MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted: Rakkestad kulturhus, Kommunestyresalen Dato: 12.02.2015 Tid: 18:30 SAKSLISTE Folkets størretime Spørsmål til ordføreren må meldes skriftlig innen tirsdag 10. februar 2015. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 12/3139 LANDBRUKSPLAN FOR RAKKESTAD KOMMUNE 2014-2024 2/15 14/2125 INDRE ØSTFOLD KRISESENTER IKS - NY SELSKAPSAVTALE 3/15 14/843 UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT - NY BEHANDLING 4/15 14/331 RAKKESTADHALLENE AS - KOMMUNAL GARANTI FOR LÅN III 5/15 12/3248 RAKKESTAD BOLIGSTIFTELSE - OPPNEVNING AV STYRE Etter møtet informerer Rakkestad Næringsråd om det pågående arbeidet med næringsplan, og om status for olje- og offshore industrien i kommunen.
Andakt holdes i grupperom 1 kl. 18.15. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakskart med saksdokumenter er utlagt på Servicekontoret og Bibilioteket f.o.m. 05.02.2015 og t.o.m. møtedagen. Sakskart med saksdokumenter ligger også på kommunens internettside www.rakkestad.kommune.no. Kommunestyremøte overføres av Radio 5 på frekvens 102,9. Rakkestad, 5. februar 2015 Ellen Solbrække Ordfører
LANDBRUKSPLAN FOR RAKKESTAD KOMMUNE 2014-2024 Saksbehandler: Bård Olav Kollerud Arkiv: V10 Arkivsaksnr.: 12/3139 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 27.01.2015 1/15 Kommunestyret 12.02.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024». 2. Rakkestad kommunestyre tar i budsjett og økonomiplan 2016 og 2016 2019 stilling til en økning av ressursene i landbruksforvaltningen med en 50 prosent stilling. Behandling i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den 27.01.2015 sak 2/15 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024». 2. Rakkestad kommunestyre tar i budsjett og økonomiplan 2016 og 2016 2019 stilling til en økning av ressursene i landbruksforvaltningen med en 50 prosent stilling. Vedlegg 1. Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024. 2. Høringsinnspill til Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024. Bakgrunn Landbruksplanen beskriver status og belyser muligheter og utfordringer for landbruket i kommunen. I Rakkestad kommune er det svært produktive arealer, et stort husdyrmiljø og en aktiv bondestand som ønsker å videreutvikle landbruket gjennom arbeid, investeringer og ny kunnskap. For kommunen er landbruket spesielt viktig for næringsliv, sysselsetting, økonomi, bosetting, kulturlandskap og miljø. Det er preget av volumproduksjon, og er spesielt sårbar for negative endringer i rammevilkårene i relasjon til pris på råvarer og overføringer fra staten. I Side 3 av 19
Sak 1/15 lys av det er det nødvendig å se på mulighetene for å utvikle nye produkter og tjenester i det som kalles bygdenæringer. Visjon for landbruket i Rakkestad Landbruket i Rakkestad skal produsere mat av høy kvalitet etter markedets ønske og behov. Næringen skal gi et mangfoldig kulturlandskap, bidra til levende bygder, ha miljøfokus og bidra til å sikre matforsyningen i Norge. Andre faktaopplysninger Tilbakemeldinger etter at planen har ligget ute på offentlig ettersyn: Fylkesmannen i Østfold «Fylkesmannen berømmer Rakkestad kommune for en innholdsrik og gjennomarbeidet plan. Kommunen har i planen kommet fram til gode og aktuelle mål for landbruket i Rakkestad; økt produksjon, vern av produksjonsarealer, kompetanseheving, miljø og klima, flere ben å stå på og folkehelse. Planen er oversiktlig og godt skrevet med klare tiltak. Det kan imidlertid bli endringer i lovverk og politikk som gjør at noen av beskrivelsene må endres». Østfold fylkeskommune Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024 ble behandlet i Fylkesutvalgets møte 11.12.2014. Vedtak: «Østfold Fylkeskommune vil gi ros til Rakkestad kommune for en grundig og