Modum kommune MØTEINNKALLING HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR innkalles til møte 10.09.2008 kl. 18.00 Sted: Rådhuset, 8 etg. Møteleder: Forfall: Varamedlemmer: Andre møtende:
SAKSLISTE FOR HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008 Saksnummer Innhold 45/08 OPPARBEIDELSE AV PARKOMRÅDE PÅ GEITHUS TORG 46/08 TILSKUDD TIL LØYPEKJØRING SESONGEN 2007-2008 47/08 KLAGE PÅ VEDTAK AV 28.05.08 - SAK 35/08 GNR. 161. BNR 10 OG GNR. 163 BNR. 5 48/08 SØKNAD OM BYGGING AV BOLIG/NÆRINGSBYGG GNR. 57 BNR. 51 49/08 SØKNAD OM BRUKSENDRING GNR. 60 BNR. 98 50/08 EIERSTRATEGI - RENOVASJONSSELSKAPET FOR DRAMMENSREGIONEN IKS 51/08 REVIDERT SELSKAPSAVTALE FOR RENOVASJONSELSKAPET FOR DRAMMENS- REGIONEN IKS 53/08 SØKNAD OM DISPENSASJON FOR OPPSETTING AV BRAKKE GNR. 82 BNR. 2 54/08 SØKNAD OM DISPENSASJON FOR GJENREISING AV BRUDALSHYTTA GNR. 147 BNR. 5 55/08 KLAGE VEDR. DELING AV GRUNNEIENDOM GNR. 126 BNR. 4 56/08 VEDR. BO- OG DRIVEPLIKTA PÅ HULBAK GNR. 118 BNR. 1 MFL. 52/08 ØKONOMIRAPPORT 2. TERTIAL 2008 FOR LANDBRUK OG NATUR SAMT TEKNISK ETAT 57/08 SØKNAD OM DISPENSASJON FOR MASSEUTSKIFTING - VIKERMYRA 58/08 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 59/08 INNKJØP AV NY TRAKTORGRAVER
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/744 D34 Tone Hiorth Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 45/08 OPPARBEIDELSE AV PARKOMRÅDE PÅ GEITHUS TORG RÅDMANNENS FORSLAG: Plan for Geithus torg, tegn nr X1, av 03.07.2008 godkjennes. Anlegget igangsettes innen en samlet kostnadsramme Kr 890.000,- Hvorav kr 830.000 dekkes av sentrumsutviklingsmidler og Kr 60.000,- kommer som tilskudd fra Coop Vestviken. Teknisk sjef innleder forhandlinger med Anleggsgartnermester Bjørn Bekkevold om utførelsen av anlegget. BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 45/08 BEHANDLING: Enstemmig vedtatt. Historielaget, Geithus Vel, Geithus Arbeiderforening og Geithus Musikkorps skal finansiere minnesmerket av Olav Werner VEDTAK: Plan for Geithus torg, tegn nr X1, av 03.07.2008 godkjennes. Anlegget igangsettes innen en samlet kostnadsramme Kr 890.000,- Hvorav kr 830.000 dekkes av sentrumsutviklingsmidler og Kr 60.000,- kommer som tilskudd fra Coop Vestviken. Teknisk sjef innleder forhandlinger med Anleggsgartnermester Bjørn Bekkevold om utførelsen av anlegget. Vedlegg: 1. Plan for Geithus torv, tegn nr X1 Saksopplysninger:
Sak 45/08 I saken Anlegg 2008 ble det bestemt at Geithus sentrum skulle rehabiliteres etter en plan utarbeidet av kommunegartneren. Det skulle opparbeides gode fortau og en liten park med blomster og benker vis a vis Samvirkelaget. Etter hvert kom også ønske om at parkeringsforholdene på vestsiden av Samvirkelaget skulle ordnes slik at det ble trafikksikre forhold for gående og kjørende. I tillegg har det kommet et ønske om at et minnesmerke over Olav Werner kan innpasses i området. Selve minnesmerket er ikke med i dette prosjektet, men fundamentet skal anlegges. De tekniske detaljene er prosjektert av Stener Sørensen AS. Anbudet ble offentliggjort i Doffin og fire anbydere meldte sin interesse. Ved anbudsfristens utløp hadde det kommet inn to anbud som er gjennomgått og etterregnet: 1. Maskinentreprenør Dag Johan Stensby Kr 775 957 2. Anleggsgartnermester Bjørn Bekkevold Kr 771 503 Begge firmaene vil kunne gjennomføre anlegget i perioden 16. september til 20 oktober, de er begge kvalifisert for arbeidene og kommunen har god erfaring med begge firmaene. Kriteriene for utvelgelse av entreprenør var at det mest økonomisk fordelaktige skulle velges. Anbudssummene er svært like og de oppgitte timepriser for maskiner og mannskap gir heller ikke noe markant skille mellom anbyderne. Vi foreslår derfor at laveste anbud blir valgt og at teknisk sjef innleder forhandlinger med Anleggsgartnermester Bjørn Bekkevold om utførelsen av anlegget. Kostnadene ved prosjektet blir da som følger: Oppmåling, prosjektering og utarbeidelse av anbud Kr 80.000 Vei og parkarbeider Kr 772.000 Belysning Kr 65.000 Uforutsett Kr 33.000 Sum Kr 950.000 Selv om kostnadene er noe større enn budsjettert, har det sin forklaring i at arbeidene er blitt utvidet i forhold til slik prosjektet var tenkt i Anlegg 2008. Det har heller ikke vært kapasitet i teknisk etat til å ta oppmåling og anbudsutarbeidelsen i egen regi. Det er avsatt Kr 590.000 til prosjektet i forbindelse med anlegg 2008. For å få gjennomført prosjektet må det derfor tilføres Kr 360.000,-. Coop Vestviken er villig til å gi et tilskudd på 60.000 kr og de resterende midlene dekkes opp ved å overføre midlene fra prosjektet Park ved Furuene i Vikersund. Usikkerheten rundt nytt Nav-bygg gjorde at dette prosjektet ble nedprioritert i vår.
