Krav til utførelse av Beredskapsøvelser 1. Hensikt Hensikten med beredskapsøvelser er å kontrollere at beredskapen fungerer etter sin hensikt. Beredskapsøvelser fungerer som grunnlag for å evaluere og oppdatere eksisterende beredskapsplanverk som et ledd i beredskapsutvikling. Figur 1: Beredskapsøvelser som del av beredskapsprosess 2. Omfang har ansvar for å sammenstille øvelsesplan for beredskapsøvelser for hele organisasjonen, samt gjøre en overordnet vurdering av om den møter behov og krav. Infrastruktur har ansvar for beredskapsøvelser ved de ulike strekninger, stasjoner og terminaler, samt for helheten av alle øvelser i Infrastruktur. Kunde og trafikk har ansvar for beredskapsøvelser i sin enhet. Prosjektdirektør (leder for prosjektene) har ansvar for beredskapsøvelser i de ulike prosjektene. Prosjekter som omfatter et særskilt brannobjekt skal ha beredskapsøvelse før overføring og åpning. Til alle øvelser skal det utpekes en øvingsleder med ansvar for planlegging, gjennomføring og evaluering av beredskapsøvelser. Øvingsleder er ansvarlig for at læringspunkter og erfaringer fra øvelsen blir formidlet til aktuelle enheter. Kravene gjelder ved utarbeidelse av årlig øvelsesplan samt ved planlegging og gjennomføring av øvelser. 3. Krav til utførelse Med beredskapsøvelse menes at man på forhånd har definert en uønsket hendelse eller uønsket tilsiktet handling som behandles som om den var reell. Det forutsettes at alle deltakere i en beredskapsøvelse innehar nødvendig grunnkompetanse for å utføre sin rolle. Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 1 av 5
Øvelsesomfang, type øvelse og øvelsesmål skal rulleres. Det skal sørges for samarbeid/deltakelse fra de ulike togselskapene. Enhetene gjør rede for dette i en flerårsplan for øvelser. Hensikten med rullering er at alle funksjonskrav og ytelsesmål for de ulike beredskapsfaser skal utprøves i beredskapsøvelser, slik at beredskapen blir verifisert. 3.1. Årstabell for utarbeidelse av øvelsesplan Det utarbeides årlig en øvelsesplan for beredskap for nødsituasjoner for organisasjonen for det kommende året. Øvelsesplanen inneholder alle øvelser organisasjonen er delaktig i. Øvelsesplan for det kommende året behandles i konsernsjefens ledergruppe og arkiveres i Saksrom og på sitt arbeidsrom «Fagrom Sikkerhet». Øvelsesplanen som ligger på dette arbeidsromet oppdateres løpende gjennom hele året. Alle er ansvarlige for å oppdatere status på egne øvelser i øvelsesplanen. Alle planlagte øvelser legges inn i øvelsesplanen, denne finnes på fagrom sikkerhet/beredskap/beredskapsøvelser: http://arbeidsrom/fagrom/sikkerhet/beredskap/beredskapsovelser/plan%20for%20beredskaps%c3 %b8velser/forms/allitems.aspx («flerårig øvelsesplan for beredskapsøvelser»). Øvelsesplanen utarbeides etter følgende årstabell: Tabell 1: Årstabell for utarbeidelse av øvelsesplan Måned Beskrivelse Ansvar November Utkast til øvelsesplan skal være utarbeidet og lagt inn i «Flerårig øvelsesplan for beredskapsøvelser» på fagrom sikkerhet. Øvelsesplanen skal før den legges inn være koordinert mellom Infrastruktur, prosjekter og Kunde og trafikk. Øvelsesplan for sentral kriseledelse skal være utarbeidet. Presentere øvelsesplan i SUS (Samarbeidsutvalg sikkerhet). Infrastruktur Kunde og trafikk Prosjektdirektør Desember Endelig øvelsesplan for hele Jernbaneverket oversendes ledergruppen. Behandles i ledergruppen. Konsernsjef 3.2. Øvelsesfrekvens Alle områdene i Infrastruktur, Kunde og trafikk og Sentral kriseledelse skal minimum ha en øvelse hver i året. Det skal i Infrastruktur flerårsplan være en fullskalaøvelse og en øvelse med sikringsscenario hvert år. Fullskalaøvelsen skal rullere mellom de ulike områdene. Bane NOR kan Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 2 av 5