godt gjennomarbeidet plan for landbruket i kommunen. Planen er tydelig på de fleste målområder og har synligjort tiltak som er nødvendige for å nå målsettingene. Spesielt vil Østfold Fylkeskommune trekke frem målsetting om landbrukets rolle i folkehelsearbeidet som positivt.». «Ansvaret som Rakkestad kommune har som vannforvaltningsmyndighet kan tydeliggjøres i planen». «Østfold Fylkeskommune vil også oppfordre Rakkestad kommune til å gjøre en vurdering av konsekvenser knyttet til mulige endringer i landbrukspolitikken». Innovasjon Norge «Det er flott å se at det utarbeides en plan for Rakkestad som tar for seg hele landbruksområdet på en helhetlig og god måte». Administrasjonens vurdering For Rakkestad kommune, som en betydelig landbrukskommune, er det viktig å ha en fremtidsrettet landbruksplan for å synliggjøre landbruket og dets betydning. Videre er denne planen et overordnet politisk styringsverktøy for videreutvikling av landbruket og et viktig verktøy for administrasjonen i saksbehandlingen. Side 4 av 19
Sak 1/15 Landbruksplan for Rakkestad kommune 2014-2024 er et ambisiøst dokument som tydeliggjør de mange oppgavene som landbruksforvaltningen har. Knappe ressurser setter grenser for det kommunen kan makte på det aktuelle området. Fylkesmannen i Østfold har også i sine tilsyn påpekt påpekt begrensede ressurser og sårbarhet med lav bemanning. Rådmannen ønsker at kommunestyret i det kommende budsjett og den kommende økonomiplan særskilt vurderer å øke landbruksforvaltningens ramme med en halv stilling. Side 5 av 19
INDRE ØSTFOLD KRISESENTER IKS - NY SELSKAPSAVTALE Saksbehandler: Anne Sofie Andersen Arkiv: H43 Arkivsaksnr.: 14/2125 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/15 Formannskapet 04.02.2015 2/15 Kommunestyret 12.02.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune vedtar selskapsavtale av 24.10.14 for Indre Østfold Krisesenter IKS. 2. Rakkestad kommune tar representanskapets eierstartegi av 24.10.14 til orientering. 3. Rakkestad kommune tar samarbeidsavtale av 24.10.14 mellom Indre Østfold Krisesenter IKS og eierne til orientering. Behandling i Formannskapet den 04.02.2015 sak 15/15 Behandling Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret 1. Rakkestad kommune vedtar selskapsavtale av 24.10.14 for Indre Østfold Krisesenter IKS. 2. Rakkestad kommune tar representanskapets eierstartegi av 24.10.14 til orientering. 3. Rakkestad kommune tar samarbeidsavtale av 24.10.14 mellom Indre Østfold Krisesenter IKS og eierne til orientering. Vedlegg 1. Selskapsavtale for Indre Østfold Krisesenter IKS, av 24.10.14 2. Eierstrategi for Indre Østfold Krisesenter IKS, av 24.10.14 3. Samarbeidsavtale mellom Indre Østfold Krisesenter IKS og eierkommunene, av 24.10.14 4. Protokoll fra representantskapsmøtet 24.10.14 Bakgrunn Det er utarbeidet nye styringsdokumenter for interkommunale selskaper i Indre Østfold, Indre Østfold krisesenter IKS inkludert. Ny selskapsavtale basert på felles mal for interkommunale selskaper legges fram for behandling. Øvrige dokumenter legges fram til orientering. Side 6 av 19
Sak 2/15 Hjemmel Styringsdokumentene består av selskapsavtale som vedtas av kommunestyret i hver enkelt eierkommune, eierstrategi som vedtas i representantskapsmøte, og samarbeidsavtale som inngås mellom selskapet og hver enkelt eierkommune på avtalenivå. Dokumentstrukturen er et resultat av innstillingene fra «Eierskapsmeldingen for Indre Østfold». Andre faktaopplysninger Representantskapet for Indre Østfold Krisesenter IKS nedsatte høsten 2013 et strategiutvalg for å utarbeide en eierstrategi for selskapet. Arbeidet med eierstrategi har tatt opp i seg evalueringen av eierstyringen og signalene fra høringsarbeidet rundt krisesenterstrukturen i Østfold, som ble gjennomført i 2013. Strategiutvalget