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1858 223 Tone Hiorth Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 46/08 TILSKUDD TIL LØYPEKJØRING SESONGEN 2007-2008 RÅDMANNENS FORSLAG: Driftstilskudd til løypekjøring gis slik: Lag Tilskudd Bingen Ballklubb Kr 2200 Breiliveien Kr 2100 Damtjernveien Kr 7400 Elgtjernsv og Heggesjøveien Kr 20200 Vikersund Alpin Kr 1900 Modum O-lag Kr 22200 Sum Kr 56000 BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 46/08 BEHANDLING: Oversikt over tilskudd til løypekjøring 06-07 ble utdelt på møtet. Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Driftstilskudd til løypekjøring gis slik: Lag Tilskudd Bingen Ballklubb Kr 2200 Breiliveien Kr 2100 Damtjernveien Kr 7400 Elgtjernsv og Heggesjøveien Kr 20200 Vikersund Alpin Kr 1900 Modum O-lag Kr 22200 Sum Kr 56000 Vedlegg: Ingen
Sak 46/08 Saksopplysninger: Kr. 56.000,- er øremerket tilskudd til løypekjøring for allmennheten. Beløpet skal dekke noen av utgiftene idrettslag og andre har med oppkjøring av skiløyper for allmennheten. Dette frivillige arbeidet gjør at kommunen ved normale snøforhold om vinteren har en rekke flotte skiløyper i bygda og på Øståsen som også blir kjørt i helgene. Det dreier seg om et betydelig løypenett på Øståsen og i Holleia som kjøres i regi av henholdsvis skogsbilveiene og O-laget og kortere løyper i Bingen, på Simostranda, Vikersund og Sysle/Snarum som kjøres av idrettslagene disse stedene. I tillegg holder noen av idrettslagene lysløypene åpne de dagene parkvesenet ikke er der. Denne løypekjøringen er ikke tilskuddsberettiget fordi den regnes som driftsutgifter for idrettslagene. Slik oppgir lagene, at de har kjørt løyper for allmennheten vinteren 2007/2008 (tallene for forrige sesong står i parentes): Lag Kjørt km Kostnad kr Større rep./ nyinnkjøp kr Bingen Ballklubb 100 (90) 2.804 (3179) (70.000) Breiliveien 94 (70) Damtjern 338 (173) 9.800 (4.500) Elgtjern- og Heggesjøvn 919 - Vikersund alpin 86 - Modum O-lag sum Prepareringsmaskin snøscooter 646 (231) (415) Sum 2183 (1677) * Tallene er fra regnskapsåret 2007 ** Tallene er fra regnskapsåret 2006 **(1344) *10.400 **(12.939) 430.0 00 (25.000) Som tidligere år leverer Modum O-lag tall for året 2007 og ikke for sesongen 2007/08. Det gjør at mens de andre lagene har flere kjørte km og dertil hørende utgifter, har Modum O-lag kjørt færre km og hatt mindre utgifter siden det kom relativt lite snø vinteren 2007. Teknisk sjef mener det ikke gjør så mye om det ikke er helt sammenlignbare tall, det viktigste er at lagene får tilskudd i forhold til innsatsen. Det er gitt varierende tilskudd pr kjørte kilometer. I fjor fikk de 21 kroner pr kjørte km + noe tilskudd til de som hadde hatt store investeringer. I år foreslår vi at tilskuddet pr kjørte km med skuter økes til 22 kr og at det gis 41 kr pr kjørte km med løypemaskin. Teknisk sjef foreslår slik fordeling av midlene for sesongen 2007-2008: Lag Tilskudd Bingen Ballklubb Kr 2200 Breiliveien Kr 2100 Damtjernveien Kr 7400 Elgtjernsv og Heggesjøveien Kr 20200
Sak 46/08 Vikersund Alpin Kr 1900 Modum O-lag Kr 22200 Sum Kr 56000 Tilskuddet belastes konto 1.6700.6430.471.
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1028 SNR 161/10 og 163/5 Tormod Olsen Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 28.05.2008 47/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 47/08 KLAGE PÅ VEDTAK AV 28.05.08 - SAK 35/08 GNR. 161. BNR 10 OG GNR. 163 BNR. 5 RÅDMANNENS FORSLAG: Hovedtvalg for teknisk sektor opprettholder vedtaket av 28.05.08. Begrunnelsen for å velge alternativ d er at øvrige alternativer anses for å være for omfattende i forhold til det en oppnår i saken. Saken oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 28.05.2008, SAKSNR. 35/08 BEHANDLING: Forslaget ble enstemmig vedtatt ved at ordlyden i punkt d bør gjengis. VEDTAK: Hovedutvalg for teknisk sektor gir tillatelse til omsøkte tiltak basert på alternativ d, i Jordskifterettens vedtak av 11.12.07 og i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser. c. Senking av gårdsvei med maksimalt ca. 0,5 meter, strekningen fra ca. 10 meter nedenfor tilknytningspunktet til toppen av bakken, breddeutvidelse 1 meter ut over kravene til landbruksvei klasse 3 for gang-/sykkelvei og trafikksikkerhetsmessige tilpasninger/ekstra utvidelse i tilknytningspunktet. d. Som punkt c ovenfor, uten senking Samtlige merknader til saken anses for å være av privatrettslig karakter. Vedlagte søknader om ansvarsrett og lokal godkjenning godkjennes. BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 47/08
Sak 47/08 BEHANDLING: Det ble fremmet ett forslag fra Gunnar Finsrud (BL): Hovedutvalget har full tillit til Jordskifteretten. Tiltak etter alternativ a godkjennes. Også andre mer omfattende tiltak godtas av kommunen, hvis jordskifteretten finner dette nødvendig for å få etablert en god helhetlig løsning for gang/sykkelveien og gårdsveien til Svarterud, slik at dette blir en god løsning for alle parter i saken. Siv. Ing. Svein Sønju godkjennes som ansvarshavende. Forslaget falt med 1 mot 7 stemmer. Rådmannens forslag vedtatt mot 1 stemme. VEDTAK: Hovedutvalg for teknisk sektor opprettholder vedtaket av 28.05.08. Begrunnelsen for å velge alternativ d er at øvrige alternativer anses for å være for omfattende i forhold til det en oppnår i saken. Saken oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. Vedlegg: 1: Klage av 24.06.08. Saksopplysninger: Den ene av partene i sak 35/08 påklager vedtaket av 28.05.08 i hovedutvalg for teknisk sektor i brev av 24.06.08. Bakgrunnen for saken er behandlingen i jordskifteretten 01.02.08. Vurdering: Hovedutvalget blir i klagen spurt om hvor vidt utvalget har vurdert alternativ a og om alternativet er forkastet. Under henvisning til saksopplysningene i sak 35/08 fremgår det hvorledes kommunen har forstått jordskifterettens vedtak og hvordan kommunen har behandlet saken ut fra plan- og bygningslovens (pbl) forutsetninger. Kommunen bekrefter i saken at i dette spesielle tilfellet med en årelang forhistorie ble alle alternativer betraktet som søknadspliktige etter pbl grunnet sakens natur hvor det har vært en betydelig uenighet om valg av teknisk løsning. Av denne grunn ble også saken løftet opp til politisk nivå. Ved enighet ville saken blitt behandlet administrativt ut fra tiltakets beskjedne omfang hvor en gang/sykkelvei krysser en gårdsvei. Når det gjelder en søknad etter pbl underlagt politisk behandling plikter administrasjonen å fremme en konkret innstilling basert på en bestemt løsning etter en grundig vurdering. En vurdering av flere nærmere definerte løsninger i en og samme innstilling er ikke etter intensjonene for administrativ saksforberedelse av pbl. Hovedutvalget kan naturlig nok etter forslag i utvalgsmøtet eksempelvis gjøre annet og alternativt vedtak. Innstillingen i saken ble enstemmig vedtatt hvor også teksten i punkt d ble tatt inn. Dette indikerer at både det administrative og det politiske miljøet i kommunen har felles forståelse av saken. Det minst omfattende alternativet ble valgt. Jordskifteretten omtaler selv punktene a til
Sak 47/08 d som alternativer, se rettens merknader. Når kommunen i denne saken vedtar alternativ d ligger det i sakens natur at de andre alternativene ikke anses for aktuelle. Det hører med til sakens historie at gårdsveien i utgangspunktet ble omsøkt senket i søknad til teknisk etat ved landbruksavdelingen. Søknaden ble avslått i daværende hovedutvalg for landbruk og etter fornyet behandling i samme utvalg ble vedtaket om avslag opprettholdt. Søknaden ble bekreftet endelig avslått hos fylkesmannen.