delta på fullskalaøvelser som arrangeres av andre aktører, og i en slik øvelse etablere egne øvelsesmål. Ny infrastruktur skal øves på før idriftsettelse når prosjektet/objektet kan bli et særskilt brannobjekt. 3.3. Planleggingsgruppe Øvingsleder oppretter planleggingsgruppe som planlegger praktisk gjennomføring av øvelsen. Størrelsen på gruppen er proporsjonal med øvelsens omfang. Representanter fra de involverte fagområder får mulighet til å delta i planleggingen, enten ved deltakelse i plangruppen eller ved å komme med innspill. Øvingsleder har ansvar for at det utarbeides et øvingsdirektiv og dreiebok, samt sikkerhetsdirektiv i de tilfeller det er aktuelt. Øvingsleder er ansvarlig for at evaluering av øvelsen blir gjennomført og dokumentert. 3.4. Øvingsdirektiv Det skal sørges for at det oppnås en systematisk rullering av aktuelle øvingsmål, hvem som øves og bruk av kriterier for valg av øvingsobjekt og scenario. Følgende punkter inngår i planlegging av en øvelse og dokumenteres i øvingsdirektivet: Øvingsmål Det første som defineres er mål for øvelsen. Øvingsmål bestemmes av hva man ønsker å oppnå med øvelsen. Ett eller flere av følgende punkter ligger til grunn for utarbeidelse av øvelsens mål: Øve om beredskapsplanen er hensiktsmessig. Øve på egen mestring. Øve samarbeid og samhandling mellom ulike kriseledelser og øvrige beredskapsfunksjoner i organisasjonen. Øve samarbeid og samhandling med eksterne aktører i en fullskala øvelse. Verifisere at funksjonskrav og eventuelle ytelsesmål knyttet til de ulike beredskapsfasene tilfredsstilles. Hvem skal øve Beredskapspersonell i sentral kriseledelse, kriseledelse i områdene og øvrige beredskapsfunksjoner skal øve. Hvem som øves vil være avhengig av valg av øvelsesmål og hvilken øvelsesform som velges. Kriterier for valg av øvingsobjekt Valg av objekt baseres på risiko, og objekt eller hendelser med høyest risiko prioriteres. Øvrige forhold som legges til grunn ved valg av øvingsobjekt: Særskilt brannobjekt Ferdigstillelse av nye og ombygde særskilte brannobjekt og strekninger Strekninger hvor det har vært jernbaneulykke eller alvorlige jernbanehendelser eller tilløp til alvorlig jernbanehendelse Funn gjort gjennom revisjoner og øvelser Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 3 av 5
Strekninger eller objekter som defineres som kritiske og som derfor bør øves Endringer i infrastrukturen som kan ha påvirket beredskapen Organisatoriske eller tekniske beredskapstiltak som ønskes prøvd ut Organisatoriske endringer Hvor lenge siden sist er det øvd på objektet Øvingsmomenter Øvingsmomenter er en konkretisering av øvingsmålene, og disse formuleres med utgangspunkt i øvingsmål, funksjonskrav og hvem som skal øves. Kriterier for valg av scenario: Valg av scenario skal være basert på funn fremkommet i risikovurdering, sikringsrisikovurdering eller beredskapsanalyse. Utover dette kan scenario velges basert på: Bestemte beredskapsfaser man har lite erfaring med, eller hvor rutiner er endret. Kontrollere planverkets robusthet Funn gjort gjennom revisjoner og øvelser For øvelser med sikring som tema: Alternativt kan scenario velges ut fra et oppdatert trusselbilde eller en nylig inntruffet hendelse som tidligere analyser ikke har tatt høyde for. 3.5. Dreiebok Det utarbeides en dreiebok som er ledende for øvelsen og er i tråd med etablerte øvelsesmål. Alle momenter som skal øves beskrives i dreieboka. Alle som planlegger og kontrollerer i øvelsen må ha gjennomgått dreieboka i forkant av øvelsen. 