Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/003 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 10. januar 2011 kl. 09.00 Møtested: Møterom Støtt, 2. etg, rådhuset, Ørnes SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 01/12 Orientering om saker i Meløy kontrollutvalg 02/12 Revisors vurdering av egen uavhengighet 03/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 04/12 Møteplan for kontrollutvalget 05/12 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat (470 37 452) Ørnes, 2. januar 2012 Sture Bang (s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering (varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling).
Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/004 416 5.3 SAK 01/12 Orientering om saker i Meløy kontrollutvalg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. august 2011 Kontrollutvalget i Meløy: Rapport om utvalgets virksomhet 2007-2011 Kommunerevisjonene i Salten, Lofoten og Y. Helgeland: Foreløpig orientering om eventuell sammenslutning mellom revisjonsenheter i Nordland Prosjektplan overordnet analyse Bakgrunn for saken: Nytt kontrollutvalg ble valgt i kommunestyrets møte 20. oktober 2011. Etter samråd med utvalgets leder, legges det opp til at dette første møtet i utvalget nyttes til en gjennomgang av saker og bestemmelser som vedrører utvalget. Vedlagt saken er en del utvalgte dokumenter som vil danne grunnlag for orienteringen om kontrollutvalgets saker. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Inndyr 2. januar 2012
Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/005 416 5.3 SAK 02/12 Revisors vurdering av egen uavhengighet Salten kommunerevisjon IKS 22. juni 2011: Egenvurdering av uavhengighet Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Vedlagt følger slik egenvurdering datert 22. juni 2011 fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Arne Willy Hillestad og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Nærmere bestemmelser om revisors uavhengighet finnes i forskrift om revisjon 13: Den som foretar revisjon etter denne forskrift kan ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Den som foretar revisjon kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Den som foretar revisjon kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det gitt bestemmelser i samme forskrift 14 vedrørende rådgivningstjenester mv: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune etter denne forskrift kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester for kommunen eller fylkeskommunen, dersom dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet.
Den som foretar revisjon kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges egne ledelses- og kontrolloppgaver. Den som foretar revisjon kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige. Unntak fra dette gjelder ved bistand i skattesaker etter domstolsloven 218. Vurdering Fremleggelse av erklæring om uavhengighet må ses i lys av kontrollutvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen. Sekretariatet har ingen merknader til egenvurderingen. Kontrollutvalget i Meløy kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert 22. juni 2011 til etterretning. Inndyr 2. januar 2012
Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/006 416 5.3 SAK 03/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 19. desember 2011 Informasjonsskriv fra NKRFs revisjonskomite: Revisor og brudd på bokføringsloven 20.12.2011 Salten kommunerevisjon IKS: Brukerundersøkelse 2011 21.12.2011 Fornyings- administrasjons- og kirkedepartmentet: Overføring av oppgaver fra Helsetilsynet i fylket til Fylkesmannen. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. I samsvar med tidligere praksis, og med anbefaling i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll, vil kontrollutvalget bli orientert om rapporter fra statlige tilsyn som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Det foreligger imidlertid ikke nye tilsynsrapporter ved denne anledning. Inndyr 2. januar 2012
Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/007 416 5.3 SAK 04/12 Møteplan for kontrollutvalget Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget tok sist stilling til egen møteplan i møte 15. juni 2010. Det legges nå frem sak om ny møteplan for utvalget. Kontrollutvalget gjennomførte 5 møter i hvert av årene 2009 2011. I forhold til fremdriften i saker der vedtak sendes fra kontrollutvalget til kommunestyret, kan det være naturlig at kontrollutvalget har møter 2-3 uker før kommunestyrets møter. For 2012 er det satt opp følgende møtedatoer for kommunestyret: 19. januar (opplæring), 8. mars, 29. mars, 26. april, 24. mai, 21. juni, 13. september, 25. oktober, 15. november og 13.. desember. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap for kommunen, skal foreligge til formannskapet før det sist nevnte utvalget kan avgi sin innstilling. Formannskapet har møter 15. mars og 12. april. Vinterferie er lagt til perioden 27. februar til 2. mars. Den stille uke starter mandag 2. april. Det gjennomføres møte i kontrollutvalget i Meløy følgende datoer i 2012: 10. januar -----
Inndyr 2. januar 2012
Postboks 54, 8138 Inndyr 02.01.2012 12/008 416 5.3 SAK 05/12 Eventuelt Inndyr 2. januar 2012