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1191 SNR gnr. 57 bnr. 51 Tormod Olsen Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 48/08 SØKNAD OM BYGGING AV BOLIG/NÆRINGSBYGG GNR. 57 BNR. 51 RÅDMANNENS FORSLAG: Hovedutvalg for teknisk sektor har vurdert mottatte merknader i saken og funnet å gi byggetillatelse til omsøkte tiltak i samsvar med plan- og bygningslovens bestemmelser. Det knyttes således følgende vilkår til godkjenningen: 1. Kopi av Arbeidstilsynets eventuelle forhåndsgodkjenning må fremlegges. 2. Veivesenets godkjenning av byggeplanene av 17.06.08 må etterkommes. 3. Dokumentasjon for betryggende grunnforhold i henhold til plan- og bygningslovens 68 må fremlegges. 4. Lyd- og brannteknisk redegjørelse må fremmes i henhold til forskriftskrav. 5. Manglende søknader om ansvarsrett/kontrollerklæringer i henhold til vedlagt liste må fremmes for eventuell godkjenning. 6. Parkeringsplasser må anlegges på egen grunn og minst ha en avstand til grense mot Veslegata på fem meter. 7. Riving av uthus må omsøkes med vedlagt søknad om ansvarsrett. 8. Søknad om sanitærabonnement må fremmes for eventuell godkjenning. Byggetillatelse kan gis når vilkår 1, 3, 4, 5, 7 og 8 er etterkommet. Vedlagte søknader om ansvarsrett/kontrollerklæring godkjennes. Kontrollansvarlig for utførelsen må, i forbindelse med anmodning om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, fremlegge sluttdokumentasjon i henhold til SAK 33. BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 48/08 BEHANDLING: Det ble fremmet ett forslag fra Ingunn D. Øderud (SP): Hovedutvalg for teknisk sektor har vurdert mottatte merknader i saken og funnet å gi byggetillatelse til omsøkte tiltak i samsvar med plan- og bygningslovens bestemmelser når følgende punkter er innfridd: pkt. 1-8 som rådmannens forslag og nytt punkt 9: Det må fremlegges avtale om veirett til Veslegata. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalget skal bli orientert når byggetillatelse gis. VEDTAK:
Sak 48/08 Hovedutvalg for teknisk sektor har vurdert mottatte merknader i saken og funnet å gi byggetillatelse til omsøkte tiltak i samsvar med plan- og bygningslovens bestemmelser når følgende punkter er innfridd: 1. Kopi av Arbeidstilsynets eventuelle forhåndsgodkjenning må fremlegges. 2. Veivesenets godkjenning av byggeplanene av 17.06.08 må etterkommes. 3. Dokumentasjon for betryggende grunnforhold i henhold til plan- og bygningslovens 68 må fremlegges. 4. Lyd- og brannteknisk redegjørelse må fremmes i henhold til forskriftskrav. 5. Manglende søknader om ansvarsrett/kontrollerklæringer i henhold til vedlagt liste må fremmes for eventuell godkjenning. 6. Parkeringsplasser må anlegges på egen grunn og minst ha en avstand til grense mot Veslegata på fem meter. 7. Riving av uthus må omsøkes med vedlagt søknad om ansvarsrett. 8. Søknad om sanitærabonnement må fremmes for eventuell godkjenning. 9. Det må fremlegges avtale om veirett til Veslegata. Hovedutvalget skal bli orientert når byggetillatelse gis. Vedlagte søknader om ansvarsrett/kontrollerklæring godkjennes. Kontrollansvarlig for utførelsen må, i forbindelse med anmodning om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, fremlegge sluttdokumentasjon i henhold til SAK 33. Vedlegg: Nabomerknad av 18.05.08 vedlegg 1 Nabomerknad av 16.05.08 vedlegg 2 Nabomerknad av 15.05.08 vedlegg 3 Kartgrunnlag: Situasjonskart vedlegg 4 Kartutsnitt vedlegg 5 Saksopplysninger: Tiltakshaver: Sætra`s Eiendomsutvikling 3340 Åmot. Adresse for tiltak: Strandgt. 19, 3340 Åmot. Gnr./Bnr.: 57/51 Ansvarlig søker: Siv.ark. Sigmund Heier boks 20, 3371 Vikersund. Saken gjelder: Søknad om byggetillatelse for nærings-/boligbygg Antall etasjer: 2 Bebygd areal: 304 m2 Det anmeldes oppført nærings-/boligbygg på regulert eiendom til formålet i Strandgata, Åmot. Plangrunnlaget i saken er gjeldende kommuneplan hvor eiendommen inngår i området blandede sentrumsfunksjoner. Her foreligger ikke reguleringsplan. Situasjonsplanen viser plasseringen av et nytt kombinert bygg som nevnt hvor eksisterende sidebygning skal rives. Forretningsbygget mot Strandgata forblir uendret. Omsøkt bygg får tre
Sak 48/08 plan hvor første etasje blir til næringsformål inkludert et kontor. Øvrige kontorer og andre rom til bedriften er planlagt i byggets andre etasje. Toppetasjen er planlagt med to selvstendige boenheter mot i utgangspunktet tre boenheter. Disse får adkomst fra Veslegata som er privat. Grunnet terrengforholdene vil de to nederste etasjene bli utført i mur/betong mens øverste etasje blir utført i tre. Bygningen får saltakskonstruksjon. Når det gjelder forholdene til andre myndigheter foreligger foreløpig svar fra Arbeidstilsynet med opplistede mangler som må etterkommes innen byggetillatelse kan gis. Tiltaket anses å medføre økt bruk av avkjøring fra riksvei slik at Statens veivesen har gitt tillatelse, på visse vilkår, til utvidet bruk av eksisterende avkjøring til næringsdelen av bygget. Boligdelen får som nevnt adkomst fra Veslegata. Det foreligger to inngåtte, privatrettslige avtaler gjeldende naboforhold. Den ene avtalen gjelder avstanden til bygningsmassen og eiendomsgrensen på sydvendt eiendom. Avtalen innebærer at tiltakshaver kan plassere omsøkt bygning inntil en meter fra felles grense. Dette nødvendiggjør riving av deler av nevnte eiendom slik at saken ikke vil berøre branntekniske forhold. Hjemmelsgrunnlaget for slik avtale er plan- og bygningslovens 70. Den andre privatrettslige avtalen som foreligger i saken gjelder avtale om kjøp av eiendom og veirett til Veslegata. Begge avtalene er naturlig nok forutsetninger for å kunne realisere byggeplanene. Vurdering: I forbindelse med nabovarslingen foreligger tre protester/merknader fra nabohold. Søknaden er, siden nabovarslingen ble sendt ut, endret fra i utgangspunktet tre til to boenheter i bygget. Kommunen har generelt i sentrumsområdene, spesielt i Vikersund og Åmot, vedtatt kombinasjonsformålene bolig/forretning/kontor. Med et stadig økende press på utbygging i sentrumsområdene