har bestått av representantskapsleder, rådmann og avdelingsleder (NAV) fra vertskommunen, styreleder og daglig leder i selskapet, samt prosjektleder (Prosjekt Eierskap). Eierstrategiprosessen har ledet frem til utarbeidelse av et eierstrategidokument, en ny selskapsavtale som bygger på strategien, samt en samarbeidsavtale som regulerer selskapets og kommunenes tangerende tjenester og virksomheter. I tråd men Interkommunal Eierskapsmelding er ny selskapsavtale utformet med utgangspunkt i en felles mal. Det er lagt til grunn at selskapet er gitt i oppdrag å utføre kommunale oppgaver. Selskapsavtalen må godkjennes med likelydende vedtak i hver kommune. Arbeidet med samarbeidsavtalen er faglig forankret gjennom møter med barnevernledere og med NAV-ledere. Alle styringsdokumentene er gjennomgått på et eiermøte. Økonomi Rakkestad kommunes andel av budsjett for Indre Østfold krisesenter 2015 er innbakt i Rakkestad kommunes budsjett for 2015. Administrasjonens vurdering Strategien tar for seg de sentrale overskriftene som kjennetegner eierstrategiene for selskaper i Indre Østfold; hensikt, kjernevirksomhet, forutsetninger, styringsprinsipper, økonomi og utvikling. Hensikten med Krisesentertilbudet i Indre Østfold er ikke bare å oppfylle lovens krav, med hjelp til enkeltmennesker i en livskrise, men er også et tiltak av stor samfunnsøkonomisk betydning. Eierstrategien poengterer at virksomheten er en del av den kommunale tiltakskjeden, der oppfølgingen skal være helhetlig. Krisesenteret skal utvikle og regulere sine tiltak i samspill med eierkommunene. Samordningen mellom krisesenteret og eierkommunene er regulert i en egen samarbeidsavtale, som beskriver ansvars- og oppgavefordelingen nærmere. Et vesentlig grep er gjort for å få en mer rettferdig fordeling av vertskommunens merkostnader tilknyttet tjenester gitt til beboere som ikke er bosatt i eierkommunene, men som har en lovhjemlet rett til et krisesentertilbud. Årlige merkostnader er stipulert til mellom kr. 400.000 og 500.000 og er knyttet til tjenester som sosialhjelp, bosetting, stønad til Side 7 av 19
Sak 2/15 livsopphold og andre omsorgstjenester. Forventede kostnader innarbeides i budsjett og avregnes ved årets slutt. Krisesenteret jobber primært for at brukerne skal bosettes i opprinnelseskommunen. Frem til nå har man sett et mønster der flere beboere velger å slå seg ned i nærheten av senteret. På den måten har vertskommunen fått et utvidet omsorgsansvar. Det forventes nå at krisesenteret arbeider mer aktivt med å få til en jevnt fordelt bosetting mellom eierkommunene når beboere skal reetableres i regionen. Samarbeid om anskaffelse av bolig er nærmere bestemt i samarbeidsavtalen. Den nye ordningen gir i større grad krisesenteret anledning til å bistå med anskaffelse av bolig. Her er det en viktig målsetting at beboerne, som er gjennom den kritiske fasen, raskere vil kunne flytte ut av senteret. Slik vil vi få en bedre anvendelse av plassene. Det legges inn en ny fordelingsnøkkel mellom eierne, som tar høyde for administrative grunnkostnader. I 2014 var eiernes nettobidrag nærmere 7 millioner kroner. Det er foreslått at 10 % av kommunenes totale finansieringsbidrag fordeles likt mellom kommunene. Dette beløpet tilsvarer om lag ett årsverk, inkl. sosiale utgifter. Kostnadsfordelingsnøkkelen er lagt inn i ny selskapsavtale. Ut over formålsbeskrivelsen og kostnadsfordelingsnøkkelen er det ingen nevneverdige endringer ved selskapsavtalen. Andre endringer følger en mal for selskapsavtaler, som er utviklet i henhold til Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Eierstrategien angir utviklingsområder som vil drøftes ved de faglige og administrative møteplasser som samarbeidsavtalen legger opp til. Krisesenteret skal rapportere på