Søknadsprosedyre kvalitetsklubb Her kommer en detaljert forklaring på hvordan en søknadsprosess for å oppnå status som Kvalitetsklubb nivå 1 skal gjennomføres for klubbene i 2013. Først litt historikk og beskrivelse av selve kvalitetsklubbprosessen: 1. Desember 2012: Kretstinget vedtok å innføre Kvalitetsklubbkonseptet på Sunnmøre. 2. Februar 2013: 16 klubber styrebehandlet og vedtok at de ønsket å starte opp nødvendige prosesser for å kunne oppnå status som Kvalitetsklubb nivå 1. 3. Mars/april 2013: Det ble gjennomført oppstartsmøter i alle 16 klubbene. Alle klubbene leverte en statussjekk på hvor de sto i forhold til de ulike kriteriene. Nødvendige prosesser ble satt i gang. 4. September/oktober 2013: Det skal gjennomføres evalueringsmøter i alle 16 klubbene innen medio oktober. Disse møtene har til hensikt å se hvor klubbene står i forhold til de ulike kriteriene. 5. 1. november 2013: Frist for klubbene til å levere en skriftlig søknad til SFK om å oppnå status som Kvalitetsklubb nivå 1. 6. November 2013: Kretsstyret skal behandle den enkelte søknad og vedta hvilke klubber som skal oppnevnes på nivå 1. 7. Desember 2013: Hvilke klubber som blir godkjent på nivå 1 blir offentliggjort på SFKs Fotballgalla/kretsting 6.-7. desember. Det legges til grunn at evalueringsmøter blir gjennomført i klubbene innen medio oktober. Ta kontakt med kretsens oppnevnte veileder og avtal tidspunkt. Bruk gjerne denne søknadsbeskrivelsen som grunnlag for den evalueringen som skal gjennomføres. Det anbefales at flest mulig av de som har deltatt i de ulike prosessene for å bli kvalitetsklubb blir med på evalueringsmøtet. Husk også at de som deltok både på oppstartsmøtet og evalueringsmøtet, får dette godkjent som gjennomført Leder 1 kurs (minst halvparten av styrets medlemmer må ha Leder 1) Når formell søknad fra klubb skal sendes (frist 1. november) så skal punktene under gjennomgås. For noen punkter er det nok med en bekreftelse (sett kryss) for at kriteriet er oppnådd, for andre skal det legges ved en beskrivelse.
Område: Aktivitet flest mulig!: Klubben har en plan som beskriver hvordan de rekrutterer nye årskull med spillere og hvordan disse blir tatt i mot og gitt et likeverdig tilbud. X Legg ved beskrivelse av hvordan klubben rekrutterer nye jenter og gutter Legg ved beskrivelse av hvordan klubben organiserer aktiviteten for nye spillere Vigra IL har over lang tid vært eneste lag som tilbyr et idrettstilbud til øyas befolkning. Vi har av den grunn «små» utfordringer knyttet til rekruttering. Klubben har en sportsplan som brukes i det sportslige arbeidet i klubben og er tilpasset klubbens aktivitetsnivå. X Legg ved oppdatert sportsplan for klubbens lag i barnefotballen X Legg ved oppdatert sportsplan for klubbens lag i ungdomsfotballen X Legg ved kort beskrivelse av hvordan sportsplanen brukes aktivt i klubben Vigra IL har en felles Sportsplan for både barne og ungdomsfotballen Klubben har på plass funksjonen trenerutvikler som har et hovedansvar for rekruttering og oppfølging av trenere, samt et ansvar inn mot sportsplan, trenerforum og rekruttering/utvikling av spillere. X Legg ved funksjonsbeskrivelse/stillingsinstruks X Funksjonen er tilknyttet en person i FIKS (bruk rollen trenerkoordinator) Sindre Næss er trenerkoordinator. Se filen «Rollebeskrivelser» og «Ansvarsfordeling»
Område: Organisasjon: Klubben har en håndbok som beskriver de ulike rollene og rutinene for fotballklubben. Håndboken har i seg flere av de elementene som ligger i kriteriene til kvalitetsklubbkonseptet. SFK vil godkjenne en komplett søknad om å bli Kvalitetsklubb, med alle de planer, funksjonsbeskrivelser, etc. som ligger i kriteriene som en klubbhåndbok for nivå 1. Filen «Retningslinjer til trenere og støttespillere» er klubbens «Klubbhåndbok» og dekker en rekke av de forhold som det her stilles krav om. Klubben har en hensiktsmessig organisering med tydelige rollebeskrivelser for de mest sentrale funksjonene. X Oppdatert organisasjonskart for fotballgruppa/klubben X Følgende nøkkelroller bør være besatt og tilknyttet en person i FIKS (der det er mulig): Klubbleder Økonomiansvarlig (bruk rollen Kasserer i FIKS) Sportslig leder Trenerutvikler (bruk rollen Trenerkoordinator i FIKS) Oppstartsansvarlig (rollen er ikke opprettet i FIKS) Dommerkoordinator Fair Play ansvarlig Overgangsansvarlig (rollen er ikke opprettet i FIKS) Kvalitetsklubbansvarlig (rollen er ikke opprettet i FIKS) Utdanningsansvarlig X I tillegg skal det legges ved en funksjonsbeskrivelse/stillingsinstruks for disse rollene. Filen «Rollebeskrivelser» dekker de mest sentrale rollene. Klubben har en dommerkoordinator som har et ansvar for å rekruttere og utvikle dommere. (se ovenfor) Klubben har en person med ansvar for oppstart av nye årskull i klubben. (se ovenfor) Klubben har en plan for hvordan økonomiske midler forvaltes, hvem som har fullmakt på kontoer, hvordan dommerregninger, reiseregninger etc. håndteres. X Beskrivelse av hvordan de økonomiske rutinene er organisert X Beskrivelse av hvem som har fullmakt på kontoer Dømming er omtalt i Klubbhåndboka og på våre hjemmesider. Se for øvrig klubbhåndbok og økonomiplan, samt kontooversikt