blir det ofte en utfordring å avsette friområder. I dette tilfellet vil en allikevel oppnå tilfredsstillende fritt uteareal til boligformålet også sammenlignet med bygging av tomannsboliger generelt i kommunen, se situasjonsplan 1. I henhold til brevet fra veistyret i Veslegata Vel antydes det her at eier av veigrunnen selv ikke bidrar til å dekke de løpende kostnadene ved veivedlikeholdet. I følge grunneier som saksbehandler har snakket med er han ikke innkalt til noe møte om veivedlikehold av veistyret. Disse forholdene er av privatrettslig karakter og bør avklares. Tiltakshaver har, i forbindelse med kjøp av veigrunn inntil Veslegata, sannsyligvis rettigheter til bruk av Veslegata også av den grunn. Arealet han har kjøpt av grunneier inngår i veiarealet for Veslegata da parsellen ikke er søkt delt etter delingsloven, se kartutsnitt 2. Som nevnt har han fra før ervervet veirett av grunneier. Generelt er det to rettighetsforhold tilknyttet anlegg og bruk av privat vei. Det ene er veiretten i kraft av å være grunneier og den som har anlagt veien. Det andre er rett til bruk av privat vei gjennom deltagelse i løpende veivedlikehold. Uansett er det en forutsetning i veilovens 54 at for å være legitim bruker av privat vei må en delta i en kostnadsfordeling fastsatt etter den enkeltes omfang av veibruken. I en sak som dette er det en forutsetning etter plan- og bygningsloven at boligdelen av tiltaket, med adkomst fra Veslegata, får varig veirett noe som grunneier har gitt tiltakshaver i denne saken. Dersom det her er uavklarte privatrettslige forhold mellom veistyret og grunneier skal dette avgjøres ved skjønn i henhold til veiloven.
Sak 48/08 Saksbehandler vurderer saken dit hen at det her må kunne finnes en praktisk og juridisk løsning som partene kan leve med. I henhold til veiloven må tiltakshaver forplikte seg til å delta i veivedlikeholdet som nevnt. Et annet tema som går igjen i merknadene fra naboene er trafikksituasjonen i krysset Veslegata/Sponeveien og bekymring for økt trafikk i veikrysset. Hele veinettet i området har ligget der svært lenge og en antar at trafikksituasjonen i krysset Sponeveien/Veslegata ikke forverres vesentlig ved omsøkte tiltak i forhold til den trafikkmengden som allerede eksisterer i Veslegata. Trafikken via nevnte veikryss er heller ikke eneste adkomstmulighet til gata da adkomsten fra nord har tilsvarende veistandard. Søknaden genererer fire biloppstillingsplasser tilknyttet tomanns-boligene etter gjeldende norm. Tillatelsen fra Statens veivesen til utvidet bruk av avkjøringen fra Strandgata gjelder kun næringsformålet slik at boligformålet blir henvist til adkomst fra Veslegata. I henhold til registreringer av grunnforhold fra geotekniske foretak kan forholdene langs Simoa på begge sider tyde på en viss usikkerhet med tanke på rasutsatte grunnforhold. I dette området som strekker seg fra Drammenselva til Simostranda har det vært gjort registreringer av kvikkleire i grunnen. I dette tilfellet gjelder det bygging av et større bygg som vil gi et betydelig større netto vekt-trykk mot grunnen enn det som har vært der tidligere. Etter saksbehandlers skjønn må grunnforholdene vurderes nærmere av fagkyndig foretak på området. I en slik sak har kommunen en informasjonsplikt begrenset til den kunnskap en sitter inne med i øyeblikket. Det formelle ansvaret for hvilke grunnforhold det skal bygges på og hvilke tiltak som eventuelt må treffes i forkant og under bygging tilligger tiltakshaver, jfr. planog bygningslovens 68.
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1370 SNR gnr. 60 bnr. 98 Tormod Olsen Saksnr.: Utvalg Møtedato 49/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 49/08 SØKNAD OM BRUKSENDRING GNR. 60 BNR. 98 RÅDMANNENS FORSLAG: Hovedutvalg for teknisk sektor finner, etter en nærmere vurdering av saken, ikke å ta vedlagte protest til følge. Søknad om bruksendring godkjennes i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser og mottatt søknad. Det knyttes følgende vilkår til godkjenningen: 1.Dersom rammebetingelsene i Mattilsynets vurdering av saken ønskes utvidet må saken tas opp på nytt med tilsynet. Tiltakshaver anses som ansvarshavende i saken. BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 49/08 BEHANDLING: Det ble fremlagt et brev der stilles spørsmål om nabovarslings rutinene er fulgt. På dette grunnlag ble det fremmet forslag fra May-Helen Nilsen (AP) om å utsette saken. Forslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken utsatt. Vedlegg: 1. Brev fra Mattilsynet av 06.08.08. 2. Brev fra Kommunelegen av 16.07.08. 3. Protest av 26.06.08. 4. Oversiktskart Saksopplysninger: Tiltakshaver: Heidi Brandt Kaggefossveien, 3340 Åmot.
Sak 49/08 Adresse for tiltak: Den samme Gnr./Bnr.: 60/98 Ansvarlig søker: Tiltakshaver Saken gjelder: Søknad om bruksendring av garasje til hestehold. Antall etasjer: Bebygd areal: Tiltakshaver søker bruksendring av eksisterende dobbel garasje med tilbygg til formål hestehold. Eiendommen det gjelder er en større boligeiendom bebygd med enebolig i Kaggefossveien, Åmot. I forbindelse med nabovarslingen har kommunen mottatt protest fra nabohold i brev av 26.06.08. Protesten går kort på ubehag med flueplage og lukt. Saksbehandler har i sakens anledning involvert mattilsynet og kommunelegen med tanke på dyreholdet og helseaspektet. Uttalelser herfra foreligger i brev av henholdsvis 06.08.08 og 16.07.08. Stallen blir innredet med to bokser for 2 stk shetlandsponnier og 1 stk norlandshest. Vurdering: I henhold til nevnte uttalelser fraråder ingen av instansene omsøkte tiltak. Under befaringen av tomten gikk det tydelig frem av omgivelsene at det i dette området av Kaggefossveien er et betydelig antall husstander som har hestehold. I forhold til naboen med merknader i saken ligger det faktisk en større havnehage for hest nærmere vedkommendes boligeiendom enn tilfellet i denne saken. Etter saksbehandlers skjønn fremkommer ingen tungtveiende grunner som skulle tilsi et avslag på søknaden om bruksendring i denne saken.