utviklingsområdene gjennom årsrapporter og på eiermøter. Et av utviklingsområdene dreier seg om brukere med rus- og psykiatriproblemer. Her har ikke kommunene i Indre Østfold et tilfredsstillende tilbud i dag. Selskapet vurderer bemanningsplanen ved senteret som sårbar. Eierne ber styret om å følge opp dette særskilt i tiden som kommer, da med hensyn til at selskapets funksjon og tjeneste, herunder dimensjonering, skal sees i sammenheng med tilstøtende kommunale tjenester. Eierstrategien er representantskapets dokument, som nå er oversendt eierkommunene til orientering. Eierstrategien danner bakgrunn for ny selskapsavtale som kommunene må ta stilling til. Samarbeidsavtalen er underordnet de øvrige styringsdokumentene, og er også sendt kommunestyrene til orientering. Revisjoner av samarbeidsavtalen skal godkjennes av representantskapet. Side 8 av 19
UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT - NY BEHANDLING Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 614 &53 Arkivsaksnr.: 14/843 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/15 Formannskapet 14.01.2015 3/15 Kommunestyret 12.02.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Utleiereglement for Rakkestad kulturhus og andre kommunale lokaler». 2. Reglementet gjøres gjeldende fra 1.2.2015. Behandling i Formannskapet den 14.01.2015 sak 7/15 Behandling Formannskapet fremmet følgende omforente forslag: «Utleiereglement for Rakkestad kulturhus og andre kommunale lokaler» vedtas med unntak av avsnittet «Særskilte bestemmelser for arrangement med skjenking av alkohol i Rakkestad kulturhus» som bl.a omhandler ordensvakter her videreføres gjeldende ordning. Etter gjennomgang med bl.a. politi og brannvesen legges revidert utleiereglement frem som meldingssak for formannskapet for endelig vedtak. Ved votering ble Rådmannens forslag med formannskapets endringsforslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret 1. «Utleiereglement for Rakkestad kulturhus og andre kommunale lokaler» vedtas med unntak av avsnittet «Særskilte bestemmelser for arrangement med skjenking av alkohol i Rakkestad kulturhus» som bl.a omhandler ordensvakter her videreføres gjeldende ordning. 2. Etter gjennomgang med bl.a. politi og brannvesen legges revidert utleiereglement frem som meldingssak for formannskapet for endelig vedtak. 3. Reglementet gjøres gjeldende fra 1.2.2015. Side 9 av 19
Sak 3/15 Vedlegg 1. Revidert utleiereglement for kommunale lokaler. Bakgrunn Gjeldende utleieregler vedtatt i kommunestyret 9.12.10 (sak nr. 58/10) har flere uklarheter, mangler og utfordringer. Det er vanskelig å etterleve reglementet fullt ut og det har blitt innarbeidet en praksis som går noe på siden av det. For å oppfylle målsettingen om likebehandling og fornuftig bruk av kommunale lokaler, revideres utleiereglementet gjeldende for kommunale utleieobjekter. Andre faktaopplysninger Rakkestad kulturhus med sin beliggenhet, utforming, tekniske standard og kapasitet er særlig attraktivt som leieobjekt. Likevel er det nok et lite og uforløst potensiale, spesielt som konferanseanlegg. Kombinasjonen mellom de ulike salene/rommene med godt AV-utstyr, bra internettkapasitet og tilhørende restauratørvirksomhet gjør stedet attraktivt. For å kunne «selge» kulturhuset til interesserte leietakere, er det en stor fordel med et godt, oppdatert og gjennomarbeidet reglement som rettesnor. Helse- og miljøkonsekvenser Det er stor etterspørsel etter å leie de ulike kommunale enhetene. Et bedre tilpasset reglement som sikrer likebehandling vil gi både Rakkestad kommune som utleier og de ulike leietakerne større forutsigbarhet. Økonomi Utleiepriser vedtas som en del av budsjettarbeidet hvert år. Administrasjonens vurdering Det er viktig at lag og foreninger kan bruke kommunens lokaler uten for