljøtiltak AS Sameiet er medlem i Ellingsrud Velforening. 6. Sameiets økonomi - regnskap Styret har valgt å presentere regnskapet for sammen med regnskapstallene for 21 og budsjettet for. Årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med regnskapsloven, bestemmelsen om små foretak og god regnskapsskikk. Forutsetningen for fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. Styret er tilfreds med årets resultat målt mot budsjettet, og mener det fremlagte årsregnskap gir et rettvisende bilde av sameiets drift og stilling i. Sameiets regnskap for viser et årsresultat på kr. 14.183,- mot budsjettert kr 45.89,-. Sameiet har pr. 31.12. en negativ egenkapital på kr 1.757.17,-. Styret har gjort følgende tiltak i for å dekke inn underskuddet; Lånet i Bien Sparebank på kr 1.5.,- opprettholdes, og for 212 er de fellesutgifter som fordeles etter fellesbrøken økt med 3 %. Styret mener at det ikke er fare for fortsatt drift da likviditeten er god og inntektene er forutsigbare og stabile. Ellingsrud 7. mars 212 Øystein Mogensen Leder Eivind M. Pedersen Nestleder Anne Schatten Styremedlem Rannveig Mathiesen Styremedlem Stig O. Skamo Styremedlem Side 1 av 19 1
RESULTATREGNSKAP Noter Resultat 21 1 438 926 216 7 1 654 933 1 438 88 195 683 1 634 491 8 251 472 189 686 8 441 158 634 79 141 938 754 684 34 44 1 44 587 5 528 985 413 98 1 344 73 46 669 2 375 17 813 1 594 962 627 59 15 887 35 3 1 4 131 5 319 872 35 1 373 5 5 58 958 1 517 41 472 955 118 115 756 134 466 575 1 273 215 5 995 176 326 247 1 223 849-9 599 52 14 374 1 727 92 59 971 117 9-2 285 934-45 788-71 2 19 753 14 183 45 89-2 266 181 Driftsinntekter Fellesutgifter Øvrige driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønnskostnader Styrehonorar Administrasjon Forsikringer Kommunale avgifter Vedlikehold Felles strøm Drift Anskaffelser Diverse Avskrivninger Sum driftskostnader Driftsresultat Renteinntekter/-kostnader Årsresultat Som dekkes slik Fri egenkapital Til dekning av udekket tap Udekket tap fremføres 2 494 891-14 183 1 771 29 Side 11 av 19 11
Balanse pr. 31.12 Noter 2 1 49 271 67 84 4 771 1 618 568 1 659 339 2 375 126 761 2 194 635 2 323 771 1 78 61 2 39 855 Eiendeler Anleggsmidler Anleggsmidler Omløpsmidler Utestående fellesutgifter Andre fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler 2 1,3 4 5 Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Opptjent egenkapital Fri egenkapital Sum egenkapital 6-1 757 17-1 757 17-1 771 289-1 771 289 Gjeld 8 1 5 1 5 7 7 116 291 1 393 346 29 531 46 112 6 435 32 1 965 715 83 832 1 154 48 6 3 33 523 5 222 614 22 2 662 145 1 78 68 2 39 856 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Forskudd fellesutgifter Skyldig skattetrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Skyldige feriepenger Andre periodiseringer Sum kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld 9 Ellingsrud 7. mars 212 Øystein Mogensen Leder Anne Schatten Styremedlem Eivind M. Pedersen Nestleder Rannveig Mathiesen Styremedlem Stig O. Skamo Styremedlem Side 12 av 19 12