Område: Utdanning/kompetanse: Leder: Flertallet i styret har leder I X Legg ved en liste over styrets medlemmer. SFK vil sjekke hvem som har godkjent minimum Leder I kompetanse (deltakelse på oppstartsmøte og evalueringsmøte kvalifiserer for det). X Tildel styrets medlemmer de riktige rollene i FIKS Barnefotball: en trener pr lag har barnefotballkvelden X Legg ved liste over klubbens påmeldte lag i barnefotballen med navn på trener. SFK vil sjekke hvem som har gjennomført Barnefotballkvelden. X Tildel rollen trener i FIKS til alle disse. Barnefotball: en trener pr. årskull har minst ett delkurs fra C-lisens X Legg ved liste over hvilke årsklassen klubben har meldt på lag i barnefotballen i. Eksempelvis G07, G08, G09, G10, osv. Fyll inn navn på «hovedtrener» for hvert årskull SFK vil sjekke om vedkommende har gjennomført minst ett delkurs fra C-lisens. Vi har ikke utnevnt «Hovedtrener». De fleste lag ledes av et trenerteam. Målet vårt er at minimum 1 pers pr. lag har C-kurs del 1 og 2 + Barnefotball Ungdomsfotball: En trener pr lag har ungdomsfotballkvelden Dette kriteriet utgår for 2013. Ungdomsfotball: En trener pr årskull har C-lisensutdanning (fire moduler) X Legg ved liste over klubbens påmeldte lag i ungdomsfotballen med navn på trener for hvert enkelt lag. Tildel rollen trener i FIKS for disse. X Tildel rollen trener til samtlige lag i barnefotballen. X Fyll inn navn på «hovedtrener» for hvert årskull SFK vil sjekke om vedkommende har gjennomført C-lisensutdanningen. Dersom klubben vet at noen av disse «hovedtrenerne» ikke har komplett C- lisensutdanning, så skal det leveres en plan på hvordan og når dette forventes oppfylt. For G13 og G14 har vi bare en trener. For G16 og G19 har vi ikke eget lag, men inngår i samarbeidslag med Ellingsøy og Giske. Stig Lorgen som er trener for G14 har etter egne utsagn C- kurs (ikke dokumentert). Det ligger ikke an til at han vil inngå i G16 trenerteamet til neste år. Pr. i dag har vi ikke vært i stand til å tilby trenerne mer enn C-kurs del 1 og 2 siden vi trodde at dette var de krav som ble stilt. Vi planlegger å tilby de resterende modulene i 2014.
Område: Samfunns og verdiarbeid: Klubbens har utarbeidet et eget verdisett basert på NFFs visjon og overordnede verdier. X Legg ved klubbens verdisett Se klubbhåndbok Klubbens hjemmekamper gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier X Bekreft at klubbens hjemmekamper gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier X Legg ved evt. beskrivelse av klubbens egne Fair Play kriterier/tiltak Se klubbhåndbok Klubben følger NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball X Bekreft at klubben følger NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball X Legg ved evt. klubbens egne retningslinjer for barne- og ungdomsfotball Se klubbhåndbok Klubben har en årlig gjennomgang av verdigrunnlag, fair play regler og NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball overfor alle klubbens trenere, ledere og foreldre/foresatte. X Beskriv hvordan informasjonsmøter for trenere, ledere, etc. gjennomføres X Bekreft at slike informasjonsmøter er gjennomført i år X Beskriv hvordan informasjonsmøter for foreldre gjennomføres på det enkelte lag X Bekreft at slike informasjonsmøter er gjennomført i år På klubbens årsfest i november gjennomgår vi klubbens interne regler for trenere og foreldre. I år ble reglene særskilt gjennomgått på klubbkveld 16. okt for alle trenere/lagledere. Oppdateringer håndteres som årsmøtevedtak, og ny oppdatert versjon sendes ut i forkant av årsmøtet. Alle lag oppfordres til å gjennomføre foreldremøter, der man også skal ta opp klubbens sportplan og retningslinjer. Klubben har utarbeidet en plan for registrering og oppfølging av politiattester X Legg ved beskrivelse av hvordan dette er organisert i klubben X Oppgi hvem som er politiattestansvarlig (se punkt for rollebeskrivelser) Petter Kåre Grytten er ansvarlig for Politiattester. Se for øvrig vår hjemmeside og vedlagt dok. og ansvarskart.
Klubben har sørget for førstehjelpsskrin til alle lag og har samtidig utarbeidet gode rutiner for oppfølging. X Bekreft at alle lag har førstehjelpsskrin X Legg ved beskrivelse av klubbens rutiner for førstehjelp/oppfølging Se klubbhåndboka for oppfølging PS: vi savner fortsatt kretsens anbefaling for hva som skal inngå i ent medisinskrin