store kostnader, men Rakkestad kommune må ha kontroll på utleie slik at blant annet, låserutiner, vaktmesteroppgaver og renhold kan utføres på en forsvarlig måte. Det er også viktig for Rakkestad kommune «å ha kontroll» på utleievirksomheten og styre den så effektivt og økonomisk som mulig. Det betyr at det ikke alltid vil være det ønskede lokalet som tilbys, men det lokalet som Rakkestad kommune finner mest hensiktsmessig ut fra forespørselens innhold. I 2013 var kulturhuset i bruk nesten hver dag. Dette inkluderer kino, møtevirksomhet, fester og all annen utleie. Huset er stort sett avstengt hele juli, i julen og i påsken. Det betyr at det er i bruk stort sett alle dager utenom disse tidspunkt. Det er stor slitasje på kommunale lokaler. Lyd og lysanlegg er mer komplisert enn tidligere. Rakkestad kommune bruker store ressurser på reparasjon og vedlikehold av lokaler og utstyr. Leietakere har også ytret ønske om brukerstøtte til lyd og lysanlegg og generell oppfølging når de leier kulturhuset. I kulturhuset er dette løst ved en avtale med restauratør om å bistå leietakere. Side 10 av 19
Sak 3/15 Revidert reglement tydeliggjør betingelser for vederlagsfritt lån av kommunale lokaler mandag til torsdag. I helgene påløper økte kostnader for kommunen. Få lag og foreninger har faste møter/øvelser på disse dagene slik at det synes naturlig at det betales leie for disse dagene. Denne ordningen innføres for nye forspørsler. Etablerte leieforhold videreføres kostnadsfritt i 2015. Unntaksvis kan skolelokaler brukes i ferier, dog ikke kostnadsfritt. Det er i den sammenheng et mål å legge til rette for aktivitet for lokale lag, foreninger og andre aktører, og samtidig rasjonalisere og kvalitetssikre kommunens eiendomsforvaltning og utleievirksomhet. Det er også et ønske om å fokusere på brannsikkerhet og trygg og god avvikling av arrangement med skjenking av alkohol når det i reglementet foreslås bruk av vaktmannskap. Overfor brukere forvaltes utleie av Servicekontoret. Her koordineres de interne ressursene som vaktmestertjenesten, renhold og fakturering. Lokaler som omfattes i vedlagte utleiereglement Rakkestad kulturhus Festsal Spisesal Møterom (Formannskapssal, Kommunestyresal, Møterom 1 og 2) Kino-/teatersal, inkl rom bak scene Rakkestad ungdomsskole Os skole Gymsal Skolekjøkken Klasserom Gymsal Skolekjøkken Klasserom Aula Kirkeng skole Avventes til ny skole tas i bruk Familiesenteret Dorkas Kafé Aktivitetshuset Fritidsrom Danserom Bandrom Side 11 av 19
Sak 3/15 Bergenhus skole Bergenhus skole ønskes skjermet for utleie, i første omgang for et år. Enheten har utfordringer med kombinasjonen av låsesystem og alarmsystem som vanskelig lar seg kombinere på en sikker måte. Slik bygget er organisert i dag betyr det at Rakkestad kommune må låse opp og låse igjen for leietakere. Det blir uforholdsmessig dyrt. Rakkestad Kommunale Bad Rakkestad Kommunale Bad vurderes for utleie. Badet kan leies ut med badevakter eller det kan inngås i en avtale med Rakkestadhallene AS, hvor enten hallen eller dennes leietaker står ansvarlig for sikkerheten. Det betyr at det må dokumenteres livredningskurs ikke eldre enn 1 år. Kirkeng skole Utleie av lokaler tilhørende skolen organiseres i dag fra skolen selv. Dette fortsetter inntil ny skole er oppført. Utleie flyttes da sentralt til servicekontoret. Spesielle arrangementer Fra tid til annen kommer det forespørsler om lån av mange lokaler samtidig. Det kan være en turnfestival eller et større arrangement skolekorpset skal ha. I den forbindelse forsøker Rakkestad kommune å sette sammen en pakke, prismessig og praktisk, som gjør at arrangementet lar seg gjennomføre. Arrangement i kulturhuset med skjenking av alkohol Dagens retningslinjer innebærer at leietaker selv er ansvarlig for å stille