Noter og Spesifikasjoner Noter til regnskapet for Note 1 - Vurderingsprinsipper et er satt opp i samsvar med bestemmelsene i regnskapsloven for små selskaper. Inntekter og kostnader er medtatt i det år de er påløpt. Utestående fordringer er vurdert til antatt verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til tap Det vises ellers til etterfølgende noter som kommenterer de enkelte regnskapsposter. Styret har valgt å presentere regnskapet for sammen med regnskapstallene for 21 og budsjettet for. Note 2 Avskrivninger Innkjøpspris 436 238 Tilgang Innkjøpspris 436 238 Akkumulert avskrivninger -386 967 Bokført verdi 31.12 49 271 Årets avskrivning 17 813 Avskrivning 25 % årlig Note 3 - Utestående fellesutgifter m.v. Ordinære fellesutgifter Andre krav på sameierne Sum utestående fellesutgifter m.v. Note 4 - Andre fordringer, tidsavgrensninger Posten inneholder følgende beløp: Forskuddsbetalte forsikringer Pågående forsikringsskader Opptjent husleie Sum andre fordringer, tidsavgrensninger 4 771 4 771 Note 5 - Bankinnskudd Av bankinnskudd gjelder kr. 29.532,- innskudd på bankkonto for skattetrekk. Innskuddet dekker skyldig skattetrekk pr. 31.12.11 Note 6 - Opptjent egenkapital/udekket underskudd Posten fremkommer slik: 21 494 891 Udekket tap/fri egenkapital 1.1-1 771 29 Årets overskudd/-underskudd 14 183-2 266 181 Sum fri egenkapital 31.12-1 757 17-1 771 29 Styret anser at fortsatt drift er forsvarlig grunnet at vaktmester leiligheten er bokført til kr og at inntekter er stabile. Side 13 av 19 13
Note 7 Leverandørgjeld Gjelder løpende gjeld til sameiets leverandører. Fakturaene er ikke forfalt pr. 31.12.11 Note 7 Forskudd fellesutgifter Gjelder forskuddsbetalte fellesutgifter fra sameierne for 1. kvartal 212 Note 8 Pantsettelser, sikkerhetsstillelser 21 Gjeld som forfaller mer enn fem år etter regnskapsåret slutt: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 5 1 5 Pantstillelser og garantier m.v. Gjeld som er sikret med pant: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 5 1 5 Balanse ført verdi av eiendeler pantsatt Vaktmesterbolig Note 9 Andre spesifikasjoner til regnskapet for Andre periodiseringer Posten fremkommer slik: 21 Rest skyldig strøm 4. kvartal 4 36 254 Skyldig styrehonorar 139 5 15 Skyldig daglig leder 2 Skyldig revisjon- og regnskapshonorar 3 5 4 2. avdrag, øvre garasjeplan utført pr. 31.12 381 966 Forsikring 9 Andre avsetninger 6 Sum andre periodiseringer 32 614 22 Andre avsetninger er utgifter som vedrører, hvor regning først er mottatt i 212 Øvrige driftsinntekter Hovedpostene består av følgende beløp: Inntekter vaktmesterleilighet Inntekter garasje Inntekter parkeringsplass Fryseboks avgift Salg nøkler Salg portåpner Utleiegebyr Gebyr sameieskifte Diverse inntekter Diverse viderefakturering Dugnadspenger Sum øvrige driftsinntekter 141 4 788 3 737 1 771 12 6 11 2 23 2 727 3 724 13 8 216 7 139 362 4 934 3 737 3 35 7 12 12 16 195 683 21 138 76 4 788 3 628 29 55 7 43 5 4 15 3 11 2 189 686 Side 14 av 19 14
Lønnskostnader Lønnskostnadene kan spesifiseres som følger: Lønnskostnader Lønn ansatte 528 699 Lønnskostnadene kan spesifiseres som følger: Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift 96 944 Lønn ansatte 528 699 Lønnskostnadeneansatte kan spesifiseres som følger: Pensjonsordning OTP 8 847 Arbeidsgiveravgift 96 944 Lønn ansatte 528 699 Andre personalkostnader 299 Pensjonsordning ansatte OTP 8 847 Arbeidsgiveravgift 96 944 Lønnskostnader 634 789 Andre personalkostnader 299 Pensjonsordning ansatte OTP 8 847 Vi har hatt ansatt ca to (2) årsverk i snitt gjennom året. Lønnskostnader 634 789 Andre personalkostnader 299 Vi har hatt ansatt ca to (2) årsverk i snitt gjennom året. Lønnskostnader 634 789 Vi har hatt ansatt ca to (2) årsverk i snitt gjennom året. 141 938 Styrehonorar Styrehonorar Styrehonorar Administrasjon Posten kan spesifiseres som følger Administrasjon Revisjonshonorar Posten kan spesifiseres som følger Administrasjon sførsel Revisjonshonorar Posten kan spesifiseres som følger Advokathonorarer