Modum kommune HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1846 037 Harald Silseth Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/08 HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR 10.09.2008 / KOMMUNESTYRET 50/08 EIERSTRATEGI - RENOVASJONSSELSKAPET FOR DRAMMENSREGIONEN IKS RÅDMANNENS FORSLAG: 1. Kommunestyret slutter seg til rådmennenes omforente forslag til eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedlegg 1 2. Kommunestyret gir ordfører mandat til å behandle sak om eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedtakets pkt 1, i selskapets representantskap BEHANDLING/VEDTAK I HOVEDUTVALG FOR TEKNISK SEKTOR DEN 10.09.2008, SAKSNR. 50/08 BEHANDLING: Enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret slutter seg til rådmennenes omforente forslag til eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedlegg 1 Kommunestyret gir ordfører mandat til å behandle sak om eierstrategi for RfD IKS, i tråd med vedtakets pkt 1, i selskapets representantskap Vedlegg: 1. Rådmennenes forslag til eierstrategi for RfD 2. Oppsummering og status i forhold til KUBIS-rapport om eierskapskontroll 3. Oppsummering politisk seminar 28.april 2008 Saksopplysninger: Kontrollutvalgene i Modum og Sande kommuner tok i 2006 initiativ til at det skulle gjennomføres en eierskapskontroll av Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD). Kontrollutvalgene i de øvrige 7 eierkommunene sluttet seg til forslaget. Oppdraget ble gitt til Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud og omegn (KUBIS), som er en del av Buskerud Kommunerevisjon IKS. Rapport om gjennomført eierskapskontroll forelå 1.juni 2007, og ble oversendt kontrollutvalgene i eierkommunene for selskapet. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret
Sak 50/08 Kontrollutvalget behandlet rapporten, med følgende vedtak og innstilling til kommunestyret (innstillingen er gjengitt noe forkortet): 1. Kommunestyret tar rapporten fra ( ) KUBIS om eierskapskontroll, som ledd i selskapskontroll ved RfD til orientering 2. Det oppnevnes en interkommunal arbeidsgruppe, med en representant fra hver av eierkommunene ( ), som med grunnlag i rapport om eierskapskontroll gis følgende mandat: Utarbeide en omforent eierstrategi for RfD Foreslå oppfølging av rapportens øvrige forslag til tiltak Foreslå endring/oppdatering av selskapsavtalen, jfr. også rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon (Kontrollutvalgets sak 24/07, red.anm.) 3. Rådmennene og representantskapets medlemmer gis anledning til å uttale seg om arbeidsgruppas forslag. 4. På bakgrunn av denne gjennomgåelsen fremmer arbeidsgruppa forslag til omforent vedtak overfor det enkelte kommunestyre 5. Som representant til den interkommunale arbeidsgruppa velges medlem og varamedlem:. 6. Representanten fra Drammen kommune kaller inn til første møte i arbeidsutvalget. Frist for utvalgets oppdrag er 31.12.07 Kommunestyrets behandling av Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets innstilling ble behandlet av kommunestyret i sak 37/07 den 24.09.07, med følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten fra Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS om eierskapskontroll som ledd i selskapskontroll ved Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) til orientering. 2. Det oppnevnes en interkommunal arbeidsgruppe med en representant fra hver av kommunene Drammen, Lier, Røyken, Nedre Eiker, Hurum, Sande, Svelvik, Modum og Øvre Eiker som med grunnlag i rapport om eierskapskontroll gis følgende mandat: a. Utarbeide forslag til en omforent eierstrategi for RfD, b. Foreslå oppfølging av rapportens øvrige forslag til tiltak c. Foreslå endring/oppdatering av selskapsavtalen, jf. også rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon. Arbeidsgruppa må ha tilgang til juridisk kompetanse. 3. Rådmennene og representantskapets medlemmer gis anledning til å uttale seg om arbeidsgruppas forslag. 4. På bakgrunn av denne gjennomgåelsen fremmer arbeidsgruppa forslag til omforent vedtak overfor det enkelte kommunestyre. 5. Oppnevnelse av representanter til den interkommunale arbeidsgruppa delegeres til rådmannen. 6. Representanten fra Drammen kommune kaller inn til første møte i arbeidsutvalget. Frist for utvalgets oppdrag er 31.12.07. Oppnevnelse av interkommunal arbeidsgruppe I forståelse med eierkommunenes ordførere ble rådmennenes kontaktutvalg for selskapet i desember 2007 oppnevnt som arbeidsgruppe, med mandat å følge opp kontrollutvalgets innstilling og anbefalingene i rapport om eierskapskontroll.
Sak 50/08 Hensikten med saken Denne saken fremmes for å: Avklare kommunestyrets holdning til rådmennenes omforente forslag til eierstrategi for RfD, jfr. vedlegg 1 Avklare ordførers mandat til å behandle sak om eierstrategi for RfD, i selskapets representantskap Rådmennene fremmer denne saken i fellesskap, overfor de respektive politiske organer i den enkelte av RfDs eierkommuner. Saksutredning Etablering og målsetting Med bakgrunn i et langvarig og bredt anlagt samarbeid om et mer fremtidsrettet og bærekraftig renovasjonstilbud til innbyggerne i Modum, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen, Lier, Røyken, Hurum, Sande og Svelvik kommuner, ble RfD etablert i 2001. Utgangspunktet, som det bl.a. ble vist til i rådmennenes saksutredninger var: Økt gjenvinning av næringsstoffene, materialene og energien i avfallet. Økt fokus på holdningsskapende arbeid. Høy kvalitet og service på renovasjonstjenestene. Gunstigere utvikling for renovasjonsgebyrene. Da RfD ble etablert var renovasjonstilbudet i Drammensregionen, som ble innført i perioden 1997-98, en foregangsløsning i nasjonal sammenheng, og ble derfor karakterisert som en 2. generasjons avfallsordning. Det er lagt til grunn for saken at RfD fortsatt skal være de ni kommunenes instrument i det å gi innbyggerne et renovasjonstilbud som tilfredsstiller eiernes ambisjoner, nærmere definert i eierstrategi og selskapsavtale (vedtekter). Tilnærming og arbeidsprosess Gjennom rådmennenes kontaktutvalg for selskapet er det gjennomført en bredt anlagt prosess, der administrasjonen har hatt som målsetting at eierstrategien skal gi: En beskrivelse av de sentrale forventninger eierne har til RfD innenfor det man anser er prioriterte fokusområder/perspektiver for selskapet. En tydelig og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom eierkommune og RfD, herunder et opplegg for framtidig styringsdialog mellom eierne og selskapet. Reviderte vedtekter for RfD i henhold til punktene ovenfor (fremmes som egen sak). Administrasjonen har lagt særlig vekt på at eierstrategien særlig skal vektlegge følgende fokusområder for sitt eierskap i RfD: Miljø med vekt på energi og klima Brukertilfredshet Lokal og regional verdiskaping Kostnadseffektivitet