med et vaktkorps. Disse skal godkjennes av Rakkestad kommune i forkant og samarbeide med restauratør ift skjenkebevillingsbestemmeleser og ellers holde ro og orden i lokalene. Årlig arrangeres det mellom 10 og 20 slike arrangement i kulturhusets festsal og spisesal, med varierende antall festdeltakere. Arrangement med skjenking av alkohol krever som regel at festsal og spisesal benyttes. ROS-analyse, persontallberegning av Brann- og Sikkerhetsrådgivning AS samt befaring i samarbeid med Rakkestad brannvesen/tilsynsmyndighet viser at lokalene, inkl foajeen, er beregnet for maksimalt 354 personer sittende til bords. I tillegg kommer vakter, musikere, kjøkkenpersonale osv. Ved arrangement med publikum sittende på stoler, men uten bord, eller stående publikum, vil antallet bli en del høyere. Her vil kompenserende tiltak, så som godt synlige vakter ved rømningsveier være aktuelt. Med så mange mennesker til stede samtidig vil det være behov for opplært mannskap som kan ta hånd om ulike situasjoner, takle stress og som er opplært i evakuering og førstehjelp. En annen utfordring som viser seg fra tid til annen er den relasjonelle nærheten mellom festdeltakere og vaktmannskap. Dette skaper av og til uønskede og uheldige situasjoner, spesielt ift restauratør og regelverket knyttet til serverings- og skjenkebevilling. Side 12 av 19
Sak 3/15 På bakgrunn av dette, og med et ønske om å «profesjonalisere» utleievirksomheten, foreslås det at Rakkestad kommune inngår samarbeid med en eller flere foreninger/organsasjoner/grupper som kan betjene rollen som vaktmannskap i kulturhuset og som sammen med restauratør overtar oppgavene som frem til nå har ligget i arrangøroppgavene. Det lages en avtale hvor turnus og opplæring blir viktige moment. Vaktmannskapet vil samarbeide tett med restauratør, som vil være ansvarlig for mannskapet. Antall vakter vil variere ift antall festdeltakere. Ved de største arrangementene synes 6 vakter å være et fornuftig antall, basert på erfaringer. Tallet reduseres tilsvarende og man kan tenke seg f.eks 3 vakter ved 150 gjester. På denne måten vil utleie av Rakkestad kulturhus fremstå i en mer profesjonell fremtoning og skape forutsigbarhet og trygghet for både leietaker, restauratør og festdeltakere. Priser Prisdokumentet er fastsatt i vedtatt budsjett. Ordlyden i dette dokumentet skulle vært endret noe slik at punktene om 10 prosent av inntektene og tillegg for tilsynsvakt ikke var medtatt. Spesielt førstnevnte har vist seg vanskelig å gjennomføre og har således ikke blitt praktisert. Sistnevnte ble til som et tillegg i overgangen til nytt utleiereglement. Denne posten anses nå som «bakt inn» i utleieprisene. Vaktmannskapet må være tilgjengelig mellom kl. 19.00 og kl. 02.00, men ikke alle behøver å være tilgjengelige hele tiden. Således vil et snitt på 6 vakter i 6 timer á kr 1.000 tilsvare en avgiftsøkning på kr 6.000. Dette utgjør i underkant av kr 20 pr festdeltaker. For 150 gjester med 3 vakter vil dette utgjøre kr 20 pr festdeltaker. Anslaget på kr 1.000 pr vakt pr kveld er også gjort med erfaring i arrangement i kulturhuset i 2014. Side 13 av 19
RAKKESTADHALLENE AS - KOMMUNAL GARANTI FOR LÅN III Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 256 Arkivsaksnr.: 14/331 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Formannskapet 14.01.2015 4/15 Kommunestyret 12.02.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre viser til sitt vedtak i sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II» og erstatter sitt vedtak i denne sak med følgende nye vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer som selvskyldnerkausjonist for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på inntil kr. 24 633 363 fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Garantivedtaket omfatter hovedstol (kr. 24 633 363) tillagt 10 prosent (kr. 2 463 336). Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune hadde oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Garantitiden settes til 35 år og 4 måneder. Behandling i Formannskapet den 14.01.2015 sak 2/15 Behandling Formannskapet fremmet et omforent forslag om at garantitiden settes til 35 år pluss 2 år. Ved votering ble rådmannens forslag med endringsforslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre viser til sitt vedtak i sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II» og erstatter sitt vedtak i denne sak med følgende nye vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer som selvskyldnerkausjonist for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på inntil kr. 24 633 363 fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Garantivedtaket omfatter hovedstol (kr. 24 633 363) tillagt 10 prosent (kr. 2 463 336). Side 14 av 19
Sak 4/15 Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune hadde oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Garantitiden settes til 35 år pluss 2 år. Vedlegg 1. Rakkestad kommunestyre sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II». 2. Fylkesmannen i Østfold brev av 12.12.2014 «Garanti for lån til Rakkestadhallene AS». Bakgrunn Rakkestad kommunestyre gjorde i møte 27. mars f.å. sak nr. 10/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån» - følgende vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer med simpelt forløfte for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13) fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune hadde oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Kommunalbanken kunne ikke akspetere kommunens garantivedtak fullt og krevde det forsterket på to punkt: - Garantien gis som selvskyldnerkausjon i stedet for som simpelt forløfte hvilket innebærer større sikkerhet for bankens utlån enn en ordinær kommunal garanti. - Garantien omfatter lånets hovedstol (24,183 millioner kroner) tillagt 10 prosent (2,418 millioner kroner). Rakkestad kommunestyre fattet deretter i møte 19. juni f.å. sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II» - følgende vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer som selvskyldnerkausjonist for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på inntil kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13) fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Side 15 av 19
Sak 4/15 Garantivedtaket omfatter hovedstol ((inntil kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13)) tillagt 10 prosent (inntil kr. 2 418 336)). Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune ville oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Fylkesmannen i Østfold godkjente ved brev av 12.12.14 Rakkestad kommunestyres garantivedtak i sak nr. 21/14. Garantitiden er på 35 år og 4 måneder. Kommunalbanken innvilget 23. desember f.å. Rakkestadhallene AS lån i samsvar med Rakkestad kommunes garantivedtak. Rakkestadhallene AS kapitalutgifter blir som følge kommunens garantistillelse nærmere kr. 600 000 lavere enn de ellers ville vært i 2015. Det styrker selskapets handlingsrom og totale økonomi tilsvarende. Sånn som rådmannen vurderer det, er det til fordel for hele lokalsamfunnet. Dagens situasjon Rakkestadhallene AS har blant annet på grunn av overkurs på lån i KLP Kommunekreditt feilberegnet størrelsen på nytt lån i Kommunalbanken. Det resulterer i at kommunens garantistillelse er kr. 450 000 lavere enn det totale lånebehovet. Marker sparebank mellomfinansierer i øyeblikket dette beløpet. Rådmannens vurderinger Rådmannen vurderer det som kurant å øke størrelsen av den kommunale garanti med kr. 450 000 fra kr. 24 183 363 til kr. 24 633 363 - tillagt 10 prosent opprinnelig kr. 2 418 336 mot nå kr. 2 463 336. Det forandrer ingen forutsetninger i saken. Fakta, vurderinger og begrunnelser for garantivedtaket framgår av kommunestyrets vedtak i sakene nr. 10/14 og 21/14. Rådmannen anbefaler kommunestyret å utvide sitt garantivedtak for Rakkestadhallene AS sitt lån i Kommunalbanken med kr. 450 000. Side 16 av 19