sførsel Revisjonshonorar Andre konsulenthonorarer Advokathonorarer sførsel Innleid daglig leder Andre konsulenthonorarer Advokathonorarer Kontorrekvisita Innleid daglig leder Andre konsulenthonorarer Trykking, kopiering Kontorrekvisita Innleid daglig Kontorutstyr leder Trykking, kopiering Kontorrekvisita Telefon og Internett Kontorutstyr Trykking, kopiering Velforeningen medlemskap Telefon og Internett Kontorutstyr Øvrige kostnader Velforeningen medlemskap Telefon og Internett Sum administrasjon Øvrige kostnader Velforeningen medlemskap Sum administrasjon Øvrige kostnader Sum administrasjon Forsikringer Forsikringer Sum forsikringer Forsikringer Sameiet er fullverdiforsikret i NEMI forsikring Sum forsikringer Sameiet er fullverdiforsikret i NEMI forsikring Sum forsikringer Kommunale avgifter Sameiet er fullverdiforsikret i NEMI forsikring Posten kan spesifiseres Kommunale avgifter som følger Vannavgift Posten kan spesifiseres som følger Kommunale avgifter Renovasjon Vannavgift Posten kan spesifiseres som følger Sum kommunale avgifter Renovasjon Vannavgift Sum kommunale avgifter Renovasjon Vedlikehold Sum kommunale avgifter Posten kan spesifiseres som følger Vedlikehold Egenandel Posten kan forsikringsskader spesifiseres som følger Vedlikeholdbygninger Vedlikehold Egenandel forsikringsskader Posten kan spesifiseres som følger Vedlikehold Vedlikehold bygninger bygninger innvendig Egenandel forsikringsskader Trappevask Vedlikehold bygninger innvendig Vedlikehold hage, bygninger Vedlikehold vei, sti Trappevask bygninger innvendig Vedlikehold lekeapparater Vedlikehold hage, vei, sti Trappevask Vedlikehold lekeapparater garasje Vedlikehold Vedlikehold Vedlikehold hage, heis vei, sti Vedlikehold lekeapparater Kontormateriell Byggeledelse prosjekt Sum vedlikehold 15 521 86 94 98 521 86 8 132 94 98 521 86 3 5 8 132 94 98 627 3 59 5 8 132 627 59 3 5 627 59 21 42 756 21 72 551 42 756-221 922 72 551 42 756 569-2 922 72 551 472 954 569-2 922 472 954 569 472 954 15 118 115 141 938 15 118 115 141 938 2 25 228 676 2 25 26 25 228 676 2 25 26 25 228 676 366 758 26 457 25 18 366 758 17 875 18 457 366 192 758 17 875 18 62 457 43 192 17 875 14 6 43 62 192 18 564 14 6 43 62 754 18 684 564 14 6 754 684 18 564 754 684 15 22 222 5 22 4 222 5 22 7 5 4 222 5 497 25 7 5 4 15 497 25 7 5 18 15 497 25 18 15 6 38 18 15 38 6 11 5 15 38 6 887 11 35 5 15 887 35 11 5 887 35 118 115 21 18 375 21 256 698 18 375 1121 663 256 698 18 375 2 584 11 663 256 698 354 75 2 584 11 84 663 12 354 75 2 488 584 21 12 84 354 75 7 366 21 488 12 74 84 41 7 366 21 488 41 74 7 666 366 28 41 74 756 28 134 666 756 134 28 666 756 134 34 44 34 44 34 44 896 197 58 896 39 197 1 44 587 58 39 896 197 1 44 587 58 39 1 44 587 6 4 731 6 141 96 676 4 731 141 6 757 15 96 676 4 314 731 46 141 15 757 96 645 676 87 314 46 15 757 12 156 87 645 314 22 46 149 87 645 5 528 984 3 3 3 21 46621 575 466 575 21 466 575 21 95 16 89621 197 494 377 95 971 16 896 18 197 21 1 4 131 1 273 215 494 971 377 18 95 16 896 197 1 4 131 1 273 215 494 971 377 18 1 4 131 1 27321 215 3 3421 391 4 756 5 388 3 34 136 391 21 76 171 968 4 756 5 388 136 3 872 34 75 391 179 134 76 171 968 4 15 756 5 176 388 727 136 179 872 134 75 76 171 968 5 1 713 15 176 727 179 872 134 75 5 26 456 5 1 713 15 176 727 2 Side 15 22 598 av 19 58 1 713 938 Side 15 av 19 37 5 av 19176 5 319 872 Side515995 De største utgiftspostene på vedlikehold bygninger kan spesifiseres som følger:
Vedlikehold garasje Vedlikehold heis Kontormateriell Byggeledelse prosjekt Sum vedlikehold 12 156 22 149 5 528 984 5 2 8 5 319 872 26 456 22 598 938 37 5 5 995 176 De største utgiftspostene på vedlikehold bygninger kan spesifiseres som følger: Rengjøring, maling og beising nordtunet 2 461 437 2 Garasjeanlegg nedre plan blokk 8 1 6 337 1 Terrasse rehabilitering 375 125 75 Riss garasjeanlegg øvre plan blokk 8 277 21 El utbedring av hovedtavler 118 69 12 Felles strøm Posten fellesstrøm kan spesifiseres som følger: Fellesstrøm Strøm gatelys Sum felles strøm 414 47-49 413 98 341 9 35 21 326 648-41 326 247 Drift Posten drift kan spesifiseres som følger: Konteinertømming Fellesutgifter vaktmesterleilighet Kabel TV Serviceavtale heis Traktor, maskiner Driftsmateriell Vedlikehold kontor og styrerom Innleid vaktmester Tilstelninger/dugnader Sum drift 99 837 53 298 555 956 51 175 31 33 72 286 21 689 454 518 4 641 1 344 73 85 45 557 5 67 5 75 2 468 6 1 373 5 21 64 266 41 423 524 647 51 175 45 394 84 465 15 988 388 163 8 328 1 223 849 Fellesutgifter Fellesutgiftene kan spesifiseres som følger: Fellesutgifter over fellesbrøk GET Trappevask Strøm motorvarmere Sum fellesutgifter 9 689 656 557 17 179 843 12 32 1 438 926 9 689 536 557 179 872 12 4 1 438 88 21 7 569 88 523 264 146 12 4 8 251 472 Finanskostnader Posten kan spesifiseres slik: Renteinntekter Purregebyr Renter lån Provisjon kassekreditt Renter leverandørgjeld Sum finanskostnader 47 319 1 147 87 92 6 17 246-45 788 REVISJONSBERETNING Vedlagt som eget ark 16 Side 16 av 19
ELLINGSRUD BOLIGSAMEIE KONTROLLKOMITEEN BERETNING FOR PERIODEN -212 I henhold til instruks for kontrollkomiteen - 8 vedtatt på sameiets årsmøte 14. april 1994 avgir herved kontrollkomiteen sin årlige beretning til sameiets årsmøte. Kontrollkomiteen har i 212 bestått av Aud Sandnes, Per Nymoen og Roar Torsethaugen. I perioden har kontrollkomiteen gjennomgått dokumenter fra innkallelser og referater fra styremøter. Det er fulgt opp at sameiets drift har vært i henhold til sameiets vedtekter, at årsregnskapet er i samsvar med vedtatt budsjett samt at vedtak gjort på sameiermøtene er gjennomført. Kontrollkomiteen har avholdt fire møter samt tre møter med representanter fra styret i perioden. For øvrig er henvendelser til styret blitt tilfredsstillende fulgt opp. Oslo, 4. mars 212 Aud Sandnes Sign Per Nymoen Sign 17 Roar Torsethaugen Sign Side 18 av 2
18
INNKOMNE SAKER Styret har mottatt to (2) innspill/spørsmål som redegjøres for og besvares i sameiermøtet. Styret anser ikke disse to henvendelsene som sak til sameiermøtet. Sameierne som har fremmet disse to innspill/spørsmål er informert om styrets beslutning. ELLINGSRUD BOLIGSAMEIE VALGKOMITEEN Her følger valgkomiteen s innstilling til nytt styre. Eivind M. Pedersen Rolf S. Johansen Cau Tran Oppgang 85 gjenvalg styreleder valgt til 213 Oppgang 63 ny styremedlem valgt til 214 Oppgang 97 ny styremedlem valgt til 214 Jan Larsen Oppgang 97 gjenvalg varamedlem valgt til 213 Roar Selven Oppgang 67 ny varamedlem valgt til 214 I følge vedtektene står det at det skal være 1 styreleder, 1 nestleder og 1-3 styremedlemmer. Vi får ikke tak i flere enn det vi har til nå. Valgkomiteen Hanne Grøstad Anne Nygaard Ingrid Skjølsvik Oppgang 97 Oppgang 67 Oppgang 75 gjenvalg Gjenvalg Gjenvalg valgt til 213 valgt til 213 Valgt til 213 Kontrollkomiteen Aud Sandnes Per Nymoen Lasse Nordal Oppgang 67 Oppgang 85 Oppgang 93 Gjenvalg Gjenvalg ny Valgt til 213 Valgt til 213 Valgt til 213 Mvh Valgkomiteen 5.3.212 Hanne Grøstad Sign Anne Nygaard Sign Ingrid Skjølsvik Sign Side 2 av 2 19
DMT Kommunikasjon AS www.dmt.no