Sak 50/08 For å sikre god politisk forankring av arbeidet med rådmennenes forslag til eierstrategi for selskapet ble det invitert til et politisk seminar 28.april 2008. Seminaret hadde bred politisk deltakelse fra de fleste eierkommunene. Som et felles drøftingsgrunnlag ble det på forhånd oversendt et underlagsnotat til seminardeltagerne. Hovedinntrykkene fra seminaret kan kort oppsummeres slik (se også vedlegg 3): Selskapets kjernevirksomhet skal fortsatt være rettet mot å yte innbyggerne i de ni eierkommunene et fremtidsrettet og brukervennlig tjenestetilbud, til konkurransedyktige priser. Samtidig ønskes RfDs rolle som instrument i kommunens miljø-, ressurs og klimapolitikk tydeliggjort og styrket, bl.a. i spørsmål om lokal/regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet. Det er bred enighet om at selskapets prisnivå er et produkt av miljøprofil og servicenivå, og at en styrking av et eller begge elementer kan forsvare en mindre gebyrøkning. Det er ønskelig at selskapet i større grad kan være eierkommunens felles rådgivermiljø når det gjelder ressurs-, avfall- og gjenvinningsoppgaver, bl.a. i forhold til håndtering av avfall fra kommunal virksomhet. Det er ønskelig å etablere økt forutsigbarhet i forhold til selskapets eierrapportering, og styringsdialogen mellom eierne og selskapet. Det er derfor disse elementene rådmennene har lagt særlig vekt på i sitt forslag til eierstrategi, se vedlegg 1. Styreleder og daglig leder for selskapet har møtt i kontaktutvalgets møter, og deltok som observatører under politikerseminaret 28.april. Rapport om eierskapskontroll hovedpunkter og status Det vises til denne sakens vedlegg 2. Oppdatering av selskapsavtalen/vedtektene for selskapet Det fremmes egen sak om oppdatering av selskapsavtalen. Vurdering: Rådmannen foreslår at RfDs representantskap høsten 2008 fatter formelt vedtak om selskapets eierstrategi og revidert selskapsavtale, basert på omforent politisk behandling av denne saken i kommunenes politiske eierorganer. Rolle- og arbeidsdeling mellom eiere og selskap Etter rådmannens vurdering representerer foreliggende eierstrategi en nødvendig styrking av den demokratiske forankringen av selskapets mandat, samtidig som selskapets styrende organer er gitt et betydelig handlingsrom, innenfor rammen av eiernes forventninger til selskapet. Forslaget til eierstrategi innebærer derfor en tydeligere ramme- og resultatstyring av selskapets virksomhet. Øvrige punkter i rapport om eierskapskontroll Når det gjelder de øvrige punktene i rapporten om eierskapskontroll legger rådmannen til grunn at disse rutinemessig følges opp av selskapsorganene, i tråd med rapport om eierskapskontroll (jfr. vedlegg 2).
Sak 50/08 Rådmennenes forslag til eierstrategi for RfD Vedlegg 1: Eierstrategi for Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) - eiet av kommunene Drammen, Hurum, Lier, Modum, Nedre Eiker, Røyken, Sande, Svelvik, og Øvre Eiker Rådmennenes forslag 18.08.08 1. Formål med eierskapet Eierkommunenes hovedformål med sitt eierskap i RfD er - på kort og lang sikt - å sikre boligog fritidseiendommene, skoler og barnehager i alle eierkommunene: - Et fremtidsrettet og bærekraftig tjenestetilbud, som vektlegger eierkommunenes ambisjoner om reduserte utslipp av klimagasser, og er tilrettelagt for kildesortering og gjenvinning av ressursene i avfallet - Et brukervennlig, fleksibelt og likeverdig tjenestetilbud for alle innbyggere, som på en positiv måte stimulerer til bærekraftige holdninger og adferd. Et vesentlig ledd i tjenestetilbudet er aktiv og målrettet informasjon - Et kostnadseffektivt tjenestetilbud, basert på samarbeide og stordrift, til konkurransedyktige priser I tillegg forventer eierkommunene at selskapet: - Ivaretar eierkommunenes rolle som samfunnsaktør i spørsmål om lokal og regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet i selskapets nedslagfelt, her under gjenvinning av energi, materialer og næringsstoffer - Er eierkommunenes primærrådgiver i avfallsrelaterte spørsmål, og en synlig og samfunnsaktør i det holdningsskapende arbeidet i befolkningen - Oppfyller kommunenes forpliktelser etter Forurensingsloven, knyttet til innsamling og gjenvinning av ressursene i husholdningsavfallet - Ivaretar bestillerfunksjonen for renovasjonstjenester til kommunale virksomhet, for de av eierkommunene som ønsker dette. Bestillerfunksjonen skal ivaretas i tråd med eiernes hovedformål med selskapet. Tjenestene skal leveres til selvkost, og holdes regnskapsmessig adskilt fra tjenester knyttet til husholdningsavfall. 2. Selskapets roller, oppgaver og handlingsrom Selskapet skal ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktmessig for å realisere eiernes formål med selskapet. Eierne ønsker med dette å gi selskapet et entydig mandat og handlingsrom for sine strategiske og faglige vurderinger. 2.1 Forvaltnings- og bestillerfunksjon Selskapets kjernevirksomhet er å være kommunenes forvaltnings- og bestillerorgan, som leverer avfallstjenester til husholdninger, fritidsboliger og skoler og barnehager. 2.2 Samfunnsaktør Det er eiernes forventninger at selskapet bidrar til å skape merverdier for samfunnet, gjennom forretningsmessig samarbeide og partnerskap med andre samfunnsaktører, for om mulig å sikre
Sak 50/08 større grad av lokal og regional utnyttelse og verdiskapning i selskapets nedslagsfelt, med utgangspunkt i ressursene i avfallet. 2.3 Selskapsstrategi Som grunnlag for styringsdialogen mellom eierne og selskapet, forventes selskapet å etablere en selskapsstrategi, forankret i relevante nasjonale og lokale ambisjoner og føringer, eiernes eierstrategi, samt selskapsavtalen. Selskapsstrategien skal angi: - Visjon for selskapet - Rammer for selskapets virksomhet - Status for selskapets virksomhet - Strategiske utfordringer for selskapet - Strategiske mål og ambisjoner for selskapets virksomhet - Selskapets strategiske og operative virkemidler Selskapsstrategien skal rulleres minst en gang pr valgperiode, og formelt vedtas av representantskapet. Selskapsstrategien erstatter eierkommunenes avfallsplaner, og skal være eierkommunenes omforente avfallsstrategi. 2.4 Årlig eiermelding Selskapet skal årlig levere eiermelding, som behandles av representantskapet, og fremlegges for eierkommunene. Meldingen skal rapportere i forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Eiermeldingen skal primært vise i hvilken grad selskapet oppfyller eiernes forventinger og selskapets egne mål, gi informasjon om planlagte endringer i tjenestetilbudet, samt vesentlige endringer i kostnadsnivået for selskapet. 