3.6. Sikkerhetsdirektiv En øvelse skal ikke påføre skader på verken menneske, miljø eller materielle verdier. Under planlegging av operative øvelser skal det derfor utarbeides et sikkerhetsdirektiv for å ivareta sikkerheten under øvelsen. I øvelser der flere aktører deltar har alle aktørene ansvar for eget sikkerhetsdirektiv. Sikkerhetsdirektivet skal inneholde følgende punkter: Risikoidentifisering av ekstraordinære farer. Eventuelle risikofunn som blir identifisert dokumenteres i en tiltaksplan, og det sørges for at risiko fjernes eller reduseres til akseptabelt nivå. Plan for håndtering av uønskede hendelser: o Det fastsettes et felles sikkerhetsord/kodeord som benyttes ved uønskede hendelser eller nestenulykker for å beskrive at dette er en faresituasjon som ikke er en del av øvelsen. o Telefonliste med telefonnumre til personer i sentrale roller i øvelsen. o Samlested for evakuering ved en reell hendelse. o Plan for å skille reelt skadested fra resten av øvelsen. Den/de sikkerhetsansvarlige skal være godt synlige under øvelsen Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 4 av 5
3.7. Gjennomføring Øvingsleder ser til at øvelsen gjennomføres i tråd med utarbeidet øvingsdirektiv. 3.8. Evaluering Etter en øvelse skal: En førsteinntrykksevaluering gjennomføres umiddelbart etter øvelsens slutt. o Gjennom denne evalueringen innhentes tilbakemeldinger og læringspunkter fra deltakerne knyttet til håndteringserfaringer, samt tilbakemeldinger på planlegging og gjennomføring av øvelsen. Innspill og læringspunkter fra denne evalueringen inngår i evalueringsrapporten. Evalueringsmøte gjennomføres for større øvelser. Evalueringsrapport utarbeides, den inneholder følgende: o Rammebetingelser (øvingsdirektiv og sikkerhetsdirektiv legges ved) o Mål for øvelsen og måloppnåelse o Evaluering av i hvilken grad funksjonskrav og ytelsesmål er møtt o Gjennomføring av øvelsen o Erfaringer fra øvelsen o Læringspunkter o Tiltaksplan som inneholder: Anbefalte korrigerende tiltak og forbedringer som er nødvendig for tilstrekkelig beredskap Oversikt over hvem som skal beslutte anbefalte korrigerende tiltak og forbedringer Øvingsleder er ansvarlig for at tiltaksplan dokumenteres. Beslutning, oppfølging og gjennomføring av tiltakene er et linjeansvar. Tiltak legges i Synergi. Tiltaksplanen oversendes Synergienheten for innlegging. Rapporten distribueres til de involverte i øvelsen Rapporten distribueres til andre enheter i Bane NOR som en del av erfaringsoverføring Involverte enheter sørger for at alt relevant personale, i tillegg til de som deltok i øvelsen, gjøres kjent med evalueringen Rapporten arkiveres i Saksrom. Arrangør er ansvarlig for å oppdatere øvelsesplanen når øvelsen er gjennomført. Oppfølging må ikke anses som fullført før endringer er iverksatt og implementert. Det er restriksjoner for spredning og publisering av evalueringsrapporter som inneholder sensitiv informasjon som er merket unntatt offentlighet. Det må i de enkelte tilfeller gjøres en vurdering av dette og hvilke paragrafer som er aktuelle å benytte. 4. Annen og relevant informasjon for beredskapsøvelser Veileder for beredskapsøvelser kan benyttes i arbeid med øvelser. Veilederen inneholder mal for evalueringsrapport etter øvelser. Denne finnes i styringssystemet (STY-603679). Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 5 av 5