RAKKESTAD BOLIGSTIFTELSE - OPPNEVNING AV STYRE Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 613 Arkivsaksnr.: 12/3248 Saksnr.: Utvalg Møtedato 71/14 Formannskapet 10.12.2014 8/15 Formannskapet 14.01.2015 5/15 Kommunestyret 12.02.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre oppnevner følgende medlemmer og varamedlemmer til styret i Rakkestad Boligstiftelse: Styremedlemmer: Varamedlemmer: 1 1 2 2 3 3 4 4 Det femte medlem og varamedlem til styret i boligstiftelsen er beboerrepresentanter. Behandling i Formannskapet den 10.12.2014 sak 71/14 Behandling Det blir gjort oppfølgende vedtak i neste møte i Formannskapet. Formannskapets innstilling til kommunestyret - Behandling i Formannskapet den 14.01.2015 sak 8/15 Behandling Rådmannen foreslo å nedsette et styre bestående av følgende ansatte Styremedlemmer: Varamedlemmer: 1 Alf Thode Skog 1 Kai Adamski 2 May-Britt Lunde Nordli 2 Ann Iren Madsen 3 Anita Isebakke 3 Jon Ådalen 4 Thorbjørn Stubberud 4 Anne Sofie Andersen Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre oppnevner følgende medlemmer og varamedlemmer til styret i Rakkestad Boligstiftelse: Side 17 av 19
Sak 5/15 Styremedlemmer: Varamedlemmer: 1 Alf Thode Skog 1 Kai Adamski 2 May-Britt Lunde Nordli 2 Ann Iren Madsen 3 Anita Isebakke 3 Jon Ådalen 4 Thorbjørn Stubberud 4 Anne Sofie Andersen Det femte medlem og varamedlem til styret i boligstiftelsen er beboerrepresentanter. Vedlegg Ingen Bakgrunn Rakkestad kommunestyre har vedtatt å avvikle Rakkestad Boligstiftelse, overta eiendommen «Ellestadveien 11» og fordele overskytende midler på tiltak som er i samsvar med stiftelsens formål. Lotteritilsynet skal godkjenne oppløsning av stiftelser. Det er ganske kompliserte prosesser som tar lengre tid enn det ofte tas høyde for. Så er det også for Rakkestad Boligstiftelse. Rådmannen tror at avvikling av boligstiftelsen tidligst er gjennomført i første halvår av 2016. Rakkestad Boligstiftelse mangler i øyeblikket godkjent styre. Vedtekter for Rakkestad Boligstiftelse - 6 Styret sier: Stiftelsen skal ha et styre som består av leder og fire andre medlemmer. Styret oppnevnes av oppretteren, Rakkestad kommunestyre. Et av styrets medlemmer oppnevnes blant leietakerne etter at disse har fått anledning til å uttale seg. Varamedlemmer oppnevnes på samme måte. Personer nevnt i stiftelseslovens 27, tredje ledd, kan ikke være de eneste medlemmer av styret. Dette gjelder blant annet oppretteren selv, hans nærstående, styremedlemmer og ansatte hos oppretteren. Lov av 9. juni 1978 nr. 45 om likestilling mellom kjønnene 21 første, annet og femte ledd gjelder for oppnevnelse av styremedlemmer. Styremedlemmene tjenestegjør i fire år og følger den kommunale valgperiode. Et styremedlem blir stående inntil nytt styremedlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt. Når særlige grunner foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute. Opphører vervet for et styremedlem før tjenestetiden er ute og det ikke finnes varamedlemmer, skal de øvrige styremedlemmer sørge for at det blir valgt et nytt styremedlem for resten av tjenestetiden. Et styremedlem må være myndig. Side 18 av 19
Sak 5/15 Rådmannens vurderinger Etter vedtektene oppnevner Rakkestad kommune fire av fem medlemmer i styret. Den siste representanten er et beboermedlem. Rådmannen ber Rakkestad kommunestyre oppnevne nye medlemmer og varamedlemmer til styret i boligstiftelsen. Side 19 av 19