2.5 Endringer i renovasjonsforskriftene Selskapet har mandat til å foreta endringer i eierkommunenes lokale renovasjonsforskrifter, dersom endringene skyldes endringer i nasjonale føringer og rammer for selskapets virksomhet, f.eks. endringer i lov og forskrift. I slike tilfeller skal representantskapet orienteres på forhånd. Endringer i renovasjonsforskriftene som utløses av planlagte endringer i tjenestetilbudet, skal legges frem for omforent politiske behandling i by/kommunestyrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget. 2.6 Endringer i renovasjonsgebyrene I forbindelse med eierkommunenes behandling av økonomiplaner, skal selskapets styre fremlegge beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr, og fremme forslag om endringer i renovasjonsgebyret overfor den enkelte eierkommune. 2.7 Eierskap i andre selskaper Selskapet kan etablere hel- eller deleide datterselskaper, der dette tjener selskapets formål. Det legges til grunn at slike selskapsetableringer rettes mot å løse oppgaver som ikke løses på en tilfredsstillende måte ved hjelp av eksisterende marked, samt at nye selskapsetableringer ikke kommer i konflikt med andre eierinteresser kommunene måtte ha. 2.8 Etikk Selskapet skal som en del av sitt kvalitetssikringssystem ha etiske retningslinjer, for medlemmer i representantskap, styre, daglig ledelse og administrasjon. 3. Styringsdialogen mellom eiere og selskap Styringsdialogen mellom selskapet og eierne forutsettes å skje gjennom: - Politiske behandling av den årlige eiermeldingen
Sak 50/08 - Politiske behandling av årlige endringer i renovasjonsgebyrene - Representantskapsmøtenes behandling av selskapsstrategi, eiermelding, budsjett og årsregnskap - Selskapets administrasjon og rådmennenes kontaktutvalg for selskapet Kontaktutvalgets rolle er på vegne av rådmennene å: - Tilrettelegge for god styringsdialog mellom eierorganer og selskapsorganer - Utarbeide beslutningsunderlag for kommunenes politiske eierorgan For øvrig legger eierne til grunn at: - Eierstrategi for selskapet regelmessig legges frem for omforent politiske behandling i by/kommunestyrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget, minst en gang hver valgperiode, eller så ofte eierne finner det nødvendig - Eiermelding fra selskapet legges årlig frem til orientering overfor by/kommune-styrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget, samt for å avklare ordførers mandat i representantskapet - Representantskapet fatter nødvendig beslutninger på vegne av eierne, med utgangspunkt i gjeldende eierstrategi, vedtekter og selskapsstrategi - Selskapet informerer eierne løpende om vesentlige avvik, i forhold til gjeldende styringsdokumenter, lover og regler, som gjelder for selskapet 4. Forholdet til selskapsavtalen Selskapsavtalen skal til enhver tid være samordnet med eierstrategien for selskapet. Revisjon av eierstrategi skal derfor utløse en revisjon av selskapsavtalen. 180808/ksø
Sak 50/08 Vedlegg 2: Oppsummering og status i forhold til KUBIS-rapport om eierskapskontroll Rapport om eierskapskontroll (KUBIS, 1.juni 2007) redegjør særlig for følgende punkter og forslag til tiltak (utdragene er forkortet): Eierstrategi bør sette rammene for hva eierne vil oppnå med selskapet og sørge for en fornuftig ballanse mellom samfunnsmessig ansvar og forretningsmessige mål Selskapets strategiske planlegging og styring Det er nå vedtatt en selskapsstrategi (våren 2007, red.anm.). Så lenge det ikke foreligger en eierstrategi vil ikke selskapsstrategien kunne gi svar på hvordan selskapet vil oppfylle de ambisjoner og forventninger eierkommunene har til selskapet. Når eierkommunene har vedtatt en omforent eierstrategi, bør derfor strategiene samordnes Rapportering til kommunene Eierkommunene må definere sitt behov for rapportering fra selskapet, med forankring i kommunenes eierstrategi Etiske retningslinjer Selskapet bør ha klart definerte etiske retningslinjer, som også omhandler representantskapet og styret Styrets sammensetning Forutsetningene om kompetanse, som lå til grunn for valg av styre i selskapet da dette ble etablert, er fulgt opp Styremedlemmers ansvar Ved valg av nytt styre bør kommunene ha en fast rutine på å gi informasjon om styreansvaret. Det bør vurderes å tegne ansvarsforsikring for styret Instruks for daglig leder Sett i forhold til IKS-loven, selskapsavtalen og arbeidsavtale bør det utarbeides instruks for daglig leder som også definerer rollefordelingen mellom styret og daglig leder. Den bør også definere fullmakter til daglig leders stedfortreder Helse, miljø og sikkerhet Selskapet bør systematisere sitt arbeide innen helse, miljø og sikkerhet, og derved få plass til et helhetlig system som oppfyller de krav som fremgår av interkontrollforskriften Konsulenthonorar Det bør fastsettes retningslinjer for styrets og daglig leders adgang til å benytte eksterne konsulenter, og til å benytte selskapets egen revisor til andre tjenester enn lovpålagt revisjon Oppfølging av rapportens øvrige forslag til tiltak - status Selskapets strategiske planlegging og styring Styret opplyser at selskapsstrategien fra 2007 vil bli samordnet med eierstrategien, så snart denne er behandlet av selskapets representantskap Rapportering til kommunene Eiernes forventninger til rapportering fra selskapet er beskrevet i forslaget i eierstrategi Etiske retningslinjer Eiernes forventninger til etiske retningslinjer for selskapet er beskrevet i forslaget i eierstrategi Styrets sammensetning Forutsetningene om kompetanse, som lå til grunn for valg av styre i selskapet da dette ble etablert, er fulgt opp Styremedlemmers ansvar Styrene for interkommunale selskaper i Drammensregionen er sammensatt av profesjonelle styremedlemmer. Som nevnt i rapport om eierskapskontroll legger rådmennene til grunn at styrerepresentantene har nødvendig kunnskap om styreansvaret. Det legges derfor ikke opp til å etablere rutiner for å informere det enkelte styremedlem i interkommunale selskaper om styremedlemmenes ansvar. For øvrig har RfDs styre vurdert behovet for å tegne ansvarsforsikring for styret, men har besluttet å avstå fra dette.
Sak 50/08 Instruks for daglig leder Styret har vedtatt instruks for daglig leder, her under fullmakter til stedfortreder Helse, miljø og sikkerhet Selskapet har etablert internkontrollsystemer for alle vesentlige funksjoner, og er i prosess for å lage et helhetlig system, der alle undersystemer er integrert Konsulenthonorar Selskapet opplyser at revisor kun benyttes til revisjonsrettede oppdrag. Det er foreløpig ikke etablert retningslinjer for styrets og daglig leders adgang til å benytte eksterne konsulenter.
Sak 50/08 Oppsummering politisk seminar 28.april 2008 Vedlegg 3: Eierstyring RfD - oppsummering fra seminar 28.04.08 Nedenfor er det gitt en oppsummering av innspillene som kom fram gjennom gruppe- og plenumsdrøftinger på politikerseminaret i Lier 28.04.08. Oppsummeringen distribueres til alle påmeldte politikere, samt kontaktutvalget for selskapet. Vedlagt følger også kontaktutvalgets forslag til forutsetninger for samarbeidsprosessen, som skal munne ut i en omforent eierstrategi for selskapet. Forutsetningen ble presentert av kontaktutvalget, på seminaret. Oppsummeringen er sortert i henhold til hovedspørsmålene: Hva vil kommunene i Drammensregionen med RfD? 1. Som instrument i kommunenes miljø- ressurs og klimapolitikk? 2. Som et selskap med fokus på utvikling av tjenenestetilbudet? 3. Som et selskap som gjennom sin virksomhet også bidrar til regional innovasjon og verdiskaping? 4. Som et bestillerselskap som sikrer kostnadseffektivitet og lavest mulig gebyrer? Det er innledningsvis viktig å understreke at seminaret generelt uttrykker tilfredshet med selskapets virksomhet. RfD som instrument i kommunens miljø- og ressurs og klimapolitikk Selskapet bør utvikles fra å være et reint logistikk og distribusjonsselskap til også å bli et instrument som gir viktige bidrag innen miljø, ressurs og klimapolitikk. Det bør utøves sterkere eierstyring gjennom samarbeide mellom selskap kommune/- rådmannsnivå/politikknivå. Kommunene må på administrativ nivå være delaktige i eierstyringen og holde kontakten med ledelsen i RfD. Kontaktutvalget er et bidrag til dette. Selskapet bør videreutvikles/styrkes innenfor kildesortering. Det bør vurderes å - om mulig - øke gjenvinningsgraden (jamfør gjeldende målsetting om 60 % material-gjenvinning, 30 % til energi/forbrenning og maks 10 % til deponi.) Det er viktig å få avklaringer både av selskapets ambisjonsnivå med hensyn til miljø- og klimamålsettinger, og hvilken kompetanse som dette igjen krever at selskapet har. Det må være sammenheng mellom rammene som legges for RfD og kommunenes energiog miljøplaner. Kontaktutvalget bør følge opp eierstyringsprosessen og bidra til at kommunene har en omforent holdning til hva som er miljø- og klimaeffektive (eller optimale) avfall- og gjenvinningsløsninger. Det foreligger pr i dag ikke en regional omforent klima/energipolitikk, men det er generelt stort fokus på temaet i kommunene. Samtidig kan utvikling av kunnskap om klima
Sak 50/08 effektive ressurs- og avfallsløsninger gi innspill til en mer generell lokal/regional klima- og energistrategi. Det er flere spørsmål (og mulige løsninger) knyttet til avfall/gjenvinning som eierkommunene kan ha behov for å få belyst nærmere. Eksempler er: o o o o o o o o o o o Mer lokal utnyttelse av avfall for å redusere transportbehovet ut av egen region? Håndtering av forbrenningsfraksjonen? Samarbeide om behandlingsanlegg (evt. også med flere kommuner)? Forholdet til kommunenes systemer for stasjonær energi (fjernvarme)? System for sortering av fraksjonene (på husstands-, kommunedel/returpunkt/-, kommune- og regionnivå)? Nyere muligheter med sentral sortering? Videreutvikling av returpunktene (funksjon i avfallstilbudet, tømmerutiner, renhet, pris/verdi, med videre)? Videreutvikling av opplegg for innsamling av plast? Innsamling av trevirke? Lokal energiutnyttelse ved hjelp av gassproduksjonen i deponiene, biogassanlegg for våtorganisk avfall (slam)? Utvikling av deponier (miljøtiltak/energiproduksjon), som for eksempel Enger deponi (Modum), Follestad deponi (Røyken) og Hurum (prosessvarmebehov)? Det er behov for å videreutvikle informasjon og holdningsskapende arbeid i regi av RfD. Flott med tiltak i barnehage og skole, som bør vurderes utviklet videre. RfD skal ikke drive forskning, med kan gjerne delta/bidra i større miljøer. Ivareta oppfølging av saker knyttet til forsøpling (på vegne av kommunene) gjennom nødvendig kompetanse/kapasitet når det gjelder slik saker. Generelt ha en rådgiver/tilsynsrolle på vegne av kommunen overfor næringslivet. RfD må lage/legge frem en årlig rapport med angivelse av måloppfyllelse innenfor de ulike satsningsområder (herunder miljøregnskap). 2. RfD som et selskap som med fokus på utvikling tjenenestetilbudet RfD må opprettholde et sterkt kundefokus (også av hensyn til å oppnå best mulig kildesorteringsresultater). Selskapet bør utvikle tjenestetilbudet til innbyggerne og videreutvikle fleksibiliteten i spekteret av tjenester innbyggerne kan velge mellom (for eksempel for enslige). Det bør være fokus på kvalitet og systemer for kvalitetssikring av kundetilfredshetene i den enkelte kommune. Det synes ikke å være noen gode begrunnelser for at RfD skal konkurrerer med private aktører om oppgaver knytte til innsamling og transport av næringsavfall.
Sak 50/08 Med bakgrunn i RfDs monopol, må det utvikles mekanismer som sikrer at servicenivået holdes på et høyt nivå og at kundetilfredsheten opprettholdes/videreutvikles. Det synes å være flere tilbud som RfD bør vurdere å tilby, for eksempel: o o o o Flere leveringsmuligheter for plastfraksjonen? Tigjengelige kuttere/kvernere for plast? Etablering av gjenbruk/byttestasjoner for å øke gjenbruken (tiltak som er rettet mot redusert forbruk/avfallsgenerering). Videreutvikling av informasjon om hva som skjer med de fraksjoner som sorteres (blant annet informasjon om at det er delte beholdere/kammere på bilene). RfD bør holde seg innenfor sitt kjerneområde, dvs husholdningsavfall. Unntak er innsamling av papp og papir fra skoler og næringsliv kan gjerne videreføres dersom dette oppleves formålstjenelig. Videreutvikling av informasjon og kompetanseutviklingstiltak overfor både innbyggere (både i rollen som borgere og som kunder), barn/ungdom(skoler og barnehager), næringsliv og andre interessegrupper. Faglig kompetanseutvikling vil også omfatte kompetanseutvikling av de som har kontrakter for selskapet (framstår som selskapet utad). 3. RfD som selskap med fokus på regional innovasjon og verdiskaping Som eierkommunens felles rådgiver (kompetanseaktør) når det gjelder ressurs-, avfallog gjenvinningsoppgaver. Bidra til at Drammensregionen knyttes opp mot fagmiljøer innen avfall og gjenvinning i andre regioner. 4. RfD som et bestillerselskap med fokus på kostnadseffektivitet og lavest mulig gebyrer Pris er et produkt av miljø og service. Bedre miljøprofil og service kan forsvare en mindre gebyrøkning. Det er neppe noe å hente økonomisk ved fusjoner. Dette er heller ikke et mål i seg selv. Man kan imidlertid se for seg at RfD tilbyr sine tjenester til flere kommuner. Samarbeid med andre tilsvarende aktører (for eksempel VESAR i Vestfold) bør vurderes med sikte på å få mer kostnadseffektive løsninger.